Agenda, decisions and draft minutes
Lleoliad: via WebEx
Rhif | Eitem |
---|---|
YMDDIHEURIADAU Penderfyniad: Derbyniwyd
ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorydd Martyn Holland ac Arweinydd y
Cyngor y Cynghorydd Hugh H Evans oedd wedi cael ei alw i gyfarfod arall. |
|
Ar ddechrau’r
cyfarfod talwyd teyrnged i’r diweddar Gynghorydd Huw Jones, a oedd wedi bod yn
Gadeirydd y Pwyllgor ers 2017. Roedd Sir Ddinbych wedi colli gweithiwr caled a
oedd yn ystyriol a bydd pawb yn colli ei synnwyr digrifwch. Roedd bob amser yn gydwybodol ac yn ffrind
da. Diolchwyd i’r Cynghorydd Hugh Irving
am weithredu fel Cadeirydd yn ystod salwch y Cynghorydd Jones. Croesawodd y
Cadeirydd y Cynghorwyr Paul Penlington a Peter Prendergast i'w cyfarfod cyntaf
Craffu Perfformiad fel Aelodau'r Pwyllgor. |
|
Yr Aelodau i
ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw
fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn. Penderfyniad: Ni chafodd unrhyw
gysylltiad ei ddatgan. Cofnodion: Ni chafodd unrhyw
gysylltiad ei ddatgan. |
|
MATERION BRYS FEL Y'U CYTUNWYD GAN Y CADEIRYDD Hysbysiad o
eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion
brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972. Penderfyniad: Ni chafodd unrhyw
eitemau brys eu codi gyda’r Cadeirydd cyn y cyfarfod. Cofnodion: Ni chodwyd unrhyw
faterion brys gyda'r Cadeirydd cyn y cyfarfod. |
|
COFNODION Y CYFARFOD DIWETHAF PDF 319 KB Derbyn cofnodion
y Pwyllgor Craffu Perfformiad a gynhaliwyd ar 30 Ionawr 2020 (copi ynghlwm). Penderfyniad: Roedd yna
gonsensws i gytuno ar yr argymhelliad.
Ni chafwyd pleidlais ffurfiol.
Dywedodd pob aelod eu bod o blaid yr argymhelliad, ni ddywedodd unrhyw
un eu bod yn ei erbyn ac ni ddywedodd unrhyw un eu bod eisiau atal eu
pleidlais. Penderfynwyd: - yn amodol ar y cywiriadau uchod, y dylid derbyn a chymeradwyo cofnodion
cyfarfod y Pwyllgor Craffu Perfformiad a gynhaliwyd ar 30 Ionawr 2020 fel
cofnod cywir. Cofnodion: Cyflwynwyd
cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Craffu Perfformiad a gynhaliwyd ar 30 Ionawr
2020. Tudalen 5 – Cywirodd y Cynghorydd Ann Davies y
datganiad o gysylltiad gan fod ei hŵyr yn ddisgybl yn Ysgol Glan Clwyd Cywirodd y Cynghorydd Arwel Roberts y datganiad o gysylltiad hefyd, gan
egluro nad oedd yn Llywodraethwr yn Ysgol Dewi Sant mwyach. Materion sy’n Codi - Tudalen 6 – cwestiynodd yr aelodau a oedd unrhyw
wybodaeth bellach ar gael o ran Coed Meifod a gwasanaethau cyfleoedd gwaith
eraill yn cael eu hadolygu. Cadarnhaodd
y Cydlynydd Craffu fod ymholiadau wedi'u gwneud gyda'r Rheolwr Gwasanaeth,
Gwasanaethau Cleientiaid, a ddywedodd fod COVID wedi achosi oedi gan fod nifer
