Agenda and draft minutes

Dylai Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiadau personol neu rai sy’n rhagfarnu gydag unrhyw fater a nodwyd y dylid ei ystyried yn y cyfarfod hwn.

Nid oedd unrhyw Aelod wedi datgan unrhyw gysylltiad personol na chysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fusnes i’w ystyried yn y cyfarfod.

Rhybudd o faterion y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel mater brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chodwyd unrhyw eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys dan Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio Perfformiad a gynhaliwyd ar 16 Ionawr 2014 (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd Cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio Perfformiad a gynhaliwyd ddydd Iau 16 Ionawr 2014.

Materion yn codi: -

9.  Rhaglen Gwaith Archwilio - Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd A. Roberts, eglurodd y Cydlynydd Archwilio y byddai gwaith a wnaed gan y Pennaeth Archwilio Mewnol ar Sefydliadau Hyd Braich yn sail i adroddiad cynhwysfawr i'r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol, gydag adroddiad gwybodaeth yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor Archwilio Perfformiad.

PENDERFYNWYD – y dylid, yn amodol ar yr uchod, dderbyn a chymeradwyo’r Cofnodion fel cofnod cywir.

Derbyn adroddiad gan y Pennaeth Addysg (copi ynghlwm) a oedd yn rhoi manylion am y cynnydd o ran Moderneiddio Addysg.

                                                                                                          9.35 a.m.

Roedd copi o adroddiad gan y Pennaeth Cwsmeriaid a Chymorth Addysg (HCES), a oedd yn manylu canfyddiadau'r Adolygiad Gateway o Raglen Moderneiddio Addysg Sir Ddinbych ac yn rhoi diweddariad cyffredinol ar y cynnydd presennol o brosiectau unigol, wedi’i ddosbarthu gyda'r papurau ar gyfer y cyfarfod.

Cyflwynodd yr HCES yr adroddiad a oedd yn rhoi manylion y cynnydd yn erbyn Blaenoriaeth allweddol y Cyngor.  Fel rhan o ddarpariaeth y Cynllun Corfforaethol, roedd y ffrwd waith ar gyfer y flaenoriaeth o wella perfformiad mewn addysg ac ansawdd adeiladau ysgolion wedi cael ei datblygu i fod yn rhaglen glir o waith.  RRoedd y prosiectau cyfredol, a oedd yn rhan o'r ffrwd waith, yn cynnwys y prosiectau cyfalaf mawr a’r cynigion trefniadaeth ysgolion.  Roedd trafodaethau gyda LlC wedi nodi'r manteision o gynnal Adolygiad Gateway ar y ffrwd waith i ddarparu rhywfaint o sicrwydd ynghylch y mesurau a oedd ar waith i reoli'r rhaglen.  Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd M.Ll. Davies, eglurodd y HCES y byddai fersiwn Gymraeg o'r ddogfen Adolygiad Gateway PGC yn cael ei dosbarthu i'r Aelodau, os byddai fersiwn Gymraeg ar gael.

Roedd Adolygiad Gateway ffurfiol wedi'i wneud o Raglen Moderneiddio Addysg Sir Ddinbych ym mis Medi.  Roedd tîm Adolygiad Gateway annibynnol wedi cyfweld â phersonél sy'n ymwneud â’r Rhaglen  Moderneiddio Addysg.  Roedd y system adolygu wedi darparu pum categori o farn yn amrywio o Wyrdd, Ambr/Gwyrdd, Ambr, Ambr/Coch a Choch.  Mae'r asesiad hyder darparu cyffredinol o’r adolygiad wedi bod yn Ambr/Gwyrdd – Roedd darparu'n llwyddiannus yn ymddangos yn debygol, fodd bynnag, byddai angen rhoi sylw cyson i sicrhau nad oedd risgiau’n troi’n faterion o bwys a oedd yn bygwth darpariaeth.

