Agenda and draft minutes

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiadau personol neu gysylltiadau sy'n rhagfarnu yn unrhyw eitem a nodwyd i'w hystyried yn y cyfarfod hwn.

Ni chafwyd unrhyw ddatgan cysylltiad.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel mater brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Dim.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio Perfformiad a gynhaliwyd ar 20 Mawrth 2014 (copi ynghlwm).

9.30 a.m. – 9.35 a.m.

Cyflwynwyd Cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio Perfformiad a gynhaliwyd ar ddydd Iau, 20 Mawrth 2014.

PENDERFYNWYD y dylid derbyn a chymeradwyo’r Cofnodion fel cofnod cywir.

I dderbyn adroddiad gan yr Uwch Ymgynghorydd Iechyd a Diogelwch Corfforaethol (copi ynghlwm) i ystyried rheolaeth y Cyngor o faterion iechyd a diogelwch cyffredinol a diogelwch tân.

9.35 a.m. – 10.05 a.m.

Fe gyflwynodd yr Aelod Arweiniol dros Gyllid ac Asedau, y Cynghorydd Julian Thompson-Hill yr adroddiad blynyddol (a ddosbarthwyd yn flaenorol) i roi'r wybodaeth ddiweddaraf ar reoli Iechyd a Diogelwch yng Nghyngor Sir Ddinbych (CSDd) fel y gwelir o safbwynt y Tîm Iechyd a Diogelwch Corfforaethol (IaDC).

Yn ystod y 12 mis diwethaf, mae cynnydd sylweddol wedi'i wneud a bu rhai newidiadau cadarnhaol yn y diwylliant diogelwch o fewn Cyngor Sir Ddinbych.  Mae strwythur y Tîm IaDC hefyd wedi newid a bellach yn fwy syml dan arweiniad Gerry Lapington.

Cafwyd trafodaethau manwl ynglŷn â phwysigrwydd iechyd a diogelwch, yn arbennig mewn ysgolion, ac yn adrannau Gwasanaethau Cymdeithasol a Phriffyrdd.  Yn ogystal, codwyd y prif bwyntiau canlynol:

·        Er bod y Pwyllgor yn cydnabod agwedd ragweithiol Tîm IaDC i wneud ei waith, a’r gwasanaethau yn cynyddu eu parodrwydd i weithio â'r Tîm i wella diogelwch ac i leihau risgiau, roedd pryderon ynghylch anallu / annigonolrwydd meddalwedd TG i gynhyrchu adroddiadau sy’n categoreiddio anafiadau’n gywir.  Roedd hyn wedi bod yn broblem hir-sefydlog a oedd wedi arwain at y rhan fwyaf o anafiadau’n cael eu categoreiddio fel "amherthnasol" neu "arall".  Er gwaethaf ymdrechion sylweddol ar ran Adran TG y Cyngor a'r darparwr meddalwedd, roedd y broblem dal heb gael ei datrys.

·        Cyn 2013, talwyd am swm sylweddol o hyfforddiant.  Er bod yr hyfforddiant proffesiynol hwn fel arfer yn cynnwys achrediad cenedlaethol cydnabyddedig, roedd yn gostus ac yn dueddol o fod yn generig.   Mae aelodau’r tîm Iechyd a Diogelwch Corfforaethol ar yr un lefel broffesiynol â’r darparwyr allanol, felly ar y sail hon y Tîm Iechyd a Diogelwch Corfforaethol sydd bellach yn darparu’r rhan fwyaf o’r hyfforddiant Iechyd a Diogelwch gydag adnoddau eu hunain.  Mae'r newid hwn wedi galluogi'r Tîm IaDC i ddarparu'r rhan fwyaf o'r hyfforddiant ar gyfer staff Cyngor Sir Ddinbych, yn ogystal â chynnig arbedion cost sylweddol o £950 y dydd.

Dyma’r Pwyllgor:

YN PENDERFYNU:-

(a)  Yn amodol ar y sylwadau uchod i dderbyn  Adroddiad Blynyddol Tîm Iechyd a Diogelwch Corfforaethol ar ei weithgareddau; ac

(b)  Mae gwahoddiad yn cael ei anfon at Bennaeth TGCh, Rheolwr Iechyd a Diogelwch Corfforaethol a chynrychiolwyr o Civica i fynychu cyfarfod yn y dyfodol gyda'r bwriad o edrych ar y problemau a gafwyd gyda'r meddalwedd recordio / adrodd yn ôl ar gyfer ystadegau Iechyd a Diogelwch, ac atebion posibl ac amserlenni ar gyfer eu datrys.

