Agenda and draft minutes

Yr aelodau i ddatgan unrhyw fuddiannau personol neu ragfarnus mewn unrhyw fusnes sydd i’w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Ni ddatganodd unrhyw Aelodau unrhyw fuddiannau personol neu ragfarnus mewn unrhyw fusnes i’w ystyried yn y cyfarfod.

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys dan Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chodwyd unrhyw eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys dan Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Craffu Perfformiad a gynhaliwyd ar 18fed Hydref, 2012 (copi’n amgaeëdig).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Craffu Perfformiad a gynhaliwyd ar ddydd Iau 18fed Hydref 2012.

Materion yn codi:-

Fformiwla Ariannu Ysgolion Sir Ddinbych – mynegodd y Cynghorydd H Hilditch-Roberts bryder nad oedd y cofnodion wedi nodi iddo gyflwyno’r pedwar cwestiwn cyntaf dan ymatebion i gwestiynau a materion a godwyd gan Aelodau. 

Esboniodd y Cynghorydd A. Roberts bod Bwrdd y Llywodraethwyr yn Ysgol Y Castell, Rhuddlan wedi mynegi pryder, ar ôl y gwaith caled a’r gwelliannau i gydbwyso cyllideb yr ysgol, y byddai’r newidiadau arfaethedig i’r Fformiwla Ariannu Ysgolion yn newid y meini prawf i anfantais ariannol yr ysgol, ac nad oedd Bwrdd y Llywodraethwyr yn fodlon gyda lefel yr ymgynghoriad.

PENDERFYNWYD – yn amodol ar yr uchod, derbyn a chymeradwyo’r Cofnodion fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad gan y Rheolwr Gwelliannau Corfforaethol (copi ynghlwm) yn manylu fersiwn diweddaraf Cofrestr Risg Corfforaethol Sir Ddinbych.

                                                                                                        9.35 a.m.

Roedd copi o adroddiad gan y Rheolwr Gwelliannau Corfforaethol wedi ei ddosbarthu gyda’r papurau ar gyfer y cyfarfod, a oedd yn cyflwyno fersiwn diweddaraf y Gofrestr Risgiau Corfforaethol ar gyfer Sir Ddinbych, a galluogi i’r Pwyllgor Craffu gyflawni ei rôl o ran sicrhau bod risgiau a adnabuwyd yn cael eu trin yn briodol trwy weithredu mesurau effeithiol i liniaru risg.

Cyflwynodd y Rheolwr Gwelliannau Corfforaethol yr adroddiad ac amlinellodd y prif newidiadau a wnaed i’r Gofrestr Risgiau Corfforaethol ers y cyflwyniad diwethaf i’r Pwyllgor a oedd yn cynnwys:-

·        Dileu DCC003: “Y risg bod newid demograffig yn arwain at ofynion ar wasanaethau’r Cyngor nad oedd adnoddau ar eu cyfer.”

·        Newid DCC005 o “Y risg bod amser ac ymdrech a fuddsoddir mewn cydweithredu yn anghymesur â’r manteision sy’ deillio” i “Y risg bod yr amser a'r ymdrech a fuddsoddir mewn prosiectau cydweithredu mawr presennol yn anghymesur â’r manteision sy’n deillio”.

·        Dileu DCC008: “Y risg bod newid gwleidyddol yn effeithio gallu’r arweinyddiaeth wleidyddol (Arweinydd/Cabinet) i gyflawni agenda anodd”.

·        Diwygio DCC014: “Y risg o ddigwyddiad Iechyd a Diogelwch yn arwain at anaf difrifol neu golli bywyd”.

·        Creu risg newydd DCC015: “Y risg na fedr y Cyngor ddylanwadu ar yr agenda gydweithredu a bod cydweithredu pellach yn cael ei orfodi yn hytrach na chael ei dderbyn yn wirfoddol”.

·        Creu risg newydd DCC016: “Y risg bod effaith diwygiadau lles yn fwy arwyddocaol na’r hyn a ragwelir gan y Cyngor”.