RRoedd yr adroddiad yn cyfeirio at y canfyddiadau a'r argymhellion o'r adolygiad, a gafodd eu hymgorffori yn Atodiad 1. 

Mynegwyd pryderon ynglŷn â'r ansicrwydd o gyllid yn y dyfodol â'r Rhaglen Ysgolion Sir Ddinbych yn cael ei heffeithio gan benderfyniadau ar swm, amseriad a natur cefnogaeth ariannol LlC. Roedd Sir Ddinbych wedi ystyried sut y gallai liniaru'r effaith o lai o gyllid gyda’i raglen buddsoddi mewn ysgolion.

Eglurwyd er bod amcanion polisi ar gyfer y Rhaglen wedi’u pennu, byddai datganiad gweledigaeth cyffredinol yn nodi sut byddai'r dyfodol yn edrych yn ddefnyddiol.  Roedd yr adolygiadau ardal wedi darparu sail gadarn i’r Rhaglen.  Fodd bynnag, nid oedd mynegiant clir eto o sut y byddai'r canfyddiadau o'r ardaloedd unigol, a’r weledigaeth a ddeilliodd o'r gwaith hwnnw, yn cael eu hadlewyrchu ar lefel Rhaglen.  Er bod manteision pendant a manteision cyffredinol wedi’u nodi ar lefel prosiect, roedd gwaith i ddod â’r rhain ynghyd ar lefel Rhaglen yn dal i gael ei ddatblygu.  Roedd yr angen i gasglu dangosyddion o gyfraniad y Rhaglen at ganlyniadau addysgol yn y Sir wedi’u nodi.

Roedd y pedwar prif argymhelliad a wnaed gan yr adolygiad wedi’u cynnwys yn yr adroddiad.  At ei gilydd, roedd canfyddiadau'r adolygiad yn dangos bod y Rhaglen mewn sefyllfa gref i gyflawni canlyniadau a fwriadwyd, ac roedd cofrestr risg lefel Rhaglen wedi’i diweddaru wedi cael ei chyflwyno i’r Bwrdd Rhaglen Moderneiddio Addysg (MEPB).  Byddai Rheolwr y Rhaglen yn gyfrifol am arwain ar y darnau o waith a oedd yn weddill, a byddai cynnydd yn eu herbyn yn cael eu hadrodd i'r MEPB ym Mawrth.  Roedd manylion am Aelodaeth yr MEPB yn cael eu darparu gan yr HCES a chytunodd i fynd ar drywydd yr awgrym y gallai Aelodau Archwilio fod yn bresennol, ac o bosibl, fod yn aelodau o'r Bwrdd.

Mae'r cynnydd cyfredol yn erbyn y Rhaglen wedi cael ei asesu drwy brosesau her mewnol fel Adroddiadau Perfformiad Chwarterol a'r MEPB.  Rhoddodd y HCES grynodeb o Atodiad 2, Diweddariad Moderneiddio’r Rhaglen  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Derbyn adroddiad gan y Pennaeth Cwsmeriaid a Chefnogi Addysg (copi ynghlwm) sy’n cynnig trosolwg o’r adborth a dderbyniwyd dan Bolisi Adborth Cwsmeriaid Cyngor Sir Ddinbych ‘Eich Llais’ yn ystod Chwarter 3 2013/14.

                                                                                                          10.30 a.m. 

Roedd copi o adroddiad gan Bennaeth Cwsmeriaid a Chefnogaeth Addysg (HCES), a oedd yn darparu trosolwg o’r adborth a dderbyniwyd drwy bolisi adborth cwsmeriaid Sir Ddinbych ‘Eich Llais’ ar gyfer Chwarter 3 2013/14, wedi’i gylchredeg gyda phapurau’r cyfarfod.

Cyflwynodd y Cynghorydd H. C. Irving yr adroddiad, a oedd yn rhoi gwybodaeth am faterion perfformiad. Eglurodd y HCES fod y penawdau ar gyfer Chwarter 3 wedi’u cynnwys yn yr adroddiad a'i atodiadau.  Yna, fe ehangodd ar y pwyntiau hyn i aelodau. 