o wasanaethau wedi cau dros dro oherwydd y pandemig. Gwnaed cynnydd o ran Popty ac Y Bont. Tudalen 7 - Ni chadarnhawyd y cyllid o £120k -
£150k ar gyfer y gwaith adnewyddu i ddarparu ar gyfer adleoli gwasanaethau i
Neuadd y Sir a Dinbych, a byddai'r Cydlynydd Craffu yn gwneud ymholiadau
pellach. Tudalen 10 – Enwi a rhifo Strydoedd Cymru –
gofynnodd y Cynghorydd Meirick Lloyd Davies a oedd y Cabinet yn derbyn yr
argymhellion. Cadarnhaodd y Cydlynydd Craffu ei bod yn aros am
ymateb gan Swyddogion. Tudalen 11 – Gofynnodd Aelodau a fyddai Llyfrgell
Y Rhyl yn cael ei hadleoli i safle Marchnad y Frenhines. Cadarnhaodd y Prif Weithredwr fod gwahanol gamau i
ailddatblygu safle Marchnad y Frenhines, nad oedd wedi datblygu eto. Roedd cytundeb ar
yr argymhelliad trwy gonsensws. Ni
chymerwyd pleidlais ffurfiol. Dywedodd
pob aelod eu bod o blaid yr argymhelliad, ni ddywedodd unrhyw un eu bod yn ei
erbyn ac ni ddywedodd unrhyw un eu bod eisiau atal eu pleidlais. Penderfynwyd: - yn amodol ar y cywiriadau uchod, y dylid cymeradwyo cofnodion cyfarfod y
Pwyllgor Craffu Perfformiad a gynhaliwyd ar 30 Ionawr 2020 fel cofnod cywir. |
|
CYNLLUN ADFER AR ÔL COVID-19 AR GYFER Y FLAENORIAETH ADFER CYMORTH I FUSNESAU PDF 325 KB Ystyried adroddiad i roi cyfle i Aelodau archwilio cynllun adfer y Cyngor mewn perthynas â chymorth i fusnesau (copi ynghlwm). 10.05 a.m. – 11.00 a.m. Dogfennau ychwanegol:
Penderfyniad: Roedd yna
gonsensws i gytuno ar yr argymhelliad.
Ni chafwyd pleidlais ffurfiol.
Dywedodd pob aelod eu bod o blaid yr argymhelliad, ni ddywedodd unrhyw
un eu bod yn ei erbyn ac ni ddywedodd unrhyw un eu bod eisiau atal eu
pleidlais. Penderfynwyd: - yn amodol ar yr arsylwadau ac awgrymiadau a wnaed yn ystod y drafodaeth, i
gefnogi swyddogion gyda’r gwaith a wnaed i gefnogi busnesau yn y Sir a’u
cyfraniad parhaus i waith adferiad economaidd rhanbarthol mewn partneriaeth
gyda Swyddfa Rhaglen Bwrdd Uchelgais Economaidd Gogledd Cymru a Llywodraeth
Cymru (LlC). Cofnodion: Cyflwynodd yr
Aelod Arweiniol Cynllunio, Diogelu'r Cyhoedd a Chymunedau Mwy Diogel, y
Cynghorydd Mark Young, Archwiliad o'r cynllun adfer Ôl Covid 19 ar gyfer yr
adroddiad blaenoriaeth adfer cymorth i fusnesau (a ddosbarthwyd yn flaenorol). Roedd y cynllun
adfer yn ymwneud a chymorth i fusnesau ac i aelodau ddeall y cynnydd a wnaed
hyd yma, yn ogystal â’r cysylltiad â Rhaglen Bwrdd Uchelgais Economaidd Gogledd
Cymru ar adferiad economaidd. Roedd y
Coronafeirws yn argyfwng iechyd cyhoeddus, ond roedd yr effaith ar yr economi a
busnesau hefyd yn hollbwysig. Yn dilyn
canol trefi yn cau, roedd busnesau yn cael trafferth adfer yn y tymor canolig
a’r hirdymor. Roedd hefyd yn bosibl na
fydd rhai busnesau’n gallu adfer o gwbl.
