Agenda and draft minutes

Dim.

Aelodau i ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy’n rhagfarnu mewn unrhyw fusnes a nodwyd i’w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Datganodd y Cynghorydd Ellie Chard gysylltiad personol yn eitem busnes 6 ‘Y Cynllun Corfforaethol’, yn ei chapasiti fel llywodraethwr wedi’i phenodi gan yr Awdurdod Addysg Lleol (AALl) ar Gorff Llywodraethu Ysgol Tir Morfa, y cyfeirir ati o fewn Atodiad 1 yr adroddiad ar yr eitem busnes hon.

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chodwyd unrhyw eitemau brys gyda’r Cadeirydd na’r Cydlynydd Craffu cyn dechrau’r cyfarfod.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Craffu Perfformiad a gynhaliwyd ar 26 Medi 2024 (copi ynghlwm).

10:05am – 10:10am

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Craffu Perfformiad a gynhaliwyd ar 26 Medi 2024.   Felly:

Penderfynwyd:  derbyn a chymeradwyo cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Craffu Perfformiad a gynhaliwyd ar 26 Medi 2024 fel cofnod gwir a chywir o’r gweithrediadau.

Materion yn codi:  Tudalen 6. ‘Cofnodion y Cyfarfod Diwethaf’: cadarnhawyd fod pedwar o aelodau etholedig wedi derbyn gwahoddiad diweddar, a roddwyd i holl gynghorwyr sir, i ymweld â chyfleuster Gofal Iechyd ac Uned Weithgynhyrchu Cefndy.  Roedd y rhai a ymgymerodd ag un o’r ymweliadau, yn teimlo ei fod yn brofiad gwerthfawr a llawn gwybodaeth.  Roeddent oll wedi’u plesio ac yn teimlo’n gadarnhaol am y gwaith a gyflawnir yno. 

Ystyried adroddiad ar y Gofrestr Risgiau Corfforaethol gan y Swyddog Cynllunio Strategol a Pherfformiad sy’n adolygu’r risgiau sy’n wynebu’r Cyngor a datganiad parodrwydd y Cyngor i dderbyn risg (copi’n amgaeedig).

10:10am – 11:00am

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol Polisi, Cydraddoldeb a Strategaeth Gorfforaethol ynghyd â Phennaeth Cymorth Corfforaethol: Perfformiad, Digidol ac Asedau, a’r Rheolwr Mewnwelediad, Strategaeth a Chyflawni, adroddiad Adolygiad Risgiau Corfforaethol Medi 2024 (dosbarthwyd ymlaen llaw).

Roedd yr adroddiad yn ddiweddariad ar yr Adolygiad mis Medi 2024 o'r Gofrestr Risg Gorfforaethol a Datganiad Parodrwydd i Dderbyn Risg y Cyngor. Roedd hefyd yn hysbysu’r Pwyllgor o’r datganiad parodrwydd i dderbyn risg y Cyngor o ran ariannu prosiectau a oedd yn ceisio adlewyrchu'r amgylchedd ariannol presennol.  Felly, awgrymwyd y byddai’n briodol yn awr i ddiwygio parodrwydd ‘gofalus’ y Cyngor i dderbyn risg o ran cyllid prosiectau i ‘agored’.

Yr Uwch Dîm Arwain, ynghyd â’r Cabinet, oedd wedi datblygu ac yn berchen ar y Gofrestr Risgiau Gorfforaethol. Roedd yn cael ei hadolygu ddwywaith y flwyddyn gan y Cabinet yn ystod sesiwn friffio’r Cabinet.  Ar ôl adolygiadau mis Chwefror a mis Medi, cafodd y gofrestr ddiwygiedig ei chyflwyno i’r Pwyllgor Craffu Perfformiad a’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. Rhannwyd crynodeb o’r adolygiadau er gwybodaeth yn unig yn y pwyllgorau hyn yn eu cyfarfodydd ym mis Ionawr a mis Gorffennaf.

