Agenda and draft minutes

Cafwyd ymddiheuriadau gan y Cynghorwyr Ann Davies, Bob Murray, a David Williams.

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu ag unrhyw fater a nodwyd fel un i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Cyflwynwyd datganiad o gysylltiad personol gan y Cynghorydd Emrys Wynne, a oedd wedi ymdrin ag achos yn ymwneud â Kingdom Security yn ei swyddogaeth fel ynad.

Ethol Is-Gadeirydd y Pwyllgor ar gyfer blwyddyn y cyngor 2018/19 (gweler ynghlwm gopi o ddisgrifiad swydd ar gyfer Aelod Craffu a Chadeirydd / Is-Gadeirydd)

Gofynnodd y Cadeirydd i’r Pwyllgor am enwebiadau ar gyfer Is-gadeirydd.  Roedd y Cynghorydd Hugh Irving wedi mynegi diddordeb mewn gwasanaethu fel Is-gadeirydd y Pwyllgor am dymor arall.  Cyflwynodd y Cynghorydd Irving CV a ddosbarthwyd i aelodau’r Pwyllgor.

Cynigiodd y Cynghorydd Martyn Holland y dylid penodi’r Cynghorydd Irving fel Is-gadeirydd y Pwyllgor am y flwyddyn sydd i ddod. Eiliodd y Cynghorydd Huw Jones y cynnig.  Ni chafwyd unrhyw enwebiadau eraill ac roedd y Pwyllgor yn unfrydol:

Penderfynwyd: - y dylid penodi'r Cynghorydd Hugh Irving yn Is-gadeirydd y Pwyllgor ar gyfer y flwyddyn ddinesig 2018/19.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chodwyd unrhyw fater brys.

Derbyn cofnodion y Pwyllgor Craffu Perfformiad a gynhaliwyd ar 26 Ebrill 2018 (copi ynghlwm).

10:00am – 10:05am

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Craffu Perfformiad a gynhaliwyd ar 26 Ebrill 2018.

Materion yn Codi:

·         Holodd yr Aelodau pryd y byddant yn cael yr adroddiad gwybodaeth mewn perthynas â data gwahardd o'r ysgol, a rhoddwyd gwybod y bydd yr adroddiad gwybodaeth yn cael ei ddosbarthu ym mis Medi.

·         Holwyd am yr ymweliad ysgol a godwyd fel sylw yn ystod y drafodaeth ar yr eitem am Reoli Ymddygiad yn Ysgolion Sir Ddinbych, a rhoddodd y cydlynydd Craffu wybod i’r aelodau bod staff y Gwasanaeth Addysg yn y broses o drefnu ymweliad i'r aelodau i’r Uned Atgyfeirio Disgyblion a phrosiectau cysylltiedig.

PENDERFYNWYD y dylid derbyn a chymeradwyo cofnodion y cyfarfod Pwyllgor Archwilio Perfformiad a gynhaliwyd ar 26 Ebrill 2018 fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd (copi ynghlwm) yn amlinellu sut y mae’r Cyngor yn rheoli ei gontract gwaith gorfodaeth troseddau amgylcheddol gyda Kingdom Security Limited a gofyn i’r Pwyllgor wneud argymhellion i'r Cabinet mewn perthynas â darpariaeth y gwasanaethau hynny yn y dyfodol.

10:05am – 11:05am

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol Tai, Rheoleiddio ac Amgylchedd adroddiad y Pennaeth Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd (a ddosbarthwyd yn flaenorol) i roi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor am weithgareddau gorfodi troseddau a gynhaliwyd gan Kingdom Security Limited ar ran y Cyngor.  Cyflwynwyd yr adroddiad i’r Pwyllgor mewn ymateb i gais gan aelodau a oedd eisiau gwybod sut y mae’r contract gyda Kingdom yn cael ei reoli i wireddu gwerth am arian a pha reolaethau sydd wedi’u sefydlu i osgoi niweidio enw da’r Cyngor tra’n gwneud gweithgareddau gorfodi.

