Agenda, decisions and draft minutes

Derbyniwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorydd Martyn Holland ac Arweinydd y Cyngor y Cynghorydd Hugh H Evans oedd wedi cael ei alw i gyfarfod arall.

Ar ddechrau’r cyfarfod talwyd teyrnged i’r diweddar Gynghorydd Huw Jones, a oedd wedi bod yn Gadeirydd y Pwyllgor ers 2017. Roedd Sir Ddinbych wedi colli gweithiwr caled a oedd yn ystyriol a bydd pawb yn colli ei synnwyr digrifwch.  Roedd bob amser yn gydwybodol ac yn ffrind da.  Diolchwyd i’r Cynghorydd Hugh Irving am weithredu fel Cadeirydd yn ystod salwch y Cynghorydd Jones.

Croesawodd y Cadeirydd y Cynghorwyr Paul Penlington a Peter Prendergast i'w cyfarfod cyntaf Craffu Perfformiad fel Aelodau'r Pwyllgor.

Yr Aelodau i ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Ni chafodd unrhyw gysylltiad ei ddatgan.

Ni chafodd unrhyw gysylltiad ei ddatgan.

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chafodd unrhyw eitemau brys eu codi gyda’r Cadeirydd cyn y cyfarfod.

Ni chodwyd unrhyw faterion brys gyda'r Cadeirydd cyn y cyfarfod.

Derbyn cofnodion y Pwyllgor Craffu Perfformiad a gynhaliwyd ar 30 Ionawr 2020 (copi ynghlwm).

Roedd yna gonsensws i gytuno ar yr argymhelliad.  Ni chafwyd pleidlais ffurfiol.  Dywedodd pob aelod eu bod o blaid yr argymhelliad, ni ddywedodd unrhyw un eu bod yn ei erbyn ac ni ddywedodd unrhyw un eu bod eisiau atal eu pleidlais.

Penderfynwyd: - yn amodol ar y cywiriadau uchod, y dylid derbyn a chymeradwyo cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Craffu Perfformiad a gynhaliwyd ar 30 Ionawr 2020 fel cofnod cywir.

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Craffu Perfformiad a gynhaliwyd ar 30 Ionawr 2020.

Tudalen 5 – Cywirodd y Cynghorydd Ann Davies y datganiad o gysylltiad gan fod ei hŵyr yn ddisgybl yn Ysgol Glan Clwyd

Cywirodd y Cynghorydd Arwel Roberts y datganiad o gysylltiad hefyd, gan egluro nad oedd yn Llywodraethwr yn Ysgol Dewi Sant mwyach.

Materion sy’n Codi -

Tudalen 6 – cwestiynodd yr aelodau a oedd unrhyw wybodaeth bellach ar gael o ran Coed Meifod a gwasanaethau cyfleoedd gwaith eraill yn cael eu hadolygu.  Cadarnhaodd y Cydlynydd Craffu fod ymholiadau wedi'u gwneud gyda'r Rheolwr Gwasanaeth, Gwasanaethau Cleientiaid, a ddywedodd fod COVID wedi achosi oedi gan fod nifer o wasanaethau wedi cau dros dro oherwydd y pandemig.  Gwnaed cynnydd o ran Popty ac Y Bont.

Tudalen 7 - Ni chadarnhawyd y cyllid o £120k - £150k ar gyfer y gwaith adnewyddu i ddarparu ar gyfer adleoli gwasanaethau i Neuadd y Sir a Dinbych, a byddai'r Cydlynydd Craffu yn gwneud ymholiadau pellach.

Tudalen 10 – Enwi a rhifo Strydoedd Cymru – gofynnodd y Cynghorydd Meirick Lloyd Davies a oedd y Cabinet yn derbyn yr argymhellion.

Cadarnhaodd y Cydlynydd Craffu ei bod yn aros am ymateb gan Swyddogion.   

Tudalen 11 – Gofynnodd Aelodau a fyddai Llyfrgell Y Rhyl yn cael ei hadleoli i safle Marchnad y Frenhines.

Cadarnhaodd y Prif Weithredwr fod gwahanol gamau i ailddatblygu safle Marchnad y Frenhines, nad oedd wedi datblygu eto.