Roedd gan y Cyngor 13 o Risgiau Corfforaethol ar y Gofrestr ar hyn o bryd. Roedd crynodebau o’r casgliadau yn dilyn yr adolygiad diweddaraf ar gyfer y cyfnod hwn i’w gweld ar ddechrau pob risg yn Atodiad 2. Ni chafodd unrhyw risgiau eu dad-ddwysau yn ystod yr adolygiad hwn.  Fodd bynnag, cynigiwyd ychwanegu risg newydd, risg 53 (y risg na fydd buddion Rhaglenni Trawsnewid a Phrosiectau Mawr yn cael eu gwireddu yn llawn), i’r Gofrestr. Byddai’r ychwanegiad arfaethedig yn cynyddu cyfanswm y Risgiau Corfforaethol ar y Gofrestr i 14 risg.

O ran y parodrwydd i dderbyn risg, eglurodd y swyddogion fod saith risg – 01, 21, 34, 45, 50, 51 a 52 (54%) – ar hyn o bryd yn anghyson â Datganiad Parodrwydd i Dderbyn Risg y Cyngor (atodiad 3). Fodd bynnag, roedd hynny i’w ddisgwyl gan fod y gofrestr yn cynnwys risgiau mwyaf difrifol y Cyngor. Dywedodd Swyddogion ei fod yn amserol i’r Awdurdod adolygu’r Datganiad Parodrwydd i Dderbyn Risg y Cyngor (atodiad 3), a adolygwyd ddiwethaf yn Ebrill 2024, gan fo dy datganiad angen adlewyrchu y parodrwydd gan adlewyrchu bellach ar y ffactorau allanol allweddol (Gwleidyddol, Economaidd, Cymdeithasegol, Technolegol, Cyfreithiol ac Amgylcheddol) sy’n dylanwadu ar y sefydliad ynghyd â deinameg a galw mewnol. Roedd trafodaeth ddechreuol wedi digwydd yn y Bwrdd Cyllideb a Thrawsnewid yng Ngorffennaf 2024 ac yn y Tîm Gweithredol Corfforaethol yn Hydref 2024 er mwyn darparu adborth ar briodoldeb y Datganiad Parodrwydd i Dderbyn Risg fel ag yr oedd ar y pryd.

Cafodd y Pwyllgor hefyd wybod fod trafodaethau yn y Bwrdd Cyllideb a Thrawsnewid a’r Tîm Gweithredol Corfforaethol wedi tynnu sylw penodol i barodrwydd pwyllog y Cyngor i dderbyn risg mewn perthynas â phrosiectau ariannol. O ganlyniad, cynigiwyd ein bod yn symud y parodrwydd i dderbyn risg hwn i “agored”, er mwyn darparu fframwaith mwy priodol i gefnogi’r trawsnewidiad y sefydliad er mwyn cyflawni cynaliadwyedd ariannol ac ymatebion creadigol i ofynion ein preswylwyr.

Yn dilyn cyflwyniad cynhwysfawr gan swyddogion, trafododd yr aelodau’r canlynol ymhellach -

• Holodd y Pwyllgor am y risg newydd arfaethedig, risg 53; Prosiectau Trawsnewid - y llinell amser i raglenni trawsnewid neu brosiectau mawr ddechrau, cael eu cyflawni a gwireddu’r buddion, a pryd ddylent gael eu cyflwyno i Graffu? Eglurodd y Swyddogion y byddai unrhyw brosiectau cyfalaf angen cael eu trafod gyda’r Grŵp Crafu Cyfalaf a’r Bwrdd Cyllideb a Thrawsnewid, cyn y byddai’r achosion busnes yn cael eu datblygu’n ddigonol er mwyn ymgynghori gydag aelodau.  Mae’r pwyllgor wedi cael ei ddynodi i Bwyllgor Craffu Perfformiad i ystyried prosiectau trawsnewid  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Ystyried adroddiad ar Ddiweddariad Perfformiad y Cynllun Corfforaethol: Ebrill i Fedi 2024 i drafod perfformiad y Cyngor a’r camau gwella (copi’n amgaeedig).

