Agenda and draft minutes

Y Cynghorwyr Meirick Davies, Colin Hughes, Dewi Owens a Joe Welch

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Ni chafodd unrhyw gysylltiad ei ddatgan.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chodwyd unrhyw faterion brys.

Derbyn cofnodion y Pwyllgor Archwilio Perfformiad a gynhaliwyd ar 9 Mehefin 2016 (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio Perfformiad a gynhaliwyd ar 9 Mehefin, 2016.

Materion yn codi -

Tudalen 8 - Eitem Rhif 5 Cofnodion: Cyflwyno BT Superfast Cymru yn Sir Ddinbych - Mynegodd y Cynghorydd Gareth Sandilands bryder bod y Cyngor wedi cyhoeddi datganiad i'r wasg ynghylch ei siom gydag ymateb Llywodraeth Cymru i'r cais o rannu'r map yn nodi ‘mannau gwan' ar gyfer ffibr optig cyflym iawn yn Sir Ddinbych.  Roedd yn teimlo y byddai wedi bod yn fwy cynhyrchiol i'r Cyngor gymryd rhan mewn deialog gyda Llywodraeth Cymru ar y mater yn hytrach na mynd yn gyhoeddus.  Dywedodd y swyddogion bod yr Arweinydd wedi ysgrifennu at y Gweinidog eto yn gofyn am y wybodaeth fel bod y Cyngor yn gallu rhoi gwybod i drigolion am argaeledd band eang cyflym iawn.  Mae’r Cyngor yn dal i aros am ymateb gan y Gweinidog.

Tudalen 9  - Eitem 6 Adroddiad Perfformiad y Cynllun Corfforaethol: Chwarter 4 2015/16 - Mewn ymateb i bryderon a godwyd yn y cyfarfod blaenorol roedd y Rheolwr Gweithrediadau Priffyrdd a Gwasanaethau Stryd (De) yn bresennol i roi gwybod i aelodau am y sefyllfa o ran y contractau torri gwair ar gyfer mynwentydd lawnt y sir.  Dywedodd fod y contractwyr (y ddau ohonynt) sydd yn gyfrifol am y gwaith torri gwair mewn saith mynwentydd lawnt y sir wedi rhoi'r gorau i fasnachu.  O ganlyniad mae Tîm Gwasanaethau Stryd y Cyngor wedi cymryd cyfrifoldeb am y gwaith am weddill y flwyddyn ariannol 2016/17.  Cadarnhaodd fod problemau wedi bod gydag un o'r contractwyr yn ystod y toriad cyntaf gan nad oeddent wedi gwneud y gwaith i'r safon a nodir yn y contract.  Mae'r holl broblemau sy'n ymwneud â'r gwaith a wnaed gan y contractwyr wedi cael eu cywiro gan staff y Gwasanaethau Stryd a'r Swyddog Mynwentydd.  Bu trafodaethau o fewn Priffyrdd a Gwasanaethau Amgylcheddol ar y dull mwyaf priodol ar gyfer darparu gwasanaethau torri gwair yn y mynwentydd ar gyfer y flwyddyn ariannol 2017/18.  Mae’r Gwasanaeth yn wynebu pwysau ariannol mewn perthynas â incwm mynwentydd yn ddiweddar yn sgîl agor yr amlosgfa newydd yn Llanelwy, a byddai angen cynnwys y pwysau hynny mewn unrhyw drafodaeth a phenderfyniadau cyllideb yn y dyfodol.  Dywedodd yr Aelod Arweiniol dros Foderneiddio a Thai nad oedd gan wasanaeth Tai y Cyngor gontract torri gwair ar wahân a oedd yn ymddangos i fod yn cyflawni gwaith i lefel foddhaol.  Felly awgrymodd y dylai swyddogion o wasanaethau eraill archwilio a oedd yn ymarferol i'r contract hwnnw gael ei ymestyn i gynnwys mynwentydd neu y gellir elwa o gontract tebyg.  Ailadroddodd y Cynghorwyr Ray Bartley ac Arwel Roberts rai o'r problemau a gafwyd ym Mynwentydd Dinbych a Rhuddlan ac roeddent wedi eu plesio gyda'r ffordd yr oedd y Tîm Gwasanaethau Stryd wedi ymateb i'r materion a godwyd.  Y gobaith oedd y byddai’r safon gyfredol o waith cynnal a chadw yn parhau.

