Agenda and draft minutes

Yr Aelodau i ddatgan unrhyw fuddiannau personol neu fuddiannau sy’n rhagfarnu unrhyw fusnes i’w ystyried yn y cyfarfod hwn.

NI ddatganwyd unrhyw fuddiannau personol na buddiannau sy’n rhagfarnu.

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys dan Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Yn unol â gofynion Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972, datganodd y Cadeirydd ei fod yn bwriadu cynnwys er trafodaeth y mater canlynol sydd angen sylw brys dan Ran II:-

Cynrychiolaeth Pwyllgor Craffu Perfformiad ar Heriau Perfformiad Gwasanaeth – Esboniodd y Cadeirydd na fyddai ef a’r Cynghorydd A. Roberts yn medru mynychu’r cyfarfod Her Gwasanaeth Addysg a Chymorth Addysg i’w gynnal ar 24ain Hydref 2012 yn Neuadd y Sir, Rhuthun. Cytunodd y Cynghorydd M.Ll. Davies fynychu’r cyfarfod a chynrychioli’r Pwyllgor Craffu Perfformiad yn absenoldeb y Cynghorydd C.L. Hughes.

(i)                 Derbyn cofnodion y Pwyllgor Craffu Perfformiad a gynhaliwyd ar 6ed Medi, 2012 (copi’n amgaeëdig).

(ii)               Derbyn cofnodion cyfarfod arbennig y Pwyllgor Craffu Perfformiad a gynhaliwyd ar 20fed Medi, 2012 (copi’n amgaeëdig).

(i)  Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Craffu Perfformiad a gynhaliwyd ar ddydd Iau, 6ed Medi 2012.

Materion yn codi:-

Gweddnewid Addysg Ôl-16 – wrth ateb cwestiwn gan Dr D. Marjoram ar dderbyn ymateb yn ymwneud ag ymchwil i os yw pobl ifanc gydag anabledd neu Syndrom Asperger yn cael eu hanfanteisio yn y system, cytunodd y Swyddog Gwasanaethau Democrataidd ymchwilio'r mater a rhoi ymateb i Dr Marjoram.

PENDERFYNWYD – derbyn y Cofnodion a’u cymeradwyo fel cofnod cywir.

(ii)  Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod arbennig y Pwyllgor Craffu Perfformiad a gynhaliwyd ar ddydd Iau 20fed Medi, 2012.

Materion yn codi:-

4.  Cynllun Corfforaethol – Cytunodd y Swyddog Gwasanaethau Democrataidd sicrhau bod y Cynghorydd D. Owens yn derbyn copi o Gynllun Busnes Menter Cefndy.

PENDERFYNWYD  - derbyn y Cofnodion a’u cymeradwyo fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad gan y Cyfarwyddwr Corfforaethol: Cymunedau (copi’n amgaeëdig) yn amlinellu canfyddiadau’r Cyfnod Sylfaen a chanlyniadau darpariaethol arholiadau ac asesiadau athrawon.

                                                                                                          9.35 a.m.

Roedd copi o adroddiad gan y Cyfarwyddwr Corfforaethol: Cymunedau, a oedd yn aminellu canfyddiadau canlyniadau’r Cyfnod Sylfaen ac arholiadau darpariaethol ac asesiadau athrawon wedi eu dosbarthu gyda’r papurau ar gyfer y cyfarfod.

Manylodd yr adroddiad y perfformiad mewn ysgolion ym mhob cyfnod allweddol ac amlinellodd ganlyniadau arholiadau allanol darpariaethol yng Nghyfnod Allweddol 4 ac ôl-16. Byddai dadansoddiad o’r canlyniadau yn cael ei ddarparu pan fyddai wedi ei ddilysu a phan fyddai gwybodaeth a feincnodwyd ar gael ym mis Rhagfyr.

Bu i’r Swyddog Perfformiad Effeithiolrwydd Ysgolion: Cynradd, grynhoi’r meysydd canlynol yn yr adroddiad:-

Cyfnod Sylfaen – Roedd proses gadarnach ar gyfer Canlyniadau Cyfnod Sylfaen wedi ei mabwysiadu ym mhob ysgol i sicrhau bod trefniadau yn ddibynadwy ac yn gadarn. Roedd dulliau blaenorol o asesu cynnydd plant rhwng Canlyniadau Cyfnod Sylfaen ac Asesiadau CA1 wedi bod yn ddangosol ac nid yn ddiamod. Roedd Sir Ddinbych bellach yn 11eg yng Nghymru, o gymharu â 18fed yn y flwyddyn flaenorol, a oedd yn cymharu’n ffafriol gyda'r sefyllfa prydau bwyd ysgol. Cynhwyswyd canlyniadau manwl yn Atodiad 1.

