Agenda and draft minutes

Derbyniwyd ymddiheuriadau gan aelodau'r Pwyllgor y Cynghorwyr Anne Davies, Huw Jones (Cadeirydd), Arwel Roberts a David Williams.

Y Cynghorydd Richard Mainon, Aelod Arweiniol dros Ddatblygu Seilwaith Cymunedol ar gyfer eitem busnes 6.

Yn absenoldeb y Cadeirydd, cadeiriodd yr Is-gadeirydd, y Cynghorydd Hugh Irving y cyfarfod hwn.

Aelodau i ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu yn y busnes a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Ni chafwyd unrhyw ddatganiadau o gysylltiad.

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Nid oedd unrhyw fater brys.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Craffu Perfformiad a gynhaliwyd ar 19 Gorffennaf 2018 (copi ynghlwm).

Mynegodd y Cynghorydd Martyn Holland ei siomedigaeth fod ei sylwadau o dan eitem Busnes 5 ‘Datblygu Strategaeth Cynnal Priffyrdd’ ar y diffyg cyllid i gynnal y rhwydwaith ffyrdd gwledig heb eu cynnwys. 

Gofynnodd y Cynghorydd Holland y dylid nodi fod Cyngor Sir Y Fflint wedi cyhoeddi yn ddiweddar ei fod angen buddsoddiad o oddeutu £40m yn ei rhwydwaith priffyrdd i'w cynnal nhw i safon foddhaol. Yn yr un modd mae Sir Ddinbych angen buddsoddiad o oddeutu £11m ar gyfer ei strwythurau priffyrdd a phontydd er mwyn eu cadw nhw mewn safon foddhaol, roedd hynny ar ben y buddsoddiad sydd ei angen yn ffyrdd y sir er mwyn eu cynnal nhw. 

Tra bod cyllid Llywodraeth Cymru wastad yn cael ei groesawu roedd y Grant Adnewyddu Ffyrdd a dderbyniwyd yn ddiweddar yn dod i £1.2m o ganlyniad i natur gostus y prosiectau cynnal a chadw priffyrdd ac wedi cael ei wario i gyd er mwyn gwella nifer cyfyngedig o ffyrdd yn y sir. 

Roedd gan Sir Ddinbych rwydwaith o tua 14,000 milltiroedd, gyda oddeutu dim ond 3,000 wedi'u dosbarthu fel ffyrdd A a B ac o ganlyniad wedi atynnu cyllid cynnal a chadw LlC. 

Mae’r rhan fwyaf o ffyrdd y sir unai yn ffyrdd C neu'n annosbarthedig, ac felly ddim yn ffurfio rhan o’r data a defnyddir i atynnu cyllid LlC i fuddsoddi ynddyn nhw, mae hynny yn ei dro yn anfantais i fusnesau, preswylwyr ac ardaloedd gwledig y sir. 

Roedd gwledydd Ewropeaidd eraill wedi defnyddio cyfran o'u harian Amcan 1 i wella’r isadeiledd ffyrdd ond am ryw reswm nid oedd Cymru wedi mabwysiadu'r dull hwn.

Penderfynwyd yn amodol ar yr uchod, y dylid derbyn a chymeradwyo cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Craffu Perfformiad a gynhaliwyd ar 19 Gorffennaf 2018  fel cofnod cywir.

Ystyried y fersiwn ddiweddaraf o Gofrestr Risg Gorfforaethol y Cyngor.

10.05am – 10.45am

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol dros Gyllid, Perfformiad ac Asedau adroddiad y Swyddog Cynllunio a Pherfformiad (wedi’i ddosbarthu’n flaenorol) a gyflwynodd copi i’r Pwyllgor o Gofrestr Risg Corfforaethol y Cyngor a naratif ar ddileu, ychwanegu a diwygiadau arfaethedig i’r Gofrestr. 

Yn ystod ei gyflwyniad fe amlinellodd yr Aelod Arweiniol y broses adolygu ar gyfer y Gofrestr a rhoi diffiniad o’r termau ‘Risg Hanfodol’ a ‘Risg Gweddilliol’.  Mae’r Cofrestr Risg Gorfforaethol yn cynnwys y risgiau lefel uchel wedi'u hadnabod gan y Cyngor, a risgiau lefel is wedi'u cynnwys yn y Cofrestrau Risg Gwasanaeth.  Gallai’r Gofrestr Risg Corfforaethol gael ei ddiweddaru ar unrhyw adeg ond yn cael ei adolygu’n ffurfiol bob chwe mis a Chofrestrau Risg Gwasanaeth yn cael eu hadolygu bob chwarter.

