Agenda and draft minutes
Lleoliad: Ystafell Bwyllgora 1a, Neuadd y Sir, Rhuthun
Rhif | Eitem |
---|---|
YMDDIHEURIADAU |
|
DATGAN CYSYLLTIAD Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol
neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y
cyfarfod hwn. Cofnodion: Ni ddatganodd
unrhyw Aelodau gysylltiad personol nac andwyol mewn unrhyw fater a nodwyd i’w
hystyried yn y cyfarfod. |
|
MATERION BRYS FEL Y'U CYTUNWYD GAN Y CADEIRYDD Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu
hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf
Llywodraeth Leol 1972. Cofnodion: Ni chodwyd unrhyw
eitemau a ddylai, ym marn y Cadeirydd, gael eu hystyried yn y cyfarfod fel
mater o frys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol, 1972. |
|
COFNODION Y CYFARFOD DIWETHAF PDF 202 KB Cael cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio
Perfformiad a gynhaliwyd ar 28 Ionawr 2016 (copi ynghlwm). Cofnodion: Cyflwynwyd Cofnodion
cyfarfod y Pwyllgor Archwilio
Perfformiad a gynhaliwyd ar ddydd Iau, 28 Ionawr, 2016. Materion yn codi:- 6. Cludiant Ysgolion Cynradd – holodd y Cynghorydd Arwel
Roberts ynghylch y sefyllfa bresennol mewn perthynas â’r ddarpariaeth cludiant
ysgol i blant o Ruddlan sy’n mynychu Ysgol Dewi Sant, Y Rhyl. Roedd ei bryderon
yn gysylltiedig â’r ffaith fod disgwyl i gludiant am ddim gael ei dynnu’n ôl ar
ddiwedd tymor y gwanwyn a bod y rhieni’n parhau i aros i gael gwybod a fyddai
ganddynt hawl i gludiant, am ddim neu’n rhatach, o ddechrau tymor yr haf. Roedd
yn poeni hefyd nad oedd ef, fel un o’r aelodau lleol, yn cael gwybod am
faterion yn ymwneud â’r mater hwn ac, er gwaetha’r gefnogaeth ar draws y
pleidiau i’w argymhelliad yn y cyfarfod diwethaf bod y Cyngor yn defnyddio’i
bŵer diamod i drefnu teithio rhatach i’r disgyblion, does dim fel petai’n
digwydd. Sicrhaodd y Cydlynydd Archwilio’r Aelodau fod yr argymhelliad a
gymeradwywyd yn y cyfarfod diwethaf wedi’i anfon ymlaen at y Pennaeth Addysg a
fyddai, maes o law, wrth gwblhau’r gwaith diogelwch y ffyrdd ar y llwybr ac ar
ôl cynnal yr asesiad diogelwch ffyrdd ar y llwybr ‘newydd’, yn ystyried
canfyddiadau’r asesiad ac argymhelliad y Pwyllgor mewn perthynas â’r mater hwn.
Os, yn dilyn y broses honno, yr ystyriwyd bod y llwybr yn ddiogel a bod gan
rieni bryderon ynghylch ei ddiogelwch o hyd, roedd ganddynt yr hawl i apelio i
Bennaeth y Gwasanaeth. Nododd y Cynghorydd Roberts ei fod yn
dymuno i’r pwyllgor Archwilio edrych ar y mater eto. Gofynnodd y Cydlynydd
Archwilio iddo lenwi ‘ffurflen cynnig Archwilio’ i alluogi’r Grŵp
Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion Archwilio i ystyried ei gais. Awgrymodd y Prif
Weithredwr y gallai Archwilio ddymuno, os ystyrir bod y llwybr yn ddiogel,
ystyried effeithiolrwydd y trefniadau newydd maes o law. Rhoddodd y Prif
Weithredwr wybod, mewn ymateb i bryderon yr Aelodau yn y cyfarfod diwethaf am y
llwybr penodol hwn, iddo ofyn bod asesiad diogelwch y ffyrdd yn cael ei
gomisiynu i sicrhau bod asesiad y Cyngor yn gywir. Calonogodd y Cynghorydd
Roberts a’r Pwyllgor y byddai Pwyllgor yr Aelodau Etholedig lleol yn cael
gwybod am ganlyniad yr asesiad diogelwch y ffyrdd ac unrhyw benderfyniad
cysylltiedig cyn y rhieni. Aeth ati hefyd i ymchwilio i’r honiad na fu
swyddogion yn fodlon i rannu gwybodaeth gydag aelodau lleol yn yr achos hwn, ac
adrodd nôl i’r aelodau ar y mater.
