Agenda and draft minutes

Ni chafwyd unrhyw ymddiheuriadau.

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu ag unrhyw fater a nodwyd yn un i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Ni fu i unrhyw Aelod ddatgan cysylltiad personol na chysylltiad sy'n rhagfarnu ag unrhyw fusnes a oedd i’w ystyried yn y cyfarfod.

Penodi Is-gadeirydd y Pwyllgor Archwilio Perfformiad ar gyfer blwyddyn y Cyngor 2017/18 (gweler ynghlwm gopi o ddisgrifiad y swydd ar gyfer Aelod a Chadeirydd/Is-gadeirydd y Pwyllgor Archwilio).

11.15a.m -11.20a.m.

Gofynnwyd am enwebiadau i Aelod wasanaethu fel Is-Gadeirydd y Pwyllgor ar gyfer blwyddyn gyngor 2017/18. Enwebodd y Cynghorydd Martyn Holland y Cynghorydd Hugh Irving, a chafodd y cynnig ei eilio gan y Cynghorydd Ann Davies. Ni dderbyniwyd unrhyw enwebiadau eraill ac felly;

PENDERFYNWYD y dylid penodi'r Cynghorydd Hugh Irving yn Is-gadeirydd y Pwyllgor Archwilio Perfformiad ar gyfer y flwyddyn ddinesig 2017/18.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni dderbyniwyd unrhyw faterion brys.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio Perfformiad a gynhaliwyd ar 16 Mawrth 2017 (copi ynghlwm).

11.20a.m-11.25a.m.

Cyflwynwyd cofnodion y Pwyllgor Archwilio Perfformiad a gynhaliwyd ar 16 Mawrth 2017.

PENDERFYNWYD y dylid derbyn a chymeradwyo cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 16 Mawrth 2017 fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad (copi ynghlwm) sy’n rhoi diweddariad ar Gofrestr Risg Gorfforaethol y Cyngor.

11.25a.m-11.55a.m.

Wrth gyflwyno’r adroddiad (a ddosbarthwyd ymlaen llaw) rhoddodd yr Aelod Arweiniol dros Gyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol drosolwg byr o fethodoleg y gofrestr risg a’r berthynas rhwng cofrestri risg gwasanaethau unigol a’r gofrestr risg gorfforaethol, gan gynnwys y broses i uwchgyfeirio risg o gofrestr y gwasanaeth i’r gofrestr gorfforaethol a'r broses ddad-gyfeirio. Fe eglurodd bod y Cabinet a’r Tîm Gweithredol Corfforaethol yn adolygu’r Gofrestr Risg Gorfforaethol bob dwy flynedd cyn ei gyflwyno i'r pwyllgor archwilio i gael sylwadau. Yn ystod ei gyflwyniad, fe dynnodd yr Aelod Arweiniol sylw at y prif newidiadau a wnaed i’r gofrestr fel y rhestrwyd yn Atodiad 1 yr adroddiad, gan nodi’r rhesymau dros y diwygiadau.

Wrth ymateb i gwestiynau'r Aelodau, cadarnhaodd yr Aelod Arweiniol a Rheolwr Cynllunio Strategol:

·         eu bod yn cefnogi’r penderfyniad i dynnu risg DCC032 sy’n ymwneud ag ad-drefnu llywodraeth leol gan fod Ysgrifennydd y Cabinet dros Gyllid a Llywodraeth Leol Llywodraeth Cymru wedi dweud na fyddai’n ceisio newid ffiniau daearyddol llywodraeth leol yn y dyfodol agos, ond yn hytrach byddai'n gofyn i gynghorau gydweithio mewn meysydd penodol i gyflwyno gwasanaethau ar sail ranbarthol. Yn sgil datblygu gwasanaethau rhanbarthol, fe allai risgiau newydd sy’n gysylltiedig â nhw gael eu nodi ac ymddangos ar y gofrestr risg gorfforaethol maes o law.

