Agenda and draft minutes

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Ni ddatganodd unrhyw Aelodau gysylltiad personol nac andwyol mewn unrhyw fater a nodwyd i’w hystyried yn y cyfarfod.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chodwyd unrhyw eitemau a ddylai, ym marn y Cadeirydd, gael eu hystyried yn y cyfarfod fel mater o frys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol, 1972.

Cael cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio Perfformiad a gynhaliwyd ar 28 Ionawr 2016 (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd Cofnodion cyfarfod y  Pwyllgor Archwilio Perfformiad a gynhaliwyd ar ddydd Iau, 28 Ionawr, 2016.

Materion yn codi:-

6. Cludiant Ysgolion Cynradd – holodd y Cynghorydd Arwel Roberts ynghylch y sefyllfa bresennol mewn perthynas â’r ddarpariaeth cludiant ysgol i blant o Ruddlan sy’n mynychu Ysgol Dewi Sant, Y Rhyl. Roedd ei bryderon yn gysylltiedig â’r ffaith fod disgwyl i gludiant am ddim gael ei dynnu’n ôl ar ddiwedd tymor y gwanwyn a bod y rhieni’n parhau i aros i gael gwybod a fyddai ganddynt hawl i gludiant, am ddim neu’n rhatach, o ddechrau tymor yr haf. Roedd yn poeni hefyd nad oedd ef, fel un o’r aelodau lleol, yn cael gwybod am faterion yn ymwneud â’r mater hwn ac, er gwaetha’r gefnogaeth ar draws y pleidiau i’w argymhelliad yn y cyfarfod diwethaf bod y Cyngor yn defnyddio’i bŵer diamod i drefnu teithio rhatach i’r disgyblion, does dim fel petai’n digwydd.

Sicrhaodd y Cydlynydd Archwilio’r Aelodau fod yr argymhelliad a gymeradwywyd yn y cyfarfod diwethaf wedi’i anfon ymlaen at y Pennaeth Addysg a fyddai, maes o law, wrth gwblhau’r gwaith diogelwch y ffyrdd ar y llwybr ac ar ôl cynnal yr asesiad diogelwch ffyrdd ar y llwybr ‘newydd’, yn ystyried canfyddiadau’r asesiad ac argymhelliad y Pwyllgor mewn perthynas â’r mater hwn. Os, yn dilyn y broses honno, yr ystyriwyd bod y llwybr yn ddiogel a bod gan rieni bryderon ynghylch ei ddiogelwch o hyd, roedd ganddynt yr hawl i apelio i Bennaeth y Gwasanaeth.

Nododd y Cynghorydd Roberts ei fod yn dymuno i’r pwyllgor Archwilio edrych ar y mater eto. Gofynnodd y Cydlynydd Archwilio iddo lenwi ‘ffurflen cynnig Archwilio’ i alluogi’r Grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion Archwilio i ystyried ei gais. Awgrymodd y Prif Weithredwr y gallai Archwilio ddymuno, os ystyrir bod y llwybr yn ddiogel, ystyried effeithiolrwydd y trefniadau newydd maes o law.

Rhoddodd y Prif Weithredwr wybod, mewn ymateb i bryderon yr Aelodau yn y cyfarfod diwethaf am y llwybr penodol hwn, iddo ofyn bod asesiad diogelwch y ffyrdd yn cael ei gomisiynu i sicrhau bod asesiad y Cyngor yn gywir. Calonogodd y Cynghorydd Roberts a’r Pwyllgor y byddai Pwyllgor yr Aelodau Etholedig lleol yn cael gwybod am ganlyniad yr asesiad diogelwch y ffyrdd ac unrhyw benderfyniad cysylltiedig cyn y rhieni. Aeth ati hefyd i ymchwilio i’r honiad na fu swyddogion yn fodlon i rannu gwybodaeth gydag aelodau lleol yn yr achos hwn, ac adrodd nôl i’r aelodau ar y mater.  Calonogodd yr aelodau fel mater o gwrteisi, y byddai’r swyddogion yn rhoi gwybod i’r aelodau lleol am faterion yn eu wardiau.

