Agenda and draft minutes

Derbyniwyd ymddiheuriadau gan y Cynghorydd Peter Scott a’r Cynghorydd Martyn Holland. Derbyniwyd ymddiheuriadau hefyd gan y Cynghorydd Richard Mainon, Aelod Arweiniol Datblygu Seilwaith Cymunedol.

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu ag unrhyw fater a nodwyd fel un i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Ni fu i unrhyw Aelod ddatgan cysylltiad personol na chysylltiad sy'n rhagfarnu ag unrhyw fusnes a oedd i’w ystyried yn y cyfarfod.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Hysbyswyd y Pwyllgor gan y Cadeirydd y dygwyd i’w sylw bod y cyhoeddiad diweddar ac annisgwyl ynglŷn â chau Coleg Dinbych wedi bod yn achos o bryder enfawr i’r aelodau, yn benodol diffyg cyfathrebu Grŵp Llandrillo Menai gydag aelodau etholedig, rhanddeiliaid a’r Cyngor ynglŷn â’i fwriad i gau’r cyfleuster. Hysbyswyd yr Aelodau bod yr AS wedi trefnu cyfarfod agored yn Eirianfa, Dinbych ar y diwrnod canlynol i drafod cau’r coleg. Deallwyd hefyd fod y Pennaeth Addysg a Gwasanaethau Plant wedi gwneud cais am gyfarfod gydag awdurdodau’r coleg i drafod y penderfyniad i gau a’r ddarpariaeth ar gyfer y myfyrwyr yn y dyfodol.

Gofynnodd y Pwyllgor i’r Cydlynydd Archwilio holi’r Pennaeth Gwasanaeth ynglŷn â’i chyfarfod ag awdurdodau’r Coleg ac i rannu’r canlyniadau ag Aelodau.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio Perfformiad a gynhaliwyd ar 01 Chwefror 2018 (copi ynghlwm).

10:00am – 10:05am

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio Perfformiad a gynhaliwyd ar 1 Chwefror 2018.

Nid oedd unrhyw fater yn codi.

PENDERFYNWYD y dylid derbyn a chymeradwyo cofnodion y cyfarfod Pwyllgor Archwilio Perfformiad a gynhaliwyd ar 1 Chwefror 2018 fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad gan y Prif Lyfrgellydd (copi ynghlwm) sy’n tanlinellu perfformiad y Gwasanaeth Llyfrgell yn erbyn safonau cenedlaethol.

10:05am – 10:35am

Yn absenoldeb Aelod Arweiniol Datblygu Seilwaith Cymunedol, cyflwynodd y Pennaeth Cyfathrebu, Cwsmeriaid a Marchnata adroddiad y Prif Llyfrgellydd (a ddosbarthwyd yn flaenorol) a oedd yn amlinellu perfformiad y Gwasanaeth Llyfrgell yn erbyn y safonau cenedlaethol ac yn diweddaru’r Pwyllgor ar ddatblygiadau o fewn y gwasanaeth yn Sir Ddinbych ac ar sail ranbarthol. Ynghlwm wrth yr adroddiad fel atodiadau roedd copïau o asesiad ffurfiol Is-adran Amgueddfeydd, Archifau a Llyfrgelloedd Llywodraeth Cymru o wasanaeth llyfrgell y sir ar gyfer 2016-17 (Atodiad A) a pholisi codi tâl diwygiedig y Cyngor ar gyfer defnyddio gofodau’r llyfrgell i gynnal gweithgareddau (Atodiad B).

Yn ystod ei chyflwyniad, hysbyswyd y Pwyllgor gan y Pennaeth Gwasanaeth fod Gwasanaeth Llyfrgell Sir Ddinbych wedi diwallu 17 o’r 18 Hawliad Craidd yn ystod 2016-17, fel y gwnaeth drwy gydol cyfnod 5ed Fframwaith Safonau Llyfrgelloedd Cyhoeddus Cymru (2014-2017). Dywedodd fod Sir Ddinbych wedi croesawu cynnwys dangosydd ansawdd, yn ymwneud â pherfformiad y llyfrgell wrth gefnogi iechyd a lles, yn 6ed Fframwaith Safonau Llyfrgelloedd Cyhoeddus Cymru, 2017 – 2020.