Darparwyd yr ymatebion canlynol i gwestiynau a materion a godwyd gan yr Aelodau:-

-          Eglurwyd gan yr HCES bod 95% o'r targedau wedi cael eu gosod yn unol â'r polisi cwynion cenedlaethol a fabwysiadwyd gan Sir Ddinbych.  Teimlai y byddai'n fuddiol archwilio sail unrhyw gwynion a dderbyniwyd, a dywedodd wrth y Pwyllgor fod Aelodau Arweiniol wedi cael taflen rhestr wirio archwilio y gellid ei defnyddio, wrth ymgynghori gyda'r Penaethiaid Gwasanaeth perthnasol, i ganfod natur y cwynion a sut roedd gwybodaeth yn cael ei rheoli i fynd i'r afael â chwynion.  Cyfeiriodd yr HCES at gyflwyno safonau gwasanaeth i'r Awdurdod, ac arwyddocâd polisi adborth y Cyngor wrth ddelio ac ymateb i gwynion.           

-      Cyfeiriodd y Cynghorydd G.Ll. Williams  at bwysigrwydd nodi a darparu manylion adborth cadarnhaol a gafwyd gan ddefnyddwyr gwasanaeth.

-   Pwysleisiwyd arwyddocâd a phwysigrwydd gwahaniaethu rhwng cais gwasanaeth a chŵyn gan y Cynghorydd H.C. Irving.   Darparodd yr HCES ddiffiniad rhwng cais gwasanaeth a chŵyn.

-                  Cafodd y Pwyllgor wybod bod y Polisi’n caniatáu ar gyfer amserlenni estynedig mewn perthynas â chwynion a dderbyniwyd, ac ar un achlysur yn unig, pan roedd amgylchiadau angen hynny.

-                  Cafodd ei gadarnhau gan yr HCES bod cwynion a dderbynnir yn Gymraeg yn cael eu hanfon ymlaen at yr adrannau gwasanaeth perthnasol yn Gymraeg.

-                  Eglurodd yr HCES bod y codau lliw a ddefnyddir yn ffeithiol ac yn cael eu defnyddio yn unol â hynny.

-     Mewn ymateb i gwestiynau gan Aelodau ynghylch cynnwys adborth cadarnhaol gan ddefnyddwyr y gwasanaeth, awgrymwyd bod gwaith yn cael ei wneud gyda gwasanaethau'r Cyngor i alluogi dadansoddiad manwl o berfformiad wrth ddelio â chwynion a natur y cwynion, gan y byddai hyn yn helpu i nodi unrhyw wendidau o fewn gwasanaethau.  Eglurodd yr HCES y byddai ymgorffori'r adborth yn yr adroddiad cwynion rheolaidd yn ddarn mawr o waith i wasanaethau.  Fodd bynnag, gellid cyflwyno adroddiad un-tro i'r Pwyllgor yn yr hydref.

Cymeradwyodd y Pwyllgor berfformiad y Cyngor wrth ddelio â chwynion, gan gyfeirio'n benodol at y gwelliant a gyflawnwyd gan y Gwasanaeth Priffyrdd ac Isadeiledd wrth ymateb i gwynion.  Diolchodd y Pwyllgor i'r HCES a'i thîm am eu gwaith caled wrth fwrw ymlaen â'r gwelliant mewn perfformiad o ran ymdrin â chwynion, ac yn y pen draw, o ran darparu gwell gwasanaethau i breswylwyr.

PENDERFYNWYD – bod y Pwyllgor Archwilio Perfformiad

(a)            yn nodi perfformiad gwasanaethau wrth ymateb i gwynion, a

(b)            yn argymell bod gwaith yn cael ei wneud gyda gwasanaethau'r Cyngor i alluogi bod adroddiad yn cael ei gyflwyno i'r Aelodau yn yr hydref ar berfformiad y Cyngor wrth ddelio â chwynion a natur y cwynion a dderbyniwyd.

