Agenda and draft minutes

Cynghorwyr Colin Hughes, Peter Owen, Dewi Owens ac Arwel Roberts wedi cyflwyno eu hymddiheuriadau.

Cafwyd ymddiheuriadau hefyd gan y Cynghorydd David Smith, Aelod Arweiniol dros Dir y Cyhoedd.

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiadau personol neu sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fusnes a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Ni chafodd unrhyw gysylltiad personol na rhagfarnol ei ddatgan.

Rhybudd o eitemau y dylid ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B (4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chafwyd unrhyw faterion brys o flaen llaw.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio Perfformiad a gynhaliwyd ar 2 Hydref 2014 (copi ynghlwm).

Cytunwyd bod cofnodion y Pwyllgor Archwilio Perfformiad a gynhaliwyd ar 2 Hydref 2014 yn gofnod cywir.

Materion sy’n Codi

O dan yr eitem yn ymwneud ag Arholiadau Allanol Dros Dro ac Asesiadau Athrawon (tudalen 8 paragraff 5) bydd yr adroddiadau Arholiadau Allanol Wedi’u Dilysu a’r adroddiadau  Asesiadau Athrawon a gyflwynir i'r Pwyllgor ym mis Ionawr 2015 yn cynnwys data hanesyddol er mwyn eu cymharu yn ôl y gofyn.

PENDERFYNWYD y dylid derbyn a chymeradwyo cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 2 Hydref, 2014 fel cofnod cywir.

Gyda chaniatâd y Pwyllgor dyma drefn y busnes yn cael ei newid yn y fan hon.

Ystyried adroddiad cyfrinachol (copi ynghlwm) sy’n ceisio safbwynt yr Aelodau ar gynigion ar gyfer darpariaeth TCC a Gwasanaeth Tu Hwnt i Oriau Arferol ledled y Sir i'w cyflwyno i’r Cyngor Sir.

09:35 – 10:05

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i adroddiad ar y cyd gan y Pennaeth Cynllunio a Diogelu'r Cyhoedd (PCDC) a'r Rheolwr Gwarchod y Cyhoedd (a ddosbarthwyd yn flaenorol) a oedd yn amlinellu’r cynigion, oherwydd cyfyngiadau cyllidebol, i dynnu gwasanaeth TCC y Sir yn dilyn strategaeth ymadael a reolir.  Atgoffodd y PCDC yr aelodau bod adroddiad wedi dod i’r Pwyllgor Archwilio 12 mis yn ôl ynghylch yr anghysondebau yn y ddarpariaeth teledu cylch cyfyng ar draws y sir -  gyda Sir Ddinbych yn darparu'r gwasanaeth yng ngogledd y Sir, tra bod y Cynghorau Tref yn Ne'r sir gyda darpariaeth eu hunain - gyda'r bwriad o weld a fyddai ehangu gwasanaeth Sir Ddinbych ledled y sir yn opsiwn hyfyw. Mae'r amgylchedd ariannol wedi newid yn sylweddol ers hynny.  Yn y misoedd diwethaf mae'r Awdurdod wedi mynd drwy'r broses Rhyddid a Hyblygrwydd ac wedi ystyried y ddarpariaeth teledu cylch cyfyng fel rhan o weithdai’r gyllideb. Er y cytunwyd bod y gwasanaeth yn werthfawr nid oedd yn ofyniad statudol ac felly nid yn un y dylai Sir Ddinbych ei ariannu.

Dywedwyd wrth yr Aelodau y byddai'r adroddiad a fyddai'n cael ei gyflwyno i'r Cyngor Sir ym mis Rhagfyr yn rhoi cynigion i archwilio opsiynau ar gyfer trosglwyddo'r gwasanaeth teledu cylch cyfyng drosodd i drydydd parti ac i gytuno i dynnu cyllid y Cyngor yn ôl ar gyfer y gwasanaeth yn weithredol o Ebrill 2016.

Byddai hyn yn galluogi archwilio a thrafod opsiynau eraill o gyflenwi'r gwasanaeth yn ystod 2015/16, gyda golwg ar ddod i gytundeb gyda thrydydd parti (neu grŵp o randdeiliaid) i hwyluso trosglwyddiad di-dor o offer ac i sefydlu gwasanaeth arall o safon erbyn mis Ebrill 2016. 

