Agenda and draft minutes

Gan y byddai’r Cadeirydd – y Cynghorydd David Simmons yn cyrraedd yn hwyr ar gyfer y cyfarfod llywyddodd yr Is-Gadeirydd - y Cynghorydd Arwel Roberts yn ystod rhan gyntaf y cyfarfod.

Y Cynghorwyr Meirick Davies, Colin Hughes a Dewi Owens ynghyd â'r Aelodau Cyfetholedig Debra Houghton a Nicola Lewis

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiadau personol neu sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fusnes a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Ni chodwyd unrhyw ddatganiad o ddiddordeb personol neu fuddiannau sy'n rhagfarnu.

Rhybudd o eitemau y dylid ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B (4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chafwyd unrhyw faterion brys.

Derbyn cofnodion y Pwyllgor Archwilio Perfformiad a gynhaliwyd ar 12 Mehefin, 2014 (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd cofnodion y Pwyllgor Archwilio Perfformiad a gynhaliwyd ar 12 Mehefin 2014.

Materion yn codi -

Tudalen 8 - Eitem 8 Strategaeth Ystâd Amaethyddol - Dywedodd y Cydlynydd Archwilio fod copi o adroddiad Fforwm Gwledig CLlLC 'Ffermydd Sirol Cymreig', a ddosbarthwyd i aelodau cyn y cyfarfod diwethaf wedi'i anfon at aelodau'r Gweithgor Ystâd Amaethyddol ar gais yr Aelod Arweiniol, Y Cynghorydd Huw Jones.  Byddai adroddiad ar berfformiad yr Ystâd Amaethyddol yn cael ei gyflwyno i'r pwyllgor ym mis Tachwedd a byddai’r strategaeth hirdymor ddrafft ar gyfer yr Ystâd Amaethyddol yn cael ei chyflwyno ym mis Ionawr 2015.

Tudalen 10 - Eitem 9 adroddiad blynyddol Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Cymdeithasol 2013/14 – Roedd y wybodaeth y gofynnwyd amdani gan yr aelodau ar y Prosiect Taith i Waith wedi ei chynnwys ym mrîff gwybodaeth y Pwyllgor (a ddosbarthwyd yn flaenorol).

PENDERFYNWYD y dylid derbyn a chymeradwyo cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 12 Mehefin 2014 fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad gan y Rheolwr Partneriaethau a Chymunedau ynghylch cynnydd a wnaed wrth fynd i'r afael ag argymhellion Estyn yn dilyn arolwg 2012.

9.35 a.m. 10.10 a.m.

Cyflwynodd y Rheolwr Partneriaethau a Chymunedau adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) yn diweddaru'r aelodau ar y cynnydd a wnaed wrth fynd i'r afael ag argymhellion Estyn yn dilyn arolwg 2012 ers yr adroddiad diwethaf a gyflwynwyd i'r Pwyllgor Archwilio ym mis Ionawr 2014.

Atgoffwyd yr Aelodau am ganlyniad cadarnhaol yr arolwg gyda dim ond dau argymhelliad ar gyfer gwella ymhellach -

(1)          Gwella cywirdeb Asesiadau Athrawon ar ddiwedd Cyfnod Allweddol 3

(2)          Adnabod pob gwasanaeth plant a phobl ifanc yn Sir Ddinbych a sefydlu system effeithiol i fesur effaith y gwasanaethau hyn i gynorthwyo’r Awdurdod a’i bartneriaid i benderfynu a yw’r gwasanaethau hyn yn cynnig gwerth am arian.