11:10am – 12:00pm

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol Cyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol a Phennaeth y Gwasanaeth Cymorth Corfforaethol:  Perfformiad, Digidol ac Asedau a’r Swyddog Cynllunio a Pherfformiad y Wybodaeth Ddiweddaraf ar y Cynllun Corfforaethol: Ebrill i Fedi 2024 (dosbarthwyd ymlaen llaw). Roedd yr adroddiad yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor ar berfformiad y Cyngor yn erbyn ei Gynllun Corfforaethol rhwng mis Ebrill a mis Medi 2024, gan gynnwys amcanion Cydraddoldeb Strategol a’r saith maes llywodraethu (cynllunio corfforaethol, cynllunio ariannol, rheoli perfformiad, rheoli risg, cynllunio’r gweithlu, asedau, a chaffael). Roedd adrodd yn rheolaidd ar berfformiad yn rhan werthoedd ac egwyddorion y Cyngor. Roedd yn ofyniad monitro hanfodol o fethodoleg rheoli perfformiad y Cyngor, a’n dyletswyddau statudol.  Er gwaethaf yr hinsawdd ariannol heriol presennol yr oedd y llywodraeth leol yn gweithredu, roedd perfformiad rhagorol mewn rhai meysydd gwasanaeth, a dylid llongyfarch y staff ar y cyflawniadau hyn mewn amgylchiadau heriol iawn.  Wrth gwrs, roedd meysydd eraill angen gwella.

Roedd yr adroddiad yn amlinellu cynnydd yn erbyn amcanion perfformiad yr Awdurdod. Roedd y rhain yn cynnwys Cynllun Corfforaethol / Amcanion Cydraddoldeb Strategol (oedd hefyd yn ffurfio Amcanion Lles y Cyngor o dan Ddeddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015) a’r saith maes llywodraethu (fel y nodir yn Neddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021).

Roedd yr adroddiad hwn hefyd yn nodi dangosyddion neu weithgareddau yn ymwneud ag Amcanion Cydraddoldeb neu’n cyfrannu at Y Gymraeg a Diwylliant.  Roedd yr adroddiad hefyd yn cynnwys astudiaethau achos i roi enghreifftiau o waith da. Roedd y Tîm Cynllunio Strategol yn parhau i geisio unrhyw gyfleoedd pellach i wella’r Fframwaith Rheoli Perfformiad ac Adroddiadau Diweddariad ar Berfformiad.

Pwysleisiodd y swyddogion nad oedd yn bosibl amlygu’r holl bwyntiau o ddiddordeb a oedd wedi’u cynnwys o fewn Atodiad 1.  Fodd bynnag, roedd rhai pwyntiau a meysydd cadarnhaol a oedd wedi dangos gwelliant yn ystod Ebrill i Fedi 2024 yn cynnwys:

• Lleihau dibyniaeth ar lety Gwely a Brecwast i letya teuluoedd digartref; ac
• Yn ôl Arolwg Boddhad Tenantiaid Landlordiaid Cymdeithasol 2024 Llywodraeth Cymru, Sir Ddinbych oedd y Cyngor a berfformiodd orau yng Nghymru o’r rhai oedd â stoc tai, o ran boddhad cyffredinol tenantiaid gyda Thai Sir Ddinbych.

Nododd swyddogion fod tri cham gwella wedi cael eu nodi yn dilyn trafodaethau gyda gwasanaethau am berfformiad presennol.  Roedd y ddau gyntaf yn arddangos y cydadwaith rhwng adnoddau, perfformiad a risg.   Sef:

• perfformiad mewn perthynas â chanran y ffyrdd a phalmentydd wedi’u difrodi a wnaed yn ddiogel o fewn y cyfnod targed (CAT1 - Diffygion Categori 1 yr ymdriniwyd â nhw o fewn yr amserlen), a oedd heb gyrraedd y targed amser o 95% ers rhai blynyddoedd. Roedd y gwasanaeth yn parhau i’w chael yn anodd bodloni gofynion yr ased o fewn yr adnoddau cyllidebol a staffio cyfyngedig ar gael. Roedd angen trafodaeth gadarn am y rhagolygon o wella a beth oedd perfformiad gwael parhaus yn debygol o’i olygu o ystyried effeithiau cynyddol peryglon llifogydd, tirlithriadau a gwres ar gyflwr ffyrdd a chysylltedd cymunedau.
• Yn gysylltiedig â chamau gwella’r cyfnod diwethaf i gadw ymrwymiadau a disgwyliadau perfformiad ein Cynllun Corfforaethol o dan adolygiad parhaus yn y dyfodol, fe ddylai Adolygiad Cyfran y Cynllun Corfforaethol ystyried effaith lleihau capasiti a phrosiectau sydd wedi dod i ben megis Llwybrau, a sut y bydd y rhain yn effeithio ar allu’r Cyngor i ddarparu’r Cynllun Corfforaethol a’r canlyniadau.
• Yr angen i gyhoeddi manylion y rhwydwaith ymgysylltu o bobl a grwpiau sydd â nodweddion gwarchodedig ar ein gwefan.

