Agenda and draft minutes

Cafwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan yr Aelod Cyfetholedig Addysg, David Lloyd.

Dywedodd y Cydlynydd Craffu wrth y Pwyllgor fod Mr Lloyd hefyd wedi penderfynu’n ddiweddar na fyddai’n ail sefyll i’w ail-ethol i Gorff Llywodraethu un o ysgolion uwchradd y Sir. Felly, byddai ei gyfnod fel rhiant- lywodraethwr ac fel eu cynrychiolydd cyfetholedig ar bwyllgorau craffu’r Cyngor hefyd yn dod i ben ddiwedd mis Ionawr 2024. Diolchodd y Cadeirydd i Mr Lloyd am ei gyfraniadau yn ystod ei gyfnod fel cynrychiolydd cyfetholedig rhiant-lywodraethwr cynradd ac uwchradd ar bwyllgorau Craffu. 

Croesawodd y Pwyllgor Colette Owen i’w chyfarfod cyntaf o’r pwyllgor craffu fel aelod cyfetholedig newydd yr Eglwys Gatholig ar bwyllgorau craffu’r Cyngor.

Aelodau i ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu sy’n rhagfarnu ag unrhyw fusnes a nodwyd i’w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Datganodd yr Aelodau canlynol gysylltiad personol yn eitem 5, ‘Hyrwyddo Presenoldeb yn yr Ysgol ac Ymgysylltiad mewn Addysg’, yn eu rôl fel llywodraethwyr ysgol:

Y Cynghorydd Ellie Chard              Llywodraethwr Awdurdod Addysg Lleol (AALl) yn Ysgol Tir Morfa.

Y Cynghorydd Bobby Feeley         Llywodraethwr AALl yn Ysgol Stryd Rhos

Y Cynghorydd Martyn Hogg           Rhiant-lywodraethwr yn Ysgol VP Llanelwy

Y Cynghorydd Carol Holliday        Llywodraethwr Cyngor Tref/Cymuned ar gyrff llywodraethu Ysgol Penmorfa ac Ysgol Clawdd Offa

Y Cynghorydd Alan Hughes          Llywodraethwr yn Ysgol Caer Drewyn

Y Cynghorydd Paul Keddie           Llywodraethwr yn Ysgol Bryn Collen

Y Cynghorydd Diane King             Llywodraethwr yn Ysgol Christchurch

Neil Roberts                                      Llywodraethwr yn Ysgol y Parc

Y Cynghorydd Gareth Sandilands Llywodraethwr AALl yn Ysgol Clawdd Offa

Datganodd y Cynghorydd Andrea Tomlin gysylltiad personol yn yr un eitem gan ei bod yn adnabod aelod o’r tîm sy’n darparu’r gwasanaeth. 

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chodwyd unrhyw eitemau brys gyda’r Cadeirydd na’r Cydlynydd Craffu cyn dechrau’r cyfarfod.

Derbyn cofnodion y Pwyllgor Craffu Partneriaethau a gynhaliwyd ar 30 Tachwedd 2023 (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Craffu Perfformiad a gynhaliwyd ar 30 Tachwedd 2023.

Materion yn codi

Eitem 6, y Diweddaraf ar Hunanasesiad Perfformiad y Cyngor - wrth ymateb i ymholiad a godwyd am argaeledd gwybodaeth ar fesurau cyrhaeddiad ysgol a sut yr adroddir arnynt yn y dyfodol, cytunodd y Pennaeth Addysg i holi swyddogion Llywodraeth Cymru.   

Penderfynwyd: y dylid cymeradwyo cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 30 Tachwedd 2023 fel cofnod gwir a chywir o’r gweithrediadau.

Ystyried adroddiad gan Arweinydd Tîm Gwaith Cymdeithasol Addysg (copi ynghlwm) sy’n rhoi’r sefyllfa bresennol i aelodau o ran presenoldeb ysgol ac ymgysylltiad mewn addysg.  Mae’r adroddiad hefyd yn ceisio barn y Pwyllgor ar y dull a ddefnyddir gan yr awdurdod addysg lleol i gynyddu ymgysylltiad disgyblion mewn addysg.