Rhoddodd y Rheolwr Gwelliannau Corfforaethol grynodeb o’r strwythur, y newidiadau a’r broses o adolygu’r Gofrestr Risgiau Corfforaethol, Atodiad 1 a oedd wedi eu cynnwys yn yr adroddiad. Roedd holl gofrestri risg gwasanaeth yn cael eu hadolygu gan y gwasanaethau cyn pob rownd o gyfarfodydd Herio Perfformiad Gwasanaethau. Cynhelid gweithdy risg gyda’r Tîm Gweithredu Corfforaethol sy’n adolygu’n ffurfiol pob rownd o Heriau Perfformiad Gwasanaeth. Byddai unrhyw risg newydd neu risg sy’n cynyddu yn cael ei dwyn i sylw’r Tîm, pan gaiff ei hadnabod, a byddai’r Tîm wedyn yn ystyried a ddylid cynnwys y risg a nodwyd ar y Gofrestr Risgiau Corfforaethol.

Byddai’r Gofrestr Risgiau Corfforaethol yn cael ei chyflwyno i’r Pwyllgor Craffu ar ôl pob adolygiad ffurfiol. Cytunodd yr Aelodau bod eitem yn cael ei chynnwys ar y Flaenraglen Waith ar gyfer Chwefror 2013, yn dilyn rownd bresennol Heriau Perfformiad Gwasanaeth. Cynhwyswyd camau a nodwyd i ddelio â risgiau corfforaethol mewn Cynlluniau Gwasanaeth, lle’n briodol, a fyddai’n galluogi i’r Pwyllgor fonitro cynnydd. Byddai unrhyw broblemau perfformiad mewn perthynas â chyflawni’r gweithgareddau yn cael eu hamlygu yn y broses Herio Perfformiad Gwasanaeth. Roedd swyddogaeth Archwilio Mewnol y Cyngor yn rhoi sicrhad annibynnol ar effeithiolrwydd y trefniadau rheoli mewnol a’r mecanweithiau a fodolai i liniaru risgiau ar draws y Cyngor, ac a oedd yn cynnig her annibynnol i sicrhau bod egwyddorion a gofynion rheoli risg yn cael eu mabwysiadu’n gyson trwy’r Cyngor.

Byddai adolygiad blynyddol ac adroddiad ar ddatblygiad y polisi rheoli risg, a gynhyrchir ar gyfer y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol, yn adnabod meysydd gwan a fyddai angen eu cryfhau i wella’r broses o reoli risg.

Mewn ymateb i gwestiynau gan y Cynghorydd M Ll Davies, cadarnhaodd y Rheolwr Gwelliannau  Corfforaethol y gellid gweld y gofrestr trwy Fewnrwyd Sir Ddinbych a rhoddodd fanylion ar fformat a phroses categoreiddio risgiau a adnabuwyd dan y Gofrestr Risgiau.

Ymatebodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol: Uchelgais Economaidd a Chymuned i bryderon a fynegwyd gan y Cynghorydd A. Roberts ar annibyniaeth y Cyngor yn methu â dylanwadu ar yr agenda gydweithredu (DCC015).  Esboniodd bod y mater hwn wedi aros yn risg B2 oherwydd camau a oedd yn cael eu cymryd ar hyn o bryd  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Ystyried adroddiad gan Reolwr y Tîm Gwelliannau Corfforaethol (copi ynghlwm) sy’n cyflwyno’r Llythyr Asesu Gwelliannau ar gyfer Cyngor Sir Ddinbych, a gyflwynwyd gan Swyddfa Archwilio Cymru (SAC).

                                                                                                         10.05 a.m.

Roedd copi o adroddiad gan y Rheolwr Gwelliannau Corfforaethol wedi ei ddosbarthu gyda’r papurau ar gyfer y cyfarfod.

Cyflwynodd y Rheolwr Gwelliannau Corfforaethol yr adroddiad, a oedd yn cyflwyno’r Llythyr Asesu Gwelliannau ar gyfer Cyngor Sir Ddinbych, Atodiad 1, a gyflwynwyd gan Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) ar 17eg Medi, 2012.  Roedd y llythyr yn un o’r adroddiadau rheoleiddio allanol allweddol a dderbynnid gan y Cyngor bob blwyddyn, a byddai’n caniatáu i’r Pwyllgor Craffu Perfformiad ymgymryd â’r swyddogaeth rheoli perfformiad.