PENDERFYNWYD y dylid derbyn a chymeradwyo cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 9 Mehefin, 2016 fel cofnod cywir.

I ystyried adroddiad gan y Swyddog Arweiniol – Tai Cymuned (copi ynghlwm) yn ceisio barn yr aelodau ar ddeilliant perfformiad ar gyfer ail-osod cartrefi Cyngor a’u cefnogaeth ar gyfer y dull gweithredu sydd wedi ei fabwysiadau gan y Cyngor a'r targed perfformiad diwygiedig cysylltiedig.

9.40 a.m.– 10.10 a.m.

Cyflwynodd y Cynghorydd Barbara Smith, Aelod Arweiniol dros Foderneiddio a Thai yr adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) ar berfformiad y Cyngor wrth ail-osod tai Cyngor a'r dull a gymerwyd mewn perthynas â sicrhau gwell canlyniadau i denantiaid yn hytrach na bodloni'r dangosydd perfformiad dynodedig.  Diben cyflwyno’r adroddiad oedd ymateb i gais gan aelod etholedig gyda phryderon nad oedd y Cyngor yn cyrraedd y targed ar gyfer ail-osod eiddo fel y nodir yn y Cynllun Corfforaethol.

Eglurodd y Pennaeth Cyfleusterau, Tai ac Asedau a'r Swyddog Arweiniol - Tai Cymunedol er bod y Cyngor wedi cwrdd â Safon Ansawdd Tai Cymru (SATC), roedd y gwaith i fodloni'r safon honno wedi canolbwyntio ar agweddau penodol o dai cymdeithasol, hy ceginau, ystafelloedd ymolchi, ffenestri, systemau gwresogi, ac ati. Ar ôl cyflawni’r gwaith hwnnw cafodd adolygiad ei wneud ar safonau cartrefi wedi’u hail-osod gan y Cyngor i denantiaid.  Yn ôl yr adolygiad hynny, er bod WHQSs wedi eu cwrdd, i gwrdd â'r dangosydd perfformiad ar gyfer ail-osod tai cyngor roedd yr awdurdod mewn sawl achos yn ail-osod tai mewn cyflwr gwael o ran gwaith cynnal a chadw yn fewnol ac yn allanol.  Roedd hyn yn annheg ar y tenantiaid newydd, a oedd yn fwy aml na pheidio heb ddigon o incwm i’w wario ar wella’r eiddo hyd at safon resymol o addurno, ac ati. Dangoswyd sleidiau Powerpoint i'r pwyllgor i ddangos cyflwr rhai o'r tai a ail-osodwyd i denantiaid yn y gorffennol a rhai wedi’u hail-osod rŵan ers i’r cyngor fabwysiadu dull o sicrhau bod ei eiddo yn cael ei ail-osod hyd at safonau priodol.  Y rhesymeg y tu ôl i'r dull oedd bod eiddo yn cael ei  ail-osod mewn cyflwr da yn ogystal â’r addurno y tu mewn a thu allan, gan gynnwys gerddi twt a thaclus, a fyddai'n annog tenantiaid i gymryd balchder yn eu cartrefi a hefyd yn lleihau ymddygiad gwrthgymdeithasol mewn rhai ardaloedd.  Mae'r gost i'r Cyngor o adnewyddu’r eiddo hyn ar gyfartaledd tua £1k fesul eiddo, mae arian i wneud y gwaith ar gael yn y Cyfrif Refeniw Tai (HRA).  Eglurodd y swyddogion y broses o adleoli eiddo’r cyngor a chydlynu'r gwaith cynnal a chadw ac addurno fel eu bod yn cyrraedd y safon gofynnol cyn eu hail-osod.  Ar hyn o bryd mae’r weithred yn cymryd 43 diwrnod, fodd bynnag, yn y dyfodol rhagwelir y byddai hyn yn lleihau i tua 35 diwrnod a oedd yn dal i fod yn uwch na'r targed o 26 diwrnod a osodwyd yn y Cynllun Corfforaethol.  Gyda’r bwriad o geisio sicrhau bod targed newydd o 35 diwrnod yn ymarferol a bod y dull newydd a gymerwyd mewn perthynas ag ail-osod eiddo'r Cyngor mor dynn ag y gallai fod i sicrhau gwell canlyniadau i denantiaid, mae’r Gwasanaeth Tai wedi comisiynu Archwiliad Mewnol i adolygu'r prosesau dan sylw.

