Agenda and draft minutes

Cafwyd ymddiheuriadau gan y Cynghorydd Hugh Irving, a’r Aelod Cyfetholedig Gareth Williams.

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n

rhagfarnu ag unrhyw fater a nodwyd yn un i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Roedd y Cynghorwyr canlynol yn datgan cysylltiad:

·         Ellie Chard – Llywodraethwr Ysgol Tir Morfa ac Ysgol Mair

·         Martyn Holland - Llywodraethwr Ysgol Bro Famau a’r Santes Ffraid

·         Huw Jones – Llywodraethwr Ysgol Caer Drewyn ac Ysgol Carrog

·         Arwel Roberts – Llywodraethwr Ysgol y Castell ac Ysgol Dewi Sant

·         Peter Scott – Llywodraethwr Ysgol Brynhyfryd ac Ysgol Gynradd Wirfoddol Llanelwy a

·         Graham Timms – Llywodraethwr Ysgol Dinas Brân

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod

fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Nid oedd unrhyw fater brys.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio Perfformiad a gynhaliwyd ar 07 Rhagfyr 2017 (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio Perfformiad a gynhaliwyd ar 7 Rhagfyr 2017. Nid oedd unrhyw faterion yn codi.

PENDERFYNWYD y dylid, yn amodol ar yr uchod, derbyn a chymeradwyo Cofnodion y cyfarfod Pwyllgor Archwilio Perfformiad a gynhaliwyd ar 7 Rhagfyr 2017 fel cofnod cywir.

Cyn dechrau’r drafodaeth ar yr eitem busnes canlynol, diolchodd y Cadeirydd i’r Pennaeth Addysg a Gwasanaethau Plant a’r Prif Reolwr Addysg am y digwyddiad hyfforddiant ardderchog ar archwilio data addysg a hwyluswyd yn gynharach yr wythnos honno i’r holl gynghorwyr.    Cafwyd ymateb da gan bawb a fynychodd y sesiwn oedd yn teimlo ei fod yn hynod ddefnyddiol at ddiben deall data perfformiad addysgol. 

Ystyried cyd-adroddiad gan y Prif Reolwr Addysg ac Arweinydd Uwchradd GwE (copi ynghlwm) sy’n darparu gwybodaeth ynglŷn â pherfformiad ysgolion Sir Ddinbych yn arholiadau allanol Cyfnod Allweddol 4 ac ôl 16.

10:05 a.m. - 10:45 a.m.

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol Addysg, Plant a Phobl Ifanc gyd adroddiad y Prif Reolwr Addysg ac Arweinydd Uwchradd GwE (dosbarthwyd yn flaenorol) a oedd yn cyflwyno perfformiad canlyniadau arholiadau allanol ysgolion Sir Ddinbych yng Nghyfnod Allweddol (CA) 4 ac ôl 16.  

Yn ystod ei gyflwyniad, dywedodd yr Aelod Arweiniol nad oedd yr ystadegau wedi eu gwirio a gyflwynwyd i’r Pwyllgor yn amrywio’n sylweddol o’r data a gyflwynwyd i’r Pwyllgor ym Medi 2017.  Fodd bynnag, cadarnhaodd y Pennaeth Addysg a Gwasanaethau Plant ers i’r Pwyllgor ystyried y data dros dro roedd Ysgrifennydd Cabinet Addysg Llywodraeth Cymru wedi cyhoeddi datganiad yn rhybuddio awdurdodau lleol yn erbyn cymharu canlyniadau arholiadau allanol blwyddyn academaidd 2016/17 gyda rhai blynyddoedd blaenorol, oherwydd y cyflwynwyd y fframwaith arholiadau newydd ar gyfer y flwyddyn 2016/17.  O dan y fframwaith newydd nid oedd cymwysterau llenyddiaeth Cymraeg na Saesneg yn cyfrif tuag at Lefel 2+ (L2+) Dangosydd Perfformiad Allweddol TGAU (DPA) ac roedd yna fwlch o 40% ar unrhyw gymwysterau galwedigaethol oedd yn cyfrif tuag at DPA L1, L2 a L2+  