Roedd cytundeb ar yr argymhelliad trwy gonsensws.  Ni chymerwyd pleidlais ffurfiol.  Dywedodd pob aelod eu bod o blaid yr argymhelliad, ni ddywedodd unrhyw un eu bod yn ei erbyn ac ni ddywedodd unrhyw un eu bod eisiau atal eu pleidlais.

Penderfynwyd: - yn amodol ar y cywiriadau uchod, y dylid cymeradwyo cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Craffu Perfformiad a gynhaliwyd ar 30 Ionawr 2020 fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad i roi cyfle i Aelodau archwilio cynllun adfer y Cyngor mewn perthynas â chymorth i fusnesau (copi ynghlwm).

10.05 a.m. – 11.00 a.m.

Roedd yna gonsensws i gytuno ar yr argymhelliad.  Ni chafwyd pleidlais ffurfiol.  Dywedodd pob aelod eu bod o blaid yr argymhelliad, ni ddywedodd unrhyw un eu bod yn ei erbyn ac ni ddywedodd unrhyw un eu bod eisiau atal eu pleidlais.

Penderfynwyd: - yn amodol ar yr arsylwadau ac awgrymiadau a wnaed yn ystod y drafodaeth, i gefnogi swyddogion gyda’r gwaith a wnaed i gefnogi busnesau yn y Sir a’u cyfraniad parhaus i waith adferiad economaidd rhanbarthol mewn partneriaeth gyda Swyddfa Rhaglen Bwrdd Uchelgais Economaidd Gogledd Cymru a Llywodraeth Cymru (LlC).

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol Cynllunio, Diogelu'r Cyhoedd a Chymunedau Mwy Diogel, y Cynghorydd Mark Young, Archwiliad o'r cynllun adfer Ôl Covid 19 ar gyfer yr adroddiad blaenoriaeth adfer cymorth i fusnesau (a ddosbarthwyd yn flaenorol).

Roedd y cynllun adfer yn ymwneud a chymorth i fusnesau ac i aelodau ddeall y cynnydd a wnaed hyd yma, yn ogystal â’r cysylltiad â Rhaglen Bwrdd Uchelgais Economaidd Gogledd Cymru ar adferiad economaidd.

Roedd y Coronafeirws yn argyfwng iechyd cyhoeddus, ond roedd yr effaith ar yr economi a busnesau hefyd yn hollbwysig.  Yn dilyn canol trefi yn cau, roedd busnesau yn cael trafferth adfer yn y tymor canolig a’r hirdymor.  Roedd hefyd yn bosibl na fydd rhai busnesau’n gallu adfer o gwbl. 

Roedd pedair is-thema i'r Thema Adfer Cymorth i Fusnesau ac roedd gan bob is-thema swyddog arweiniol a fyddai'n cynhyrchu cynllun adfer ar gyfer pob is-thema:

·         Canol Trefi - Mike Jones, Swyddog Arweiniol

·         Cyswllt Busnesau - Gareth Roberts, Swyddog Arweiniol

·         Twristiaeth - Peter Mcdermott, Swyddog Arweiniol

·         Caffael - Helen Makin, Swyddog Arweiniol

Roedd y cynlluniau ar gyfer pob is-thema ar gamau gwahanol o ran eu datblygiad, fodd bynnag, roedd llawer iawn o waith cefnogi ‘busnes fel arfer’ yn mynd rhagddo.

Rhoddodd Mike Jones, Rheolwr Traffig, Parcio a Diogelwch ar y Ffyrdd a Peter McDermott, Arweinydd Tîm - Twristiaeth, Marchnata a Digwyddiadau ddiweddariad byr i'r aelodau ynghylch is-themâu Canol y Dref a Thwristiaeth.

Yn ystod trafodaeth codwyd y pwyntiau canlynol:

·         Cadarnhaodd swyddogion fod taliadau parcio wedi bod yn benderfyniad a ddirprwywyd gan Aelod Arweiniol yn dilyn trafodaethau gyda'r Cabinet. 

Ar ddechrau’r cyfnod clo, roedd parcio am ddim er mwyn helpu gweithwyr allweddol a gwirfoddolwyr.  Ailgyflwynwyd taliadau ym mhob maes parcio ar 3 Awst 2020. Parhaodd nifer fach o feysydd parcio i fod am ddim am hyd at 2 awr, a fyddai’n parhau hyd at 31 Rhagfyr 2020. Hyd yma, ni wnaed unrhyw benderfyniadau i ymestyn y cyfnod.    

