Agenda and draft minutes

Derbyniwyd ymddiheuriadau am absenoldeb oddi wrth y Cynghorwyr Barry Mellor a Colin Hughes am y ddwy sesiwn.  Anfonodd y Cynghorwyr Raymond Bartley, Meirick Lloyd-Davies a Dewi Owens ymddiheuriadau ar gyfer sesiwn y bore yn unig, roedd pob un o’r tri yn bresennol yn ystod sesiwn y prynhawn.

Yn absenoldeb y Cadeirydd (y Cynghorydd Barry Mellor), cadeiriodd yr Is-Gadeirydd (y Cynghorydd Arwel Roberts) drafodion y Pwyllgor.

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Datganodd Aelodau Cyfetholedig Debra Marie Houghton a John Piper gysylltiad personol yn Eitem 5, Asesiadau Athrawon a Chanlyniadau Arholiadau Dros Dro.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Dim materion brys.

Derbyn cofnodion y Pwyllgor Archwilio Perfformiad a gynhaliwyd ar 14 Gorffennaf, 2016 (copi ynghlwm).

9.35am – 9.40am

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio Perfformiad a gynhaliwyd ar 14 Gorffennaf 2016.

PENDERFYNWYD y dylid derbyn a chymeradwyo cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 14 Gorffennaf 2016 fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad ar y cyd (copi ynghlwm) gan y Prif Reolwr Addysg ac Uwch Ymgynghorydd Her GwE sy'n gofyn i’r Pwyllgor adolygu perfformiad ysgolion yn erbyn perfformiad blaenorol a meincnodau allanol sydd ar gael ar hyn o bryd, a nodi unrhyw feysydd posibl ar gyfer gwella.

9.40am – 10.10am

Cyflwynodd y Pennaeth Addysg yr adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) i roi gwybodaeth i’r Pwyllgor Archwilio Perfformiad ynglŷn â pherfformiad ysgolion Sir Ddinbych  mewn asesiadau athrawon ac arholiadau allanol yn ddiweddar.

Roedd yr Uwch Ymgynghorydd Herio, GwE (canolbwynt Conwy a Sir Ddinbych), wedi crynhoi’r adroddiad a oedd yn manylu ar ganlyniad asesiadau athrawon terfynol ar gyfer 2015/16 a’r canlyniadau arholiadau allanol dros dro ar gyfer yr un cyfnod. 

Yn ystod y cyflwyniad:

·       rhoddodd y manylion yn yr adroddiad.

·       cadarnhaodd y dylai’r ffigur + / - ar gyfer Ysgol Brynhyfryd yn y tabl canlyniadau arholiadau allanol heb eu gwirio ddarllen + ac nid - 4.8%;

·       dywedodd bod canlyniadau Sir Ddinbych yn dangos gwelliant cyffredinol ar ganlyniadau'r flwyddyn flaenorol, er hynny nid oedd y rhan fwyaf o ysgolion wedi cyrraedd y targedau uchelgeisiol iawn yr oeddent wedi eu gosod i’w hunain;

·       roedd perfformiad mewn sgiliau iaith Gymraeg wedi dirywio ym mhob cam o'r asesiadau athrawon ac oherwydd hyn, byddai GwE yn monitro’r maes hwn yn agos iawn ar gyfer y dyfodol hyd y gellir ei ragweld.

Cafwyd trafodaeth ac mewn ymateb i bryderon a chwestiynau'r Aelodau, roedd yr Uwch Ymgynghorydd GwE, Aelod Arweiniol dros Addysg, ac uwch swyddogion eraill yn:

·       dweud fod nifer y disgyblion nad oeddent yn cyflawni Dangosydd Pwnc Craidd (DPC) ym mhob cam ac nad oeddent wedi eu nodi gydag Anghenion Dysgu Ychwanegol (ADY) yn gostwng.  Roedd hyn oherwydd bod y Sir wedi rhoi manylion data ar bob disgybl ac roeddent yn gallu ymyrryd yn ystod camau cynnar yn eu haddysg.  Rhoddodd hyn y gefnogaeth sydd ei hangen er mwyn sicrhau eu bod yn cyflawni'r DPC;

·cadarnhawyd bod ganddynt bryderon mewn perthynas â’r potensial i golli nifer o ddisgyblion o’r sector cyfrwng Cymraeg i’r sector cyfrwng Saesneg yn ystod y cyfnod pontio o addysg gynradd i addysg uwchradd, ac yn ystod camau cynnar eu haddysg uwchradd.  Byddai swyddogion yn cefnogi disgyblion a nodwyd eu bod “mewn perygl” yn ystod y cam hwn.  Soniodd yr Aelod Arweiniol dros Addysg am lwyddiant ffrwd cyfrwng Cymraeg Ysgol Dinas Brân wrth gefnogi disgyblion i gyflawni gwell canlyniadau;