Rhannwyd manylion gydag Aelodau ynglŷn â’r gwaith ailwampio sydd bron â’i gwblhau yn Llyfrgell Llanelwy, y rhaglen ailwampio a ariannwyd drwy grant yr Is-adran Amgueddfeydd, Archifau a Llyfrgelloedd yn Llyfrgell Dinbych, a’r gwaith i newid y to yn Llyfrgell Y Rhyl. Cafodd yr Aelodau eu briffio ynglŷn â’r defnydd cynyddol o lyfrgelloedd at ddibenion darparu gwasanaethau cymunedol gan y Cyngor a sefydliadau partner, a oedd i gyd yn cefnogi gwaith iechyd a lles ehangach y sefydliadau amrywiol. Roedd polisi codi tâl diwygiedig y Gwasanaeth Llyfrgell, ar gyfer defnyddio gofodau’r llyfrgell i gynnal gweithgareddau cynlluniedig, yn cynnig defnydd am ddim o’r gofodau llyfrgell er mantais gymunedol, gostyngiad ar gyfer grwpiau cymunedol ac elusennau cofrestredig a dim ond archebion preifat/ masnachol neu grwpiau’n gwneud elw oedd yn gorfod talu’r ffioedd llogi yn llawn. Cyflwynwyd y polisi diwygiedig hwn ym mis Ionawr ar gyfer archebion newydd ac ym mis Ebrill 2018 ar gyfer y archebion grŵp rheolaidd. Rhannwyd manylion hefyd o’r gwaith rhanbarthol a chenedlaethol a wnaed ar y cyd rhwng gwasanaethau llyfrgell sirol at ddibenion cyflawni arbedion, cefnogi a gwella darpariaeth y cynnig iechyd a lles, gwella'r ystod o ddeunydd darllen sydd ar gael i ddefnyddwyr a chyfrwng ei argaeledd, hynny yw llyfrau, e-lyfrau, e-lyfrau llafar ac ati.

Gan ymateb i gwestiynau gan yr Aelodau, dywedodd y Pennaeth Gwasanaeth a’r Prif Lyfrgellydd:

·         roedd Llyfrgell Rhuddlan ar agor ar foreau Sadwrn ar hyn o bryd gan fod Llyfrgell Llanelwy wedi cau dros dro er mwyn cynnal gwaith ailwampio. Aelodau staff o Lyfrgell Llanelwy oedd yn gweithio yn Rhuddlan ar foreau Sadwrn. Os oedd Aelodau a phreswylwyr yn awyddus i Lyfrgell Rhuddlan barhau i agor ar foreau Sadwrn yn dilyn ail-agor Llyfrgell Llanelwy byddai'n rhaid sicrhau adnoddau ariannol er mwyn cyflawni hyn, un opsiwn fyddai cysylltu â Chyngor Tref Rhuddlan i wneud cais am gefnogaeth ariannol bellach;

·         ar hyn o bryd dim ond dau gyngor dinas, tref neu gymuned oedd yn darparu cefnogaeth ariannol i’r Cyngor Sir ar gyfer darpariaeth gwasanaethau llyfrgell yn eu hardal, sef Cyngor Dinas Llanelwy a Chyngor Tref Rhuddlan. Roedd Cyngor Dinas Llanelwy yn penderfynu ar sail flynyddol a fyddai’n darparu cefnogaeth ariannol i Wasanaeth Llyfrgell y Cyngor ai peidio. Wrth ystyried y posibilrwydd o adnoddau cyllid gostyngol ar gyfer darpariaeth gwasanaethau yn y tymor canolig a’r tymor hir, efallai y byddai’n rhaid i’r Gwasanaeth Llyfrgell ystyried cysylltu â’r holl gynghorau dinas, tref a chymuned am gymorth ariannol er mwyn sicrhau darpariaeth gwasanaethau yn y dyfodol;

·         byddent yn holi Adran Gwasanaethau Adeiladu’r Cyngor ynglŷn â phwy oedd yn gyfrifol am dalu costau’r gwaith cynnal a  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Ystyried adroddiad gan y Rheolwr Tîm Cynllunio Strategol (copi ynghlwm) sy’n gofyn am sylwadau'r Pwyllgor ar y fframwaith rheoli perfformiad ar gyfer Cynllun Corfforaethol y Cyngor 2017-2022.