Calonogodd yr aelodau fel mater o gwrteisi, y byddai’r swyddogion yn
rhoi gwybod i’r aelodau lleol am faterion yn eu wardiau. Gan ymateb i ymholiad ar y mater cludiant ysgolion uwchradd a gyfeiriwyd
gan y rhieni am Adolygiad Barnwrol, rhoddodd y Prif Weithredwr wybod bod y
Cyngor wedi penderfynu datrys y mater y tu allan i’r llys gyda’r teulu dan
sylw. Pwysleisiodd nad oedd er lles y Cyngor i wneud i’r plant gerdded ar
lwybrau peryglus ac roedd llwybrau cludiant i’r ysgol yn cael eu hadolygu’n
gyson wrth i ffactorau newydd effeithio ar y llwybrau. Tynnodd sylw’r Aelodau hefyd
at y ffaith y byddai’r Cynllun Dirprwyo i Swyddogion yn cael ei adolygu’r
flwyddyn nesaf a rhoddodd wybod i’r Aelodau y dylent ei astudio’n ofalus i
sicrhau eu bod yn fodlon â’r grymoedd a ddirprwyir i’r swyddogion. Yn dilyn trafodaeth bellach:- PENDERFYNWYD – yn amodol ar yr uchod, bod y Cofnodion
yn cael eu derbyn a’u cymeradwyo fel gwir gofnod. |
|
CYNLLUN CORFFORAETHOL – CHWARTER 3 2015/16 PDF 84 KB Ystyried adroddiad gan y Swyddog Cynllunio a
Pherfformiad Strategol, sy'n rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am ddarparu’r Cynllun
Corfforaethol, a oedd eisoes wedi’i ddosbarthu.
9.35 a.m. – 10.10 a.m. Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Dosbarthwyd copi
o adroddiad y Pennaeth Busnes, Gwella a Moderneiddio, sy’n rhoi diweddariad ar
gyflawniad y Cynllun Corfforaethol 2012-17 fel yr oedd ar ddiwedd chwarter 3
2015/16, gyda’r papurau ar gyfer y cyfarfod. Amlinellodd yr
Aelod Arweiniol dros Gyllid, y Cynllun Corfforaethol a Pherfformiad oedd yn
cyflwyno’r adroddiad y crynodeb perfformiad allweddol a phwysleisiodd:- ·
bwysigrwydd
perfformiad y Cyngor wrth fodloni ei Gytundebau Canlyniad gyda Llywodraeth
Cymru; ·
bod y
Cyngor yn parhau i ystyried gwella lefelau absenoldeb salwch corfforaethol yn
flaenoriaeth ar gyfer gwelliant, ac felly’r rheswm am osod targed mor
uchelgeisiol. Er na fodlonwyd y targed, roedd y Cyngor yn dal i gymharu’n
ffafriol gydag awdurdodau eraill Cymru a byddai’n parhau i ymdrechu ar gyfer
gwelliant; ·
y dylai’r wybodaeth am ollyngiadau carbon fod ar
gael yn y dyfodol agos. Gan fod disgwyl i’r Cyngor newid ei gyflenwr ynni ym
mis Ebrill 2016, ni fyddai hyn yn broblem yn y dyfodol oherwydd bod y cyflenwr
newydd wedi mynd ati i ddarparu’r wybodaeth fel mater o arfer. Nid oedd Sir
Ddinbych yn unigryw wrth fethu ag adrodd ar wybodaeth am ollyngiadau carbon ar
hyn o bryd, roedd yn effeithio ar fwyafrif awdurdodau lleol Cymru; ·
roedd
nifer y staff oedd yn cael adroddiadau arfarnu perfformiad bellach wedi
cyrraedd 90% Gan ymateb i
bryderon yr Aelodau mewn perthynas â thwf a datblygiad economaidd, cynghorodd
yr Aelod Arweiniol dros Gyllid, y Cynllun Corfforaethol a Pherfformiad a’r
swyddogion:- ·
y dylai’r Strategaeth Gaffael newydd a’r Rheolau
Trefniadau Contract diwygiedig a gymeradwywyd gan y Cyngor yn ddiweddar gefnogi
datblygu economaidd. Bydd y Bwrdd Caffael yn monitro gweithrediad y Strategaeth
a’r Rheolau Trefniadau Contract newydd. Yn ogystal, bydd yn sicrhau bod
swyddogion mewn gwahanol wasanaethau yn ogystal â chyflenwyr yn cael
hyfforddiant priodol i gyflawni’r Strategaeth a chefnogi twf economaidd; ·
fod twf economaidd yn un o brif flaenoriaethau’r
