Agenda and draft minutes

Estynnodd y Cadeirydd groeso cynnes i Alan Smith, Pennaeth Gwella Busnes a Moderneiddio, a Charlotte Owen o Swyddfa Archwilio Cymru.

Derbyniwyd ymddiheuriadau gan y Cyng. Martyn Holland a’r Prif Weithredwr, Mohammed Mehmet.

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n

rhagfarnu ag unrhyw fater a nodwyd yn un i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Ni fu i unrhyw Aelod ddatgan cysylltiad personol na chysylltiad sy'n rhagfarnu ag unrhyw fusnes a oedd i’w ystyried yn y cyfarfod.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod

fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Dim.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio Perfformiad a gynhaliwyd ar

28 Medi 2017 (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd cofnodion y Pwyllgor Archwilio Perfformiad a gynhaliwyd ar 28 Medi 2017.

Materion yn codi -

Tudalen 3 – (taflen wybodaeth) Asesiadau Athrawon a Chanlyniadau Arholiadau Dros Dro – Cadarnhaodd y Cydlynydd Archwilio ei bod hi a’r Cadeirydd wedi cwrdd â Phennaeth Addysg a Gwasanaethau Plant i drafod y dewisiadau o ran gwahodd ysgolion uwchradd unigol i gyfarfodydd y Pwyllgor. Cadarnhawyd bod sesiwn hyfforddiant wedi ei drefnu ar gyfer 29 Ionawr 2018 i wella dealltwriaeth yr Aelodau o’r rolau mewn perthynas â monitro perfformiad ysgolion. Bydd GwE ac uwch swyddogion yr Adran Addysg yn hwyluso’r sesiwn.

Eitem 6 – Rhaglen Her a Chefnogaeth newydd GwE – holodd y Cadeirydd a yw Estyn wedi ail-arolygu GwE fel y nodir yn y cofnodion. Cadarnhaodd y swyddogion bod ail-arolygiad wedi ei gynnal a bod y rheoleiddiwr yn hapus gyda’r cynnydd. Cytunodd y Cydlynydd Archwilio i ofyn am yr adroddiad diweddaraf a’i gylchredeg i Aelodau’r Pwyllgor.

PENDERFYNWYD – y dylid, yn amodol ar yr uchod, derbyn a chymeradwyo Cofnodion y cyfarfod Pwyllgor Archwilio Perfformiad a gynhaliwyd ar 28 Medi 2017 fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad (copi wedi’i hamgáu) yn egluro tueddiadau cyflwr ffyrdd

ers dechrau’r Cynllun Corfforaethol blaenorol (2012 – 2017) a chyflwyno

dealltwriaeth o'r ffordd mae'r gwasanaeth yn cynnig defnyddio’r gyllideb sydd

ar gael yn ystod cyfnod y Cynllun Corfforaethol nesaf (2017 – 2022).9:35 a.m

Cyflwynodd Aelod Arweiniol Priffyrdd, Cynllunio a Datblygu Cynaliadwy a Phennaeth Priffyrdd a Gwasanaethau Amgylcheddol adroddiad y Rheolwr Asedau Priffyrdd a Risg (a gylchredwyd ymlaen llaw) i ddarparu gwybodaeth i’r Pwyllgor am effeithiolrwydd y buddsoddiad sydd wedi ei wneud i wella a chynnal rhwydwaith ffyrdd y sir dan y Cynllun Corfforaethol blaenorol a’r strategaeth arfaethedig ar gyfer parhau i fuddsoddi yn y rhwydwaith yn ystod cyfnod y Cynllun Corfforaethol newydd. Dywedodd yr Aelod Arweiniol, ers cael ei benodi i’r Cabinet, ei fod wedi ymweld â phob ardal yn y sir i sgwrsio gyda thrigolion a busnesau am eu pryderon ynghylch materion priffyrdd penodol yn eu hardaloedd.

Drwy gyflwyniad PowerPoint bu i’r Rheolwr Asedau Priffyrdd a Risg ddarparu gwybodaeth am gyflwr presennol priffyrdd y sir a strategaeth arfaethedig y gwasanaeth ar gyfer ei gynnal a’i gadw yn y dyfodol. Yn ystod y cyflwyniad:

·         Dywedwyd bod hyd ffyrdd Dosbarth A, B, C a di-ddosbarth y sir yn 1415.7km (nid yw'r tair cefnffordd wedi eu cynnwys gan mai Is-adran Trafnidiaeth Llywodraeth Cymru sy’n gyfrifol am gostau eu cynnal a’u cadw)

