Agenda and draft minutes

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Ni fu i unrhyw Aelod ddatgan cysylltiad personol na chysylltiad sy'n rhagfarnu ag unrhyw fusnes a oedd i’w ystyried yn y cyfarfod.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chodwyd unrhyw eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel mater o frys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol, 1972.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio Perfformiad a gynhaliwyd ar:-  

(i)            11 Mehefin 2015 (copi’n amgaeedig).

(ii)           22 Mehefin 2015 (copi’n amgaeedig).

(a)    Cyflwynwyd Cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio Perfformiad a gynhaliwyd Ddydd Iau 11 Mehefin, 2015.

PENDERFYNWYD – y dylid derbyn a chymeradwyo’r Cofnodion fel cofnod cywir.

(b)    Cyflwynwyd Cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio Perfformiad a gynhaliwyd Ddydd Iau 22 Mehefin, 2015.

PENDERFYNWYD – y dylid derbyn a chymeradwyo’r Cofnodion fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Gwasanaethau Cefnogi Cymunedol (copi’n amgaeedig) a oedd yn cynnwys manylion argymhellion y Grŵp Tasg a Gorffen yn dilyn ei archwiliad o ganlyniadau'r ymarfer ymgynghori.

                                                                                10.10 a.m. – 10.45 a.m.

Roedd copi o adroddiad gan Bennaeth y Gwasanaethau Cymorth Cymunedol wedi’i ddosbarthu gyda'r papurau ar gyfer y cyfarfod.

Darparodd Gadeirydd Grŵp Tasg a Gorffen Gwasanaethau Cymdeithasol Mewnol, y Cynghorydd W. Mullen-James, grynodeb o bwrpas a gwaith y Grŵp Tasg a Gorffen, a diolch i’r swyddogion am eu gwaith caled.   Eglurodd mai cylch gorchwyl y Grŵp oedd ymgynghori ar ddyfodol gofal cymdeithasol oedolion mewnol a sicrhau cost effeithiolrwydd a gwerth gorau am arian yn Sir Ddinbych, gan sicrhau bod defnyddwyr yn cadw eu hunaniaeth a’u cysylltiadau â’r gymuned.  

Amlinellodd Bennaeth y Gwasanaethau Cymorth Cymunedol y canlyniadau gan y Grŵp Tasg a Gorffen yn dilyn cam cyntaf y broses ymgynghori, a oedd yn cynnwys gwybodaeth a gasglwyd o adolygiadau unigolion a’r teuluoedd sy’n defnyddio’r gwasanaethau.   Gofynnwyd i’r Pwyllgor roi sylwadau ar yr wybodaeth a gasglwyd a'r argymhellion dilynol gan y Grŵp Tasg a Gorffen ar yr opsiynau i'w cyflwyno i'r Cabinet ar gyfer ymgynghoriad ffurfiol â'r holl fudd-ddeiliaid.   Roedd gwerthusiad opsiynau wedi’i ddatblygu ar gyfer pob un o’r gwasanaethau mewnol a oedd wedi’u hystyried gan y Pwyllgor ym mis Hydref, 2014 a’r Cabinet ym mis Rhagfyr 2014, ac roedd eu hargymhellion wedi’u cynnwys yn yr adroddiad.

Eglurodd y Cynghorydd R.L. Feeley bod y gair “ymgynghori” wedi’i newid yn dilyn cyngor y Sefydliad Ymgynghori i sicrhau bod y broses yn cael ei hystyried fel ymarfer casglu gwybodaeth yn cynnwys teuluoedd a defnyddwyr gwasanaeth, cyn cynnal ymgynghoriad llawn a phriodol. 

Roedd manylion ar y fethodoleg a gytunwyd gan Tîm Gweithredol Corfforaethol ar gyfer asesu anghenion unigolion a chasglu eu barn ar ddyfodol y gwasanaeth yn ogystal â’r cylch gorchwyl a'r amserlenni ar gyfer yr ymgynghoriad, wedi’u darparu.   Roedd yr awgrymiadau gan y Grŵp Tasg a Gorffen yn Atodiad 1, yn dangos yn glir bod yr asesiadau a safbwyntiau unigolion a theuluoedd wedi'u hystyried wrth gynnig atebion sy'n canolbwyntio ar foderneiddio darpariaeth gwasanaethau drwy fodloni disgwyliadau Llywodraeth Cymru a'r boblogaeth ehangach o ran sut mae gofal modern a chymorth yn edrych, ar yr un pryd â chanolbwyntio adnoddau tuag at y meysydd lle mae’r galw uchaf a chyflawni’r arbedion gofynnol hefyd.