Gallai risgiau eu huwchraddio o’r Gofrestr Risg Gwasanaeth i’r Gofrestr Risg Corfforaethol os oes angen, ac i'r gwrthwyneb gallai Risgiau Corfforaethol gael eu hisraddio i Risgiau Gwasanaeth a’u cofnodi yn y Gofrestr Risg Gwasanaeth perthnasol.  

Cynghorodd yr Aelod Arweiniol hefyd fod Atodiad 1 o’r adroddiad wedi cael ei ailfformatio yn ôl cais y Pwyllgor, i alluogi aelodau i adnabod yn hawdd pa 'risgiau' oedd yn newydd, wedi newid, wedi'u dileu neu heb fod yn ddarostyngedig i unrhyw newidiadau.  

Dau ‘risg’ newydd oedd wedi tynnu sylw’r aelodau ac wedi’u hychwanegu i’r Gofrestr fel rhan o adolygiad diweddar oedd:

·         Risg rhif 00036: y risg fod unrhyw effeithiau negyddol o adael yr Undeb Ewropeaidd ddim yn gallu cael eu lliniaru gan y Cyngor – mae’r risg wedi cael ei ychwanegu fel effaith y Deyrnas Unedig (DU) yn gadael yr Undeb Ewropeaidd yn dal i fod yn aneglur.  O ganlyniad i’r ansicrwydd presennol ynghylch yr achos penodol hwn, mae’r risgiau ‘hanfodol’ a ‘gweddilliol’ wedi cael eu dosbarthu fel B1 (coch).

·         Risg rhif 00037: y risg lle nad oes gan y partneriaid adnoddau ar ei gyfer, blaenoriaethau ar y cyd neu ymrwymiad i gefnogi cyflenwi cynlluniau a blaenoriaethau a rennir. Mae gan y risg ddosbarthiad 'risg hanfodol' o B1 (coch) a dosbarthiad 'risg gweddilliol’ o C2 (oren) o ganlyniad i’r ffaith bod byrddau ar y cyd yn cael eu mynychu gan reolwyr uwch a chynlluniau a blaenoriaethau ar y cyd (h.y. Cynllun Llesiant y Bwrdd Gwasanaeth Cyhoeddus) wedi cael eu datblygu i adlewyrchu blaenoriaethau sector cyhoeddus ehangach (Cynllun Corfforaethol Cyngor Sir Ddinbych er enghraifft).

Wrth ymateb i gwestiynau aelodau, dyma’r Aelod Arweiniol a'r Swyddog Cynllunio a Pherfformiad:

·         yn cynghori fod y ddau ddosbarthiad risg ‘hanfodol’ a gweddilliol’ ar gyfer 00035 yn berthnasol i'r Fargen Twf Rhanbarthol yn cael dosbarthiad C1 (coch) ar hyn o bryd.  Y rheswm dros hynny oedd bod y manylion yn dal i gael eu casglu ar gyfer y Fargen.  Pan fydd mwy o fanylion penodol ar y Fargen ar gael byddai'r sgoriau risg yn cael eu hadolygu yn seiliedig ar y wybodaeth newydd;

·         cadarnhau fod y gwaith paratoi y mae’r Cyngor wedi'i wneud mewn perthynas â’r effaith posib o gyflwyno’r Credyd Cynhwysol (CC) yn Sir Ddinbych ar breswylwyr a’r Cyngor (rhif risg 00016) wedi bod yn llwyddiannus iawn. Felly mae’r dosbarthiad ‘Risg Hanfodol’ B2 (coch) wedi lleihau i ddosbarthiad 'Risg Gweddilliol’ o D3 (melyn). 

Mae’r Pwyllgor Craffu Cymunedau wedi archwilio’r gwaith mewn manylder gynharach yn yr haf.  Mae’r ‘risg corfforaethol’ hwn yn gallu o bosib lleihau ymhellach a’i drosglwyddo i'r Gofrestr Risg Gwasanaeth i gael ei reoli gan y Gwasanaeth yn y dyfodol;

·         yn cynghori er bod ‘risgiau’ yn gallu newid o bosib ar unrhyw adeg a bod y Gofrestr yn cael ei ddiwygio i adlewyrchu hyn ar y pryd, mae adolygiad ffurfiol o’r Gofrestr Risg Corfforaethol yn ei gyfanrwydd wedi’i gymryd gan y Tîm Gweithredol Corfforaethol (TGC) bob chwe mis.  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Monitro’r cynnydd a wnaed mewn perthynas â datblygu’r Dangosfwrdd Ymdrech Cwsmeriaid a’r ymateb i’r system teleffoni newydd. 

