Agenda and draft minutes

Derbyniwyd ymddiheuriadau gan y Cynghorwyr Rachel Flynn a Geraint Lloyd-Williams a’r aelod cyfetholedig David Lloyd.

Croesawodd y Cadeirydd Neil Roberts, aelod cyfetholedig addysg yr Eglwys yng Nghymru a benodwyd i’w gyfarfod cyntaf yn ei rôl newydd. 

Aelodau i ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu yn y busnes a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Datganwyd cysylltiad personol ar gyfer eitem 5 ar yr agenda, Arholiadau Allanol Dros Dro ac Asesiadau Athrawon, gan y Cynghorwyr canlynol:

·         Huw Jones, llywodraethwr yn Ysgol Carrog ac Ysgol Caer Drewyn;

·         Ellie Chard, llywodraethwr yn Ysgol Tir Morfa;

·         Martyn Holland - llywodraethwr yn Ysgol Bro Famau;

·         Hugh Irving, llywodraethwr yn Ysgol Uwchradd Prestatyn;

·         Arwel Roberts – llywodraethwr yn Ysgol y Castell ac Ysgol Dewi Sant;

·         David Williams fel rhiant i blentyn mewn ysgol yn Sir Ddinbych;

·         Huw Hilditch-Roberts fel llywodraethwr yn Ysgol Brynhyfryd a rhiant i blentyn mewn ysgol yn Sir Ddinbych;

·         Graham Timms, llywodraethwr yn Ysgol Dinas Bran

Ynghyd â’r aelod cyfetholedig Kathleen Jones, Llywodraethwr yn Ysgol y Parc.

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Nid oedd unrhyw fater brys.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Craffu Perfformiad a gynhaliwyd ar 29 Medi 2018 (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd cofnodion y Pwyllgor Archwilio Perfformiad a gynhaliwyd ar 27 Medi 2018.

Materion yn Codi:

Mynegodd y Cynghorydd Martyn Holland ei werthfawrogiad wedi i grynodeb o’i sylwadau a oedd wedi’u hepgor o gofnodion cyfarfod y Pwyllgor Craffu Perfformiad gael eu cynnwys.

Eitem 5 ar y Gofrestr Risg Gorfforaethol (tudalen 8) – Cadarnhaodd y Cydlynydd Craffu bod sylwadau’r Pwyllgor Craffu Perfformiad wedi cael eu cyflwyno yng nghyfarfod briffio'r Cabinet ar 15 Hydref 2018.

PENDERFYNWYD – y dylid, yn amodol ar yr uchod, derbyn a chymeradwyo Cofnodion y cyfarfod Pwyllgor Craffu Perfformiad a gynhaliwyd ar 27 Medi 2018 fel cofnod cywir.

Adolygu perfformiad ysgolion a phlant sy’n derbyn gofal.

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol ar gyfer Addysg, Plant a Phobl Ifanc adroddiad ar y cyd gan y Prif Reolwr Addysg ac Arweinydd Uwchradd GwE (a oedd eisoes wedi'i gylchredeg). Roedd yr adroddiad yn darparu gwybodaeth i’r Pwyllgor am ganlyniadau Asesiadau Athrawon a oedd wedi’u gwirio o’r Cyfnod Sylfaen (CS) i Gyfnod Allweddol 3 (CA3) a chanlyniadau arholiadau dros dro Cyfnod Allweddol 4 (CA4) ar gyfer disgyblion Sir Ddinbych yn ystod blwyddyn academaidd 2017/18. 

Yn ystod ei gyflwyniad tynnodd yr Aelod Arweiniol sylw at y ffaith bod y trothwy cyrhaeddiad ar gyfer cyflawni gradd ‘C’ yn yr arholiad TGAU Saesneg yn haf 2018 wedi codi o 20 pwynt o’i gymharu â’r flwyddyn flaenorol.  O ganlyniad, yn seiliedig ar drothwy sgorio 2017, dyfarnwyd gradd ‘D’ i gyfanswm o 107 o ddisgyblion yn Sir Ddinbych y rhagwelwyd y byddent yn cyflawni gradd ‘C’ yn eu harholiad Saesneg yn haf 2018 – effeithiodd hyn ar gyfanswm o 700 o ddisgyblion ar draws rhanbarth GwE. 

