Agenda and draft minutes

Derbyniwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorydd  Bill Cowie, Cynghorydd  Meirick Lloyd Davies, Cynghorydd  Geraint Lloyd-Williams, Cynghorydd  Peter Owen ac Aelod Arweiniol Gofal Cymdeithasol - Gwasanaethau Oedolion a Phlant (Cynghorydd  Bobby Feeley)

Aelodau i ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Bu i’r Cynghorydd David Simmons a Dewi Owens ddatgan cysylltiad personol ag eitem 7 ar yr agenda gan eu bod yn aelodau o’r Bwrdd Ystadau Amaethyddol. Hysbyswyd nad oedd gwrthdaro buddiannau gan nad oedd yr eitem hon yn gysylltiedig â gwneud penderfyniad.

Rhybudd o eitemau y dylid ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chodwyd unrhyw eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y

cyfarfod fel materion brys dan Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio Perfformiad a gynhaliwyd ar 20 Chwefror 2014 (copi ynghlwm).

09:30 – 09:35

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio Perfformiad a gynhaliwyd ddydd Iau, 20 Chwefror, 2014.

Materion yn codi:-

Tudalennau 6 - 8, ‘Moderneiddio Addysg – Adroddiad Cynnydd’:

·        Nid yw’r Cyngor wedi derbyn copi Cymraeg o adroddiad Adolygiad Gateway.

·        Aelodau o Fwrdd Moderneiddio Addysg: disgwyl cadarnhad i’r cais i gynrychiolwyr archwilio allu mynychu/gwasanaethu ar y Bwrdd

·        Ysgol Plas Brondyffryn: disgwyl canlyniad ymholiadau ynghylch gosod y piler yn y neuadd addysg gorfforol.

Tudalen 10 - ‘Adborth gan Gynrychiolwyr y Pwyllgor: cyfeiriad at adroddiad Ombwdsmon ar ddileu dyledion Treth y Cyngor. Holwyd swyddogion a dywedwyd nad oedd adroddiad penodol ar y pwnc uchod ond roedd y penderfyniad canlynol wedi ei wneud y llynedd:

“Cadarnhad – Mawrth 2013

Cwynodd Mr J am y ffordd yr oedd Cyngor Sir Ddinbych (“y Cyngor”) wedi rheoli cyfrif treth y cyngor ar gyfer cartref ei ddiweddar fam. Roedd y Cyngor wedi cyflwyno gŵys am beidio â thalu treth y cyngor, i Ysgutorion ei hystâd. Roedd Mr J yn gyd Ysgutor gyda chwmni Cyfreithwyr lleol. Talodd Mr J yr arian a oedd yn ddyledus i’r Cyngor o’i gyfrif personol.

Yn ddiweddarach daeth Mr yn ymwybodol fod preswylydd cofrestredig newydd yr eiddo yn atebol am y taliadau. Ysgrifennodd at y Cyngor yn gofyn am ad-daliad o’r arian yr oedd wedi ei dalu. Ni chafodd cais Mr J ei gydnabod a bu’n rhaid iddo gysylltu â’r Cyngor i gael ymateb. Lleisiodd Mr J bryderon ychwanegol ynglŷn â’r camau a gymerwyd gan y Cyngor yn dilyn ei gais am ad-daliad, gan eu bod wedi gofyn am gydsyniad ei gyd Ysgutor cyn rhoi’r ad-daliad yn ogystal â’r ffordd y teimlai ei fod wedi cael ei drin gan staff y Cyngor. Cafodd Mr J ad-daliad gan y Cyngor tua 4  mis yn ddiweddarach.

