Agenda and draft minutes

Cafwyd ymddiheuriadau gan y Cynghorwyr Bob Murray, a’r Aelod Cyfetholedig Gareth Williams.

Talodd y Cadeirydd deyrnged i'r Swyddog Arweiniol: Gweithrediadau a Chymorth i Fusnesau, Alastair McNab, a fu farw’n sydyn yr wythnos cynt. Rhoddodd y Cadeirydd a’r Cynghorydd Martyn Holland eu hymddiheuriadau am orfod gadael y cyfarfod yn fuan i dalu eu teyrnged yn yr angladd.

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu ag unrhyw fater a nodwyd yn un i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Datganwyd Cysylltiad Personol fel aelodau o Gorff Llywodraethu Ysgolion gan y Cynghorwyr E Chard, H Hilditch-Roberts, M Holland, H Jones, G Lloyd-Williams a P Scott ar gyfer eitemau 5 a 6.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Nid oedd unrhyw fater brys.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio Perfformiad a gynhaliwyd ar 13 Gorffennaf 2017 (copi ynghlwm).

9.35am – 9.40am

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio Perfformiad a gynhaliwyd ar 13 Gorffennaf 2017.

Materion yn codi:

Eitem 6 Cofrestr Risg Gorfforaethol – Roedd yr ymateb gan Wasanaeth Cynllunio Brys Gogledd Cymru wedi ei gylchredeg i aelodau fel rhan o’r ddogfen Briff Gwybodaeth cyn y cyfarfod.

Eitem 7 y Cynllun Corfforaethol (C4) –

a)    Y Rheolwr Gwasanaeth Derbyn ac Ymyrraeth newydd oedd Jamie Pope.

b)    Roedd atal y Cynllun Hawl i Brynu wedi ei gymeradwyo.

PENDERFYNWYD y dylid, yn amodol ar yr uchod, dderbyn a chymeradwyo cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 13 Gorffennaf 2017 fel cofnod cywir.

I ystyried adroddiad ar y cyd gan  Prif Reolwr Addysg a Swyddogion Arweiniol Uwchradd a Chynradd GwE (copi ynghlwm) sy’n rhoi manylion am asesiadau athrawon terfynol Sir Ddinbych a chanlyniadau dros dro arholiadau allanol Cyfnod Allweddol 4 ac ôl 16, gan gynnwys gwybodaeth wedi’i meincnodi a pherfformiad o gymharu ag awdurdodau lleol eraill mewn perthynas ag asesiadau athrawon.  Mae’r adroddiad hefyd yn ceisio sylwadau’r aelodau ar berfformiad y Sir ac er mwyn adnabod meysydd posibl ar gyfer gwella.

9.45am – 10.15am

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol Addysg adroddiad ac atodiadau (a gylchredwyd yn flaenorol) a oedd yn darparu gwybodaeth ar berfformiad disgyblion Sir Ddinbych mewn perthynas ag asesiadau athro terfynol ar gyfer blwyddyn academaidd 2016-17, a darparu canlyniadau archwilio dros dro yng Nghyfnod Allweddol (CA)4 ac ôl-16 ar ddiwedd tymor yr haf 2017. 

Yn ystod ei gyflwyniad, nododd yr Aelod Arweiniol fod y canlyniadau CA4 yn destun proses asesu gwahanol i flynyddoedd blaenorol ac felly nid oedd modd ei gymharu’n gywir gyda chanlyniadau’r sir yn y blynyddoedd cynt.  Roedd swyddogion addysg ac Aelodau Arweiniol Addysg ar draws Cymru wedi eu hysbysu ym mis Ebrill 2017 i ddisgwyl gwaethygiad mewn perfformiad yng nghanlyniadau arholiadau TGAU 2017 oherwydd y broses asesu newydd. 

Nododd yr Aelod Arweiniol hefyd fod swyddogion wedi gofyn i nifer o bapurau disgyblion Sir Ddinbych gael eu hail-farcio gan eu bod yn cwestiynu’r graddau a roddwyd iddynt.  Roedd canlyniadau’r broses hon yn llwyddiannus hyd yma a byddai’n cael ei adlewyrchu yn y canlyniadau a wiriwyd pan fyddant yn cael eu cyflwyno i’r Pwyllgor Archwilio ddechrau 2018.