Dywedodd yr Aelod Arweiniol bod pob awdurdod addysg lleol yng ngogledd Cymru a GwE wedi codi pryderon wrth Lywodraeth Cymru (LlC) am y cynnydd anghymesur yn y trothwy TGAU Saesneg o’i gymharu â phynciau eraill a’r effaith niweidiol yr oedd hyn yn ei gael ar ddisgyblion.  Roedd swyddogion addysg yn ceisio cyngor cyfreithiol ar y mater ar hyn o bryd.

Dywedodd Pennaeth Addysg a Gwasanaethau Plant y Cyngor wrth aelodau bod yr adroddiad wedi’i gyflwyno mewn gwahanol fformat i flynyddoedd blaenorol er mwyn cydymffurfio â gofynion LlC.  Gan nad oedd data cyrhaeddiad cymharol cenedlaethol bellach yn cael eu cyhoeddi ar gyfer cyfnodau allweddol addysg, nid oedd disgwyl i awdurdodau addysg lleol feincnodi eu hunain yn erbyn awdurdodau eraill – ond gallai consortia addysg rhanbarthol grynhoi setiau data cymharol yn ôl rhanbarthau pe dymunent. 

Dywedodd y Pennaeth Addysg a Gwasanaethau Plant bod canlyniadau ar ddiwedd Cyfnod Allweddol 2 (CA2) wedi parhau’n gadarn, sefyllfa a oedd wedi aros felly ers sawl blwyddyn ac yr oedd Estyn wedi’i gydnabod yn ei adroddiad diweddar yn dilyn ei arolwg o wasanaeth addysg y Cyngor. 

Er bod y gostyngiad mewn lefelau perfformiad yn CA4 wedi peri pryder, roedd yn bwysig cofio’r rhesymau pam fod hyn wedi digwydd a rhoi ystyriaeth i ganfyddiadau a chasgliadau Arolwg Estyn o Wasanaeth Addysg y Cyngor a oedd wedi bod yn eithriadol o gadarnhaol.  Roedd disgwyl i Estyn wneud cyfeiriadau ffafriol at wasanaethau addysg Sir Ddinbych yn Adroddiad Blynyddol y Cyfarwyddwr, a fyddai'n cael ei gyhoeddi ym mis Rhagfyr 2018.

Roedd Atodiad 1 yr adroddiad yn cynnwys adroddiad drafft ar y cyd â GwE ar berfformiad addysgol Sir Ddinbych.  Roedd fformat a strwythur yr adroddiad hwn wedi’i gytuno ar draws y rhanbarth er mwyn sicrhau bod yr un math o wybodaeth yn cael ei adrodd i bob awdurdod lleol ac yn yr un fformat.

Dywedwyd wrth y Pwyllgor:

·         er bo perfformiad disgyblion CS Sir Ddinbych wedi gostwng mymryn yn ystod y cyfnod asesu dan sylw, roedd y gostyngiad hwn wedi bod yn is na’r gostyngiad a gofnodwyd yn rhanbarthol ac yn genedlaethol. Y prif reswm dros y gostyngiad mewn perfformiad oedd y disgrifyddion canlyniadau mwy heriol a ddefnyddiwyd wrth asesu canlyniadau mewn iaith a mathemateg;

·         Yn ôl y disgwyl, roedd canlyniadau CA2 wedi parhau i wella fel y blynyddoedd blaenorol.  Wrth edrych ymlaen roedd y Cyngor a GwE wedi nodi’r angen i fynd i’r afael ag effaith amddifadedd ar gyrhaeddiad addysgol, yn ogystal â sut i gefnogi disgyblion sy’n cyflawni lefelau uchel fel rhan o’u ffocws addysg gynradd yn y dyfodol;

·         roedd lefelau perfformiad yn parhau’n gryf yn CA3 yn unol â pherfformiad cenedlaethol yn gyffredinol.  Roedd perfformiad disgyblion Sir Ddinbych  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Monitro cynnydd y Cyngor o ran cyflawni Cynllun Corfforaethol 2017 i 2022.

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol Cyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol adroddiad ac atodiadau’r Rheolwr Tîm Cynllunio Strategol (a oedd eisoes wedi’u cylchredeg) yn cyflwyno'r wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor am berfformiad y Cyngor wrth ddarparu ei Gynllun Corfforaethol 2017-2022 ar ddiwedd chwarter dau 2018-19. Tynnodd sylw’r aelodau at adroddiad y Crynodeb Gweithredol ar gynnydd hyd yma – Atodiad 1, Atodiad 2 a oedd yn cynnwys yr adroddiad perfformiad chwarterol llawn, ac Atodiadau 3 a 4 a oedd yn cynnwys crynodeb o'r prosiectau a oedd ar y gweill gyda'r bwriad o wireddu'r Cynllun cyffredinol a’u safleoedd presennol, gan ddweud bod y Cabinet a'r swyddogion yn fodlon bod y cynnydd hyd yma fel y cynnydd a ragwelwyd.