·amlinellwyd y broses a ddilynir gan ysgolion wrth osod targedau, gan bwysleisio bod y targedau yn hynod uchelgeisiol ac yn annhebygol o gael eu bodloni.  Os yw ysgol wedi cyflawni o fewn 5% o'r targed a osodwyd mae’n cael ei ystyried fel un sydd wedi cyflawni ei darged;

·roedd y mwyafrif o ysgolion wedi cyflawni o fewn 5% o'r targed a osodwyd ganddynt eu hunain, gydag Ysgol Brynhyfryd yn rhagori ar ei darged a osodwyd sef 4.8%.  Fodd bynnag, roedd tair ysgol wedi methu eu targed gan fwy na 5%.  Y tair ysgol oedd:

ØYsgol

Ø  Uwchradd Prestatyn

Ø  Ysgol Uwchradd Dinbych ac

Ø  Ysgol Uwchradd y Bendigaid Edward Jones

Roedd Ysgol Uwchradd y Bendigaid Edward Jones wedi methu eu targed, er gwaethaf eu bod wedi dangos gwelliant o 15.4% mewn perfformiad ers y flwyddyn flaenorol.  Byddai GwE yn gweithio'n agos i gynorthwyo’r ysgolion unigol hyn;

·       roedd Pennaeth newydd wedi'i benodi ar gyfer Ysgol Uwchradd Prestatyn yn ddiweddar.  Roedd wedi bod yn gweithio ochr yn ochr â'r cyn Bennaeth am gyfnod o amser a byddai'n cymhwyso strategaethau addysgu tebyg i’r rhai yr oedd Pennaeth newydd Ysgol Brynhyfryd wedi bod yn eu defnyddio.  Felly roedd yr Aelod Arweiniol a Swyddogion yn hyderus y byddai canlyniadau Ysgol Uwchradd Prestatyn yn gwella’n sylweddol yn y dyfodol;

·proses categoreiddio ysgolion GwE manwl, lle’r oedd ysgolion wedi cael naill ai statws Coch, Ambr neu Wyrdd (RAG).

Roedd y Pennaeth Addysg ac Aelodau yn mynegi eu pryderon am effaith niweidiol posibl y system RAG.  Roeddent yn teimlo bod ysgolion a  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Ystyried adroddiad (copi ynghlwm) gan y Rheolwr Cynllunio Strategol a Thai ar ddarparu Thema 2 Strategaeth Tai’r Cyngor: Creu cyflenwad o dai fforddiadwy.

10.10am – 10.45am

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol dros Gyllid, y Cynllun Corfforaethol a Pherfformiad yr adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) yn absenoldeb yr Aelod Arweiniol dros Foderneiddio a Thai.  Cadarnhaodd yr Aelod Arweiniol bod yr adroddiad yn ddiweddariad i Aelodau Archwilio ar y cynnydd a wnaed hyd yma o ran cyflawni'r canlyniadau a'r camau gweithredu allweddol mewn perthynas â thai fforddiadwy a nodwyd yn Strategaeth Dai Sir Ddinbych.  Roedd y Strategaeth wedi ei mabwysiadu gan y Cyngor ar 1 Rhagfyr 2015.

Dywedodd yr Aelod Arweiniol fod Grŵp Cyflenwi’r Strategaeth Dai yn monitro darpariaeth y Strategaeth Dai yn ei chyfanrwydd yn rheolaidd, ac wedi nodi atebion ar gyfer mynd i'r afael ag unrhyw rwystrau i’w chyflawni.  Dywedodd fod yr holl dargedau yn y Cynllun Gweithredu o fewn targed ar hyn o bryd.  Roedd elfen allweddol ar gyfer creu cyflenwad o dai fforddiadwy, a datblygu cynlluniau lleol ar gyfer anghenion tai cymdeithasol ym mhob rhan o’r sir ar y gweill.  Mae nifer o safleoedd wedi eu caffael er mwyn adeiladu cartrefi newydd.  Yn ogystal, roedd eiddo hefyd wedi'i brynu gyda'r bwriad o gynyddu'r nifer o unedau tai cymdeithasol yn y sir.  Roedd y rhain yn cynnwys prynu cyn dai awdurdod lleol a werthwyd yn flaenorol o dan y cynllun "Hawl i Brynu". 

Amlinellodd y Rheolwr Tai a Chynllunio Strategol gefndir datblygu’r Strategaeth Dai trwy gyflwyniad PowerPoint.  Roedd pum thema’r Strategaeth yn cynnwys:

(i)              Mwy o gartrefi i ddiwallu'r angen a’r galw lleol;

(ii)             Creu cyflenwad o dai fforddiadwy;

(iii)            Sicrhau cartrefi diogel ac iach;

(iv)           Cartrefi a chefnogaeth i bobl ddiamddiffyn; a

(v)            Hyrwyddo a chefnogi cymunedau.