I dderbyn adroddiad gan y Pennaeth Tai a Datblygu Cymunedol (copi ynghlwm) i archwilio Cynllun Gwella'r Gwasanaethau (gan gynnwys y cynllun cynnal a chadw tai).

10.05 a.m. – 10.45 a.m.

Fe gyflwynodd Pennaeth Tai a Datblygu Cymunedol  adroddiad i’r Aelodau (wedi’i ddosbarthu’n flaenorol) i adolygu gwelliannau gwasanaeth a wnaed i'r Gwasanaeth Tai o ganlyniad i'r "archwiliad ffug" a gynhaliwyd gan y Rhwydwaith Ansawdd Tai yn 2011 ac roedd yn amlinellu’r fframwaith rheoli perfformiad sydd wedi’i sefydlu i gefnogi nod y gwasanaeth o welliant parhaus.

Penodwyd y Pennaeth Tai ym mis Ebrill 2011 ac ym mis Gorffennaf 2011 comisiynwyd "archwiliad ffug" o'r Rhwydwaith Ansawdd Tai i asesu perfformiad y gwasanaeth yn erbyn graddfeydd Comisiwn Archwilio sefydledig a oedd yn amrywio o wasanaeth rhagorol 3 seren (25% o berfformwyr uchaf ledled y DU) i berfformwyr 0 seren (10%  o'r perfformwyr isaf).

Daw canfyddiadau'r arolygiad ffug i'r casgliad bod y gwasanaeth ar y cyfan yn "wasanaeth landlord traddodiadol".  Roedd wedi bod yn adweithiol yn hytrach na rhagweithiol, roedd gwendidau yn fwy amlwg na chryfderau, a phrofwyd  problemau yn gyffredinol ar draws pob tîm.

Mae'r Cynllun Gwella Gwasanaethau Tai a'r Fframwaith Rheoli Ansawdd a Pherfformiad yn deillio o'r arolygiad ffug a gynhaliwyd ym mis Awst 2011. O ganlyniad i'r adolygiad, yn ystod y tair blynedd diwethaf, mae nifer o dimau / adrannau o fewn y Gwasanaeth Tai wedi cael eu hailstrwythuro.  Roedd hyn wedi arwain at newid mewn diwylliant ymysg staff a oedd wedi arwain at welliant mewn perfformiad a gwell cyfradd  o fodlonrwydd ymysg tenantiaid.

Cynhaliwyd trafodaeth fanwl  a chyfeiriwyd at y manteision disgwyliedig o gael system TG newydd, y cytundeb tenantiaeth newydd arfaethedig lle byddai ymgynghoriad arno, a'r angen i lunio cynllun rheoli stoc tai.  Yn dilyn y drafodaeth fe ymgymerodd y Pennaeth Tai:

·        I bwysleisio i Swyddogion Ystadau Gwasanaeth Tai y pwysigrwydd o fwydo yn ôl i'r aelodau lleol unrhyw bwyntiau a godwyd yn ystod ymweliadau safle / arolygiadau yn ogystal â chynnydd a gyflawnwyd wrth ddatrys materion

·        Darparu’r Cynghorwyr â’r wybodaeth ar y nifer o eiddo Landlordiaid Cymdeithasol Cofrestredig ym mhob rhanbarth etholiadol o'r Cyngor

·        Dosbarthu adroddiad gwybodaeth i'r Cynghorwyr ar sut y gallai'r Cyngor fynd i’r afael â’r ddarpariaeth  "hunan-ariannu tai" newydd yn y sir.

·        Cynnwys Aelodau yn gynnar yn natblygiad y Cytundeb Tenantiaeth newydd ar gyfer stoc tai'r Cyngor, gorau oll un Aelod o bob Grŵp Aelodau Ardal (MAG) gan y byddant yn ymwybodol o faterion lleol a gwrthwynebiad posibl.

Dyma’r Pwyllgor:

YN PENDERFYNU:

(a)  Er gwaethaf y gwaith pellach sydd ei angen i gyflawni uchelgais y Gwasanaeth i fod yn wasanaeth rhagorol, dylid nodi'r cynnydd sylweddol a wnaed hyd yma mewn perthynas â gwella gwasanaeth

(b)  Bod swyddogion yn rhoi adborth i aelodau lleol o ganlyniadau eu hymweliadau â stadau tai ac o’r cynnydd a wnaed wrth fynd i'r afael â’r materion a godwyd

(c)  Bod y wybodaeth ychwanegol y gofynnwyd amdani gan yr aelodau yn cael ei ddarparu, a

(d)  Bod aelodau etholedig yn cymryd rhan yn y gwaith o ddatblygu'r cytundeb tenantiaeth newydd o’r cychwyn cyntaf.