Gan ymateb i ymholiad ar y mater cludiant ysgolion uwchradd a gyfeiriwyd gan y rhieni am Adolygiad Barnwrol, rhoddodd y Prif Weithredwr wybod bod y Cyngor wedi penderfynu datrys y mater y tu allan i’r llys gyda’r teulu dan sylw. Pwysleisiodd nad oedd er lles y Cyngor i wneud i’r plant gerdded ar lwybrau peryglus ac roedd llwybrau cludiant i’r ysgol yn cael eu hadolygu’n gyson wrth i ffactorau newydd effeithio ar y llwybrau. Tynnodd sylw’r Aelodau hefyd at y ffaith y byddai’r Cynllun Dirprwyo i Swyddogion yn cael ei adolygu’r flwyddyn nesaf a rhoddodd wybod i’r Aelodau y dylent ei astudio’n ofalus i sicrhau eu bod yn fodlon â’r grymoedd a ddirprwyir i’r swyddogion.

Yn dilyn trafodaeth bellach:-

PENDERFYNWYD – yn amodol ar yr uchod, bod y Cofnodion yn cael eu derbyn a’u cymeradwyo fel gwir gofnod.

Ystyried adroddiad gan y Swyddog Cynllunio a Pherfformiad Strategol, sy'n rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am ddarparu’r Cynllun Corfforaethol, a oedd eisoes wedi’i ddosbarthu.

                                                                                       9.35 a.m. – 10.10 a.m.

Dosbarthwyd copi o adroddiad y Pennaeth Busnes, Gwella a Moderneiddio, sy’n rhoi diweddariad ar gyflawniad y Cynllun Corfforaethol 2012-17 fel yr oedd ar ddiwedd chwarter 3 2015/16, gyda’r papurau ar gyfer y cyfarfod.

Amlinellodd yr Aelod Arweiniol dros Gyllid, y Cynllun Corfforaethol a Pherfformiad oedd yn cyflwyno’r adroddiad y crynodeb perfformiad allweddol a phwysleisiodd:-

·                     bwysigrwydd perfformiad y Cyngor wrth fodloni ei Gytundebau Canlyniad gyda Llywodraeth Cymru;

·                     bod y Cyngor yn parhau i ystyried gwella lefelau absenoldeb salwch corfforaethol yn flaenoriaeth ar gyfer gwelliant, ac felly’r rheswm am osod targed mor uchelgeisiol. Er na fodlonwyd y targed, roedd y Cyngor yn dal i gymharu’n ffafriol gydag awdurdodau eraill Cymru a byddai’n parhau i ymdrechu ar gyfer gwelliant;

·                     y dylai’r wybodaeth am ollyngiadau carbon fod ar gael yn y dyfodol agos. Gan fod disgwyl i’r Cyngor newid ei gyflenwr ynni ym mis Ebrill 2016, ni fyddai hyn yn broblem yn y dyfodol oherwydd bod y cyflenwr newydd wedi mynd ati i ddarparu’r wybodaeth fel mater o arfer. Nid oedd Sir Ddinbych yn unigryw wrth fethu ag adrodd ar wybodaeth am ollyngiadau carbon ar hyn o bryd, roedd yn effeithio ar fwyafrif awdurdodau lleol Cymru;

·                     roedd nifer y staff oedd yn cael adroddiadau arfarnu perfformiad bellach wedi cyrraedd 90%

Gan ymateb i bryderon yr Aelodau mewn perthynas â thwf a datblygiad economaidd, cynghorodd yr Aelod Arweiniol dros Gyllid, y Cynllun Corfforaethol a Pherfformiad a’r swyddogion:-

·                     y dylai’r Strategaeth Gaffael newydd a’r Rheolau Trefniadau Contract diwygiedig a gymeradwywyd gan y Cyngor yn ddiweddar gefnogi datblygu economaidd. Bydd y Bwrdd Caffael yn monitro gweithrediad y Strategaeth a’r Rheolau Trefniadau Contract newydd. Yn ogystal, bydd yn sicrhau bod swyddogion mewn gwahanol wasanaethau yn ogystal â chyflenwyr yn cael hyfforddiant priodol i gyflawni’r Strategaeth a chefnogi twf economaidd;