Roedd canlyniadau’r ymarfer casglu gwybodaeth wedi’u cynnwys yn yr adroddiad ynghylch Hafan Deg y Rhyl, Dolwen Dinbych, Awelon Rhuthun, Cysgod y Gaer Corwen a Chynlluniau Gofal Ychwanegol ym Mhrestatyn, y Rhyl a Rhuthun.

Hysbyswyd y Pwyllgor y byddai cyfanswm yr arbedion a nodwyd yn y cynigion yn cyfateb i £680mil dros gyfnod o 2 flynedd.   Roedd manylion y broses ymgynghori a gynhaliwyd, a'r risgiau posibl a’r camau a weithredwyd i’w lliniaru, wedi’u cynnwys yn yr adroddiad.

Eglurodd y Prif Weithredwr bod argymhelliad y Cabinet i ymgynghori’n ehangach wedi dechrau gan asesu anghenion defnyddwyr gwasanaeth.   Awgrymodd bod canfyddiadau’r ymgynghoriad ehangach ar ddarpariaeth gofal preswyl a gofal ychwanegol, gyda chefnogaeth tystiolaeth leol a chenedlaethol, yn cael eu hadrodd yn ôl i’r Cabinet.   Teimlwyd y dylid cyflwyno canfyddiadau’r ymgynghoriad i’r Sefydliad Ymgynghori, a bod manylion y rhesymau dros newid yn cael eu cyflwyno i’r cyhoedd.

Cyfeiriodd y Prif Weithredwr at y dystiolaeth lethol yn erbyn cartrefi gofal preswyl traddodiadol, gyda’r mwyafrif o ddefnyddwyr gwasanaeth yn mynegi dymuniad i aros yn eu cartrefi eu hunain gyda chefnogaeth gofal ychwanegol.   Amlinellwyd manylion opsiynau posibl trefniadau gweithio ar y cyd gyda’r Awdurdod Iechyd.   Fodd bynnag, eglurodd y Prif Weithredwr y byddai’n amhriodol peidio â datblygu’r cynigion tra nad oedd gweithio ar y cyd gyda’r Bwrdd Iechyd yn ddatrysiad hyfyw.

Eglurodd Bennaeth y Gwasanaethau Cymorth Cymunedol bod yr adroddiad yn adlewyrchu safbwyntiau’r cyhoedd a defnyddwyr gwasanaeth, gyda’r cynigion gwreiddiol wedi’u diwygio i gynnwys datrysiadau da iawn i ddarparu cefnogaeth.   Cadarnhawyd nad oedd amserlen na dyddiadau  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Ystyried adroddiad gan y Rheolwr Iechyd a Diogelwch Corfforaethol (copi’n amgaeedig) sy'n darparu diweddariad ar reoli Iechyd a Diogelwch o fewn CSDd o safbwynt tîm I a D Corfforaethol.

                                                                                10.50 a.m. – 11.25 a.m.

Roedd copi o adroddiad gan y Rheolwr Iechyd a Diogelwch Corfforaethol, a oedd yn darparu diweddariad ar reoli iechyd a diogelwch yn Sir Ddinbych fel y gwelir o safbwynt Tîm Iechyd a Diogelwch Corfforaethol, wedi’i ddosbarthu gyda’r papurau ar gyfer y cyfarfod.

          Cyflwynodd y Rheolwr Iechyd a Diogelwch Corfforaethol yr adroddiad a oedd yn darparu gwybodaeth ynglŷn â diweddariad blynyddol ar reoli iechyd a diogelwch yn Sir Ddinbych.   Roedd gweithgareddau'r Tîm Iechyd a Diogelwch Corfforaethol yn cynnwys nifer o weithfannau gweithredol yn Sir Ddinbych ac roedd gwelliannau o ran ymwybyddiaeth a rheoli iechyd a diogelwch wedi’u harsylwi.   Pan fydd gwendidau, bylchau neu broblemau yn cael eu nodi mewn systemau neu broses rheoli, mae cymorth, cyfarwyddyd a hyfforddiant angenrheidiol yn cael ei ddarparu yn unol â faint o adnoddau sydd ar gael.

