Agenda and draft minutes

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Roedd y Cynghorwyr Meirick Lloyd Davies, Arwel Roberts, Huw Hilditch-Roberts a David Simmons yn datgan cysylltiad personol yn yr eitemau galw i mewn.

Roedd yr Aelodau Cyfetholedig John Piper a Gareth Williams yn datgan cysylltiad personol yn yr eitemau galw i mewn.

Penodi Is-Gadeirydd y Pwyllgor ar gyfer blwyddyn y cyngor 2015/16.

Cytunodd Aelodau'r Pwyllgor i ohirio ethol Is-Gadeirydd nes cyfarfod y Pwyllgor Archwilio Perfformiad Arbennig a gynhelir ar 22 Mehefin 2015.

PENDERFYNWYD bod ethol Is-Gadeirydd yn cael ei ohirio tan 22 Mehefin 2015.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Mae’r Cadeirydd wedi caniatau i’r eitemau canlynol gael eu hystyried fel eitemau busnes brys:

(4i)      Penderfyniad y Cabinet ar 2 Mehefin 2015 yn gysylltiedig ac Ysgol Llanfair Dyffryn Clwyd ac Ysgol Pentrecelyn (adroddiad yn atodedig)

(9:35am – 10:35am)

(4ii)     Penderfyniad y Cabinet ar 2 Mehefin 2015 yn gysylltiedig ac Ysgol Rhewl (adroddiad yn atodedig)

(10:45am – 11:45am)

Dywedodd y Cadeirydd bod penderfyniadau a wnaed gan y Cabinet yn ei gyfarfod ar 2 Mehefin 2015 i gymeradwyo cyhoeddi hysbysiad statudol i gau Ysgol Llanfair Dyffryn Clwyd (Llanfair DC) ac Ysgol Pentrecelyn wedi'i alw i mewn ar gyfer adolygiad.   Hefyd roedd y penderfyniad i gymeradwyo cyhoeddi hysbysiad statudol i gau Ysgol Rhewl wedi'i alw i mewn ar gyfer adolygiad.  O ganlyniad, er mwyn cydymffurfio â Rheolau Gweithdrefn Galw i Mewn y Cyngor, a oedd yn nodi bod pwyllgor archwilio i ystyried galw i mewn penderfyniad o fewn pum niwrnod gwaith, roedd wedi cytuno i ystyried y materion fel eitem o fusnes brys yn rhaglen y cyfarfod cyfredol.  Roedd pob aelod o’r Pwyllgor, gan gynnwys aelodau cyfetholedig wedi derbyn copïau o'r adroddiadau a'r atodiadau oedd wedi eu hystyried gan y Cabinet yn ei gyfarfod ar 2 Mehefin 2015.

Gan fod penderfyniad y Cabinet ar 2 Mehefin 2015 yn ymwneud â darpariaeth addysg y Cyngor, caniatawyd i Aelodau cyfetholedig addysg statudol yr Awdurdod ar y pwyllgor archwilio i gyfrannu’n llawn wrth ystyried y penderfyniadau oedd wedi eu galw i mewn fel aelodau pleidleisio llawn o'r Pwyllgor.

Galw i mewn y penderfyniad i gyhoeddi hysbysiadau statudol ar gyfer y cynnig i gau Ysgol Llanfair DC ac Ysgol Pentrecelyn.

Cymeradwyodd Cabinet Sir Ddinbych yn ei gyfarfod ar 2 Mehefin 2015 yr argymhelliad canlynol:

“(a) nodi canfyddiadau'r ymgynghoriad ffurfiol ar gyfer cau Ysgol Llanfair DC ac Ysgol Pentrecelyn ac agor ysgol ardal newydd ar y ddau safle presennol;

(b) cymeradwyo cyhoeddi hysbysiad statudol i Gyngor Sir Ddinbych gau Ysgol Llanfair DC ac Ysgol Pentrecelyn ar 31 Awst 2016; ac i’r Eglwys yng Nghymru sefydlu Ysgol Ardal Wirfoddol a Reolir newydd ar y safleoedd presennol o 1 Medi 2016, a

(c) nodi’r opsiwn i rieni wneud cais i anfon eu plant i Ysgol Pen Barras fel ysgol arall pe baent yn dymuno i’w plant aros o fewn ysgol Categori 1.”