·         Cadarnhaodd Mike Jones y byddai’n edrych i mewn i’r wybodaeth am ba mor aml y caiff toiledau eu glanhau, ac yna’n dosbarthu’r wybodaeth i’r aelodau.

·         Mynegodd y Cynghorydd Paul Penlington ei anghytundeb â'r wybodaeth a roddwyd gan Mike Jones wrth iddo nodi na welodd unrhyw arwyddion o hyn ym Mhrestatyn ynghylch rheolaeth y Stryd Fawr. 

Cwestiynodd y cyfleuster dim dwylo ar gyfer peiriannau talu am barcio hefyd.   Ymatebodd swyddogion i egluro, yn gyntaf bod sticeri ar bob peiriant maes parcio i hysbysu cwsmeriaid o ap y gellid ei gymhwyso i bob maes parcio ledled y sir.  Yn ail, cadarnhawyd hefyd fod yna arwyddion ledled Stryd Fawr Prestatyn ac y gallai swyddogion ddarparu cynlluniau o leoliadau arwyddion ar gyfer y Cynghorydd Penlington.   Roedd Ed Parry wedi cysylltu ag aelodau perthnasol y ward a oedd yn cwmpasu Stryd Fawr Prestatyn, er mwyn sefydlu cyfarfod safle i drafod y gwaith arfaethedig ar gyfer Stryd Fawr Prestatyn.  Cadarnhaodd y Cynghorydd Hugh Irving ei fod wedi cael e-bost ac y byddai'n hapus i fynychu cyfarfod safle.  Cadarnhaodd aelodau y dylid ymgynghori ag aelodau wardiau am waith sy’n mynd rhagddo, ynghyd â Grwpiau Ardal yr Aelodau.     Dylid ymgynghori a Busnesau a grwpiau Busnes yn y dyfodol hefyd. 

Ar y pwynt hwn, cadarnhaodd y Prif Weithredwr fod yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth (UDA) wedi cadarnhau y dylid ymgynghori ag aelodau a grwpiau busnes gan ei fod yn rhan hanfodol o'u rôl.

·         Codwyd materion ynghylch safleoedd Carafanau yn ystod y newidiadau cyfredol i’r cyfnod clo. 

Cwestiynwyd sut y byddai perchnogion carafanau yn gallu cloi a diogelu eu carafanau ar gyfer y gaeaf.  Cadarnhaodd swyddogion fod Llywodraeth Cymru wedi rhyddhau cwestiynau cyffredin am barthau gwarchod iechyd ac eglurhad o'r cyfyngiadau.  Y geiriau yn y canllawiau oedd “esgus  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Ar yr adeg hon (11.15 am) cafwyd egwyl o 10 munud.

Ailddechreuodd y cyfarfod am 11.25 am.

Ystyried adroddiad i adolygu’r potensial i’r Cyngor fabwysiadu ffyrdd newydd o weithio fel rhan o’r broses adfer (copi ynghlwm).

11.15 a.m. – 12.10 p.m.

Roedd yna gonsensws i gytuno ar yr argymhelliad.  Ni chafwyd pleidlais ffurfiol.  Dywedodd pob aelod eu bod o blaid yr argymhelliad, ni ddywedodd unrhyw un eu bod yn ei erbyn ac ni ddywedodd unrhyw un eu bod eisiau atal eu pleidlais.

Penderfynwyd: - yn amodol ar y sylwadau uchod:

(i)           derbyn yr wybodaeth a ddarparwyd mewn cysylltiad â’r Cyngor yn mabwysiadu ffyrdd newydd o weithio fel rhan o’r broses adferiad; a

(ii)          chefnogi cyfleoedd posibl i’r Awdurdod sefydlu dulliau newydd a mwy effeithiol o weithio mewn i arferion gweithio yn y dyfodol.

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol Gwasanaethau Corfforaethol a Chyfeiriad Strategol, y Cynghorydd Richard Mainon, yr adroddiad Ymgorffori Ffyrdd Newydd o Weithio (a ddosbarthwyd yn flaenorol).

