Agenda and draft minutes

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Ni fu i unrhyw Aelod ddatgan cysylltiad personol na chysylltiad sy'n rhagfarnu ag unrhyw fusnes a oedd i’w ystyried yn y cyfarfod.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chodwyd unrhyw eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel mater o frys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol, 1972.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio Perfformiad a gynhaliwyd ar 15 Ionawr 2015 (copi yn amgaeedig).

Cyflwynwyd Cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio Perfformiad a gynhaliwyd Ddydd Iau 15 Ionawr 2015.

Materion yn codi:-

4. Cofnodion y cyfarfod diwethaf – mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd G. Sandilands, cadarnhawyd y byddai’r Grŵp Tasg a Gorffen yn cyflwyno adroddiad ar strategaeth ymadael / darpariaeth amgen ar gyfer TCC a Gwasanaeth Tu Hwnt i Oriau Arferol i’r Pwyllgor Archwilio Partneriaethau ddechrau’r haf, 2015.  

5. Arholiadau allanol wedi’u gwirio ac Asesiadau Athrawon – Cyflwynodd Dr D Marjoram gais bod y pryderon a godwyd gan aelodau cyfetholedig addysg i archwilio Cytundeb Lefel Gwasanaeth Sir Ddinbych gyda GwE yn effeithiol, a godwyd yn y cyfarfod blaenorol, yn cael eu hadlewyrchu yn y Cofnodion.

Cynigodd y Pennaeth Addysg eu bod yn trefnu cyfarfod gyda’r Aelodau Cyfetholedig i drafod materion yn ymwneud ag addysg yn y dyfodol agos.   Cynghorodd hefyd nad yw’r llythyr y cyfeiriwyd ato ym mhwynt (ii) y penderfyniad wedi’i anfon at Bennaeth Addysg  Llywodraeth Cymru oherwydd datblygiadau ym myd addysg, gan gynnwys cyhoeddiad diweddar adroddiad yr Athro Donaldson, Dyfodol Llwyddiannus:   Adolygiad Annibynnol o’r Cwricwlwm a Threfniadau Asesu yng Nghymru.   Efallai y byddai’n fwy priodol ymgorffori pwyntiau i adrodd ar lwyddiannau a chyrhaeddiad addysgol disgyblion mewn ysgolion arbennig yn ymateb y Cyngor a GwE i ymgynghoriad Llywodraeth Cymru ar adroddiad yr Athro Donaldson.

Awgrymodd yr Aelod Arweiniol dros Addysg efallai y byddai’n fuddiol anfon llythyr at holl lywodraethwyr yr Awdurdod Addysg Lleol i geisio eu safbwyntiau ar effeithiolrwydd cefnogaeth GwE i’w hysgolion a gofyn iddynt roi gwybod i swyddogion yr Adran Addysg pe bai unrhyw ddiffygion yn y gefnogaeth sy’n cael ei darparu.

Roedd LlC yn ymgynghori ar newidiadau i’r system asesiadau athrawon ar hyn o bryd gyda’r diben o wella ansawdd a dibynadwyedd y data sy’n cael ei gynhyrchu.

 Cytunwyd hefyd y dylid gwahodd GwE i fynychu cyfarfodydd y Pwyllgor ym mis Medi 2015 ac Ionawr 2016 i drafod effaith eu gwaith gyda’r ysgolion yn Sir Ddinbych, cynaladwyedd gwelliant parhaus pellach, asesiadau athrawon a chanlyniadau arholiadau a ragwelir ac wedi’u gwirio.

PENDERFYNWYD – yn amodol ar yr uchod, derbyn a chymeradwyo’r Cofnodion fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad gan Reolwr y Tîm Cynllunio Strategol (copi yn amgaeedig) sy'n gofyn i’r Pwyllgor benderfynu a yw argymhellion Estyn bellach wedi’u bodloni ac a oes angen unrhyw waith monitro pellach ar y cynllun gweithredu.

9.35 a.m. – 10.10 a.m.

Roedd copi o adroddiad gan y Pennaeth Addysg (PA), a oedd yn manylu ar y cynnydd a wnaed mewn ymateb i'r argymhellion a wnaed gan Estyn yn dilyn arolwg 2012, eisoes wedi'i ddosbarthu gyda phapurau'r cyfarfod.