Ar ôl ystyried yr holl dystiolaeth a oedd ar gael, daeth yr Ombwdsmon i’r casgliad bod y ffordd yr oedd y Cyngor wedi rheoli’r cyfrif treth y cyngor ar gyfer yr eiddo yn rhesymol ar y cyfan. Fodd bynnag, nododd yr Ombwdsmon nad oedd gwasanaeth y Cyngor yn cyrraedd y safon ofynnol ar gyfer delio â chais ysgrifenedig Mr J am ad-daliad. Hefyd teimlai’r Ombwdsmon y dylai’r Cyngor, o leiaf, fod wedi dweud wrth Mr J am y camau yr oedd yn rhaid eu cymryd i gael cydsyniad ei gyd Ysgutor cyn y gallai roi’r ad-daliad iddo. Cytunodd y Cyngor ag argymhellion yr Ombwdsmon i ymddiheuro i Mr J a thalu £100 iddo am y methiannau a nodwyd a’r amser a’r drafferth a gymerwyd i ddelio â’r gŵyn. Cyfeirnod achos 201201315”

Adroddwyd yr uchod i’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol fel rhan o Adroddiad Blynyddol”.

Penderfynwyd – yn amodol ar yr uchod, bod y Cofnodion yn cael eu derbyn a’u cymeradwyo fel cofnod cywir.

Manylu ar y gwasanaeth amgen a fydd ar gael i drigolion yn dilyn cau asiantaethau cymunedol yn y sir a diwedd cyllid Taith i Waith.

09:35 – 10:20

Cyflwynodd y Cynghorydd  B. Feeley ei hymddiheuriadau am fethu â mynychu’r cyfarfod i gyflwyno’r adroddiad.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan Bennaeth Gwasanaethau Oedolion a Busnes  ac atgoffodd y Pwyllgor o’r gweithdai ar y gyllideb y llynedd lle cynigiwyd arbed £25,000 y flwyddyn ar gostau llety'r Asiantaeth Datblygu Cymunedol. Manylodd ar y camau a oedd yn cael eu cymryd i sicrhau dull arall o ddarparu gwasanaethau ar hyn o bryd gan yr Asiantaeth Datblygu Cymunedol - e.e. gan grwpiau’r trydydd sector.

Lleisiwyd y pryderon canlynol gan y Pwyllgor:

•           Mae’r adeiladau presennol yng ngorsaf reilffordd y Rhyl mewn lleoliad canolog ac yn hawdd i unigolion gyrraedd atynt gyda chludiant cyhoeddus. Efallai nad yw mannau eraill fel Canolfan Foryd mor hygyrch.

•           Yr effaith bosibl ar swyddi unwaith y bydd y llety wedi dod yn wag a’r Asiantaeth Datblygu Cymunedol yn cau.

•           I ba raddau yr oedd ymgynghoriad ar gau’r adeiladau a’r Asiantaeth wedi ei gynnal?

Rhoddodd Rheolwr Gwasanaeth Datblygu Cymunedol sicrwydd i’r Pwyllgor fod adeiladau Canolfan Foryd o fewn 500 llath i’r orsaf ar Princes Street.

Eglurwyd bod 5 aelod o staff wedi bod yn gweithio i’r Asiantaeth Datblygu Cymunedol tan 5 mlynedd yn ôl, a bod y nifer wedi lleihau’n raddol i 2 weithiwr ac y byddai’r Asiantaeth wedi cau pe na bai wedi derbyn arian gan brosiect Taith i Waith. Rhagwelid y byddai’r 2 aelod o staff a oedd yn gweithio ar hyn o bryd yn yr Asiantaeth Datblygu Cymunedol yn cael eu hadleoli i rôl cymorth cymunedol o fewn y Gwasanaeth.

Roedd aelodau eraill o staff wedi eu cyflogi gan y prosiect Taith i Waith. Roeddent wedi eu cyflogi ar gontractau tymor byr gan wybod yn llawn bod eu swyddi yn y dyfodol yn dibynnu ar sicrhau grant pellach.

Roedd y cam o gau’r Asiantaeth wedi ei drafod â’r holl unigolion a oedd yn defnyddio’r ganolfan. Cydnabuwyd nad oedd yr un lefel o drafodaeth wedi digwydd gyda chymunedau ehangach ond roedd Aelodau Etholedig o Brestatyn a’r Rhyl wedi cymryd rhan mewn gweithdy a oedd yn rhoi sylw i’r strategaeth ymadael.

