Agenda and draft minutes

Cafwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorwyr Martin Holland a Geraint Lloyd-Williams.

Yr Aelodau i ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Ni chafodd unrhyw gysylltiad ei ddatgan.

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Nid oedd unrhyw faterion brys wedi eu codi gyda’r Cadeirydd cyn y cyfarfod.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Craffu Perfformiad a gynhaliwyd ar 28 Ionawr 2021 (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Craffu Perfformiad a gynhaliwyd ar 28 Ionawr 2021.  Penderfynodd y Pwyllgor:

Penderfyniad: - derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Craffu Perfformiad a gynhaliwyd ar 28 Ionawr 2021 a’u cymeradwyo fel cofnod cywir o’r cyfarfod.

Ni chodwyd unrhyw fater mewn cysylltiad â chynnwys y cofnodion.

Ystyried adroddiad (copi amgaeedig) gan y Rheolwr Gwastraff ac Ailgylchu ar gyfeiriad y Gwasanaeth Gwastraff Masnachol ac Ailgylchu yn y dyfodol.

10:05 – 10:45

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol Gwastraff, Cludiant a'r Amgylchedd, y Cynghorydd Brian Jones, yr adroddiad (a oedd eisoes wedi’i gylchredeg) yn esbonio bod y gwasanaeth gwastraff gweddilliol, heblaw am yr amhariad yn ystod cyfnod clo Covid-19, yn gweithio’n dda a chefnogodd argymhellion yr adroddiad y dylai’r gwasanaeth barhau i weithredu yn yr un ffordd wrth symud ymlaen.

Atgoffodd y Pennaeth Priffyrdd a Gwasanaethau Amgylcheddol, Tony Ward, y Pwyllgor bod y gwasanaeth gwastraff masnachol gweddilliol wedi cael ei gontractio allan i Veola ym mis Awst 2018 gydag ymrwymiad i adolygu’r gwasanaeth yn y Pwyllgor Craffu Perfformiad ar ôl iddo gael amser i ymsefydlu. Roedd Atodiad 1 yr adroddiad, a gwblhawyd gan Wrap Cymru, yn tynnu sylw at lwyddiant y Gwasanaeth hyd yma. Y bwriad oedd adnewyddu’r contract pan ddaw i ben ym mis Awst 2021.

Esboniodd Tara Dumas, Rheolwr Gwastraff ac Ailgylchu, y sail resymegol ar gyfer cadw'r gwasanaeth ailgylchu gwastraff masnachol yn fewnol. Roedd yr Awdurdod yn y sefyllfa orau i reoli’r ymarfer o wahanu gwastraff yn ei darddle a fyddai’n ofynnol yn y dyfodol er mwyn cydymffurfio â Deddf yr Amgylchedd ac a oedd eisoes yn ymarfer sefydledig ar rowndiau domestig.

Roedd casglu gwastraff wedi’i wahanu yn y tarddle yn gostus. Fodd bynnag, gallai’r Awdurdod fanteisio ar y gwasanaeth casglu domestig i gasglu’r biniau 4 olwyn mawr ochr yn ochr â’r gwasanaeth domestig wythnosol ar gyfer casgliadau cymunol a bocsys troli bach, gan leihau costau i fusnesau a chaniatáu i'r Awdurdod adfer ei gostau ei hun.

Wrth ymateb i gwestiynau gan yr Aelodau, dywedodd y Swyddogion:

·         Mae’r ffioedd presennol yn sefydlog yn ddibynnol ar faint y cynhwysydd.

·         Nid oedd taliadau ailgylchu wedi cael eu pennu ar gyfer busnesau eto.

·         Roedd yr Awdurdod yn denu llawer iawn o fusnesau bach a oedd yn gofyn am gasgliadau gwastraff masnachol.

·         Byddai cyfuno’r gwasanaethau casglu gwastraff masnachol a domestig yn lleihau effaith ôl troed carbon yr Awdurdod.