Yn ystod ei gyflwyniad, pwysleisiodd yr Aelod Arweiniol bod y contract gyda Kingdom yn Sir Ddinbych yn cael ei reoli yn effeithiol gan Uwch Swyddog Gwarchod y Cyhoedd y Cyngor (Diogelwch Cymunedol).  Roedd cwynion yn ymwneud â throseddau amgylcheddol yn Sir Ddinbych, yn enwedig baw ci, ymysg yr uchaf yng Nghymru cyn i’r Cyngor ymrwymo i gontract gyda Kingdom i ddarparu gwasanaethau gorfodi.  Roedd arolygon a gynhaliwyd gan Cadwch Gymru'n Daclus yn ystod y blynyddoedd diwethaf wedi dangos gwelliant mawr mewn glendid ar y strydoedd, gyda'r nifer o hysbysiadau cosb benodedig (FPN) a roddwyd ar gyfer troseddau baw ci yn Sir Ddinbych yn gyson ymysg yr uchaf yng Nghymru.  Cyn i Kingdom ddarparu gwasanaethau gorfodi troseddau amgylcheddol, ychydig iawn o FPN roddodd Sir Ddinbych ar gyfer baw cŵn.  Nododd y duedd gyfredol leihad yn y nifer o FPN a rodwyd ar gyfer troseddau baw ci, ac roedd hyn wedi’i briodoli i effeithiolrwydd perfformiad y gorffennol wrth weithredu i atal ac agwedd addysgol y gwaith a wnaed gan Kingdom h.y. rhoi bagiau baw cŵn i’r cyhoedd a, lle mae'r perchnogion yn caniatáu i’w cŵn redeg yn rhydd, i dynnu eu sylw at yr arwyddion sy’n rhoi gwybod i’r cyhoedd bod yr ardal yn destun Gorchymyn Diogelu Mannau Cyhoeddus (PSPO) sy’n ei wneud yn ofynnol i gŵn fod ar dennyn bob amser.

Estynnwyd gwahoddiad i gynrychiolwyr o Kingdom Security Limited fynychu’r cyfarfod i drafod gorfodaeth troseddau amgylcheddol gyda’r Pwyllgor.  Er eu bod wedi derbyn y gwahoddiad i ddechrau, oherwydd y pryderon am ddiogelwch a lles eu staff, yn ystod y 24 awr ymlaen llaw, gwnaethant y penderfyniad i beidio mynychu.  Ond, gwnaethant gyhoeddi datganiad y gwnaeth y Pennaeth Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd ei ddarllen yn y cyfarfod gan amlinellu’r rhesymau dros eu penderfyniad i beidio mynychu’r cyfarfod.  Mynegodd aelodau’r pwyllgor eu siom bod Kingdom wedi tynnu’n ôl o anfon cynrychiolydd i’r cyfarfod mor fyr rybudd.  Er eu bod yn deall pryderon y cwmni, gwnaethant bwysleisio na ddylent fod ofn mynychu cyfarfod pwyllgor â chyfansoddiad democrataidd.

Manylodd y Pennaeth Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd ar yr adroddiad a chynnwys yr atodiadau cysylltiedig.  Rhoddodd wybod i’r Pwyllgor, er bod Kingdom yn gweithio o swyddfeydd y Cyngor yn Ninbych, eu bod yn gweithredu ar draws y sir ac yn cael eu lleoli ar sail gwybodaeth a chwynion a gafwyd gan swyddogion y Cyngor a’r cyhoedd.  Adolygwyd a diwygiwyd contract y Cyngor gyda Kingdom yn flynyddol, yn seiliedig ar y mathau o ymholiadau a chwynion a gafwyd gan breswylwyr. 

Rhoddwyd gwybod i’r Aelodau bod y Cyngor wedi ymrwymo i gontract gyda Kingdom yn dilyn etholiadau awdurdod lleol 2012 pan dynnodd preswylwyr sylw at faw ci fel problem fawr ar draws y sir, a arweiniodd o ganlyniad at fabwysiadu’r Strategaeth Baw Ci yn y Cyngor.  Roedd y contract gyda’r cwmni ar gyfer gorfodaeth yn erbyn nifer o wahanol fathau o droseddau amgylcheddol h.y. baw cŵn, taflu sbwriel, post sothach, ysmygu mewn ardaloedd amgaeedig, graffiti, torri PSPO ayyb.  Mae enghreifftiau o’r gwahanol fathau o droseddau y rhoddwyd FPN ar eu cyfer, yn ogystal â’r nifer o  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Ystyried Adroddiad gan y Swyddog Cwynion Statudol a Chorfforaethol (copi ynghlwm) sy'n gofyn i’r Pwyllgor gyflawni ei rôl mewn perthynas â chraffu ar berfformiad y Cyngor wrth ymdrin a dysgu o gwynion.