Yr Asesiad Gwella oedd y prif fecanwaith ar gyfer SAC i adrodd ar ei asesiad o berfformiad y Cyngor a’r rhagolygon ar gyfer gwella. Er nad oedd argymhellion ffurfiol yn y llythyr, rhoddwyd cyfle i’r Aelodau drafod y mater er mwyn penderfynu os oedd unrhyw agweddau penodol o berfformiad a grybwyllwyd yn y llythyr angen craffu pellach. Cytunodd yr Aelodau y dylid cynnwys y Llythyr Asesu Gwelliannau nesaf, i’w anfon gan  SAC cyn diwedd Tachwedd 2012, ar Flaenraglen Waith y Pwyllgor i’w ystyried ar 10fed Ionawr 2013.

Rhoddodd Mr Gwilym Bury, y cynrychiolydd o Swyddfa Archwilio Cymru, grynodeb o’r manylion yn y llythyr ac amlygu’r cynigion ar gyfer gwella a wnaed yn yr Adroddiad Gwella Blynyddol 2012.  Cyfeiriodd yn benodol at y gwaith i’w wneud ar y Datganiad Llywodraethu Blynyddol, a pherthnasedd yr Adolygiad Strategol mewn perthynas â chynllun cyflawni y Rhyl yn Symud Ymlaen. 

Esboniodd mai elfen allweddol o’r wybodaeth a ystyriwyd gan SAC oedd perfformiad y Cyngor mewn perthynas â chyflawni’r blaenoriaethau yn ei Gynllun Corfforaethol. Roedd angen i SAC asesu’n ffurfiol Adroddiad Perfformiad Blynyddol y Cyngor a’i Gynllun Corfforaethol. Nid oedd y naill ddogfen na’r llall wedi bod ar gael i’w hasesu cyn cyhoeddi’r Llythyr Asesu Gwelliannau, gan fod fersiynau drafft y ddwy ddogfen wedi eu trafod a’u cymeradwyo gan y Cyngor ar 9fed Hydref, 2012.  Byddai SAC felly’n cynnwys arfarniad o’r ddwy ddogfen yn ei Lythyr Diweddaru Asesiad Gwelliannau a oedd i’w gyhoeddi cyn diwedd mis Tachwedd, 2012. 

Esboniodd Mr Bury bod SAC wedi ymgymryd â nifer o gyfweliadau gyda swyddogion perthnasol ac aelodau etholedig cyn drafftio’r Llythyr Asesu Gwelliannau. Roedd yr adroddiad drafft wedi ei rannu gyda’r Cyngor, a gofynnwyd am adborth cyn cyhoeddi.

Gwnaeth y Cadeirydd sylwadau ar yr asesiad cadarnhaol yn y llythyr ac ar ôl trafodaeth bellach, fe:-

BENDERFYNWYD – bod y Pwyllgor Craffu Perfformiad:-

(a)   Yn derbyn a chydnabod cynnwys y Llythyr Asesu Gwelliannau, a

(b)   Yn cytuno bod Llythyr Asesu Gwelliannau nesaf SAC yn cael ei gynnwys ar Flaenraglen Waith y Pwyllgor ar gyfer 10fed Ionawr 2013.

Ystyried adroddiad gan y Swyddog Cwynion Corfforaethol (copi ynghlwm) yn cyflwyno dadansoddiad o’r adborth a dderbyniwyd trwy bolisi adborth ‘Eich Llais’ Sir Ddinbych ar gyfer Chwarter 2 2012/13.

                                                                                                         10.45 a.m.

Roedd copi o adroddiad gan y Swddog Cwynion Corfforaethol wedi ei ddosbarthu gyda’r papurau ar gyfer y cyfarfod.

Cyflwynodd y Rheolwr Cysylltiadau Cwsmeriaid yr adroddiad, a oedd yn cyflwyno dadansoddiad o’r adborth a dderbyniwyd trwy bolisi adborth y Cyngor ‘Eich Llais’ ar gyfer Chwarter 2 2012/13. Rhoddodd y Swyddog Cwynion Corfforaethol grynodeb o’r adroddiad a oedd yn nodi meysydd allweddol fel y manylir isod:-

Uchafbwyntiau – Roedd amser ymateb y Cyngor i gwynion o fewn amserlenni ‘Eich Llais’ yn Chwarter 2 i lawr o 91% i 87% yn y chwarter blaenorol ac yn parhau i fod yn is na’r targed corfforaethol o 95%.

Amserau ymateb i gwynion – Er bod perfformiad cyffredinol y Cyngor wedi gostwng, roedd nifer o bwyntiau i’w nodi. 