Eglurodd y Rheolwr Tai a Chynllunio Strategol sut oedd y pum thema wedi cael eu cynnwys mewn cynllun gweithredu, a'r cynnydd hyd yn hyn gyda themâu 1 a 2. Dywedodd mewn perthynas â Thema 2, roedd 57 eiddo newydd wedi eu galluogi fel anheddau fforddiadwy yn ystod 2015-16 (roedd y rhain yn cynnwys 7 prynu tŷ; 10 o gartrefi gwag; 24 o dai newydd; 6 wedi eu hariannu yn breifat gan Landlordiaid Cymdeithasol Cofrestredig (LCC) a 10 prydles fel llety ar gyfer pobl ddigartref).  Roedd yr adborth a dderbyniwyd gan drigolion a oedd wedi elwa ar y cynlluniau hyn wedi bod yn hynod gadarnhaol. 

Roedd wedi cael ei gydnabod bod datblygiadau tai sylweddol, a fyddai'n sbarduno'r gofyniad darpariaeth tai fforddiadwy ar y safle, heb eu hadeiladu yn y blynyddoedd diwethaf oherwydd y dirywiad economaidd.  Fodd bynnag, bu arwyddion bod datblygwyr yn bwriadu adeiladu yn y dyfodol agos.  Felly, roedd y Cyngor wedi cynhyrchu prosbectysau safle tai ac wedi eu cyflwyno i ddatblygwyr mewn ymgais i’w hannog i ddechrau datblygu safleoedd. 

Gyda golwg ar gynyddu nifer yr unedau tai fforddiadwy sydd ar gael ledled y sir, mae'r Cyngor wedi cymeradwyo cynllun busnes 30 mlynedd Cyfrif Refeniw Tai ac wedi gwneud cais am ganiatâd i atal y cynllun "Hawl i Brynu".  Roedd y timau Polisi Cynllunio a Strategaeth Tai hefyd wedi eu cyfuno dan un Pennaeth Gwasanaeth mewn ymgais i leihau'r amser sy'n ymwneud â chyflwyno prosiectau sy'n gysylltiedig â thai.

Gan ymateb i gwestiynau Aelodau roedd Aelod Arweiniol y Parth Cyhoeddus, yr Aelod Arweiniol dros Gyllid, y Cynllun Corfforaethol a Pherfformiad, a Swyddogion yn:

·       cynghori y dylai’r strwythur staffio newydd ar waith gyfrannu tuag at gyflawni'r Strategaeth Dai o fewn yr amserlen a fwriedir;

·       cadarnhau bod rhai preswylwyr yn awr yn gwrthwynebu ceisiadau cynllunio a gyflwynwyd ar gyfer datblygiadau mawr, ond gan fod y safleoedd eisoes wedi'u dynodi o dan y Cynllun Datblygu Lleol (CDLl), fel tir datblygu tai, nid oedd ganddynt sail ddigonol i wrthwynebu'r cais oni bai eu bod yn gwyro’n sylweddol o’r lleoliad  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Ar y pwynt hwn (10.55 a.m.) cafwyd egwyl o 20 munud.

Ailddechreuodd y cyfarfod am 11.15 a.m.

Ystyried adroddiad (copi ynghlwm) gan y Swyddog Cwynion Corfforaethol sy'n gofyn i'r Pwyllgor adolygu perfformiad y Cyngor wrth ymdrin ag adborth cwsmeriaid a dysgu oddi wrth gwynion.

11am – 11.30am

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol dros Gwsmeriaid a Llyfrgelloedd yr adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) yn darparu trosolwg o’r sylwadau, awgrymiadau a chwynion y mae Cyngor Sir Ddinbych wedi eu derbyn dan ‘Eich Llais’ (polisi adborth cwsmeriaid y cyngor) yn ystod Chwarter 1 2016/17.

Roedd y Prif Reolwr Interim: Gwasanaethau Cefnogi yn rhoi manylion am gynnwys yr adroddiad ac eglurodd y meysydd perfformiad a amlygwyd yn yr adroddiad.  Wrth ymateb i gwestiynau'r Aelodau, roedd yr Aelod Arweiniol, y Cyfarwyddwr Corfforaethol: Cymunedau, a swyddogion yn dweud:

os oedd gan y Pwyllgor bryderon am nifer y cwynion a dderbyniwyd mewn perthynas â gwasanaethau a weinyddir ar ran y Cyngor gan ddarparwyr allanol, e.e. Civica, Kingdom ac ati, neu eu perfformiad wrth ddelio â'r cwynion hynny, gallai'r Pwyllgor wahodd y darparwyr allanol i gyfarfod yn y dyfodol i drafod y pryderon hynny.  Hysbyswyd yr Aelodau bod y mathau o wasanaethau a ddarperir gan y darparwyr hyn yn tueddu i fod yn wasanaethau "amhoblogaidd" ac, felly, maent yn fwy tebygol o gofrestru nifer uwch o gwynion.  Roedd y swyddogion wedi darparu data ar nifer y cwynion a gyflwynwyd yn erbyn y Gwasanaeth Refeniw a Budd-daliadau tra roedd yn rhan o'r Adran Gyllid o gymharu â'r nifer a dderbyniwyd ers iddo fod o dan reolaeth Civica;