10:35am – 11:05am

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol Cyllid a Pherfformiad adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) a oedd yn ceisio barn y Pwyllgor ar y fframwaith a luniwyd i reoli perfformiad darpariaeth Cynllun Corfforaethol y Cyngor 2017 - 2022.

Yn ystod ei gyflwyniad, tynnodd yr Aelod Arweiniol sylw’r Aelodau at Atodiad 1 yr adroddiad, a oedd yn amlinellu’r pum blaenoriaeth ac yn manylu ar y waelodlin (Cyflwr Presennol), sef man cychwyn y daith i gyflawni’r blaenoriaethau a’r trothwy llwyddiant arfaethedig (Cyflwr Dyfodol) a fyddai’n dynodi diwedd y daith a chyflawniad y blaenoriaethau. At ddibenion cefnogi cyflawniad y blaenoriaethau, datblygwyd cyfres o ddangosyddion penodol i gynorthwyo’r Cyngor â gwerthuso cynnydd a chyflawniad cyffredinol o’i uchelgeisiau. Roedd y rhain wedi’u cynnwys yn Atodiad A'r adroddiad. Yn ystod y camau cynnar hyn yn narpariaeth y Cynllun, roedd lawer o’r dangosyddion hyn yn nodi perfformiad gwaelodlin, fodd bynnag wrth i waith fynd rhagddo, y bwriad fyddai gweld perfformiad yn erbyn y dangosyddion yn gwella’n gyson. Y nod yn y pen draw fyddai symud cyfeiriad y perfformiad yn erbyn pob dangosydd o ‘goch’ i ‘wyrdd’. Roedd gan y Pwyllgor Archwilio rôl allweddol i’w chwarae wrth sicrhau perfformiad da yn gyson a chyflawni’r Cynllun Corfforaethol, yn ogystal â’r Cabinet a’r Byrddau Rhaglen a sefydlwyd i oruchwylio ei gyflawniad.  Byddai adroddiadau monitro perfformiad yn cael eu cyflwyno i’r Pwyllgor Archwilio bob chwarter, ac os mynegwyd pryderon ynglŷn ag unrhyw agwedd o gyflawni’r Cynllun gallai’r Pwyllgor gyfarwyddo’r gwasanaeth / gwasanaethau perthnasol i fynychu cyfarfod y Pwyllgor Archwilio i drafod y rhesymau dros berfformiad gwael gyda’r Aelodau.

Er mai cynllun strategol y Cyngor oedd y Cynllun Corfforaethol, nid oedd modd iddo gyflawni’r cynllun yn llwyr ar ei ben ei hun, roedd elfennau o rai blaenoriaethau yn ddibynnol ar bartneriaid e.e. landlordiaid cymdeithasol cofrestredig, datblygwyr preifat, y llywodraeth genedlaethol, y Bwrdd Iechyd, busnesau preifat, cwmnïau gwasanaeth ac ati.

Gan ymateb i gwestiynau'r Aelodau, dywedodd yr Aelod Arweiniol a Rheolwr y Tîm Cynllunio Strategol:

·         fel rhan o ddatblygiad y Cynllun Corfforaethol, roedd y dangosyddion y cytunwyd arnynt i fesur perfformiad a chyflawniad wedi’i creu drwy ystyried beth fyddai’n nodi llwyddiant;

·         byddent yn archwilio dulliau posibl ar gyfer cynnwys data a naratif eglurhaol ar y graffiau er hwylustod;