10.10 am – 11.00 am

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol Addysg, Plant a Phobl Ifanc, y Cynghorydd Gill German adroddiad ar Hyrwyddo Presenoldeb yn yr Ysgol ac Ymgysylltiad Mewn Addysg (a ddosbarthwyd ymlaen llaw). Eglurodd nad oedd lefelau presenoldeb yn yr ysgol wedi cyrraedd y lefelau cyn y pandemig, felly roedd angen mwy o waith i wella ymgysylltiad a lefelau presenoldeb.

Rhoddwyd gwybodaeth ac eglurwyd y mesurau i gefnogi disgyblion diamddiffyn i ail-ymgysylltu gyda’u haddysg a dyfnhau dealltwriaeth o’r cyd-destun rhanbarthol a chenedlaethol wrth ymdrin â’r lefel gyfredol o bryder yn genedlaethol. 

Roedd cyfraddau presenoldeb dros y tair blynedd ddiwethaf wedi gostwng ar hyd a lled Cymru a’r cyfartaledd cyffredinol ar draws awdurdodau oedd 88.9% Cynradd/Uwchradd wedi’u cyfuno. Roedd dadansoddiad manylach o’r patrwm presennol yn Atodiad 3 ac roedd y ffigurau hyn yn dangos bod ffigurau presenoldeb cyfartalog Sir Ddinbych yn 90.1% yn ystod tymor yr hydref 2023 o’i gymharu â’r cyfartaledd cenedlaethol o 91.3%.

Roedd Gweinidog dros Addysg a’r Gymraeg Llywodraeth Cymru wedi cyhoeddi cynlluniau yn ddiweddar i ddod â Chymru yn unol â Lloegr ble mae absenoldeb cyson yn cael ei ddiffinio fel colli 10% o sesiynau hanner diwrnod (30 sesiwn) yn hytrach na’r gyfradd absenoldeb gyfredol o 20% o absenoldeb cyson sy’n gyfwerth â 60 sesiwn hanner diwrnod y flwyddyn. 

Roedd Sir Ddinbych wedi cael cyllid ychwanegol gan Lywodraeth Cymru trwy’r Grant Addysg Awdurdod Lleol i ymdrin ag addysg ac ysgolion a’u cefnogi.

Roedd gwaith wedi bod yn cael ei wneud gydag ysgolion ar yr agwedd allweddol o deuluoedd oedd mewn trafferthion â thai gwael, byw mewn tlodi neu’n ei chael yn anodd gyda’r argyfwng costau byw, gan y byddai hyn yn cael effaith ar y plant.   Byddai ymgysylltu ag ysgolion a theuluoedd yn hollbwysig i wella presenoldeb.   Roedd swyddogion yn ymweld â theuluoedd mewn ymgais i ddeall pam nad oedd disgyblion yn mynd i’r ysgol ac yn ymgysylltu â’u haddysg, roedd cefnogaeth yn cael ei chynnig er mwyn annog ail-ymgysylltu a gwella lefelau presenoldeb.

Gan ymateb i gwestiynau’r aelodau, dywedodd yr Aelod Arweiniol Addysg, Plant a Theuluoedd a’r swyddogion:

·         Roedd ymyriadau’n hanfodol, ond y prif anawsterau oedd nad oedd lefelau staff yn cynyddu i ymdopi â chynnydd mewn galw a phwysau. Roedd Llywodraeth Cymru wedi rhoi cyllid ychwanegol ond roedd wedi bod yn anodd penodi.  

·         Roedd ymyriadau’n amrywio o un ysgol i’r llall hefyd gan fod presenoldeb da mewn rhai ysgolion, oedd cystal os nad gwell na’r lefelau cyn y pandemig, ond roedd ar eraill angen cefnogaeth ac adnoddau ychwanegol i wireddu gwelliannau.   