Amlygodd y Rheolwr Tîm Cynllunio Strategol nifer o bwyntiau a phenderfyniadau a wnaethpwyd yn ddiweddar mewn perthynas â phob blaenoriaeth gorfforaethol yn y Cynllun:

·         Blaenoriaeth tai:  Roedd y gofrestr newydd ar gyfer Tai Fforddiadwy, Tai Teg, wedi cael ei hail-lansio’n ddiweddar ar y cyd â Grŵp Cynefin.  Roedd disgwyl i’r grŵp defnyddwyr mwyaf ar gyfer y gofrestr hon fod yn bobl cyflogedig 25 i 34 oed

·         Clymu Cymunedau:  Roedd cwmpas 4G wedi gwella yn y sir dros y misoedd diwethaf, roedd bellach yn unol â’r cyfartaledd cenedlaethol ar gyfer Cymru.  Roedd prosiect ar Bwyntiau Mynediad Digidol wedi cael ei gyflwyno i’r Bwrdd Dyfodol Digidol yn ystod yr haf.  Oherwydd y posibilrwydd na fyddai’r prosiect hwn yn darparu newid hirdymor ac yn gwireddu gwerth am arian, penderfynwyd peidio â gweithredu’r prosiect.

·         Cymunedau Cryf:  Roedd statws y flaenoriaeth hon yn parhau fel ‘blaenoriaeth i’w gwella’ oherwydd bod gwaith ar y gweill i ddod â nifer o wahanol wasanaethau ac asiantaethau ynghyd i weithio ar ddatblygu Prosiect Cefnogi Gofalwyr ac achos busnes ar gyfer prosiect  ‘Gweithredu i leihau Cam-Drin Domestig yn Sir Ddinbych’.  Roedd gwaith ar y gweill hefyd ar brosiect yn ymwneud â chreu sir sy’n ‘Gyfeillgar i Ddementia’.

·         Yr Amgylchedd:  Roedd gwaith yn parhau er mwyn sicrhau bod stoc dai’r Cyngor yn cyflawni cyfradd ynni ‘C’ erbyn diwedd y Cynllun Corfforaethol

·         Pobl Ifanc:  Roedd Bwrsari Cyflogaeth Sir Ddinbych yn y broses o gael ei lansio.

Wrth ymateb i gwestiynau aelodau fe wnaeth yr Aelod Arweiniol a’r Rheolwr Tîm Cynllunio Strategol:

·         sicrhau’r Pwyllgor, er gwaethaf y ffaith bod dangosfwrdd y rhaglen yn dangos statws ‘mewn perygl’ ar gyfer ysgol ardal newydd Carreg Emlyn, nid oedd y prosiect mewn perygl ac roedd y gwaith adeiladu wedi hen ddechrau.  Roedd y statws perygl yn bodoli oherwydd yr oedi a gafwyd ar y dechrau wrth nodi safle dewisedig;

·         dweud bod lleoliadau prosiectau tai gofal ychwanegol yn cael eu pennu yn ôl yr angen am y math hwnnw o lety mewn ardal ynghyd â hyfywedd economaidd gweithredu’r math hwnnw o gyfleuster.  Byddai llety Gofal Ychwanegol yn golygu bod angen nifer ddigonol o unedau i sicrhau bod ei gostau gweithredu yn cael eu talu;

·         cadarnhau bod gwasanaethau a chefnogaeth i Ofalwyr yn ymddangos yn amlwg yn y Cynllun Corfforaethol.  Roedd Strategaeth Gofalwyr y Cyngor wedi cael ei archwilio gan y Pwyllgor Craffu Partneriaethau yn ddiweddar ac roedd disgwyl i Adroddiad Gwybodaeth am y gefnogaeth sydd ar gael i Ofalwyr Ifanc gael ei gylchredeg i aelodau’r Pwyllgor hwnnw yn y dyfodol agos.  Roedd Bwrdd Prosiect Blaenoriaeth Gorfforaethol Cymunedau a’r Amgylchedd wedi ystyried achos busnes yn ddiweddar i gefnogi’r Strategaeth Gofalwyr;  

