Agenda and draft minutes

Agenda and draft minutes

Lleoliad: Ystafell Bwyllgora 1a, Neuadd y Sir, Rhuthun

Eitemau
Rhif Eitem

1.

YMDDIHEURIADAU

Cofnodion:

Derbyniwyd ymddiheuriadau gan aelodau’r Pwyllgor sef y Cynghorwyr Rachel Flynn, Hugh Irving, Martyn Holland, Bob Murray a David Williams.

 

Yn ogystal, derbyniwyd ymddiheuriadau gan y Cynghorwyr Bobby Feeley a Richard Mainon, sef yr Aelodau Arweiniol ar gyfer eitemau pump a saith.

 

2.

DATGANIADAU O FUDDIANT

 

 Aelodau i ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu yn y busnes a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

 

Cofnodion:

Ni chafodd unrhyw gysylltiad ei ddatgan.

3.

MATERION BRYS FEL Y'U CYTUNWYD GAN Y CADEIRYDD

 

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

 

Cofnodion:

Nid oedd unrhyw fater brys.

4.

COFNODION Y CYFARFOD DIWETHAF pdf eicon PDF 409 KB

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Craffu Perfformiad a gynhaliwyd ar 31 Ionawr 2019 (copi ynghlwm).

 

Cofnodion:

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Craffu Perfformiad a gynhaliwyd ar 29 Tachwedd 2018.

 

Materion yn codi:

 

Canlyniadau Arholiadau Allanol a Ddilyswyd:

·          (tudalen 8) roedd y Cydlynydd Craffu wedi gofyn i Bennaeth Addysg a Gwasanaethau Plant am awgrymiadau o ran pa agweddau o reoli cyrff llywodraethu ysgolion a fyddai’n elwa o gael eu hadolygu gan craffu.

·          (tudalen 9) roedd llythyr wedi ei anfon at Brif Weithredwr Cymwysterau Cymru ac roedd ymateb wedi ei dderbyn (cynhwyswyd y ddau yn y ddogfen Gwybodaeth Briffio a gylchredwyd eisoes). Roedd cyfarfod gan y Cadeirydd yr wythnos ganlynol gydag Aelod Cynulliad Rhanbarthol Gogledd Cymru, Llŷr Gruffydd er mwyn trafod y mater.  Roedd nifer o Aelodau Cynulliad eraill wedi ymateb i’r llythyr yn nodi bod pryderon tebyg i rai’r Pwyllgor wedi eu mynegi gan etholwyr ac ysgolion ac ati.

 

Safonau Llyfrgelloedd (tudalen 10) -  Arweinydd Tîm y Cyngor: Roedd Twristiaeth, Marchnata a Digwyddiadau a Rheolwr Cynorthwyol Llyfrgelloedd Rhuddlan a  Llanelwy wedi bod mewn trafodaeth ynglŷn â darparu paneli gwybodaeth i dwristiaid yn Llyfrgell Rhuddlan. Disgwylir y gallai hyn gael ei hwyluso yn y flwyddyn ariannol nesaf.

 

Penderfynwyd yn amodol ar yr uchod, y dylid derbyn a chymeradwyo cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Craffu Perfformiad a gynhaliwyd ar 31 Ionawr 2019 fel cofnod cywir.

5.

GWASANAETHAU TAI pdf eicon PDF 211 KB

I ystyried canfyddiadau Adolygiad Swyddfa Archwilio Cymru o Safbwynt y Defnyddiwr Gwasanaeth (copi ynghlwm) a gynhaliwyd fis Awst 2018.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd Aelod Arweiniol Tai, Adfywio a’r Amgylchedd adroddiad ar y cyd gan Swyddog Arweiniol Tai Cymunedol a Swyddog Arweiniol Eiddo Corfforaethol a'r Stoc Dai (a gylchredwyd eisoes). Roedd yr adroddiad yn cyflwyno ymateb y Cyngor i ganfyddiadau Adolygiad Safbwynt Defnyddwyr Gwasanaeth Swyddfa Archwilio Cymru a gyhoeddwyd mis Awst 2018, o safbwynt Safon Ansawdd Tai Cymru, a gwaith yr Awdurdod gyda thenantiaid.