·         Roedd amryw o addasiadau wedi cael eu gwneud i’r casgliadau arfaethedig o aelwydydd i osgoi cael effaith andwyol ar leoliadau gwledig neu dai amlfeddiannaeth / fflatiau.

·         Roedd gofyn i Awdurdodau Lleol fod yn dryloyw a chyhoeddi eu polisïau prisiau, ond nid oedd yn ofynnol i fusnesau preifat wneud hynny.

·         Roedd prosiect cydweithio yn yr arfaeth gyda Chonwy ar gyfer adnewyddu’r contract i reoli canolfannau ailgylchu gwastraff y cartref.

·         Roedd siop ailddefnyddio yn cael ei sefydlu yng nghanolfan ailgylchu y Rhyl a disgwylid iddi agor ym mis Ebrill / Mai 2021.

·         Roedd fideo ar gael yn dangos sut mae gwaith ailgylchu Shotton yn gweithio a byddai modd cylchredeg y fideo hon i’r aelodau.

Cynigwyd y dylid trefnu ymweliad safle i weld gwastraff yn cael ei wahanu mewn canolfan ailgylchu pan fydd y cyfyngiadau Covid yn caniatáu i ymweliadau ailddechrau. Awgrymodd y Rheolwr Gwastraff ac Ailgylchu ymweld â Pharc Adfer, sef canolfan troi gwastraff yn ynni yng Nglannau Dyfrdwy sydd â chanolfan ymwelwyr bwrpasol (ar gau yn ystod y cyfnod clo) a allai fod o ddiddordeb i aelodau.

Diolchodd y Cadeirydd i’r Swyddogion am eu hadroddiad a’u cyflwyniad.

Penderfynodd y Pwyllgor:

Penderfyniad: - o ystyried y tasgau, y targedau a’r terfynau amser yn y ‘Cynllun Cyflawni Gwastraff ac Ailgylchu Masnachol’ (Atodiad 2), cefnogi’r Cynllun fel fframwaith ar gyfer cyflawni’r argymhellion allweddol yn seiliedig ar ganfyddiadau Adroddiad Adolygu Gwastraff Masnachol WRAP Cymru (Atodiad 1)

Ystyried adroddiad oddi wrth y Prif Lyfrgellydd ar berfformiad y Cyngor yn erbyn y 6ed Fframwaith Safonau Llyfrgelloedd Cyhoeddus Cymru 2017-20 a’r cynnydd a wneir i ddatblygu llyfrgelloedd fel mannau lles a chadernid lles unigol a chymunedol.

10:45 – 11:15

Cyflwynodd y Pennaeth Cwsmeriaid, Cyfathrebu a Marchnata, Liz Grieve yr adroddiad (eisoes wedi’i gylchredeg) a oedd yn cwmpasu blwyddyn ariannol 2019/2020 a oedd hefyd wedi’i gyflwyno i Lywodraeth Cymru.

Roedd pob un o’r Hawliau Craidd wedi cael eu cyflawni (cyfeiriwyd at Atodiad A). O’r 16 o Ddangosyddion Ansawdd roedd gan 10 ohonynt dargedau. Roedd y cyfyngiadau oherwydd Covid-19 wedi cael effaith ar Ddangosyddion Ansawdd ac o ganlyniad dilëwyd rhai ohonynt. Roedd trafodaethau ar y gweill ynglŷn â sut y gellid asesu perfformiad ar gyfer blwyddyn 2020/2021 ond mae’n debyg y byddai’n fwy o adroddiad naratif. O’r 9 targed a oedd yn weddill ar gyfer 2019/2020; cafodd 7 eu cyflawni yn llwyr, 1 yn rhannol ac 1 a oedd heb gyflawni’r targed.

