Agenda and draft minutes

Y Cynghorwyr Ellie Chard, Hugh Irving (Is-gadeirydd), Geraint Lloyd-Williams, Pete Prendergast ac Andrew Thomas ynghyd â Phennaeth y Gwasanaethau Cymorth Cymunedol (PG) a Rheolwr Gwasanaeth Gwasanaethau Cleientiaid (KN).

Dywedodd y Cadeirydd nad oedd y Cynghorydd Pete Prendergast wedi gallu mynychu’r cyfarfod ond ei fod wedi cyflwyno’r sylwadau canlynol i'w darllen yn ei absenoldeb:

“Eitem 5, Menter Meifod – rwyf i fy hun yn gadeirydd grŵp cymunedol sy’n helpu pobl o bob cefndir i ddysgu sgiliau newydd drwy gynllun prentisiaeth nid yn unig er mwyn gwella sgiliau pobl ond i roi hyder iddyn nhw yn eu galluoedd eu hunain a hefyd efallai arwain at y posibilrwydd o waith.  Mae Meifod mor bwysig i’r bobl sy’n mynychu, ac yn cynnig cyfleoedd tebyg i'r grŵp yr ydw i’n ei gadeirio.  Rwy’n annog yr holl gynghorwyr i gefnogi parhad y cynllun teilwng hwn, a bod y preswylwyr sy'n defnyddio'r cyfleuster hyfforddi’n cael pob cyfle i symud ymlaen yn eu bywydau ac o bosib i ddod o hyd i waith.  Rydw’i hefyd yn meddwl y byddai archwilio cyfleoedd drwy  Gyngor Sir Ddinbych a Bwrdd Iechyd Prifysgol Betsi Cadwaladr am waith /sgiliau gwaith yn  y dyfodol yn cadarnhau'r gwaith gwych y mae Meifod yn ei wneud o ran galluogi pobl i  wneud cynnydd yn eu bywydau a thrwy hynny gynnig manteision i'r ddau sefydliad drwy’r gallu i gyflogi staff ymroddedig a hyfforddedig.  Mae angen pendant am grwpiau fel Meifod i roi cyfle i bobl ennill sgiliau, rhywbeth sydd mor bwysig i bobl o bob cefndir y dyddiau hyn i ddod o hyd i ryw fath o gyflogaeth a gwella eu bywydau a bywydau eu teuluoedd.

Yr Aelodau i ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Ni chafodd unrhyw gysylltiad ei ddatgan.

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chodwyd unrhyw fater brys.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Craffu Perfformiad a gynhaliwyd ar 15 Gorffennaf 2021 (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Craffu Perfformiad a gynhaliwyd ar 15 Gorffennaf 2021.

Materion yn Codi –

Eitem 5 – Adroddiadau Blynyddol Drafft Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Cymdeithasol 2019-20 a 2020-21 – tynnodd y Cadeirydd sylw at faterion yn codi o'r cofnodion a chadarnhaodd y Swyddog Cymorth Craffu bod rhagor o wybodaeth ar gefnogaeth ar gyfer gofalwyr ifanc ynghyd ag adroddiad er gwybodaeth am Ofal Iechyd Cefndy wedi'u cynnwys ym Mriff Gwybodaeth y Pwyllgor a ddosbarthwyd i’r aelodau’r wythnos flaenorol.  Roedd awgrym am restr o dermau yn yr Adroddiad Blynyddol hefyd wedi’i dderbyn.  Rhoddodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cymunedau ddiweddariad ar ddatblygiad Bwthyn y Ddôl gan ddweud y byddai’n angenrheidiol ail-dendro am gontractwr i adeiladu’r cyfleuster newydd gan fod y cwmni a enillodd y contract gwreiddiol wedi mynd i’r wal.  Oherwydd yr effaith ar gyfraddau amser a chyllid, cafwyd trafodaethau gyda Llywodraeth Cymru sydd wedi parhau i gefnogi’r prosiect wrth iddo symud yn ei flaen.  Ni fydd yn bosibl cadarnhau’r amserlen ar gyfer y datblygiad hyd nes y bydd y broses dendro wedi’i chwblhau.