Roedd ymgynghoriad llawn yn cael ei gynnal ar y newidiadau i’r gwasanaeth ac mae Asesiad Effaith Cydraddoldeb ar y gweill. Byddai’r gwasanaeth yn parhau am y 3 mis nesaf tra bod trafodaethau gyda grwpiau trydydd parti’n parhau i geisio chwilio am ddarpariaeth arall.

Cyfeiriodd y Pwyllgor at y ffigyrau a oedd yn dangos y defnydd o’r ganolfan yn ystod cyfnod o 3 mis a gofynnodd am yr ystadegau am y 12 mis blaenorol.  Hefyd gofynnwyd am y ffigyrau i ddangos dadansoddiad o faint o bobl y tu allan i’r Rhyl a oedd yn defnyddio’r ganolfan.

Penderfynwyd: -

(a)       yn amodol ar y sylwadau a wnaed ac ar ddarparu’r wybodaeth angenrheidiol, bod y Pwyllgor yn cymeradwyo’r camau sy’n cael eu cymryd i sicrhau y deuir o hyd i ffyrdd eraill o ddarparu’r gwahanol wasanaethau a ddarperir ar hyn o bryd gan yr Asiantaeth Datblygu Cymunedol ar sail gostyngiad o £25,000 yn eu cyllideb; a

(b)       bod adroddiad gwybodaeth yn cael ei baratoi i’r Pwyllgor yn hydref 2014 yn manylu ar y cynnydd a wnaed i sicrhau safle a threfniadau darparu eraill ar gyfer darparu gwasanaethau’r Asiantaeth

Ystyried adborth ar yr ymweliadau mewnol â darparwyr gofal cymdeithasol sy'n tynnu sylw at ansawdd, profiad y cwsmer a chamau gweithredu arfer da/gwelliannau ar gyfer y darparwyr.               

10:20 – 10:50

Cyflwynodd Pennaeth Gwasanaethau Oedolion a Busnes adroddiad ar gynnydd ymweliadau darparwyr mewnol a’r adborth a dderbyniwyd o ganlyniad i’r ymweliadau. Eglurodd fod aelodau etholedig wedi ymweld â sefydliadau gofal cymdeithasol y Sir ar sail rota ac wedi rhoi adborth i hwyluso’r gwaith o lunio cynllun gweithredu er mwyn rhoi sylw i ddiffygion neu feysydd pryder.

Ar y cyfan roedd yr adborth yn gadarnhaol a cheisiodd y rheolwyr weithredu’r gwelliannau a argymhellwyd yn gyflym, yn arbennig y rhai heb oblygiadau cyllidebol.

Ar y cyfan, dywedwyd bod safonau gofal o ansawdd da iawn a bod unrhyw bryderon a godwyd yn tueddu i ymwneud â materion cynnal adeiladau. Byddai angen trafod unrhyw waith o bwys oedd angen ei wneud gyda’r Adran Gyllid.

Canmolodd y Pwyllgor y gofal a’r gwasanaethau a ddarperid gan yr Awdurdod yn y sefydliadau hyn. Cydnabuwyd bod darparu gofal cymdeithasol preswyl yn gostus ac nad oedd rhai awdurdodau lleol bellach yn darparu gwasanaethau o’r fath. Yn y dyfodol agos mae’n bosibl y bydd yn rhaid i Sir Ddinbych ystyried a all barhau i ddarparu sefydliadau darparu gofal ar yr un lefel. Gofynnodd y Cadeirydd am adroddiad arolwg o gyflwr sefydliadau darparu gofal yr Awdurdod er mwyn pwyso a mesur pa rai a oedd yn addas i’r pwrpas.