·        Roedd nifer o gwynion wedi eu dyrannu’n anghywir i wasanaethau a’i hailddyrannu dan bennawd ‘Arall’. Roedd hyn wedi effeithio’r ffigurau perfformiad cyffredinol gan fod y cwynion hyn wedi eu trin y tu allan i’r amserau targed.

·        Roedd Gwasanaethau Tai wedi ‘sefydlogi’ eu perfformiad ar ôl ad-drefnu.

·        Roedd Gwasanaethau’r Amgylchedd wedi parhau i berfformio’n dda er gwaethaf cael y nifer fwyaf o gwynion. Nid oedd eu perfformiad wedi dioddef yn arwyddocaol er gwaethaf cynnydd 69% mewn cwynion a dderbyniwyd yn ystod y chwarter. 

·        Roedd nifer cwynion Priffyrdd wedi cynyddu 38% yn y chwarter. Fodd bynnag, dim ond gan ychydig yr oedd perfformiad wedi gostwng.

·        Dywedwyd bod cwynion Cyfnod 1 yn ymwneud â methiant i ymateb o fewn yr amserlenni cydnabyddedig, gydag 87% o gwynion Cyfnod 1 wedi cael ymateb o fewn yr amserlen briodol.

Gwella perfformiad – Y nod corfforaethol oedd ymateb i o leiaf 95% o’r cwynion o fewn yr amserlen a benwyd. Y prif faes pryder oedd ymateb i gwynion Cyfnod 1 y tu allan i’r amserlen 10 diwrnod gwaith. Cynhaliwyd cyfarfod gyda swyddogion cwynion a pherfformiad y gwasanaethau ym mis Tachwedd i ategu ymhellach yr agwedd hon o berfformiad, ac un amcan fyddai canfod pam nad oedd cwynion yn cael ymateb o fewn yr amserlen briodol. Byddai canfyddiadau’r cyfarfod hwnnw yn cynorthwyo gyda llunio cynllun gweithredu i wella’r agwedd hon o drin cwynion, gyda’r canlyniadau’n cael eu bwydo yn ôl i’r Pwyllgor pan gyflwynir yr adroddiad nesaf ym mis Chwefror. Cyflwynwyd adroddiad misol ym mis Medi ar gyfer cyfarfodydd yr Uwch Dîm Arwain, yn amlygu perfformiad mewn perthynas ag ymateb i gwynion.

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd A. Roberts, cadarnhaodd y Swyddog Cwynion Corfforaethol y dylid cyfeirio pob cwyn a dderbynnir trwy’r system Rheoli Cysylltiadau Cwsmeriaid.

Ymatebodd y Rheolwr Cysylltiadau Cwsmeriaid i gwestiwn gan y Cynghorydd M.Ll. Davies a rhoi amlinelliad o sut roedd yr amserlen mewn perthynas ag amser ymateb i gwynion wedi ei phennu. Cadarnhaodd bod ystyriaeth yn cael ei rhoi ar hyn o bryd i fabwysiadu polisi dau gyfnod yn unol â chyngor yr Ombwdsmon Llywodraeth Leol. Mewn ymateb i bryderon a fynegwyd gan y Cynghorydd D Owens, esboniwyd, yn dibynnu ar natur y gŵyn, y gellid ymateb mewn llai o amser. Mewn achosion lle na ellid glynu at yr amserlen benodol byddai’r cwsmeriaid yn cael eu hysbysu o hynny.  

Ar ôl trafodaeth bellach:-

PENDERFYNWYD  - bod y Pwyllgor Craffu Perfformiad yn derbyn yr adroddiad ac yn cydnabod perfformiad gwasanaethau.

Ystyried adroddiad gan y Swyddog Arwain: Llyfrgelloedd, Archifau a Chelfyddydau (copi ynghlwm) sy’n manylu perfformiad y Gwasanaeth Llyfrgell mewn perthynas â Fframwaith Asesu Blynyddol CyMAL ar gyfer Awdurdodau Llyfrgell Cyhoeddus yng Nghymru.

                                                                                                         11.15 a.m.