Roedd adborth Awdurdod Gweithredol Iechyd a Diogelwch yn awgrymu bod rheoli diogelwch Sir Ddinbych yn gadarnhaol.   Er gwaethaf y ffaith ein bod mewn sefyllfa gadarnhaol ar y cyfan, mae’n bwysig nad ydym yn llaesu dwylo a rhaid i ni barhau i arwain a chefnogi’r broses o wella Iechyd a Diogelwch.

Roedd y data ar gyfer nifer y damweiniau/ digwyddiadau o fis Ebrill 2014 i fis Mawrth 2015 yn nodi bod nifer y digwyddiadau wedi gostwng o 2013/14. Roedd y gostyngiad yn adlewyrchu’r cyngor a ddarparwyd i’r ysgolion fel y cyfranwyr mwyaf i’r niferoedd, ac roedd y Tîm yn ymwybodol bod posibilrwydd nad oedd pob digwyddiad yn cael eu hadrodd.   Roedd digwyddiadau Rheoliadau Adrodd am Anafiadau, Afiechydon a Digwyddiadau Peryglus (RIDDOR) hefyd wedi gostwng yn rhannol oherwydd roedd gofynion adrodd RIDDOR wedi’u newid ar ddiwedd 2013.

Darparwyd manylion un digwyddiad sylweddol, yn ymwneud â gweithiwr rheoli gwastraff, a arweiniodd at archwiliad llawn gan yr Awdurdod Gweithredol Iechyd a Diogelwch gan ganfod nad oedd unrhyw fai ar y Cyngor.

Roedd yr adroddiad hefyd yn cynnwys manylion ynglŷn â:-

·                 Monitro systemau diogelwch yn y gweithle.

·                 Cais gan y crwner i edrych ar bromenâd Prestatyn yn dilyn cwymp a arweiniodd at farwolaeth.  Roedd yr adroddiad wedi’i gynnwys fel Atodiad 2.

·                 Depo fflyd - Roedd Atodiad 3 yn darparu manylion am broblem barhaus gyda Plastecowood.

·                 Roedd pryderon yn ymwneud â Chlwb Hwylio y Rhyl, Wal y Cei a’r Iard Gychod wedi’u cynnwys yn Atodiad 4. Cofrestr Amddiffyn Staff.

·                 Strwythur Tîm Iechyd a Diogelwch Corfforaethol.

·                 Adrodd am Ddamweiniau / Digwyddiadau

Cyfeiriodd y Cynghorydd A. Roberts at adran 4.1.3 yr adroddiad ac amlygu pwysigrwydd sicrhau bod adeiladau ysgol yn cael eu cynnal a’u cadw i osgoi damweiniau.   Cadarnhaodd y Rheolwr Iechyd a Diogelwch Corfforaethol bod yr holl ddamweiniau a adroddwyd mewn ysgolion yn cael eu cofnodi’n electronig a’u hasesu’n unigol i benderfynu os oes angen camau pellach.   Hysbyswyd yr Aelodau bod gwybodaeth fanwl yn cael ei chyflwyno i’r Pwyllgor Iechyd, Diogelwch a Lles Corfforaethol, a bod gan bob ysgol Bwyllgor Iechyd a Diogelwch, a oedd yn monitro materion iechyd a diogelwch yn yr ysgol.   

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd M.Ll Davies ynglŷn â diogelwch yn adeiladau’r Cyngor a’r pwysigrwydd bod staff ac aelodau’r cyhoedd yn arddangos eu bathodynnau adnabod, cytunodd y RhGD i ymchwilio i’r pryderon a godwyd ynglŷn â diogelwch ac ymwelwyr adeiladau’r Cyngor.

Ymatebodd y Rheolwr Iechyd a Diogelwch Corfforaethol i gwestiwn gan y Cynghorydd G.Sandilands ac fe gadarnhaodd bod y lefelau hyfforddiant a ddarparwyd i staff wedi aros yr un fath yn 2015 a 2014. Eglurodd bod y cyrsiau sydd ar gael wedi’u hysbysebu ar TRENT ac ar y fewnrwyd, gyda’r hyfforddiant a ddarparwyd yn canolbwyntio ar gyfrifoldebau personol.   

Mewn ymateb i ymholiadau ynglŷn â hawliadau yn erbyn yr Awdurdod, eglurodd Rheolwr Iechyd a Diogelwch Corfforaethol  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Ystyried adroddiad gan y Swyddog Cwynion Corfforaethol (copi’n amgaeedig) sy'n darparu trosolwg o'r canmoliaethau, awgrymiadau a chwynion a gafodd Sir Ddinbych o dan Bolisi Adborth Cwsmeriaid y Cyngor 'Eich llais', yn ystod Chwarter 4 2014/15.

