Agenda and draft minutes

Agenda and draft minutes

Lleoliad: Ystafell Bwyllgora 1a, Neuadd y Sir, Rhuthun

Eitemau
Rhif Eitem

1.

Ymddiheuriadau

2.

DATGAN CYSYLLTIAD

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu ag unrhyw fater a nodwyd yn un i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

 

Cofnodion:

Datganodd y Cynghorydd Huw Hilditch-Roberts gysylltiad personol ag Eitem Rhif 5, Safonau a Pherfformiad y Gwasanaeth Llyfrgell.

 

 

3.

MATERION BRYS FEL Y'U CYTUNWYD GAN Y CADEIRYDD

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

 

Cofnodion:

Ni dderbyniwyd unrhyw faterion brys.

 

 

4.

Cofnodion y cyfarfod diwethaf pdf eicon PDF 201 KB

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio Perfformiad a gynhaliwyd ar 6 Ionawr 2017 a 26 Ionawr 2017 (copïau ynghlwm).

 

 

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynwyd cofnodion y Pwyllgor Archwilio Perfformiad a gynhaliwyd ar 6 Ionawr 2017 a 26 Ionawr 2017.

 

Materion yn Codi - 6 Ionawr 2017:

Eitem 5, Diweddariad ar Werthusiadau Opsiynau ar gyfer Gwasanaethau Gofal Mewnol – Gofynnodd y Cynghorydd Huw Hilditch-Roberts am eglurhad ynghylch y Ganolfan, y cadarnhaodd y Cydlynydd Archwilio y byddai’n gwneud ymholiadau yn ei chylch.

 

PENDERFYNWYD – y dylid, yn amodol ar yr uchod, derbyn a chymeradwyo Cofnodion y cyfarfod Pwyllgor Archwilio Perfformiad a gynhaliwyd ar 6 Ionawr 2017 a 26 Ionawr 2017 fel cofnod cywir.

 

 

5.

SAFONAU A PHERFFORMIAD Y GWASANAETH LLYFRGELL pdf eicon PDF 94 KB

Ystyried adroddiad (copi ynghlwm) i roi gwybodaeth i Aelodau am y Fframwaith Safonau Llyfrgell (2017-2020) newydd, gan amlygu perfformiad mwyaf diweddar Sir Ddinbych lle bo hynny’n berthnasol.

9.40 a.m. – 10.30 a.m.

 

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cwsmeriaid, Cyfathrebu a Marchnata adroddiad y Pen Lyfrgellydd (a ddosbarthwyd yn flaenorol) i ddarparu gwybodaeth i Aelodau am y Fframwaith o Safonau Llyfrgell (2017-2020) newydd, gan amlygu perfformiad mwyaf diweddar Sir Ddinbych lle bo hynny’n berthnasol.

 

Rhoddodd y Pennaeth Gwasanaeth wybod bod 17 o’r 18 hawliad craidd yn Fframwaith 2014-17 (y 5ed Fframwaith) wedi’u diwallu, ac roedd yr unig un nad oedd heb ei ddiwallu yn cynnwys gofyniad ar y Gwasanaeth i gael datganiad o'i Strategaeth a'i weledigaeth ar gael yn gyhoeddus.  Byddai’r diffyg hwn yn cael sylw yn ystod blwyddyn gyntaf y Fframwaith newydd, gan fod y Gwasanaeth wedi cyrraedd cyfnod o sefydlogrwydd nawr o dan Bennaeth Gwasanaeth newydd.  O’r 16 Dangosydd Perfformiad yn y 5ed Fframwaith, roedd 7 wedi gosod targedau.   Roedd Sir Ddinbych wedi bodloni chwe allan o’r saith dangosydd yma yn ystod 2015/16, neu wedi’u bodloni’n rhannol. Yr unig a fethodd ei fodloni'n rhannol oedd y dangosydd yn ymwneud â'i wariant ar lyfrau ac adnoddau i'r cyhoedd eu defnyddio.  Y rheswm dros hyn oedd bod penderfyniad wedi’i wneud fel rhan o’r broses o osod cyllideb Rhyddid a Hyblygrwydd, i beidio ag ymdrechu i fodloni’r targed hwn, ond yn hytrach i wireddu’r buddion mwyaf o’r gwariant drwy dargedu’r gwariant ar fathau penodol o lyfrau ac adnoddau, yn seiliedig ar ddewisiadau defnyddwyr y llyfrgell.