·         DCC011 – roedd yr angen i gael cynlluniau gwydnwch ac wrth gefn ar waith yn dilyn trychinebau, boed nhw’n drychinebau naturiol neu fel arall, wedi dod i’r amlwg dros yr wythnosau diwethaf, yn sgil yr ymosodiadau terfynol yn y DU a'r tân yn Nhŵr Grenfell. Roedd gan y Cyngor gynlluniau fel hyn a byddent yn cael eu profi yn y dyfodol agos ar ffurf ymarfer cydnerth a pharhad busnes. Byddai’r ymarfer arfaethedig yn profi gwydnwch pob agwedd o seilwaith y Cyngor i ymdrin â sefyllfa o drychineb a’r broses adfer ddilynol;

·         yn rhan o waith cynllunio wrth gefn y Cyngor, roedd swyddogion wrthi’n cynnal ymarfer i sicrhau bod y Cyngor yn gwybod yn union pwy ydi’r unigolion sydd yn byw yn ei eiddo stoc dai;

·         roedd Gwasanaeth TG y Cyngor wedi ymateb yn llwyddiannus i’r ymosodiad seibr diweddar ar system gyfrifiadurol y Gwasanaeth Iechyd Gwladol;

·         mae pob aelod o Dîm Gweithredol Corfforaethol a nifer o’r Uwch Dîm Arweinyddiaeth wedi’u hyfforddi at safon lefel ‘gorchymyn aur’ cynllunio rhag argyfwng, ac mae rheolwyr canol wedi cyrraedd safon ‘gorchymyn arian’;

·         Mae gan Ogledd Cymru Wasanaeth Rhanbarthol i Gynllunio Rhag Argyfwng i ymateb i drychinebau dirybudd. Roedd pob awdurdod lleol, y gwasanaethau argyfwng a’r gwasanaeth iechyd wedi gweithio’n agos gyda’r gwasanaeth rhanbarthol hwn;

·         Yn dilyn y cyhoeddiad diweddar y byddai Cyfarwyddwr Corfforaethol:  Economi a Pharth Cyhoeddus y Cyngor yn gadael yr awdurdod yn y dyfodol agos, byddai gallu a sgiliau’r Cyngor fel yr amlinellir yn risg DCC030 yn cael ei brofi dros y misoedd nesaf; a

·         Byddai Creu Cymunedau Cryf i liniaru’r risgiau a nodwyd mewn cysylltiad â DCC033, ‘y risg y byddai cost y gofal yn fwy nag adnoddau’r Cyngor’, yn cymryd amser.  Yn y cyfamser, mae camau gweithredu lliniaru, gan gynnwys cefnogi annibyniaeth a datblygu tai gofal ychwanegol yn cael eu cyflwyno.  Oherwydd yr amser sydd ei angen i gyflawni'r amcanion sy’n gysylltiedig â hyn, nid yw’r sgôr risg sy’n gysylltiedig ag o wedi cael ei israddio.

Pwysleisiodd yr aelodau pa mor bwysig oedd bod parhad busnes a gwybodaeth am wydnwch ar gael yn hawdd i staff drwy’r amser, a bod aelodau staff yn cael gwybod yn rheolaidd lle i gael hyd i’r wybodaeth, yn enwedig os bydd argyfwng.

Wrth ymateb i bwyntiau a godwyd yn ystod y drafodaeth, fe sicrhaodd yr Aelod Arweiniol a’r swyddogion:

·         bod yr adroddiad adolygu nesaf yn cynnwys siartiau  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Ystyried adroddiad (copi ynghlwm) sy'n monitro cynnydd y Cyngor o ran cyflawni Cynllun Corfforaethol 2012-17.

11.55a.m-12.25p.m.

Wrth gyflwyno’r adroddiad (a ddosbarthwyd ymlaen llaw) i’r Pwyllgor dywedodd yr Aelod Arweiniol dros Gyllid, Perfformiad ac Asedau bod yr adroddiad bellach yn adroddiad hanesyddol gan fod cyfnod y Cynllun Corfforaethol wedi dod i ben gyda chyfnod y Cyngor blaenorol. Cafodd crynodeb o gyflawniad y Cynllun yn ystod ei flwyddyn olaf ei gyflwyno i’r Cyngor Sir ym mis Mai 2017. Cafodd gweithdy i aelodau ei gynnal yn ddiweddar i ffurfio blaenoriaethau corfforaethol y Cyngor newydd a byddai Cynllun Corfforaethol drafft newydd ar gyfer cyfnod 2017-2022 y Cyngor yn cael ei gyflwyno i’r Cyngor Sir i’w gymeradwyo yn ystod yr hydref. Yn ystod ei gyflwyniad, dywedodd yr Aelod Arweiniol ei bod yn braf gallu adrodd fod pob canlyniad yng Nghynllun Corfforaethol 2012-2017 wedi cael ei gyflawni at o leiaf lefel dderbyniol.  Dywedodd fod y Cyngor wedi gosod targed uchelgeisiol iawn i’w hun ar gyfer dangosyddion addysg, roedd wedi gosod trothwy rhagoriaeth iddo’i hyn gyda’r nod o fod y gorau yng Nghymru. Serch hynny, nid y cyngor oedd yn gwbl gyfrifol am gyflawni hyn gan fod gwaith gwella ysgolion bellach yn dod o dan reolaeth GwE.  Roedd Sir Ddinbych hefyd yn perfformio’n dda mewn meysydd megis cyflwr ei ffyrdd, strydoedd glân a thaclus a diogelu oedolion diamddiffyn.