·       byddai ymholiadau’n cael eu gwneud ynghylch a yw apeliadau a gyflwynwyd yn erbyn y mater o Rybuddion Cosb Benodedig ar gyfer tramgwyddau parcio yn cael eu hystyried fel "cwynion";

·       mewn perthynas â risg ariannol posibl i'r Cyngor fod â chwynion heb eu datrys dros ben, roedd y Pwyllgor wedi cael gwybod y byddai yna bob amser risg y gallai'r Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus roi dirwy i’r Cyngor.  Fodd bynnag, rhaid i'r Cyngor gydbwyso'r risg hon yn erbyn yr angen i gael penderfyniad boddhaol a fyddai yn y pen draw yn arwain at wella pethau ar gyfer y cwsmer a thrigolion yn gyffredinol yn y tymor hir;

·roedd yn rhaid i bob cwyn gael ei chofnodi fel cwyn unigol, hyd yn oed os oeddent yn cael eu cyflwyno gan yr un unigolyn.  Serch hynny, roedd gan y Cyngor Bolisi Cwsmeriaid Anodd ar gyfer delio gyda chwynion blinderus.

Ynghlwm wrth yr adroddiad yn Atodiad 2 oedd Adroddiad Blynyddol Adborth Cwsmeriaid y Gwasanaethau Cymdeithasol ar gyfer 2015/16. Dywedodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol: Cymunedau fod hwn yn adroddiad allweddol ar gyfer y Gwasanaeth gan ei fod yn crynhoi effeithiolrwydd delio gydag adborth a chwynion a dysgu oddi wrthynt.  Roedd hyn bellach yn ofyniad allweddol o waith y Gwasanaethau Cymdeithasol yn unol â darpariaethau Deddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant (Cymru) 2014. 

Cafodd dyfyniad o adroddiad diweddar a gyhoeddwyd gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru ei ddarllen allan gan y Prif Reolwr Interim: Gwasanaethau Cefnogi, lle dywedwyd bod y nifer o gwynion a gyflwynwyd i’r Ombwdsmon yn erbyn Sir Ddinbych wedi cynyddu gan 10 y llynedd o'i gymharu â'r flwyddyn flaenorol. 

Roedd y nifer a gyflwynwyd mewn perthynas â Gwasanaethau Cymdeithasol yn Sir Ddinbych wedi cynyddu i 7, a oedd 2 yn uwch na'r cyfartaledd cenedlaethol.  Hefyd, bu 5 o gwynion cod ymddygiad yn erbyn Cynghorwyr Sir Ddinbych, dim un ohonynt wedi symud ymlaen i ymchwiliad gan yr Ombwdsmon.  Mewn ymateb i’r ystadegyn sy'n ymwneud â nifer y cwynion a gyflwynwyd yn erbyn Adran Gwasanaethau Cymdeithasol Sir Ddinbych, dywedodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol: Cymunedau, fod y rhain yn ymwneud â gweithredu polisi amhoblogaidd.  Mewn ymateb i gwynion a dderbyniwyd, roedd y Gwasanaeth wedi gwrando ar deuluoedd ac yn gweithio gyda nhw i fynd i'r afael â'r sefyllfa.

Yn dilyn trafodaeth fanwl:

PENDERFYNODD y Pwyllgor yn amodol ar y sylwadau uchod, i dderbyn yr adroddiad ar berfformiad y Cyngor wrth ymdrin  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

Ystyried adroddiad (copi ynghlwm) gan y Rheolwr Gwasanaethau Lleol ar effaith trefniadau ac arferion diogelu lleol yn Sir Ddinbych, a'r cynnydd a wnaed wrth ymateb i feysydd pryder a godwyd gan y Rheoleiddiwr yn ei Adolygiad a Gwerthusiad o Berfformiad Blynyddol 2014-15.

11.30am – 12pm

Cyflwynodd y Pennaeth Gwasanaethau Cefnogaeth Gymunedol yr adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) i ddarparu trosolwg i'r Aelodau o'r trefniadau ac arferion Diogelu lleol ac i adolygu cynnydd yn y maes gwaith allweddol hwn dros y 12 mis diwethaf.  Roedd yr Aelodau hefyd i gyfeirio at ddata sy'n adlewyrchu ffigurau a gyflwynwyd gan yr Awdurdod Lleol yn flynyddol i Uned Ddata Llywodraeth Cymru.  Roedd yr adroddiad hefyd yn dangos y cynnydd a wnaed mewn ymateb i’r meysydd pryder a godwyd gan AGGCC yn ei Adolygiad a Gwerthusiad Blynyddol o Berfformiad 2014-15.