Nododd y Pennaeth Addysg fod canlyniadau asesiadau athrawon y sector addysg gynradd yn pwysleisio fod:

·         y Gwasanaeth Addysg yn anelu at ddiwedd y Cyfnod Sylfaen i gynnal asesiadau cadarn o allu disgyblion.  Roedd cyrhaeddiad disgyblion Sir Ddinbych ar ddiwedd y Cyfnod Sylfaen yn ystod 2017 wedi bod 1.7% o dan y targed, ac yn 20fed allan o 22 yng Nghymru – is na’r safle prydau ysgol am ddim (PYD) disgwyliedig, ond un safle’n uwch na’r safle disgwyliedig yn rhanbarth Gogledd Cymru.  Fodd bynnag, drwy ddefnyddio data sydd ar gael i swyddogion y Gwasanaethau Plant, roedd wedi gallu deall yr heriau a wynebwyd gan blant unigol yn y cohort.  Roedd gwaith hefyd yn cael ei wneud ar y cyd â’r Gwasanaethau Plant mewn perthynas â’r disgyblion hyn yn seiliedig ar waith profiadau anffafriol plant Iechyd Cyhoeddus Cymru;  

·         Roedd asesiadau CA2 yn parhau i gofnodi gwelliant bob blwyddyn.  Roedd cyflawniad rŵan yn 88.9% a dim ond 6 o ddisgyblion nad oedd ar y gofrestr Anghenion Dysgu Ychwanegol (ADY) a fethodd i gyflawni’r Dangosydd Pynciau Craidd (DPC).  Yn ogystal, ni wnaeth 37 o ddisgyblion sydd â Saesneg yn iaith ychwanegol (SIY), lwyddo i gyflawni’r DPC.

·         roedd swyddogion o Adran Addysg y Sir ag Estyn yn cyfarfod ar ddiwedd pob tymor i drafod cyrhaeddiad ac roedd y Rheoleiddiwr wedi nodi nad oedd ganddo bryderon am berfformiad disgyblion cynradd Sir Ddinbych gan fod y Sir yn ymwybodol o amgylchiadau personol pob disgybl unigol;

·         roedd gan yr Adran Addysg bryderon am y perfformiad cyffredinol yn CA4, er gwaethaf fod pob awdurdod yng Nghymru wedi eu cynghori i beidio â chymharu canlyniadau’r flwyddyn bresennol gyda pherfformiad y flwyddyn cynt;

·         roedd perfformiad pob awdurdod yng Nghymru yn CA4 wedi gwaethygu yn 2017 pan gyflwynwyd y maes llafur newydd a’r system raddio;

·         Roedd proffil perfformiad Sir Ddinbych yn CA4 yn ddiddorol iawn oherwydd fod ganddo’r ysgol gyda’r perfformiad gorau a’r trydydd gorau yn CA4 yng Ngogledd Cymru, ond roedd hefyd ganddo’r ysgol gyda’r perfformiad gwaethaf;  

·         nid oedd papurau arholi Llenyddiaeth Gymraeg na Saesneg eleni yn cyfrif tuag at y Lefel 2+, dim ond yr arholiadau iaith a mathemateg oedd yn cael eu hystyried ar gyfer y Lefel 2+; a

·         o fewn ffiniau’r sir, Sir Ddinbych oedd â’r nifer uchaf o’r wardiau cyngor mwyaf difreintiedig yng Ngogledd Cymru, felly roedd swyddogion yn archwilio data PYD i sicrhau ei fod yn adlewyrchu perfformiad y sir yn gywir ac i ganfod a oedd pawb gyda hawl i PYD yn eu hawlio nhw.  

Llongyfarchodd aelod cyfetholedig yr Eglwys Gatholig ar y pwyllgor archwilio'r Sir ar ei ymagwedd  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Ystyried adroddiad ar y cyd gan y Prif Reolwr Addysg a Swyddog Arweiniol Uwchradd GwE (copi ynghlwm) sy’n rhoi gwybodaeth am, ac yn ceisio safbwyntiau ynghylch y strwythur diwygiedig ac arferion gweithio er mwyn cefnogi gwelliant ysgolion ar draws Gogledd Cymru, gan gynnwys ysgolion Sir Ddinbych

10.15am – 10.45am

Cyflwynodd  yr Aelod Arweiniol Addysg yr adroddiad (a gylchredwyd yn flaenorol) a oedd yn rhoi gwybodaeth i aelodau ar fodel her a chefnogaeth newydd GwE ar gyfer ysgolion Sir Ddinbych – gan gynnwys y strwythur diwygiedig ar gyfer y sefydliad a manylion ei arferion gwaith i gefnogi gwelliant i ysgolion ar draws rhanbarth Gogledd Cymru  Rhoddodd y Pennaeth Addysg a Gwasanaethau Plant wybod i Aelodau fod GwE wedi wynebu cyfnod sylweddol o her a bod swyddogion yn Sir Ddinbych bellach yn fwy hyderus y byddai strwythur ‘newydd’ GwE yn cefnogi gwella ysgolion ar draws pob sector addysg yn y sir.