Canlyniadau Asesiad Athrawon Cyfnod Allweddol 2 – Ar ddiwedd CA2, disgwyliwyd y byddai disgyblion blwyddyn 6 yn derbyn Lefel 4 Asesiad Athrawon. Er bod sefyllfa Sir Ddinbych yn 12fed wedi cymharu’n ffafriol gyda’r sefyllfa prydau bwyd ysgol, roedd wedi bod yn siomedig gan mai uchelgais yr Awdurdod oedd bod yn y deg Awdurdod a berfformiai orau yng Nghymru ar gyfer yr holl ddangosyddion allweddol. Cynhwyswyd canlyniadau manwl yn Atodiad 2.   

Bu i’r Swyddog Perfformiad Effeithiolrwydd Ysgolion: Uwchradd, grynhoi meysydd canlynol yr adroddiad:-

Canlyniadau Asesiad Athrawon Cyfnod Allweddol 3 – roedd perfformiad yn CA3 wedi gwella gyda’r holl bynciau craidd wedi gweld gwelliannau arwyddocaol. Roedd y raddfa wella yn is na llawer o Awdurdodau Lleol eraill. Fodd bynnag roedd Sir Ddinbych wedi symud o’r 13eg i’r 17eg yng Nghymru. Cynhwyswyd canlyniadau manwl yn Atodiad 3.

Arholiadau Allanol Cyfnod Allweddol 4 – Cynhwyswyd canlyniadau manwl yn Atodiad 3.

Roedd holl ysgolion uwchradd wedi gwella yn nhrothwy Lefel 1 a Lefel 2. Fodd bynnag, roedd dwy ysgol wedi gostwng mewn perfformiad. Roedd y duedd genedlaethol mewn Saesneg a Mathemateg wedi dirywio gyda chanlyniadau Ôl-16 wedi aros yr un fath. Roedd canlyniadau cyfnod allweddol 4 yn rhai darpariaethol a byddai Llywodraeth Cymru yn darparu data manwl gwerth ychwanegol i Awdyrdodau Lleol ac ysgolion. Cynhwyswyd manylion canran disgyblion yn cyflawni Lefel 2 gan gynnwys Cymraeg, Saesneg a Mathemateg a chynhwyswyd canlyniadau trothwy Lefel 3 yn Atodiad 3.

Canlyniadau trothwy Lefel 3 (Lefel A a chymwysterau galwedigaethol cyfatebol) – roedd canran ymgeiswyr yn cyflawni Trothwy Lefel 3 wedi gwella o 97% yn 2011 i 98% yn 2012. Cynhwyswyd canlyniadau manwl yn Atodiad 3.

Cadarnhawyd bod moderneiddio’r gwasanaeth addysg i gyflawni lefel perfformiad uchel yn un o flaenoriaethau Corfforaethol y Cyngor, ac roedd codi cyrhaeddiad ym mhob cyfnod allweddol, yn enwedig Cyfnod Allweddol 4, yn nod allweddol. 

Byddai cymorth i ysgolion mewn Llythrennedd a Rhifedd yn cael ei ddarparu’n rhanbarthol o fis Ebrill 2013. Byddai her a chymorth i Benaethiaid a rheolwyr mewn ysgolion yn cael eu darparu’n rhanbarthol o Ebrill 2013 gan Arweinwyr System. Byddai Swyddogion Addysg yn monitro ac asesu ansawdd y cymorth rhanbarthol pan fyddai’r systemau a’r strwythurau newydd yn bodoli erbyn Ebrill 2013. Byddai swyddogion yn gweithio yn y rhanbarth yn cryfhau’r broses gymedroli ar gyfer Asesiadau Athrawon CA3 a byddai hyn yn gwella ansawdd cymedroli allanol a sicrhau dilyniant a chydraddoldeb Asesiadau Athrawon ledled Gogledd Cymru. Hysbyswyd yr aelodau bod ansicrwydd yn parhau ynglŷn â Grant Llwybrau Dysgu 14-19 a chyllid ‘Potensial’ CGE ar ôl 2014.