Dywedodd fod y nifer o atgyfeiriadau a dderbyniwyd yn ystod 2015/16 o dan y trefniadau Diogelu Oedolion Diamddiffyn (POVA) wedi bod yn debyg i'r nifer a dderbyniwyd yn ystod y flwyddyn flaenorol.  Nid oedd y rhan fwyaf o atgyfeiriadau yn pasio’r trothwy ar gyfer ymchwiliad pellach.   Fodd bynnag, yn ystod 2015/16 bu cynnydd sylweddol yn nifer yr atgyfeiriadau a wneir gan staff y Gwasanaethau Cymdeithasol, rhai a adroddwyd o fewn ysbyty, a'r rhai a gyfeiriwyd gan reoleiddwyr gofal.  Bu gostyngiad yn nifer yr atgyfeiriadau a dderbyniwyd yn uniongyrchol gan ddarparwyr gofal.  Pwysleisiwyd bod cwynion am ansawdd y gofal yn derbyn sylw o dan broses ar wahân.  Dywedwyd wrth y Pwyllgor fod Arolygiaeth Gofal a Gwasanaethau Cymdeithasol Cymru (AGGCC) wedi codi pryderon yn ei Adolygiad a Gwerthusiad o Berfformiad Blynyddol 2014-15 mewn perthynas â pherfformiad y Cyngor mewn meysydd diogelu oedolion diamddiffyn.  Yng ngoleuni canfyddiadau'r AGGCC, gwnaed penderfyniad i newid y trefniadau a ddilynir yn Sir Ddinbych ynghylch trefniadau POVA.  Roedd y newidiadau a weithredwyd yn cynnwys:

·       Hyfforddi mwy o weithwyr cymdeithasol i fod yn Reolwyr Arweiniol Dynodedig at y diben o gyflawni ymchwiliadau POVA ac i gadeirio Cyfarfodydd Strategaeth;

·       Cryfhau gallu'r Tîm i gwrdd â gofynion y broses POVA, a magu hyder wrth ymdrin â gwaith aml-asiantaeth;

·       Cryfhau cysylltiadau â'r Tîm Diogelu yn Ysbyty Glan Clwyd i alluogi atgyfeiriadau o ansawdd gwael neu anghyflawn i gael eu herio'n effeithiol; a

·       Phenodi Rheolwr Tîm i sicrhau bod terfynau amser proses yn cael eu bodloni ac ystadegau yn cael eu cyflwyno i Lywodraeth Cymru ar amser.

Roedd cynrychiolwyr y Cyngor wedi cyfarfod yn ddiweddar gydag AGGCC i drafod y mesurau a gymerwyd i wella prosesau yn Sir Ddinbych.  Serch hynny, roedd gan y rheolyddion bryderon mewn perthynas â hyder RhAD wrth gadeirio cyfarfodydd Strategaeth.  Roedd wedi dod i'r amlwg yn ddiweddar bod pryderon tebyg wedi cael eu codi gan AGGCC mewn perthynas â'r un mater ar draws Gogledd Cymru ac o ganlyniad mae'r mater yn cael ei gyfeirio at Fwrdd Diogelu Oedolion Gogledd Cymru ar gyfer ystyriaeth.  Roedd gallu’r Cyngor i ymdrin â cheisiadau Trefniadau Diogelu rhag Colli Rhyddid, a oedd wedi cynyddu yn sylweddol yn sgîl Dyfarniad y Goruchaf Lys ym mis Mawrth 2014, ac a fyddai’n parhau i gynyddu yn y dyfodol oherwydd y gofyniad i adolygu pob achos bob 12 mis, yn bwysau ychwanegol ar y Gwasanaeth.  Tra yn y blynyddoedd blaenorol, byddai'r Awdurdod Lleol wedi derbyn rhwng 10 a 15 o geisiadau asesu Trefniadau Diogelu Rhag Colli Rhyddid yn flynyddol, roedd hyn wedi cynyddu y llynedd i fwy na 300 o geisiadau am asesiadau Trefniadau Diogelu Rhag Colli Rhyddid.  Mewn ymgais i fynd i’r afael â’r galw hwn, roedd tua 15 o weithwyr cymdeithasol wedi cael eu hyfforddi i gynnal asesiadau Trefniadau Diogelu Rhag Colli Rhyddid ac roedd disgwyl i bob unigolyn sydd wedi eu hyfforddi i ymgymryd ag o leiaf 8 o asesiadau Trefniadau Diogelu Rhag Colli Rhyddid y flwyddyn yn ychwanegol at eu dyletswyddau beunyddiol.  Yn ychwanegol at y pwysau llwyth gwaith a achoswyd gan yr asesiadau Trefniadau Diogelu Rhag Colli Rhyddid roeddent hefyd yn golygu  ...  view the full Cofnodion text for item 8.