·         hysbysu’r Pwyllgor bod y rhaglen i blannu 2,200 o goed yn y Rhyl a Dinbych Uchaf wedi’i hariannu’n allanol a’i bod yn gysylltiedig â’r agenda lles, dyna pam mae’r rhaglen blannu yn gyfyngedig i wardiau mwyaf amddifad y cyngor sir.  Roedd Gwasanaethau Cefn Gwlad y Cyngor yn gweithio’n ddiwyd gydag ysgolion, cynghorau dinas,  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Ystyried perfformiad Gwasanaethau i gydymffurfio â chwynion y Cyngor.

Cyflwynodd Aelod Arweiniol Datblygu Isadeiledd Cymunedol adroddiad ac atodiadau gan y Swyddog Cwynion Statudol a Chorfforaethol (eisoes wedi’u cylchredeg) a oedd yn rhoi manylion perfformiad y Cyngor wrth ymdrin ag adborth cwsmeriaid yn ystod ail chwarter blwyddyn adrodd 2018-19.  Roedd yr adroddiad hefyd yn darparu enghreifftiau penodol o’r ffordd yr oedd gwasanaethau’r Cyngor wedi defnyddio’r wybodaeth a loffwyd o gwynion ac adborth i wella gwasanaethau ar gyfer y dyfodol.

Roedd adroddiadau chwarterol ar y broses gwynion wedi dangos perfformiad ardderchog cyson wrth ymdrin â chwynion a’u datrys.  Yr unig gŵyn a oedd wedi methu’r dyddiad targed yn ystod chwarter 2 oedd cwyn Cam 2 yn ymwneud â’r Gwasanaeth Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd, lle methwyd y dyddiad targed o ganlyniad i wall dynol.  Ar sail perfformiad da cyson y Cyngor wrth ymdrin â chwynion y Pwyllgor:

PENDERFYNWYD: -

(i)           cydnabod y perfformiad ardderchog cyson wrth ymateb a datrys cwynion a gyflwynir o dan ei bolisi adborth cwsmeriaid ‘Eich Llais’ a’r weithdrefn gwyno statudol; a

(ii)          bod yr adroddiad yn y dyfodol yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor bob chwarter fel ‘Adroddiad Gwybodaeth’ i'w alluogi i barhau i fonitro cydymffurfedd â’r polisi a galw i mewn unrhyw Wasanaeth sy’n tanberfformio’n neu’n methu â chydymffurfio â’r polisi a’r weithdrefn ‘Eich Llais’ yn rheolaidd.   

I ystyried canlyniadau Bodlonrwydd ac Ymdrech Cwsmeriaid a phenderfynu pa mor aml y dymunir derbyn adroddiadau ar hyn yn y dyfodol.

Dangosfwrdd Ymdrech Cwsmeriaid – Adroddiad Diweddaru Ch2:   Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol Datblygu Isadeiledd Cymunedol adroddiad ac atodiadau’r Rheolwr Gwella Gwasanaethau (eisoes wedi’u cylchredeg) a oedd yn rhoi trosolwg i’r Pwyllgor o ganlyniadau ymdrech cwsmeriaid a boddhad cwsmeriaid a oedd yn deillio o'u cysylltiad â'r Cyngor.  Roedd yr atodiadau’n cynnwys yr adroddiad perfformiad blynyddol ar effeithiolrwydd y Gwasanaethau i ymdrin ag ymholiadau (a oedd yn cynnwys ffigyrau gwirioneddol yn ogystal â chanrannau), enghreifftiau o eiriau cwsmeriaid a chynigion ar gyfer gwella gwasanaethau yn y dyfodol ynghyd â throsolwg o’r tuedd hirdymor mewn perthynas â boddhad y cyhoedd â’r ffordd y mae’r Cyngor yn ymdrin â’u hymholiadau.

Dywedodd y Rheolwr Gwella Gwasanaethau wrth yr Aelodau bod ystadegau sy’n dangos bod y cyhoedd wedi gorfod gwneud llai o ymdrech i olrhain eu hymholiad yn golygu bod y Gwasanaeth wedi perfformio’n well i drin a datrys yr ymholiad.  Dywedodd y Rheolwr hefyd bod gwaith ar y gweill ar hyn o bryd, fel rhan o ddarparu’r flaenoriaeth gorfforaethol ‘Clymu Cymunedau’ yn y Cynllun Corfforaethol, i uwchraddio gwefan y Cyngor er mwyn galluogi ac annog mwy o breswylwyr i drafod eu busnes gyda’r Cyngor yn electronig.  Trefnwyd bod achos busnes yn ymwneud â hyn, a fyddai’n cynnwys gwaith i uwchraddio gwefan y Cyngor, yn cael ei gyflwyno i’r Bwrdd Rhaglen Cymunedau a’r Amgylchedd ym mis Ionawr 2019.