Hysbysodd y Pennaeth Addysg a Gwasanaethau Plant ac Arweinydd Uwchradd GwE y Pwyllgor er ei bod yn galonogol adrodd bod gan Sir Ddinbych ddwy o’r ysgolion oedd yn perfformio orau ar draws rhanbarth Gogledd Cymru, Ysgol Bryn Hyfryd a Santes Ffraid, roedd hefyd yn cynnwys dwy o ysgolion mwyaf heriol y rhanbarth o safbwynt y nifer o ddisgyblion oedd yn cael Cinio Ysgol am Ddim o fewn yr ardal, Ysgol Uwchradd Gatholig y Bendigaid Edward Jones ac Ysgol Uwchradd Y Rhyl, y ddwy ysgol â dros 30% o ddisgyblion yn hawlio Prydau Ysgol am Ddim.    Roedd cael ysgolion yn y ddau gategori hwn yn pwysleisio proffil amrywiol a chymhleth y sir yn gyffredinol, yn ogystal â’i hysgolion ac yn amlygu’r angen am gefnogaeth arbenigol dwys wedi’i thargedu mewn ysgolion penodol.   

Yn genedlaethol roedd y data perfformiad wedi dangos gostyngiad mewn perfformiad ar draws y wlad lle roedd yna lefelau uchel o amddifadedd, wedi’i fesur yn ôl nifer y disgyblion â hawl i Brydau Ysgol am Ddim.  Roedd Llywodraeth Cymru yn fwy nag ymwybodol o’r ystadegyn hwn ac roedd yna drafodaeth genedlaethol o safbwynt heriau’r cymwysterau newydd ar gyfer rhai disgyblion â hawl i Brydau Ysgol am Ddim.   

Hysbysodd Arweinydd Uwchradd GwE yr aelodau:

·         ei bod yn galonogol adrodd nad oedd Ysgol Uwchradd Prestatyn  a Santes Ffraid yn cael eu monitro gan Estyn mwyach;

·roedd perfformiad L2+ TGAU y sir wedi bod yn gryf am y 4 blynedd ddiwethaf.    Fodd bynnag, bu gostyngiad mewn perfformiad yn ystod 2016/17 oedd wedi’i briodoli i’r cymhwyster newydd angen lefel uwch o sgiliau darllen a gwydnwch.   Roedd yr agwedd hon wedi profi’n anodd i rai disgyblion â hawl i Brydau Ysgol am Ddim;

·Roedd perfformiad Cymraeg iaith gyntaf yn Sir Ddinbych ymysg y gorau yn y rhanbarth ac yng Nghymru.  Roedd y papur arholiad ac asesiad Cymraeg iaith gyntaf yr un fath â’r asesiad ac arholiad iaith Saesneg.    Roedd yn ddiddorol nad oedd perfformiad cryf disgyblion Sir Ddinbych yn yr iaith Gymraeg wedi’i adlewyrchu mewn rhannau eraill o Gymru;

·perfformiad yn yr arholiad ac asesiad iaith Saesneg wedi gostwng yn 2016/17;

·         roedd y cymhwyster ‘Gwyddoniaeth’ cyffredinol wedi diflannu yn ystod 2016/17, bellach roedd yn ofynnol i ddisgyblion eistedd papur pwnc gwyddoniaeth penodol a dau arholiad mathemateg - rhifedd ynghyd ag arholiad mathemateg a gwyddoniaeth; ac

·         at ddibenion ‘Safon Uwch’ roedd Llywodraeth Cymru angen adroddiad ar gyrhaeddiad 3 Safon Uwch A* i C.  Fodd bynnag, ni chaniateir i ystadegau Bagloriaeth Cymru gael eu cynnwys yn y data hwn.    Adroddwyd arnynt ar wahân;

Hysbysodd Prif Reolwr Addysg y Cyngor y Pwyllgor bod yr Awdurdod yn defnyddio  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Archwilio gwybodaeth (copi ynghlwm) am berfformiad gwasanaethau wrth

gydymffurfio â gweithdrefn gwyno’r Cyngor.