Ymatebodd y Swyddog Perfformiad Effeithiolrwydd Ysgolion: Cynradd i gwestiynau gan Ms G.  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Ystyried adroddiad gan y Rheolwr Cynllunio ac Adnoddau (copi’n amgaeëdig) yn manylu’r cynigion ymgynghorol ar gyfer Fformiwla Ariannu newydd Ysgolion Sir Ddinbych mewn ysgolion prif ffrwd ac ysgolion arbennig.

(Mae Atodiad 2 i’r eitem hon yn gyfrinachol).

                                                                                                          10.10 a.m.

Roedd copi o adroddiad gan y Rheolwr Cynllunio ac Adnoddau, a oedd yn manylu’r cynigion ymgynghorol ar gyfer Fformiwla Ariannu Ysgolion newydd Sir Ddinbych mewn ysgolion prif ffrwd ac ysgolion arbennig, wedi ei ddosbarthu gyda’r papurau ar gyfer y cyfarfod.

Cyflwynodd y Rheolwr Cynllunio ac Adnoddau yr adroddiad a oedd yn manylu cynigion ar gyfer y fframwaith ariannu newydd ac yn amlinellu meysydd posibl risg gweithredol ac ariannol. Roedd Atodiad 1, y ddogfen ymgynghorol, wedi ei ddosbarthu i Ysgolion ar 1af Haydref 2012 yn amlinellu cynigion manwl y fframwaith ariannu newydd yn Sir Ddinbych. Roedd y newid mwyaf arwyddocaol yn ymwneud â chategoreiddio dyraniadau ariannol, gyda’r fformiwla newydd arfaethedig yn seiliedig ar yrwyr cost gwirioneddol mewn ysgolion a oedd wedi eu rhannu rhwng saith elfen gweithgaredd strategol. Amlygwyd arwyddocad cyllid a arweinir gan y disgybl, dan y pennawd cwricwlwm. Roedd cynigion drafft yn destun newid dan ganlyniadau’r ymgynghoriad cyn eu gweithredu ym mis Ebrill, 2013.

Roedd dogfen ymgynghorol, Atodiad 2, yn rhoi dadansoddiad risg rhagarweiniol o bob ysgol yn dangos y symudiad yn y cyllidebau a lefel balansau presennol. Cynhelir cyfarfodydd ymgynghorol gyda phob ysgol i drafod y goblygiadau yn eu cyllidebau dirprwyedig eu hunain, ac roedd y dadansoddiad yn aros yn wrthrychol nes ceid trafodaethau manwl llawn. Esboniwyd bod angen cyflwyno unrhyw faterion a godwyd trwy’r broses ymgynghorol ffurfiol. Roedd dalen ffeithiau rheoli, Atodiad 3, yn rhoi cymhariaeth rhwng yr hen fformiwla a’r fformiwla newydd, ac yn rhoi cymorth i’r Aelodau wrth ddelio â rhai o’r materion allweddol os byddant yn codi.

Mynegwyd pryder gan yr Aelodau Cyfetholedig nad oeddynt wedi derbyn copïau o Atodiad 2. Esboniodd y Rheolwr Cynllunio ac Adnoddau bod Atodiad 2 yn ddogfen weithredol a oedd yn seiliedig ar amcanestyniadau a oedd yn destun newid. Cytunwyd y byddai fersiwn wedi ei diweddaru o Atodiad 2 yn cael ei ddosbarthu i’r Aelodau Cyfetholedig.

Byddai canlyniadau’r adolygiad yn newid dosbarthiad cyllid ysgolion, i ganiatáu i ysgolion feddwl yn wahanol ynglŷn â sut roeddynt yn rheoli eu cyllid dirprwyedig, a byddai hyn yn cefnogi blaenoriaeth Moderneiddio Addysg. Ni fyddai costau ychwanegol gan y byddai’r Fformiwla Ariannu yn rhoi dull o ddosbarthu cwantwm cyfan yr ysgolion i bob ysgol unigol. Byddai hyn yn aros yr un fath beth bynnag fyddai canlyniad yr adolygiad, ond gallai arwain at ail-alinio cyllid yn wahanol rhwng ysgolion. Cafwyd ymgynghoriad gyda Phenaethiaid, Llywodraethwyr, Undebau Llafur, Swyddogion Addysg ac Aelodau Etholedig.