 

Gan ymateb i gwestiynau gan yr aelodau, fe wnaeth Pennaeth y Gwasanaeth:

·       Gadarnhau nad oedd gostyngiad mewn gwariant ar adnoddau cyhoeddus wedi effeithio’n andwyol ar nifer y llyfrau a fenthycwyd i’r cyhoedd.   Roedd y Gwasanaeth wedi gwneud penderfyniad ymwybodol i wario mwy o’i gyllideb ar lyfrau plant yn ystod y cyfnod o lymder.  Roedd hyn yn groes i ganllawiau Llywodraeth Cymru ar y pryd, fodd bynnag, byddai Fframwaith newydd 2017-2020 yn adlewyrchu dull y Cyngor;

·       Rhoddwyd gwybod bod Sir Ddinbych yn y broses o fynd i drefniant prynu llyfrau rhanbarthol gydag awdurdodau lleol eraill yng ngogledd Cymru.  Byddai’r dull hwn yn llawer mwy cost effeithiol i’r awdurdod, a byddai’n gwireddu’r gwerth gorau am arian i’r Cyngor;

·       Pwysleisiwyd, er bod nifer o awdurdodau lleol ar draws Cymru wedi lleihau oriau agor eu llyfrgelloedd, wedi cau llyfrgelloedd mewn rhai ardaloedd neu wedi trosglwyddo eu darpariaeth llyfrgell gymunedol i gynghorau tref a chymuned, neu’r sector gwirfoddol, roedd Sir Ddinbych ond wedi gorfod lleihau ei wasanaethau o ychydig o oriau ar draws y sir, a thrwy wneud hynny, roedd wedi gallu cadw pob llyfrgell yn agored ledled y Sir.  Drwy fabwysiadu dull i ddatblygu ei lyfrgelloedd fel ‘canolbwyntiau cymunedol’, lle gellid darparu amrywiaeth o wasanaethau cymunedol, roedd wedi gallu buddsoddi yn ei lyfrgelloedd i’w moderneiddio, gan sicrhau eu bod yn hygyrch i’r holl breswylwyr.  Roedd y dull hwn yn cyd-fynd yn fawr â Dangosydd Ansawdd 4 o’r Fframwaith Llyfrgelloedd newydd, a oedd yn canolbwyntio ar y Gwasanaeth yn cyflenwi gwasanaethau a oedd yn cefnogi iechyd a lles.   Roedd Llyfrgell Rhuddlan wedi ail-agor yn ddiweddar yn dilyn gwaith ailwampio, ac roedd gwaith ar fin dechrau i ailwampio Llyfrgell Llanelwy.  Roedd cais wedi’i gyflwyno’n ddiweddar i Is-adran  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Ar y pwynt hwn (10.25 am) cafwyd egwyl o 10 munud.

 

Ailddechreuodd y cyfarfod am 10.35 a.m.

 

 

 

6.

ADRODDIAD EICH LLAIS– CHWARTER 3 2016/2017 pdf eicon PDF 103 KB

Ystyried adroddiad (copi ynghlwm) ar berfformiad y Cyngor o ran delio gyda chwynion o dan ei broses cwynion corfforaethol.  Mae’r adroddiad hefyd yn cynnwys gwybodaeth ar y dull a ddefnyddir i gasglu adborth cwsmeriaid, ei goladu i Ddangosfwrdd Ymdrech Cwsmeriaid, a ddefnyddir i hysbysu gwelliannau gwasanaeth yn y dyfodol.

10.30 a.m. – 11.15 a.m.

 

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Fe wnaeth y Pen Reolwr Dros Dro, Gwasanaeth Cefnog a’r Swyddog Cwynion Corfforaethol a Statudol gyflwyno’r adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol), yn darparu trosolwg o’r canmoliaethau, awgrymiadau a chwynion y mae Cyngor Sir Ddinbych wedi eu derbyn dan Bolisi Adborth Cwsmeriaid y Cyngor ‘Eich Llais’ y cyngor, yn ystod Chwarter 3 2016/17. Roedd yr adroddiad hefyd yn cynnwys gweithdrefn gwynion y Gwasanaethau Cymdeithasol.

 

Yn ystod eu cyflwyniad, fe wnaethant roi gwybod bod yr adroddiad yn cynnwys gwybodaeth am nifer y cwynion a ddaeth i lawr mewn perthynas â gwasanaethau a gomisiynwyd, yn ogystal â gwasanaethau a roddwyd gan y Cyngor ei hun.  O’r cwynion a gafwyd mewn perthynas â Chynllunio a Gwarchod y Cyhoedd, roedd 50% mewn perthynas â gwasanaethau a ddarparwyd ar ei ran gan Kingdom Security.  Fe wnaeth Aelodau gydnabod bod y mathau o wasanaethau a gyflawnwyd gan Kingdom Security, a oedd yn wasanaethau gorfodi ar ran y Cyngor, yn debygol o gynhyrchu mwy o gwynion, oherwydd eu natur. Roedd fideo o gamera gorff y Swyddog Gorfodi’n dystiolaeth ddefnyddiol wrth benderfynu ar gwynion yn erbyn Kingdom.