Cyhoeddwyd y penderfyniad uchod ar wefan y Cyngor ar 3 Mehefin 2015, ac yn unol â Rheolau Gweithdrefn Galw i Mewn y Cyngor, nid oedd y penderfyniad wedi cael ei weithredu ar unwaith fel bod aelodau nad oedd yn aelodau o’r Cabinet yn gallu galw’r penderfyniad i mewn i’w archwilio, os oeddent o'r farn bod angen ei archwilio.

Derbyniwyd ffurflen "Hysbysiad galw i mewn", a lofnodwyd gan y nifer gofynnol o Gynghorwyr nad oeddent yn aelodau o’r Cabinet, ar 5 Mehefin 2015.

Y rhesymau dros y penderfyniad i alw i mewn oedd:

(i)              Diffyg esboniad ynglŷn â beth oedd Categori 1 a 2 yn ei olygu;

(ii)             A ddilynwyd y canllawiau ar gyfer cau ysgolion gwledig?

(iii)            A roddwyd y data cywir ynghylch yr ysgolion – niferoedd data disgyblion?; a

(iv)           Ni ddilynwyd y broses yn gywir yn erbyn blaenoriaethau lleol a chenedlaethol.

Gofynnwyd i Aelodau’r Pwyllgor Archwilio Perfformiad benderfynu, yn seiliedig ar y wybodaeth a gyflwynwyd iddynt, os oedd y Pwyllgor yn credu y dylai'r Cabinet adolygu ei benderfyniad gwreiddiol, ac os felly ar ba sail.

Cyflwynodd y Cynghorydd Arwel Roberts y cais i alw i mewn a dechreuodd y drafodaeth drwy amlinellu’r pedwar pwynt a oedd yn sail ar gyfer y galw i mewn.

Ymatebodd yr Aelod Arweiniol ar gyfer Addysg a swyddogion oedd yn bresennol i'r pwyntiau a godwyd ac i gwestiynau Aelodau’r Pwyllgor fel a ganlyn:

(i)              Roedd y Cyngor yn categoreiddio ei ddarpariaeth addysg yn unol â Dogfen Wybodaeth Rhif 023/2007 Llywodraeth Cynulliad Cymru, a gyhoeddwyd ym mis Hydref 2007. Roedd disgwyl i bob Cyngor yng Nghymru i gadw at y canllawiau wrth gategoreiddio eu darpariaeth addysg.

Roedd ysgolion cynradd Categori 1 yn ysgolion cyfrwng Cymraeg.   Roedd y  ...  view the full Cofnodion text for item 4.

Ar y pwynt hwn (1.25pm) cafwyd egwyl o 10 munud.

Ailddechreuodd y cyfarfod am 1.35pm.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio Perfformiad a gynhaliwyd ar 16 Ebrill 2015 (copi yn amgaeedig).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio Perfformiad a gynhaliwyd ar 16 Ebrill 2015.

PENDERFYNWYD – y dylid derbyn a chymeradwyo’r Cofnodion fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad gan y Prif Reolwr:  Cefnogi Busnes (amgaeir copi) sy'n cyflwyno drafft o Adroddiad Blynyddol y Cyfarwyddwr Gwasanaethau Cymdeithasol 2014/15 ar gyfer sylwadau’r Pwyllgor cyn ei gyflwyno i Arolygiaeth Gofal a Gwasanaethau Cymdeithasol Cymru (AGGCC)

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol ar gyfer Gofal Cymdeithasol, Oedolion a Gwasanaethau Plant, y Cynghorydd Bobby Feeley, Adroddiad Blynyddol Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Cymdeithasol (eisoes wedi'i ddosbarthu). 

Dywedodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Cymdeithasol er bod gwasanaethau gofal cymdeithasol y Sir yn gwella roedd yna bob amser le i wella ymhellach.  Ymhlith yr heriau sydd o'n blaen oedd Deddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant (Cymru) 2014, a fyddai'n dod i rym yn llawn yn Ebrill 2016. 

Mewn ymateb i gwestiynau aelodau, dywedodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Cymdeithasol:

·       Bod yr heriau ar gyfer y flwyddyn i ddod wedi eu manylu o fewn yr adroddiad.