Nid oedd unrhyw newid sylweddol i adolygiad Llywodraeth Cymru o Wasanaeth Llyfrgelloedd Cyngor Sir Ddinbych. Cafodd ymrwymiad Sir Ddinbych i iechyd a lles – partneriaethau gweithredol gyda Gwasanaethau Cymorth Cymunedol, Bwrdd Iechyd Prifysgol Betsi Cadwaladr a chyrff y Trydydd Sector – ei nodi ac ystyriwyd bod hynny’n bwysig wrth fynd ymlaen.  Hefyd yn bwysig oedd defnyddio mwy o adnoddau digidol a chanolbwyntio ar ddatblygu staff.

Nid oedd y Dangosydd Ansawdd ar gyfer deunydd darllen cyfredol a phriodol wedi cael ei gyflawni. Er bod deunyddiau newydd yn cael eu caffael, nid oedd gwariant wedi cyrraedd y targed a osodwyd gan Lywodraeth Cymru. Roedd y gwaith a wnaethpwyd gan lyfrgelloedd a phartneriaethau ledled gogledd Cymru yn golygu nad oedd hynny wedi cael effaith ddifrifol ar breswylwyr.

Roedd Sir Ddinbych wedi cyrraedd y brig (allan o 22 o awdurdodau Cymreig) am nifer y llyfrau Cymraeg a fenthycwyd fesul pen o’r boblogaeth. Canmolwyd y staff a oedd yn gyfrifol am drefnu grwpiau darllen yn y Gymraeg a’r Saesneg.

Rhoddodd y Prif Lyfrgellydd, Bethan Hughes, y wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor am rôl llyfrgelloedd yn ystod pandemig Covid-19 a chyfnodau clo dilynol gan gynnwys:

·         adleoli staff i ddarparu gwasanaeth Galwadau Rhagweithiol y Cyngor i breswylwyr sydd ar y rhestr warchod;

·         ehangu a hyrwyddo’r Llyfrgell Ddigidol – gwelwyd cynnydd o 118% mewn benthyca digidol.

·         newid gwasanaeth y tîm Dechrau Da i fod yn wasanaeth ar-lein;

·         cyflwyno gwasanaeth Archebu a Chasglu llyfrau llyfrgell wrth i gyfyngiadau lacio;

·         darparu gwasanaethau Siop Un Alwad ar-lein a thros y ffôn;

·         derbyn cyllid gan Lywodraeth Cymru er mwyn cynnal prosiect gweddnewid digidol i ailddyrannu ystafelloedd bach mewn llyfrgelloedd er mwyn caniatáu i breswylwyr eu harchebu i gymryd rhan mewn cyfarfodydd ar y rhyngrwyd a

·         hyfforddi staff llyfrgelloedd i gynnal digwyddiadau ar-lein.

Dywedwyd wrth y Pwyllgor:

·         wrth ddychwelyd i’r drefn arferol byddai cwsmeriaid yn parhau i gael eu cefnogi i dalu eu biliau mewn dulliau eraill (heb fod ar-lein) y tu allan i'r llyfrgell.

·         roedd cynlluniau i’r dyfodol yn cynnwys dolenni mynediad i’r Gwasanaeth Archifau a’i lyfrgell gwybodaeth;

·         cafodd cwsmeriaid eu cyfeirio a'u cefnogi i gael mynediad at wasanaethau digidol ar-lein ar gyfer Llyfrgell Genedlaethol Cymru;

·         roedd penderfyniad ymwybodol wedi cael ei wneud (sawl blwyddyn yn ôl) i ostwng y gyllideb sy’n cael ei gwario ar lyfrau newydd ac roedd hynny'n annhebygol o newid yn y dyfodol gan y teimlwyd bod y Gwasanaeth, trwy reoli'n ofalus, yn gallu ateb galw’r darllenwyr o fewn ei adnoddau cyfyngedig;

·         roedd yn rhaid i lyfrgellwyr ystyried llyfrau poblogaidd yn erbyn pynciau arbenigol gan weithio o fewn cyllideb. Mantais cydweithio’n agos â llyfrgelloedd gogledd Cymru oedd y gellid cael gafael ar lyfrau arbenigol o wasanaethau llyfrgelloedd eraill ambell waith.

Canmolodd y Pwyllgor waith staff y Llyfrgelloedd.