Pwysleisiwyd yr angen i sicrhau bod cyllid yn cael ei ddosbarthu’n deg a chyfartal i bob ysgol. Byddai’n bwysig ystyried y materion ehangach mewn perthynas ag ysgolion yn colli cyllid, gan y byddai balansau a chynlluniau gwariant yn chwarae rôl hanfodol wrth asesu a fyddai colli cyllid yn cael effaith sylfaenol ar gyflwyniad addysg.

Ymatebodd y swyddogion fel a ganlyn i gwestiynau a materion a godwyd gan yr Aelodau:-

- Mynegwyd pryderon ynglŷn â nifer yr ysgolion a oedd wedi eu nodi mewn coch yn y fformiwla ariannu. Prif bwrpas yr adolygiad yn y fformiwla ariannu oedd ail-alinio cyllid mewn perthynas â gofynion angen. Cadarnhawyd nad oedd coch o reidrwydd yn dangos maes risg uchel ac mewn rhai achosion roedd yn cynnwys ysgolion a oedd yn derbyn cymorth gan swyddogion ar hyn o bryd.

- mewn perthynas â’r gwahaniaeth rhwng dyraniadau cyllid ysgolion Cynradd ac Uwchradd, roedd cyllid sector wedi ei ystyried yn genedlaethol ac ymddengys ei fod yn gytbwys ac yn unol â’r dull cenedlaethol. Cadarnhaodd y Rheolwr Cynllunio ac Adnoddau y byddai’n cysylltu â’r Swyddogion Addysg perthnasol i gael persbectif addysg ar y materion a’r pryderon a godwyd.

- Wrth ymateb i bryder ynglŷn â nifer categorïau  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Ystyried adroddiad gan Bennaeth y Gwasanaethau Cynllunio, Adfywio a Rheoleiddio (copi’n amgaeëdig) yn amlinellu’r adnoddau cyfreithiol ac adnoddau eraill sydd ar gael i’r Tîm Gorfodi Cynllunio a’i berfformiad o ran cyflwyno gwasanaeth

                                                                                                       11.00 a.m.

Roedd copi o adroddiad gan Bennaeth y Gwasanaethau Cynllunio, Adfywio a Rheoleiddio, a oedd yn amlinellu’r adnoddau cyfreithiol ac eraill a oedd ar gael i’r Tîm Gorfodi Cynllunio a’i berfformiad o ran cyflwyno gwasanaeth, wedi ei ddosbarthu gyda’r papurau ar gyfer y cyfarfod.

Roedd yr adroddiad yn manylu sut ymgymerwyd â swyddogaeth statudol  Cydymffurfiaeth Cynllunio. Roedd yn amlinellu gwaith y tîm Cydymffurfiaeth Cynllunio wrth ddelio gyda thoriadau rheolaeth gynllunio posibl, rôl y Cyngor o fewn y Grŵp Gorfodi Adfywio ehangach, blaenoriaethau presennol lefel uwch y tîm ac esboniodd sut gellid trin peth o’r gwaith lefel isel. Cyfeiriwyd at bwysigrwydd ac effeithiolrwydd gwaith cydweithredol rhwng yr amrywiol feysydd gwasanaeth a Chyfarwyddiaethau.

Rhoddodd y Rheolwr Rheoli Datblygu grynodeb o faterion a meysydd allweddol yr adroddiad, a oedd yn cynnwys:-

·        Amlinelliad o’r system Cynllunio Gwlad a Thref yng Nghymru sy’n rheoleiddio defnydd a datblygiad holl dir ac adeiladau.

·        Ystod y pwerau gorfodi dan Ran VII Deddf Cynllunio Gwlad a Thref, Awdurdodau Cynllunio Lleol.

·        Taflen canllaw cyflym Llywodraeth Cymru, a gynhwyswyd fel Atodiad 1, a oedd yn esbonio trefniadau Gorfodi Cynllunio.

·        Crynodeb o Swyddogaeth Cydymffurfio Cynllunio Sir Ddinbych ar hyn o bryd.

·        Copi o ddogfen Polisi a Gweithdrefn ddrafft Cydmffurfiaeth Cynllunio Sir Ddinbych, Atodiad 2, a oedd yn nodi sut mae’r tîm yn delio â chwynion.

·        Matrics sgorio i amlygu safleoedd sy’n achosi problem yn ôl blaenoriaeth.