Dangosodd prif ganfyddiadau Adroddiad Estyn bod yr Awdurdod Lleol wedi derbyn safon ‘Da’ ar gyfer tri chwestiwn allweddol, ag eithrio ‘Arweinyddiaeth’, lle’r oedd wedi derbyn safon ‘Rhagorol’.          Er mwyn gwella ymhellach roedd Estyn wedi llunio argymhellion ac roedd manylion y rhain yn yr adroddiad.

Cynghorodd y Swyddogion bod fframwaith a strwythur ar waith i geisio mynd i'r afael ag argymhelliad 2. Roedd gwaith helaeth wedi’i gyflawni er mwyn ceisio mapio’r grwpiau a’r gweithgareddau sydd ar gael i blant a phobl ifanc yn y Sir.   Byddai gwaith yn parhau tan o leiaf diwedd y flwyddyn galendr gyfredol i lenwi’r gronfa ddata â gwybodaeth ynglŷn â’r holl grwpiau sy’n hysbys i'r Cyngor, a rhagwelir bod tua 1000 o grwpiau.   Pwysleisiwyd bod yr ymarfer yn fwy cymhleth a chadarn na dim ond rhestru grwpiau sy’n hysbys, roedd hefyd yn cynnwys cyfarfod y grwpiau er mwyn deall eu hanghenion yn well a sicrhau eu bod yn ymwybodol o faterion megis eu cyfrifoldebau diogelu.   

Pwysleisiwyd bod gwaith yn parhau o ran sicrhau cronfa ddata gyson o glybiau ar gyfer pob maes e.e. clybiau chwaraeon ac ati. Fodd bynnag, nid oedd y clybiau na’r sefydliadau dan unrhyw rwymedigaeth i ymgysylltu â’r broses.    Ni fyddai arolwg ar-lein neu dros y ffôn o’r grwpiau yn briodol ar gyfer yr ymarfer hwn, gan ei bod yn broses o gyfraniad dwy ffordd oedd o fudd i’r naill a’r llall.   O ran cynnwys sefydliadau ar gyfer plant a phobl ifanc ag anableddau yn yr ymarfer, cynghorodd y swyddogion bod y rhain yn cael eu cynnwys naill ai fel grwpiau a ddynodwyd fel rhai ar gyfer pobl anabl neu fel grwpiau oedd yn croesawu aelodau anabl a rhai nad ydynt yn anabl.   Roedd Cynllun Lles Sir Ddinbych ‘Cefnogi Annibyniaeth a Gwydnwch’ yn ategu at weledigaeth y Sir o sicrhau bod gwasanaethau a gweithgareddau ar gael ac yn hygyrch i bawb ledled y sir.   Er bod gan rai sefydliadau eraill gronfeydd data helaeth ynglŷn â’r gwasanaethau yn y gymuned roeddent yn amharod rhannu’r wybodaeth gyda’r Cyngor am resymau Diogelu Data.    

Mewn ymateb i awgrym gan yr aelodau, aeth y swyddogion ati i drafod gyda’r gweithwyr ieuenctid a fyddai’n ymarferol cynnig cyhoeddusrwydd i glybiau a chymdeithasau yn gyfnewid am eu cydweithrediad gyda’r broses o fapio'r gwasanaethau sydd ar gael yn y gymuned.

Awgrymodd yr Aelod Arweiniol dros Addysg efallai y byddai’n fuddiol cyflwyno adroddiad tebyg i’r un a gyflwynwyd i’r Pwyllgor i Grwpiau Ardal yr Aelodau (GAA) gan y byddent yn eu rhinwedd fel llygaid a chlustiau’r cymunedau, yn gwybod am unrhyw grwpiau eraill nad ydynt ar y gronfa ddata neu wedi derbyn gohebiaeth gan y swyddogion.

Roedd yr Aelodau a Phennaeth Addysg yn gytûn bod aneglurder argymhelliad Estyn yn ei gwneud yn anodd iawn i’r Cyngor wybod beth yn union yr oeddent ei angen er mwyn bod yn fodlon eu bod wedi cydymffurfio’n llawn â’r argymhelliad.   Serch hynny, roedd y swyddogion yn fodlon fod ganddynt broses effeithiol, eglur ar waith i ganfod y rhan fwyaf o wasanaethau sydd ar gael i blant a phobl ifanc yn y Sir.   Roeddent yn fodlon y gallai’r Awdurdod ddangos eu bod wedi bodloni Argymhelliad 2 y tro nesaf y bydd arolwg gan Estyn.   Byddai mesur effaith y gwasanaethau hyn ar yr Awdurdod a’i bartneriaid a mesur gwerth am arian i ddarparu gwell canlyniadau ar gyfer plant a phobl ifanc dros gyfnod hir o amser yn llawer anoddach.   Felly awgrymwyd  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Ystyried adroddiad cyfrinachol gan y Rheolwr Prisio ac Ystadau (copi yn amgaeedig) sy'n gofyn i’r Pwyllgor archwilio a rhoi sylwadau ar y strategaeth arfaethedig ar gyfer Ystâd Amaethyddol y Cyngor yn y dyfodol cyn ei gyflwyno i'r Cabinet i'w gymeradwyo.

