Agenda and draft minutes

Cafwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorydd Gareth Sandilands.

Yr Aelodau i ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy’n rhagfarnu ag unrhyw fater a nodwyd i’w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Ni ddatganodd unrhyw aelodau gysylltiad personol, neu gysylltiad personol sy’n rhagfarnu ag unrhyw un o’r eitemau a restrwyd i’w trafod.

Penodi Is-Gadeirydd ar gyfer y Pwyllgor Craffu Perfformiad ar gyfer blwyddyn ddinesig 2025/26 (copi o Swydd Ddisgrifia)

10.05am – 10.10am

Gofynnwyd am enwebiadau ar gyfer swydd Is-Gadeirydd y Pwyllgor Craffu Perfformiad ar gyfer blwyddyn gyngor 2025/26.  Enwebodd y Cynghorydd Carol Holliday y Cynghorydd Gareth Sandilands ar gyfer rôl Is-Gadeirydd, eiliodd y Cynghorydd Ellie Chard yr enwebiad.   Ni chafwyd unrhyw enwebiadau eraill, felly:

Penderfynwyd: Ethol y Cynghorydd Gareth Sandilands yn Is-Gadeirydd y Pwyllgor Craffu Perfformiad ar gyfer blwyddyn gyngor 2025/26.

Gan fod y Cynghorydd Sandilands wedi cyflwyno ei ymddiheuriadau i’r cyfarfod, dywedodd y Cynghorydd Holliday ei bod wedi trafod gydag ef ei bwriad i’w enwebu ar gyfer y rôl.  Roedd wedi cydsynio i’w enw gael ei gyflwyno.

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chodwyd unrhyw eitemau brys gyda’r Cadeirydd na’r Cydlynydd Craffu cyn dechrau’r cyfarfod.

Derbyn cofnodion cyfarfod Pwyllgor Craffu Perfformiad a gynhaliwyd ar 6 Mai 2024 (copi ynghlwm).

10.10am – 10.15am

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Craffu Perfformiad a gynhaliwyd ar 6 Mai 2025:

Cywirdeb:  tudalen 8, ail baragraff yn y fersiwn Saesneg dylid newid y gair ‘how’ i ‘have’.

tudalen 11, paragraff olaf ond un yn y fersiwn Saesneg, dylid newid y gair ‘needed’ i ‘need’.

Felly:

Penderfynwyd:  yn amodol ar y newidiadau uchod, cymeradwyo cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Craffu Perfformiad a gynhaliwyd ar 6 Mai 2025 fel cofnod gwir a chywir o’r gweithrediadau.

Materion yn codi:   Tudalen 8, Cofnodion y cyfarfod diwethaf - hysbysodd y Cynghorydd Andrea Tomlin y Pwyllgor bod y Grŵp Tasg a Gorffen a sefydlwyd i ‘Adolygu Cyflwyniad y Gwasanaeth Gwastraff ac Ailgylchu Newydd’ wedi cynnal ei gyfarfod agoriadol yr wythnos flaenorol.  Roedd wedi penderfynu cymryd y cam anarferol o benodi cyd-gadeiryddion, un o ogledd y sir a’r llall o’r de, er mwyn rhannu’r llwyth gwaith.  Roedd y cyfarfod cyntaf wedi bod yn sesiwn gynhyrchiol o rannu syniadau i gasglu’r holl themâu perthnasol y byddai angen eu harchwilio fel rhan o’r adolygiad.  Nid oedd dyddiad wedi’i drefnu eto ar gyfer cyfarfod nesaf y Grŵp, ond byddai’n cael ei gyhoeddi yn y dyfodol agos.

Ystyried adroddiad (copi ynghlwm) gan y Swyddog Perfformiad a Chynllunio Strategol sy’n dadansoddi perfformiad y Cyngor yn erbyn ei swyddogaethau, gan gynnwys y Cynllun Corfforaethol ac amcanion Cydraddoldeb Strategol a cheisio barn y Pwyllgor ar y cynnydd hyd yn hyn.

10:15am – 11:00am

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol Strategaeth Gorfforaethol, Polisi, Cydraddoldeb ac Asedau Strategol ynghyd â Phennaeth y Gwasanaeth Cymorth Corfforaethol: Perfformiad, Digidol ac Asedau (HVE), Rheolwr Mewnwelediad, Strategaeth a Chyflawni (RL), Swyddog Cynllunio a Pherfformiad Strategol (EH),  Hunanasesiad y Cyngor o’i Berfformiad o 2024 i 2025 ac Adroddiad Diweddariad ar Berfformiad o Hydref 2024 i Fawrth 2025 (dosbarthwyd ymlaen llaw) i’r Pwyllgor.  Esboniwyd bod yr adroddiad yn cyflwyno Hunanasesiad y Cyngor o’i Berfformiad rhwng 2024 a 2025, gan ddarparu dadansoddiad diwedd blwyddyn o’r cyflawniadau a’r heriau mewn perthynas ag amcanion perfformiad allweddol y Cyngor (themâu’r Cynllun Corfforaethol), ynghyd ag Adroddiad Diweddariad ar Berfformiad yr Awdurdod o fis Hydref 2024 i fis Mawrth 2025.