Dywedodd Rheolwr Gyfarwyddwr newydd GwE fod y fformiwla genedlaethol ar gyfer gwasanaethau gwella ysgolion wedi rhoi rhagor o bwyslais ar ddarparu rhagor o gefnogaeth i’r sector cynradd.  O safbwynt Sir Ddinbych, roedd y ffocws hwn wedi cael effaith negyddol ar berfformiad y sector uwchradd yn y sir.  Rhoddodd Swyddogion Arweiniol Cynradd ac Uwchradd GwE ar gyfer Sir Ddinbych wybod i aelodau’r Pwyllgor eu bod wedi eu penodi i’w swyddi unigol i gefnogi ysgolion i ddatblygu a darparu eu Cynlluniau Gwella Ysgolion, roedd y swyddogaeth honno yn cynnwys sicrhau ansawdd y cynlluniau hynny i sicrhau y byddent yn sicrhau Gwelliant ac yn darparu gwell canlyniadau i bob disgybl.  Byddai dau Swyddog Arweiniol GwE yn cwrdd â swyddogion addysg arweiniol y Cyngor bob pythefnos i sicrhau fod gwelliannau cynaliadwy yn cael eu gwireddu ym mhob ysgol ar draws y sir.  Eglurodd swyddogion GwE y byddai’r model newydd yn cynnwys Cynlluniau Busnes manwl Lefel 2 a Lefel 3 o fis Medi 2017. Byddai’r Cynlluniau hyn yn canolbwyntio ar chwe blaenoriaeth GwE, sef:

·         safonau

·         cwricwlwm ac asesu

·         arweinyddiaeth

·         lles

·         addysgu; a

·         busnes

ac roedd manylion am bob un ohonynt yn yr adroddiad.  Byddai’r Cynlluniau Lefel 2 yn canolbwyntio ar safonau'r awdurdod lleol, cwricwlwm ac asesu, arweinyddiaeth, lles ac addysgu, a byddai’r Cynlluniau Lefel 3 uwch yn canolbwyntio ar feysydd mwy arbenigol o’r cwricwlwm, busnes a llywodraethu GwE ac ati, ac yn cymharu perfformiad a chanlyniadau ar draws chwe ardal awdurdod addysg lleol y rhanbarth.

Mewn ymateb i gwestiynau'r aelodau, dywedodd y swyddogion GwE a’r Gwasanaeth Addysg fod:

·         lles pob disgybl ar draws pob sector o’r ysgol yn rhan ganolog o’r gwasanaeth a ddarparwyd gan GwE a’r awdurdod lleol, gan fod disgyblion iach, gwydn a chyfrifol yn fwy tebygol o wireddu eu potensial;

·         ystyriwyd fod cyfuno Addysg a Gwasanaethau Plant yn Sir Ddinbych o dan yr un Pennaeth Gwasanaeth yn fanteisiol ac yn ffafriol i gyflawni’r agenda lles; a

·         Byddai Estyn yn ail-arolygu GwE ganol mis Hydref 2017

Roddodd Prif Weithredwr Cyngor Sir Ddinbych wybod i’r Pwyllgor y byddai bob amser problemau neu faterion pryder yn ymwneud ag addysg disgyblion.  Cyfrifoldeb GwE a’r awdurdod addysg lleol oedd nodi a deall y ‘problemau’ a chyflwyno mesurau i fynd i’r afael â nhw a’u datrys.  Dywedodd wrth aelodau fod ganddo hyder yn y model newydd hwn ac y byddai’n cyflawni’r canlyniadau dymunol.  Ymateb y Pwyllgor:

Penderfynwyd: -

(i)   yn amodol ar yr arsylwadau uchod ar y strwythur a’r arferion gwaith diwygiedig i gefnogi gwelliant ysgolion yn Sir Ddinbych i ardystio’r model; a

(ii)  chadarnhau ei fod wedi darllen, deall ac ystyried yr Asesiad o Effaith ar Les fel rhan o’i ystyriaethau ar yr uchod.