Felly:

Penderfynwyd: - yn amodol ar y sylwadau uchod:

(i)   derbyn a llongyfarch Gwasanaeth Llyfrgelloedd y Cyngor ar ei berfformiad yn erbyn 6ed Fframwaith Safonau Llyfrgelloedd Cyhoeddus Cymru; a

(ii)  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Derbyn adroddiad diweddaru (copi amgaeedig) gan Arweinydd y Tîm Cynllunio a Pherfformiad Strategol ar gyflawni'r Cynllun Corfforaethol yn 2020 i 2021 ar ddiwedd chwarter 3 (Hydref i Rhagfyr 2020).

11:30 – 12:00

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol Cyllid ac Asedau Strategol, Julian Thompson-Hill, yr adroddiad (eisoes wedi’i gylchredeg) wrth i’r Cyngor ddechrau ar flwyddyn olaf ei Gynllun Corfforaethol. Dywedodd bod Covid-19 wedi cael effaith ar rai elfennau o'r Cynllun Corfforaethol – yn bennaf darparu prosiectau yn hwyrach na'r disgwyl.

Roedd y dudalen grynodeb yn adrodd am gynnydd da yn gyffredinol. Roedd dau faes yn dal i fod yn flaenoriaeth ar gyfer gwella mesurau. Dull diofyn y Cyngor, os oes data cenedlaethol ar gael, yw bod perfformiad uwch na’r chwarter uchaf yn cael ei ystyried yn ardderchog, a bod perfformiad o dan y canolrif yn cael ei flaenoriaethu ar gyfer gwelliant. Os nad oes data cenedlaethol ar gael, mae penderfyniad lleol yn cael ei wneud ynglŷn â beth sy’n cyfrif fel perfformiad ardderchog neu flaenoriaeth ar gyfer gwelliant.

Dywedodd yr Arweinydd Tîm Cynllunio Strategol a Pherfformiad, Iolo McGregor, nad oedd yr adroddiad yn dod yn y drefn y byddai aelodau yn arfer ei dderbyn oherwydd cyfnod clo Covid-19.

Roedd y ddau fesur a amlygwyd i’w blaenoriaethu ar gyfer gwelliant yn parhau sef:

·         Cysylltu Cymunedau – a oedd yn cynnwys argaeledd Band Eang ledled y sir

·         Pobl Ifanc – roedd data addysg wedi cael ei effeithio gan y pandemig ac roedd yn eithriadol o annhebygol y byddai unrhyw ddata addysgol manwl ar gael am amser hir iawn.

Roedd yr adroddiad hefyd yn cynnwys gwybodaeth am y modd yr oedd y Cyngor wedi ymateb i Covid-19 a byddai’n parhau i wneud hynny wrth symud ymlaen.

Dywedodd yr Arweinydd Tîm Cynllunio Strategol a Pherfformiad a’r Aelod Arweiniol Cyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol:

·         Byddai’r arolwg preswylwyr / budd-ddeiliaid yn cael ei gynnal eto i ganfod beth yw’r blaenoriaethau yn y Sir er mwyn bod yn sail i’r Cynllun Corfforaethol nesaf.

·         Disgwylid gweld cynnydd cyflym mewn gwaith adeiladu yn y portffolio tai yn y dyfodol agos.

·         Byddai canlyniadau arolwg tai STAR a gynhaliwyd gyda Thenantiaid y Cyngor yn cael eu cyflwyno i’r Pwyllgor Craffu i’w harchwilio yn y dyfodol agos.

·         Efallai yr hoffai Aelodau ddefnyddio’r wybodaeth yn Niweddariad y Cynllun Corfforaethol i nodi meysydd lle roedd angen gwneud gwaith craffu pellach e.e. darpariaeth tai fforddiadwy.

·         Roedd cyfnod y Cynllun Corfforaethol yn adlewyrchu cyfnod y Cyngor a

·         Roedd disgwyl i’r Cynllun Tai Gofal Ychwanegol yn Ninbych gael ei gwblhau erbyn y dyddiad targed sef Ebrill 2021.