PENDERFYNWYD y dylid derbyn a chymeradwyo cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 15 Gorffennaf 2021 fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad ar y cyd rhwng Rheolwr y Gwasanaethau Cleientiaid a’r Swyddog Comisiynu a Chynllunio (copi ynghlwm) a oedd yn rhoi manylion canlyniadau’r ymarfer ymgynghori a gynhaliwyd i fod yn sail i weithrediad gwasanaeth Meifod yn y dyfodol a dewisiadau posibl ar gyfer y gwasanaeth, gan gynnwys argymhelliad gan y Grŵp Tasg a Gorffen Aelodau, er mwyn i’r Pwyllgor lunio argymhellion i’r Cabinet mewn perthynas â darpariaeth y gwasanaeth yn y dyfodol.

Croesawodd y Cadeirydd bawb a oedd yn bresennol ar gyfer yr eitem hon, yn cynnwys y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cymunedau a'r Swyddog Comisiynu a Chynllunio ynghyd â’r Cynghorydd Bobby Feeley, Aelod Arweiniol Llesiant ac Annibyniaeth gan fod yr eitem hon yn dod o fewn ei maes portffolio.  Estynnwyd croeso cynnes hefyd i Brenda Jones, rhiant un o ddefnyddwyr gwasanaethau Meifod a fyddai hefyd yn annerch y Pwyllgor.

Roedd yr adroddiad ar y cyd gan y Rheolwr Gwasanaeth, Gwasanaethau Cleientiaid a’r Swyddog Cynllunio (a ddosbarthwyd eisoes) yn rhoi manylion am ganlyniadau’r ymarfer ymgynghori a fyddai’n hysbysu gweithrediad y gwasanaeth ym Meifod yn y dyfodol a’r opsiynau posibl ar ei gyfer, yn cynnwys argymhelliad Aelod o’r Grŵp Tasg a Gorffen bod y Pwyllgor yn llunio argymhellion i’r Cabinet mewn perthynas â darpariaeth gwasanaeth y dyfodol.

Rhoddodd y Cynghorydd Christine Marston, Cadeirydd Grŵp Gorchwyl a Gorffen yr Aelodau, adroddiad ar drafodaethau’r Grŵp ynghylch y wybodaeth fanwl a’r opsiynau a gyflwynwyd gan y swyddogion yn eu hadroddiad.  Mae’r grŵp yn argymell yn gryf bod y cyfleuster yn cael ei gadw a’i fod yn ailagor cyn gynted â phosibl er y gwerthfawrogir bod angen sicrhau amgylchedd diogel ar gyfer cleientiaid –  yn amlwg mae adolygiadau wedi’u cynnal o’r peiriannau a ddefnyddir o ystyried y pryderon diogelwch a godwyd yn y cyswllt hwnnw.  Roedd y Grŵp hefyd yn ystyried y dylai swyddogion edrych ar weithio gyda menter gymdeithasol a/neu’r sector preifat i ddarparu’r gwasanaeth er mwyn diogelu ei barhad o ystyried yr heriau ariannol a wynebir a bod angen bod yn fwy creadigol yn y modd y rheolir y gwasanaeth.  Roedd y grŵp yn ystyried bod Meifod yn darparu gwasanaeth da sydd yn hollbwysig i'r rhai sy'n ei ddefnyddio ac yn ymgysylltu ag o i gynhyrchu nwyddau adnabyddus a safonol sy’n cael eu prynu yn lleol, ac y byddai ei golli yn drueni mawr.

Cyfeiriodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cymunedau at y wybodaeth fanwl a gafwyd a diolchodd i’r Grŵp Tasg a Gorffen a’r Pwyllgor Craffu am eu gwaith ac am graffu ar yr adroddiad.  Mae Meifod yn wasanaeth sy’n cael ei groesawu a’i werthfawrogi gan y rhai sy’n ei ddefnyddio a’u teuluoedd, y staff sy’n gweithio yno, y gymuned leol a’r rhai sy’n atgyfeirio pobl yno.   Wedi dweud hynny  mae angen ystyried hyfywedd pob gwasanaeth yn ogystal â chyfleoedd i foderneiddio â diwallu anghenion pobl.  Caeodd Meifod ddiwedd Mawrth 2020 oherwydd Covid-19 a’r cyfyngiadau perthnasol ond oherwydd bod y cyfyngiadau hyn yn cael eu llacio roedd yn adeg priodol i ystyried dyfodol y gwasanaeth.  Am y rheswm hwnnw cynhaliwyd ymarfer ymgysylltu dros gyfnod o wythnosau i geisio barn defnyddwyr y gwasanaeth, eu teuluoedd/gofalwyr a staff y gwasanaeth ynghyd â rhanddeiliaid eraill.  Er ei fod yn amlwg yn wasanaeth sy'n cael ei werthfawrogi, doedd rhai pobl ddim isio mynd yn ôl i Meifod a byddai'n well ganddynt ystyried cyfleoedd eraill a gweithgareddau eraill felly mae'n bwysig ystyried gwahaniaethau barn.  Wedi ystyried nifer o opsiynau a gyflwynwyd gan y swyddogion, roedd Grŵp Gorchwyl a Gorffen yr Aelodau wedi argymell y dylid ailagor Meifod fel gwasanaeth sy'n cael ei redeg gan y Cyngor ac y dylid cychwyn ar y gwaith o ddod o hyd i sefydliad allanol neu fenter gymdeithasol i ddarparu amrywiaeth o weithgareddau o'r adeilad Meifod presennol, er ei bod yn bosibl nad gweithgareddau gwaith coed fyddai'r rhain, er mwyn archwilio cynaladwyedd hirdymor Meifod.  Cadarnhaodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol bod swyddogion y gwbl gytûn ac yn cefnogi argymhelliad y grŵp Tasg a Gorffen ac y byddent yn croesawu cwestiynau gan y Pwyllgor.