·        Dogfen Cynnig Prosiect yn ymwneud ag ad-drefnu presennol y swyddogaeth Cydymffurfiaeth, a gynhwyswyd fel Atodiad 3.

·        Rhestr o faterion Cydymffurfiaeth Cynllunio wedi eu categoreiddio fel rhai lefel isel ac uchel, a gynhwyswyd fel Atodiad 4.

·        Amlinelliad o’r mesur perfformiad a dderbyniwyd ar gyfer delio â chwynion cynllunio.

·        Creu dangosyddion mwy penodol, ynglŷn â monitro cytundeb cyfreithiol adran 106, delio gyda safleoedd ac adeiladau sy’n achosi problem, gan gynnwys safleoedd sy’n ddolur llygaid, a delio gydag achosion cydymffurfiaeth cynllunio a amlygir gan Gynghorau Tref a Chymuned.

Cadarnhawyd bod risgiau yn gysylltiedig â methu â darparu swyddogaeth Cydymffurfiaeth Cynllunio a oedd yn gydgysylltiedig a chadarn. Awgrymwyd y byddai agwedd mwy pendant tuag at holl swyddogaethau rheoeliddio yn helpu gwella perfformiad yn y maes hwn.

Wrth ateb cwestiwn gan y Cynghorydd M.LI. Davies, cadarnhawyd bod gwybodaeth ar natur cwynion, enw a chyfeiriad eiddo, ar gael ar hyn o bryd ar ddatabas a gaiff ei fonitro gan yr Adran. Esboniwyd bod materion yn ymwneud â pherchnogaeth eiddo a oedd yn destun cwynion yn cael eu hymchwilio. Cyfeiriodd Pennaeth y Gwasanaethau Cynllunio, Adfywio a Rheoleiddio at rôl swyddogion Gorfodi Cynllunio a’r agwedd holistig tuag at ddelio â safleoedd sy’n achosi problem. Cyfeiriodd at y broses o ad-drefnu’r gwasanaeth a’r angen i ddarparu ffocws mewn perthynas â swyddogaeth graidd gorfodi cynllunio, i gynnwys dull aml-swyddogaeth bychan.

Ymatebodd y Rheolwr Rheoli Datblygu i gwestiwn gan y Cynghorydd G. Sandilands mewn perthynas â monitro Cytundebau Adran 106, swyddogaeth graidd gorfodi cynllunio. Rhoddodd grynodeb o’r broses a fabwysiadwyd gan Sir Ddinbych a chyfeiriodd at dudalen 97, Blaenoriaethau Baich Gwaith Cydymffurfio Cynllunio, Gwaith Lefel Uchel, a oedd yn nodi rhestr o flaenoriaethau baich gwaith Cydymffurfiaeth Cynllunio.

Ymatebodd y swyddog fel a ganlyn i gwestiynau a materion a godwyd gan yr Aelodau:-

-          Y broses o enwi a rhifo strydoedd yn cael ei chyflwyno gan yr adran briffyrdd.

-          Cadarnhawyd bod swyddogion ar y safle a oedd yn dod yn ymwybodol o broblemau nad ydynt yn gysylltiedig â’u gwasanaeth penodol hwy, oherwydd diwylliant y gwasanaeth, yn adrodd ar y mater i’r gwasanaeth perthnasol.

-          Wrth ymateb i bryderon a godwyd gan y Cynghorydd A Roberts ar faterion yn ymwneud â materion cynllunio yn Rhuddlan, amlinellodd y Rheolwr Rheoli Adeiladu y cefndir a’r sefyllfa bresennol mewn  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

Ystyried adroddiad gan y Swyddog Cwynion Corfforaethol (copi’n amgaeëdig) yn rhoi dadansoddiad o’r adborth a dderbyniwyd trwy bolisi adborth Sir Ddinbych ‘Eich Llais’ ar gyfer Chwarter 1, 2012/13, ac yn amlygu gwaith sydd ar y gweill i wella perfformiad.

                                                                                                        11.35 a.m.

Roedd copi o adroddiad gan y Swyddog Cwynion Corfforaethol, yn rhoi dadansoddiad o’r adborth a dderbynnir trwy bolisi adborth Sir Ddinbych ‘Eich Llais’ ar gyfer Chwarter 2012/13, ac yn amlygu meysydd gwaith a oedd yn cael eu hymgymryd ar hyn o bryd i wella perfformiad, wedi ei ddosbarthu gyda’r papurau ar gyfer y cyfarfod.