·         Roedd gwaith ar y gweill gyda theuluoedd plant ag anghenion dysgu ychwanegol, rhai sy’n cael prydau ysgol am ddim, ffoaduriaid, teuluoedd Sipsi, Roma a theithwyr, plant sy'n derbyn gofal ac ati gan eu bod yn ddisgyblion â nodweddion diamddiffyn.

·         O ran y rhai sy’n cael prydau ysgol am ddim, yn aml roedd gan y plant a theuluoedd hyn anghenion tai ac roedd yn bwysig bod y plant yn dod i’r ysgol i fod mewn amgylchedd diogel ac i gael un pryd poeth y dydd o leiaf. 

·         Roedd gan lawer o blant anghenion lles ac iechyd meddwl, ond nid oedd hyn yn esgus iddynt beidio â dod i’r ysgol. Roedd rhai plant hefyd yn gofalu am aelodau’r teulu, felly roedd yn bwysig bod eu hanghenion yn cael eu bodloni i’w galluogi i fynd i’r ysgol i wella eu canlyniadau i’r dyfodol. Mae pob plentyn ar ei ennill o fynd i’r ysgol. Roedd dull Un Cyngor ar waith er mwyn annog presenoldeb, ymgysylltiad a lles disgyblion. Roedd hyn yn cael ei ymestyn i sefydliadau allanol hefyd, hynny ydi ymarferwyr iechyd sy’n rhan o fywydau plant a’u teuluoedd/gofalwyr.

·         Roedd strategaeth gyfathrebu wedi  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Ar y pwynt hwn (11.30am), cafwyd egwyl o 15 munud. 

Ailddechreuodd y cyfarfod am 11.45am.

Ystyried adroddiad gan y Prif Lyfrgellydd (copi ynghlwm) sy’n amlygu perfformiad y Gwasanaeth Llyfrgelloedd yn erbyn Safonau Cenedlaethol a cheisio sylwadau’r Pwyllgor mewn perthynas â chynnwys yr adroddiad.

11.15 am – 12.00 pm

Cyflwynodd Aelod Arweiniol y Gymraeg, Diwylliant a Threftadaeth, y Cynghorydd Emrys Wynne, adroddiad Safonau a Pherfformiad y Gwasanaeth Llyfrgelloedd (dosbarthwyd ymlaen llaw).  Fel rhan o’i gyflwyniad, pwysleisiodd yr Aelod Arweiniol fod y gwasanaeth wedi perfformio’n dda yn ystod 2022-23 ond cydnabu fod ganddo bryderon am allu’r Gwasanaeth i gynnal y perfformiad uchel hwn yn y tymor canolig oherwydd y sefyllfa ariannol yn y dyfodol. 

Rhoddodd yr adroddiad wybodaeth ynghylch perfformiad y Cyngor yn erbyn 6ed Fframwaith Safonau Llyfrgelloedd Cyhoeddus Cymru 2017-20 (wedi’i ymestyn i 21-23) a’r cynnydd a wnaed i ddatblygu llyfrgelloedd fel mannau lles a chadernid unigol a chymunedol.

Roedd yr adroddiad yn ymwneud â Gwasanaeth Llyfrgelloedd Sir Ddinbych ar gyfer y flwyddyn ariannol 2022-23, oedd yn dal o fewn y cyfnod Covid. Ni ddisgwylir y bydd effaith y newidiadau arfaethedig ar berfformiad y gwasanaeth Llyfrgelloedd/Siop Un Alwad yn glir tan fis Ebrill 2024 ar y cynharaf.

Disgwylir y bydd Safonau Cenedlaethol Newydd yn cael eu sefydlu gyda chyhoeddiad 7fed Fframwaith Safonau Llyfrgelloedd Cyhoeddus Cymru, sydd â dyddiad gweithredu arfaethedig o 1 Ebrill 2025.

Cyflwynodd y Pennaeth Tai a Chymunedau, Liz Grieve y Prif Lyfrgellydd newydd, Deborah Owen i’r Pwyllgor. 