Penderfynodd y Pwyllgor:

Penderfyniad: - Yn amodol ar y sylwadau a’r arsylwadau uchod, derbyn yr adroddiad ar berfformiad y Cyngor o ran cyflawni ei Gynllun Corfforaethol 2017-22 yn ystod Chwarter 3 2020-21.

Derbyn adroddiad diweddaru (copi amgaeedig) ar adolygiad mis Chwefror o'r Gofrestr Risg Gorfforaethol gan Arweinydd y Tîm Cynllunio Strategol a Pherfformiad a'r Swyddog Cynllunio Strategol a Pherfformiad.

12:00 – 12:30

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol Cyllid, Perfformiad ac Asedau, Julian Thompson Hill adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol).  Mewn crynodeb dywedodd yr Aelod Arweiniol:

·         Nad oedd unrhyw risgiau newydd wedi’u nodi ers yr adroddiad diwethaf

·      Roedd Risg 46 –Cyflenwi’r Cynllun Datblygu Lleol newydd wedi cael ei ddileu oherwydd bod Llywodraeth Cymru wedi ymestyn y dyddiad cau.

·      Roedd Risg 14 – iechyd a diogelwch wedi codi mymryn oherwydd effaith weddilliol Covid-19

·      Roedd Risg 44 – Clefyd Coed Ynn wedi cael ei ddiweddaru i adlewyrchu nad oedd y Cyngor bellach yn ceisio cydweithio ag awdurdodau eraill a

·         Nad yw oddeutu 55% o Risgiau Corfforaethol yn gydnaws â Datganiad Parodrwydd i Dderbyn Risg y Cyngor.

Dywedodd Arweinydd Tîm Cynllunio Strategol a Pherfformiad, Iolo McGregor (IM) wrth y Pwyllgor bod yr adroddiad wedi cael ei wella ers yr un a ystyriwyd ym mis Medi 2020 gan fyfyrio ar gyfnod clo cyntaf Covid-19 a Brexit. Aeth ymlaen i esbonio’r cysyniad o Barodrwydd i Dderbyn Risg a sut i'w ddefnyddio fel offeryn i ystyried a yw’r Awdurdod yn gwneud digon gan roi’r enghreifftiau canlynol:

·      Roedd y Clefyd Coed Ynn yn broblem gymharol newydd ac roedd llawer o wybodaeth goll megis; ble oedd yr holl goed yn y Sir, pa niwed allent ei achosi a'r tebygolrwydd y byddent yn cwympo ar rywun. Wrth fynd ymlaen byddai ymchwiliadau yn ateb ac yn mynd i’r afael â’r materion hynny, ac o ganlyniad byddai’n lleihau’r risg sy’n gysylltiedig â chlefyd coed ynn, gan symud mwy tuag at lefel Parodrwydd i Dderbyn Risg yr Awdurdod.

·      Roedd  dull gweithredu Parodrwydd i Dderbyn Risg ym maes Diogelu yn gynnil. Fodd bynnag, roedd natur Diogelu yn golygu na fyddai byth dan reolaeth yr Awdurdod. Gan hynny, ni fyddai’r risg byth yn gydnaws â Pharodrwydd i Dderbyn Risg y Cyngor, waeth beth fo’r uchelgais.

Dywedwyd wrth y Pwyllgor:

·      O ran y Gofrestr Risg, mae’r term ‘Diogelu’ yn cyfeirio at amddiffyn dinasyddion diamddiffyn rhag niwed (waeth beth fo’u hoedran)

·      Rhoddir ‘Blaenoriaeth ar gyfer Gwelliant’ i unrhyw fesur a oedd yn disgyn o dan y canolrif sy’n ofynnol gan Lywodraeth Cymru.