Cafodd y Pwyllgor ei dywys trwy’r adroddiad a oedd yn cynnwys Crynodeb Gweithredol (Atodiad I) yn tynnu sylw at berfformiad yn erbyn amcanion a’r saith maes llywodraethu; yr Adroddiad Diweddariad ar Berfformiad o fis Hydref 2024 i fis Mawrth 2025 (Atodiad II); manylion y gweithgareddau gwella a nodwyd trwy drafodaethau hyd yma, ynghyd â’r adroddiad Llais y Dinesydd newydd (Atodiad III).

Wrth fyfyrio, dywedodd yr Aelod Arweiniol y dylai’r Cyngor fod yn falch o’r hyn a gyflawnwyd dan amgylchiadau anodd dros y deuddeng mis diwethaf, a bod tystiolaeth glir o gyflawni i safonau uchel.  Tynnodd sylw at y pum cyflawniad allweddol dros y cyfnod hwn a’r pedwar her allweddol a meysydd i’w gwella fel y nodir yn Atodiad I.

Diolchodd Pennaeth y Gwasanaeth Cymorth Corfforaethol: Perfformiad, Digidol ac Asedau i’r Tîm Cynllunio Strategol am gynhyrchu’r ddogfennaeth a’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio am eu hawgrymiadau a’u sylwadau yn dilyn eu trafodaeth.

Rhoddodd y Swyddog Cynllunio Strategol a Gwella gyd-destun pellach, gan ddweud bod 20% (16) o ddangosyddion y cynllun corfforaethol wedi cael eu categoreiddio’n “goch” ac y byddai’r tîm yn gweithio i ragatal dangosyddion yn y dyfodol i osgoi gwaethygu ac ymgymryd â gwaith pellach i wneud adroddiadau’n haws eu defnyddio.  Ymhelaethodd ar sawl maes perfformiad ardderchog - “gwyrdd”, tueddiadau perfformiad yn erbyn dangosyddion perfformiad amrywiol eraill, ynghyd â meysydd “coch” lle wynebir heriau.

Diolchodd y Cadeirydd i’r aelod arweiniol a’r swyddogion am yr adroddiad trylwyr cyn i Aelodau drafod y pwyntiau canlynol ymhellach -

• Teimlai rhai aelodau bod cymhlethdod y cynnwys yn gwneud yr adroddiad yn anodd ei ddarllen ac argymell bod y dogfennau’n cael eu gwneud yn haws i’w defnyddio a’u darllen. Awgrymodd aelodau hefyd y gellid cynnwys graffiau a thablau yn yr adroddiad i sicrhau bod y data’n haws i’w olrhain a byddai’n darparu darlun cliriach o dueddiadau perfformio. Ymatebodd swyddogion trwy egluro bod angen i’r holl ddogfennau gydymffurfio â gofynion hygyrchedd, felly ni fyddai graffiau a thablau yn cyrraedd y safonau gofynnol. Fodd bynnag, byddent yn ymchwilio i’r mater ymhellach i weld a fyddai modd eu hymgorffori mewn rhyw ffordd yn adroddiadau’r dyfodol.
• Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ynghylch a oedd y budd-ddeiliaid a wahoddwyd i gymryd rhan yn yr arolwg budd-ddeiliaid yn cynnwys aelodau staff. Yn unol â'n dyletswyddau statudol, roedd y grwpiau a wahoddwyd i gymryd rhan yn yr arolwg yn cynnwys: trigolion Sir Ddinbych; staff y Cyngor (er bod arolwg staff ar wahân ar waith); Cynghorwyr Sir; Cynghorau Tref, Dinas a Chymuned; Busnesau lleol; Undebau Llafur; ac unrhyw fudd-ddeiliaid eraill y mae'r Cyngor yn gweithio gyda nhw, megis y trydydd sector neu sefydliadau elusennol/gwirfoddol. Roedd gan yr aelodau bryderon y byddai trigolion/ budd-ddeiliaid yn cael trafferth llywio a dilyn y wybodaeth yn yr adroddiad. Tynnodd swyddogion sylw at y ffaith bod y prif benawdau a chanfyddiadau yn yr adroddiad i'w cael yn y crynodeb gweithredol, nad oedd yn rhy feichus i'w ddarllen.
• Trafodwyd yr Arolwg Llais y Dinesydd a’r ymatebion a dderbyniwyd.  Datganodd  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Craffu (copi ynghlwm) yn gofyn am adolygiad o raglen waith y pwyllgor a rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r aelodau am faterion perthnasol.

11:10am – 11:25am

Cyflwynodd y Cydlynydd Craffu’r adroddiad a’r atodiadau (a ddosbarthwyd ymlaen llaw) gan ofyn i’r aelodau adolygu rhaglen waith y Pwyllgor (Atodiad 1 yr adroddiad).