Cododd Pennaeth Archwilio Mewnol y mater nad oedd rhai sefydliadau’n cadw’n ddigon caeth at bolisïau - yn arbennig o ran arwyddo wrth gyrraedd, ymarferion tân a diogelwch - materion sy’n gwella yn dilyn yr ymyrraeth hon.

Hefyd awgrymodd y Prif Weithredwr y dylid edrych ar werth am arian y gwasanaethau mewnol. Nodwyd bod darparu cartrefi preswyl a ddefnyddir gan 70/80 o unigolion yn costio tua £5 million. Pwysleisiodd y Prif Weithredwr nad oedd gan Awdurdodau Lleol eraill y math hwn o ddarpariaeth gan ei fod yn ddewisol yn hytrach na statudol a chwestiynodd a oedd yn fforddiadwy. Yn ei farn ef roedd y rhain yn faterion “o bwys” yr oedd angen edrych arnynt ac awgrymodd fod y Pwyllgor yn dechrau trafod ffyrdd eraill o gynnal gweithgareddau mewnol presennol.

Awgrymwyd y gellid cymharu â’r sector preifat o ran cost y pen ar gyfer darparu gwasanaeth o’r fath. Mewn ymateb, dywedodd y Cadeirydd fod defnyddio grwpiau tasg a gorffen wedi ei drafod yn y Grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion Archwilio diweddar ac awgrymodd y byddai hwn yn bwnc delfrydol i grŵp tasg a gorffen. Cytunodd i sôn am y cynnig yng nghyfarfod nesaf y Grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion Archwilio.

Penderfynwyd: - nodi’r wybodaeth a ddarparwyd am yr Ymweliadau Darparwyr Mewnol a bod Grŵp Tasg a Gorffen Archwilio yn cael ei sefydlu gyda golwg ar edrych ar opsiynau o ran gwerth am arian wrth ddarparu gwasanaethau gofal cymdeithasol o ansawdd uchel yn y Sir.

Amlinellu'r cynnydd a wnaed gyda rhesymoli ystâd amaethyddol y Sir, y buddsoddiad hyd yma yn yr ystâd, nifer yr unedau sydd ar osod a hyd prydlesi, nifer yr unedau a ildiwyd, nifer yr unedau a werthwyd a’r cyfalaf a gafwyd yn sgil gwerthu, a strwythur staffio'r adran Ystâd Amaethyddol.

11:00 – 11:45

GWAHARDD Y WASG A’R CYHOEDD

PENDERFYNWYD gwahardd y Wasg a’r Cyhoedd o’r cyfarfod dan ddarpariaethau Adran 100A o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972, tra ystyrir yr eitemau canlynol ar y rhaglen, oherwydd ei bod yn debygol y bydd gwybodaeth eithriedig yn cael ei datgelu, fel y diffinnir hi ym Mharagraff 12, 13 a 14 Rhan 4 Atodlen 12A o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972.

RHAN II

Rhoddodd Aelod Arweiniol Cyllid ac Asedau drosolwg o’r adroddiad cyfrinachol a ddosbarthwyd yn flaenorol. Pwysleisiodd ei fod yn bwysig gwahaniaethu rhwng y ddau fath o gytundeb tenantiaeth sy’n bodoli ar hyn o bryd.

Mae tenantiaethau o dan Ddeddf Daliadau Amaethyddol 1986 ar gyfer y tenantiaid lle mae cyfrifoldebau cynnal dan ofal yr Awdurdod. Maent yn cael eu hystyried fel tenantiaethau oes; pe bai’r tenant yn rhoi’r gorau i ffermio byddai’r Awdurdod yn atebol am ddarparu llety arall. Mae tenantiaethau a ffurfir o dan Ddeddf Tenantiaethau Fferm 1995 yn cynnig mwy o hyblygrwydd i gysylltu â thenantiaid ac ar y tenant yn hytrach na’r landlord y mae’r baich o drwsio a chynnal.