Cyngor. Er bod bellach dîm llai o swyddogion sy’n gyfrifol am ddatblygu
economaidd yn gorfforaethol, roedd hwn yn dîm cryf iawn a oedd yno i gefnogi
swyddogion eraill yn amryw wasanaethau’r Cyngor i gyflawni’r flaenoriaeth
datblygu economaidd. Roedd y busnesau yn y sir bellach yn fwy cadarnhaol
ynghylch rhagolygon y Cyngor o gyflawni twf economaidd. Roedd buddsoddiad
sylweddol yn digwydd ar draws y sir, cyfanswm o oddeutu £200m, trwy godi
adeiladau ysgol newydd, gwelliannau i lyfrgelloedd ac ati; ·
roedd
angen dathlu’r cyflawniadau a’r buddsoddiadau
a wireddwyd hyd yma gan y Cyngor a busnesau, yn y Rhyl ac ar draws y
sir, gan gynnwys y gyfradd goroesi uchel i fusnesau newydd yn Sir Ddinbych; ·
er
bod gan yr awdurdod lleol rôl i’w chwarae mewn datblygu economaidd, dim ond un
o nifer o sefydliadau ydoedd a allai ddylanwadu ar y maes hwn, roedd gan eraill
megis Llywodraeth Cymru, addysg uwch a busnesau gymaint o rôl i’w chwarae â’r
Cyngor er mwyn gwireddu’r uchelgais; ·
gallai’r
Cyngor gefnogi datblygu economaidd yn lleol, ond ni allai reoli’r economi leol.
Roedd rhai ardaloedd o’r sir yr oedd angen dull cydweithredol arnynt gan nifer
o sefydliadau cyhoeddus a phreifat er mwyn gwella sgiliau a lefelau incwm
gyda’r bwriad o ysgogi’r economi leol a ffyniant ·
cyfeiriwyd
at Ruddlan fel enghraifft o rywle lle’r oedd busnesau bach i weld yn ffynnu,
gyda safleoedd adwerthu gwag yn ddigwyddiad prin Cododd yr aelodau
bryderon mewn perthynas â pherfformiad yn y meysydd canlynol:- ·
diffyg
canfyddedig cefnogaeth Llywodraeth Cymru i Barc Busnes Llanelwy ac argaeledd
unedau busnes i fusnesau newydd symud iddynt ar ôl iddynt sefydlu eu hunain a’u
bod yn barod i dyfu. Collwyd nifer o fusnesau a dyfwyd gartref o Sir Ddinbych
oherwydd prinder y safleoedd addas; · tai cyngor – y cyfnod amser y mae tai’n wag oherwydd gofynion adnewyddu cyn iddynt ... view the full Cofnodion text for item 5. |
|
ADRODDIAD EICH LLAIS – CHWARTER 3 2015/16 PDF 119 KB Ystyried copi o adroddiad gan y Swyddog Cwynion
Corfforaethol, sy’n darparu trosolwg o’r canmoliaethau, awgrymiadau a’r cwynion
y mae Cyngor Sir Ddinbych wedi eu derbyn dan bolisi adborth cwsmeriaid y
cyngor, ‘Eich Llais’, yn ystod Chwarter 3 2015/16, wedi’u dosbarthu yn flaenorol.
10.20 a.m. – 10.55 a.m. Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Dosbarthwyd copi o adroddiad y Swyddog Cwynion Corfforaethol, a ddarparodd
drosolwg o ganmoliaethau, awgrymiadau a chwynion a ddaeth i law Cyngor Sir
Ddinbych dan bolisi adborth cwsmeriaid y cyngor ‘Eich Llais’ yn ystod Ch3
2015/16 gyda’r agenda. Cyflwynodd yr Aelod
Arweiniol dros Gwsmeriaid a
Llyfrgelloedd yr adroddiad ar berfformiad y Cyngor wrth ddelio ag adborth y
cwsmeriaid yn ystod trydydd chwarter 2015/16. Dywedodd fod nifer y cwynion yn
ystod y trydydd chwarter i lawr o gymharu â chwarter 2, ac roedd nifer y
canmoliaethau wedi codi. Dros y pedair blynedd diwethaf, cafwyd tuedd am i lawr
yn nifer y cwynion a ddaeth i law. Er bod y ffordd y caiff cwynion eu cofnodi
erbyn hyn i’w cyfrif yn rhannol am y duedd am i lawr, cafwyd llai o gwynion
gwirioneddol hefyd. Dywedodd y Prif Reolwr: Cymorth Busnes yn ystod y pedair blynedd
diwethaf fod nifer gyfartalog y cwynion fesul chwarter wedi bod rhwng 80 a 150.