Cyflwynodd yr adroddiad wybodaeth ar faterion perfformiad a nodwyd gan ‘Eich Llais’, a’r argymhellion i ddelio â’r meysydd a nodwyd. Cyfeiriodd y Swyddog Cwynion Corfforaethol ar Atodiad A, gwybodaeth ‘Eich Llais’ a oedd yn manylu amserau adrodd ‘Eich Llais’, mesurau perfformiad ac amserlenni ymateb i gwynion. Roedd Atodiad B, data Chwarter 1 2012/2013 ‘Eich Llais’ yn manylu amserau ymateb cyffredinol i gwynion, amserlen ymateb yn ôl cam, canmoliaeth a dderbyniwyd a chategorïau cwynion, ac amlygodd y materion allweddol canlynol:

Uchafbwyntiau:-

·        Cynnwys ystadegau yn ymwneud ag amserau ymateb cyffredinol y Cyngor i gwynion yn ôl amserlenni ‘Eich Llais’. 

Amserau ymateb i gwynion:-

·        Rhoddwyd mwy o bwyslais ar fonitro amserau ymateb y gwasanaeth i gwynion.

·        Atgoffwyd gwasanaethau sut i ddefnyddio'r system gorfforaethol ar gyfer cofnodi a diweddaru cwynion.

·        Gwelliant gweladwy ym mherfformiad cyffredinol y Cyngor wrth ymateb i gwynion o fewn amserlenni ‘Eich Llais’.

·        Roedd y Gwasanaethau Tai a’r Gwasanaethau Cymdeithasol wedi dangos gwelliant o gymharu â chwarterau blaenorol.

·        Rhagweld y bydd tuedd ar i fyny yn parhau ar gyfer pob gwasanaeth.

·        Er gwaethaf cynnydd 18% yn nifer cyffredinol y cwynion a dderbyniwyd yn Chwarter 1, roedd y nifer wedi aros yn gymharol isel.

·        Dim ond hanner y meysydd gwasanaeth a oedd wedi medru ymateb i 100% o’r cwynion o fewn yr amserlen berthnasol.

Gwella perfformiad:-

·        Yr angen i wella sut caiff cwynion eu trin ac ymateb i o leiaf 95% o’r cwynion o fewn yr amserlen a nodwyd. Dwy safon generig i’w mabwysiadu ar draws yr Awdurdod.

·        Dwy safon generig i’w mabwysiadu ar draws yr Awdurdod.

·        Yr angen i ddangos bod y Cyngor yn gwrando ar ei gwsmeriaid ac yn newid pethau er gwell yn seiliedig ar yr hyn a ddywedir wrthynt.

·        Trin cwynion o fewn yr amserlen.

·        Gwelliannau mewn gwasanaeth o ganlyniad i adborth cwsmeriaid.

Adroddiadau Wythnosol Gwasanaethau:-

·        Adroddiad wythnosol i’w ddosbarthu i swyddogion sy’n gyfrifol am gydgysylltu ymatebion i gwynion yn y gwasanaethau. Swyddogion i gael gwybodaeth i’w cynorthwyo gyda thrin cwynion yn fwy effeithiol, a rhwystro diffyg cadw at amserlenni.

Cyflwyniad yng Nghynhadledd Rheolwyr Canol:-

·        Cyflwyniad i’w roddi i holl ‘Reolwyr Canol; i godi proffil ‘Eich Llais’ a chanolbwyntio sylw ar wella profiadau cwsmeriaid.

Canolbwyntio ar y cwsmer:-

·        Cyflwyno elfen adborth ‘cyn cwyno’ yn ‘Eich Llais’ i annog dialog ac ymgysylltiad gyda chwsmeriaid y Cyngor i ddangos bod y Cyngor yn gwrando ar ac yn ymateb i adborth. 

Adnabod perfformiad da:-

·        Yr angen i annog ac adnabod cyd-destun ehangach ‘Eich Lais’ sy’n cyfeirio at ganmoliaeth dan faner ‘Adborth’. Gellid defnyddio dadansoddiad o’r ganmoliaeth a dderbyniwyd i adnabod arferion gorau ac yna defnyddio’r rhain mewn meysydd eraill neu wasanaethau eraill y Cyngor.