10:45 a.m. – 11:15 a.m.

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol Datblygu Seilwaith Cymunedol adroddiad y Swyddog Cwynion Statudol a Chorfforaethol (dosbarthwyd yn flaenorol) oedd yn rhoi gorolwg o ganmoliaeth, awgrymiadau a chwynion a dderbyniwyd gan y Cyngor o dan ei bolisi adborth cwsmeriaid ‘Eich Llais’ yn ystod trydydd chwarter 2017/18.  

Roedd yr adroddiad hefyd yn cynnwys yr ystadegau ar y nifer o gwynion a dderbyniwyd o dan weithdrefn cwynion statudol Gwasanaethau Cymdeithasol ar gyfer yr un cyfnod, ynghyd â siartiau’n dangos tueddiadau perfformiad wrth ddelio gyda chwynion dros gyfnod o bedair blynedd.  

Yn ystod Chwarter 3 o 2017/18 er nad oedd dwy gwyn Cam 1 wedi derbyn sylw o fewn y targed corfforaethol, roedd y Cyngor wedi cyrraedd ei darged drwy ddelio gyda 98% o gwynion o fewn y targed 10 diwrnod gwaith.  Roedd manylion yn yr adroddiad ar y rhesymau pam nad oedd wedi cwrdd â'r targed ar gyfer y ddwy gwyn nad oedd wedi derbyn sylw o fewn yr amserlenni a osodwyd.

Mewn ymateb i gwestiynau, roedd yr Aelod Arweiniol, Pennaeth Gwasanaethau Cefnogi Cymunedol a’r Swyddog Cwynion Corfforaethol yn:

·         cadarnhau mai diben yr adroddiad oedd mesur perfformiad y Cyngor wrth ddelio gyda chwynion o fewn yr amserlen a osodwyd, roedd yn adrodd ar y nifer a dderbyniwyd a’r amser a gymerodd i’r Cyngor ymateb iddynt.  Nid oedd yn dadansoddi natur y gwyn;

·yn dweud er bod gan Wasanaethau fwyafswm o 10 diwrnod i ddelio gyda chwyn, roeddent yn derbyn sylw yn llawer cynt yn y rhan fwyaf o achosion; a

·         chadarnhawyd bod y data a ddefnyddiwyd o dan y broses monitro perfformiad yn cael ei ddefnyddio gan wasanaethau ac adrannau i nodi tueddiadau yn y mathau o gwynion a dderbyniwyd ac i helpu i hybu mesurau gwella mewn meysydd lle roedd yn ymddangos bod cwynion ar gynnydd.  

Cyflwynodd y Rheolwr Gwella Gwasanaeth y ‘Dangosfwrdd Cwsmeriaid – Adroddiad Diweddariad’ ynghlwm â’r adroddiad ‘Eich Llais’.   Roedd yr adroddiad hwn yn rhoi gorolwg o ganlyniadau ymdrech a boddhad cwsmeriaid ar gyfer Chwarter 3 2017/18 yn dilyn y cysylltiad gyda’r Cyngor.   Roedd yr adroddiad yn amlinellu’r nifer o ymatebion a dderbyniwyd i geisiadau am adborth gan gwsmeriaid, ynghyd â’r prif ymatebion cadarnhaol a negyddol a dderbyniwyd.   