Cafodd nifer o swyddogaethau’r Cyngor eu darparu’n llwyddiannus drwy weithio dros y we yn ystod y pandemig.  Roedd y defnyddwyr a oedd yn cyrchu systemau'r Cyngor fwy neu lai wedi codi yn ystod y pandemig o tua 200 y dydd hyd at bron i 1600. Roedd y mwyafrif o gyfarfodydd, gweithredol a democrataidd, yn rhai dros y we ar hyn o bryd.

Roedd buddion gweithio fel hyn wedi lleihau effaith carbon y Cyngor oherwydd bod milltiroedd busnes a theithio i gyfarfodydd wedi lleihau.  Roedd tagfeydd traffig lleol a’r llygredd dilynol wedi gostwng, ac roedd gweithio o gartref wedi gwella’r cydbwysedd gwaith a bywyd i nifer o bobl, staff ac Aelodau fel ei gilydd.

Oherwydd hyn, cynigiwyd y dylid parhau â’r dull hwn pan fydd y gofynion cadw pellter cymdeithasol wedi dod i ben.  Dylai'r mwyafrif o gyfarfodydd arferol fod dros y we a dylai gweithio gartref yn llawn amser / rhan amser fod y ffordd arferol o weithio.

Roedd yr holl fanylion yn llawn yn Atodiad yr adroddiad.

Cadarnhaodd y Prif Weithredwr ei chytundeb gyda'r Aelod Arweiniol a nododd hefyd ei fod wedi cael effaith gadarnhaol ar y mwyafrif o staff.  Roedd y staff wedi cael holiadur i gael nodi eu safbwyntiau ar y ffyrdd o weithio yn ystod y pandemig.  Yr adborth gan staff oedd bod gweithio gartref yn dda i iechyd meddwl y mwyafrif o bobl, tra bod lleiafrif o'r farn nad oedd yn addas ar eu cyfer.  Cadarnhaodd y Prif Weithredwr hefyd na fyddai’r ffordd y mae pobl yn gweithio yn dychwelyd i'r ffordd yr oedd cyn y pandemig.  Roedd gweithio gartref hefyd yn gwneud Cyngor Sir Ddinbych yn fwy deniadol fel cyflogwr oherwydd y gallai gweithwyr y dyfodol fod yn byw y tu allan i'r ardal gan y byddent yn gweithio gartref.

Yn dilyn yr holiadur, dywedodd y Pennaeth Gwella a Moderneiddio Busnes wrth yr aelodau fod 80% o'r staff wedi nodi ei bod yn well ganddynt weithio gartref.  Nododd staff hefyd ei bod yn amser newid y ffordd o weithio.  Byddai canlyniadau’r holiadur yn cael eu trafod yn ystod cyfarfod yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth y prynhawn yma.   Roedd aelodau wedi cael holiadur hefyd yn ymwneud â’r ffordd o weithio yn y dyfodol.  Byddai’r ymgynghoriad ag aelodau yn dod i ben yn ystod yr wythnos hon.  Mae technoleg wedi gwella’n aruthrol ers dechrau’r cyfnod clo.   Roedd yr Aelod Arweiniol, y Cynghorydd Richard Mainon, i ffurfio Gweithgor gydag aelodau i asesu canlyniadau holiaduron staff ac aelodau.

Yn ystod trafodaeth codwyd y pwyntiau canlynol:

·         Lles meddylion staff sy’n byw eu hunain.   

Cadarnhaodd swyddogion y gellid cael ffordd hybrid o weithio yn y dyfodol, gan rannu'r wythnos waith o bosibl rhwng y cartref a’r swyddfa.  Byddai hefyd yn gadarnhaol i'r holl staff gwrdd yn y swyddfa neu leoliadau eraill i rwydweithio a dal i fyny gyda chydweithwyr.

·         Gan fod llai o staff yn mynychu adeiladau swyddfa, cwestiynodd aelodau a fyddai posib gwerthu unrhyw adeiladau. 

Cadarnhaodd yr Aelod Arweiniol y byddai adeiladau’r cyngor yn cael eu hadolygu yn y dyfodol, ond nad oedd hyn am ddigwydd dros nos.

·         Yr effaith economaidd bosibl ar ganol trefi’r sir a busnesau lleol oherwydd gostyngiad yn nifer yr ymwelwyr yng nghanol trefi oherwydd bod y Cyngor a staff cyflogwyr mawr eraill yn gweithio mwy o gartref

·         Er mwyn cynorthwyo staff, roedd dau gynllun gyda Chyllid a Thollau Ei Mawrhydi lle gallai staff hawlio gostyngiad yn y dreth am weithio gartref neu gyflwyno hawliad pro-rata am filiau cartref.