·                     fod twf economaidd yn un o brif flaenoriaethau’r Cyngor. Er bod bellach dîm llai o swyddogion sy’n gyfrifol am ddatblygu economaidd yn gorfforaethol, roedd hwn yn dîm cryf iawn a oedd yno i gefnogi swyddogion eraill yn amryw wasanaethau’r Cyngor i gyflawni’r flaenoriaeth datblygu economaidd. Roedd y busnesau yn y sir bellach yn fwy cadarnhaol ynghylch rhagolygon y Cyngor o gyflawni twf economaidd. Roedd buddsoddiad sylweddol yn digwydd ar draws y sir, cyfanswm o oddeutu £200m, trwy godi adeiladau ysgol newydd, gwelliannau i lyfrgelloedd ac ati;

·                     roedd angen dathlu’r cyflawniadau a’r buddsoddiadau  a wireddwyd hyd yma gan y Cyngor a busnesau, yn y Rhyl ac ar draws y sir, gan gynnwys y gyfradd goroesi uchel i fusnesau newydd yn Sir Ddinbych;

·                     er bod gan yr awdurdod lleol rôl i’w chwarae mewn datblygu economaidd, dim ond un o nifer o sefydliadau ydoedd a allai ddylanwadu ar y maes hwn, roedd gan eraill megis Llywodraeth Cymru, addysg uwch a busnesau gymaint o rôl i’w chwarae â’r Cyngor er mwyn gwireddu’r uchelgais;

·                     gallai’r Cyngor gefnogi datblygu economaidd yn lleol, ond ni allai reoli’r economi leol. Roedd rhai ardaloedd o’r sir yr oedd angen dull cydweithredol arnynt gan nifer o sefydliadau cyhoeddus a phreifat er mwyn gwella sgiliau a lefelau incwm gyda’r bwriad o ysgogi’r economi leol a ffyniant

·                     cyfeiriwyd at Ruddlan fel enghraifft o rywle lle’r oedd busnesau bach i weld yn ffynnu, gyda safleoedd adwerthu gwag yn ddigwyddiad prin

Cododd yr aelodau bryderon mewn perthynas â pherfformiad yn y meysydd canlynol:-

·                     diffyg canfyddedig cefnogaeth Llywodraeth Cymru i Barc Busnes Llanelwy ac argaeledd unedau busnes i fusnesau newydd symud iddynt ar ôl iddynt sefydlu eu hunain a’u bod yn barod i dyfu. Collwyd nifer o fusnesau a dyfwyd gartref o Sir Ddinbych oherwydd prinder y safleoedd addas;

·                     tai cyngor – y cyfnod amser y mae tai’n wag oherwydd gofynion adnewyddu cyn iddynt  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Ystyried copi o adroddiad gan y Swyddog Cwynion Corfforaethol, sy’n darparu trosolwg o’r canmoliaethau, awgrymiadau a’r cwynion y mae Cyngor Sir Ddinbych wedi eu derbyn dan bolisi adborth cwsmeriaid y cyngor, ‘Eich Llais’, yn ystod Chwarter 3 2015/16, wedi’u dosbarthu yn flaenorol.

                                                                                       10.20 a.m. – 10.55 a.m.

Dosbarthwyd copi o adroddiad y Swyddog Cwynion Corfforaethol, a ddarparodd drosolwg o ganmoliaethau, awgrymiadau a chwynion a ddaeth i law Cyngor Sir Ddinbych dan bolisi adborth cwsmeriaid y cyngor ‘Eich Llais’ yn ystod Ch3 2015/16 gyda’r agenda.

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol     dros Gwsmeriaid a Llyfrgelloedd yr adroddiad ar berfformiad y Cyngor wrth ddelio ag adborth y cwsmeriaid yn ystod trydydd chwarter 2015/16. Dywedodd fod nifer y cwynion yn ystod y trydydd chwarter i lawr o gymharu â chwarter 2, ac roedd nifer y canmoliaethau wedi codi. Dros y pedair blynedd diwethaf, cafwyd tuedd am i lawr yn nifer y cwynion a ddaeth i law. Er bod y ffordd y caiff cwynion eu cofnodi erbyn hyn i’w cyfrif yn rhannol am y duedd am i lawr, cafwyd llai o gwynion gwirioneddol hefyd. 

Dywedodd y Prif Reolwr: Cymorth Busnes yn ystod y pedair blynedd diwethaf fod nifer gyfartalog y cwynion fesul chwarter wedi bod rhwng 80 a 150. Dywedodd y byddai’n werth ymgymryd â rhywfaint o ddadansoddi ychwanegol petai’r cwynion mewn unrhyw chwarter yn codi i uwchlaw 150, oherwydd gallai ddynodi problem sylfaenol yr oedd angen mynd i’r afael â hi.