·      Adolygir y Gofrestr Risg bob 6 mis, fodd bynnag mae pob risg yn cael ei dyrannu i berchennog sy’n ei monitro’n gyson yn ogystal â’r Uwch Dîm Rheoli.  Roedd y Cabinet hefyd yn adolygu’r Gofrestr bob chwe mis.

Penderfynodd y Pwyllgor:

Penderfyniad: - Yn amodol ar yr uchod cefnogi ac ardystio’r newidiadau a wnaethpwyd i’r Gofrestr Risgiau Gorfforaethol (Atodiad 1) yn ystod ei adolygiad chwe mis diweddar, gan gynnwys statws pob risg yn erbyn Datganiad Parodrwydd i Dderbyn Risg y Cyngor (Atodiad 2).

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Craffu (copi ynghlwm) yn gofyn am adolygiad o raglen gwaith i’r dyfodol y pwyllgor a rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r aelodau am faterion perthnasol.

12:30 – 12:45

Cyflwynodd y Cydlynydd Craffu adroddiad (a gylchredwyd eisoes) yn gofyn i’r Aelodau adolygu rhaglen waith y Pwyllgor ac yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf ar faterion perthnasol. Atgoffwyd yr Aelodau y dylent lenwi’r ffurflen cynnig ar gyfer y pynciau craffu (atodiad 2) er mwyn i’r Grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion Craffu adolygu a dyrannu eitemau busnes.

·         Roedd ymholiadau wedi cael eu gwneud gyda’r swyddogion perthnasol ynglŷn â p’un a fyddai Adroddiad Blynyddol Drafft Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Cymdeithasol ar gael i’w gyflwyno i’r Pwyllgor yn y cyfarfod nesaf ar 29 Ebrill.  Roedd y gofyniad statudol i gyhoeddi'r Adroddiad Blynyddol ym mis Gorffennaf 2020 wedi cael ei hepgor gan Lywodraeth Cymru oherwydd y pwysau a achosir gan bandemig COVID-19.  Roedd disgwyl i awdurdodau lleol gyhoeddi’r adroddiad hwn erbyn diwedd mis Gorffennaf 2021 i gwmpasu blynyddoedd 2019-20 a 2020-21.  Roedd swyddogion wedi cadarnhau na fyddai'r adroddiad ar gael mewn pryd ar gyfer cyfarfod mis Ebrill ond byddai ar gael i'w gyflwyno i'r Pwyllgor yng nghyfarfod mis Mehefin.  Cytunodd y Pwyllgor â’r gohiriad hwn, ond gofynnodd a fyddai modd cadw dyddiad cyfarfod mis Ebrill yn agored rhag ofn i eitemau busnes brys gael eu cyflwyno i'w trafod.

·         Roedd cais wedi cael ei dderbyn gan swyddogion yn gofyn am ohirio adroddiad dilynol ar Ganolfan Hafan Deg yn y Rhyl tan ddiwedd yr haf neu hydref 2022 gan nad oedd y Ganolfan wedi gallu gweithredu yn agos at ei gapasiti disgwyliedig yn y 12 mis diwethaf oherwydd cyfyngiadau COVID-19.  Byddai contract y Ganolfan yn cael ei adnewyddu yn ystod haf 2021 felly teimlwyd mai’r amser mwyaf priodol i fonitro effeithlonrwydd y Ganolfan oedd blwyddyn i mewn i’r contract newydd pan fyddai cyfyngiadau’r pandemig wedi llacio digon i ganiatáu i’r gweithredwr dyfu’r busnes a’r gwasanaethau sydd ar gael yno gobeithio.  Cytunodd Aelodau â’r gohiriad a geisiwyd.

Felly:

Penderfynwyd: yn amodol ar y newidiadau a gytunwyd uchod, i gymeradwyo Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor.

Derbyn unrhyw ddiweddariadau gan gynrychiolwyr y Pwyllgor ar wahanol Fyrddau a Grwpiau’r Cyngor.

12:45 – 13:00

Ni chyflwynwyd unrhyw adborth gan gynrychiolwyr.

Daeth y cyfarfod i ben am 12:20pm