Dywedodd y byddai’n werth ymgymryd â rhywfaint o ddadansoddi ychwanegol petai’r
cwynion mewn unrhyw chwarter yn codi i uwchlaw 150, oherwydd gallai ddynodi
problem sylfaenol yr oedd angen mynd i’r afael â hi. Gosododd y Cyngor darged hynod uchelgeisiol i ddelio â 95% o gwynion
ymhen 10 niwrnod gwaith o’u derbyn. Roedd y targed hwn yn un heriol i’w
fodloni, ond teimlai’r swyddogion fod hyn yn briodol er mwyn codi safonau a
disgwyliadau. Dywedodd, yn unol â chais y Pwyllgor, fod paragraff 4.4 yr
adroddiad yn cynnwys gwybodaeth am y broses o ddelio â chwynion mewn perthynas
â gwasanaethau a gomisiynwyd. Disgwyliwyd y byddai adroddiadau
perfformiad chwarterol y dyfodol yn cynnwys manylion cwynion a wnaed mewn
perthynas â gwasanaethau a gomisiynwyd ar wahân. Wrth ymateb i gwestiynau’r
Aelodau, cynghorodd yr Aelod Arweiniol a’r swyddogion:- ·
Petai
unigolyn yn herio dilysrwydd rhybudd o gosb benodol neu’n apelio yn erbyn ei
gyhoeddi, ni fyddai’n cael ei gyfrif fel cwyn; ·
Ychydig
werth oedd gan gymharu nifer y cwynion a chanmoliaethau a ddaeth i law yn erbyn
y nifer a gofnodwyd gan awdurdodau lleol eraill, gan fod gan bob awdurdod lleol
wahanol ddulliau cofnodi. Llawer gwell oedd astudio arfer gorau wrth ddelio â
chwynion a sut i’w defnyddio i wella’r dull cyflwyno gwasanaethau yn y dyfodol; ·
Dim ond lleiafrif bach iawn o gwynion yr ystyriwyd
eu bod yn gwynion annifyr. Fodd bynnag, oherwydd eu natur gymhleth a hynafedd
yr unigolion oedd weithiau’n nodi’r cwynion hyn, cymerodd rai cwynion amser hwy
i’w hymchwilio ac yn aml, defnyddiant adnoddau sylweddol i ddod â’r mater i
gasgliad; ac ·
Amrywiodd
nifer y cwynion a restrwyd yn yr adroddiad yn erbyn pob maes gwasanaeth yn sgil
maint a natur pob gwasanaeth h.y. roedd y Gwasanaethau Priffyrdd ac
Amgylcheddol yn un gwasanaeth mawr iawn sy’n wynebu’r cyhoedd, ac oherwydd ei
faint a’r mathau o wasanaethau mae’n ei ddarparu, roedd disgwyl iddo gael y
nifer uchaf o gwynion o gymharu â gwasanaethau eraill mwy mewnol eu ffocws. Yn dilyn
trafodaeth fanwl:- PENDERFYNWYD – yn amodol ar yr arsylwadau uchod i gael
yr adroddiad ar berfformiad y Cyngor yn ystod Chwarter 3 2015/16 wrth ddelio â
chwynion a chanmoliaethau yn unol â’i Weithdrefn Gwyno ‘Eich Llais’ |
|
RHAGLEN WAITH ARCHWILIO PDF 104 KB Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Archwilio (copi
wedi’i amgáu) yn gofyn am adolygiad o raglen waith i’r dyfodol y pwyllgor a
rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r aelodau ar faterion perthnasol.
10.55 a.m. – 11.10 a.m.
Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Dosbarthwyd copi o
adroddiad gan y Cydlynydd Archwilio, a ofynnodd i’r Pwyllgor adolygu a chytuno
ei Flaenraglen Waith a darparodd ddiweddariad ar faterion perthnasol gyda’r
papurau ar gyfer y cyfarfod. Cafodd copi o ‘ffurflen gynnig yr Aelodau’ ei gynnwys yn Atodiad 2.