 

Yn ystod ei gyflwyniad, diolchodd yr Aelod Arweiniol i'r Pwyllgor am y cyfle i ymateb i’r ddau gynnig am welliant gan Swyddfa Archwilio Cymru yn dilyn ei adolygiad. Tynnodd yr Aelod Arweiniol sylw aelodau at ganlyniadau Arolwg Tenantiaid a Thrigolion 2019 (Atodiad 3 yr adroddiad) lle nodwyd cyfradd fodlonrwydd o 90% yn ymateb i’r cwestiwn am safon cyffredinol eu cartref, sy'n hynod foddhaol.   

 

Atgoffodd Swyddog Arweiniol Tai Cymunedol y Pwyllgor bod Cyngor Sir Ddinbych wedi cyflawni Safon Ansawdd Tai Cymru (WHQS), ond roedd gwaith cynnal a gwella stoc dai’r Cyngor yn parhau ar raddfa lai na’r hyn oedd ei angen i gyflawni'r WHQS.  Gan gyfeirio at Adolygiad Defnyddwyr Gwasanaeth Swyddfa Archwilio Cymru, dywedodd Swyddog Arweiniol Tai Cymunedol fod y Swyddfa Archwilio wedi cynnal cyfweliadau stepen drws gyda 122 o denantiaid allan o gyfanswm o 3,385 o denantiaid tai’r Awdurdod.  Roedd yr arolwg wedi dod i’r casgliad y dylai’r Cyngor:

·         ddarparu help i’r rheiny oedd yn profi lleithder neu gartrefi nad oeddynt wedi eu gwresogi’n ddigonol, yn effeithiol o ran ynni, neu wedi eu hinswleiddio’n dda, ac

·         adolygu effaith hir dymor diwedd y gwasanaeth warden preswyl o’i gynlluniau tai gwarchod

 

O safbwynt lleithder ac effeithlonrwydd ynni'r cartrefi, dywedodd y Swyddog Arweiniol ei bod yn bwysig deall bod 23% o'r tenantiaid a arolygwyd gan Swyddfa Archwilio Cymru wedi dweud eu bod yn dioddef o broblemau “lleithder a chyddwysiad”, fodd bynnag nid oedd Swyddfa Archwilio Cymru wedi gwneud unrhyw ymchwiliadau pellach i broblemau tenantiaid na ffynonellau’r problemau hynny . 

 

Roedd arolwg tebyg wedi ei gynnal yn ardaloedd Awdurdodau Lleol eraill Gogledd Cymru, roedd y maint sampl yn Ynys Môn yn debyg i un Sir Ddinbych ac roedd 37% yno wedi nodi eu bod yn profi problemau tebyg. Dywedodd y Pennaeth Gwasanaeth bod posibilrwydd fod problemau cyddwysiad yn cael eu hachosi gan nad oedd cartref yn cael ei gynhesu yn ddigonol, drwy ddefnydd aneffeithiol neu anrheolaidd o'r system wresogi, ac / neu fod y preswylydd ddim yn defnyddio mesurau awyru digonol. 

 

Er mwyn darparu cymorth a chyngor i denantiaid roedd y Cyngor wedi cynhyrchu taflen wybodaeth (Atodiad 2 i’r adroddiad) ar sut i osgoi cyddwysiad yn y cartref .  Roedd hefyd, mewn partneriaeth gyda Chyngor ar Bopeth Sir Ddinbych, wedi trefnu ymgynghorydd penodedig i gefnogi tenantiaid cyngor o ran problemau tlodi tanwydd, lleithder a chyddwysedd. 