Ar y pwynt hwn (11.15am) cafwyd egwyl o 10 munud.

Ailddechreuwyd y cyfarfod am 11.25am.

I dderbyn adroddiad gan y Swyddog Gwella Corfforaethol (copi ynghlwm) i gyflwyno fersiwn diweddaraf o'r Gofrestr Risg Corfforaethol i’r Pwyllgor Archwilio Perfformiad, fel y cytunwyd yng nghyfarfod Briffio’r Cabinet.

11.00 a.m. – 11.30 a.m.

Fe gyflwynodd  y Swyddog Gwella Corfforaethol yr adroddiad (copi wedi’i ddosbarthu eisoes) sy’n cyflwyno fersiwn diweddaraf o'r Gofrestr Risg Corfforaethol i’r Pwyllgor Archwilio Perfformiad, fel y cytunwyd yng nghyfarfod Briffio’r Cabinet.

Mae'r Gofrestr Risg Corfforaethol yn galluogi'r Cyngor i reoli’r tebygolrwydd ac effaith y risgiau mae'n eu hwynebu trwy werthuso effaith unrhyw gamau lliniaru cyfredol, a chofnodi terfynau amser a chyfrifoldebau ar gyfer camau pellach a ddylai alluogi rheolaeth dynnach.

Y Tîm Gweithredu Corfforaethol a’r Cabinet sydd wedi datblygu ac sydd â’r cyfrifoldeb am y Gofrestr Risg Corfforaethol.

Mae’r Gofrestr Risg Corfforaethol yn cael ei hadolygu’n ffurfiol ddwywaith y flwyddyn gan y Cabinet a’r CET.   

Yn dilyn pob adolygiad ffurfiol o’r Gofrestr Risg Corfforaethol, mae’r ddogfen sydd wedi’i hadolygu’n cael ei chyflwyno i’r Pwyllgor Archwilio Perfformiad.

Mae Archwilio Mewnol y Cyngor yn darparu sicrwydd annibynnol ar effeithiolrwydd dulliau rheoli mewnol a’r mecanwaith sydd wedi’u gosod er mwyn lliniaru risgiau ar draws y cyngor.   Mae hefyd yn cynnig her annibynnol i sicrhau bod egwyddorion a gofynion rheoli risg yn cael eu defnyddio’n gyson ym mhob rhan o’r cyngor.   Mae Archwilio Mewnol hefyd yn defnyddio gwybodaeth o gofrestrau risg gwasanaethau a’r un corfforaethol er mwyn penderfynu ar eu rhaglen gwaith i’r dyfodol.

Mae'r Gofrestr Risgiau Corfforaethol diwygiedig wedi cael eu harchwilio gan y Pwyllgor lle rhoddwyd ystyriaeth arbennig i’r prif newidiadau i'r Gofrestr yn dilyn yr adolygiad diweddar. 

Cafwyd trafodaeth sylweddol ynglŷn â risgiau sy'n ymwneud â'r Fframwaith Adnoddau Dynol, Sefydliadau Hyd-Braich a phartneriaethau a rhyngwynebau rhwng y Cyngor a Bwrdd Iechyd Prifysgol Betsi Cadwaladr (BIPBC).

Eglurodd y Prif Weithredwr y penderfyniadau buddsoddi, o ran systemau TG, a fyddai angen eu gweithredu yn y dyfodol agos, unwaith y bydd ymateb Llywodraeth Cymru i Adroddiad y Comisiwn Williams ar Lywodraethu a Chyflenwi Gwasanaethau Cyhoeddus yn hysbys.

Cytunodd yr Aelodau i beidio â dilyn y risg o ran Cwmnïau Hyd-Braich ar hyn o bryd, ond i aros am gasgliad Gwaith y Pennaeth Archwiliad Mewnol ar fframwaith asesu’r Cyngor ar gyfer Sefydliadau Hyd-Braich cyn ystyried risg DCC013 pellach. 

Awgrymwyd y byddai'n ddoeth i wahodd Prif Weithredwr newydd y Bwrdd Iechyd a'i Gadeirydd i sesiwn Briffio’r Cyngor yn y dyfodol i drafod cynlluniau’r dyfodol a materion iechyd / gofal cymdeithasol gyda’r holl Gynghorwyr.  Cafodd hyn ei awgrymu gyda’r golwg i gynnal ac adeiladu ar y trefniadau gweithio presennol gyda BIPBC.

Mynegodd y Pwyllgor bryderon ynghylch y risg a nodwyd mewn perthynas â'r Fframwaith Adnoddau Dynol ac o’r siawns na fyddai efallai yn cefnogi amcanion y Cyngor.  Cytunodd yr holl Aelodau i alw'r mater i mewn i gyfarfod yn y dyfodol, ar gyfer craffu manwl.