10.10 a.m. – 10.45 a.m.

Roedd copi o adroddiad gan y Rheolwr Prisio ac Ystadau, a oedd yn darparu gwybodaeth ar y strategaeth arfaethedig ar gyfer yr Ystâd Amaethyddol o 2015 ymlaen, wedi’i ddosbarthu gyda’r papurau ar gyfer y cyfarfod.

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol dros Gyllid ac Asedau’r adroddiad a strategaeth ddrafft hir dymor ar gyfer Ystâd Amaethyddol y Sir.    Eglurodd bod Gweithgor yr Ystâd Amaethyddol, oedd yn cynnwys cynrychiolaeth gan bob Grŵp Ardal yr Aelodau (GAA), wedi llunio strategaeth ar gyfer dyfodol yr ystâd fyddai’n diddymu atebolrwydd rheoli a chynnal a chadw trwm ac yn sicrhau gwell effeithlonrwydd o adnoddau’r Cyngor wrth liniaru effaith y toriadau mewn meysydd corfforaethol.     Eglurodd, pe bai’r strategaeth yn cael ei chymeradwyo a’i mabwysiadu, byddai'r daliadau amaethyddol yn cael eu gwaredu dan reolaeth, gan roi’r cynnig cyntaf i’r tenantiaid cyfredol i brynu eu daliad cyfan neu ran ohono (lle bo’n briodol).   Pe baent yn dewis prynu rhan ohono, byddai’n gweddill ohono'n cael ei rentu iddynt am gyfnod penodol o amser dan gytundeb tenantiaeth byr dymor gyda dealltwriaeth y byddai disgwyl iddynt brynu gweddill y tir ar ddiwedd y denantiaeth byr dymor, neu ei ildio.   Byddai unrhyw ddaliadau neu dir sy’n cael ei ildio'n cael ei werthu ar y farchnad agored i wireddu derbyniadau cyfalaf.   Byddai’r holl warediadau fel daliadau amaethyddol, gyda’r cyfamodau priodol a chytundebau gorswm yn rhan o’r gwerthiant.   

Mewn ymateb i gwestiynau’r Aelodau cadarnhaodd y Swyddogion y gellir cymhwyso cytundebau gorswm ar werthiant daliadau amaethyddol a thir am gyfnodau penodol o amser.    Byddai unrhyw ddaliadau fydd yn wag yn cael eu gwaredu ar y farchnad agored dan bwerau a ddirprwywyd i swyddogion / Aelod Arweiniol / Cabinet gan ddibynnu ar werth amcangyfrifedig y daliad.   Cyfeiriodd yr Aelod Arweiniol dros Gyllid ac Asedau at y trafodaethau sydd ar y gweill gyda choleg lleol o ran hwyluso proses i alluogi unigolion newydd i’r diwydiant dderbyn profiad ymarferol trwy gymorth a roddir gan y Cyngor.   Roedd y trafodaethau hyn yn y cam trafod ar hyn o bryd, ni wnaed unrhyw gytundeb hyd yma.   Awgrymodd yr Aelod Arweiniol dros Addysg y byddai’n fuddiol cysylltu â sefydliadau eraill lle y rhoddir cyfle i unigolion sy’n newydd i’r diwydiant i redeg fferm am flwyddyn i gael profiad ymarferol a phrofiad rheoli gwerthfawr.    