 

Os oedd lleithder yn broblem, gellid gwneud gwaith strwythurol i fynd i’r afael â’r broblem.  Gan fod Sir Ddinbych wedi cyflawni Safon Ansawdd Tai Cymru byddai digon o wres ym mhob un o’r tai a adnewyddwyd o dan y rhaglen, ac ni fyddai problemau lleithder ynddynt.  Dywedodd y Pennaeth Gwasanaeth ei bod yn arbennig o braf nodi bod  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

6.

DRAFFT NEWYDD O'R STRATEGAETH RHEOLI FFLYD pdf eicon PDF 212 KB

I ystyried drafft newydd o’r Strategaeth Rheoli Fflyd (copi ynghlwm), gan gynnwys y gwerthusiad o’r ffynonellau tanwydd amgen posibl.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd Aelod Arweiniol Priffyrdd, Cynllunio a Theithio Cynaliadwy yr adroddiad ar y cyd gan Brif Reolwr: Gwella Gwasanaethau a Fflyd  a'r Rheolwr Fflyd oedd yn cyflwyno i’r Pwyllgor ddrafft diwygiedig o Strategaeth Cerbydau fflyd y Cyngor.  Roedd copïau o’r adroddiad a’r strategaeth ddrafft wedi eu cyhoeddi a'u cylchredeg o flaen y cyfarfod.  Yn ystod ei gyflwyniad pwysleisiodd yr Aelod Arweiniol yr angen i’r Cyngor leihau ei allyriadau carbon, ond o wneud hynny yr oedd yn bwysig bod y fflyd yn addas at bwrpas, sef darparu gwasanaethau hanfodol.

 

Dywedodd Pennaeth Priffyrdd a'r Amgylchedd mai'r sefyllfa ddiofyn fyddai peidio cael cerbydau diesel newydd yn awtomatig pan fydd yn bryd cael cerbydau newydd yn lle hen rai.  Pan fydd angen i Wasanaeth newid cerbyd byddai angen yn gyntaf ystyried cael cerbyd trydan neu danwydd amgen yn ei le.  Os oedd y Gwasanaeth o’r farn na fyddai cerbydau o’r fath yn addas at yr hyn oedd ei angen ohonynt, yna byddai’n rhaid iddynt dystio pam mai cerbyd diesel fyddai’r unig un i wneud y tro yn ei le.  Pwysleisiodd bod y Strategaeth yn berthnasol i sut mae’r Awdurdod yn prynu ac yn gwaredu ei gerbydau a sut mae’r broses honno yn ffitio ac yn cyfrannu tuag at y Cynllun Corfforaethol, yn benodol i'r ffrwd waith sy'n ymwneud â gostwng allyriadau carbon yr Awdurdod.

 

Wrth ymateb i gwestiynau'r Aelodau, fe wnaeth yr Aelod Arweiniol, Prif Reolwr : Gwella Gwasanaethau a Fflyd, a’r Rheolwr Fflyd:

·         gadarnhau, bod dwy fan drydan eisoes wedi eu prynu fel prosiect peilot, at ddefnydd Gwasanaeth Moderneiddio a Gwella Busnes y Cyngor.  Byddai’r rhain yn cael ei dwyn i'r gwasanaeth unwaith y byddai pwyntiau gwefru trydan wedi eu gosod yn y brif swyddfa ac mewn lleoliadau depot;

·         cynghori mai dim ond ar gyfer gwefru cerbydau'r Cyngor y byddai’r pwyntiau gwefru ar eiddo'r Cyngor yn cael eu defnyddio am y tro;

·         pwysleisio bod gwaith yn mynd rhagddo yn rhanbarthol gyda phartneriaid i archwilio pwy oedd â diddordeb gweithio gydag awdurdodau lleol o safbwynt sefydlu isadeiledd gwefru cerbydau trydan ar draws Gogledd Cymru;

·         cadarnhau bod y Cyngor ar hyn o bryd yn prynu ei danwydd gwresogi a cherbydau drwy’r fframwaith tanwydd genedlaethol.  Roedd y contract ar gyfer ei ddarparu wedi mynd allan i dendr yn ddiweddar;

·         cadarnhau bod technegau gyrru pob cerbyd yn cael mwy o effaith ar yr agenda lleihau carbon, na phrynu cerbydau trydan, er y byddai hynny hefyd yn cyfrannu at leihau allyriadau carbon o fflyd y Cyngor.