Trafododd yr Aelodau’r materion canlynol ymhellach -

• Codwyd pryderon nad oedd perfformiad  Cyngor mewn perthynas â rhai dangosyddion yn gwella, neu’n waeth na’r cyfnodau adroddiadau blaenorol. Beth oedd y risgiau a chanlyniadau posibl i’r  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Craffu (copi ynghlwm) sy’n ceisio adolygiad o raglen waith y Pwyllgor ac yn cyflwyno’r wybodaeth ddiweddaraf i’r aelodau am faterion perthnasol.

12:00pm – 12:20pm

Cyflwynodd y Cydlynydd Craffu’r adroddiad a’r atodiadau (dosbarthwyd ymlaen llaw) oedd yn gofyn i’r Pwyllgor adolygu ei raglen waith.

Roedd pedair eitem wedi’u rhestr ar gyfer cyfarfod mis Ionawr.  Roedd y rhain yn cynnwys adroddiad cynnydd ar Ysgol Crist y Gair a oedd wedi’i ohirio o’r rhaglen gyfarfod bresennol fel y nodwyd yn yr adroddiad. Roedd y Cydlynydd Craffu yn disgwyl cadarnhad o ran a fyddai’r Strategaeth Economaidd a Datblygu Busnes ar gael ar gyfer ei harchwilio yng nghyfarfod mis Ionawr.  Os nad, byddai’n cael ei ohirio i gyfarfod mis Mawrth. Roedd tair eitem sefydlog ar gyfer mis Ionawr oni bai am y gohiriad posibl.

Cafodd yr Aelodau eu hysbysu, yn dilyn cyfarfod diweddar y Grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion Craffu, nid wnaed unrhyw geisiadau craffu i’r Pwyllgor Craffu Perfformiad.  Fodd bynnag, bydd gofyn i’r Pwyllgor fod yn ‘bwyllgor rhiant’ er mwyn sefydlu’r grŵp tasg a gorffen yn ffurfiol, a fydd yn adolygu cyflwyniad y gwasanaeth gwastraff ac ailgylchu newydd, a derbyn yr adroddiad. Bydd adroddiad i sefydlu’r grŵp tasg a gorffen yn ffurfiol yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor yn Ionawr 2025.  Felly:

Penderfynwyd: yn destun cynnwys adroddiad ar drefniadau sefydlu ac adrodd ar gyfer ‘Adolygiad Craffu o Gyflwyniad y Gwasanaeth Gwastraff ac Ailgylchu Newydd’ ar ei raglen waith ar gyfer cyfarfod mis Ionawr 2025, i gadarnhau rhaglen waith y Pwyllgor.

Derbyn y wybodaeth ddiweddaraf gan gynrychiolwyr y Pwyllgor ar Fyrddau a Grwpiau amrywiol y Cyngor.

Dywedodd y Cadeirydd ac Is-Gadeirydd wrth y Pwyllgor eu bod wedi mynychu cyfres o gyfarfodydd Her Gwasanaeth yn ystod mis Tachwedd.  Roedd yr holl gyfarfodydd hyn wedi bod yn ddefnyddiol iawn gan roi dealltwriaeth dda iddynt o berfformiad pob gwasanaeth o ran darparu eu gwasanaethau bob dydd, eu cyfraniad i gyflawni Cynllun Corfforaethol y Cyngor, ynghyd â mewnwelediad gwerthfawr i bwysau cyllidebol yr oeddent yn ei wynebu ac effaith ganlyniadol ar ddarpariaeth gwasanaeth.  Rhoddwyd mewnwelediad cynnar hefyd i brosiectau trawsnewid Gwasanaeth posibl a oedd yn cael eu datblygu, gyda rhai a oedd yn debygol o gael eu cyflwyno i Graffu ar gyfer eu hystyried yn y dyfodol agos.  Roedd y cyfarfod Her Gwasanaeth olaf wedi’i drefnu ar gyfer mis Rhagfyr.  Bydd nodiadau mwy manwl o’r cyfarfodydd ar gael yn dilyn diwedd y broses Her Gwasanaeth.  Felly,

Penderfynwyd:  derbyn y wybodaeth.

Daeth y cyfarfod i ben am 12.40pm