Mewn ymateb i gwestiynau’r aelodau cadarnhaodd yr Aelod Arweiniol a’r Swyddogion:

·Y gellir cymhwyso trefniadau cyfamod a gorswm am gyfnod penodol o amser;

·Er mwyn codi ‘rhenti marchnad’ ar anheddau, adeiladau fferm, ffiniau a thir ac ati, roedd yn rhaid iddynt fod o ‘ansawdd y farchnad';

·Roedd y mwyafrif o ddaliadau sy’n eiddo i’r Cyngor y tu allan i safleoedd CDLl dynodedig ac felly ni allant elwa o werth tir y CDLl;

·Roedd llawer o’r buddsoddiadau diweddar yn yr Ystâd wedi’u hariannu naill ai trwy gyllid grant Ardal sy’n Agored i Niwed gan Nitradau neu gan y tenantiaid eu hunain;

·roedd yr ail-osodiad newydd diwethaf ar yr ystâd tua 10 mlynedd yn ôl;

·Gallai ystadau preifat elwa o fanteision treth ar gyfer ail-fuddsoddi, nid oedd y rhain ar gael ar gyfer ystadau cyhoeddus;

·Roedd y Cyngor wedi ysgrifennu at denantiaid yn amlinellu cynnwys y strategaeth arfaethedig a hyd yn hyn roedd 13 tenant wedi mynegi fod ganddynt ddiddordeb mewn prynu eu daliadau neu ran o’u daliadau;

·Rhagwelir y byddai’r Strategaeth yn un hirdymor oherwydd telerau’r tenantiaethau presennol, roedd rhai yn dod i ben y flwyddyn nesaf, ond byddai’n cymryd tua 10 i 15 mlynedd arall i ddarparu'r strategaeth gyfan gan fod gan rai tenantiaid denantiaethau hirach;

·Ni ellir aildrafod hyd tenantiaethau heb resymau cyfreithiol dilys;

·Byddai’r holl ymrwymiadau dan Strategaeth Ystâd Amaethyddol 2010 yn cael eu hanrhydeddu.

Cyfeiriodd y Cynghorydd  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Ystyried adroddiad gan y Swyddog Cwynion Corfforaethol (copi yn amgaeedig) sy'n ceisio arsylwadau'r Pwyllgor ar berfformiad gwasanaethau wrth ddelio â chwynion ac i nodi meysydd ar gyfer eu harchwilio yn y dyfodol.

                                                                                     10.55 a.m. – 11.15 a.m.

Roedd copi o adroddiad gan y Pennaeth Cwsmeriaid a Chefnogaeth Addysg (PCChA), oedd yn cynnig dadansoddiad o’r adborth a dderbyniwyd drwy bolisi adborth cwsmeriaid Cyngor Sir Ddinbych ‘Eich Llais’ a trwy weithdrefn statudol y gwasanaethau cymdeithasol ar gyfer Chwarter 4 2013/14, wedi’i gylchredeg gyda phapurau’r cyfarfod.

Roedd yr adroddiad yn darparu trosolwg o’r canmoliaethau, awgrymiadau a chwynion yr oedd Cyngor Sir Ddinbych wedi eu derbyn dan ‘Eich Llais’, polisi adborth cwsmeriaid y Cyngor, yn ystod Chwarter 3 2014/15, Atodiad 1. Roedd yr adroddiad hefyd yn cynnwys cyfeiriad penodol at yr un ar ddeg o gwynion cam 1 a aeth y tu hwnt i’r amserlen yn ystod Chwarter 2, Atodiad 2.   Roedd penawdau ar gyfer Chwarter 3 wedi'u hymgorffori yn Atodiad 1.

Cydnabu’r aelodau er bod y perfformiad wrth ymdrin â chwynion wedi gwaethygu ychydig ac yn is na’r targed, y rheswm dros hyn yn bennaf oedd bod nifer y cwynion a dderbyniwyd yn isel.   O gymharu â nifer y defnyddwyr gwasanaeth sy’n defnyddio’r gwasanaethau roedd nifer y cwynion yn isel, fodd bynnag roedd yn rhaid delio â’r holl gwynion yn unol â'r polisi cwynion ac o fewn y terfynau amser a osodwyd.  

Tynnodd y Pennaeth Gwasanaeth sylw’r Aelodau at nifer y cwynion a dderbyniwyd.   Gan edrych tuag at y flwyddyn adrodd nesaf byddai’n bwysig cofio na ddylid defnyddio toriadau cyllideb fel esgus ar gyfer cwynion yn erbyn gwasanaethau.   Roedd y toriadau a gymeradwywyd yn cael eu rheoli.   Felly ni ddylent gynhyrchu cwynion ychwanegol os yw effaith y toriadau, gan gynnwys disgwyliadau'r cyhoedd, yn cael eu rheoli’n briodol.   Ar ddiwedd y drafodaeth:

PENDERFYNWYD – bod y Pwyllgor yn derbyn yr adroddiad ac yn pwysleisio bod angen gweithio ar draws yr Awdurdod i sicrhau bod y targed corfforaethol o 95% yn cael ei ddiwallu bob tro.