Mewn ymateb i gwestiynau'r aelodau dywedodd yr Aelod Arweiniol a'r swyddogion bod -

·         proses fonitro lem bellach ar waith i sicrhau bod tenantiaid yn cymryd balchder yn eu heiddo a’u cynnal yn unol â hynny

·         y Cyngor wedi gosod tua 200 eiddo y flwyddyn

·         mewn amser y rhagwelir bod yr amser a gymerir i ailosod eiddo yn lleihau gyda’r gobaith y bydd tenantiaid a oedd wedi ymrwymo i gytundebau tenantiaeth ar eiddo o safon uchel yn ymfalchïo ynddynt ac yn eu gadael maes o law mewn cyflwr rhesymol

·         y Gwasanaeth wedi cymryd penderfyniad ymwybodol i ddefnyddio deunyddiau manyleb uwch wrth adnewyddu eiddo'r Cyngor gan fod y Cyngor yn teimlo y byddai cynnyrch o ansawdd uwch yn talu ar ei ganfed yn y dyfodol ac yn sylweddoli gwerth am arian yn y tymor hir

·         y Pennaeth Gwasanaeth yn  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

I ystyried adroddiad gan Pennaeth Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd a Rheolwr Gwarchod y Cyhoedd (copi ynghlwm) ar y cynnydd sydd wedi ei wneud yn erbyn Strategaeth Baw Cŵn y Cyngor a cheisio cefnogaeth aelodau ar gyfer y gwaith sy’n cael ei wneud i fynd i’r afael â’r broblem baw cŵn yn y sir.

10.10 a.m.– 10.40 a.m.

Cyflwynodd y Cynghorydd David Smith, Aelod Arweiniol dros Dir y Cyhoedd yr adroddiad a'r atodiadau cysylltiedig (a ddosbarthwyd yn flaenorol) ar y cynnydd a wnaed gyda’r Strategaeth Baw Cŵn y Cyngor gan nodi'r nifer o achosion a’r ardaloedd sy’n dioddef o’r broblem yn gyson.

Hysbyswyd yr Aelodau bod y Strategaeth Baw Cŵn wedi ei ffurfio fel rhan annatod o flaenoriaeth gorfforaethol y Cyngor o sicrhau strydoedd glân a thaclus. Ategir y broblem gan drigolion yn rheolaidd gyda chynghorwyr ynglŷn â’r broblem o gŵn yn baeddu ac er na allai’r Cyngor fyth gael gwared ar y broblem, mae data diweddar yn bendant yn dangos gostyngiad yn nifer yr achosion a gofnodwyd ac yn cael ei ystyried yn llwyddiant yn gyffredinol.  Sir Ddinbych yw’r Cyngor cyntaf i ddefnyddio Kingdom Security Ltd i gynnal rhai agweddau o waith gorfodi troseddau amgylcheddol, fodd bynnag mae pump allan o'r chwe awdurdod yng Ngogledd Cymru bellach wedi  eu comisiynu  nhw i wneud gwaith gorfodi ar eu rhan ac ledled y DU maent yn gweithredu ar ran 35 o awdurdodau.  Gan ymateb i gwestiynau’r Aelodau, dywedodd yr Aelod Arweiniol dros Warchod y Cyhoedd a swyddogion Gwasanaethau Stryd fod -