·       Amlinellodd ymrwymiad y Gwasanaeth i drigolion a defnyddwyr gwasanaeth sy'n dymuno cyfathrebu drwy gyfrwng y Gymraeg.  Mynychodd deilydd portffolio iaith Gymraeg y Cyngor, y Cynghorydd Huw Ll Jones Grŵp Monitro Iaith Gymraeg y Gwasanaeth a byddai’r Cynghorydd Arwel Roberts yn bresennol yn y dyfodol agos.  Roedd y Grŵp yn monitro cydymffurfiaeth y Gwasanaeth gyda'r cynllun gweithredu "Mwy Na Geiriau".

·       Rhoddodd fanylion y broses i sicrhau bod y gwasanaethau a gomisiynir yn ateb anghenion defnyddwyr y gwasanaeth a’r Cyngor, a’r newidiadau i’r broses gwynion a anelwyd at hwyluso datrys cwynion.

·       Eglurodd y talwyd taliadau uniongyrchol i gyfrif o ddewis y defnyddiwr gwasanaeth i ganiatáu iddynt dalu am eu gofal.  Gall y cyfrif fod yn un swyddfa bost, banc, cymdeithas adeiladu neu gyfrif undeb credyd.

·       Roedd Sir Ddinbych yn perfformio'n dda o ran y dangosydd "oedi wrth drosglwyddo gofal".  Bu rhai problemau o ran oedi wrth drosglwyddo gofal yn ne’r sir, a oedd yn bennaf oherwydd natur wledig yr ardal.  Roedd y problemau’n fwy cyffredin pan oedd angen dau ofalwr yn bresennol ar yr un pryd.  Roedd y Cyngor a'r Gwasanaeth Iechyd yn cydweithio'n agos i ddatrys y mater hwn.

·       Roedd risgiau sy'n gysylltiedig â chyfuno Gwasanaethau Addysg a Phlant o dan un Pennaeth Gwasanaeth yn cael eu rheoli'n dda, ac roedd aelodau etholedig yn cael eu briffio’n rheolaidd ar gynnydd y prosiect.

·       Roedd y posibilrwydd o gau cartrefi gofal preswyl wedi'i nodi fel her yng nghynllun y llynedd, roedd gwaith yn cael ei wneud ar y rhain ar hyn o bryd.  Roedd yr Aelod Arweiniol ar gyfer Gofal Cymdeithasol wedi pwysleisio'r angen i aelodau etholedig gyfathrebu'n glir i drigolion y rhesymau tu ôl i'r cynigion i leddfu eu pryderon o ran newidiadau arfaethedig yn y dyfodol i ddarparu gwasanaethau.

·       Eglurodd beth oedd yn cael ei ystyried fel "symud" ar gyfer plentyn mewn gofal.  Roedd y rhain wedi cynnwys symudiadau cadarnhaol e.e. yn ôl i rieni, rhyddhau o'r ysbyty neu fabwysiadu.  O ganlyniad roedd gan yr ystadegau sy'n ymwneud â’r dangosydd perfformiad penodol hwn y potensial o beidio â rhoi’r darlun llawn.   Roedd y Cyngor wedi'i ddewis fel un o'r awdurdodau peilot ar gyfer treialu mesurau "canlyniad" ar gyfer plant sy'n derbyn gofal.  Diben y cynllun peilot hwn oedd dyfeisio set ddata ystyrlon ar gyfer plant sy’n derbyn gofal a fyddai'n cynorthwyo awdurdodau i wella gwasanaethau ar eu cyfer.

·       Er gwaethaf cofrestru cyfradd uchel o absenoldeb oherwydd salwch o'i gymharu â gwasanaethau eraill y cyngor, roedd perfformiad yr adran Gwasanaethau Cymdeithasol yn gwella ac yn cymharu’n dda yn erbyn cyfartaledd Cymru a'r DU ar gyfer Gwasanaethau Cymdeithasol.