Ystyried adroddiad (copi yn amgaeedig) gan y Swyddog Cwynion Corfforaethol sy'n amlinellu ymatebion anfoddhaol i ymholiadau gwasanaeth yr Aelodau ac sy’n gofyn i’r Pwyllgor nodi meysydd sy'n peri pryder a gwneud argymhellion i fynd i'r afael â pherfformiad yn y maes.

11.15a.m. – 11.35a.m.

Roedd copi o adroddiad gan y Pennaeth Cwsmeriaid a Chefnogaeth Addysg, a oedd yn darparu gwybodaeth ar geisiadau am wasanaeth a wnaed gan Aelodau unigol trwy system Rheoli Cyswllt Cwsmer, gan ganolbwyntio’n benodol ar gamau gweithredu ac ymateb y gwasanaeth dan sylw, wedi’i gylchredeg gyda’r papurau ar gyfer y cyfarfod.

Cyflwynodd y Pennaeth Cwsmeriaid a Chefnogaeth Addysg yr adroddiad  a chynghori’r Aelodau, yn dilyn dadansoddiad manwl o berfformiad y gwasanaethau wrth ymdrin â cheisiadau am wasanaeth a wnaed gan dri Cynghorydd Sir dros gyfnod o 10 mis, roedd y  data yn awgrymu nad oedd problem helaeth o ran ymatebion hwyr.   Serch hynny, roedd nifer o geisiadau heb eu hateb o fewn y terfynau amser a ddisgwylir.    

Eglurodd y Pennaeth Cwsmeriaid a Chefnogaeth Addysg y gwahaniaeth rhwng ymateb o fewn y terfyn amser a datrysiad boddhaol i’r broblem.   Mewn rhai achosion, yn enwedig gyda phroblem oedd angen cryn dipyn o fuddsoddiad cyfalaf i’w datrys, gellir nodi bod yr ymholiad wedi’i gau ar ôl rhannu’r neges, ond ni fyddai’r broblem ei hun wedi’i datrys.   Roedd yr Aelodau’n pryderu bod y swyddogion yn aml yn eu ffonio i ymateb i ymholiad, ond pur anaml y byddent yn darparu esboniad ysgrifenedig manwl ar ôl yr alwad ffôn.   Ar adegau gall yr ymateb ar lafar fod yn anghyflawn neu’n anghywir.   Roedd hyn yn creu anawsterau i'r cynghorwyr pan fyddent yn rhannu’r ymateb gyda thrydydd parti h.y. preswylydd neu gyngor tref / cymuned.  

Cynghorwyd yr Aelodau gan y Pennaeth Cwsmeriaid a Chefnogaeth Addysg pe baent yn teimlo nad yw ymateb a dderbyniwyd yn gyflawn neu'n gywir, dylent gysylltu â naill ai’r Pennaeth Gwasanaeth neu hi i holi ymhellach er mwyn sicrhau eu bod yn derbyn ymateb llawn yn yr arddull a ffefrir ganddynt e.e. galwad ffôn, llythyr neu e-bost.   

Cynghorodd y Pennaeth Cwsmeriaid a Chefnogaeth Addysg bod y Cyngor yng nghanol y broses o gaffael system Rheoli Cyswllt Cwsmer awtomatig newydd.   Byddai’r system newydd yn cael ei darparu i'r Adran Priffyrdd i ddechrau, ac yna’r Adran Addysg.   Fel Pennaeth Gwasanaeth roedd yn awyddus bod yr Aelodau’n cyfrannu at ddatblygu’r system i sicrhau bod yr wybodaeth y mae’n ei darparu yn diwallu eu hanghenion ac yn eu cynorthwyo gyda’u gwaith.

PENDERFYNWYD – yn amodol ar y sylwadau uchod, eu bod yn derbyn yr adroddiad ac y dylai’r swyddogion ymateb i’r aelodau unigol yn eu dull o gyfathrebu a ffefrir.

Ystyried adroddiad gan y Prif Reolwr:  Cefnogi Busnes sy'n ceisio barn yr Aelodau ar y cynnydd a wnaed wrth fynd i'r afael â'r heriau a nodwyd yn Adroddiad Perfformiad Blynyddol 2013-14 (copi yn amgaeëdig).

11.35 a.m. – 12.05 p.m.