·         Soniwyd am y methodolegau ar gyfer asesu ac adrodd ar gyflwr priffyrdd, achosion methiannau yn y briffordd a’r gwaith ymyrraeth/atal i fynd i’r afael â methiannau ac i ddiogelu rhag dirywiad pellach. Pwysleisiwyd bod y dangosydd cenedlaethol mewn perthynas ag asesiadau cyflwr priffyrdd, a wneir drwy'r dull Scanner, yn berthnasol i 32% o ffyrdd Sir Ddinbych yn unig. O ganlyniad, mae’r Awdurdod wedi datblygu ei ddull gweledol ei hun i werthuso cyflwr holl ffyrdd y sir. Mae’r dull hwn yn ddefnyddiol dros ben ar gyfer ffyrdd nad ydynt yn rhan o ddull Scanner. Dangoswyd enghreifftiau o'r dull hwn fel rhan o'r cyflwyniad a darparwyd ystadegau i ddangos sut mae cyflwr y rhwydwaith wedi gwella bob blwyddyn rhwng 2011 a 2017

·         Mae cyflwr ffyrdd y sir wedi gwella a’r pryderon i’r dyfodol yw gallu ariannol y Cyngor i barhau i fuddsoddi mewn gwelliannau a gwaith atgyweirio, prosiectau gwaith draenio a chynaliadwyedd gwaith atgyweirio yn y tymor canolig a’r hirdymor. Mae’r risg yn sgil cyfyngiadau ariannol yn gallu peryglu perfformiad yr Awdurdod mewn perthynas â dangosyddion perfformiad cenedlaethol cyflwr ffyrdd.

·         Y dull arfaethedig ar gyfer cyfnod y Cyngor newydd yw ceisio cadw a chynnal cyflwr presennol y rhwydwaith (o leiaf). Mae’r dull hwn yn seiliedig ar y rhagdybiaeth y bydd lefelau presennol o gyllid cyfalaf a refeniw yn aros fel ag y maent. Bydd ffyrdd, yn sgil lefelau defnydd ac effaith y tywydd, yn dirywio’n barhaus. Fodd bynnag, rhagwelir, drwy fabwysiadu dull ataliol i waith atgyweirio, defnyddio cyllid refeniw yn arloesol, gweithio’n agosach gyda gwasanaethau eraill a gwneud trefniadau priodol er mwyn gwneud y mwyaf o’r cyllid sydd ar gael, y bydd y Cyngor yn gallu cadw'r rhwydwaith fel y mae yn ei gyflwr presennol.

·         Byddwn yn gwneud cais am gyllid gan Lywodraeth Cymru ar gyfer prosiectau cyfalaf mawr.

Wrth ymateb i gwestiynau’r Aelodau gwnaeth yr Aelod Arweiniol a’r swyddogion perthnasol y sylwadau canlynol:

·         Eglurwyd yr anawsterau technegol wrth osod y lefelau cywir wrth ail-osod gylïau fel rhan o waith cynnal a chadw priffyrdd

·         Pwysleisiwyd bod yn rhaid i’r Cyngor fuddsoddi yn ei rwydwaith priffyrdd neu mi fydd yr holl welliannau dan Gynllun Corfforaethol 2012-17 yn cael eu colli

·         Cadarnhawyd y byddant yn parhau i lobio Llywodraeth Cymru am gyllid ar gyfer prosiectau cyfalaf mawr. Yn y cyfamser mae’n ddyletswydd ar y Cyngor i gadw ffyrdd mewn cyflwr ‘diogel’ i sicrhau diogelwch y defnyddwyr.

·         Cadarnhawyd bod yr amcangyfrif cost yn Atodiad 1 yn cynnwys yr holl gostau sy’n ymwneud â gwaith cynnal a chadw priffyrdd, gan gynnwys costau paratoi a chostau sy’n gysylltiedig â gwaredu deunyddiau  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Ar y pwynt hwn (10.45 a.m.) cafwyd toriad am 15 munud.

Ailddechreuodd y cyfarfod am 11.00 a.m.

Archwilio gwybodaeth (copi ynghlwm) am berfformiad gwasanaethau wrth

gydymffurfio â gweithdrefn gwyno’r Cyngor.

10:30 a.m

Cyflwynodd y Swyddog Cwynion Statudol a Chorfforaethol yr adroddiad a’r atodiadau (a gylchredwyd ymlaen llaw) yn absenoldeb Aelod Arweiniol Datblygu Seilwaith Cymunedol, a adawodd y cyfarfod yn fuan er mwyn mynychu cyfarfod gydag Arweinydd y Tŷ a’r Prif Chwip yn Llywodraeth Cymru – y Gweinidog sy’n gyfrifol am seilwaith digidol, i drafod band eang gwael mewn rhai rhannau o Sir Ddinbych.