Adroddodd y Pennaeth Addysg am y gwaith a wnaed i fynd i'r afael â'r argymhelliad cyntaf ac roedd yr aelodau'n falch o nodi bod y canlyniadau Cyfnod Allweddol 3 a ddilyswyd yn dangos bod yr argymhelliad hwn wedi derbyn sylw.  Roedd y Dangosydd Pwnc Craidd wedi codi am y seithfed flwyddyn yn olynol - gan godi o 75% yn 2013 i 83.3% yn 2014.  Roedd yn bwysig i'r Cyngor sicrhau bod canlyniadau disgyblion ar ddiwedd addysg gynradd ac uwchradd yn cael eu cynnal a'u gwella.   Yng ngoleuni'r canlyniadau gwell cytunodd y Pwyllgor y gellid monitro'r argymhelliad hwn yn y dyfodol drwy archwilio canlyniadau arholiadau allanol ac asesiadau athrawon bob blwyddyn, sef rhywbeth y mae’r Pwyllgor yn ei wneud yn yr hydref bob blwyddyn.  Eleni byddai'r adroddiad yn cael ei gyflwyno i gyfarfod mis Hydref y Pwyllgor, a byddai cynrychiolydd o GwE (Gwasanaeth Gwella Ysgolion Rhanbarthol) hefyd yn bresennol i gyflwyno adroddiad blynyddol ar gynnydd.  Wrth ymateb i faterion a godwyd gan yr Aelod Cyfetholedig Dawn Marjoram, cadarnhaodd y Pennaeth Addysg fod ysgolion arbennig yn cael eu cefnogi yn yr un modd o ran archwilio a systemau ar waith, ond nid yw data yn cael ei fesur yn erbyn ysgolion prif ffrwd.  Roedd yn derbyn bod anawsterau o ran y data cymharol ac yn cydnabod bod ysgolion arbennig yn gweithio'n galed i olrhain cynnydd disgyblion.

Derbyniodd y Pwyllgor fod yr ail argymhelliad yn llawer mwy anodd i'w ddiffinio a’i fesur.  Dywedodd y Swyddogion, mewn ymgais i fynd i'r afael â'r argymhelliad hwn fod ymarfer mapio ar y gweill i lunio cronfa ddata o wasanaethau i blant a phobl ifanc yn y sir ac i nodi unrhyw fylchau yn y ddarpariaeth.  Codwyd pryderon ynghylch y diffyg darpariaeth yn ardal Dyffryn Dyfrdwy ar gyfer y rhai sydd ag anghenion arbennig a chytunodd swyddogion i ystyried y ddarpariaeth ar gyfer plant a phobl ifanc ag anghenion arbennig yn yr ardal honno, gan gynnwys opsiynau i'w cynnwys mewn gweithgareddau plant ac ieuenctid presennol.  Byddai holiaduron yn cael eu cwblhau gan y sefydliadau ym mhresenoldeb swyddogion y Gwasanaeth Gwybodaeth i Deuluoedd a fyddai'n pwysleisio'r angen am atebion onest am y gwasanaethau a ddarperir ar hyn o bryd er mwyn sicrhau y gallai unrhyw fylchau a nodwyd gael eu hystyried ar gyfer darpariaeth yn y dyfodol.  Wrth ymateb i gwestiynau pellach ymhelaethodd y swyddogion ar y broses fonitro sydd ar waith, cyfranogiad sefydliadau partner eraill o fewn y broses a'r amserlenni ar gyfer casglu a dadansoddi data.  Tynnwyd sylw at bwysigrwydd hyrwyddo argaeledd gwasanaethau a chytunwyd i dderbyn adroddiad pellach ar ôl i'r gwaith mapio gael ei gwblhau.

PENDERFYNWYD -

(a) nodi’r wybodaeth a ddarparwyd o ran cynnydd wrth fynd i'r afael ag argymhellion Estyn;

b)    yn sgil y gwelliant a gynhaliwyd yng nghywirdeb asesiadau athrawon ar ddiwedd Cyfnod Allweddol 3, nid oedd angen adroddiadau annibynnol pellach ar y mater hwn.  Yn y dyfodol byddai’r agwedd hon yn cael ei monitro drwy'r adroddiad blynyddol a gyflwynir i'r Pwyllgor ar  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Ystyried adroddiad gan y Rheolwr Gwasanaethau AD (copi ynghlwm) sy'n ymwneud â risg nad yw'r Fframwaith AD yn cefnogi nodau'r sefydliad ac yn rhoi diweddariad ar y cynnydd a wnaed wrth gyflawni'r Cynllun Gwella AD a chynlluniau yn y dyfodol i liniaru'r risg hwn.

10.10 a.m. 10.40 a.m.

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Adnoddau Dynol adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) yn ymwneud â'r risg nad oedd y Fframwaith AD yn cefnogi amcanion y sefydliad ac yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd a wnaed o ran cyflawni'r Cynllun Gwella AD a chynlluniau yn y dyfodol i liniaru'r risg hwn.