Yn ystod trafodaeth hir craffodd yr aelodau ar  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Craffu (copi ynghlwm) yn gofyn am adolygiad o raglen gwaith i’r dyfodol y pwyllgor a rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r aelodau am faterion perthnasol.

Cyflwynodd y Cydlynydd Craffu adroddiad (a ddosbarthwyd ymlaen llaw) yn gofyn i’r Aelodau adolygu Rhaglen Waith y Pwyllgor ac yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf ynglŷn â materion perthnasol.

Bu trafodaeth ynghylch y materion canlynol -

·         nodwyd bod yr adroddiad ar y System Rheoli Perthnasoedd Cwsmeriaid a oedd wedi'i drefnu ar gyfer y cyfarfod nesaf ar 25 Tachwedd wedi’i gadarnhau a ail-gadarnhaodd yr aelodau'r pedair eitem a restrwyd yn y rhaglen waith ar gyfer y cyfarfod hwnnw.

·         cafodd y pedair eitem a restrwyd yn rhaglen waith y cyfarfod sydd wedi'i drefnu ar gyfer 27 Ionawr hefyd eu nodi a'u  hail-gadarnhau

·         anogwyd aelodau i gyflwyno unrhyw ffurflenni cynnig testunau ar gyfer craffu cyn cyfarfod nesaf Grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion Craffu ar 25 Tachwedd.

·         cyfeiriwyd at yr adroddiadau gwybodaeth ym Mriff Gwybodaeth y Pwyllgor a ddosbarthwyd eisoes  yn ymwneud ag Adroddiad Interim Cefndy 2021-2022 a'r Diweddariad ar Berfformiad y Cynllun Corfforaethol

Ebrill – Mehefin 2021.  Byddai’r ail adroddiad o gymorth i’r Pwyllgor wrth graffu ar Chwarter 2 Cynllun Corfforaethol 2021/22 yn ei gyfarfod nesaf ar 25 Tachwedd.

PENDERFYNWYD, yn amodol ar y newidiadau y cytunwyd arnynt uchod, cymeradwyo’r rhaglen gwaith i’r dyfodol fel y mae yn Atodiad 1 i’r adroddiad.

Derbyn unrhyw ddiweddariadau gan gynrychiolwyr y Pwyllgor ar wahanol Fyrddau a Grwpiau’r Cyngor.

Ni dderbyniwyd unrhyw adroddiadau gan gynrychiolwyr pwyllgorau.

Canmolodd y Prif Weithredwr safon uchel y craffu a'r trafod yn ystod y cyfarfod ac fel Swyddog Arweiniol Corfforaethol y Pwyllgor Craffu Perfformiad dywedodd ei fod yn edrych ymlaen at fynychu cyfarfodydd y dyfodol.  Ar gais y Cadeirydd rhoddodd y Prif Weithredwr ddiweddariad ar drafodaethau parthed cynllunio olyniaeth  y swyddi Pennaeth Gwasanaethau Cymorth Cymunedol, Pennaeth Gwella Busnes a Moderneiddio a Chyfarwyddwr Corfforaethol y Parth Cyhoeddus a fyddai'n cynnwys adolygu strwythur yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth.

Daeth y cyfarfod i ben am 12.10pm