Roedd yr adroddiad a’r atodiadau yn darparu trosolwg a dadansoddiad o’r cwynion, canmoliaethau a’r awgrymiadau a dderbyniwyd gan y Cyngor dan bolisi adborth cwsmeriaid ‘Eich Llais’ yn ystod chwarter 2 blwyddyn adrodd 2017/18. Yn ystod y cyflwyniad tynnodd y Rheolwr Gwella Gwasanaethau sylw’r Pwyllgor at y ffaith bod rhai cynghorwyr, yn anfwriadol, wedi bod yn defnyddio mecanwaith adborth cwsmeriaid ‘Eich Llais’ i adrodd am ymholiadau/ceisiadau am wasanaeth. O ganlyniad roedd Pennaeth Cwsmeriaid, Cyfathrebu a Marchnata wedi ail-gyhoeddi canllawiau i gynghorwyr ynglŷn â sut i gyflwyno ymholiadau/ceisiadau am wasanaeth, gan bwysleisio pwysigrwydd dilyn y drefn gytunedig er mwyn sicrhau trywydd archwilio cyflawn mewn perthynas â phob cais/ymholiad a dderbynnir. Os dilynir y drefn gywir yna bydd modd i aelodau etholedig ddilyn cynnydd eu cais/ymholiad drwy system EMMA – y system sydd wedi ei datblygu a’i chyflwyno er budd a hwylustod i aelodau etholedig. Cadarnhaodd y Rheolwr Gwella Gwasanaethau bod trafodaethau yn parhau o ran cyflwyno System Rheoli Cysylltiadau Chwsmeriaid. Mae’r Grŵp Prosiect yn datblygu cynllun gweithredu ac mae Tîm Cyfathrebu Corfforaethol y Cyngor yn rhan o’r grŵp hwnnw. Rhagwelir y bydd mwy o wybodaeth ar gael yn y flwyddyn newydd ar broses gyflwyno arfaethedig y system newydd.

Dywedodd y Swyddog Cwynion Statudol a Chorfforaethol bod y Cyngor, yn ystod ail chwarter 2017-18, wedi cyrraedd y ‘trothwy rhagoriaeth’ o ran delio â chwynion Cam 1 a Cham 2, gan fod pob cwyn wedi ei thrafod o fewn y terfynau amser er gwaethaf derbyn mwy o gwynion na’r chwarter blaenorol. Mae hefyd yn braf clywed bod mwy o ganmoliaethau ac awgrymiadau ar gyfer gwella wedi eu derbyn gan y cyhoedd yn chwarter 2. Mae’r adroddiad yn cynnwys enghreifftiau o ddefnyddio cwynion yn gadarnhaol i wella gwasanaethau. Er y byddai cynnal perfformiad y flwyddyn ar 100% bron yn amhosibl ar gyfer cwynion Cam 1 a Cham 2, roedd y swyddogion yn hyderus y gallai’r Cyngor gyflawni 98% yn Chwarter 3, a chyfradd cyrhaeddiad blynyddol cyfartalog o 98% yn 2017-18.

Mae Atodiad 1 i’r adroddiad yn cynnwys manylion nifer o gwynion Cam 1 a Cham 2 a dderbyniwyd yn erbyn gwasanaethau unigol ynghyd â pherfformiad y Cyngor wrth ddelio â nhw yn chwarter 2, yn ogystal â dadansoddiad o’i berfformiad wrth ddelio â chwynion ar y ddau gam yn ystod cyfnod pedair blynedd.

Mae Atodiad 2 i’r adroddiad yn cynnwys ffurf arfaethedig ar gyfer cyflwyno’r adroddiad ystadegol i’r Pwyllgor yn y dyfodol. Er bod rhai materion angen eu datrys o ran y ffurf newydd, mae’r mater o ran llunio graffiau ac ati yn ddwyieithog a’r wybodaeth a mewnfudir i gorff yr adroddiad wedi ei ddatrys.

Mae Atodiad 3 i’r adroddiad yn cynnwys canlyniadau’r dadansoddiad annibynnol a gynhaliwyd o foddhad preswylwyr a chwsmeriaid ar eu rhyngweithiad gyda’r Cyngor a derbyn y gwasanaethau gofynnol. Mae’r wybodaeth a gesglir ar gyfer y rhan hon o’r ymarfer yn werthfawr iawn i wasanaethau ac yn eu galluogi i wella gwasanaethau a chryfhau eu dulliau cyfathrebu gyda phreswylwyr. Mae Gwasanaeth Cwsmeriaid, Cyfathrebu a Marchnata ar hyn o bryd yn gweithio gyda’r Gwasanaeth TGCh i ddatblygu mecanwaith adrodd penodol i’r gwasanaeth a fyddai'n galluogi'r gwasanaeth i wella'r cyfathrebu gyda phreswylwyr a defnyddwyr gwasanaeth ymhellach.