·         byddai gwaith mewn perthynas â chefnogi gofalwyr yn cael ei ddatblygu o dan nawdd y Bwrdd Rhaglen Cymunedau a’r Amgylchedd a byddai’n cael ei adrodd fel rhan o adroddiadau monitro perfformiad rheolaidd y Cynllun Corfforaethol maes o law;

·         er i rai aelodau gredu bod rhai o’r ffyrdd ar draws y sir mewn cyflwr gwael a bod angen cyflawni gwaith cynnal a chadw brys, roedd y data gan Lywodraeth Cymru yn nodi’r gwrthwyneb. Defnyddiodd Llywodraeth Cymru system werthuso annibynnol i asesu cyflwr ffyrdd y sir, cynhyrchodd y dull hwn asesiad yn seiliedig ar gyfartaledd eu cyflwr, nid oedd yn ystyried eu cyflwr ar sail unigol. Atgoffodd y Cydlynydd Archwilio y Pwyllgor y penderfynwyd yn y cyfarfod diwethaf i wahodd swyddog o Adran Cynllunio Trafnidiaeth Llywodraeth Cymru i fynychu cyfarfod yn y dyfodol, i drafod cyllid cyfalaf ar gyfer prosiectau priffyrdd yn y dyfodol gyda’r aelodau. Nid oes ymateb wedi ei dderbyn hyd yn hyn gan swyddogion Llywodraeth Cymru ynglŷn â’u hargaeledd i fynychu cyfarfod yn y dyfodol.

·         er bod angen gwaith dwys gan bob un o wasanaethau’r Cyngor i gynhyrchu’r Cynllun Corfforaethol, ni ddylai casglu’r data wedi hynny fod yn dasg lafurus;

·         er nad oes cyfeiriad penodol at ‘ddiwylliant’ yn y Cynllun Corfforaethol, y byddai mewn gwirionedd yn elfen gynhenid o sawl blaenoriaeth, yn benodol y flaenoriaeth yn gysylltiedig â’r Amgylchedd gan fod lles yn rhan fawr o’r flaenoriaeth honno. Roedd gan Asesiad Lles  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Ceisio sylwadau a chefnogaeth y Pwyllgor ar gyfer Cynllun Cydraddoldeb Strategol Interim y Cyngor 2016-2018 (copi ynghlwm)

11:15am – 11:45am

Cyflwynodd Aelod Arweiniol Safonau Corfforaethol adroddiad y Tîm Cynllunio Strategol (a ddosbarthwyd yn flaenorol) i’r Aelodau a chyflwynodd Gynllun Cydraddoldeb Strategol Interim Drafft 2016-18 y Cyngor i’r Pwyllgor.

Yn ystod ei gyflwyniad, hysbysodd yr Aelodau mai dyma’r tro cyntaf i’r Cynllun, a oedd yn amlinellu’r prosiectau a’r gweithgareddau allweddol a ddarparwyd gan y Cyngor yn unol â’r Cynllun Cydraddoldeb yn ystod 2017-18, gael ei gyflwyno i’r Pwyllgor. Yn flaenorol, cyflwynwyd y cynlluniau i’r Grŵp Cydraddoldeb Corfforaethol. Fodd bynnag, diddymwyd y Grŵp Cydraddoldeb Corfforaethol ym Mawrth 2017. Wrth symud ymlaen, y bwriad fyddai adrodd ar ymrwymiad a chyfraniad y Cyngor at gydraddoldeb ac amrywiaeth drwy lunio adroddiadau monitro rheolaidd ar berfformiad y Cyngor wrth ddarparu ei Gynllun Corfforaethol, gan y dylai cydraddoldeb ac amrywiaeth ffurfio rhan annatod o fusnes cyfan y Cyngor. Eglurodd yr Aelod Arweiniol hefyd bod y Cynllun Cydraddoldeb yn cael ei gyflwyno i aelodau er mwyn derbyn eu sylwadau, cyn ei gyfieithu a’i gyhoeddi yn unol â’r terfyn amser statudol, 31 Mawrth 2018. Dywedodd hefyd os oedd ar yr aelodau angen cyfleoedd hyfforddi a datblygu pellach ar faterion cydraddoldeb ac amrywiaeth byddai pob ymdrech yn cael ei wneud i'w darparu. Roedd gwaith ar fynd ar hyn o bryd gydag Adran AD y Cyngor i sicrhau argaeledd y modiwl e-ddysgu ‘Cydraddoldeb’ ar gyfer aelodau staff ar lwyfan e-ddysgu’r Cyngor yn y dyfodol agos.