·         Kingdom yn cael eu rheoli ar ran y Cyngor gan Uwch Swyddog Gorfodi Diogelwch y Gymuned y Cyngor a bod unrhyw ymholiadau/cwynion ynghylch eu gwaith yn cael eu cyfeirio ato

·         ar hyn o bryd nid oes unrhyw orchmynion gwahardd gorfodadwy yn ymwneud â chŵn ar draethau, efallai bod is-ddeddfau hanesyddol yn bodoli a'r unig ffordd i orfodi rhain yw trwy gychwyn achos llys

·         bwriad i wella pwerau gorfodi y Cyngor mewn perthynas â swyddogion baw cŵn drwy gyflwyno Gorchmynion Gwarchod Gofod Cyhoeddus (PSPOs).  Gallai'r Gorchmynion hyn, lle gallai Cynghorau weithredu dan bwerau a roddwyd iddynt yn y Ddeddf Trosedd a Phlismona Ymddygiad Gwrthgymdeithasol 2014, gan gynnwys gwahardd cŵn o dir penodol a/neu ei gwneud yn ofynnol bod cŵn ar dennyn mewn ardaloedd penodol.  Mae'r Cyngor yn disgwyl i fod mewn sefyllfa i ymgynghori ar y Gorchmynion arfaethedig cyn diwedd y flwyddyn, gan fod swyddogion ar hyn o bryd yn y broses o nodi'r ardaloedd mwyaf priodol i’w dynodi o fewn y Gorchmynion

·         er gwaethaf nifer o geisiadau i'r Heddlu nid oeddent wedi cysylltu â'r Cyngor at ddiben camau gorfodi mewn perthynas â baw cŵn, maent hefyd yn amharod iawn i rannu gwybodaeth gyda'r Cyngor ar achosion  baw cŵn

·         dylid cyfeirio pryderon yn ymwneud â chŵn peryglus at yr Heddlu gan ei fod yn fater troseddol yn hytrach na mater gorfodi sifil

·         lle'r oedd cyfanswm uchel o achosion baw cŵn byddai swyddogion yn tynnu sylw at hynny drwy farcio'r palmentydd gyda sialc melyn unwaith y bydd y swyddogion Gwasanaethau Stryd wedi clirio llanast.  Mae’r ymagwedd hon yn ffurfio rhan o'r ymgyrch hyrwyddo i leihau baw cŵn

·         'ardaloedd problematig' yn cael eu dynodi ar sail y nifer o achosion a adroddwyd gan gynghorwyr a/neu aelodau o'r cyhoedd mewn ardaloedd penodol a’u cofnodi ar y system Rheoli Cyswllt Cwsmer (CRM)

·         yn ystod y chwe mis diwethaf mae’r Cyngor wedi derbyn tua 82 o gwynion yn erbyn Kingdom, mae hyn yn cyfateb yn fras i lai na 2% o'r Hysbysiadau Cosb Benodedig (FPN) a gyflwynwyd ar gyfer troseddau amgylcheddol.  Ar ôl derbyn cwyn bydd Uwch Swyddog Gorfodi Diogelwch Cymunedol y Cyngor yn adolygu’r holl dystiolaeth a gyflwynwyd, gan gynnwys ffilm o gamera corff y Swyddog Gorfodaeth, cyn penderfynu a ddylid cadarnhau'r gŵyn ai peidio.  Ym mhob achos byddai'n ysgrifennu at yr achwynydd yn amlinellu ei benderfyniad a'r sail dros y penderfyniad hynny.

·         os bernir bod cwynion yn erbyn  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

I ystyried adroddiad gan Reolwr y Tîm Cynllunio Strategol (copi ynghlwm) yn ceisio barn yr aelodau ar fersiwn ddiweddaraf y Gofrestr Risg Gorfforaethol.

11.00 a.m.– 11.30 a.m.