Cyn y trafodaethau, eglurodd y Pennaeth Tai a Chymunedau nad oedd yr adroddiad yn cyfeirio at y toriadau i oriau’r Gwasanaeth Llyfrgelloedd yn Sir Ddinbych. Yna aeth ymlaen i amlinellu’r broses a ddilynwyd i gynnal yr asesiad, gan bwysleisio bod y Cyngor yn perfformio’n dda dan y safonau presennol. Roedd perfformiad wedi gwella’n fawr wedi i’r cyfyngiadau Covid ddod i ben, er nad oedd y cyhoedd yn defnyddio cymaint ar gyfrifiaduron yn y llyfrgelloedd ers y pandemig.   Roedd darpariaeth gwasanaeth eraill wedi cael eu haddasu i ymateb i anghenion y cyhoedd wedi’r pandemig.

Gan ymateb i gwestiynau’r aelodau, cadarnhaodd yr Aelod Arweiniol a’r swyddogion:

• Nad oedd Adran Ddiwylliant Llywodraeth Cymru yn cymharu gwasanaeth llyfrgelloedd awdurdodau lleol unigol yn erbyn ei gilydd.
• Roedd y gwasanaeth yn cynnig ehangu ymgysylltiad digidol yn y gwasanaeth llyfrgelloedd, o bosibl drwy ddefnyddio gwirfoddolwyr i helpu i wella sgiliau digidol preswylwyr a chefnogi sefydliadau i gael cyllid i helpu i gefnogi rhai nad ydynt yn deall TG i gael a gwella eu sgiliau TG mewn amgylchedd ‘cyfeillgar/cefnogol’.   
• Nid oedd y gwasanaeth yn defnyddio llawer ar wirfoddolwyr ar hyn o bryd.
• Yn y dyfodol, byddai’r gwasanaeth yn archwilio cyfleoedd i greu mwy o incwm gan sefydliadau allanol er mwyn cynnal a gwella gwasanaethau er gwaetha’r toriadau i gyllidebau. Byddai hefyd yn gofyn am wybodaeth gan Wasanaethau Llyfrgell eraill ar ba gamau oeddent wedi eu cymryd i geisio cynnal gwasanaethau er gwaetha’r toriadau i gyllidebau.
• Er nad oedd Gwasanaeth Llyfrgell Ysgolion bellach, roedd staff y llyfrgelloedd yn gweithio’n agos gydag ysgolion y sir ac roeddent wedi ymgysylltu â disgyblion blwyddyn 7 ac 8 yn ddiweddar er mwyn eu hannog i ymweld â’u llyfrgell leol a’i defnyddio fel cyfleuster ymchwil. Roedd disgyblion yn ystyried eu llyfrgelloedd ysgol fel mannau diogel ac roedd yn galonogol gweld cymaint o ddisgyblion yn gwirfoddoli i helpu ynddynt.
• Fel rhan o’i waith cynllunio i’r dyfodol, bydd y gwasanaeth yn cynnal arolwg yn gofyn am farn y cyhoedd a’u syniadau am y math o wasanaethau yr hoffent weld eu llyfrgelloedd lleol yn eu darparu.
• Nid oedd gan y gwasanaeth wybodaeth fanwl am faint o bobl oedd yn defnyddio’r gwasanaeth llyfrgelloedd a pha wasanaethau’n benodol, ond gellid rhoi data ar nifer yr aelodau o ward oedd yn aelodau gweithredol o lyfrgell.

Cadarnhawyd y byddai effaith y newidiadau i oriau agor llyfrgelloedd yn cael eu cynnwys yn adroddiad 2024/25, roedd adroddiad 2023/24 yn seiliedig ar yr oriau agor a’r defnydd presennol. Holodd yr aelodau pam bod  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Craffu (copi ynghlwm) yn gofyn am adolygiad o raglen gwaith i’r dyfodol y pwyllgor a rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r aelodau am faterion perthnasol.

Cyflwynodd y Cydlynydd Craffu’r adroddiad a’r atodiadau (a ddosbarthwyd ymlaen llaw) er mwyn gofyn i’r Pwyllgor adolygu ei raglen waith.

Trefnwyd cyfarfod nesaf y Pwyllgor Craffu Perfformiad ar gyfer 7 Mawrth 2024, gyda phedair eitem, a chyfarfod ar 18 Ebrill 2024 gyda 3 eitem.