Esboniodd y Cydlynydd Archwilio na fyddai unrhyw eitemau yn cael eu cynnwys ar
flaenraglen waith yn y dyfodol heb i ‘ffurflen cynnig Archwilio’ gael ei llenwi
a’i derbyn i’w chynnwys gan y Pwyllgor neu’r Grŵp Cadeiryddion ac
Is-gadeiryddion Archwilio. Roedd cymorth i’w llenwi ar gael gan y Cydlynydd
Archwilio. Cafodd
Flaenraglen Waith y Cabinet ei chynnwys yn Atodiad 3, ac mae tabl yn crynhoi
penderfyniadau diweddar y Pwyllgor ac yn rhoi cyngor ar gynnydd o ran eu
gweithrediad, ynghlwm yn Atodiad 4. Ystyriodd y Pwyllgor ei Flaenraglen ddrafft ar gyfer
cyfarfodydd i’r dyfodol, Atodiad 1, a chytunwyd y diwygiadau a’r ychwanegiadau
canlynol:- 12 Ebrill,
2016 (Cyfarfod Arbennig):- -
Pwysleisiodd y Cadeirydd bwysigrwydd y cyfarfod a alwyd i
ystyried Dyfodol y Gwasanaethau Darparwyr Oedolion, a chanfyddiadau’r Grŵp
Gorchwyl a Gorffen mewn perthynas â Gofal Cymdeithasol Oedolion Mewnol.
Esboniodd y Pwyllgor Archwilio y byddai’n cysylltu ag Aelodau’r Pwyllgor i gael
cadarnhad a oeddent ar gael i fynychu’r cyfarfod. Esboniodd y Cynghorydd C.
Hughes nad oedd yn gallu cadarnhau ar hyn o bryd y byddai ar gael i fynychu’r
cyfarfod yn sgil ymrwymiadau gwaith. 28 Ebrill, 2016:- -
Cytunodd y Pwyllgor i sesiwn gyfarwyddyd cyn y cyfarfod i
holl Aelodau’r Pwyllgor, cyn eu cyfarfod gyda swyddogion BT a Llywodraeth Cymru
mewn perthynas â Chyflwyno Band Eang yn Sir Ddinbych. Byddai’r sesiwn cyn y
cyfarfod yn rhoi cyfle i Aelodau nodi meysydd i’w cwestiynu yr oeddent yn
dymuno canolbwyntio arnynt yn ystod y cyfarfod. Gofynnodd yr Aelodau i amser
cychwyn y cyfarfod cyhoeddus gael ei aildrefnu o 9.30 a.m i 10.00 a.m. a bod y
sesiwn gyfarwyddyd cyn y cyfarfod yn dechrau am 9.00 a.m. Amlinellodd y Prif Weithredwr ei bryderon mewn perthynas
â sut mae’r gwaith o Gyflwyno Band Eang yn dod yn ei flaen yn Sir Ddinbych.
Teimlai y dylid gofyn am fanylion yn nodi pa ardaloedd sydd wedi’u cwblhau,
cynlluniau i’r dyfodol a’r amserlenni priodol. Mewn ymateb i bryderon a fynegwyd gan yr Aelodau, cadarnhaodd y Pwyllgor
Archwilio y byddai’r Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd yn symud yn ei flaen y
gwaith o benodi Aelodau i’r swyddi gwag ar Aelodaeth y Pwyllgor. Esboniodd y
Cynghorydd J.R. Bartley y byddai’n barod i gyflwyno’i enw i’w Arweinydd
Grŵp ar gyfer un o’r swyddi gwag. Mewn ymateb i awgrym i ddefnyddio
Aelodau dirprwy, esboniodd y Pwyllgor Archwilio fod y Cyfansoddiad yn destun
adolygiad ar hyn o bryd. Cyfarfu’r Grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion
Archwilio ar 3 Mawrth 2016 ac ni chyfeiriwyd unrhyw faterion at y Pwyllgor. Gofynnodd yr SC i’r Aelodau lenwi a chyflwyno’r Ffurflenni Holiadur
Hunanwerthuso a ddosbarthwyd yn ddiweddar. Pwysleisiwyd pwysigrwydd llenwi’r
ffurflenni, gan y byddai’r Cyngor, yn nes ymlaen yn y flwyddyn, yn destun
Asesiad Corfforaethol. PENDERFYNWYD
– yn amodol ar y diwygiadau a’r cytundebau uchod, cymeradwyo’r Rhaglen Waith
fel a osodwyd yn Atodiad 1 i’r adroddiad. |
|
ADBORTH GAN GYNRYCHIOLWYR Y PWYLLGOR Derbyn unrhyw
ddiweddariad gan gynrychiolwyr y Pwyllgor ar wahanol Fyrddau a Grwpiau'r
Cyngor.
11.10 a.m. – 11.20 a.m. Cofnodion: PENDERFYNWYD – Ni ddaeth adroddiadau i law. Daeth y cyfarfod i ben am 11.45 a.m. |