                                                                                9.35 a.m. – 10.10 a.m.

Roedd copi o adroddiad gan y Swyddog Cwynion Corfforaethol, sy’n darparu trosolwg o’r canmoliaethau, awgrymiadau a chwynion y mae Cyngor Sir Ddinbych wedi eu derbyn dan  bolisi adborth cwsmeriaid y cyngor, ‘Eich Llais’, yn ystod Chwarter 4 2014/15 (Atodiad 1)  wedi’u dosbarthu gyda’r papurau ar gyfer y cyfarfod. 

Cyflwynodd Bennaeth Cwsmeriaid a Chymorth Addysg yr adroddiad ac egluro y byddai’r Swyddog Cwynion Corfforaethol, Cwsmeriaid a Chymorth Addysg, yn dilyn adolygiad, yn gweithio gyda’r gwasanaethau cymdeithasol yn y dyfodol, disgwylir y byddai hyn yn gwneud y broses yn fwy gwydn.   Cadarnhaodd y byddai Adroddiad nesaf Cwynion Eich Llais yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor fel adroddiad ar y cyd gyda’r Gwasanaethau Cymdeithasol.          

Cyfeiriwyd at fylchau ar draws y sefydliad yn yr adroddiadau blaenorol, ac awgrymwyd bod y Pwyllgor yn ystyried cyflwyno dull sy’n fwy systematig a dysgu o’r canmoliaethau, cwynion ac awgrymiadau a dderbyniwyd.     

Roedd yr adroddiad yn darparu gwybodaeth am unrhyw faterion perfformiad ac yn gwneud argymhellion i ymdrin â'r rhain yn unol â hynny.

Roedd penawdau ar gyfer Chwarter 4 wedi'u hymgorffori yn Atodiad 1.

·       Roedd y Cyngor wedi derbyn 78 o gwynion yn Ch4, gan ddod â’r cyfanswm blynyddol i 411, gostyngiad o 19% o gymharu â’r flwyddyn flaenorol.  

·       Roedd y Cwynion yn erbyn y Gwasanaethau Amgylcheddol wedi gostwng o  39%; 14 yn Ch4 o gymharu â 23 yn Ch3. 

·       Bu gostyngiad yn nifer y cwynion yn erbyn yr adran Priffyrdd ac Isadeiledd am y tro cyntaf eleni. Gostyngiad o 48%; 15 yn Ch4 o gymharu â 29 yn Ch3.

·       Roedd cwynion cam 2 ar gyfer Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd wedi cynyddu o 75%; o 4 yn Ch3 i 7 yn Ch4.

·       Derbyniodd y cyngor 103 o ganmoliaethau yn ystod Ch4.

·       Derbyniodd y cyngor 16 o awgrymiadau yn ystod Ch4.

Manylion perfformiad – Ch4:-

·       Ymatebwyd i 88% (66/75) o gwynion cam 1 o fewn terfynau amser ‘Eich Llais'.  Nid oedd hyn wedi diwallu’r targed corfforaethol o 95%.

·       Ymatebwyd i 67% (6/9) o gwynion cam 2 o fewn terfynau amser ‘Eich Llais'.  Nid oedd hyn wedi diwallu’r targed corfforaethol o 95%.

·       Deliwyd â 92% (69/75) o’r cwynion yn llwyddiannus yn ystod cam 1.

·       Amlygwyd pedwar maes gwasanaeth â statws COCH; Cwsmeriaid a Chefnogaeth Addysg, yr Amgylchedd, Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd (cam 2) a’r Adran Priffyrdd ac Isadeiledd (cam 2).

·       Roedd 3 maes gwasanaeth wedi eu hamlygu’n OREN; Tai a Datblygu Cymunedol, Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd, Priffyrdd ac Isadeiledd.

Ymatebodd Pennaeth Cwsmeriaid a Chymorth Addysg i’r cwestiynau gan yr Aelodau mewn perthynas â phroblemau a gafwyd gyda system EMMA.   Eglurwyd bod system EMMA yn ddatrysiad dros dro wrth aros i osod system Rheoli Cyswllt Cwsmer newydd fyddai’n cael ei gosod erbyn diwedd y flwyddyn.   Cadarnhaodd bod llyfryn Eich Llais ar gael yn ddwyieithog ac y dylid dangos a dosbarthu fersiynau'r ddwy iaith yn gyfartal.