Roedd pedair
is-thema i'r Thema Adfer Cymorth i Fusnesau ac roedd gan bob is-thema swyddog
arweiniol a fyddai'n cynhyrchu cynllun adfer ar gyfer pob is-thema: ·
Canol
Trefi - Mike Jones, Swyddog Arweiniol ·
Cyswllt
Busnesau - Gareth Roberts, Swyddog Arweiniol ·
Twristiaeth
- Peter Mcdermott, Swyddog Arweiniol ·
Caffael
- Helen Makin, Swyddog Arweiniol Roedd y
cynlluniau ar gyfer pob is-thema ar gamau gwahanol o ran eu datblygiad, fodd
bynnag, roedd llawer iawn o waith cefnogi ‘busnes fel arfer’ yn mynd rhagddo. Rhoddodd Mike
Jones, Rheolwr Traffig, Parcio a Diogelwch ar y Ffyrdd a Peter McDermott,
Arweinydd Tîm - Twristiaeth, Marchnata a Digwyddiadau ddiweddariad byr i'r
aelodau ynghylch is-themâu Canol y Dref a Thwristiaeth. Yn ystod
trafodaeth codwyd y pwyntiau canlynol: ·
Cadarnhaodd
swyddogion fod taliadau parcio wedi bod yn benderfyniad a ddirprwywyd gan Aelod
Arweiniol yn dilyn trafodaethau gyda'r Cabinet.
Ar ddechrau’r cyfnod clo, roedd parcio am
ddim er mwyn helpu gweithwyr allweddol a gwirfoddolwyr. Ailgyflwynwyd taliadau ym mhob maes parcio ar
3 Awst 2020. Parhaodd nifer fach o feysydd parcio i fod am ddim am hyd at 2
awr, a fyddai’n parhau hyd at 31 Rhagfyr 2020. Hyd yma, ni wnaed unrhyw
benderfyniadau i ymestyn y cyfnod. ·
Cadarnhaodd
Mike Jones y byddai’n edrych i mewn i’r wybodaeth am ba mor aml y caiff
toiledau eu glanhau, ac yna’n dosbarthu’r wybodaeth i’r aelodau. ·
Mynegodd y Cynghorydd Paul Penlington ei anghytundeb â'r
wybodaeth a roddwyd gan Mike Jones wrth iddo nodi na welodd unrhyw arwyddion o
hyn ym Mhrestatyn ynghylch rheolaeth y Stryd Fawr. Cwestiynodd y cyfleuster dim dwylo ar gyfer peiriannau talu am barcio
hefyd. Ymatebodd swyddogion i egluro, yn gyntaf bod
sticeri ar bob peiriant maes parcio i hysbysu cwsmeriaid o ap y gellid ei
gymhwyso i bob maes parcio ledled y sir.
Yn ail, cadarnhawyd hefyd fod yna arwyddion ledled Stryd Fawr Prestatyn
ac y gallai swyddogion ddarparu cynlluniau o leoliadau arwyddion ar gyfer y
Cynghorydd Penlington. Roedd Ed Parry wedi cysylltu ag aelodau
perthnasol y ward a oedd yn cwmpasu Stryd Fawr Prestatyn, er mwyn sefydlu
cyfarfod safle i drafod y gwaith arfaethedig ar gyfer Stryd Fawr
Prestatyn. Cadarnhaodd y Cynghorydd Hugh
Irving ei fod wedi cael e-bost ac y byddai'n hapus i fynychu cyfarfod
safle. Cadarnhaodd aelodau y dylid
ymgynghori ag aelodau wardiau am waith sy’n mynd rhagddo, ynghyd â Grwpiau
Ardal yr Aelodau. Dylid ymgynghori a
Busnesau a grwpiau Busnes yn y dyfodol hefyd.