Gosododd y Cyngor darged hynod uchelgeisiol i ddelio â 95% o gwynion ymhen 10 niwrnod gwaith o’u derbyn. Roedd y targed hwn yn un heriol i’w fodloni, ond teimlai’r swyddogion fod hyn yn briodol er mwyn codi safonau a disgwyliadau. Dywedodd, yn unol â chais y Pwyllgor, fod paragraff 4.4 yr adroddiad yn cynnwys gwybodaeth am y broses o ddelio â chwynion mewn perthynas â gwasanaethau a gomisiynwyd. 

Disgwyliwyd y byddai adroddiadau perfformiad chwarterol y dyfodol yn cynnwys manylion cwynion a wnaed mewn perthynas â gwasanaethau a gomisiynwyd ar wahân. Wrth ymateb i gwestiynau’r Aelodau, cynghorodd yr Aelod Arweiniol a’r swyddogion:-

·                     Petai unigolyn yn herio dilysrwydd rhybudd o gosb benodol neu’n apelio yn erbyn ei gyhoeddi, ni fyddai’n cael ei gyfrif fel cwyn;

·                     Ychydig werth oedd gan gymharu nifer y cwynion a chanmoliaethau a ddaeth i law yn erbyn y nifer a gofnodwyd gan awdurdodau lleol eraill, gan fod gan bob awdurdod lleol wahanol ddulliau cofnodi. Llawer gwell oedd astudio arfer gorau wrth ddelio â chwynion a sut i’w defnyddio i wella’r dull cyflwyno   gwasanaethau yn y dyfodol;

·                     Dim ond lleiafrif bach iawn o gwynion yr ystyriwyd eu bod yn gwynion annifyr. Fodd bynnag, oherwydd eu natur gymhleth a hynafedd yr unigolion oedd weithiau’n nodi’r cwynion hyn, cymerodd rai cwynion amser hwy i’w hymchwilio ac yn aml, defnyddiant adnoddau sylweddol i ddod â’r mater i gasgliad; ac

·                     Amrywiodd nifer y cwynion a restrwyd yn yr adroddiad yn erbyn pob maes gwasanaeth yn sgil maint a natur pob gwasanaeth h.y. roedd y Gwasanaethau Priffyrdd ac Amgylcheddol yn un gwasanaeth mawr iawn sy’n wynebu’r cyhoedd, ac oherwydd ei faint a’r mathau o wasanaethau mae’n ei ddarparu, roedd disgwyl iddo gael y nifer uchaf o gwynion o gymharu â gwasanaethau eraill mwy mewnol eu ffocws.

Yn dilyn trafodaeth fanwl:-

PENDERFYNWYD – yn amodol ar yr arsylwadau uchod i gael yr adroddiad ar berfformiad y Cyngor yn ystod Chwarter 3 2015/16 wrth ddelio â chwynion a chanmoliaethau yn unol â’i Weithdrefn Gwyno ‘Eich Llais’

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Archwilio (copi wedi’i amgáu) yn gofyn am adolygiad o raglen waith i’r dyfodol y pwyllgor a rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r aelodau ar faterion perthnasol.

                                                                                    10.55 a.m. – 11.10 a.m.

Dosbarthwyd copi o adroddiad gan y Cydlynydd Archwilio, a ofynnodd i’r Pwyllgor adolygu a chytuno ei Flaenraglen Waith a darparodd ddiweddariad ar faterion perthnasol gyda’r papurau ar gyfer y cyfarfod.

Cafodd copi o ‘ffurflen gynnig yr Aelodau’ ei gynnwys yn Atodiad 2. Esboniodd y Cydlynydd Archwilio na fyddai unrhyw eitemau yn cael eu cynnwys ar flaenraglen waith yn y dyfodol heb i ‘ffurflen cynnig Archwilio’ gael ei llenwi a’i derbyn i’w chynnwys gan y Pwyllgor neu’r Grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion Archwilio. Roedd cymorth i’w llenwi ar gael gan y Cydlynydd Archwilio.