Yn ystod ei chyflwyniad, roedd y Rheolwr Gwella Gwasanaeth yn cydnabod y bu rhywfaint o ostyngiad mewn lefelau boddhad yng nghanlyniadau mis Tachwedd a Rhagfyr o’i gymharu â mis Hydref.  Fodd bynnag, roedd cyfradd boddhad cwsmer o 80% ym mis Hydref yr uchaf a gofnodwyd hyd yma.   Roedd gwaith ar y gweill i ymestyn yr arolwg boddhad cwsmer i rai gwasanaethau sy’n wynebu’r cyhoedd o fewn  y Cyngor.    Roedd y rhain yn wasanaethau oedd wedi cynhyrchu’r nifer fwyaf o alwadau i'r Cyngor.    Rhagwelwyd y byddai’r datblygiad hwn yn helpu i wella gwasanaethau cwsmeriaid ar draws nifer o wasanaethau sy’n wynebu cwsmeriaid. 

Mewn ymateb i gwestiynau gan yr Aelodau, roedd y Rheolwr Gwella Gwasanaeth, Pennaeth Gwasanaethau Cefnogi Cymunedol a’r Swyddog Cwynion Corfforaethol yn:

·         dweud mai’r rheswm pam bod 60 cwsmer yn teimlo bod y gwasanaeth a dderbyniwyd yn ystod y cyswllt cyntaf gyda'r Cyngor heb ateb eu disgwyliadau oedd yn bennaf oherwydd eu bod yn disgwyl i'w problem gael ei datrys ar unwaith wrth gysylltu;

·         cadarnhawyd bod y Cyngor yn y broses o recriwtio Swyddog Iaith Gymraeg ar hyn o bryd, a byddai ei rôl yn cynnwys sicrhau cydymffurfiaeth gyda Safonau Iaith Gymraeg y Cyngor;

·         dywedwyd bod disgwyl i holl staff sy’n wynebu’r cwsmer a holl staff eraill ddangos empathi a thosturi wrth ddelio â’r cyhoedd hyd yn oed os oeddent yn delio gydag achwynydd dig.  Fodd bynnag, roedd yn bwysig cofio nad oedd holl aelodau'r cyhoedd yn trin swyddogion gyda pharch a  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Ystyried cyd-adroddiad gan Reolwr Gweithrediadau'r Gyfraith a Chaffael a Rheolwr Categori (Gwasanaethau Proffesiynol) Gwasanaeth Caffael Cydweithredol (copi ynghlwm) ar yr ymarfer caffael a gynhaliwyd ynghylch gwasanaeth a reolir ar gyfer darparu gweithwyr asiantaeth ar gyfer y Cyngor, gan gynnwys dewisiadau amgen posibl, a llunio argymhelliad i’r Cabinet i benodi darparwr i gyflenwi staff asiantaeth ar gyfer gwasanaethau’r Cyngor.

11:25 a.m. – 12:00 p.m.

Wrth gyflwyno cydadroddiad y Rheolwr Gweithredoedd Cyfreithiol a Chaffael a’r Rheolwr Categori (Gwasanaethau Proffesiynol) Gwasanaeth Caffael Cydweithrediadol (dosbarthwyd yn flaenorol) hysbysodd yr Aelod Arweiniol Cyllid, Perfformiad ac Asedau yr aelodau bod yr adroddiad yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor ar gais y Cabinet. 

Yn ystod ei gyflwyniad dywedodd yr Aelod Arweiniol oddeutu 10 mlynedd yn ôl bod y Cyngor at ddibenion gwerth gorau wedi ymuno â chytundeb Fframwaith at ddibenion cyflogi staff dros dro.    Gan fod y Cyngor nawr yn gweithredu Gwasanaeth Caffael ar y cyd gyda Chyngor Sir y Fflint roedd y ddau awdurdod wedi penderfynu alinio dyddiadau diwedd contract eu Fframwaith presennol i’w galluogi i fynd allan i dendro ar y cyd ar Fframwaith newydd i ddechrau ar ddyddiad cyfleus i bawb gyda golwg ar wireddu buddion ariannol mwyaf i’r ddau gyngor.   