Gan ymateb i gwestiynau gan Aelodau, dywedodd yr Aelod Arweiniol, Rheolwr y Tîm Cynllunio Strategol a’r Swyddog Cynllunio Strategol a Pherfformiad:

·         bod angen cynnal Asesiadau o Effaith ar Gydraddoldeb/ Asesiadau o Effaith ar Les ar gyfer polisïau cynllunio newydd neu ddiwygiedig ond nid oedd y rhain yn berthnasol i geisiadau cynllunio unigol;

·         cadarnhaodd bod disgwyliad ar bob un o Wasanaethau’r Cyngor i ymgymryd ag Asesiad o Effaith at Les a chadw at ddyletswyddau cydraddoldeb wrth ddatblygu polisïau newydd neu adolygu polisïau cyfredol;

·         pwysleisiodd fod dyletswyddau cydraddoldeb y sector cyhoeddus, sydd wedi’u nodi yn y Ddeddf Cydraddoldeb 2010, yn berthnasol i sefydliadau sector cyhoeddus yn unig ac nid oeddent yn berthnasol i fusnesau preifat. Fodd bynnag, byddai’r wybodaeth a ddarperir i fusnesau preifat mewn perthynas â chyflwyno ceisiadau cynllunio yn pwysleisio’r angen i’w cynigion gydymffurfio â gofynion gwahaniaethu ar sail anabledd y Ddeddf Cydraddoldeb 2010;

Yn ystod y drafodaeth ar gynnwys y Cynllun, awgrymwyd gan Aelodau’r Pwyllgor y dylid gwneud y newidiadau a’r ychwanegiadau canlynol i ddogfen y Cynllun, cyn i’r ddogfen honno gael ei chyfieithu a’i chyhoeddi:

·         dylid cynnwys geirfa i egluro’r acronymau a’r derminoleg a ddefnyddir yn y ddogfen drwyddi draw.

·         dylid gwirio’r ddogfen er mwyn sicrhau bod yr holl sefydliadau wedi eu cyfeirio atynt yn gywir ym mhob rhan o’r ddogfen, hynny yw ‘Urdd’ nid ‘URDD’.

·         at ddibenion eglurder a dealltwriaeth, dylid cynnwys naratif byr i egluro rolau grwpiau penodol, hynny yw ‘Cydlynwyr Datblygu Cymunedol’ ac ati;

·         dylid cynnwys gwybodaeth ar y gwaith helaeth a wnaed ar draws y Cyngor ac yn y gymuned leol i godi ymwybyddiaeth o ddementia; a

·         chynnwys ffotograffau er mwyn gwella edrychiad y ddogfen ac annog unigolion i’w darllen.

Ar ddiwedd y drafodaeth dechreuodd yr Aelod Arweiniol a’r Swyddogion archwilio’r dulliau y gallai’r Cyngor eu defnyddio i ddylanwadu ar y gymuned ehangach yn y sir i fodloni safonau Cydraddoldeb tebyg i’r rheiny a fodlonwyd gan yr Awdurdod.

Penderfynwyd:

(i)           yn amodol ar y sylwadau a wnaed a chynnwys y newidiadau a’r ychwanegiadau a awgrymwyd, i gefnogi’r Cynllun Cydraddoldeb Strategol Interim 2016-2018 ac argymell ei gyfieithu a’i gyhoeddi yn unol â’r gofynion statudol; a

(ii)          bod adroddiad yn adolygu perfformiad y Cyngor wrth ddarparu ei Gynllun Cydraddoldeb Strategol yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Archwilio (copi ynghlwm) yn gofyn am adolygiad o raglen gwaith i’r dyfodol y pwyllgor a rhoi’r diweddaraf i’r aelodau ar faterion perthnasol.