11.00am – 11.45am

Yn absenoldeb yr Aelod Arweiniol dros Isadeiledd Cymunedol, fe gyflwynodd  Pennaeth Cwsmeriaid, Cyfathrebu a Marchnata adroddiad y Rheolwr Gwella Gwasanaethau (wedi’i ddosbarthu’n flaenorol) wnaeth ddarparu golwg cyffredinol i'r Pwyllgor o ganlyniadau Ymdrech a Boddhad Cwsmeriaid. 

Mae’r adroddiad yn cynnwys enghreifftiau gair-am-air ac awgrymiadau i wella gwasanaeth yn seiliedig ar yr adborth a dderbyniwyd.  Fe atgoffodd y Pennaeth Gwasanaeth yr aelodau mai cynllun peilot oedd y Dangosfwrdd Ymdrech a Boddhad Cwsmeriaid yn y lle cyntaf, ond yn sgil ei lwyddiant cyflwynwyd system fel rhan gyfannol o Ganolfan Gwasanaethau i Gwsmeriaid y Cyngor. 

Yn dilyn trafodaeth gydag Uwch Dîm Arweinyddiaeth y Cyngor cyflawnwyd gwaith i ehangu’r gwasanaeth i gwsmeriaid eraill yn defnyddio gwasanaethau’r Cyngor, dyma wasanaethau gyda chyfran uchel o alwadau gan y cyhoedd a rhanddeiliaid eraill - yn ystod y deuddeg mis hyd at Medi 2018 mae’r arolwg wedi cael ei ymestyn i bedwar gwasanaeth y cyngor a hyd at 13 o adrannau gwahanol. 

Yn ôl y Rheolwr Gwella Gwasanaethau mae gan y system y gallu i lunio adroddiadau ar faint o ymdrech sydd ei angen ar ran y cwsmer i ateb eu hymholiad ynghyd â chyfradd boddhad cwsmeriaid ar ddiwedd y broses. 

Dros gyfnod o 12 mis, roedd 3 thema amlwg yn sgil y dadansoddiad o ran pam nad oedd cwsmeriaid yn fodlon wedi’u cyswllt â’r Cyngor. 

·         y galwr yn cael ei drosglwyddo, neu’n cael rhif uniongyrchol i’w alw, a bod eu galwad ddim yn cael ei ateb;

·         mae’r galwr wedi gadael neges ar y peiriant ateb ond neb wedi ei ffonio'n ôl; ac

·         ar ôl i’r ymholiad gael ei nodi ar y system, yn gofyn i wasanaeth penodol gysylltu â hwy’n uniongyrchol, ni chafodd y cwsmer alwad yn ôl.

Fe arweiniodd hynny at y Prosiect Gwell Gwasanaeth Ffôn  - gan gynyddu gallu cwsmeriaid ‘i gyrraedd y lle iawn y tro cyntaf’ wrth ddeialu prif rif ffôn y Cyngor ar 01824 706000.

Yn ymateb i gwestiynau’r aelodau dyma Bennaeth y Gwasanaeth a’r Rheolwr Gwella Gwasanaeth yn:

·         cytuno i gynnwys ffigyrau gwirioneddol yn ogystal â chanrannau yn adroddiadau’r dyfodol; 

·         cadarnhau fod y nifer o arolygon ffôn symudol wedi’u llenwi a’u dychwelyd yn foddhaol ac yn uwch na'r ffigur dychwelyd ar gyfartaledd ar gyfer arolygon yn gyffredinol;

·         cynghori fod y Cyngor ddim yn bwriadu cyflwyno App ffôn symudol/tabled ar gyfer dibenion cymryd rhan yn y math hwn o arolygon gan fod awdurdodau lleol sydd wedi eu cyflwyno bellach yn trio rhoi gorau iddyn nhw oherwydd gofynion cymhleth TGCh a phrosesau ‘cefn swyddfa’ sydd eu hangen i’w cefnogi.  Mae gwefan Cyngor Sir Ddinbych yn cael ei defnyddio’n aml iawn gan breswylwyr a chwsmeriaid ar gyfer rhyngweithio â’r awdurdod a byddai datblygu'r wefan ymhellach ar gyfer y diben hynny yn syniad llawer mwy effeithiol na chyflwyno App:

·         cynghori bod y System Rheoli Cysylltiadau Cwsmeriaid newydd a oedd ar fin cael ei gyflwyno ddiwedd Hydref neu ddechrau Tachwedd 2018 yn gweithio'n effeithiol gyda ffonau symudol ac yn gwella prosesau o'r dechrau i'w diwedd ac o ganlyniad yn cefnogi rhyngweithiad preswylydd/cwsmer gyda'r Cyngor;

·         cadarnhau fod y data a dderbyniwyd o’r arolygon yn cael ei ddefnyddio i wella gwasanaethau gyda’r bwriad o sicrhau fod yr holl Wasanaethau yn cydymffurfio â Safon Corfforaethol ar gyfer darparu gwasanaeth - Dull Sir Ddinbych.  Er hynny byddai yna wastad le am welliant yn fewnol yn y Cyngor ac yn allanol gyda rhanddeiliaid;

·         cynghori bod y data a dderbyniwyd o’r arolygon wedi’i ddadansoddi gan weithgor o swyddogion o’r prif wasanaethau sy’n delio â chwsmeriaid. 

Cynrychiolwyr gwasanaeth yn gallu cael gafael ar ddata is i lawr ac adnabod pa gynghorydd unigol o fewn eu Gwasanaeth oedd wedi delio â’r ymholiad ac wedi mynd  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Craffu (copi wedi’i atodi) yn gofyn am adolygiad o raglen gwaith i’r dyfodol y pwyllgor ac yn diweddaru aelodau ar faterion perthnasol.

11.45am – 12.00pm

Cyflwynodd y Cydlynydd Craffu adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) yn gofyn am sylwadau’r Aelodau ar raglen waith y Pwyllgor a rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf ar faterion perthnasol.

Roedd copi o “ffurflen gynnig Aelodau” wedi’i chynnwys yn Atodiad 2. Gofynnodd y Cydlynydd Craffu i unrhyw gynigion gael eu cyflwyno iddi hi.  Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Cabinet wedi'i gynnwys hefyd fel Atodiad 3, y tabl yn crynhoi penderfyniadau diweddar gan y Pwyllgor ac yn cynghori ar y cynnydd yn eu gweithredu wedi’i gynnwys fel Atodiad 4.

Cynghorodd y Cydlynydd Craffu wrth y Pwyllgor bod y Cadeirydd yn mynychu'r Gynhadledd Diwygio Addysg yng Nghaerdydd gyda’r Pennaeth Addysg, ac felly roedd yr eitem ar Arholiadau Allanol Dros Dro ac Asesiadau Athrawon (wedi’i gynnwys i gael ei drafod yn y cyfarfod hwn) yn cael ei ohirio i'w drafod ym Mhwyllgor Craffu Perfformiad mis Tachwedd. 

Hysbysodd y Cydlynydd Craffu y Pwyllgor hefyd bod yr adroddiad Rheoli Gwastraff heb gael ei gyhoeddi eto gan Swyddfa Archwilio Cymru ac felly y byddai'r eitem hynny'n cael ei ohirio i'w drafod yn y cyfarfod wedi’i drefnu ar gyfer 31 Ionawr 2019.

Yn dilyn trafodaeth yn gynharach ar y RhCC, cytunwyd dros dro i drefnu adolygiad o'r system mewn 12 mis (Tachwedd 2019).

Atgoffodd y Cydlynydd Craffu yr aelodau os oedd ganddynt unrhyw eitemau yr oeddent o'r farn oedd angen eu craffu yna dylent lenwi a dychwelyd y ffurflen gais (atodiad 2) a fyddai yna’n cael ei drafod gan y Grŵp Craffu Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion yn eu cyfarfod nesaf ym mis Hydref.

PENDERFYNWYD - yn amodol ar yr uchod, y dylid cymeradwyo’r Rhaglen Gwaith I'r Dyfodol.

Derbyn unrhyw ddiweddariadau gan gynrychiolwyr y Pwyllgor ar Fyrddau a Grwpiau amrywiol y Cyngor.

12.00 p.m. – 12.05 p.m.

Nid oedd unrhyw ddiweddariad i adrodd ar yr eitem hon.

Atgoffodd y Cydlynydd Craffu aelodau’r Pwyllgor ei bod yn bwysig bod yr un person yn mynychu’r cyfarfodydd Llinellau Ymholiad a’r cyfarfodydd Her Gwasanaeth.

Tynnodd y Cynghorydd Martyn Holland sylw at y ffaith fod rhag-gyfarfodydd Craffu heb eu hamlygu ar ddolen yr agenda (yn wahanol i’r copïau papur).