Dywedwyd wrth yr Aelodau, er bod Sir Ddinbych wedi cytuno mewn egwyddor i ymchwilio ymhellach i hyfywedd uno gyda Chyngor Bwrdeistref Sirol Conwy, roedd y gwaith hynny’n dal i fod mewn camau cynnar iawn.  Felly, byddai'n gynamserol i ddal yn ôl ar unrhyw benderfyniadau i dorri’r gyllideb yn amodol ar y gwaith uno sy’n mynd rhagddo, gan fod yn rhaid gwireddu arbedion effeithlonrwydd y gyllideb yn y dyfodol agos er mwyn i Sir Ddinbych  allu darparu cyllideb gytbwys ar gyfer y blynyddoedd ariannol sydd i ddod.

Ar ôl trafod y goblygiadau yn fanwl, dyma aelodau'r Pwyllgor yn:

·        pwysleisio pwysigrwydd y broses rheoli trosglwyddiad y Gwasanaeth cyfredol i ddarparwr arall;

·        cydnabod nad oedd y gwasanaeth newydd yn debygol o fod yn wasanaeth tebyg i debyg, ond cytunwyd y dylai fod yn wasanaeth o ansawdd da;

·        cefnogi'r cynnig i sefydlu gweithgor aml-asiantaeth i lunio a gweithredu strategaeth ymadael.  Byddai’r Grŵp hwn yn ogystal ag edrych ar y ddarpariaeth TCC mewn mannau cyhoeddus cyfredol sydd ar gael yn y tair tref a enwir hefyd yn edrych ar y defnydd cymunedol ehangach o TCC drwy Bartneriaeth Diogelwch Cymunedol (PDC), yn archwilio gallu'r partneriaid 'ar y cyd’ i ddarparu gwasanaeth teledu cylch cyfyng a photensial ffrydiau ariannu ee Elw arian Cronfa Troseddau Comisiynydd yr Heddlu ar gyfer ariannu unrhyw wasanaeth amgen;

·        awgrymwyd y dylai Archwilio (o bosib Pwyllgor Archwilio Partneriaethau yn Bwyllgor Archwilio Trosedd ac Anhrefn dynodedig) fonitro datblygiad a gweithrediad y strategaeth ymadael a throsglwyddiad y Gwasanaeth i drydydd parti; a

·        pwysleisio’r angen i hysbysu'r wasg a'r cyfryngau yn rheolaidd, os yn bosibl mewn person, ynglŷn â manylion cynigion y gyllideb er mwyn sicrhau bod y cynigion yn cael eu hadrodd yn ffeithiol i drigolion

Penderfynwyd:  bod

(i)y sylwadau uchod mewn perthynas â'r prosiect Rhyddid a Hyblygrwydd a’r cynigion sy’n berthnasol i’r Gwasanaeth Teledu Cylch Cyfyng yn cael ei adrodd i'r Cyngor Sir ar 9 Rhagfyr; a

(ii) y cynnydd a wnaed wrth ddyfeisio, sicrhau a gweithredu strategaeth  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Ystyried adroddiad (copi ynghlwm) a darparu sylwadau ar ddiwygiadau i’r Gofrestr Risg Gorfforaethol, a phenderfynu os yw’r risgiau a nodwyd yn cael eu rheoli’n briodol.

10:05 – 10:35

Cyflwynodd y Swyddog Gwella Corfforaethol adroddiad Gofrestr Risg (a ddosbarthwyd yn flaenorol) ar y cyd ag arddangosiad o'r system Verto sy'n ei reoli.

Tynnwyd sylw'r Pwyllgor at:

·        adolygu DCC017 – yn wreiddiol roedd y perygl yn gyfyngedig i'r Gwasanaeth TGCh ond sydd bellach yn ymestyn i systemau TG eraill fel PARIS ac ati;

·        ychwanegu DCC027 a DCC028 - sy'n gysylltiedig â'r toriadau cyllideb arfaethedig, darpariaeth amserol o gyllideb gytbwys ac effaith y toriadau arfaethedig ar wasanaethau a phreswylwyr yn y pen draw. Agwedd arall ar y toriadau a gododd yn ystod y drafodaeth oedd effaith gwirioneddol y toriadau/newidiadau yn y tymor hir ar breswylwyr o gymharu â'r canlyniadau disgwyliedig a amlinellir yn yr Asesiadau o'r Effaith  a luniwyd ar gyfer pob toriad arfaethedig;

·        ychwanegu DCC029 - codi o ddyfarniad Goruchaf Lys fod pobl dan ofal a goruchwyliaeth barhaus y wladwriaeth o bosibl yn cael eu hamddifadu o'u rhyddid – angen hyfforddiant ar Swyddogion.