 

Gan ymateb i gwestiynau gan yr Aelodau, dywedodd y swyddogion:

·       ar hyn o bryd, nid oedd gan y broses adborth cwsmeriaid unrhyw ddull o gofnodi difrifoldeb cwynion.  Fodd bynnag, roedd cynyddu cwyn i broses Cam 2 weithiau’n gallu dangos naill ai gymhlethdod neu ddifrifoldeb y gŵyn;

·       nid oedd y polisi adborth cwsmeriaid yn cofnodi a oedd unrhyw daliadau iawndal wedi’u gwneud i achwynyddion.  Roedd y Swyddog Cwynion Corfforaethol a Statudol am sefydlu a oedd data ar daliadau iawndal blynyddol wedi’u hadrodd i unrhyw bwyllgor penodol, neu wedi’u cyhoeddi mewn lleoliad penodol;

·       byddent yn olrhain pryderon y Pwyllgor o ran perfformiad y Gwasanaethau Plant a Theuluoedd wrth ddelio â chwynion Cam 1 o fewn terfynau amser penodol.  Er bod y Pwyllgor yn cydnabod bod y Gwasanaeth hwn yn delio â materion sensitif a chymhleth iawn, roeddent yn pryderu eu bod wedi tanberfformio'n gyson yn erbyn y targed a osodwyd, drwy gydol 2016/17;

·       o ran presenoldeb cynghorwyr mewn cyfarfodydd, roedd Pennaeth Gwasanaethau’r Gyfraith, AD a Democrataidd wedi cael y dasg o lunio rhai cynigion i Arweinwyr Grŵp eu hystyried, o ran yr hyn a ddisgwylir gan aelodau, yn cynnwys presenoldeb aelodau mewn cyfarfodydd.  Awgrymwyd y gallai’r Pwyllgor Archwilio Perfformiad fod eisiau monitro presenoldeb mewn cyfarfod Cyngor yn y dyfodol;

·       fel swyddogion, hoffent ailedrych ar y fframwaith adrodd yn ymwneud â chwynion, gyda'r bwriad o gynnwys mwy o ddata gwerthfawr h.y. nifer y cwynion a gadarnhawyd neu a gadarnhawyd yn rhannol, a'r grwpiau a arweiniodd y gwaith o wneud penderfyniadau.  Roeddent yn teimlo y byddai’r dull hwn yn fuddiol i’r awdurdod, drwy gynorthwyo gwasanaethau i ddysgu o gwynion; a

·       byddai ‘Gwobrau Rhagoriaeth Sir Ddinbych’ yn cael categori gwobr newydd eleni, i gŵyn preswylydd a oedd wedi arwain at welliannau mewn gwasanaeth.

 

Yn amgaeedig fel Atodiad 2 i’r adroddiad oedd adroddiad ategol ar 'Ddangosfwrdd Ymdrech Cwsmeriaid’.  Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Pennaeth Cwsmeriaid, Cyfathrebu a Marchnata, a amlinellodd sut y dylanwadodd adborth cwsmeriaid  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

7.

CYNNYDD AR GYFLAWNI STRATEGAETH DAI SIR DDINBYCH pdf eicon PDF 182 KB

Ystyried adroddiad (copi ynghlwm) ar y cynnydd a wnaed hyd yma wrth gyflawni canlyniadau allweddol a’r camau gweithredu a nodwyd yn Strategaeth Dai Sir Ddinbych.

11.30 a.m. – 12.15 p.m.

 

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynwyd yr adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol), gan yr Aelod Arweiniol Moderneiddio a Thai, y Cynghorydd Barbara Smith, i ddiweddaru’r Pwyllgor Archwilio ar y cynnydd a wnaed hyd yma o ran cyflawni'r canlyniadau a'r camau gweithredu allweddol mewn perthynas â Strategaeth Dai Sir Ddinbych. 