Roedd copi o adroddiad gan y Swyddog Arwain: Llyfrgelloedd, Archifau a Chelfyddydau, yn manylu perfformiad y Gwasanaeth Llyfrgell mewn perthynas â Fframwaith Asesu Blynyddol CyMAL ar gyfer Awdurdodau Llyfrgelloedd Cyhoeddus Cymru, wedi ei ddosbarthu gyda’r papurau ar gyfer y cyfarfod.

Cyflwynodd y Pennaeth Cyfathrebu, Marchnata a Hamdden yr adroddiad, a oedd yn crynhoi perfformiad 2011/12 y Gwasanaeth Llyfrgell o gymharu â 9 Safon Llyfrgelloedd Cyhoeddus Cymru, 7 Dangosydd Perfformiad Llyfrgelloedd Cyhoeddus Cymru ac yn manylu Fframwaith Asesiad Blynyddol CyMAL ar gyfer Llyfrgelloedd Cyhoeddus Cymru. Byddai’r Fframwaith yn weithredol am gyfnod o dair blynedd o Ebrill 2011 i Fawrth 2014, ac yn canolbwyntio ar gynnal gwasanaeth llyfrgell craidd.

Cadarnhaodd asesiad CyMAL o Adroddiad Blynyddol Sir Ddinbych bod yr Awdurdod yn 2011/12 wedi cyflawni 5 o’r 9 Safon Llyfrgelloedd Cyhoeddus Cymru, wedi cyflawni 3 Safon yn rhannol ac wedi methu â chyflawni un Safon. Ystyriai CyMAL bod perfformiad Sir Ddinbych ychydig yn is na’r cyfartaledd o gymharu ag awdurdodau eraill yng Nghymru. 

Roedd crynodeb o’r safonau a gyflawnwyd, a gyflawnwyd yn rhannol a nas cyflawnwyd gan Sir Ddinbych wedi eu cynnwys yn yr adroddiad. Gan mai'r cyfartaledd yng Nghymru o ran cyflawni’r Safonau oedd 6, roedd yn awgrymu bod perfformiad Sir Ddinbych yn is na’r cyfartaledd. Fodd bynnag, roedd Dangosyddion Perfformiad yn cynnig safbwynt gwahanol:-

·        Gwasanaeth Llyfrgell gyda niferoedd ymweld a defnyddio 2il uchaf yng Nghymru.

·        Awdurdod 3ydd uchaf yng Nghymru am fenthyg llyfrau a deunyddiau eraill.

·        17eg o ran canran cyllideb refeniw’r Gwasanaeth Llyfrgell a werir ar stoc.

·        12fed ar gyfer canran defnydd cyfrifiaduron sydd ar gael i’r cyhoedd.

Roedd ffigurau defnydd a benthyg uchel Sir Ddinbych ar gyfer 2011-12 wedi adlewyrchu llwyddiant ei Her Ddarllen yn yr Haf, y mwyaf llwyddiannus erioed yn y Sir. Roedd Sir Ddinbych yn 4ydd ar gyfer gwariant net fesul 1,000 o’r boblogaeth ar Wasanaethau Llyfrgell. Fodd bynnag, roedd yn 20fed gyda chost o £2.29 fesul ymweliad a defnydd, o gymharu â chyfartaledd Cymru o £2.84, a’r uchaf yng Nghymru, sef £4.24.

Roedd data Dangosyddion Perfformiad ar gyfer holl awdurdodau Cymru wedi eu cynnwys yn Atodiad A a chadarnhaodd swyddogion y buasent yn cysylltu â Gwasanaethau Llyfrgell eraill a oedd yn perfformio’n dda, megis Sir Fynwy, i rannu arferion da a dysgu o’u profiad hwy. Adroddwyd ar berfformiad mewn perthynas â’r Fframwaith Asesu ar gyfer 2011-14 yn flynyddol i CyMAL. Roedd yr arfarniad diweddaraf yn awgrymu bod Sir Ddinbych wedi tanberfformio o ran cyflawni 5 o’r 9 Safon. Fodd bynag, roedd Dangosyddion Perfformiad yn dangos bod Sir Ddinbych yn un o’r rhai a oedd yn perfformio orau o ran ymweliadau â’r llyfrgell, defnydd a benthyciadau. Nid oedd unrhwy risgiau’n gysylltiedig â’r asesiad presennol ac roedd y gwasanaeth yn hyderus y gallai gyflawni ei flaenoriaethau ei hun o ran diwallu anghenion trigolion lleol a chymunedau Sir Ddinbych.