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Archwilio (copi ynghlwm) yn gofyn am adolygiad o raglen gwaith i’r dyfodol y pwyllgor a diweddaru’r aelodau ynglŷn â materion perthnasol.

                                                                                                        11.15 a.m.

Roedd copi o adroddiad gan y Cydlynydd Archwilio, oedd yn gofyn i’r Pwyllgor adolygu a chytuno ar ei Raglen Gwaith i’r Dyfodol ac yn darparu diweddariad ar faterion perthnasol, wedi’i gylchredeg gyda phapurau’r cyfarfod.   Roedd Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Cabinet wedi’i chynnwys yn Atodiad 2 ac roedd tabl yn rhoi crynodeb o'r penderfyniadau Pwyllgor diweddar, ac a oedd yn hysbysu’r Aelodau ynglŷn â’r cynnydd o’u rhoi ar waith, wedi’i chynnwys yn Atodiad 3 o’r adroddiad.   

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i ddrafft eu Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol ar gyfer cyfarfodydd y dyfodol, fel y manylir yn Atodiad 1, a chytunwyd ar y newidiadau a’r ychwanegiadau canlynol ar gyfer y cyfarfodydd canlynol:-

20 Mawrth, 2014:-

-          Darparu Adroddiad ar y Stad Amaethyddol. Roedd yr adroddiad yn cynnwys manylion o'r cynnydd hyd yma gyda rhesymoli’r Stad, cytundebau tenantiaeth, ffermydd a werthwyd gan yr Awdurdod a strwythur staffio'r Adran.

-                  Adrodd o ran y ddarpariaeth gwasanaeth yn dilyn cau'r Asiantaeth Gymunedol.  Gofynnodd yr Aelodau fod yr adroddiad yn manylu ynghylch y ddarpariaeth gwasanaeth amgen a fyddai ar gael i breswylwyr yn dilyn cau asiantaethau cymunedol yn y Sir, a rhoi'r gorau i gyllid ar gyfer y rhaglen Taith i Waith.

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cadeirydd ynghylch darparu gwybodaeth yn ymwneud â Clwydfro, eglurodd y Cydlynydd Archwilio fod y Pennaeth Archwilio Mewnol yn paratoi adroddiad yn ymwneud â Sefydliadau Hyd Braich a oedd wedi'u cynnwys yn y rhaglen gwaith i’r dyfodol ar gyfer mis Mehefin, 2014.

Cyfeiriodd y Cynghorydd D. Owens at Atodiad 1 o'r ddogfen Brîff Gwybodaeth a oedd yn nodi bod Prisio ac Ystadau gyda dros 200 o unedau busnes ar draws y Sir.  Eglurodd y Cynghorydd Owens fod Clwydfro hefyd yn meddu unedau busnes yn Rhuthun.

Cytunodd y Cynghorydd R. J. Davies i gyflwyno adroddiad i gyfarfod o'r Pwyllgor yn y dyfodol mewn perthynas â materion a godwyd mewn perthynas ag Ysgol Plas Brondyffryn, Dinbych.

Cytunodd yr Aelodau y dylid ceisio barn y Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion ynghylch ystyriaeth, gan y Pwyllgor Archwilio perthnasol, ynghylch y Polisi Enwi Strydoedd cyn ei gyflwyno i'r Cabinet.

PENDERFYNWYD - yn amodol ar y newidiadau a’r cytundebau  uchod, eu bod yn cymeradwyo’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol fel y caiff ei hamlinellu yn Atodiad 1 yr adroddiad.

Derbyn unrhyw ddiweddariadau gan gynrychiolwyr y Pwyllgor sy’n aelodau o wahanol Fyrddau a Grwpiau'r Cyngor.

                                                                                                     11.25 a.m.