Wrth ymateb i gwestiynau’r Aelodau, dywedodd y Swyddog Cwynion Statudol a Chorfforaethol a’r Pennaeth  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Archwilio (copi wedi’i amgáu) yn gofyn

am adolygiad o raglen gwaith i’r dyfodol y Pwyllgor a rhoi’r diweddaraf i’r

aelodau ar faterion perthnasol.

11:00 a.m

Cyflwynodd y Cydlynydd Archwilio adroddiad (a gylchredwyd ymlaen llaw) a oedd yn gofyn i’r Aelodau adolygu rhaglen waith y Pwyllgor ac yn darparu’r wybodaeth ddiweddaraf ar faterion perthnasol.

Ceir copi o’r ‘ffurflen o gynnig gan Aelod’ yn Atodiad 2. Gofynnodd y Cydlynydd Archwilio i’r Aelodau gyflwyno cynigion iddi hi. Mae Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Cabinet wedi’i chynnwys yn Atodiad 3 ac mae tabl gyda chrynodeb o benderfyniadau diweddar y Pwyllgor a gwybodaeth am y cynnydd eu rhoi ar waith wedi ei gynnwys yn Atodiad 4.

Dywedodd y Cydlynydd Archwilio bod sesiwn hyfforddiant ar graffu ar faterion addysg wedi ei threfnu ar gyfer 29 Ionawr 2018 ac anogodd bawb i geisio ei mynychu.

Gofynnwyd i’r Pwyllgor benodi Aelod i gynrychioli’r Pwyllgor ar y Grŵp Monitro Safonau Ysgol. Darperir gwybodaeth am gylch gorchwyl y grŵp yn Atodiad 5. Cynigiodd y Cyng. Ellie Chard y dylid penodi'r Cyng. Arwel Roberts. Bu i’r Cyng. Ann Davies hefyd fynegi diddordeb bod ar y grŵp hwn. Cafodd y ddau gynnig eu heilio ac ar ôl pleidlais, penodwyd y Cyng. Arwel Roberts i gynrychioli’r Pwyllgor ar y Grŵp Monitro Safonau Ysgolion, gyda’r Cyng. Ann Davies yn ddirprwy iddo pan nad yw’n gallu mynychu cyfarfod.

PENDERFYNWYD –

(i)  yn amodol ar y sylwadau a’r diwygiadau uchod, cymeradwyo’r Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol;

(ii)penodi'r Cynghorydd Arwel Roberts yn gynrychiolydd y Pwyllgor ar y Grŵp Monitro Safonau Ysgol gyda’r Cyng. Ann Davies yn ddirprwy iddo os nad yw’n gallu mynychu cyfarfod.

Derbyn unrhyw ddiweddariadau gan gynrychiolwyr y Pwyllgor ar fyrddau a

grwpiau amrywiol y Cyngor.

Dywedodd y Cyng. Ann Davies ei bod wedi mynychu ‘cyfarfod llwybrau ymholi’ yn ddiweddar i baratoi ar gyfer cyfarfod Her Gwasanaeth y Gwasanaethau Cymorth Cymunedol. Dywedodd y byddai Gofalwyr Cymru, y Gwasanaeth Pwynt Mynediad Sengl ac amseroedd rhyddhau o ysbytai yn cael eu harchwilio ymhellach yn ystod y cyfarfod Her Gwasanaeth. Dywedodd Pennaeth Gwella Busnes a Moderneiddio wrth y Cyng. Ann Davies bod ‘gofalwyr’ wedi eu cynnwys yn y Cynllun Corfforaethol newydd a bod gwaith ar y gweill o ran gofalwyr yn Sir Ddinbych.

Dywedodd y Cydlynydd Archwilio y bydd cofnodion y cyfarfodydd Her Gwasanaeth yn nodwedd reolaidd yn y Briff Gwybodaeth a ddarperir i Aelodau cyn cyfarfodydd pwyllgor.

Diolchodd y Cadeirydd i’r Aelodau a’r swyddogion am eu gwaith caled a dymuno Nadolig llawen a blwyddyn newydd dda i bawb.

Daeth y cyfarfod i ben am 11:55 a.m.