Ar ddiwedd trafodaeth y Pwyllgor:

Penderfynwyd: ar ôl ystyried yr holl wybodaeth a’r data a ddarparwyd -

(i)           cydnabod y tuedd cynyddol parhaus ym moddhad y cyhoedd â pherfformiad y Cyngor i ymdrin â'u ymholiadau; a

(ii)          yn y dyfodol bod yr adroddiad Dangosfwrdd Ymdrech Cwsmeriaid yn cael ei gyflwyno i aelodau bob chwe mis fel ‘Adroddiad Gwybodaeth’ i’w galluogi i barhau i fonitro boddhad y cyhoedd â pherfformiad Gwasanaethau i ymdrin ag ymholiadau a galluogi’r Pwyllgor i alw i mewn unrhyw Wasanaeth sy'n tanberfformio’n rheolaidd o ran darparu gwasanaethau     

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Craffu (copi wedi’i atodi) yn gofyn am adolygiad o raglen gwaith i’r dyfodol y pwyllgor ac yn diweddaru aelodau ar faterion perthnasol.

Cyflwynodd y Cydlynydd Craffu y flaenraglen i’r Pwyllgor.  Hysbyswyd Aelodau o’r posibilrwydd y byddai llwyth gwaith y cyfarfod nesaf yn un trwm a gofynnodd a hoffai’r aelodau ail-drefnu eitemau penodol.

Safonau’r Gwasanaeth Llyfrgell – Oherwydd yr oedi yng ngwaith Llywodraeth Cymru i asesu adroddiadau ar safonau llyfrgelloedd cyhoeddus eleni, cafodd yr eitem hon ei gohirio tan y cyfarfod nesaf ym mis Ionawr 2019.

Golygai hynny bod pum eitem bosibl (gan gynnwys y pwnc trwm o Arholiadau Allanol a Wiriwyd ac Asesiadau Athrawon) wedi'u trefnu ar gyfer cyfarfod mis Ionawr ac roedd hynny’n peri pryder o ran dichonoldeb. Cytunodd y Pwyllgor ohirio’r eitemau ar yr Asesiadau Effaith o Effeithiolrwydd Lles a’r Strategaeth Ddrafft Rheoli Fflyd y Cyngor tan gyfarfod diweddarach gan adael agenda Ionawr 2019 i gynnwys:

1.    Arholiadau Allanol a Wiriwyd ac Asesiadau Athrawon.

2.    Adroddiad Cenedlaethol ar Reoli Gwastraff yng Nghymru a

3.    Safonau Gwasanaeth Llyfrgell 2017/18.

Yng nghyfarfod Grŵp Cadeiryddion ac Is-Gadeiryddion Craffu roedd y Grŵp wedi gofyn i’r Pwyllgor Craffu ar Berfformiad i ystyried adroddiad ar Wasanaethau Tai yn ei gyfarfod ym mis Mawrth 2019. 

Tynnodd y Cydlynydd Craffu sylw’r aelodau at gopi o’r “ffurflen gynnig i Aelodau" a oedd yn gynwysedig gydag Atodiad 2.  Dywedodd y Cydlynydd Craffu wrth y Pwyllgor, os oedd ganddynt unrhyw eitemau i’w cyflwyno i’w craffu, y dylent lenwi ffurflen gynnig a’i hanfon ati hi erbyn canol yr wythnos ganlynol, fel bo modd eu hystyried yng nghyfarfod nesaf y Grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion Craffu.

Atgoffwyd Aelodau bod penderfyniadau’r Pwyllgor i’w gweld yn atodiad 4.

PENDERFYNWYD – yn amodol ar yr uchod, y dylid cymeradwyo y Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol.

Derbyn unrhyw ddiweddariadau gan gynrychiolwyr y Pwyllgor ar Fyrddau a Grwpiau amrywiol y Cyngor.

Nid oedd unrhyw adborth i’w adrodd.

Daeth y cyfarfod i ben am 13:00