Cefnogodd Aelodau'r Pwyllgor y farn a fynegwyd gan y Cynghorydd A. Roberts fod cynnig yn cael ei gyflwyno i Gadeiryddion ac Is-gadeiryddion y Grŵp, bod cynrychiolaeth Pwyllgorau Archwilio ar y Grŵp Monitro Safonau Ysgolion yn cael ei chynyddu o un i ddau Aelod, gyda'r ddau Aelod yn cael eu hysbysu am amser a dyddiad cyfarfod y Grŵp yn y dyfodol. 

Fe wnaeth y Cynghorydd D. Owens hysbysu’r Pwyllgor ei fod ef a'r Cynghorydd P.W. Owen wedi ymweld â’r sefydliadau Gwasanaethau Hamdden a'r Adran Refeniw a Budd-daliadau yn y Rhyl yn ddiweddar.  Eglurodd y byddai adroddiad ar yr ymweliad yn cael ei ddarparu a thynnodd sylw at y gwaith da a wnaed gan y staff, a'r cyfleusterau hamdden rhagorol sydd ar gael ar gyfer defnyddwyr gwasanaeth.  Cytunodd yr CD:ECA i ddarparu gwybodaeth am adroddiad i Bwyllgor o'r Cyngor o adroddiad yr Ombwdsmon ynghylch dileu dyledion Treth y Cyngor.

Mewn ymateb i bryderon a godwyd gan y Cynghorydd G. Sandilands, esboniodd y CD: ECA fod y Cyngor yn gwbl ymwybodol o'r effaith roedd cau cyfleuster Hamdden Clwyd yn ei chael ar ddefnyddwyr gwasanaeth ac ar enw da'r Cyngor.  Rhoddodd fanylion am y broses a fabwysiadwyd a'r cynnydd a wnaed gyda'r Arfarniad Opsiynau mewn perthynas â Hamdden Clwyd.  Rhoddwyd amlinelliad o’r amserlenni dan sylw a chadarnhawyd y byddai adroddiad yn cael ei gyflwyno i'r Cabinet ym mis Mawrth, 2014 mewn perthynas â'r mater hwn.  Gofynnodd yr Aelodau fod eu gwerthfawrogiad o ymdrechion y Pennaeth Cyfathrebu, Marchnata a Hamdden mewn perthynas â'r mater hwn yn cael ei nodi.

Darparodd y Cynghorydd R.J. Davies fanylion o’r prif faterion a ystyriwyd yng nghyfarfod Her Gwasanaeth yr Adran Adnoddau Dynol a gynhaliwyd 20 Ionawr, 2014, a oedd yn cynnwys datblygiad y strwythur AD, costau cymharol y gwasanaeth, gwelliannau, arweinyddiaeth, hyfforddiant a morâl o fewn yr adran.  Rhoddodd y CD: ECA wybod i’r Pwyllgor bod y Pennaeth Adnoddau Dynol ar hyn o bryd yn gwneud gwaith ynglŷn â strwythur AD, a byddai'n cyfarfod gyda'r Penaethiaid Gwasanaeth i ganfod gofynion y gwasanaethau priodol.  Roedd Staff AD hefyd yn gweithio gyda rheolwyr canol gyda’r bwriad o bennu blaenoriaethau ar gyfer y tîm, a byddai'r canlyniadau yn cael eu hystyried gan yr UDA ym mis Mai, 2014. 

          Rhoddodd y Cynghorydd G.Ll. Williams wybod i Aelodau am ei ran fwriedig yn y dyfodol mewn cyfarfodydd Rali GB.   Cyfeiriodd at lwyddiant y gystadleuaeth a phwysigrwydd rhan Sir Ddinbych yn ystod camau cynnar digwyddiadau’r dyfodol. Tynnwyd sylw at lwyddiant digwyddiadau beicio, fel Etape Cymru, gan y Cynghorydd Williams hefyd.

PENDERFYNWYD – derbyn yr adroddiadau a nodi’r cynnwys.

Daeth y cyfarfod i ben 11.50 a.m.