Roedd copi o adroddiad gan y Prif Reolwr:   Cefnogaeth Fusnes, a oedd yn darparu diweddariad ar yr heriau a nodwyd yn Adroddiad Perfformiad Blynyddol Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Cymdeithasol ar gyfer 2013/14, wedi’i gylchredeg cyn y cyfarfod.   Cyflwynwyd yr adroddiad i’r Aelodau gan Gyfarwyddwr y Gwasanaethau Cymdeithasol ac yn nodi’r cynnydd a wnaed hyd yn hyn i fynd i’r afael â meysydd a amlygwyd yn Adroddiad Blynyddol 2013/14, oedd yn canolbwyntio ar wella perfformiad, neu ymdrin â phwysau newydd a nodwyd yn ystod y flwyddyn gyfredol.   Er bod perfformiad yn gwella yn y mwyafrif o’r meysydd a nodwyd yn yr adroddiad y llynedd, roedd lle i wella.   

Roedd y rhesymau dros berfformiad sy’n is na'r targed mewn meysydd megis nifer yr ymweliadau statudol i blant sy’n derbyn gofal a chanran y plant sy’n derbyn gofal oedd wedi newid ysgol un neu fwy o weithiau wedi’u dogfennu’n dda.   Nid oedd yr ystadegau sylfaenol yn darparu’r darlun cyflawn, a oedd yn llawer mwy cadarnhaol gan ei fod yn well am ddiwallu anghenion y plant na’r angen i’r Awdurdod ddiwallu targedau.   Roedd gofal cymdeithasol yn faes cymhleth iawn, gan fod yn rhaid parchu anghenion a hawliau dynol unigolion.   Er enghraifft, ni fyddai’n bosibl cyflawni cyfradd asesu 100% ar gyfer yr holl ofalwyr gan nad oedd pawb yn ystyried eu hunain fel ‘gofalwr’ er eu bod yn cyflawni rôl ‘gofalwr’ e.e. priod neu bartner, rhiant neu blentyn.   Mewn  achosion o’r fath roedd yn rhaid parchu dewis neu ffafriaeth unigol.   Roedd Adran y Gwasanaethau Cymdeithasol yn gweithio’n agos gyda’r Adran Addysg ac ysgolion i gefnogi plant a nodwyd fel rhai sydd â rôl ‘gofalwr’ yn y cartref.   Roedd hefyd yn bwysig deall bod y Cyngor yn cefnogi gofalwyr nid yn unig fel unigolion ond ymagwedd gymunedol gyfan o rôl y gofalwr.   

Pwysleisiwyd er bod LlC yn hynod awyddus i hyrwyddo’r defnydd o Daliadau Uniongyrchol a Chronfeydd Gwasanaeth Unigol roeddent yn cymryd llawer o amser, yn gymhleth a biwrocrataidd i’w gweinyddu.   Roedd rhai awdurdodau yn Lloegr wedi dewis peidio â darparu’r dewisiadau hyn, nid oedd unrhyw awgrym y byddai dewis peidio yn opsiwn yng Nghymru.   Roedd y swyddogion yn gweithio gyda theuluoedd ac unigolion i’w hyrwyddo, fodd bynnag roedd yn bwysig deall nad oedd taliadau uniongyrchol neu gronfeydd gwasanaeth unigol yn addas ar gyfer pob unigolyn.   

Roedd Dyfarniad y Goruchaf Lys ym mis Mawrth 2014 o ran colli rhyddid yn achosi pwysau enfawr ar Adran y Gwasanaethau Cymdeithasol a’i gyllideb, gyda staff yn derbyn hyfforddiant i ymdrin â chynnydd enfawr yn nifer y ceisiadau o golli rhyddid.   Er mwyn lliniaru unrhyw risg, a godwyd i risg lefel uchel ar gyfer yr Awdurdod ac o ganlyniad roedd wedi’i gynnwys ar y Gofrestr Risg Gorfforaethol, cynhaliwyd ymarfer i asesu nifer posibl y ceisiadau y gellir eu derbyn.   Roedd canfyddiadau’r ymarfer hwn wedi arwain at 10 ymarferydd ychwanegol yn derbyn hyfforddiant i gynnal yr asesiadau.   Roedd hyn yn amlwg yn rhoi pwysau ar gyllidebau ac adnoddau cyfyngol.    Disgwylir canllawiau LlC ynglŷn ag asesiadau colli rhyddid, yn y cyfamser roedd y Cyngor yn gweithio yn unol â’r gyfraith wrth gynnal asesiadau.   