11.45am - 12.00pm

Cyflwynodd y Cydlynydd Archwilio adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) yn gofyn i’r Aelodau adolygu rhaglen waith y Pwyllgor a rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf ar faterion perthnasol.

Roedd copi o “ffurflen gynnig Aelodau” wedi’i chynnwys yn Atodiad 2. Gofynnodd y Cydlynydd Archwilio i unrhyw gynigion gael eu cyflwyno iddi hi. Roedd Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Cabinet wedi’i chynnwys yn Atodiad 3 ac roedd tabl gyda chrynodeb o benderfyniadau diweddar y Pwyllgor a gwybodaeth am y cynnydd eu rhoi ar waith wedi ei gynnwys yn Atodiad 4.

Hysbyswyd y Pwyllgor gan y Cadeirydd a’r Cydlynydd Archwilio, yn dilyn cyfarfod â Phennaeth Addysg a Gwasanaethau Plant a’r Prif Reolwr Addysg, y daethpwyd yn amlwg bod yr wybodaeth a oedd angen ei chyflwyno fel rhan o eitem fusnes addysg ar ‘Reoli Ymddygiad ac Absenoldeb yn Ysgolion Sir Ddinbych’, yn ystod cyfarfod nesaf y Pwyllgor, yn llawer rhy feichus i’w thrafod fel un eitem fusnes yn ystod un cyfarfod. Gyda’r bwriad o wella dealltwriaeth Aelodau o’r agweddau a’r pynciau amrywiol a geisiwyd, cynigodd swyddogion gynnal gweithdy ar gyfer aelodau etholedig a chyfetholedig ar 'Gynhwysiant a Lles mewn Addysg a Gwasanaethau Plant’ ym mis Mehefin 2018. Byddai adroddiad Estyn, yn dilyn ei arolwg o Wasanaethau Addysg y Sir, ar gael erbyn mis Mehefin. Yn dilyn y gweithdy hwn dylai fod yn haws i Aelodau ganfod pa feysydd o berfformiad y gwasanaeth sydd angen eu harchwilio’n fanylach. Awgrymwyd felly y dylid gohirio’r eitem ‘Rheoli Ymddygiad ac Absenoldeb yn Ysgolion Sir Ddinbych’ a drefnwyd i'w gyflwyno i'r Pwyllgor ar 26 Ebrill, tan yr oedd y gweithdy wedi’i gynnal. Awgrymwyd hefyd y dylid canslo’r cyfarfod arbennig ar 10 Mai, at ddibenion gwahodd dwy ysgol uwchradd i gwrdd â’r Pwyllgor i drafod eu Cynlluniau Gwella Ysgol, gan y byddai’n fwy priodol i wahodd ysgolion i gyfarfodydd yn yr hydref yn dilyn cyhoeddiad canlyniadau arholiad y flwyddyn academaidd bresennol. Cytunodd y Pwyllgor â’r uchod.

Gofynnwyd i Aelodau gwblhau arolwg archwilio ar-lein a ddosbarthwyd yn gynharach y mis hwn. Pwysleisiwyd pwysigrwydd cwblhau’r arolwg hwn gan y byddai’r canfyddiadau yn cael eu hadrodd i’r Cyngor Sir fel rhan o Adroddiad Blynyddol y Pwyllgorau Archwilio ym mis Mai 2018. Atgoffwyd Aelodau hefyd am y digwyddiad hyfforddi ‘Archwilio Effeithiol ar gyfer Canlyniadau Cadarnhaol’ a oedd yn cael eu gynnal yr wythnos ganlynol.

PENDERFYNWYD yn amodol ar y sylwadau a’r diwygiadau uchod, y dylid cymeradwyo’r Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol.

Derbyn unrhyw ddiweddariadau gan gynrychiolwyr y Pwyllgor ar wahanol Fyrddau a Grwpiau’r Cyngor.