Roedd yr Atodiad yn cynnwys copi o ffurflenni Cynigion Craffu’r Aelodau ac anogwyd yr aelodau i’w cwblhau os oedd ganddynt unrhyw eitemau fyddai’n addas i graffu arnynt. Byddai’r Grŵp Cadeiryddion ac Is-Gadeiryddion Craffu (GCIGC) yn cyfarfod yr wythnos ganlynol i ystyried unrhyw geisiadau a gafwyd. Yn eu cyfarfod diwethaf ym mis Tachwedd 2023, roedd y GCIGC wedi ychwanegu un eitem at y rhaglen waith i’w hystyried ym mis Tachwedd 2024, oedd yn ymwneud â ‘phrosesau a gweithdrefnau’r Cyngor ar gyfer ymgeisio am gyllid grant gwerth uchel’.

Roedd Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Cabinet yn Atodiad 3 er gwybodaeth.

Roedd Atodiad 4 yn amlinellu’r cynnydd a wnaed ar argymhellion y Pwyllgor o’i gyfarfodydd blaenorol.

Tynnwyd sylw’r Pwyllgor at baragraff 4.8 yr adroddiad oedd yn dangos y rhesymeg dros beidio â chyflwyno adroddiadau Monitro Perfformiad y Cynllun Corfforaethol mor aml i’r Pwyllgor o hyn ymlaen. Pwysleisiwyd mai dim ond adroddiadau Chwarter 1 a 3 oedd yn cael eu tynnu’n ôl. Lluniwyd yr adroddiadau hyn er gwybodaeth i’r Pwyllgor ac nid oeddent yn cael eu cyflwyno’n ffurfiol i’w trafod.   Byddai adroddiadau Chwarter 2 a 4 / adroddiadau Perfformiad Blynyddol yn parhau i gael eu cyflwyno i’w trafod yn ffurfiol. Yn y cyfamser, pe bai’r aelodau’n dymuno gwneud eu gwaith ymchwil eu hunain ar berfformiad y Cyngor wrth ddarparu gwasanaethau neu olrhain cynnydd prosiectau penodol, gallent wneud hynny drwy ddefnyddio’r system rheoli perfformiad corfforaethol, Verto. Gallai pob aelod ofyn am fynediad at system Verto.  

Ar ddiwedd y drafodaeth:

Penderfynwyd:  yn amodol ar gynnwys yr eitemau a ychwanegwyd yn ystod y trafodaethau yn y cyfarfod, i gadarnhau Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor fel roedd wedi’i nodi yn Atodiad 1 i’r adroddiad.

Cael y wybodaeth ddiweddaraf gan gynrychiolwyr y Pwyllgor ar Fyrddau a Grwpiau amrywiol y Cyngor

Dywedodd y Cadeirydd, y cynrychiolydd Craffu ar Fwrdd Prosiect Marchnad y Frenhines, nad oedd y Bwrdd wedi cyfarfod ers cyfarfod diwethaf y Pwyllgor.

Rhoddodd y Cynghorydd Holliday, cynrychiolydd y Pwyllgor ar Grŵp Her Gofal Cymdeithasol i Oedolion a’r Gwasanaeth Digartrefedd, drosolwg o’r trafodaethau a gynhaliwyd yn y cyfarfod Her Gwasanaeth diweddar. Roedd amodau llety a’r costau cynyddol i gartrefu teuluoedd digartref yn rhan allweddol o’r trafodaethau. 

Dywedodd yr Is-Gadeirydd nad oedd y Grŵp Craffu Cyfalaf wedi cyfarfod ers cyfarfod diwethaf y Pwyllgor. Roedd ei gyfarfod nesaf wedi’i drefnu ar gyfer y diwrnod canlynol a chytunodd y Cynghorydd Sandilands i adrodd yn ôl i’r Pwyllgor ar y trafodaethau yn ei gyfarfod ym mis Mawrth.

Daeth y cyfarfod i ben am 12.35pm