·         sicrhau bod gofyniad cyfreithiol bod Tachograph ym mhob un o gerbydau'r Cyngor er mwyn monitro gweithgarwch gyrwyr.  O 400 o gerbydau’r Awdurdod, roedd systemau telematic ym mhob un ond 15 ohonynt, ac roedd y rhan fwyaf o'r rheiny yn fysiau mini ysgolion.  Cynghorwyd ysgolion i sicrhau bod systemau telematic wedi eu gosod eisoes pan fyddent yn gwneud ymholiadau ynglŷn â bysiau mini newydd.

·         cytuno y byddai pob cerbyd newydd yn y dyfodol wedi eu ffitio â systemau gwybodaeth mwy manwl, a fyddai'n rhoi manylder ar ddata technegau gyrru a'u heffaith ar ddefnydd  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

7.

POLISI ENWAU A RHIFAU STRYDOEDD pdf eicon PDF 197 KB

I adolygu Polisi Enwau a Rhifau Strydoedd y Cyngor (copi ynghlwm).

 

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Gwella Busnes a Moderneiddio adroddiad y Swyddog Enwi a Rhifo Strydoedd (a gylchredwyd eisoes) oedd yn cyflwyno’r Polisi Enwau a Rhifau Strydoedd cyfredol i’r Pwyllgor. Nod yr adroddiad oedd i aelodau adolygu’r polisi a phenderfynu a oedd unrhyw newidiadau i’r polisi yn angenrheidiol.

 

Dywedodd y Swyddog Enwi a Rhifo Strydoedd bod y polisi wedi ei fabwysiadu yn 2014, gyda’r newidiadau diweddaraf iddo wedi eu cymeradwyo drwy Benderfyniad Dirprwyedig Aelod Arweiniol, ym mis Awst 2018. Roedd y polisi yn ei gwneud yn ofynnol i bob enw stryd newydd yn Sir Ddinbych fod yn Gymraeg neu’n ddwyieithog.  Roedd yn bwysig bod enwau strydoedd yn gyson gyda threftadaeth leol yr ardal, ac yn eglur at bwrpas lleoli eiddo ar gyfer derbyn cyflenwadau a dibenion y gwasanaethau brys.  O’r 20 enw stryd a gymeradwywyd yn y blynyddoedd diwethaf roedd enw Cymraeg yn unig ar 18 ohonynt, ac enwau dwyieithog ar y 2 arall.

 

Wrth ymateb i gwestiynau'r aelodau, fe wnaeth y swyddogion:

·         gynghori, lle mai enwau strydoedd / ffyrdd Saesneg yn unig oedd yn cael eu dangos ar arwyddion ar hyn o bryd, ni fyddai arwyddion dwyieithog yn cael eu gosod yn eu lle hyd nes byddai'r arwyddion wedi eu torri neu y byddai angen rhai newydd, oherwydd y costau ychwanegol.  Os oedd cynghorau tref a chymuned yn fodlon talu am arwyddion newydd, byddai’r Cyngor yn gosod arwyddion dwyieithog yn lle rhai Saesneg yn unig;

·         cadarnhau lle'r oedd enwau dwyieithog yn bodoli, polisi Y Post Brenhinol oedd cyhoeddi’r fersiwn Saesneg o’r cyfeiriad a chadw’r fersiwn Gymraeg yn y cefndir;

·         egluro, tra nad oedd y polisi yn annog yr arfer o enwi strydoedd ar ôl unigolion penodol, boed yn fyw neu’n farw, roedd yr Awdurdod wedi caniatáu enwi chwe stryd newydd yn Y Rhyl ar ôl aelodau lleol o’r lluoedd arfog a laddwyd mewn brwydr.  Roedd Cyngor y Dref wedi cyflwyno enwau wyth milwr lleol a laddwyd mewn brwydr, byddai’r ddwy stryd nesaf sydd i'w hadeiladu yn cael eu henwi ar ôl y ddau filwr arall.