Y Cabinet wrth ystyried pa un ai i gymeradwyo dechrau ymarfer caffael gyda’r bwriad i ddechrau contract o benodi asiantaeth i gyflenwi staff dros dro i’w defnyddio gan y Cyngor yn ei gyfarfod yn Rhagfyr 2017 wedi gofyn i'r Pwyllgor Archwilio edrych yn fanwl ar y meysydd canlynol sy'n gysylltiedig â'r Fframwaith a phenodi asiantaeth i ymgymryd â'r gwaith:

·         Data cymharol ar wariant Sir Ddinbych a Sir y Fflint ar staff asiantaeth mewn blynyddoedd diweddar;

·         Gwariant Sir Ddinbych cyn dechrau’r contract asiantaeth Matrics presennol a’i wariant gyda Matrics o dan gontract blaenorol hyd at 2014;

·         manylion cymharol ar gyfraddau tâl ac amodau gwasanaeth i staff parhaol y Cyngor a’r sawl a gyflogir drwy asiantaeth i ymgymryd â’r un dyletswyddau;

·         atebion eraill posibl i’r Fframwaith oedd ar gael ar gyfer dod o hyd i staff dros dro ar fyr rybudd; a’r

·         rhesymau pam bod angen i’r Cyngor ddefnyddio staff asiantaeth. 

Roedd y data gofynnol wedi’i gynnwys yn yr adroddiad ac atodiadau cysylltiol a rhoddodd yr Aelod Arweiniol fanylion y cynnwys i aelodau’r Pwyllgor cyn gwahodd cwestiynau.  Dywedodd fod y Cabinet wedi rhoi cyfarwyddyd i swyddogion ddechrau’r broses dendro  ar y ddealltwriaeth bod y Pwyllgor Archwilio yn adrodd ar ei ganfyddiadau i’r Cabinet cyn gofyn iddo benodi darparwr.   Roedd yr ymarfer caffael wedi dechrau gan ddefnyddio Fframwaith MSTAR 2 Gorchymyn Caffael Eastern Shires (ESPO).

Ymatebodd yr Aelod Arweiniol a’r Swyddogion Cyfreithiol a Chaffael i gwestiynau aelodau gan:

·         egluro sut oedd y Fframwaith yn gweithio a dywedwyd os oedd angen staff yna byddai’r holl fanylion yn mynd ar y System Caffael fyddai wedyn yn hysbysu pob asiantaeth a gofrestrwyd ar y Fframwaith am ofynion y Cyngor a’u gwahodd i gyflwyno manylion ymgeiswyr posibl.  

·         cadarnhawyd bod y mwyafrif o gyflogwyr mawr yn defnyddio staff asiantaeth ar gyfer staff arbenigol ar fyr rybudd at ddibenion rhyddhau pwysau annisgwyl neu i ymgymryd â gwaith prosiect o fewn amser cyfyngedig;

·         dywedwyd nad oeddent yn defnyddio’r fframwaith Gweithwyr Asiantaeth ar gyfer staff gofal cartref ac athrawon cyflenwi, roeddent yn cael eu cyflogi neu eu comisiynu yn defnyddio systemau neu gontractau eraill;    

·         cadarnhawyd bod y system Matrics a ddefnyddir ar hyn o bryd ar gyfer darparu staff asiantaeth yn cynnwys adran gyda rhestr o holl ddogfennau gorfodol wedi eu gwirio yr oedd yn ofynnol i staff posibl eu darparu e.e. cymwysterau proffesiynol, prawf preswylio/dogfennau hawl i weithio ac ati.    Gall y Cyngor hefyd ychwanegu dogfennau/gwiriadau eraill a ddilyswyd y byddai staff angen eu darparu e.e. gwiriadau Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (GDG) ac ati;  wrth roi manylion swyddi sydd angen eu llenwi dros dro ar y Fframwaith byddai’r Cyngor yn nodi ei gyfradd tâl ar gyfer y swydd.    Fodd bynnag, yn dibynnu ar y sgiliau arbenigol sydd eu hangen mae’n bosibl y bydd asiantaeth yn cysylltu â’r Cyngor yn gofyn am gyfradd uwch/gyfradd premiwm ar gyfer  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Archwilio (copi wedi’i amgáu) yn gofyn am adolygiad o raglen gwaith i’r dyfodol y Pwyllgor a rhoi’r diweddaraf i’r aelodau ar faterion perthnasol.