I ystyried yr adroddiadau canlynol gan y Swyddog Cwynion Statudol a Chorfforaethol (copïau ynghlwm) sy’n ceisio sylwadau’r Aelodau ar berfformiad y Gwasanaeth o ran cydymffurfio â gweithdrefn cwynion gorfforaethol y Cyngor, ‘Eich Llais’, ac adnabod unrhyw feysydd a allent fanteisio o ragor o graffu.

(i)            Adroddiad ‘Eich Llais’ – Chwarter 4 2016/17

(ii)          Adroddiad ‘Eich Llais’ – Chwarter 1 2017/18

11am – 11.30am

Wrth gyflwyno’r adroddiad Cwynion ‘Eich Llais’ ar gyfer Chwarter 4 2016/17 a Chwarter 1 2017/18 (a gylchredwyd yn flaenorol), dywedodd yr Aelod Arweiniol ar gyfer datblygu Isadeiledd Cymunedol wrth y Pwyllgor fod yr wybodaeth yn cael ei darparu i roi cyfle i aelodau archwilio perfformiad y Cyngor wrth ddelio â chwynion.  Roedd yr adroddiad hefyd yn amlinellu sut yr oedd gwasanaethau’r Cyngor wedi defnyddio cwynion er mwyn gwella darpariaeth gwasanaeth i drigolion.   Yn ystod y cyflwyniad hwn, tynnodd yr Aelod Arweiniol sylw aelodau at y ffaith fod nifer y canmoliaethau a dderbyniwyd yn ystod y ddau chwarter unigol yn fwy na nifer y cwynion a gafwyd, ac roedd hynny’n ddymunol.  Roedd hefyd yn amlwg o’r data nad oedd unrhyw batrwm amlwg yn amlygu ei hun mewn perthynas â’r cwynion a gafwyd. 

Wedi ei atodi i adroddiad ‘Eich Llais’ oedd adroddiad a ofynnwyd amdano gan aelodau ar y 'Dangosfwrdd Cwsmeriaid’ – a oedd yn rhoi trosolwg o ganlyniadau ymdrech a bodlonrwydd cwsmeriaid ar gyfer y Cyngor am y cyfnod mis Medi 2016 tan fis Awst 2017.  Wrth gyflwyno’r adroddiad hwn, amlinellodd y Pennaeth Cwsmeriaid, Cyfathrebu a Marchnata y broses ar gyfer gwerthuso adborth cwsmeriaid a sut y defnyddiwyd yr adborth a gafwyd i wella gwasanaethau’r Cyngor.  Nododd y dylai adroddiadau ‘Dangosfwrdd Cwsmeriaid’ yn y dyfodol gynnwys dadansoddiad ystadegol a data ar sail gwasanaeth wrth wasanaeth.

Wrth ymateb i gwestiynau aelodau gwnaeth yr Aelod Arweiniol a swyddogion:

·         roi manylion y broses ar gyfer delio â ‘chwynion’, gan bwysleisio fod ‘cwynion' yn wahanol i ‘geisiadau gwasanaeth’.

·         nodi y gellid ymdrin â 'cheisiadau gwasanaeth’ a’u datrys yn gynharach os oeddynt yn berthnasol ac y darparwyd gwybodaeth benodol gan y galwr a gysylltodd â’r Ganolfan Gwasanaethau i Gwsmeriaid;

·         cadarnhaodd fod y Cyngor bob amser yn chwilio am ddulliau o wella gwasanaethau a gwella mynediad at y broses gwyno ar gyfer y cyhoedd.  Roedd gwefan y Cyngor yn cynnwys yr holl wybodaeth berthnasol ar sut i wneud cwyn;

·         nododd nad oedd y galwadau ffôn a gafwyd am geisiadau gwasanaeth neu i gofrestru cwynion yn cael eu recordio.  Serch hynny, byddai cofnod ar bapur yn cael ei gwneud o bob cais neu gŵyn a gafwyd; 

·         cadarnhau fod rhai gwasanaethau, neu asiantaethau sy’n darparu gwasanaethau ar ran y Cyngor, yn fwy tebygol o arwain at gwynion yn eu herbyn e.e. gwasanaethau gorfodi sifil.  Roedd hyn oherwydd natur eu gwaith;

·         nodi, os oedd aelodau yn teimlo bod angen codi ymwybyddiaeth am Weithdrefn Gwyno Gorfforaethol y Cyngor byddai digwyddiad cyfathrebu yn cael ei drefnu ar y diben hwn; a

·         cadarnhau fod y Cyngor yn croesawu cwynion gan ei fod yn eu hystyried yn fodd effeithiol o ddeall problemau a gwella gwasanaethau yn sgil hynny.