Ar y pwynt hwn, cadarnhaodd y Prif Weithredwr fod yr Uwch Dîm
Arweinyddiaeth (UDA) wedi cadarnhau y dylid ymgynghori ag aelodau a grwpiau
busnes gan ei fod yn rhan hanfodol o'u rôl. ·
Codwyd
materion ynghylch safleoedd Carafanau yn ystod y newidiadau cyfredol i’r cyfnod
clo. Cwestiynwyd sut y byddai perchnogion carafanau yn gallu cloi a diogelu eu carafanau ar gyfer y gaeaf. Cadarnhaodd swyddogion fod Llywodraeth Cymru wedi rhyddhau cwestiynau cyffredin am barthau gwarchod iechyd ac eglurhad o'r cyfyngiadau. Y geiriau yn y canllawiau oedd “esgus ... view the full Cofnodion text for item 5. |
|
Ar yr adeg hon (11.15 am) cafwyd egwyl o 10 munud. Ailddechreuodd y cyfarfod am 11.25 am. |
|
YMGORFFORI FFYRDD NEWYDD O WEITHIO PDF 217 KB Ystyried
adroddiad i adolygu’r potensial i’r Cyngor fabwysiadu ffyrdd newydd o weithio fel
rhan o’r broses adfer (copi ynghlwm). 11.15 a.m. – 12.10 p.m. Dogfennau ychwanegol: Penderfyniad: Roedd yna
gonsensws i gytuno ar yr argymhelliad.
Ni chafwyd pleidlais ffurfiol.
Dywedodd pob aelod eu bod o blaid yr argymhelliad, ni ddywedodd unrhyw
un eu bod yn ei erbyn ac ni ddywedodd unrhyw un eu bod eisiau atal eu
pleidlais. Penderfynwyd: - yn amodol ar y sylwadau uchod: (i)
derbyn yr wybodaeth a ddarparwyd mewn cysylltiad
â’r Cyngor yn mabwysiadu ffyrdd newydd o weithio fel rhan o’r broses adferiad;
a (ii)
chefnogi
cyfleoedd posibl i’r Awdurdod sefydlu dulliau newydd a mwy effeithiol o weithio
mewn i arferion gweithio yn y dyfodol. Cofnodion: Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol Gwasanaethau
Corfforaethol a Chyfeiriad Strategol, y Cynghorydd Richard Mainon, yr adroddiad
Ymgorffori Ffyrdd Newydd o Weithio (a ddosbarthwyd yn flaenorol). Cafodd nifer o swyddogaethau’r Cyngor eu
darparu’n llwyddiannus drwy weithio dros y we yn ystod y pandemig. Roedd y defnyddwyr a oedd yn cyrchu
systemau'r Cyngor fwy neu lai wedi codi yn ystod y pandemig o tua 200 y dydd
hyd at bron i 1600. Roedd y mwyafrif o gyfarfodydd, gweithredol a democrataidd,
yn rhai dros y we ar hyn o bryd. Roedd buddion gweithio fel hyn wedi
lleihau effaith carbon y Cyngor oherwydd bod milltiroedd busnes a theithio i
gyfarfodydd wedi lleihau. Roedd tagfeydd
traffig lleol a’r llygredd dilynol wedi gostwng, ac roedd gweithio o gartref
wedi gwella’r cydbwysedd gwaith a bywyd i nifer o bobl, staff ac Aelodau fel ei
gilydd. Oherwydd hyn, cynigiwyd y dylid parhau â’r
dull hwn pan fydd y gofynion cadw pellter cymdeithasol wedi dod i ben. Dylai'r mwyafrif o gyfarfodydd arferol fod
dros y we a dylai gweithio gartref yn llawn amser / rhan amser fod y ffordd
arferol o weithio. Roedd yr holl fanylion yn llawn yn Atodiad
yr adroddiad. Cadarnhaodd y Prif Weithredwr ei chytundeb gyda'r
Aelod Arweiniol a nododd hefyd ei fod wedi cael effaith gadarnhaol ar y
mwyafrif o staff. Roedd y staff wedi
cael holiadur i gael nodi eu safbwyntiau ar y ffyrdd o weithio yn ystod y
pandemig. Yr adborth gan staff oedd bod
gweithio gartref yn dda i iechyd meddwl y mwyafrif o bobl, tra bod lleiafrif
o'r farn nad oedd yn addas ar eu cyfer.