·       Briffio'r Aelodau am ddatblygiadau sy'n ymwneud â Bwrdd Iechyd Prifysgol Betsi Cadwaladr (BIPBC) yn dilyn cyhoeddiad diweddar y Gweinidog dros Iechyd a Gwasanaethau Cymdeithasol y byddai’r Bwrdd yn destun mesurau arbennig.   Byddai'r Aelod Arweiniol ar gyfer Gofal Cymdeithasol yn mynychu cyfarfod y prynhawn hwnnw gyda'r Swyddog Atebol sydd newydd ei benodi ar y Bwrdd, Mr Simon Dean.  Byddai Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Cymdeithasol a'r Prif Weithredwr yn cyfarfod y Swyddog Atebol yr wythnos ganlynol.  Roedd  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Ystyried adroddiad gan y Swyddog Cynllunio a Pherfformiad Strategol (amgaeir copi) sy'n gofyn i’r Pwyllgor fonitro perfformiad y Cyngor wrth gyflawni ei Gynllun Corfforaethol, a nodi meysydd penodol neu wasanaethau a fyddai'n elwa o graffu manwl er mwyn gwella canlyniadau i ddinasyddion.

Cyflwynodd y Rheolwr Tîm Cynllunio Strategol y Cynllun Corfforaethol – Adroddiad Chwarter 4 2014/15 (dosbarthwyd eisoes) oedd yn manylu ar y cynnydd a wnaed gyda'r modd y darperir y Cynllun Corfforaethol a chytundebau canlyniadau hyd at ddiwedd Chwarter 4 yn y flwyddyn ariannol 2014/2015.  Roedd adroddiadau rheolaidd yn ofyniad monitro angenrheidiol y Cynllun Corfforaethol er mwyn sicrhau bod y Cyngor yn gweithredu eu dyletswydd i wella.

Yn ystod trafodaeth codwyd y pwyntiau canlynol:

(i)              Ni achoswyd unrhyw niwed i Bont y Ddraig yn y Rhyl ar ôl i gar gael ei yrru drosti.  Roedd archwiliad strwythurol wedi'i gynnal i asesu unrhyw ddifrod.

(ii)             Byddai disgwyl i'r Rhaglen Moderneiddio Addysg gyflawni gostyngiad yn y nifer o ystafelloedd dosbarth symudol a ddefnyddir yn y sector cynradd ac uwchradd.  Byddai cynnydd o ran cyflawni'r rhaglen a gwella presenoldeb yn yr ysgol uwchradd yn cael ei fonitro drwy gyfrwng y broses herio gwasanaeth.

PENDERFYNWYD yn amodol ar yr uchod, i dderbyn yr adroddiad, a bod yr Adroddiad Perfformiad Blynyddol yn cael ei ddefnyddio i nodi meysydd ar gyfer archwilio manwl er mwyn gwella canlyniadau i ddinasyddion a hwyluso’r Cyngor i gyflawni ei Gynllun Corfforaethol.

Ystyried adroddiad gan y Swyddog Cwynion Corfforaethol (amgaeir copi) sy'n ceisio barn y Pwyllgor ar berfformiad y Cyngor wrth ddelio â chwynion, ac iddo nodi meysydd ar gyfer gwaith craffu manwl yn y dyfodol.

Cytunwyd y byddai’r Adroddiad Eich Llais– Ch4 2014/15 yn cael ei ohirio tan y cyfarfod Pwyllgor Archwilio Perfformiad ar 16 Gorffennaf 2015.

PENDERFYNWYD y byddai’r Adroddiad “Eich Llais” – Ch4 2014/15 yn cael ei ohirio tan y cyfarfod Pwyllgor Archwilio Perfformiad ar 16 Gorffennaf 2015.

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Archwilio (amgaeir copi) yn gofyn am adolygiad o raglen gwaith i’r dyfodol y Pwyllgor a rhoi’r diweddaraf i’r aelodau ar faterion perthnasol.

Roedd copi o adroddiad gan y Cydlynydd Archwilio, a oedd yn gofyn i'r Pwyllgor adolygu a chytuno ar ei Raglen Gwaith i'r Dyfodol ac yn rhoi diweddariad ar faterion perthnasol, wedi ei ddosbarthu gyda'r papurau ar gyfer y cyfarfod. 

PENDERFYNWYD - cymeradwyo’r Rhaglen Waith fel y nodwyd yn Atodiad 1 yr adroddiad.

Derbyn unrhyw ddiweddariadau gan gynrychiolwyr ar amrywiol Fyrddau a Grwpiau’r Cyngor.

Dim.

Daeth y cyfarfod i ben am 2.30pm.