Mae Gwasanaethau Eiddo wrthi’n ceisio rhyddhau ffermydd sydd i’w gwaredu trwy symud tenantiaid o dan delerau Deddf Tenantiaethau Fferm 1986 i ffermydd eraill lle mae angen llai o waith cynnal / baich ariannol llai. Fodd bynnag dim ond tîm bach sy’n dibynnu ar incwm ffioedd a galwyd arnynt i ddelio â Blaenoriaethau Corfforaethol eraill - e.e. prynu gorfodol yng Ngorllewin y Rhyl  ac arolygon o gyflwr safleoedd corfforaeth hyd braich - sy’n gadael dim ond un syrfëwr 0.5 cyfwerth ag amser llawn i weithio ar y materion sydd wedi cronni’n ymwneud ag ystadau amaethyddol.

Lleisiodd y Cynghorydd Hughes bryderon nad yw tai ar ffermydd yn dod o dan ofyniad Safon Ansawdd Tai Cymru, a’u bod efallai’n dadfeilio, yn orlawn ac yn anaddas i deuluoedd. Awgrymodd y Cynghorydd Hughes y dylid defnyddio derbyniadau cyfalaf yn sgil gwaredu ystadau amaethyddol ar gyfer adnewyddu tai ffermydd.

Mewn ymateb, dywedodd y Cynghorydd Thompson-Hill fod polisi blaenorol o neilltuo derbyniadau cyfalaf ond nad oedd yn sicrhau’r lefel o gronfeydd oedd ei hangen. Mae’r Awdurdod wedi gorfod canolbwyntio ar agweddau iechyd a diogelwch ar ystadau yn hytrach nag adnewyddu.

Cadarnhaodd David Mathews, y Rheolwr Prisio ac Ystadau fod angen cymaint o waith ar rai adeiladau fferm fel y byddai’n fwy cost effeithiol codi rhai newydd yn hytrach na’u trwsio. Yr ateb gorau ar gyfer ffermdai y mae angen gwneud gwaith arnynt, fyddai eu gwaredu. Ystyriai y gallai’r Awdurdod ddal ei afael ar ystâd amaethyddol gweddol fawr ond roedd angen gwneud newidiadau sylweddol.

Cwestiynodd y Cynghorydd Roberts y ffaith nad oedd Syrfëwr proffesiynol wedi ei gymhwyso mewn Arfer Gwledig o fewn y Cyngor a’r risg oedd ynghlwm â hyn. Mewn ymateb, dywedodd y Rheolwr Prisio ac Ystadau eu bod yn cael eu cyflogi fel ymgynghorwyr pan fo arian ar gael a phan fo angen - er enghraifft ar gyfer adolygu rhenti.

Gofynnodd y Cynghorydd Roberts am eglurhad ynglŷn â defnyddio adnoddau Cyfreithiol. Cadarnhaodd y Rheolwr Prisio ac Ystadau eu bod fel arfer yn ymgynghori â’r gweithredwyr cyfreithiol mewnol, ond mae Deddf Tenantiaethau Fferm 1995 hefyd yn darparu ar gyfer priswyr / syrfewyr i lunio’r tenantiaethau. Mae’r Rheolwr Prisio ac Ystadau wedi bod yn ymgymryd â’r rôl hon gan fod ganddo flynyddoedd lawer o brofiad ac mae’n deall yr iaith a ddefnyddir.

Yn dilyn cafwyd trafodaeth ynglŷn â sefyllfa bresennol ffermydd y Sir yn cynnwys les tenantiaid, defnydd, rhenti ac opsiynau eraill. Gofynnodd Aelodau a oedd digon o bwyslais ar sicrhau derbyniadau cyfalaf trwy waredu eiddo amaethyddol? Os nad oedd gwaredu’n opsiwn pam fod incwm rhenti yn llawer llai  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Archwilio (copi wedi’i amgáu) yn gofyn am adolygiad o Raglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor a diweddaru'r aelodau ar faterion perthnasol.

11:45 – 12:05

Aeth y cyfarfod yn ei flaen fel sesiwn agored i drafod gweddill y busnes.