Esboniodd y Cadeirydd iddo gyfarfod â’r Aelod Arweiniol, y Cynghorydd H.Ll. Jones, a’r Prif Swyddog: Llyfrgelloedd, Archifau a Chelfyddydau, Arwyn Jones, i drafod yr hyn a oedd yn fwyaf perthnasol i gyflwyno’r Gwasanaeth Llyfrgell yn Sir Ddinbych. Pwysleisiodd y Pennaeth Cyfathrebu, Marchnata a Hamdden bwysigrwydd y Strategaeth Llyfrgell, a fyddai’n datblygu ystod newydd o fetrigau gan ddarparu mwy o wasanaethau cymunedol yn y llyfrgelloedd. Byddai hyn hefyd yn codi proffil y Gwasanaeth Llyfrgell ac yn ffurfio rhan o’r ymateb i CyMAL.

Esboniodd y Pennaeth Cyfathrebu, Marchnata a Hamdden bod gwasanaethau Llyfrgell Llanelwy wedi eu colli oherwydd difrod llifogydd a fyddai’n effeithio ystadegau i’r dyfodol. Mewn ymateb i bryderon a fynegwyd gan y Cynghorydd M Ll Davies ar yr angen i ddarparu cyfleusterau dros dro, esboniwyd y byddai’r Llyfrgelloedd yn Rhuddlan a Dinbych yn rhoi cefnogaeth, gyda’r posibilrwydd o anfon  ...  view the full Cofnodion text for item 8.

Ystyried adroddiad gan Bennaeth y Gwasanaethau Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd (copi ynghlwm) yn manylu’r adolygiad o bolisïau a gweithdrefnau trwyddedu tacsis a cherbydau hur preifat a a hysbysu ynglŷn â mecanwaith adrodd i’r Pwyllgor Trwyddedu.

                                                                                                           11.45 a.m.

Roedd copi o adroddiad gan y Pennaeth Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd wedi ei ddosbarthu gyda’r papurau ar gyfer y cyfarfod a oedd yn manylu’r adolygiad cynhwysfawr o bolisïau a threfniadau trwyddedu tacsis a cherbydau hur preifat a hysbysodd y pwyllgor o’r fecanwaith adrodd i’r Pwyllgor Trwyddedu.

Cyflwynwyd a chrynhowyd yr adroddiad gan y Pennaeth Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd a’r Uwch Swyddog Trwyddedu. Hysbysodd y Pennaeth yr Aelodau bod polisïau a gweithdrefnau i sicrhau rheolaeth briodol dros dacsis a cherbydau hur preifat yn cael eu diwygio i ddarparu system drwyddedu gadarnach ar gyfer tacsis a cherbydau hur preifat. Roedd dyletswyddau’r Tîm Gweinyddu Trwyddedau, a oedd yn gweithio ar y cyd â nifer o asiantaethau a thimau, a manylion y system drwyddedu wedi eu crynhoi yn yr adroddiad. Mae'r Pwyllgor Trwyddedu yn ystyried a cynnig polisïau ac yn cymryd penderfyniad fel corff lled-farnwrol, gyda nifer o benderfyniadau yn cael eu dirprwyo i swyddogion neu Bennaeth Gwasanaeth.

Dywedwyd bod trwyddedu tacsis yn faes arbennig o gymhleth gyda chydgysylltu a chyfathrebu rhwng meysydd gwasanaeth y Cyngor ac asiantaethau partner yn hanfodol i weithrediad diogel y system ac i amddiffyn a diogelu’r cyhoedd. Byddai’r Awdurdod yn parhau i gymryd camau cadarn yn erbyn gweithredwyr a gyrwyr nad oedd yn cydymffurfio ac yn methu â bodloni’r safonau gofynnol. Er mwyn sicrhau bod y broses mor gadarn ag y bo modd, roedd adolygiad llawn o’r broses o drwyddedu tacsis wedi cychwyn yn ystod 2012. Cynhwyswyd manylion yr agwedd rheoli prosiect a chynnig y prosiect yn Atodiad 1 i’r adroddiad.