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Archwilio (copi ynghlwm) yn gofyn am adolygiad o raglen waith y pwyllgor a rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r aelodau ar faterion perthnasol.

12pm – 12.30pm

Cyflwynodd y Cydlynydd Archwilio adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) yn gofyn i’r Aelodau adolygu Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor a rhoi diweddariad ar faterion perthnasol. 

Ymhelaethodd y Cydlynydd Craffu ar eitemau a fyddai'n cael eu hystyried yng nghyfarfodydd y dyfodol ac ymatebodd i gwestiynau'r Aelodau ar hynny.

Cytunwyd y dylid gwahodd Aelodau Arweiniol i fynychu'r Pwyllgor Archwilio Perfformiad nesaf i’w gynnal ar 8 Rhagfyr 2016.

Gofynnodd y Cydlynydd Archwilio i Aelodau’r Pwyllgor fod ar y Grŵp Herio Gwasanaeth – Gwasanaethau Cymorth Cymunedol.  Gwirfoddolodd y Cynghorydd Joe Welch i fod ar y Grŵp.

PENDERFYNWYD:

·       y Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol fel y manylwyd yn Atodiad 1 i'r adroddiad i gael ei gymeradwyo a’r Aelodau Arweiniol perthnasol i gael eu gwahodd i fod yn bresennol ar gyfer eitemau o fewn eu portffolio yn y cyfarfod nesaf ar 8 Rhagfyr 2016.

·       Penodi’r Cynghorydd Joe Welch i fod yn gynrychiolydd y Pwyllgor ar y Grŵp Herio Gwasanaeth - Gwasanaethau Cymorth Cymunedol.

Yn y fan hon (12.20pm) cafwyd egwyl am ginio.

Ailddechreuodd y cyfarfod am 2.00p.m.

Ystyried adroddiad y Grŵp Tasg a Gorffen (copi ynghlwm) ar y cynnydd hyd yma o ran yr ymgynghoriad ar ddyfodol  darpariaeth gofal cymdeithasol mewnol y Cyngor ar gyfer pobl hŷn yn Hafan Dȇg (Y Rhyl), Dolwen (Dinbych) , Cysgod y Gaer (Corwen) ac Awelon (Rhuthun) a gofyn i’r Pwyllgor wneud argymhellion i'r Cabinet mewn perthynas â darpariaeth yn y dyfodol yn Hafan Dȇg a Dolwen.

2pm – 3pm

Roedd Cadeirydd y Grŵp Tasg a Gorffen (T a G) a sefydlwyd i edrych ar ddarparu gwasanaethau gofal cymdeithasol yn fewnol yn y dyfodol wedi cyflwyno adroddiad cynnydd i’r Pwyllgor ar waith y Grŵp hyd yma (a ddosbarthwyd yn flaenorol), a oedd yn cynnwys ei argymhellion mewn perthynas â darparu gwasanaethau yng Nghanolfan Ddydd Hafan Deg, Y Rhyl a Chanolfan Ddydd a Chartref Gofal Preswyl Dolwen, Dinbych yn y dyfodol. 

Yn ei chyflwyniad amlinellodd y Cadeirydd y cefndir i sefydlu'r Grŵp, y broses a ddilynwyd hyd yma a'r cerrig milltir a phenderfyniadau democrataidd allweddol a oedd wedi arwain at yr adroddiad yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor yn y cyfarfod presennol.  Hefyd darllenodd benderfyniad y Cabinet ar 26 Mai 2016 a oedd yn rhoi awdurdod i’r Grŵp Tasg a Gorffen i ymgymryd â gwaith archwiliadol, y casgliadau wedi eu nodi yn yr adroddiad i’r Pwyllgor.  Roedd y gwaith archwiliadol yn parhau mewn perthynas â chynigion posibl i Awelon, Rhuthun a Cysgod y Gaer, Corwen.  Byddai’r casgliadau hynny yn cael eu hadrodd i'r Pwyllgor yn ddiweddarach, pan fydd y wybodaeth y gofynnwyd amdani ar gael a’r holl opsiynau wedi cael eu harchwilio'n llawn. 