Roedd Cymdeithas Cyfarwyddwyr Gwasanaethau Cymdeithasol Cymru a Rheoleiddwyr Arolygiaeth Gofal a Gwasanaethau Cymdeithasol Cymru (AGGCC) yn gweithio gyda LlC i lenwi’r bwlch hwn cyn gynted ag y bo modd.   Fodd bynnag, roedd y mater wedi’i gymhlethu ymhellach yn ddiweddar oherwydd y cyflwynwyd her gyfreithiol i benderfyniad y Goruchaf Lys yn Lloegr.   Felly annhebygol fyddai unrhyw gyhoeddiad ynglŷn â chanllawiau  cyn y gwneir penderfyniad ynglŷn â'r her gyfreithiol.  Mewn ymateb i bryderon yr aelodau ynglŷn â’r risgiau i’r Awdurdod o ganlyniad i’r dyfarniad, cynghorodd Bennaeth yr Adain  ...  view the full Cofnodion text for item 9.

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Archwilio (copi yn amgaeëdig) yn gofyn am adolygiad o raglen waith i’r dyfodol y pwyllgor a rhoi diweddariad i’r aelodau ar faterion perthnasol.

                                                                                     12.05 p.m. – 12.15 p.m.

Roedd copi o adroddiad gan y Cydlynydd Archwilio, a oedd yn gofyn i'r Pwyllgor adolygu a chytuno ar ei Raglen Gwaith i'r Dyfodol ac yn rhoi diweddariad ar faterion perthnasol, wedi ei ddosbarthu gyda'r papurau ar gyfer y cyfarfod. 

Roedd copi o ‘ffurflen o gynnig gan Aelod’ wedi’i gynnwys yn Atodiad 2.   Cadarnhawyd na fydd unrhyw eitemau'n cael eu cynnwys ar raglen gwaith i’r dyfodol heb lenwi ‘ffurflen gynnig ar gyfer archwilio' a derbyn cymeradwyaeth i'w gynnwys ar y rhaglen gan y Pwyllgor neu’r GCIGA.  Eglurodd y Cydlynydd Archwilio y byddai cymorth i lenwi’r ffurflenni ar gael os oes angen.          Roedd Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Cabinet wedi’i chynnwys yn Atodiad 3, ac roedd tabl yn rhoi crynodeb o'r penderfyniadau Pwyllgor diweddar a’r cynnydd gyda’u gweithrediad, wedi’i gynnwys yn Atodiad 4. 

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i’w Raglen Gwaith i'r Dyfodol drafft  ar gyfer cyfarfodydd y dyfodol, Atodiad 1, a chytunwyd ar y newidiadau a’r ychwanegiadau canlynol:-

16 Ebrill 2015:-

-                  Eglurodd y Cydlynydd Archwilio y disgwylir cadarnhad a fyddai angen aildrefnu dyddiad adroddiad ar y Gofrestr Risg Gorfforaethol yn y dyfodol.

-                  Cyfeiriodd y Cydlynydd Archwilio at bwysigrwydd y ddolen a anfonwyd at yr Aelodau mewn perthynas ag Adroddiad Perfformiad Gwasanaethau’r Awdurdodau Lleol gan Lywodraeth Cymru ar gyfer 2013/14.  Cytunodd yr Aelodau i gynnwys yr eitem hon yn rhaglen gwaith i'r dyfodol y Pwyllgor ar gyfer 16 Ebrill 2015.

24 Medi 2015:-

-                  Eglurodd y Cydlynydd Archwilio bod y GCIGA wedi cytuno â safbwyntiau Pwyllgor y dylid cynnwys y tair eitem addysg a gyfeiriwyd i’r GCIGA i’w hystyried ar Raglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor ar gyfer y cyfarfod ar 24 Medi 2015.   Cadarnhaodd y Cydlynydd Archwilio y gwahoddir GwE i’r cyfarfod hwnnw a'r cyfarfod ym mis Ionawr 2016.

Roedd Grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion Archwilio wedi cyfarfod ar 19 Chwefror 2015.   Eglurodd y Cydlynydd Archwilio mai un o’r eitemau a ystyriwyd yn y cyfarfod oedd Papur Gwyn Datganoli, Democratiaeth a Darparu – Diwygio Llywodraeth Leol: Pŵer i bobl leol, a gyhoeddwyd gan Lywodraeth Cymru yn ddiweddar.         Roedd Pennod 8 y Papur Gwyn 'Atgyfnerthu rôl adolygu’, yn gosod cynigion Llywodraeth Cymru ar gyfer archwilio.   Darparodd y Cydlynydd Archwilio grynodeb fer o’r trafodion.  