Darparodd y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd ychydig o gefndir a chyd-destun i'r adroddiad a dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Adnoddau Dynol wrth y Pwyllgor am y mesurau a gymerwyd gan y Gwasanaeth AD yn ystod y deunaw mis diwethaf i wella'r gwasanaeth craidd ac i ddarparu gwasanaeth gwell ar gyfer y defnyddiwr gwasanaeth.  Nododd yr Aelodau bod 90% o'r tua 360 o gamau gweithredu yn y Cynllun Gwella AD bellach wedi eu cyflwyno.  Adroddodd y Rheolwr Archwilio ar adolygiad dilynol diweddar o'r gwasanaeth a gynhaliwyd gan Archwilio Mewnol a fyddai’n cael ei gyhoeddi cyn hir, a fyddai'n rhoi sicrwydd bod y Gwasanaeth wedi gwella ac nad oedd unrhyw feysydd newydd o bryder.  Roedd ailstrwythuro gwreiddiol y Gwasanaeth a'i fodel darparu wedi bod yn rhy uchelgeisiol gyda disgwyliadau rhy uchel gan nad oedd y systemau TG perthnasol ar waith i gyflwyno'r strategaeth.  Serch hynny, roedd staff AD yn ymroddedig ac yn barod i symud ymlaen i gam nesaf y cynllun gwella a oedd yn canolbwyntio ar reolwyr a'r cymorth a'r offer y mae eu hangen arnynt.  Cydnabuwyd hefyd, er bod y System Rheoli Cofnodion Electronig a Dogfennau (EDRMS) wedi golygu ffordd newydd o weithio ar gyfer pob aelod o staff y Gwasanaeth, roedd wedi arwain at ddull mwy diogel o gadw gwybodaeth bersonol.

Ymatebodd y swyddogion i gwestiynau'r aelodau yn cadarnhau'r defnydd llwyddiannus o EDRMS a chynlluniau yn y dyfodol i ddefnyddio capasiti presennol mewn systemau TG eraill.  O ran hyfforddiant roedd gan y Gwasanaeth gyfanswm o 35 aelod o staff a hyfforddwyd bob pythefnos, gyda staff a oedd yn absennol oherwydd salwch neu wyliau yn elwa o 'gynllun cyfeillio' er mwyn dal i fyny ar unrhyw hyfforddiant a gollwyd.  O ran arbedion posibl o fewn y Gwasanaeth i gyfrannu at raglen effeithlonrwydd corfforaethol y Cyngor, dywedodd y swyddogion y byddai opsiynau arbedion posibl yn cael eu cyflwyno i aelodau mewn un o'r cyfarfodydd cyllideb a raglennwyd.

Er bod y gwelliannau a wnaed o fewn y Gwasanaeth â'r potensial i leihau'r sgôr risg gweddilliol ar y Gofrestr Risg Gorfforaethol, dywedodd y Prif Weithredwr a'r Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd eu bod yn fodlon i’r Fframwaith AD aros ar y Gofrestr hyd y gellir rhagweld gan y byddai hyn yn gwarchod rhag hunanfoddhad.  Dywedodd y Cynghorydd Barbara Smith, Aelod Arweiniol dros Foderneiddio a Pherfformiad hefyd fod y Gwasanaeth AD yn ymddangos fel un o'i blaenoriaethau yn y Cynllun Corfforaethol.

Llongyfarchodd y Pwyllgor y Gwasanaeth a'r Rheolwr Gwasanaethau Adnoddau Dynol am y gwelliannau a gyflawnwyd hyd yma a -

PENDERFYNWYD, ar ôl ystyried y wybodaeth a ddarparwyd am y cynnydd a wnaed wrth fynd i'r afael â'r risg a nodwyd yn y Gofrestr Risg Gorfforaethol, gofyn bod adroddiad gwybodaeth yn cael ei gyflwyno i'r aelodau mewn chwe mis yn amlinellu'r cynnydd a wnaed o ran cyflawni'r Cynllun Gwella AD a'r camau gweithredu a nodwyd ac a weithredwyd yn dilyn cyhoeddi'r adroddiad yn dilyn yr Archwiliad Mewnol.

Ar yr amser hwn (10.45 a.m.) cafwyd egwyl ar gyfer lluniaeth.

Ystyried adroddiad gan y Rheolwr Gwybodaeth Corfforaethol (copi ynghlwm) yn rhoi trosolwg o’r materion sy’n gysylltiedig ag adrodd am ddigwyddiadau iechyd a diogelwch a’r camau a gymerir i ymdrin â nhw.