·         Cododd yr aelodau’r  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Craffu  (copi ynghlwm) yn gofyn am adolygiad o raglen gwaith i’r dyfodol y pwyllgor a rhoi’r diweddaraf i’r aelodau ar faterion perthnasol.

12.10 p.m. – 12.30 p.m.

Roedd yna gonsensws i gytuno ar yr argymhelliad.  Ni chafwyd pleidlais ffurfiol.  Dywedodd pob aelod eu bod o blaid yr argymhelliad, ni ddywedodd unrhyw un eu bod yn ei erbyn ac ni ddywedodd unrhyw un eu bod eisiau atal eu pleidlais.

Penderfynodd y Pwyllgor:

Penderfynwyd: -

(i)           yn amodol ar y sylwadau uchod a chynnwys eitemau penodol ar y Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol, cadarnhau Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor; a

(ii)          penodi’r Cadeirydd i wasanaethu fel cynrychiolydd y Pwyllgor ar y Grŵp Buddsoddi Strategol, a’r Is-gadeirydd i wasanaethu fel cynrychiolydd wrth gefn ar y Grŵp os bydd y Cadeirydd yn absennol.

Cyflwynodd y Cydlynydd Craffu adroddiad (a gylchredwyd ymlaen llaw) yn gofyn i’r Aelodau adolygu rhaglen waith y Pwyllgor ac yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf ar faterion perthnasol.  Atgoffwyd yr Aelodau y dylid llenwi’r ffurflen cynnig ar gyfer y pynciau craffu (atodiad 2) er mwyn i’r Grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion Craffu adolygu a dyrannu eitemau busnes.

Esboniodd y Cydlynydd Craffu fod yr adroddiad yn ymddangos yn wahanol i'r rhaglen gwaith i’r dyfodol arferol oherwydd ym mis Mehefin/Gorffennaf, cyfarfu’r Grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion Craffu i edrych i mewn i sut i ailgychwyn y pwyllgor Craffu yn y dyfodol.  Gwnaed penderfyniad i glirio’r blaenraglen waith o’r tri Pwyllgor Craffu a rhoi’r eitemau ar restr gadw.

Mae'r eitemau i’w cyflwyno ar gyfer y cyfarfod ar 26 Tachwedd fel a ganlyn:

·         Cofrestr Risg Gorfforaethol

·         Cynllun Corfforaethol 2020/21 (Chwarter 2)

·         gyda'r pynciau sy'n weddill ar y rhestr gadw wedi'u hamserlennu fel y bo'n briodol

Y diweddar Gynghorydd Huw Jones oedd cynrychiolydd y Pwyllgor ar y Grŵp Buddsoddi Strategol.  Gan fod hwn yn grŵp pwysig gyda phwerau i wneud penderfyniadau, gofynnwyd i benodi cynrychiolydd a dirprwy.  Cyfarfu’r Grŵp yn fisol ar ôl y Cabinet.    Cynigiwyd, felly, mai Cadeirydd ac Is-gadeirydd y Pwyllgor Craffu Perfformiad fyddai'r cynrychiolydd a'r dirprwy gynrychiolydd.

Roedd cytundeb ar yr argymhelliad trwy gonsensws.  Ni chymerwyd pleidlais ffurfiol.  Dywedodd pob aelod eu bod o blaid yr argymhelliad, ni ddywedodd unrhyw un eu bod yn ei erbyn ac ni ddywedodd unrhyw un eu bod eisiau atal eu pleidlais.

Penderfynodd y Pwyllgor:

(i)           yn amodol ar yr arsylwadau uchod a chynnwys yr eitemau penodedig ar y Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol, cadarnhau Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor; a

(ii)          phenodi'r Cadeirydd i weithredu fel cynrychiolydd y Pwyllgor ar y Grŵp Buddsoddi Strategol, gyda’r Is-gadeirydd yn gweithredu fel dirprwy gynrychiolydd ar y Grŵp pe bai’r Cadeirydd yn absennol

Daeth y cyfarfod i ben am 12:30 pm.