 

Yn ei chyflwyniad, pwysleisiodd yr Aelod Arweiniol fod y Strategaeth, a gymeradwywyd gan y Cyngor Sir 1 Rhagfyr 2015, wedi dod â swyddogaethau tai amrywiol ynghyd mewn un cynllun gweithredu.  Gan fod gwasanaethau amrywiol o’r Cyngor yn gyfrifol am wahanol swyddogaethau tai, roedd darparu’r amcanion tai wedi bod yn eithaf gwasgaredig, nes iddynt ddod ynghyd o dan un Strategaeth.  Yn ystod datblygiad y Strategaeth, ac ers ei mabwysiadu, roedd pob gwasanaeth o'r Cyngor wedi cefnogi darpariaeth o’r Strategaeth, a gobeithiwyd y byddai’r Cyngor newydd, ar ôl etholiadau llywodraeth leol Mai, mor frwdfrydig â’r Cyngor cyfredol i weld bod y Strategaeth yn cael ei chyflawni a’i hesblygu i fodloni anghenion y dyfodol.

 

Gan ymateb i gwestiynau’r Aelodau, dywedodd yr Aelod Arweiniol a swyddogion:

·   Rhaid i Landlordiaid Cymdeithasol Cofrestredig fod yn yr un parth â Llywodraeth Cymru i allu cael mynediad at gyllid grant ar gyfer prosiectau tai (yn cynnwys y Grant Tai Cymdeithasol).  Roedd y Cyngor a Chartrefi Conwy wedi gweithio’n agos i ddatblygu achos busnes a oedd wedi’i gymeradwyo gan Lywodraeth Cymru ym Mai 2016. Roedd hyn yn galluogi Cartrefi Conwy i gael mynediad at arian a chyflwyno prosiectau yn Sir Ddinbych;

·   Roedd nifer o wasanaethau wedi gweithio mewn partneriaeth agos â sefydliadau sector cyhoeddus eraill e.e. Iechyd a'r Gwasanaeth Tân ac Achub, i sicrhau bod llety i bobl ddigartref a chartrefi preswylwyr diamddiffyn eraill yn rhoi amgylchedd diogel ac iach i bobl fyw ynddynt.  Roedd gwaith partneriaeth yn cynnwys gweithio gyda swyddogion Gwarchod y Cyhoedd i gynnal arolygiadau ar y cyd o Dai Amlfeddiannaeth;

·   Roedd Cynllun Darparu Cartrefi Gwag drafft a’r cynllun gweithredu cysylltiedig wedi’i drafod yn ddiweddar yn y Grŵp Monitro Strategaeth Tai, a byddai’n cael ei gymeradwyo drwy’r broses Penderfyniad Dirprwyedig yn y dyfodol agos.  Roedd y cyfrifoldeb am Gartrefi Gwag gyda’r Gwasanaeth Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd, ac yn ffurfio rhan o swydd arall.  Roedd nifer y cartrefi gwag a nodwyd yn y sir yn parhau i fod tua 800 cartref, er gwaethaf ymdrechion i’w defnyddio unwaith eto, gyda thua 100 yn cael eu defnyddio unwaith eto bob blwyddyn.  Er hynny, nid yr un cartrefi fyddai’r 800 cartref hyn, fel a fyddai wedi digwydd nifer o flynyddoedd yn ôl.  Fodd bynnag, wrth i un cartref lenwi, roedd un arall yn debygol o ddod yn wag.  Pwysleisiwyd y gallai’r broses o gael pobl mewn cartrefi gwag tymor hir fod yn broses hir a chymhleth.  Roedd ymgyrchoedd cyhoeddusrwydd yn cael eu rhedeg o bryd i’w gilydd i dynnu sylw at amcan y Cyngor o ran cartrefi gwag, gyda’r bwriad o dynnu sylw'r cyhoedd at y cymorth sydd ar gael iddynt os oedd ganddynt gartref gwag.  Yn flaenorol, roedd y Cyngor yn teimlo eu bod yn gorfod adrodd ar Ddangosydd Strategol cenedlaethol, yn ymwneud  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

8.

Rhaglen Waith Archwilio pdf eicon PDF 110 KB

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Archwilio (copi ynghlwm) yn gofyn am adolygiad o raglen gwaith i’r dyfodol y pwyllgor a rhoi’r diweddaraf i’r aelodau ar faterion perthnasol.

12.15 p.m. – 12.30 p.m.

 

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Cydlynydd Archwilio adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) yn gofyn i’r Aelodau adolygu Rhaglen Gwaith y Pwyllgor a rhoi diweddariad ar faterion perthnasol. 

 

Roedd copi o “ffurflen gynnig Aelodau” wedi’i chynnwys yn Atodiad 2. Gofynnodd y Cydlynydd Archwilio i unrhyw gynigion gael eu cyflwyno iddi hi.  Roedd Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Cabinet wedi’i chynnwys yn Atodiad 3 ac roedd tabl yn rhoi crynodeb o benderfyniadau diweddar y Pwyllgor ac a oedd yn rhoi gwybod am gynnydd eu gweithrediad, wedi’i gynnwys yn Atodiad 4, ac roedd Adroddiad Terfynol “Grŵp Tasg a Gorffen Torri’r Brethyn” yn amgaeedig fel Atodiad 5.