10.55 a.m. 11.25 a.m.

Cyflwynodd y Rheolwr Gwybodaeth Corfforaethol adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) yn rhoi trosolwg o'r materion sy'n gysylltiedig ag adrodd am ddigwyddiadau iechyd a diogelwch a'r camau a gymerir i ymdrin â hwy.  Gofynnwyd am yr adroddiad gan y Pwyllgor Archwilio yn dilyn ystyried yr Adroddiad Blynyddol Iechyd a Diogelwch Corfforaethol ym mis Mai 2014.  Er mai’r bwriad gwreiddiol oedd gwahodd y darparwr meddalwedd (Civica) i fynychu'r cyfarfod ystyriwyd wedyn ei bod yn fwy priodol i adolygu ac yna yn datrys y materion yn fewnol.

Darparwyd rhywfaint o wybodaeth gefndir yn ymwneud â datblygu’r system adrodd am ddigwyddiadau iechyd a diogelwch ynghyd â chyfranogiad y Tîm System Rheoli Cofnodion Electronig a Dogfennau (EDRMS); TGCh Corfforaethol, a Civica yn y broses honno.  Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor am y camau a gymerwyd gyda golwg ar fynd i'r afael â'r problemau a gafwyd gyda chategoreiddio mathau o ddamweiniau ar adran Iechyd a Diogelwch y System EDRM, a arweiniodd at nifer uchel o ddamweiniau a ddosbarthwyd fel 'Arall' ac ‘Amherthnasol’ yn cael eu hadrodd ar adroddiadau ystadegol rheolaidd y Gwasanaeth.  Arweiniodd hyn at swyddogion yn gorfod edrych ar bob cofnod er mwyn nodi tueddiadau neu broblemau cyn y gallent ddechrau mynd i'r afael â hwy.  Dywedodd y Swyddogion fod y swyddogion Iechyd a Diogelwch, EDRMS a TG wedi gweithio'n agos ers i'r Pwyllgor fynegi pryderon ynghylch y broblem ym mis Mai.  Nodwyd ers hynny mai’r ffurflen gwe oedd gwraidd y broblem.  Byddai'r categorïau 'Arall' ac ‘Amherthnasol’ yn cael eu tynnu oddi ar y ffurflen a byddai meysydd ychwanegol yn cael eu cynnwys er mwyn galluogi adroddiadau manwl a diffiniol.   Byddai rhai enghreifftiau o adrodd am achosion 'Arall' neu ‘Amherthnasol’ yn digwydd hyd nes y bydd y system well yn gwbl weithredol ac y byddai’r cyfnod adrodd cyfan yn dechrau ar ôl gweithredu'r system well yn llawn.  Cyfeiriwyd hefyd at nifer o faterion eraill sy'n gysylltiedig â’r system a chytunwyd ar gamau gweithredu i ymdrin â hwy i'w cwblhau erbyn mis Hydref 2014

Mewn ymateb i gwestiynau cadarnhaodd yr Uwch Ymgynghorydd Iechyd a Diogelwch Corfforaethol fod camau wedi'u cynllunio i fynd i'r afael â'r materion wedi bod yn gyflym ar ôl cynnwys y Pwyllgor ac roedd yn hyderus y byddai'r problemau a nodwyd yn cael eu datrys yn foddhaol ac yn amserol gan sicrhau system addas at y diben.  Byddai'r costau ychwanegol ar gyfer gwella ac ymestyn y system EDRMS yn cael eu hariannu o’r gyllideb EDRMS bresennol.  Ystyriodd y Pwyllgor y wybodaeth a gyflwynwyd a'r camau gweithredu er mwyn sicrhau y darperir data ystyrlon o ran cofnodi digwyddiadau iechyd a diogelwch ac wedi hynny -

PENDERFYNWYD cymeradwyo'r camau a gymerwyd hyd yma i ganfod y materion sy'n gysylltiedig ag adrodd am y digwyddiadau iechyd a diogelwch a'r camau sy'n cael eu cymryd i fynd i'r afael â hwy.

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Archwilio (copi ynghlwm) yn gofyn am adolygiad o raglen gwaith i’r dyfodol y pwyllgor a diweddaru’r aelodau ar faterion perthnasol.

11.25 a.m. – 11.40 a.m.