Rhoddodd y Swyddog Cwynion Corfforaethol grynodeb byr o ganlyniad y Gynhadledd i Reolwyr Canol a gynhaliwyd ar 17eg Hydref 2012. Esboniodd bod y ffocws nawr wedi symud i sut mae’r cwsmer yn rhyngweithio a chysylltu â’r Cyngor, a chadarnhaodd bod polisi’r Cyngor mewn perthynas â’r mater hwn wedi ei adolygu.

Mewn ymateb i bryderon a godwyd gan y Cynghorydd M Ll Davies, ac a ategwyd gan y Cynghorydd M L Holland, cytunwyd bod ymatebion ysgrifenedig yn cael eu darparu i gofnodi cwynion a dderbyniwyd. Cyfeiriodd y Pennaeth Cwsmeriaid a Chymorth Addysg at yr angen am newid diwylliannol yn yr Awdurdod, a’r angen i ail-ddylunio gwasanaethau, trwy ystyried tuedd cwynion a dderbyniwyd, er mwyn  ...  view the full Cofnodion text for item 8.

Ystyried adroddiad gan Reolwr y Tîm Gwella Corfforaethol (copi’n amgaeëdig) yn rhoi gwybodaeth ar feysydd perfformiad allweddol y Cyngor, ac a fyddai’n galluogi i’r Pwyllgor Craffu gyflawni ei swyddogaeth rheoli perfformiad.

                                                                                                         12.10 p.m.

Roedd copi o adroddiad gan Reolwr y Tîm Gwelliannau Corfforaethol, yn rhoi gwybodaeth ar feysydd allweddol perfformiad ar gyfer y Cyngor, ac a fyddai’n caniatáu i’r Pwyllgor Craffu ymgymryd â’i swyddogaeth rheoli perfformiad, wedi ei ddosbarthu gyda’r papurau ar gyfer y cyfarfod.

Cyflwynodd Rheolwr y Tîm Gwelliannau Corfforaethol yr Adroddiad Perfformiad Blynyddol a oedd wedi ei drafod gan y Cyngor ar 9fed Hydref, 2012.  Roedd y Cynllun Corfforaethol 2009-12 yn pennu cyfeiriad strategol yr Awdurdod ac roedd cyhoeddiad Dogfen flynyddol Cyflawni’r Cynllun Corfforaethol ar gyfer 2011-12 yn amlinellu sut roedd yn bwriadu cyfrannu tuag at gyflawni’r Cynllun Corfforaethol yn ystod y flwyddyn ariannol honno. Roedd pob gwasanaeth y Cyngor yn cyhoeddi cynllun gwasanaeth ar gyfer 2011-12 i ddisgrifio sut roedd yn brwiadu cyfrannu tuag at gyflawni canlyniadau a gytunwyd ar gyfer cymunedau Sir Ddinbych. Roedd yr Adroddiad Perfformiad Blynyddol yn rhoi arfarniad ôl-weithredol o lwyddiant y Cyngor yn cyflawni cynlluniau yn ystod 2011-12, ac yn dangos os oedd y Cyngor wedi cyflawni’n llwyddiannus ei ymrwymiad i wneud trefniadau i sicrhau gwelliannau parhaus.

Hysbyswyd y Pwyllgor bod y rownd nesaf o Heriau Perfformiad Gwasanaeth wedi cychwyn ac y byddai cyfle ar gael i Aelodau ystyried materion yn y fforwm hwnnw cyn ystyried eu cynnwys ar Flaenraglen Waith y Pwyllgor.

Roedd yr Adolygiad Perfformiad Blynyddol, a ddatblygwyd gan y Tîm Gwelliannau Corfforaethol mewn ymgynghoriad â gwasanaethau eraill y Cyngor, yn arfarnu perfformiad y Cyngor mewn perthynas â’r dangosyddion allweddol a’r mesurau perfformiad, ac yn nodi sut yr oedd y blaenoriaethau corfforaethol wedi cael effaith yn lleol ar chwe ardal Sir Ddinbych. Cymerwyd yr wybodaeth ar berfformiad o system rheoli perfformiad Ffynnon ac roedd y ddogfen ddrafft wedi ei thrafod gan y Tîm Gweithredol Corfforaethol a’i hanfon at yr Uwch Dîm Arwain er mwyn iddo wneud sylwadau. Roedd Swyddfa Archwilio Cymru  wedi rhoi adborth ar a oedd yr adroddiad yn debygol o alluogi i’r Cyngor fodloni gofynion statudol Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 209. Cynhwyswyd manylion yr ymgynghori a fu yn yr adroddiad. Fodd bynnag, cadarnhawyd nad oedd Asesiad o’r Effaith ar Gydraddoldeb wedi ei wneud mewn perthynas â’r adroddiad hwn.