RHAN I

Roedd copi o adroddiad gan y Cydlynydd Archwilio, a oedd yn gofyn i’r Pwyllgor adolygu a chytuno ar ei Raglen Gwaith i’r Dyfodol ac yn diweddaru materion perthnasol, wedi ei ddosbarthu gyda’r papurau ar gyfer y cyfarfod.

Ystyriodd y Pwyllgor ffurf drafft ei Raglen Gwaith i’r Dyfodol ar gyfer cyfarfodydd y dyfodol, fel y manylir yn Atodiad 1, a chytunwyd ar y newidiadau a’r ychwanegiadau canlynol ar gyfer y cyfarfodydd canlynol:-

a)    Dylai’r adroddiad gwybodaeth ar gyflwr ysgolion y Sir fod ar gael yng nghyfarfod fis Mai o’r Pwyllgor.

b)    Dylid cynnwys Adroddiad Blynyddol Drafft y Cyfarwyddwr Gwasanaethau Cymdeithasol 2013/14 ar y rhaglen waith ar gyfer rhaglen gwaith i’r dyfodol y Pwyllgor yn ei gyfarfod ar 17 Gorffennaf.

c)    Yr wybodaeth ddiweddaraf am faterion yr Ystâd Amaethyddol i’w cyflwyno yn y cyfarfod ar 12 Mehefin.

d)    Bydd Darparu Teledu Cylch Caeedig (TCC) a Gwasanaethau y Tu Allan i Oriau yn cael ei ddwyn ymlaen i agenda 17 Gorffennaf.

Penderfynwyd – yn amodol ar y newidiadau uchod, ac ar gytuno arnynt, bod y Rhaglen Waith fel yr amlinellir yn Atodiad 1 i’r adroddiad yn cael ei chymeradwyo.

Derbyn unrhyw ddiweddariadau gan gynrychiolwyr y Pwyllgor ar amrywiol Fyrddau a Grwpiau'r Cyngor.

12:30

Dywedodd y Cynghorydd  D. Owens wrth y Pwyllgor ei fod ef a’r Cynghorydd  P.W. Owen wedi ymweld yn ddiweddar â’r Adran Refeniw a Budd-daliadau yn y Rhyl. Dywedodd wrth y Pwyllgor fod problemau enfawr yn cael eu hachosi gan y taliad Credyd Cynhwysol newydd sy’n cael ei gyflwyno.

Roeddent hefyd wedi ymweld â staff yn Theatr Pafiliwn y Rhyl ac wedi cael argraff dda gan yr ethos gwaith tîm a amlygwyd gan y staff. Awgrymodd y dylid tynnu sylw at y tîm fel enghraifft dda i adrannau eraill.  Cynigiodd y Cynghorydd  A. Roberts eu bod yn anfon llythyr o gydnabyddiaeth at y staff yn y Theatr ac yn yr Adran Refeniw a Budd-daliadau yn cydnabod eu hymrwymiad.

Dywedodd y Cynghorydd  A Roberts ei fod wedi bod yng nghyfarfodydd y Grŵp Monitro Safonau Ysgolion yn ddiweddar, lle edrychwyd yn fanwl ar berfformiad dwy ysgol.

Diweddarodd y Cynghorydd  R. Davies y Pwyllgor ynglŷn â’r cynlluniau i gladio piler yng nghanol yr ystafell fwyta/neuadd chwaraeon yn Ysgol Plas Brondyffryn (YPBD) i leihau’r perygl o gael anafiadau wrth daro i mewn iddo. Hefyd tynnodd sylw at y mater fod plant o YPBD yn gorfod teithio i’r Rhyl i gael sesiynau nofio. Gofynnodd am esboniad ynghylch a yw’r pwll yng Nghanolfan Hamdden Dinbych ar gyfer defnydd Ysgol Uwchradd Dinbych yn unig. 

Penderfynwyd – derbyn a nodi’r adroddiadau.