Roedd Swyddogion Gweinyddu Trwyddedu, Swyddogion Gorfodi, Gwasanaethau Cymdeithasol, Gwasanaethau Fflyd, Cludiant Ysgol a Heddlu Gogledd Cymru, fel grŵp, wedi adnabod meysydd lle gellid cael gwell cyfathrebu ac wedi cyflawni’r canlyniad dymunol o esbonio rolau a chyfrifoldebau o fewn y broses o drwyddedu tacsis. Hwyluswyd hyn gan Archwilio Mewnol a chynhyrchwyd prosesau newydd a’u dosbarthu i’r Grŵp i’w cytuno. Byddai’r broses ddiwygiedig yn cael ei chyflwyno i’r Pennaeth Gwasanaeth a’r Pwyllgor Trwyddedu, ac roedd wedi ei chynnwys fel Atodiad 2a. Roedd gwaith pellach i’w wneud i adolygu’r cynllun dirprwyo a meysydd yn y Cyfansoddiad.

Byddai adroddiad diweddaru yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor Trwyddedu yn 2013, ac roedd y rhaglen waith ar gyfer y Pwyllgor Trwyddedu wedi ei chynnwys fel Atodiad 3. Cytunodd yr Aelodau bod adolygiad o effeithiolrwydd y polisïau a’r gweithdrefnau diwygiedig yn cael ei wneud yn diweddarach yn 2013, a bod adroddiad diweddaru yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor Craffu ym mis Medi 2013.

Ymatebodd yr Uwch Swyddog Trwyddedu i gwestiynau gan y Cynghorydd D Owens a rhoddodd fanylion yn ymwneud â rhoi ac adnewyddu trwyddedau gyrwyr tacsis  a phwysigrwydd ymgymryd ag archwiliadau CRB. Esboniodd bod trwyddedau yn cael eu hadnewyddu bob blwyddyn a bod archwiliad CRB yn diwydd bob 3 blynedd. Pwysleisiodd yr Uwch Swyddog Trwyddedu bwysigrwydd gweithio gydag asiantaethau eraill a chyfeiriodd yn benodol at gyflwyno prosesau newydd a fyddai’n gofyn i ymgeiswyr ddatgan unrhyw gollfarnau cyfredol neu rai wedi’i disbyddu. Byddai’r prosesau hyn yn lleihau unrhyw risgiau ac yn cynorthwyo gyda gwella system a oedd eisoes yn gadarn.

Rhoddwyd yr ymatebion canlynol gan y swyddogion i gwestiynau a gyflwynwyd a materion a godwyd gan yr Aelodau:-

- rhoddwyd manylion ar wahaniaethu rhwng cerbyd hacni a cherbydau hur preifat gan yr Uwch Swyddog Trwyddedu.

- bod llai o reolaeth ddeddfwriaethol dros berchnogion cwmnïau tacsi na gyrwyr tacsi.

- cadarnhawyd bod yr Awdurdod Trwyddedu yn derbyn hysbysiad ar unwaith os yw tacsi wedi methu ei brawf MOT i sicrhau nad ydynt yn cael eu defnyddio fel tacsis.

- mewn ymateb i faterion a godwyd gan y Cynghorydd G Lloyd-Williams, rhoddodd  ...  view the full Cofnodion text for item 9.

Ystyried adroddiad gan y Cyd-gysylltydd Craffu (copi ynghlwm) yn gofyn am adolygiad o flaenraglen waith y Pwyllgor ac yn diweddaru’r Aelodau ar faterion perthnasol.

                                                                                                          12.15 p.m.

Roedd copi o adroddiad gan y Cydgysylltydd Craffu, a oedd yn gofyn i’r Pwyllgor adolygu a chytuno ei Flaenraglen Waith, wedi ei ddosbarthu gyda’r papurau ar gyfer y cyfarfod. Roedd copi o Flaenraglen Waith y Cabinet wedi ei gynnwys fel Atodiad 2 i’r adroddiad.

Ystyriodd y Pwyllgor ei raglen waith ddrafft ar gyfer cyfarfodydd yn y dyfodol, fel y manylwyd yn Atodiad 1, a chytunwyd y newidiadau a’r ychwanegiadau canlynol:-

10fed Ionawr, 2013:- Llythyr Asesu Gwelliannau Swyddfa Archwilio Cymru

21ain Chwefror 2013:- Cofrestr Risgiau Corfforaethol. Cytunodd yr Aelodau bod cyfarfod y Pwyllgor Craffu Perfformiad yn cychwyn am 10.00a.m., gyda sesiwn briffio ar y Gofrestr Risgiau Corfforaethol yn cychwyn am 9.30 a.m.