Ystyriodd y Pwyllgor wybodaeth am y prif newidiadau i'r Gofrestr Risg Corfforaethol yn dilyn ei adolygiad diweddar. O ganlyniad, dyma’r Pwyllgor:

Yn Penderfynu:        

yn amodol ar y sylwadau uchod yn nodi’r hyn a ddilëir, ychwanegiadau a newidiadau i’r Gofrestr Risg Gorfforaethol, a

(ii) bod cylch gorchwyl - Grŵp Gorchwyl a Gorffen y Pwyllgor Archwilio a sefydlwyd i archwilio effaith y toriadau yn y gyllideb ar y gallu i ymestyn y Cynllun Corfforaethol i gynnwys y weithred o archwilio’r 'effaith y mae toriadau yn y gyllideb yn ei gael ar Wasanaethau’r Cyngor', a gwerthusiad o'r canlyniadau gwirioneddol o doriadau o'i gymharu â'r asesiad cychwynnol o'u heffaith.

Archwilio perfformiad Gwasanaethau i gydymffurfio â phroses gwynion y Cyngor.

10:45 – 11:15

Cyflwynodd y Pennaeth Cwsmeriaid a Chymorth Addysg (PCChA) yr adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) a hysbyswyd y Pwyllgor fod gwybodaeth reoli gan 'Eich Llais' yn cael ei ddefnyddio i wella gwasanaethau.  Eglurodd swyddogion fod perfformiad cyffredinol yn yr ail chwarter yn dangos bod 88% o gwynion wedi cael eu trin yng Ngham 1 a Cham 2, o’i gymharu â 94% a 91% yn y drefn honno ar gyfer chwarter 2. Mae hyn yn golygu bod cyflawni'r targed diwedd blwyddyn o 95% yn annhebygol.

Gwybodaeth wedi ei gynnwys yn Atodiad 2 i'r adroddiad ar y rhesymau pam nad yw Priffyrdd ac Isadeiledd wedi cwrdd â'r targed perfformiad a nodwyd yn y polisi yn 'Eich Llais', tra bod y manylion yn ymwneud â oedi wrth ddelio â chwynion a gyflwynwyd yn y Gwasanaeth Cyllid ac Asedau  wedi'u dosbarthu cyn y cyfarfod.

Yn ystod y drafodaeth, daeth yn amlwg y byddai rhai cwynion yn dod y tu allan i derfynau amser ymateb oherwydd y diffyg ailgyfeirio pan fyddai’r derbynnydd gwreiddiol allan o'r swyddfa - ar hysbysiadau e-bost awtomataidd a negeseuon post llais.

Ar gyfer hysbysiadau e-bost allan o’r swyddfa, awgrymwyd y dylid cynnwys rhif cyswllt/enw cyswllt arall sydd ar gael ar y neges, i helpu'r cwsmer ailgyfeirio eu ymholiad os oes angen ymateb cynt. Defnyddir y broses hon ar hyn o bryd mewn rhai adrannau i roi gwybod i gwsmeriaid y byddai'r ymholiad yn derbyn sylw ar ôl i'r cyswllt ddychwelyd i’r swyddfa. Awgrymodd y Prif Weithredwr mai dim ond mewn amgylchiadau eithriadol y dylid gwneud i ymholwyr aros am ymateb, lle byddai angen cymorth arbenigol ac ati.

Mae problemau gyda negeseuon post llais yn ddeublyg. Naill ai tydi negeseuon ddim yn cael eu cofnodi gan y derbynnydd yn rheolaidd neu bod y derbynnydd i ffwrdd yn sâl a bod y galwr heb unrhyw  ffordd o wybod nad oes neb yn gallu gwrando ar eu neges. Awgrymwyd bod y cyfleuster post llais yn cael ei dynnu yn gyfan gwbl a bod galwadau ffôn yn cael eu hailgyfeirio pan fydd gweithiwr allan o'r swyddfa.

Mae ateb ymholiad gan aelod ynglŷn â beth i'w wneud os nad yw adran yn ymateb i fater, cynghorir yr PCChA i gysylltu â'r Pennaeth Gwasanaeth perthnasol.