12:00pm-12:05pm

Adroddodd y Cynghorydd Arwel Roberts ar gyfarfod Grŵp Monitro Safonau Ysgolion a oedd wedi’i fynychu’n ddiweddar. Bu i ddwy ysgol gael eu herio’n gadarn yn ystod y cyfarfod mewn perthynas â’u perfformiad wrth ddarparu addysg a materion rheoli ysgol.

Adroddodd y Cynghorydd Geraint Lloyd-Williams ar gyfarfod Herio Gwasanaeth a oedd wedi’i fynychu ar gyfer y Gwasanaeth Cyfleusterau, Asedau a Thai, a oedd yn gyfarfod effeithiol ac adeiladol.

GWAHARDD Y WASG A'R CYHOEDD

Dywedodd y Cadeirydd fod yr eitem fusnes nesaf yn cynnwys gwybodaeth gyfrinachol ac yn dilyn hynny:

PENDERFYNWYD gwahardd y Wasg a’r Cyhoedd o’r cyfarfod ar gyfer yr eitemau busnes canlynol, dan ddarpariaethau Adran 100A Deddf Llywodraeth Leol 1972, ar y sail y byddai gwybodaeth eithriedig yn debygol o gael ei datgelu fel y’i diffinnir ym Mharagraffau 14 Rhan 4 Atodlen 12A y Ddeddf.

Ystyried adroddiad cyfrinachol gan y Rheolwr Gwasanaeth - Gwasanaethau Cleient (Gwasanaethau Cymorth Cymunedol) (copi ynghlwm) sy’n rhoi’r manylion diweddaraf i’r Pwyllgor ynglŷn â’r cynnydd a wnaed hyd yma mewn perthynas â sefydliadau gofal cymdeithasol y Cyngor. Mae’r adroddiad hefyd yn gofyn am sylwadau'r Pwyllgor i'w cyflwyno i'r Cabinet mewn perthynas â chanlyniad ymarfer tendr agored ar gyfer trosglwyddiad arfaethedig Canolfan Ddydd Hafan Deg, Y Rhyl.

12:05pm-1:00pm

Cyn dechrau trafod yr eitem fusnes hon, hysbyswyd y Pwyllgor gan Gadeirydd y Grŵp Tasg a Gorffen Gofal Cymdeithasol I Oedolion Mewnol, a Chadeirydd y Pwyllgor Archwilio Perfformiad fod y Grŵp Tasg a Gorffen wedi cwrdd yn gynharach y bore hwnnw i ystyried yr wybodaeth o fewn adroddiad cyfrinachol y Rheolwr Gwasanaeth – Gwasanaethau Cleientiaid (a ddosbarthwyd yn flaenorol). Hwn oedd ail gyfarfod y Grŵp Tasg a Gorffen i drafod y cynnydd a wnaed hyd yma mewn perthynas â darpariaeth gwasanaethau gofal cymdeithasol yn sefydliadau gofal cymdeithasol a chanolfannau dydd y Cyngor, yn dilyn penderfyniadau’r Cyngor yn 2016 i archwilio dewisiadau eraill gyda chyrff perthnasol i ddarparu gwasanaethau ar gyfer Awelon, (Rhuthun) a Chysgod y Gaer (Corwen) ac i ddechrau proses dendro ar gyfer darpariaeth gwasanaethau ar gyfer y dyfodol yn Hafan Deg (Rhyl) a Dolwen (Dinbych). Rhoddodd Cadeirydd y Pwyllgor drosolwg o’r trafodaethau a gynhaliwyd yn y ddau gyfarfod Grŵp Tasg a Gorffen i’r Aelodau a dywedodd y byddai’n adrodd sylwadau’r Pwyllgor, ac unrhyw argymhelliad yn dilyn eu trafodaeth, i’r Cabinet pan oedd aelodau’r Cabinet yn ystyried y mater yn ystod eu cyfarfod ym mis Ebrill 2018.