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol dros Gyllid, y Cynllun Corfforaethol a Pherfformiad, y Cynghorydd Julian Thompson Hill yr adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) ar adolygiad Mehefin 2016 o Gofrestr Cynllun Corfforaethol y Cyngor.

Manylodd yr Aelod Arweiniol y prif faterion a amlygwyd yn yr adroddiad ac eglurodd pam fod categoreiddio risg ar gyfer rhai wedi cael eu newid ac eraill wedi cael eu dileu neu eu graddio i lawr i risgiau Gwasanaeth yn hytrach na risgiau corfforaethol.

Mewn ymateb i gwestiynau'r aelodau dywedodd yr Aelodau Arweiniol yn bresennol a'r Prif Weithredwr -

·         mewn perthynas â chanlyniad y Refferendwm diweddar ar aelodaeth yr Undeb Ewropeaidd (UE) fod y Cyngor wedi gofyn i Gymdeithas Llywodraeth Leol Cymru (CLlLC) i gynnal dadansoddiad fesul sir a rhanbarth o effaith y penderfyniad i adael yr UE.  Byddai hyn yn ddarn helaeth o waith, ac oherwydd yr ansicrwydd ynghylch Llywodraeth y Deyrnas Unedig ar hyn o bryd, ni ragwelwyd y byddai darlun clir yn dod i'r amlwg o’r effaith gwirioneddol ar lywodraeth leol tan yr hydref ar y cynharaf.  Gan fod cronfeydd strwythurol yr UE wedi cytuno arnynt hyd at 2020 pan roedd y cronfeydd strwythurol newydd i fod ar gael, rhagwelwyd y byddai'r effaith ar brosiectau a gytunwyd arnynt eisoes yn Sir Ddinbych yn fach iawn

·         mewn perthynas â Risg Corfforaethol DCC032 yn ymwneud ag ad-drefnu llywodraeth leol roedd yn awr yn amlwg na fyddai llywodraeth leol yn cael ei had-drefnu yn y dyfodol agos gan fod Llywodraeth Cymru wedi cadarnhau y byddai etholiadau awdurdodau lleol y flwyddyn nesaf am dymor o 5 mlynedd yn y Cyngor hyd at 2022. Er hynny, roedd risg yn dal i fodoli mewn perthynas â chynaliadwyedd ariannol llywodraeth leol yn y dyfodol.

·         bod y risg yn ymwneud â modelau gwasanaeth amgen wedi dod i’r amlwg yn ddiweddar gyda chasgliadau arolwg Estyn o wasanaeth gwella ysgolion rhanbarthol Gogledd Cymru, GwE.  Mae swyddogion o Sir Ddinbych wedi cyflwyno cynigion ar sut y gellir diwygio GwE er lles disgyblion Sir Ddinbych, er nad oedd sicrwydd ynghylch a fyddai’r cynigion hyn yn cael eu cefnogi gan awdurdodau addysg lleol eraill a oedd yn rhanddeiliaid yn GwE.  Os nad oedd Sir Ddinbych yn hapus gyda'r ffordd ymlaen gyda'r gwasanaeth rhanbarthol, byddai'n rhoi rhybudd i dynnu'n ôl.  Nid oes penderfyniad wedi cael ei wneud hyd yma o ran hyn, ond mae cyfarfod wedi ei drefnu gyda swyddogion Llywodraeth Cymru yn ystod yr haf i drafod sut y gellir gwella’r model.

·         DCC017 – mae’r risg hwn bellach wedi'i dynnu o’r Gofrestr Risg Gorfforaethol ac y byddai yn y dyfodol yn cael ei reoli ar lefel Gwasanaeth gan fod yr holl waith gweithredu TG strategol yn ymwneud â symud i Outlook a'r system teleffoni wedi'i gwblhau.  Materion yn ymwneud ag aelodau etholedig TG yn cael ei drafod mewn Gweithgor Gwasanaethau Democrataidd a TG ar y cyd sydd ar fin cael ei sefydlu yn ystod yr haf i drafod atebion a gofynion TG posib ar gyfer aelodau etholedig ar ôl etholiadau awdurdodau lleol 2017.