11:15am – 11:45am

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol Datblygu Seilwaith Cymunedol adroddiad y Swyddog Cwynion Statudol a Chorfforaethol (dosbarthwyd yn flaenorol) ar gydymffurfiaeth a pherfformiad y gwasanaethau gyda’r polisi cwynion cwsmeriaid corfforaethol yn ystod chwarter 4 blwyddyn adrodd 2017/18.   Yn ystod ei gyflwyniad, rhoddodd wybod i’r aelodau bod y nifer o gwynion a gafwyd, yn ogystal â’r nifer o ganmoliaethau ac awgrymiadau a gafwyd i gyd yn uwch na’r chwarter blaenorol.  Ond, dim ond un gwyn oedd heb ei datrys o fewn yr amser a nodwyd, ac roedd y gwyn yn ymwneud â’r Gwasanaeth Addysg.  Oherwydd y pwysau arno oherwydd bod gweithwyr ac adnoddau yn cael eu dyrannu tuag at waith arolwg Estyn ar y pryd, nid oedd y Gwasanaeth wedi gallu casglu’r holl safbwyntiau yr oedd eu hangen i ymateb i’r cwyn mewn amser.  Ond, roedd y Cyngor wedi cyflawni cyfradd perfformiad o 99% wrth ymdrin â chwynion.  Yn ystod chwarter 4, roedd adborth cwsmeriaid wedi arwain at bwynt dysgu ar gyfer y Gwasanaeth Un Pwynt Mynediad (SpoA), a fyddai’n arwain at well gwasanaeth i bawb yn y man.  Ar gyfer blwyddyn 2017/18 yn ei chyfanrwydd, roedd perfformiad y Cyngor wrth ymdrin â chwynion o fewn yr amser a nodwyd yn tua 99%.

Mewn ymateb i gwestiynau'r Aelodau, gwnaeth yr Aelod Arweiniol, y Prif Reolwr (Gwasanaethau Cefnogi) - Gwasanaethau Cymorth Cymunedol, a’r Swyddog Cwynion Statudol a Chorfforaethol:

·         roi gwybod bod cael swyddog penodedig i ymdrin â chwynion statudol a chorfforaethol wedi bod yn hanfodol i sicrhau gwelliant ym mherfformiad y Cyngor wrth ymdrin â chwynion. Roedd yn gallu canolbwyntio ar ymateb ac ymdrin â’r cwynion a sicrhau eu bod yn cael eu datrys o fewn y dyddiadau targed a nodwyd.  Roedd gwell system rŵan i ymdrin a’r cwynion ac roedd prosesau yn ymwneud ag ymdrin â chwynion wedi’u tynhau;

·         cadarnhaodd y bu cynnydd mewn ceisiadau Rhyddid Gwybodaeth yn ystod y misoedd diwethaf. 

Ond, gan fod swyddog arall yn ymdrin â cheisiadau Rhyddid Gwybodaeth, ni wnaeth effeithio ar berfformiad yr Awdurdod wrth ymdrin â chwynion;

·         rhoddodd wybod bod cwynion mewn perthynas ag ysgolion unigol yn cael eu datrys gan yr ysgolion dan sylw.  Roedd cwynion yn ymwneud ag addysg neu bolisïau addysg yn cael eu datrys yn ganolog gan y Cyngor;

·         cadarnhaodd bod natur y cwynion a gafwyd yn cael eu dadansoddi gyda’r bwriad o nodi unrhyw dueddiadau a gwelliannau i wasanaethau a ddaw i’r amlwg h.y. byddai tueddiadau a nodwyd fel rhan o’r broses gwynion gwasanaethau cymdeithasol yn cael eu hadrodd yn Adroddiad Blynyddol y Cyfarwyddwr Gwasanaethau Cymdeithasol, ynghyd â gwelliannau arfaethedig i fynd i’r afael ag unrhyw ddiffygion neu fethiannau;

·         rhoddodd wybod bod pob cwyn a gafwyd yn cael eu dadansoddi yn feintiol ac yn ansoddol; a

·         rhoddodd wybod i’r Pwyllgor ei fod yn dda rhoi gwybod bod y Gwasanaethau Priffyrdd ac Amgylcheddol wedi cael swm uchel o gwynion yn dilyn eu hymdrechion i glirio eira a chadw ffyrdd ar agor ayyb, yn ystod cyfnodau diweddar o dywydd garw.