Cyfeiriodd y Cadeirydd at arwyddocad Cynlluniau Trefi. Esboniodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol: Uchelgais Economaidd a Chymunedol bod dull o fonitro cynnydd Cynlluniau Trefi yn cael ei ddatblygu ar hyn o bryd, gan gyfeirio’n benodol at y blaenoriaethau a nodwyd yn y Cynlluniau. Cadarnhaodd bod cynnwys y Cynlluniau Trefi, a oedd yn ddogfennau gweithredol, yn cael ei adolygu gan y Cynghorau Tref a Chymuned, Grwpiau Aelodau Ardal ac Aelodau Lleol ac y byddai adroddiadau cynnydd yn cael eu cyflwyno i’r Pwyllgor Craffu.

PENDERFYNWYD – bod y Pwyllgor Craffu Perfformiad yn derbyn yr adroddiad ac yn cydnabod sylwadau’r Aelodau a’r swyddogion.

Ystyried adroddiad gan y Cydgysylltydd Craffu (copi’n amgaeëdig) yn gofyn am adolygu Blaenraglen Waith y Pwyllgor ac yn diweddaru’r Aelodau ar faterion perthnasol.

                                                                                                   12.45 p.m.

Roedd copi o adroddiad gan y Swyddog Gwasanaethau Democrataidd, yn gofyn i’r Pwyllgor adolygu a chytuno ei Flaenraglen Waith ac yn rhoi diweddariad ar faterion perthnasol, wedi ei ddosbarthu gyda’r papurau ar gyfer y cyfarfod. Roedd copi o Flaenraglen Waith y Cabibet wedi ei gynnwys fel Atodiad 2 i’r adroddiad.

Asesiad Gwelliannau Corfforaethol Swyddfa Archwilio Cymru – ar ôl cais gan y Rheolwr Gwelliannau Corfforaethol i ystyried Llythyr Asesu Gwelliannau diweddaraf Swyddfa Archwilio Cymru ar 17eg Medi 2012, cytunodd yr Aelodau bod yr eitem hon yn cael ei chynnwys ar Flaenraglen Waith y Pwyllgor i’w ystyried yn y cyfarfod ar 29ain Tachwed, 2012.

Cynrychiolaeth Pwyllgor Craffu Perfformiad ar Heriau Perfformiad Gwasanaeth – cytunodd yr Aelodau bod y Cynghorydd D. Owens yn disodli’r Cynghorydd W L Cowie, nad oedd bellach yn Aelod o’r Pwyllgor Craffu Perfformiad, yng nghyfarfod Her Perfformiad Gwasanaeth ar gyfer Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd, i’w gynnal ar 17eg Hydref, 2012.

Ystyriodd y Pwyllgor ei raglen waith ddrafft ar gyfer cyfarfodydd yn y dyfodol, fel y manylwyd yn Atodiad 1, a chytunwyd y newidiadau a’r ychwanegiadau canlynol:-

29ain Tachwedd 2012:-

-  Adolygiad Fformiwla Ariannu Ysgolion Sir Ddinbych (Adroddiad Gwybodaeth).

-  Asesiad Gwelliannau Corfforaethol Swyddfa Archwilio Cymru.

21ain Chwefror 2013:-

-  Adroddiad Arfarniad Perfformiad Blynyddol y Cyngor, AGGCC

Cyfeiriodd y Rheolwr Gwelliannau Corfforaethol at yr adroddiadau yn ymwneud â’r Cynllun Corfforaethol 2012/2013 – Chwarter 2 a oedd wedi ei drefnu ar gyfer Ionawr 2013, a Chwarter 3 a oedd wedi ei drefnu ar gyfer Ebrill 2013. Cytunodd yr Aelodau bod adroddiad gwaelodlin yn cael ei gyflwyno ym mis Chwefror 2013.

PENDERFYNWYD – yn amodol ar y newidiadau a’r cytundebau uchod, cymeradwyo’r Flaenraglen Waith fel y nodwyd yn Atodiad 1.

Daeth y cyfarfod i ben am 12.55p.m.