Yn ystod ei chyflwyniad, tynnodd sylw’r aelodau at y paragraff yn yr adroddiad eglurhaol a oedd yn hysbysu’r aelodau fod yr adroddiad am y System Meddalwedd Cynllunio, a oedd i fod i’w gyflwyno i’r Pwyllgor yn y cyfarfod presennol, wedi’i ohirio tan gyfarfod mis Tachwedd, gyda chydsyniad yr Is-gadeirydd, yn absenoldeb Cadeirydd y Pwyllgor, yn dilyn cais gan swyddogion.  Sail y cais i ohirio oedd natur gymhleth y wybodaeth yr oedd angen ei chasglu a'i chyflwyno mewn adroddiad cynhwysfawr ac ystyrlon i'r Pwyllgor. 

Mynegodd rhai aelodau o’r Pwyllgor eu bod yn siomedig gyda’r oedi wrth gynhyrchu’r adroddiad fel y bwriadwyd yn wreiddiol a gyda’r broses o hysbysu’r Pwyllgor am ei ohirio.  Roeddent yn teimlo y byddai peidio â chael cyfle i graffu ar y mater ar yr amser penodedig gwreiddiol yn atal aelodau rhag cynnig eitemau i'w Craffu yn y dyfodol.  Rhoddodd y Cydlynydd Craffu sicrwydd i’r Pwyllgor fod gohirio’r adroddiad wedi’i gytuno yn dilyn y broses sefydledig ar gyfer cytuno ar ohirio.  Cadarnhawyd hyn gan y Swyddog Monitro a ddarllenodd ddatganiad hefyd gan y Rheolwr Datblygu, Gwarchod y Cyhoedd a Gwasanaethau Cefn Gwlad a roddodd rywfaint o gefndir i gyflwyniad y system feddalwedd Cynllunio newydd a'r rhesymeg dros geisio gohirio'r adroddiad, gan gynnwys pwysigrwydd ymgorffori canfyddiadau adolygiad diweddar a gynhaliwyd gan Archwilio Mewnol o’r newid i system TG newydd yn yr adroddiad terfynol.  Unwaith y byddai canfyddiadau'r adolygiad wedi'u derbyn, byddai camau gwella yn cael eu nodi a'u datblygu gan grŵp tasg a gorffen arfaethedig.  Byddai'r holl wybodaeth hon wedyn yn sail i adroddiad cynhwysfawr i'r Pwyllgor ym mis Tachwedd 2025.  Cafodd yr aelodau sicrwydd gan y Swyddog Monitro bod Craffu yn cael ei arwain gan aelodau ac y dylai fod felly bob amser.  Dywedodd swyddogion, drwy aildrefnu adroddiad ar y rhaglen waith, gyda chymeradwyaeth y Cadeirydd neu’r Is-gadeirydd, y byddai’n sicrhau na fyddai eitem yn cael ei ‘golli’ ond y byddai’n cael ei harchwilio ar yr amser mwyaf priodol i ychwanegu gwerth at y broses graffu ar ôl i’r Pwyllgor gael yr holl ddata a ffeithiau gofynnol.  Gofynnodd y Cadeirydd i'r adroddiad, pan gaiff ei gyflwyno, gynnwys manylion am p’un a oedd y cyflenwr meddalwedd wedi cael ei dalu'n llawn, ac a oedd y contract yn cynnwys unrhyw gymalau cosb ariannol.

Teimlai rhai aelodau y dylid ymgynghori â'r aelod a gynigiodd yr eitem i'w harchwilio gan y Pwyllgor Craffu, yn ogystal â'r Cadeirydd, ynghylch unrhyw geisiadau a dderbynnir i ohirio eitem tan gyfarfod yn y dyfodol.  Cytunodd y Swyddog Monitro godi'r awgrym hwn gyda'r Grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion Craffu (SCVCG).

Roedd cyfarfod nesaf y SCVCG i fod i gael ei gynnal ar 30 Mehefin 2025 ac anogwyd aelodau i lenwi'r ffurflen gynnig (Atodiad 2) os oedd ganddynt unrhyw eitemau a oedd, yn eu barn nhw, yn haeddu craffu manwl. 

Roedd Atodiad 3 yn yr adroddiad yn cynnwys rhaglen waith y Cabinet er gwybodaeth i'r aelodau ac roedd Atodiad 4 yn amlinellu'r cynnydd hyd yma gyda'r argymhellion a wnaed gan y Pwyllgor yn ei gyfarfod diwethaf.

Wrth ddod â’r drafodaeth i ben:

Penderfynwyd: yn amodol ar yr uchod, cadarnhau Rhaglen Waith y Pwyllgor fel y nodir yn Atodiad 1 yr adroddiad.

Cael y wybodaeth ddiweddaraf gan gynrychiolwyr y Pwyllgor ar Fyrddau a Grwpiau amrywiol y Cyngor.

Dim.

Daeth y cyfarfod i ben am 12.25pm.