 

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i ddrafft o’i Raglen Gwaith i'r Dyfodol ar gyfer cyfarfodydd y dyfodol, Atodiad 1, a chytunwyd ar yr ychwanegiadau canlynol:-

 

Mawrth 2018 -

Ø  Safonau Gwasanaeth Llyfrgelloedd 2016/17

Ø  Dangosfwrdd Ymdrech Cwsmeriaid

 

Cyflwynodd Cadeirydd Grŵp Tasg a Gorffen Torri’r Brethyn adroddiad terfynol y Grŵp.  Cytunwyd, wrth symud ymlaen, y byddai’n ddoeth mabwysiadu’r dull o ddefnyddio Grwpiau Tasg a Gorffen ar gyfer darnau penodol waith, gan fod Pwyllgorau Archwilio'n brin o amser i allu trafod materion mewn manylder.  Roedd Grwpiau Tasg a Gorffen yn gallu canolbwyntio eu hamser ar archwiliad manwl o feysydd penodol.  Byddent yn gallu cael eu defnyddio i sicrhau bod gofynion Deddf Lles Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) 2015 yn cael eu bodloni.

 

Cododd y Cynghorydd Dewi Owens y ffaith bod adroddiad cynllunio wedi'i ysgrifennu'n wael yn ei farn ef, ac y dylid codi'r mater hwn yng Ngrŵp y Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion Archwilio.

 

Nid oedd y Grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion Archwilio wedi anfon unrhyw eitemau ymlaen at y Pwyllgor Archwilio Perfformiad.

 

PENDERFYNWYD –

 

(i)      yn amodol ar y sylwadau a’r diwygiadau  uchod, y dylid cymeradwyo’r Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol; a

(ii)     derbyn a chefnogi canfyddiadau ac adroddiad terfynol Grŵp Tasg a Gorffen Torri’r Brethyn (Atodiad 5) a gofyn i’r Grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion Archwilio benderfynu a oedd arbedion cyllideb eraill, a oedd yn ffurfio rhan o'r broses Rhyddid a Hyblygrwydd, yn deilwng o gael archwiliad pellach o'u heffaith ar breswylwyr, ac os felly, pa bwyllgor(au) archwilio a ddylai wneud y gwaith hwnnw.

 

 

9.

ADBORTH GAN GYNRYCHIOLWYR Y PWYLLGOR

Derbyn unrhyw ddiweddariadau gan gynrychiolwyr y Pwyllgor ar wahanol Fyrddau a Grwpiau’r Cyngor.

12.30 p.m. – 12.35 p.m.

 

Cofnodion:

Hysbyswyd y Pwyllgor gan y Cadeirydd, y Cynghorydd Barry Mellor, ei fod wedi dod yn Llywodraethwr Ysgol Uwchradd Gatholig y Bendigaid Edward Jones yn ddiweddar.  Roedd wedi mynd i gyfarfod yn Neuadd y Dref y Rhyl yn ddiweddar i drafod dyfodol yr ysgol, a oedd â nifer o bobl yn bresennol, ac roedd wedi bod yn gadarnhaol iawn.

 

 

Hysbyswyd Aelodau’r Pwyllgor gan y Cynghorydd Arwel Roberts, ei fod wedi mynd i gyfarfodydd y Grŵp Monitro Safonau Ysgolion, yn canolbwyntio ar Ysgol Glan Clwyd.  Roedd wedi bod yn gyfarfod cadarnhaol iawn ac er nad oedd y gwaith adeiladu wedi’i gwblhau eto, roedd yr ailfodelu wedi cael ymateb da ac roedd gan y Pennaeth weledigaeth frwdfrydig ac uchelgeisiol ar gyfer dyfodol yr ysgol.  Yn groes i hynny, yn ystod cyfarfod Grŵp Monitro Safonau Ysgolion arall, codwyd rhai pryderon mewn perthynas â chynaliadwyedd un ysgol gynradd cyfrwng Cymraeg yn y sir, oherwydd cyflwr yr adeilad a phwysau gwaith ar y staff.

 

 

 

Ar y pwynt hwn, diolchodd y Prif Weithredwr i Aelodau o’r Pwyllgor a’r Swyddogion am eu gwaith adeiladol a gynhaliwyd ar ran y Pwyllgor.

 

 

 

Daeth y cyfarfod i ben am 12.30pm.