Cadarnhaodd y Prif Weithredwr hefyd na fyddai’r ffordd y mae pobl yn
gweithio yn dychwelyd i'r ffordd yr oedd cyn y pandemig. Roedd gweithio gartref hefyd yn gwneud Cyngor
Sir Ddinbych yn fwy deniadol fel cyflogwr oherwydd y gallai gweithwyr y dyfodol
fod yn byw y tu allan i'r ardal gan y byddent yn gweithio gartref. Yn dilyn yr holiadur, dywedodd y Pennaeth Gwella a
Moderneiddio Busnes wrth yr aelodau fod 80% o'r staff wedi nodi ei bod yn well
ganddynt weithio gartref. Nododd staff
hefyd ei bod yn amser newid y ffordd o weithio.
Byddai canlyniadau’r holiadur yn cael eu trafod yn ystod cyfarfod yr
Uwch Dîm Arweinyddiaeth y prynhawn yma. Roedd
aelodau wedi cael holiadur hefyd yn ymwneud â’r ffordd o weithio yn y
dyfodol. Byddai’r ymgynghoriad ag
aelodau yn dod i ben yn ystod yr wythnos hon.
Mae technoleg wedi gwella’n aruthrol ers dechrau’r cyfnod clo. Roedd
yr Aelod Arweiniol, y Cynghorydd Richard Mainon, i ffurfio Gweithgor gydag
aelodau i asesu canlyniadau holiaduron staff ac aelodau. Yn ystod trafodaeth codwyd y pwyntiau
canlynol: ·
Lles
meddylion staff sy’n byw eu hunain. Cadarnhaodd swyddogion y
gellid cael ffordd hybrid o weithio yn y dyfodol, gan rannu'r wythnos waith o
bosibl rhwng y cartref a’r swyddfa.
Byddai hefyd yn gadarnhaol i'r holl staff gwrdd yn y swyddfa neu
leoliadau eraill i rwydweithio a dal i fyny gyda chydweithwyr. ·
Gan
fod llai o staff yn mynychu adeiladau swyddfa, cwestiynodd aelodau a fyddai
posib gwerthu unrhyw adeiladau. Cadarnhaodd yr Aelod
Arweiniol y byddai adeiladau’r cyngor yn cael eu hadolygu yn y dyfodol, ond nad
oedd hyn am ddigwydd dros nos. ·
Yr
effaith economaidd bosibl ar ganol trefi’r sir a busnesau lleol oherwydd
gostyngiad yn nifer yr ymwelwyr yng nghanol trefi oherwydd bod y Cyngor a staff
cyflogwyr mawr eraill yn gweithio mwy o gartref ·
Er
mwyn cynorthwyo staff, roedd dau gynllun gyda Chyllid a Thollau Ei Mawrhydi lle
gallai staff hawlio gostyngiad yn y dreth am weithio gartref neu gyflwyno
hawliad pro-rata am filiau cartref. · Cododd yr aelodau’r ... view the full Cofnodion text for item 6. |
|
RHAGLEN WAITH CRAFFU PDF 246 KB Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Craffu (copi ynghlwm) yn gofyn am adolygiad o raglen gwaith i’r dyfodol y pwyllgor a rhoi’r diweddaraf i’r aelodau ar faterion perthnasol. 12.10 p.m. – 12.30 p.m. Dogfennau ychwanegol:
Penderfyniad: Roedd yna
gonsensws i gytuno ar yr argymhelliad.