Wrth ymateb i gwestiynau aelodau dywedodd yr Aelod Arweiniol a swyddogion:

·         bod rhai o’r mesurau perfformiad a ddefnyddiwyd i fesur perfformiad y Cyngor yn ddangosyddion cenedlaethol, roedd rhai eraill yn gymariaethau gydag awdurdodau lleol tebyg o’r enw cymariaethau ‘grŵp teulu’, ac roedd casgliadau perfformiad eraill yn seiliedig ar fonitro annibynnol a gynhaliwyd gan sefydliadau allanol megis ‘Cadwch Gymru’n Daclus’;

·         cafwyd eglurhad o ddiffiniadau ‘diffyg lleoedd ysgol’ a ‘lleoedd ysgol dros ben’, gan bwysleisio yn gyffredinol nad oes digon o leoedd ysgol yng ngogledd y sir a bod lleoedd ysgol gwag yn ne Sir Ddinbych;

·         cadarnhawyd nad yw’r dangosyddion perfformiad sy’n gysylltiedig â glanweithdra yn cynnwys chwyn,  nac ychwaith lonydd neu lwybrau cerdded, sef yr ardaloedd sydd â phroblem gyda sbwriel a baw cŵn.

·         er mai GwE sydd yn gyfrifol am gyflwyno gwasanaethau gwella ysgolion ledled Gogledd Cymru, dylai prifathrawon a chyrff llywodraethu fod yn atebol am berfformiad cyffredinol eu hysgol.  Roedd y Grŵp Monitro Safonau Ysgolion fod i gael ei ailsefydlu yn y dyfodol agos. Serch hynny, os ydi’r pwyllgor Archwilio yn dymuno, gallai ofyn i Benaethiaid a Chadeiryddion Cyrff Llywodraethu fynychu’r pwyllgor Archwilio i ateb cwestiynau am berfformiad eu hysgol.

·         cadarnhawyd y byddent yn holi a oedd cais y Cyngor i Lywodraeth Cymru i atal 'Cynllun Hawl i Brynu' mewn cysylltiad â'i stoc dai wedi cael ei gymeradwyo ac a oedd y Rheolwr Gwasanaeth gyfer Gwasanaeth Derbyn ac Ymyrraeth wedi cael ei b/phenodi ac wedi dechrau ar y gwaith; a   

·         cadarnhawyd y byddai adroddiad yn cael ei gyflwyno i’r Cyngor Sir yn yr hydref ar ‘Codi trethi ar eiddo gwag hirdymor ac ail gartrefi’, a allai o bosibl olygu bod eiddo gwag yn cael eu defnyddio eto a lleddfu pwysau tai.

Mynegodd aelodau bryderon ynghylch problemau a oedd wedi dod i'r amlwg yn ddiweddar ynghylch perfformiad contractwr chwistrellu chwyn y Cyngor, gan holi a oedd y broses dendro a chaffael ar gyfer y contract hwn wedi bod yn ddigon cadarn.  Cytunodd y Cydlynydd Archwilio i ofyn am ragor o wybodaeth gan swyddogion perthnasol am y mater yma. 

Mynegwyd pryderon gan aelodau am y nifer o athrawon da ledled y sir a oedd wedi derbyn swyddi gyda GwE o dan drefniadau secondiad. Roeddynt yn teimlo bod hyn yn cael effaith andwyol ar berfformiad ysgolion unigol ac ar berfformiad cyffredinol y sir ym maes addysg.  Dywedodd y Prif Weithredwr wrth yr aelodau  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

Archwilio gwybodaeth (adroddiad ynghlwm) am berfformiad gwasanaethau wrth gydymffurfio â gweithdrefn gwyno’r Cyngor.

12.40p.m- 13.10p.m.