12:00 p.m – 12:15 p.m.

Cyflwynodd y Cydlynydd Archwilio adroddiad (a gylchredwyd ymlaen llaw) yn gofyn i’r

Aelodau adolygu rhaglen waith y Pwyllgor a rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf ar faterion perthnasol.   

Roedd copi o “ffurflen gynnig Aelodau” wedi’i chynnwys yn Atodiad 2. Gofynnodd y Cydlynydd Archwilio i unrhyw gynigion gael eu cyflwyno iddi hi. Mae Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Cabinet wedi’i chynnwys yn Atodiad 3 ac mae tabl gyda chrynodeb o benderfyniadau diweddar y Pwyllgor a gwybodaeth am y cynnydd eu rhoi ar waith wedi ei gynnwys yn Atodiad 4.

Mewn ymateb i’r nifer o ymholiadau a godwyd yn ystod trafodaeth gynharach ynglŷn â gwirio canlyniadau arholiad cyfnod allweddol 4 cytunwyd i ehangu’r adroddiad gerllaw ar Reoli Ymddygiad ac Absenoldeb i gynnwys yr ymholiadau hynny ar gyfer y Pwyllgor Archwilio Perfformiad yn Ebrill 2018.  

Roedd y Pwyllgor hefyd yn gynharach wedi gofyn i wahoddiadau gael eu hanfon at y Pennaeth a Chadeirydd Llywodraethwyr dwy o ysgolion uwchradd y sir sy'n perfformio'n wael yn gyson i fynychu cyfarfod y Pwyllgor yn y dyfodol agos i drafod cynnydd cyflawni cynlluniau gwella'r ysgol.

Cyfeiriodd y Pwyllgor Archwilio y Pwyllgor at yr adroddiad Diweddariad Gwybodaeth (dosbarthwyd yn flaenorol) a llythyr a dderbyniwyd gan Ysgrifennydd Cabinet Economi a Thrafnidiaeth Llywodraeth Cymru yn nodi ei fod yn hapus i swyddogion Llywodraeth Cymru fynychu Pwyllgor Archwilio Perfformiad i drafod arian cyfalaf ar gyfer prosiectau priffyrdd.   Cytunwyd i anfon gwahoddiad gyda sawl dewis dyddiad.

Gofynnodd y Pwyllgor Archwilio am fynegiant diddordeb mewn cynrychioli'r Pwyllgor Archwilio Perfformiad ar y Grŵp Tasg a Gorffen Gofal Cymdeithasol Mewnol Gwasanaethau Oedolion.  Ymatebodd y Cynghorydd Huw Jones bod un o’r canolfannau gofal dan drafodaeth yn ei ward ef ac y byddai’n dymuno cael ei ystyried. 

PENDERFYNWYD –

(i)    

yn amodol ar y sylwadau a’r diwygiadau uchod, y dylid cymeradwyo’r Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol; a

Cynghorydd Huw Jones i gael ei benodi fel cynrychiolydd y Pwyllgor ar Grŵp Tasg a Gorffen Gofal Cymdeithasol Mewnol Gwasanaethau Oedolion.

Derbyn unrhyw ddiweddariadau gan gynrychiolwyr y Pwyllgor ar fyrddau a grwpiau amrywiol y Cyngor.

12:15 p.m – 12:30 p.m.

Hysbysodd y Cynghorydd Geraint Lloyd Williams y Pwyllgor y byddai’n mynychu’r Her Cyfleusterau, Asedau a Gwasanaethau Tai ar 14 Chwefror.

Daeth y cyfarfod i ben am 13:15