Cyfeiriodd y Cadeirydd at y ffigyrau canran yn yr adroddiad a holi os oedd y gwasanaethau oedd yn methu â bodloni eu targedau o fewn y terfynau amser penodol yn cael eu monitro.   Cadarnhaodd Bennaeth Cwsmeriaid a Chymorth Addysg bod y toriadau'n cael eu monitro’n rheolaidd a’u codi gyda’r Penaethiaid Gwasanaeth perthnasol a’r Uwch Dîm Arweinyddiaeth.  Eglurwyd mewn achosion lle y bu methiant parhaus i ddiwallu terfynau amser gellir dwyn yr adran dan sylw gerbron y Pwyllgor i ddarparu eglurhad.   

Cyfeiriodd y Prif Weithredwr at yr angen i godi proffil o ran cwynion a chanmoliaethau gan arddangos proses o ddysgu, ac nid dim ond nodi’r nifer a dderbyniwyd.   Cyfeiriodd at yr argymhelliad bod y Pwyllgor yn cynorthwyo gyda'r agenda trwy gwestiynu ymateb darparwyr gwasanaeth i’r sylwadau a dderbyniwyd.   Awgrymwyd y gallai hyn effeithio  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Archwilio (copi’n amgaeedig) yn gofyn am adolygiad o raglen gwaith i’r dyfodol y pwyllgor a rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r aelodau ar faterion perthnasol.

                                                                                 11.25 a.m. - 11.35 a.m.

Roedd copi o adroddiad gan y Cydlynydd Archwilio, a oedd yn gofyn i'r Pwyllgor adolygu a chytuno ar ei Raglen Gwaith i'r Dyfodol ac yn rhoi diweddariad ar faterion perthnasol, wedi ei ddosbarthu gyda'r papurau ar gyfer y cyfarfod. 

Roedd copi o ‘Ffurflen Cynnig Aelod’ wedi’i gynnwys yn Atodiad 2. Eglurwyd na fyddai eitemau’n cael eu hychwanegu at y rhaglen gwaith i’r dyfodol heb gyflwyno ‘ffurflen cynnig archwilio’ a bod y Pwyllgor neu'r GCIGA yn cymeradwyo’r cynnig.   Cadarnhaodd RhGD bod cymorth ar gael i Aelodau lenwi’r ffurflen os oes angen.

Cyfeiriodd yr Aelodau at gyfarfod y Pwyllgor a gynhelir ar 24 Medi 2015, a chytuno y dylai’r pum eitem fusnes a drefnwyd i’w trafod aros ar y rhaglen.   Eglurodd y Prif Weithredwr y gallai’r eitemau busnes mewn perthynas â “Arholiadau Allanol Dros Dro ac Asesiadau Athrawon” a “Chweched y Rhyl” gael eu trafod dan yr un eitem fusnes.

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd H.Hilditch-Roberts ynglŷn â’r broses o asesu a chraffu adroddiadau arolwg Estyn, gan gyfeirio’n benodol at ysgolion lle y nodwyd bod pryderon a’r mecanweithiau sydd ar waith i ddarparu cymorth, eglurodd y Prif Weithredwr bod yr adroddiadau’n cael eu casglu gan y Tîm Addysg, ac amlinellodd rôl a chylch gwaith Grŵp Monitro Safonau Ysgolion lle y trafodir materion yn ymwneud ag ysgolion penodol.   Darparodd y Cynghorydd A. Roberts amlinelliad o’r gwaith a wnaed gan y Grŵp Monitro Safonau Ysgolion a chytuno bod manylion ynglŷn ag aelodaeth a chylch gwaith y Grŵp yn cael ei ddosbarthu i’r Aelodau, gan gynnwys gwybodaeth a allai’r Cynghorwyr fynychu cyfarfodydd y Grŵp fel arsylwyr.

PENDERFYNWYD - yn amodol ar yr uchod, cymeradwyo’r Rhaglen Gwaith fel y caiff ei hamlinellu yn Atodiad 1 yr adroddiad.

Derbyn unrhyw ddiweddariad gan gynrychiolwyr Pwyllgor ar amrywiol Fyrddau a Grwpiau’r Cyngor

Ni chafwyd unrhyw adroddiadau.

Daeth y Cyfarfod i ben am 12.25pm.