·         DCC016 – mae’r risg hwn yn ymwneud ag effaith y diwygiadau lles yn cael effaith mwy sylweddol na ragwelwyd yn wreiddiol wedi cael ei dynnu oddi ar y Gofrestr Risg Corfforaethol.  Serch hynny, unwaith y cyflwynwyd y Credyd Cynhwysol (UC) fe ymddangosodd risg newydd sy'n ymwneud â’r UC ac o bosib bydd angen ei gynnwys ar y Gofrestr Risg.  Mae’r Grŵp Gorchwyl a Gorffen ‘Torri Brethyn’ wedi edrych ar yr effaith o gael gwared ar yr Uned Hawliau Lles (WRU) a throsglwyddo darpariaeth gwasanaeth i'r Ganolfan Cyngor ar Bopeth (CAB) gan ddod i'r casgliad nad oedd yr effaith wedi bod yn waeth nag a  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Archwilio (copi wedi’i amgáu) yn gofyn am adolygiad o raglen waith i’r dyfodol y pwyllgor a diweddaru’r aelodau ar faterion perthnasol.

11.30 a.m.– 11. 45 a.m.

Cyflwynodd y Cydlynydd Archwilio adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) yn gofyn i'r aelodau adolygu rhaglen waith y pwyllgor ac i roi diweddariad ar faterion perthnasol.

Ymhelaethodd y Cydlynydd Archwilio eitemau a fyddai'n cael eu hystyried yng nghyfarfodydd y dyfodol ac ymatebodd i gwestiynau'r aelodau ar hynny.  Adroddodd am y cyfarfod nesaf a drefnwyd ar gyfer 29 Medi a oedd yn cynnwys y ddau sesiwn, yn fore a phrynhawn a phwysleisiodd ar bwysigrwydd presenoldeb aelodau a gofynion cworwm cyfarfod.  Nododd y pwyllgor hefyd fod y Grŵp Cadeiryddion ac Is-Gadeirydd Archwilio wedi cyfeirio'r pwyllgor i graffu ar berfformiad Diogelu Oedolion yn Sir Ddinbych a oedd wedi'u cynnwys yn yr eitemau i'w hystyried yn y cyfarfod nesaf.  Cytunwyd bod Aelodau Arweiniol perthnasol yn cael eu gwahodd i fynychu'r cyfarfod hwnnw.  Yn olaf tynnwyd sylw’r aelodau at yr adroddiad ‘Eich Llais' (Mai 2016) a geir yng nghrynodeb o wybodaeth y pwyllgor.

PENDERFYNWYD cymeradwyo'r rhaglen waith fel y manylir yn Atodiad 1 o'r adroddiad a bod yr Aelodau Arweiniol perthnasol yn cael eu gwahodd i fod yn bresennol ar gyfer eu heitemau penodol yn y cyfarfod nesaf ym mis Medi.

Derbyn unrhyw ddiweddariad gan gynrychiolwyr y Pwyllgor ar amrywiol Fyrddau a Grwpiau'r Cyngor.

11.45 a.m.

Adroddodd y Cynghorydd Arwel Roberts ar gyfarfod y Grŵp Monitro Safonau Ysgolion diwethaf (SSMG) gan roi gwybod bod y ddwy ysgol a ystyriwyd wedi perfformio'n dda iawn ac wedi cael cefnogaeth dda gan GwE.  Fodd bynnag, yn ystod cyfarfodydd y SSMGs roedd absenoldeb disgyblion yn parhau i gael ei godi fel mater o bryder.  Dywedodd y Cydlynydd Archwilio y byddai Pwyllgor Archwilio Cymunedau yn ystyried y Polisi Absenoldeb mewn Ysgolion yn eu cyfarfod ar 8 Medi 2016.

PENDERFYNWYD y dylid derbyn a chofnodi’r adroddiad ar lafar.

Daeth y cyfarfod i ben am 12.35pm.