PENDERFYNWYD:

(a)  Yn amodol ar yr arsylwadau uchod i nodi’r agweddau i’w dileu, ychwanegu a’u newid i’r Gofrestr Risg Gorfforaethol, ac

(b)  Ar sail pryderon yr aelodau ynglŷn â'r risgiau a berir i'r Awdurdod os nad yw'r Fframwaith Adnoddau Dynol yn bodloni ei nodau, i ofyn bod swyddogion perthnasol yn mynychu cyfarfod yn y dyfodol i roi manylion ynglŷn â’r cynnydd a wnaed ac ar gynlluniau yn y dyfodol i liniaru a lleihau’r risg dan sylw.

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Archwilio (copi ynghlwm) yn gofyn am adolygiad o Raglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor a diweddaru'r Aelodau ar faterion perthnasol.

11.30 a.m. – 11.50 a.m.

Copi o adroddiad gan y Cydlynydd Archwilio, a oedd yn gofyn i'r Pwyllgor adolygu a chytuno ar ei Raglen Gwaith i'r Dyfodol ac yn rhoi diweddariad ar faterion perthnasol, wedi ei ddosbarthu gyda'r papurau ar gyfer y cyfarfod.  Roedd Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Cabinet wedi'i chynnwys fel Atodiad 2 ac roedd tabl yn crynhoi penderfyniadau diweddar y Pwyllgor, ac yn cynghori ar y cynnydd wrth weithredu’r rhaglen, wedi’i atodi yn Atodiad 3 o'r adroddiad. 

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i’w ddrafft o’r Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol ar gyfer cyfarfodydd i ddod, fel y manylir yn Atodiad 1, a chytunwyd ar y newidiadau a’r ychwanegiadau canlynol ar gyfer cyfarfodydd canlynol:-

(a)  17 Gorffennaf, 2014 - gwahoddiad i TG a Civica i drafod cynnydd wrth ddatrys problemau gyda'r system feddalwedd Iechyd a Diogelwch Corfforaethol.

(b)  17 Gorffennaf, 2014 - Fframwaith Adnoddau Dynol.

Gofynnir i bob Aelod Arweiniol i fynychu cyfarfod 17 Gorffennaf

Cyfarfod 12 Mehefin – gofynnir i’r Aelodau Arweiniol,  y Cynghorwyr Julian Thompson-Hill a Bobby Feeley i fod yn bresennol.

Gofynnwyd i'r Aelodau roi gwybod i'r Cydlynydd Craffu o unrhyw ofynion hyfforddiant Craffu lle byddent yn elwa ohonynt.  Byddai'r Cydlynydd Craffu hefyd yn canfod a fyddai unrhyw hyfforddiant Craffu Gogledd Cymru ar gael.

Cododd y Cynghorydd Meirick Lloyd Davies y mater o enwi strydoedd.  Cafodd y mater ei grybwyll yn flaenorol yn y Grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion Craffu a oedd wedi dod i'r casgliad bod y mater ddim yn haeddu ystyriaeth gan Bwyllgor Craffu.  Fe gwestiynodd y Cynghorydd Lloyd Davies y penderfyniad.

Eglurodd y Prif Weithredwr y byddai'r Polisi Enwi Strydoedd yn cael ei gyflwyno i'r Cabinet ar 27 Mai, ar ôl hynny, byddai modd cyflwyno’r polisi i'r Pwyllgor Craffu hwyrach ymlaen i edrych ar y cynnydd a wnaed ar ôl ei roi ar waith.

Roedd y Cydlynydd Craffu wedi gofyn yn y gorffennol am wirfoddolwyr i fod yn aelodau o’r Grŵp Tasg a Gorffen ar gyfer Gofal Cymdeithasol i Oedolion wedi’i ddarparu gan yr Awdurdod Lleol.  Roedd Pedwar Aelod wedi dangos diddordeb hyd yma ac fe wirfoddolodd y Cynghorydd Richard Davies i fod yn ail gynrychiolydd ar y Grŵp o’r Pwyllgor Craffu Perfformiad.

PENDERFYNWYD yn amodol ar newidiadau a’r cytundebau uchod i gymeradwyo’r Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol.

Derbyn unrhyw ddiweddariad gan gynrychiolwyr y Pwyllgor ar amrywiol Fyrddau a Grwpiau'r Cyngor.

11.50 a.m. 12.00 hanner dydd.

Dim.

Daeth y cyfarfod i ben am 12.40pm.