Llongyfarchodd aelodau'r Pwyllgor pob gwasanaeth ar eu perfformiad rhagorol wrth ymateb i gwynion ac ymdrin â nhw a -

Phenderfynwyd: - yn amodol ar y sylwadau uchod y dylid argymell, yn y dyfodol:-

(i)                 Dylid cyflwyno adroddiadau perfformiad Chwarter 1 a Chwarter 3 ‘Eich Llais’ i’r Pwyllgor fel ‘Adroddiadau Gwybodaeth’; a

(ii)               Cyflwyno adroddiadau perfformiad Chwarter 2 a 4 ‘Eich Llais’ yn ffurfiol i’r Pwyllgor yn y cyfarfod, oni bai bod unrhyw bryderon mewn perthynas â pherfformiad wrth gydymffurfio â’r gweithdrefnau cwynion neu’r mathau o gwynion a gafwyd yn ei gwneud yn ofynnol i gyflwyno adroddiad i’r Pwyllgor i dynnu sylw at bryderon.

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Craffu  (copi ynghlwm) yn gofyn am adolygiad o raglen gwaith i’r dyfodol y pwyllgor a rhoi’r diweddaraf i’r aelodau ar faterion perthnasol.

Cyflwynodd y Cydlynydd Craffu y rhaglen waith i’r Pwyllgor.  Rhoddwyd gwybod i’r Aelodau bod gan y cyfarfod nesaf lwyth gwaith trwm posibl a gofynnwyd a hoffai'r aelodau aildrefnu eitemau penodol.

Rhoddwyd gwybod i’r Pwyllgor y bydd swyddog o Lywodraeth Cymru (LlC) yn dod i’r cyfarfod ar 19 Gorffennaf 2018 i drafod Cyllid Cyfalaf ar gyfer Prosiectau Priffyrdd.  Ar ôl trafodaeth ar y rhaglen gwaith i’r dyfodol a’r nifer o eitemau pwysig sydd angen eu trafod, roedd y Pwyllgor o’r farn y dylid ystyried pob eitem ar y rhaglen waith ar gyfer 19 Gorffennaf ac felly na ddylid gohirio unrhyw eitem.

Gan fod y Cynghorydd Peter Scott rŵan yn Gadeirydd y Cyngor Sir nid oedd bellach yn aelod o’r Pwyllgor. Rhoddodd y Cynghorydd Martyn Holland wybod i’r Pwyllgor ei fod yn ceisio enwebiad gan y Grŵp Ceidwadol i wasanaethu ar y Pwyllgor Craffu Perfformiad yn lle’r Cynghorydd Scott.  Roedd y Cynghorydd Scott hefyd wedi bod yn gynrychiolydd y Pwyllgor ar Grŵp Her Gwasanaeth y Gwasanaeth Cyllid, ac felly gofynnwyd i’r Pwyllgor benodi cynrychiolydd yn ei le i wasanaethu’r Grŵp.  Yn dilyn trafodaeth gan yr aelodau ynglŷn â pha wasanaethau yr oeddent yn teimlo fyddai’n manteisio o’u harbenigedd:

Penderfynwyd: - yn amodol ar yr arsylwadau uchod -

(i)        cadarnhau’r rhaglen gwaith i’r dyfodol; a

(ii)       Dylai’r Cynghorydd Ellie Chard wasanaethu fel cynrychiolydd y Pwyllgor ar y Grŵp Her Gwasanaeth Gwasanaethau Addysg a Phlant a dylai’r Cynghorydd Martyn Holland wasanaethu fel cynrychiolydd ar Grŵp Her Gwasanaeth y Gwasanaeth Cyllid

Derbyn diweddariadau gan gynrychiolwyr y Pwyllgor ar wahanol Fyrddau a Grwpiau’r Cyngor.

Adroddodd y Cynghorydd Arwel Roberts ar gyfarfod Grŵp Monitro Safonau Ysgolion a oedd wedi’i fynychu’n ddiweddar.   Roedd cynrychiolwyr o Ysgol Trefnant ac Ysgol Frongoch wedi mynychu’r cyfarfod a chael eu herio yn gadarn ar nifer o agweddau yn ymwneud â’u darpariaeth a pherfformiad addysg.  Roedd y Cynghorydd Roberts o’r farn bod y Grŵp Monitro Safonau Ysgolion yn fforwm effeithiol i godi safonau ysgolion.

Daeth y cyfarfod i ben am 12.35pm