Eglurodd y Pennaeth Gwasanaethau Cefnogi Cymunedol, er bod digwyddiad ymgysylltu cychwynnol wedi ei gynnal ar gyfer darparwyr posibl i’r gwasanaethau yn Hafan Deg a Dolwen, gallai lefel y manylder cymharol yr oedd aelodau etholedig wedi gofyn amdano er mwyn ffurfio argymhellion mewn perthynas â dyfodol y ddau sefydliad ond cael ei gyflawni os bydd y Cyngor yn cychwyn proses dendro ffurfiol.  Ni fyddai dechrau proses yn ymrwymo’r Cyngor i drosglwyddo’r gwasanaethau i ddarparwr allanol, ond byddai’n darparu digon o wybodaeth i alluogi gwneud penderfyniad gwybodus ar y ffordd ymlaen ar gyfer y dyfodol.  Roedd yr holl risgiau a nodwyd gyda'r prosiect cyfan yn cael eu nodi yn yr adroddiad.  Gan ymateb i gwestiynau'r aelodau, roedd yr Aelod Arweiniol dros Ofal Cymdeithasol (Oedolion a Gwasanaethau Plant), wedi cadarnhau mewn perthynas ag argymhellion a gyflwynwyd ar gyfer y ddau sefydliad:

·        y byddai’r holl dendrau’n cael eu gwerthuso gan y Grŵp Tasg a Gorffen cyn i argymhellion gael eu llunio a’u cyflwyno i’r Pwyllgor Archwilio Perfformiad ac yna’r Cabinet ar ddarpariaeth gwasanaeth yn y dyfodol;

·        os yn dilyn y broses dendro nad yw unrhyw un o'r tendrau’n bodloni’r meini prawf gofynnol ar gyfer y gwasanaethau mae’r Cyngor yn dymuno eu cyflenwi, byddai’r Awdurdod angen adolygu ei ddull o gyflenwi’r gwasanaethau hyn.  Pwysleisiwyd na fyddai unrhyw un o'r sefydliadau yn cau ac y byddai gwasanaethau yn parhau fel ar hyn o bryd;

·byddai trefniadau monitro ansawdd gofal statudol yn berthnasol i sefydliadau os oeddent yn trosglwyddo i ddarparwyr allanol.  Byddent hefyd yn destun trefniadau monitro gofal Arolygiaeth Gofal a Gwasanaethau Cymdeithasol Cymru (AGGCC), yn yr un modd ag y byddai darparwyr gofal cyhoeddus a phreifat yn cael eu harolygu gan y Rheoleiddiwr;

·Roedd y Cyngor yn talu £50 y dydd i ddarparwyr allanol ar gyfer darparu gofal dydd.  Byddai’r dogfennau tendro arfaethedig ar gyfer y ddau sefydliad yn pennu'r ffi sy'n daladwy gan y Cyngor;

·Byddai Hyrwyddwr yr Iaith Gymraeg Gofal Cymdeithasol a’r Gweithgor ‘Mwy Na Geiriau' yn sicrhau bod y dogfennau tendro yn nodi gofynion yr iaith Gymraeg yn glir ar gyfer darparu gwasanaethau yn y ddau sefydliad.  Byddent hefyd yn cael eu cynnwys yn y broses gwerthuso tendrau i sicrhau bod pob meini prawf penodol yn cael eu bodloni;

·Byddai trefniadau Trosglwyddo Ymgymeriadau (Darparu Cyflogaeth) (TUPE) yn berthnasol i bob aelod o staff a gyflogir yn y ddau sefydliad os, a phan fydd y gwasanaethau yn cael eu trosglwyddo i ddarparwr allanol;

·        os nodwyd darparwyr  ...  view the full Cofnodion text for item 10.

Ystyried adroddiad (copi ynghlwm) gan Reolwr y Tîm Cynllunio Strategol yn gofyn i'r Pwyllgor adolygu perfformiad y Cyngor o ran cyflawni’r canlyniadau a fwriadwyd ar gyfer y Cynllun Corfforaethol.  Mae'r adroddiad hefyd yn rhoi gwybod i Aelodau am berfformiad Sir Ddinbych yn ystod 2015-16 o'i gymharu ag awdurdodau eraill.

3pm – 3.30pm

Wrth gyflwyno'r adroddiad ar berfformiad y Cyngor wrth gyflawni ei Gynllun Corfforaethol yn ystod chwarter cyntaf y flwyddyn ariannol 2016/17 (a ddosbarthwyd yn flaenorol) hysbysodd yr Aelod Arweiniol dros Gyllid, y Cynllun a Pherfformiad Corfforaethol y Pwyllgor fod perfformiad hyd yma yn dda ar y cyfan, gyda dim ond un canlyniad, yr un o ran cyrhaeddiad addysgol, ddim yn cael ei fodloni. 