Cydnabuwyd bod perfformiad wrth ymateb i gwynion wedi gostwng. Gofynnodd yr aelodau am y wybodaeth ddiweddaraf ym mhob achos lle nad yw targedau wedi'u cyflawni ynghyd ag eglurhad ynghylch pam y digwyddodd hynny a pha fesurau sydd wedi eu rhoi ar waith i atal hynny rhag digwydd eto. 

Penderfynwyd:  yn amodol ar y sylwadau a wnaed:

(i) derbyn y rhesymau a roddwyd am yr oedi wrth ddelio â chwynion penodol ac fel arall yn nodi perfformiad wrth ddelio â chwynion eraill o dan Weithdrefn Gwynion y 'Eich Llais'; a

(ii) gwneud cais bod adroddiadau monitro perfformiad yn y dyfodol yn cynnwys esboniad cynhwysfawr ynghylch pam nad yw targedau wedi'u cyrraedd wrth ddelio â chwynion penodol, y rhesymau dros beidio â chydymffurfio, mesurau a gymerwyd i unioni'r methiannau ac i sicrhau y bydd cwynion yn y dyfodol yn cael eu trin o fewn amserlen benodedig

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Archwilio (copi ynghlwm) yn gofyn am adolygiad o raglen gwaith i’r dyfodol y pwyllgor a diweddaru’r aelodau ar faterion perthnasol.

11:15 – 11:40

Cyflwynwyd Adroddiad gan y Cydlynydd Archwilio (wedi’i anfon yn flaenorol) yn gofyn i’r Aelodau adolygu rhaglen gwaith i’r dyfodol y Pwyllgor.

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i ddrafft o’r Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol fel y manylir yn Atodiad 1, a chytunwyd ar y newidiadau a’r ychwanegiadau canlynol ar gyfer ymgynghoriad perthnasol:-

·        Polisi Enwi Strydoedd i gael ei symud i gyfarfod mis Ionawr;

• Drafft o Strategaeth Ystadau Amaethyddol  2015 ymlaen i gael ei symud o fis Ionawr i raglen waith mis Chwefror; a

• bod y gwaith yn ymwneud â mesur effaith y toriadau yn y gyllideb ar y gallu i weithredu'r Cynllun Corfforaethol a pherfformiad y Cyngor i gael ei ddirprwyo i grŵp gorchwyl a gorffen y pwyllgor archwilio a fyddai'n adrodd yn ôl i'r Pwyllgor Archwilio Perfformiad yn y man.

PENDERFYNWYD yn amodol ar yr ychwanegiadau a’r cytundebau uchod i gymeradwyo’r Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol.

Ystyried adroddiad cyfrinachol (copi ynghlwm) sy’n ceisio sylwadau’r Pwyllgor ar berfformiad Ystadau dan y strategaeth gyfredol, a sylwadau'r aelodau i'w hystyried wrth lunio strategaeth newydd ar gyfer yr Ystâd.

12:00 – 12:30

GWAHARDD Y WASG A'R CYHOEDD

PENDERFYNWYD o dan Adran 100A o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972, bod y Wasg a'r Cyhoedd i'w gwahardd o'r cyfarfod ar gyfer yr eitemau busnes canlynol ar y sail fod tebygrwydd y byddai gwybodaeth eithriedig fel y'i diffinnir ym Mharagraffau 13, 14, 15 ac 16 o Ran 4 o Atodlen 12A o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972.

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol dros Gyllid ac Asedau adroddiad cyfrinachol (a ddosbarthwyd yn flaenorol) ar berfformiad yr Ystad Amaethyddol o ran cyflawni ei strategaeth bresennol i'r Pwyllgor.

Eglurodd bod yna ddau fath o gytundebau tenantiaeth:

·        Deddf Daliadau Amaethyddiaeth 1986 a oedd yn darparu ar gyfer tenantiaeth amaethyddol llawn gyda llai o reolaeth o bwynt y Landlord, yn draddodiadol yn cwmpasu cytundeb tenantiaeth tymor hir;

·        Deddf Tenantiaethau Amaethyddol 1995 neu Tenantiaethau Busnes Fferm i’r rhain sydd â meddylfryd mwy masnachol, lle mae cyfran deg o’r cyfrifoldeb rhwng y landlord a’r tenant.

Eglurwyd mai etifeddiaeth yw’r daliadau amaethyddol y mae’r rhan fwyaf o awdurdodau lleol wedi’i etifeddu gan awdurdodau rhagflaenol a oedd wedi buddsoddi mewn tir ar ddiwedd y Rhyfel Byd 1 i ddarparu cyfle yn y byd amaethyddol i filwyr oedd yn dychwelyd adref, ac hefyd fel ffordd o fwydo’r boblogaeth.