 Roedd y Grŵp hefyd wedi trafod amlder cyflwyno adroddiadau i’r Pwyllgor Archwilio Perfformiad yn y dyfodol ar y Cynllun Corfforaethol, a phenderfynwyd y byddent yn parhau i gyflwyno adroddiadau dwywaith y flwyddyn i’r Pwyllgor, gydag adroddiadau yn y chwarteri eraill fel adroddiadau gwybodaeth.   

Byddai'r Adroddiad Blynyddol ar weithgareddau’r Pwyllgorau Archwilio yn ystod y flwyddyn yn cael ei gyflwyno i gyfarfod blynyddol y Cyngor ym mis Mai.   Cytunwyd y dylid cynnal ymarfer gwerthuso o Archwilio ac roedd holiadur drafft wedi’i lunio i’w gylchredeg i aelodau’r pwyllgorau archwilio, ac i grŵp ehangach gan gynnwys yr holl gynghorwyr ac aelodau'r Uwch Dîm Arweinyddiaeth.

PENDERFYNWYD - yn amodol ar y newidiadau a chytundebau uchod, cymeradwyo'r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol fel y nodir yn Atodiad 1 i'r adroddiad.

Derbyn unrhyw ddiweddariadau gan gynrychiolwyr y Pwyllgor ar amrywiol Fyrddau a Grwpiau’r Cyngor.

                                                                                   12.15 p.m. – 12.25 p.m.

Darparodd y Cynghorydd R. J. Davies fanylion y prif faterion canlynol a ystyriwyd yn Her Gwasanaeth yr Adran Adnoddau Dynol: -

·                 Ar hyn o bryd roedd AD yn dangos tanwariant amcanol o £14.5 mil o fis Ionawr 2015, ac wedi arwain i gyflawni nifer o arbedion corfforaethol.

·                 Roedd y Gwasanaeth yn cymharu'n dda yn erbyn y grŵp teulu o awdurdodau lleol o Gymru a Lloegr.

·                 Roedd meincnodi 2013/14 wedi nodi bod gan Sir Ddinbych gategorïau costau gweithredu gweddol uchel.

·                 Roedd yr adain Archwilio Mewnol wedi cwblhau cryn dipyn o waith sicrwydd mewn perthynas â chwblhau Cynllun Gwella AD, Strategaeth Pobl.

·                 Roedd Adroddiad Archwilio Mewnol diweddar wedi awgrymu gwelliannau mewn nifer o feysydd.

·                 Roedd proffil oedran gweithwyr Sir Ddinbych yn nodi fod gan yr Awdurdod gyfartaledd is o weithwyr dan 40 oed.   Roedd ganddo gyfran debyg o weithwyr o gefndiroedd ethnig lleiafrifol a phobl ag anableddau.

·                 Roedd nifer y camau disgyblu yn debyg i Awdurdodau Lleol eraill.

Hysbysodd y Cynghorydd G.Ll. Williams y Pwyllgor y byddai’r Gwasanaeth Cyfathrebu, Marchnata a Hamdden yn symud i Galedfryn, Dinbych.   Eglurodd hefyd y byddai KPMG yn ymweld â’r Gwasanaeth Cyfathrebu, Marchnata a Hamdden i gadarnhau a gweld sut yr oedd model y gwasanaeth yn gweithredu heb leihau'r gwasanaethau yn yr hinsawdd economaidd bresennol.

Roedd y Cynghorydd D. Owens wedi mynychu cyfarfod y Grŵp Monitro Safonau Ysgolion ar 24 Chwefror 2015.   Cydnabu y Cynghorydd Owens bod problemau mewn rhai ysgolion, ond roedd yn teimlo bod Sir Ddinbych yn ymdrin â'r rhain, ond mynegodd bryder ynglŷn â dull swyddogion GwE o ran y modd yr oeddent yn gweld perfformiad yr ysgolion oedd yn wahanol i'r dull a ddefnyddir gan swyddogion yr Awdurdod.    Mewn ymateb i gais gan y Cynghorydd Owens, cadarnhaodd y Cydlynydd Archwilio y byddai cynrychiolwyr o GwE yn mynychu cyfarfodydd ym mis Medi neu Hydref 2015 ac Ionawr 2016.

PENDERFYNWYD - y dylid derbyn a nodi cynnwys yr adroddiadau.

Daeth y Cyfarfod i ben am 12.50pm.