Roedd perfformiad wedi gwella mewn amrywiaeth o fesurau sy’n ymwneud â’r flaenoriaeth gorfforaethol o 'sicrhau mynediad at dai o ansawdd da', h.y. perfformiad wrth gyflwyno Grantiau Cyfleusterau i'r Anabl - roedd Sir Ddinbych nawr y Cyngor oedd yn perfformio orau yng Nghymru ar gyfer y Dangosydd Perfformiad (DP) hwn.  Roedd perfformiad mewn perthynas â 'nifer y diwrnodau calendr a gymerwyd i osod eiddo gwag (stoc tai cyngor yn unig)' yn dal i gael ei fonitro.  Fodd bynnag, roedd Archwilio eisoes wedi bodloni ei hun bod rhesymau dilys dros beidio â chyrraedd y targed cenedlaethol hwn.  Roedd y Pwyllgor mewn cyfarfod cynharach wedi cymeradwyo ymagwedd y Gwasanaeth yn y maes hwn, o adnewyddu tai i safon uchel cyn ail-osod, gan eu bod o'r farn bod hyn yn cyflwyno canlyniadau tymor hir gwell i drigolion. 

Roedd data mewn perthynas â gollyngiadau carbon bellach ar gael, ac er bod allyriadau carbon o adeiladau swyddfa’r Cyngor yn lleihau, roedd wedi cynyddu mewn ysgolion.  Roedd gwaith yn awr ar y gweill i geisio gwella perfformiad yn y maes hwn. 

Ynghlwm wrth yr adroddiad oedd atodiad: Uned Ddata Llywodraeth Leol (Cymru) Bwletin Perfformiad Llywodraeth Leol ar gyfer 2015-16 Leol. Mae'r adroddiad yn dangos perfformiad Sir Ddinbych o gymharu â holl awdurdodau yng Nghymru o ran y Dangosyddion Perfformiad statudol (DPA).  Roedd Sir Ddinbych yn y chwartel uchaf ar gyfer 18 o'r DPA ac yn y chwartel isaf ar gyfer 7 DPA.  Roedd perfformiad yn y 15 DPA oedd yn weddill naill ai yn y chwartel canol uchaf neu’r chwartel canol isaf.  Pwysleisiodd yr Aelod Arweiniol nad yw dirywiad mewn perfformiad ar gyfer dangosydd penodol o reidrwydd yn golygu bod y Cyngor yn perfformio'n wael, dim ond bod gostyngiad bach o'i gymharu â blynyddoedd blaenorol e.e. absenoldeb oherwydd salwch.  Roedd dadansoddiad yr Uned Ddata o berfformiad cymharol ar draws Cymru ar gyfer 2015-16 yn gosod Sir Ddinbych fel yr awdurdod sy'n perfformio’r trydydd gorau mewn perthynas â chael y rhan fwyaf o ddangosyddion yn y chwartel uchaf.  Wrth ymateb i gwestiynau ac arsylwadau'r swyddogion, bu i’r Aelod Arweiniol a’r swyddogion:

·        gadarnhau y byddai prawf radon yn cael ei gynnal ym mhob adeilad cyhoeddus i ddechrau.  Tai cyngor yn yr ardaloedd a nodwyd ar y mapiau radon fel ‘ardaloedd mewn perygl' yn unig fyddai angen eu profi.  Pe byddai pob adeilad sy’n eiddo i’r Cyngor angen prawf radon maes o law byddai yna oblygiadau cost sylweddol i'r awdurdod;

·cydnabod bod natur y data a adroddwyd o’r arolygon yn tueddu i nodi data crai – nid oedd yn meintioli neu gyfiawnhau’r rhesymau y tu ôl i’r perfformiad neu’r gwaith sy’n mynd rhagddo i fynd i’r afael â pherfformiad gwael neu sy’n dirywio;

·        yn y Cynllun Corfforaethol presennol roedd y Cyngor wedi dewis ‘gwella perfformiad mewn addysg ac ansawdd adeiladau ein hysgolion’ fel un o’i flaenoriaethau corfforaethol, gyda’r elfen olaf o’r flaenoriaeth yn canolbwyntio ar adeiladu ysgolion/cyfleusterau ysgol newydd.  Gan edrych ymlaen at y Cyngor newydd a'i Gynllun Corfforaethol efallai y bydd yn dymuno canolbwyntio ar wella pob ysgol ledled Sir Ddinbych ac nid canolbwyntio ar nifer fach o brosiectau ysgol; a

·chadarnhawyd bod y Cyngor wedi gosod targed uchelgeisiol iawn ar gyfer absenoldebau salwch, un a oedd yn debyg i ddiwydiannau yn y sector preifat, a dyna’r  ...  view the full Cofnodion text for item 11.

Derbyn unrhyw ddiweddariadau gan gynrychiolwyr ar wahanol Fyrddau a Grwpiau’r Cyngor

Ni chynhaliwyd unrhyw gyfarfodydd perthnasol ers cyfarfod diwethaf y Pwyllgor i aelodau adborth i’r Pwyllgor ar y trafodaethau.

Daeth y cyfarfod i ben am 3.50pm.