Cyflwynwyd Adroddiad gan y Cydlynydd Archwilio (a ddosbarthwyd yn flaenorol) yn gofyn i’r Aelodau adolygu rhaglen waith y Pwyllgor ac yn rhoi diweddariad am faterion perthnasol.

Gofynnodd y Cynghorydd Arwel Roberts bod y Polisi Cludiant Ysgol yn eitem ar gyfer archwilio yn y dyfodol ac adroddodd y Prif Weithredwr ar feysydd o'r polisi sy’n cael eu hadolygu ar hyn o bryd.  Cytunwyd bod y polisi newydd drafft yn cael ei gyflwyno i'r pwyllgor archwilio cyn ei gyflwyno i'r Cabinet i'w gymeradwyo.  Nododd Aelodau hefyd y cynnig bod yr holl eitemau addysg yn y dyfodol yn cael eu hystyried gan y pwyllgor hwn.

Rhoddodd y Cydlynydd Craffu ddiweddariad i'r aelodau ar y Grŵp Tasg a Gorffen Gwasanaethau Oedolion a Gofal Cymdeithasol a datblygu arfarniad opsiynau ar gyfer darparu yn y dyfodol.  Byddai'r Grŵp yn cyfarfod am y tro olaf yr wythnos ganlynol, er mwyn cwblhau eu hadroddiad.  Atgoffwyd yr Aelodau hefyd am y cynnig i sefydlu Grŵp Tasg a Gorffen Tai Fforddiadwy i archwilio amryw faterion yn ymwneud â thai fforddiadwy.  Gofynnwyd i'r Pwyllgor benodi cynrychiolydd a dirprwy ar y Grŵp.

PENDERFYNWYD -

(a)       y dylid cymeradwyo’r rhaglen gwaith i’r dyfodol fel y manylir yn Atodiad 1 yr adroddiad, a

(b)       bod y Cynghorwyr Colin Hughes a Geraint Lloyd-Williams yn cael eu penodi'n gynrychiolydd a dirprwy gynrychiolydd y Pwyllgor yn y drefn honno ar y Grŵp Tasg a Gorffen Tai Fforddiadwy.

Derbyn unrhyw ddiweddariad gan gynrychiolwyr y Pwyllgor ar wahanol Fyrddau a Grwpiau'r Cyngor.

11.50 a.m. – 11.50 a.m.

Adroddodd cynrychiolwyr y Pwyllgor ar eu presenoldeb mewn cyfarfodydd fel a ganlyn -

Adroddodd y Cynghorydd Arwel Roberts am gyfarfod gyda Phennaeth y Gwasanaethau Plant a Theuluoedd a'r Aelod Arweiniol dros Ofal Cymdeithasol i drafod perfformiad sy'n ymwneud â chynnal cynadleddau amddiffyn plant a godwyd yng nghyfarfod diwethaf y Pwyllgor.  Canmolodd y gwaith sy'n cael ei wneud ac roedd yn fodlon bod staff yn gwneud gwaith ardderchog.   Tynnodd y Cydlynydd Archwilio sylw'r aelodau at friff gwybodaeth y Pwyllgor (a ddosbarthwyd yn flaenorol) a oedd yn rhoi datganiad gan yr Aelod Arweiniol lle eglurodd wrth ymdrechu i gydymffurfio â dangosyddion perfformiad, y byddai achlysuron weithiau pan oedd yn fwy pwrpasol i oedi ychydig yn hytrach na symud ymlaen i gynhadledd heb gyfranogiad chwaraewr allweddol.  Nododd y Pwyllgor eu bod yn fodlon â’r eglurhad a roddwyd.

Dywedodd y Cynghorydd Gareth Sandilands fod y Grŵp Buddsoddi Strategol wedi cyfarfod i drafod y Rhaglen Moderneiddio Addysg gyda phopeth yn mynd yn ôl y cynllun.

Cadarnhaodd y Cynghorydd Richard Davies ei bresenoldeb yn y Grŵp Tasg a Gorffen Oedolion a Gofal Cymdeithasol (roedd diweddariad wedi ei ddarparu o dan yr eitem flaenorol).

PENDERFYNWYD y dylid nodi’r adroddiadau llafar oddi wrth aelodau a fu’n mynychu cyfarfodydd.

Daeth y cyfarfod i ben am 11.25 a.m.