Cafodd Flaenraglen Waith y Cabinet ei chynnwys yn Atodiad 3, ac mae tabl yn crynhoi penderfyniadau diweddar y Pwyllgor ac yn rhoi cyngor ar gynnydd o ran eu gweithrediad, ynghlwm yn Atodiad 4. 

Ystyriodd y Pwyllgor ei Flaenraglen ddrafft ar gyfer cyfarfodydd i’r dyfodol, Atodiad 1, a chytunwyd y diwygiadau a’r ychwanegiadau canlynol:-

                        12 Ebrill, 2016 (Cyfarfod Arbennig):-

-               Pwysleisiodd y Cadeirydd bwysigrwydd y cyfarfod a alwyd i ystyried Dyfodol y Gwasanaethau Darparwyr Oedolion, a chanfyddiadau’r Grŵp Gorchwyl a Gorffen mewn perthynas â Gofal Cymdeithasol Oedolion Mewnol. Esboniodd y Pwyllgor Archwilio y byddai’n cysylltu ag Aelodau’r Pwyllgor i gael cadarnhad a oeddent ar gael i fynychu’r cyfarfod. Esboniodd y Cynghorydd C. Hughes nad oedd yn gallu cadarnhau ar hyn o bryd y byddai ar gael i fynychu’r cyfarfod yn sgil ymrwymiadau gwaith.

28 Ebrill, 2016:-

-               Cytunodd y Pwyllgor i sesiwn gyfarwyddyd cyn y cyfarfod i holl Aelodau’r Pwyllgor, cyn eu cyfarfod gyda swyddogion BT a Llywodraeth Cymru mewn perthynas â Chyflwyno Band Eang yn Sir Ddinbych. Byddai’r sesiwn cyn y cyfarfod yn rhoi cyfle i Aelodau nodi meysydd i’w cwestiynu yr oeddent yn dymuno canolbwyntio arnynt yn ystod y cyfarfod. Gofynnodd yr Aelodau i amser cychwyn y cyfarfod cyhoeddus gael ei aildrefnu o 9.30 a.m i 10.00 a.m. a bod y sesiwn gyfarwyddyd cyn y cyfarfod yn dechrau am 9.00 a.m.

Amlinellodd y Prif Weithredwr ei bryderon mewn perthynas â sut mae’r gwaith o Gyflwyno Band Eang yn dod yn ei flaen yn Sir Ddinbych. Teimlai y dylid gofyn am fanylion yn nodi pa ardaloedd sydd wedi’u cwblhau, cynlluniau i’r dyfodol a’r amserlenni priodol.

Mewn ymateb i bryderon a fynegwyd gan yr Aelodau, cadarnhaodd y Pwyllgor Archwilio y byddai’r Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd yn symud yn ei flaen y gwaith o benodi Aelodau i’r swyddi gwag ar Aelodaeth y Pwyllgor. Esboniodd y Cynghorydd J.R. Bartley y byddai’n barod i gyflwyno’i enw i’w Arweinydd Grŵp ar gyfer un o’r swyddi gwag. Mewn ymateb i awgrym i ddefnyddio Aelodau dirprwy, esboniodd y Pwyllgor Archwilio fod y Cyfansoddiad yn destun adolygiad ar hyn o bryd.

Cyfarfu’r Grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion Archwilio ar 3 Mawrth 2016 ac ni chyfeiriwyd unrhyw faterion at y Pwyllgor.

Gofynnodd yr SC i’r Aelodau lenwi a chyflwyno’r Ffurflenni Holiadur Hunanwerthuso a ddosbarthwyd yn ddiweddar. Pwysleisiwyd pwysigrwydd llenwi’r ffurflenni, gan y byddai’r Cyngor, yn nes ymlaen yn y flwyddyn, yn destun Asesiad Corfforaethol.

PENDERFYNWYD – yn amodol ar y diwygiadau a’r cytundebau uchod, cymeradwyo’r Rhaglen Waith fel a osodwyd yn Atodiad 1 i’r adroddiad.

Derbyn unrhyw ddiweddariad gan gynrychiolwyr y Pwyllgor ar wahanol Fyrddau a Grwpiau'r Cyngor.

                                                                                      11.10 a.m. – 11.20 a.m.

PENDERFYNWYD – Ni ddaeth adroddiadau i law.

Daeth y cyfarfod i ben am 11.45 a.m.