Oherwydd absenoldeb annisgwyl y swyddog perthnasol, fe ohiriodd y Pwyllgor gyflwyniad yr adroddiad hwn tan gyfarfod mis Medi. Fodd bynnag, cafwyd nifer o ymholiadau a chytunodd y Cydlynydd Archwilio i'w trafod gyda’r swyddogion perthnasol, sef:

·         y duedd gyffredinol dros y blynyddoedd diweddar bod nifer y cwynion a dderbynnir ar ei uchaf yn ystod CH1 bob blwyddyn; 

·         dichonolrwydd cynnwys gwybodaeth boddhad cwsmer/barn gyhoeddus Dangosfwrdd Ember yn adroddiadau chwarterol ‘Eich Llais’ yn y dyfodol ar gyfer y Pwyllgor 

Gofynnodd yr Is-gadeirydd bod y Pwyllgor yn herio’r data yn adroddiadau Eich Llais a’i ddefnyddio fel sylfaen i ddatblygu ei raglen gwaith i'r dyfodol gyda’r bwriad o wella canlyniadau a dull o gyflwyno gwasanaeth i breswylwyr.  Felly: 

Penderfynwyd: - yn amodol ar yr ymholiadau uchod, i ohirio cyflwyno adroddiad Chwarter 4 Eich Llais 2016/17 tan gyfarfod y Pwyllgor ar 28 Medi 2017.

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Archwilio (copi wedi’i amgáu) yn gofyn am adolygiad o raglen gwaith i’r dyfodol y Pwyllgor a rhoi’r diweddaraf i’r aelodau ar faterion perthnasol.

13.10p.m-13.25.p.m.

Roedd copi o adroddiad gan y Cydlynydd Archwilio (CA), a oedd yn gofyn i'r Pwyllgor adolygu a chytuno ar ei raglen gwaith i'r dyfodol ac a oedd yn rhoi diweddariad ar faterion perthnasol, wedi ei ddosbarthu gyda'r papurau ar gyfer y cyfarfod.

Roedd copi o ‘ffurflen gynnig Aelodau’ wedi ei chynnwys yn Atodiad 2. Gofynnodd y Cydlynydd Archwilio bod unrhyw gynigion yn cael eu cyflwyno iddi hi. Roedd Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Cabinet wedi’i gynnwys yn Atodiad 3, ac roedd gwybodaeth a thabl yn dangos Grwpiau Herio Gwasanaethau wedi’i gynnwys yn Atodiad 4. Dywedodd y Cydlynydd Archwilio wrth yr aelodau eu bod yn dymuno cael cynrychiolwyr o’r pwyllgor Archwilio Perfformiad i wasanaethu ar y 9 Grŵp Herio Gwasanaethau. Yn ogystal, roeddynt eisiau cynrychiolydd i wasanaethu ar y Grŵp Buddsoddi Strategol. Yn dilyn trafodaethau, penododd y Pwyllgor y canlynol:

Gofynnodd yr aelodau eu bod yn cael gwybodaeth ar y materion canlynol cyn cyfarfod mis Medi:

·         canran y cymorthyddion addysgu ledled y sir sydd yn cael eu defnyddio fel athrawon i wneud gwaith llanw;

·         cyfraddau absenoldeb (rhai awdurdodedig a heb awdurdod) ar gyfer pob ysgol gynradd ac uwchradd yn y sir yn ystod blynyddoedd academaidd 2014/15 a 2016/17; a

·         rôl llywodraethwyr awdurdod addysg lleol (AALl) ar gyrff llywodraethu ysgolion

Penderfynwyd: 

(i)   ar ôl ystyried canlyniadau arholiadau allanol dros dro disgyblion Sir Ddinbych a materion eraill sy’n gysylltiedig ag addysg yng nghyfarfod y Pwyllgor ym mis Medi, ystyried gwahodd penaethiaid a chadeiryddion cyrff llywodraethu i gyfarfodydd y pwyllgor yn y dyfodol i drafod eu cynlluniau i wella canlyniadau; a

(ii)  os ydi’r Cyngor yn cael cymeradwyaeth i atal ei gynllun ‘Hawl i Brynu’, bod adroddiad ar yr effaith ac effeithiolrwydd y penderfyniad ar argaeledd eiddo yn stoc dai y Cyngor yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor mewn deuddeg mis

Derbyn unrhyw ddiweddariadau gan gynrychiolwyr y Pwyllgor ar fyrddau a grwpiau amrywiol y Cyngor.

13.25p.m- 13.30p.m.

Ni chynhaliwyd unrhyw gyfarfodydd perthnasol ers cyfarfod diwethaf y Pwyllgor i aelodau adborth i’r Pwyllgor ar y trafodaethau.

Daeth y cyfarfod i ben am 1:00pm