Ni chafwyd pleidlais ffurfiol.
Dywedodd pob aelod eu bod o blaid yr argymhelliad, ni ddywedodd unrhyw
un eu bod yn ei erbyn ac ni ddywedodd unrhyw un eu bod eisiau atal eu
pleidlais. Penderfynodd y
Pwyllgor: Penderfynwyd: - (i)
yn
amodol ar y sylwadau uchod a chynnwys eitemau penodol ar y Rhaglen Gwaith i'r
Dyfodol, cadarnhau Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor; a (ii)
penodi’r
Cadeirydd i wasanaethu fel cynrychiolydd y Pwyllgor ar y Grŵp Buddsoddi
Strategol, a’r Is-gadeirydd i wasanaethu fel cynrychiolydd wrth gefn ar y
Grŵp os bydd y Cadeirydd yn absennol. Cofnodion: Cyflwynodd y
Cydlynydd Craffu adroddiad (a gylchredwyd ymlaen llaw) yn gofyn i’r Aelodau
adolygu rhaglen waith y Pwyllgor ac yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf ar faterion
perthnasol. Atgoffwyd yr Aelodau y dylid
llenwi’r ffurflen cynnig ar gyfer y pynciau craffu (atodiad 2) er mwyn i’r
Grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion Craffu adolygu a dyrannu eitemau
busnes. Esboniodd y Cydlynydd Craffu fod yr adroddiad yn
ymddangos yn wahanol i'r rhaglen gwaith i’r dyfodol arferol oherwydd ym mis
Mehefin/Gorffennaf, cyfarfu’r Grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion Craffu
i edrych i mewn i sut i ailgychwyn y pwyllgor Craffu yn y dyfodol. Gwnaed penderfyniad i glirio’r blaenraglen
waith o’r tri Pwyllgor Craffu a rhoi’r eitemau ar restr gadw. Mae'r eitemau i’w cyflwyno ar gyfer y cyfarfod ar
26 Tachwedd fel a ganlyn: ·
Cofrestr
Risg Gorfforaethol ·
Cynllun
Corfforaethol 2020/21 (Chwarter 2) ·
gyda'r
pynciau sy'n weddill ar y rhestr gadw wedi'u hamserlennu fel y bo'n briodol Y diweddar Gynghorydd Huw Jones oedd cynrychiolydd
y Pwyllgor ar y Grŵp Buddsoddi Strategol.
Gan fod hwn yn grŵp pwysig gyda phwerau i wneud penderfyniadau,
gofynnwyd i benodi cynrychiolydd a dirprwy.
Cyfarfu’r Grŵp yn fisol ar ôl y Cabinet. Cynigiwyd,
felly, mai Cadeirydd ac Is-gadeirydd y Pwyllgor Craffu Perfformiad fyddai'r
cynrychiolydd a'r dirprwy gynrychiolydd. Roedd cytundeb ar
yr argymhelliad trwy gonsensws. Ni chymerwyd
pleidlais ffurfiol. Dywedodd pob aelod
eu bod o blaid yr argymhelliad, ni ddywedodd unrhyw un eu bod yn ei erbyn ac ni
ddywedodd unrhyw un eu bod eisiau atal eu pleidlais. Penderfynodd y Pwyllgor: (i)
yn
amodol ar yr arsylwadau uchod a chynnwys yr eitemau penodedig ar y Rhaglen
Gwaith i'r Dyfodol, cadarnhau Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor; a (ii)
phenodi'r
Cadeirydd i weithredu fel cynrychiolydd y Pwyllgor ar y Grŵp Buddsoddi
Strategol, gyda’r Is-gadeirydd yn gweithredu fel dirprwy gynrychiolydd ar y
Grŵp pe bai’r Cadeirydd yn absennol |
|
Daeth y cyfarfod i ben am 12:30 pm. |