Wrth gyflwyno’r adroddiad a’r atodiadau cysylltiedig, cafodd yr Aelodau eu briffio gan yr Aelod Arweiniol Lles ac Annibyniaeth ar y gwaith a wnaed gan y Grŵp Tasg a Gorffen, y Pwyllgor Archwilio Perfformiad a‘r Cabinet yn ystod cyfnod y Cyngor blaenorol mewn perthynas ag archwilio dewisiadau cynaliadwy posibl ar gyfer darparu gwasanaethau gofal cymdeithasol yn y dyfodol, a oedd yn bodloni disgwyliadau newidiol preswylwyr, ac yn cydymffurfio â gweledigaeth Llywodraeth Cymru ar gyfer gwasanaethau gofal cymdeithasol a chydymffurfio hefyd â gofynion deddfwriaethol.

Cafodd yr Aelodau eu briffio gan Bennaeth Gwasanaethau Cymorth Cymunedol a’r Rheolwr Gwasanaeth – Gwasanaethau Cleientiaid ar y sefyllfa bresennol mewn perthynas ag Awelon, Cysgod y Gaer a Dolwen, cyn amlinellu’r broses a ddilynir mewn perthynas â chynnal proses dendro ar gyfer darparu gwasanaethau gan Hafan Deg, Y Rhyl. Pwysleisiwyd bod y broses dendro wedi’i chynnal yn unol â rheoliadau caffael ac i swyddogion proffesiynol cymwys werthuso’r tendrau a dderbyniwyd yn erbyn meini prawf pris ac ansawdd – rhoddwyd mwy o bwyslais ar ansawdd y gwasanaeth na’r pris (60% ansawdd / 40% pris). Rhoddwyd gwybod i’r Pwyllgor, pe bai’r ‘darparwr a ffefrir’ yn cael ei gymeradwyo a’i benodi, yn dilyn proses gwerthuso tendrau, byddai’r Cyngor yn gweithio’n agos gyda’r cwmni er mwyn sicrhau bod holl ofynion yr Awdurdod, mewn perthynas â darpariaeth gwasanaeth, yn cael eu cynnwys yn y cytundeb contract. Byddai hyn yn cynnwys ychwanegu cymalau at gytundeb prydles y cyfleuster yn ymwneud â chydymffurfio gyda manylion y brydles, costau cynnal a chadw, a sicrhau argaeledd lleoedd yn yr adeilad, er mwyn i grwpiau eraill e.e. preswylwyr War Memorial Court, sefydliadau’r trydydd sector ac ati gael eu llogi pan nad yw deiliad y brydles yn eu defnyddio.

Gan ymateb i gwestiynau gan aelodau’r Pwyllgor, dywedodd Pennaeth y Gwasanaeth a’r Rheolwr Gwasanaeth – Gwasanaethau Cleientiaid:

·         bod y ‘darparwr a ffefrir' wedi ymgymryd â gwaith yn ei Gynllun Busnes (ynghlwm wrth yr adroddiad) i ehangu a datblygu'r ystod o wasanaethau sydd ar gael ar hyn o bryd yn Hafan Deg, hynny yw, cefnogaeth i ofalwyr, cynhwysiad cymdeithasol a lleihau arwahanrwydd ac ati.

·         gallai darparwyr annibynnol, megis y ‘darparwr a ffefrir’, gael mynediad at grantiau’r 3ydd sector ar gyfer darparu gwasanaethau penodol. Nid oedd yr opsiwn hwn i sicrhau cyllid ar gael i'r awdurdod lleol.

·         byddai contract y Cyngor â’r ‘darparwr a ffefrif’ yn dilyn yr un trefniadau monitro contract llym â chontractau darparwyr eraill sydd wedi’u comisiynu gan y Cyngor;

·         byddai rhaglen drosglwyddo yn cael ei  ...  view the full Cofnodion text for item 10.

Cyn dod â’r cyfarfod i ben, hysbyswyd yr Aelodau gan y Cadeirydd mai hwn oedd cyfarfod Pwyllgor olaf y Prif Weithredwr cyn iddo adael yr Awdurdod. Diolchodd y Cadeirydd a’r Aelodau iddo am ei gyfraniad i’r Cyngor a’i gefnogaeth o waith y Pwyllgor a dymunwyd yn dda iddo ar gyfer y dyfodol.

Daeth y cyfarfod i ben am 1.20pm