Esboniodd y Rheolwr Gwelliannau Corfforaethol bod trefniadau ar y gweill i ad-drefnu’r cyfarfodydd Herio Gwasanaeth a oedd wedi eu canslo oherwydd y tywydd gwael.

Cyfeiriodd y Cadeirydd at yr adroddiad gwybodaeth a ddosbarthwyd mewn perthynas â Fformiwla Ariannu Ysgolion. Cytunodd yr Aelodau bod y Swyddog Gwasanaethau Democrataidd yn cysylltu â’r Rheolwr Cynllunio ac Adnoddau i gyflwyno tabl yn dangos yr elfennau diwygiedig yn y fformiwla ariannu a’r effaith ar ysgolion unigol yn y Sir.

Cytunodd yr Aelodau bod materion a godwyd gan y Cynghorwyr A Roberts ac M Ll Davies yn eu tro ar y problemau yn cyflwyno’r cynllun biniau ar olwynion x2, a defnyddio dyfeisiau arbed ar gerbydau, fel y dangoswyd yn sesiynau hyfforddi Rheoli’r Fflyd, yn cael eu cyflwyno’r Grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion er mwyn ystyried cynnwys y materion ar Flaenraglen Waith y Pwyllgorau Craffu priodol. Esboniodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol: Uchelgais Economaidd a Chymunedol bod y darparwyr gwasanaeth wedi cydnabod y gellid bod wedi cael cyflwyniad mwy llwyddiannus i’r cynllun biniau ar olwynion x2 yn ne’r Sir. Cadarnhaodd eu bod ar hyn o bryd yn dadansoddi ac yn craffu ar y broses a fabwysiadwyd, gyda golwg ar wella trefniadau i’r dyfodol, a byddant yn barod i fynychu cyfarfod y Pwyllgor Craffu priodol i rannu manylion y gwaith a wnaed.

Mewn ymateb i gais gan y Cynghorydd D. Owens i gael cynnwys gwybodaeth yn ymwneud â Choleg Glannau Dyfrdwy, yn yr adroddiad yn ymwneud â Chanlyniadau a Llwyddiannau mewn Arholiadau Allanol i Fyfyrwyr Sir Ddinbych yng Ngoleg Llandrillo, cytunodd y Swyddog Gwasanaethau Democrataidd gysylltu gyda Chydgysylltydd y Rhwydwaith 14-19 ar y posibilrwydd o gael yr wybodaeth.

PENDERFYNWYD:-

(a)     yn amodol ar y newidiadau a’r cytundebau uchod, cymeradwyo’r Flaenraglen Waith fel y nodwyd yn Atodiad 1 i’r adroddiad.

(b)     Bod y Swyddog Gwasanaethau Democrataidd yn cysylltu â’r Rheolwr Cynllunio ac Adnoddau i ddarparu tabl yn dangos yr elfennau diwygiedig yn y fformiwla ariannu a’r effaith ar ysgolion unigol yn y Sir.

(c)     Bod problemau a gafwyd mewn perthynas â chyflwyno’r cynllun biniau ar olwynion x2 a defnyddio dyfeisiau arbed ar gerbydau yn cael eu cyflwyno i’r Grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion i’w hystyried ar gyfer eu cynnwys ar Flaenraglenni Gwaith y Pwyllgorau Craffu priodol, a

(d)     Bod y Swyddog Gwasanaethau Democrataidd yn cysylltu â Chyd-gysylltydd y Rhwydwaith 14-19 ynglŷn â’r posibilrwydd o gael gwybodaeth ar Ganlyniadau a Llwyddiannau Myfyrwyr Sir Ddinbych mewn Arholiadau Allanol yng Ngholeg Glannau Dyfrdwy.

Derbyn unrhyw ddiweddariad gan gynrychiolwyr y Pwyllgor ar amrywiol Fyrddau a Grwpiau’r Cyngor.

Esboniodd y Cynghorydd D Owens iddo fynychu nifer o gyfarfodydd Herio Gwasanaeth a chadarnhaodd eu bod y gadarnhaol iawn.

PENDERFYNWYD – cydnabod y sefyllfa.

Daeth y cyfarfod i ben am 12.50 p.m.