Aeth y Pennaeth Cwsmeriaid, Cyfathrebu a Marchnata ati ymchwilio’r oedi a wynebwyd wrth fwrw ymlaen â ‘ceisiadau gwasanaeth’ os nad oedd yr union god post ar gyfer y broblem / digwyddiad yn hysbys i'r person sy'n rhoi gwybod.  Ymrwymodd hefyd i sicrhau fod y rhifau ffôn ar gyfer y gwasanaeth brys y tu allan i oriau o fewn cyrraedd hawdd ar holl gyhoeddiadau, gohebiaeth, gwefan a thudalennau cyfryngau cymdeithasol y Cyngor. 

Ar ddiwedd y drafodaeth:

Penderfynwyd: - yn amodol ar y sylwadau uchod -

(i)           derbyn yr adroddiad ar berfformiad y Cyngor wrth ddelio a chwynion, canmoliaeth ac awgrymiadau a gafwyd o dan weithdrefn gwyno gorfforaethol ‘Eich Llais’ yn ystod Chwarter 4, 2016-17 a Chwarter 1, 2017-18, a sut roeddynt yn cael eu defnyddio i wella gwasanaethau i drigolion; a

(ii)          derbyn data ar y canlyniadau Ymdrech a Bodlonrwydd Cwsmeriaid ar gyfer Cyngor Sir Ddinbych ar gyfer y cyfnod o fis Medi 2016 i fis  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Archwilio (copi wedi’i amgáu) yn gofyn am adolygiad o raglen gwaith i’r dyfodol y Pwyllgor a rhoi’r diweddaraf i’r aelodau ar faterion perthnasol.

11.30am – 12pm

Cyflwynodd y Cydlynydd Archwilio adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) yn gofyn i’r Aelodau adolygu rhaglen waith y Pwyllgor a rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf ar faterion perthnasol. 

Roedd copi o “ffurflen gynnig Aelodau” wedi’i chynnwys yn Atodiad 2. Gofynnodd y Cydlynydd Archwilio i unrhyw gynigion gael eu cyflwyno iddi hi.  Roedd Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Cabinet wedi’i chynnwys yn Atodiad 3 ac roedd tabl yn rhoi crynodeb o benderfyniadau diweddar y Pwyllgor ac a oedd yn rhoi gwybod am gynnydd wrth eu rhoi ar waith, wedi’i gynnwys yn Atodiad 4.

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i ddrafft o’i Raglen Gwaith i'r Dyfodol ar gyfer cyfarfodydd y dyfodol, Atodiad 1. Cytunwyd ar yr ychwanegiadau canlynol – ar gais y Grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion Archwilio – i raglen y Pwyllgor Archwilio Perfformiad ar 7 Rhagfyr 2017:-

a)    astudiaeth genedlaethol Swyddfa Archwilio ar Reoli Gwastraff yng Nghymru ac

b)    adroddiad ar ‘Datblygu Strategaeth Gynnal Priffyrdd’.

Gofynnwyd i’r Pwyllgor benodi aelodau i’r Grwpiau Her Gwasanaeth sy’n goruchwylio meysydd gwaith penodol neu berfformiad gwasanaethau. I’r perwyl hwnnw, cyflwynwyd yr enwebiadau canlynol:

·         Y Cynghorydd Ellie Chard - Y Gyfraith, Adnoddau Dynol a’r Gwasanaethau Democrataidd.

·         Y Cynghorydd Hugh Irving - Gwella a Moderneiddio Busnes

PENDERFYNWYD

(i)     yn amodol ar y sylwadau a’r diwygiadau uchod, y dylid cymeradwyo’r Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol; a

(ii)   cytuno ar y penodiadau i’r Grwpiau Herio Gwasanaeth.

Derbyn unrhyw ddiweddariadau gan gynrychiolwyr y Pwyllgor ar fyrddau a grwpiau amrywiol y Cyngor.

12pm – 12.15pm

Ni chyflwynwyd unrhyw adborth.

Daeth y cyfarfod i ben am 12:00pm