·         cadarnhau mai’r ychwanegiad diweddaraf at y rhestr o enwau a gymeradwywyd y gellid eu defnyddio oedd ‘Cae’;

·         nodi tra bo codau post yn ddefnyddiol wrth geisio dod o hyd i gyfeiriad, gan eu bod yn cynnwys ardal eithaf eang roedd cael enwau stryd hawdd eu hadnabod o gymorth wrth chwilio am eiddo penodol, yn arbennig o felly o safbwynt y gwasanaethau brys ac at ddibenion dosbarthu.

·         cadarnhau mai’r awdurdod lleol oedd â'r penderfyniad terfynol ar enwi stryd neu ffordd; a

·         chytuno y dylai pob enw stryd gael ei arddangos mewn fformat safonol ac mewn ffont o faint safonol.  Pe bai rhywun yn mynd yn groes i hyn dylai aelodau godi'r mater gyda Gwasanaeth Priffyrdd y Cyngor.

 

Gofynnodd Aelodau ynghylch nifer o anghysondebau o fewn y Polisi.  Roedd yr ymholiadau yn cynnwys y canlynol:

·         Fersiwn Saesneg – Adran B:  Paragraff 2 dylai 'mead’ ddarllen ‘mede’;

·         dim cyfieithiad uniongyrchol o ‘cae’ wedi ei gynnwys yn y fersiwn Saesneg;

·         Fersiwn Gymraeg – Adran B:  Paragraff 2 dylid cynnwys ‘heol’  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

8.

RHAGLAN WAITH ARCHWILIO pdf eicon PDF 225 KB

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Craffu (copi wedi’i atodi) yn gofyn am adolygiad o raglen gwaith i’r dyfodol y pwyllgor ac yn diweddaru aelodau ar faterion perthnasol.

 

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Cydlynydd Craffu adroddiad (a gylchredwyd ymlaen llaw) yn gofyn i’r Aelodau adolygu rhaglen waith y Pwyllgor ac yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf ar faterion perthnasol.

 

Roedd copi o “ffurflen gynnig Aelodau” wedi ei chynnwys yn Atodiad 2. Dylid cyflwyno unrhyw gynnig i’r Cydlynydd Craffu. Mae Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Cabinet wedi ei chynnwys yn Atodiad 3 ac mae tabl gyda chrynodeb o benderfyniadau diweddar y Pwyllgor a gwybodaeth am y cynnydd wrth eu rhoi ar waith wedi ei gynnwys yn Atodiad 4.

 

Amlygodd y Cydlynydd Craffu mai dim ond un eitem oedd ar raglen cyfarfod mis Mai y Pwyllgor Craffu Perfformiad – sef y Gofrestr Risg Gorfforaethol.

 

Gyda chaniatâd y Pwyllgor, cytunwyd y byddai’r Gofrestr Risg Gorfforaethol yn cael ei gohirio nes cyfarfod mis Mehefin, cyn belled nad oedd unrhyw eitemau eraill yn cael eu cytuno i’w harchwilio gan y Pwyllgor yn y cyfamser, ac y byddai cyfarfod mis Mai felly yn cael ei ganslo.

 

 Penderfynwyd, yn amodol ar yr uchod, y dylid cymeradwyo’r Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol.

 

9.

ADBORTH GAN GYNRYCHIOLWYR PWYLLGOR

Derbyn unrhyw ddiweddariadau gan gynrychiolwyr y Pwyllgor ar Fyrddau a Grwpiau amrywiol y Cyngor.

 

Cofnodion:

Dywedodd y Cynghorydd Ellie Chard ei bod wedi mynychu cyfarfod ffrydiau ymchwilio Her y Gwasanaeth Addysg a'i bod i fod i fynychu cyfarfod pellach ym mis Ebrill.

 

Daeth y cyfarfod i ben am 12:35pm

 

 

 
Yn ôl i'r brig