Cydnabuwyd bod natur y diwydiant amaethyddol, lle mae gwerth yr asedau yn llawer uwch nag unrhyw incwm y gellid ei  gael o unrhyw fusnes ffermio yn golygu bod yn rhaid  i denantiaethau amaethyddol  fod yn drefniadau tymor canolig i hirdymor. 

Mae gwerth cyfalaf yr Ystad yn cael ei effeithio yn sylweddol gan y nifer o denantiaethau yn eu lle hy meddiant gwag yn cynyddu gwerth yn sylweddol. Cytundebau tenantiaeth yn cael eu hadolygu ac wrth iddynt gael eu rhyddhau mae’r tir/ffermydd yn cael eu gwerthu.

O dan y strategaeth bresennol (a fabwysiadwyd yn 2010) roedd Sir Ddinbych wedi gwneud cyfalaf o oddeutu £1.9m trwy werthu unedau amaethyddol heb fod yn hyfyw.  Rhagwelwyd y byddai dau warediad arall yn cael eu rhoi ar y farchnad agored erbyn diwedd y flwyddyn ariannol.

Rhan o'r derbyniadau cyfalaf a dderbyniwyd hyd yma wedi cael eu hail-fuddsoddi yn yr Ystad i fynd i'r afael ag Iechyd a Diogelwch, gwaith cynnal a chadw brys neu welliannau i swyddogaethau gweithredol yn hytrach na newid edrychiad.

Hysbyswyd y Pwyllgor (a amlinellir mewn atodiad i'r adroddiad) y byddai'r gwaith cyfalaf a nodwyd ar gyfer buddsoddi yn destun cais ac archwilio gyda phrosiectau cyfalaf eraill i'r Grŵp Buddsoddi Strategol (SIG). Fodd bynnag, nid oedd unrhyw sicrwydd y byddent yn llwyddiannus, yn enwedig yng ngoleuni cyfyngiadau cyllidebol.

Rhoddwyd yr ymatebion canlynol i ymholiadau y Pwyllgor:

·        y cais am gyllid cyfalaf arfaethedig yn ymwneud â phrofi trydanol ar gyfer gwaith iechyd a diogelwch ar yr ystad gyfan;

·        ystyried cael gwared ar dir fferm wedi’i gynnwys yn y Cynllun Datblygu Lleol pan fydd ar gael;

·        ac eithrio olyniaeth o'r tad i'r mab, ni fu unrhyw denantiaid newydd yn y blynyddoedd diwethaf;

·        mae cyfuno wedi bod ar gyfer tir rhai ffermydd 'i'w gwneud yn fwy hyfyw;

·        tir/eiddo fel arfer yn cael ei werthu gyda chymal adfachu sy'n sicrhau bod canran yn cael ei dalu yn ôl i'r Cyngor os yw'r eiddo'n cael ei ailwerthu ar werth uwch o fewn cyfnod penodol o amser;

·        penodi prisiwr cymwys i staff Ystadau wedi cynyddu’r capasiti i ddelio â'r llwyth gwaith ac i reoli'r Ystad.  Y prisiwr wedi gwneud gwaith ar yr incwm rhent o’r Ystad ac wedi dod i'r casgliad bod y rhent a godir yn unol â’r hyn a godir ar ystadau cyhoeddus a phreifat;

·        cafodd cwestiynau gan yr aelodau yn ymwneud â daliadau unigol eu hateb hefyd gan swyddogion.

Dywedwyd wrth y Pwyllgor bod  ...  view the full Cofnodion text for item 9.

Derbyn unrhyw ddiweddariad gan gynrychiolwyr y Pwyllgor ar wahanol Fyrddau a Grwpiau'r Cyngor.

11:40 – 12:00

Roedd y Cynghorydd Richard Davies wedi mynychu'r Her Gwasanaeth Gwybodaeth Busnes a Moderneiddio y diwrnod cynt ac y byddai'n rhannu'r adroddiad pan oedd ar gael.

Adroddodd y Cynghorydd Geraint Lloyd-Williams ei fod wedi mynychu cyfarfod â’r Gwasanaeth Cyfathrebu, Marchnata a Hamdden.

Daeth y cyfarfod i ben am 12:15pm