Agenda and draft minutes

Oherwydd problemau technegol, nid oedd modd i’r Cyngor ddarlledu dechrau’r cyfarfod yn fyw na’i recordio. Fodd bynnag, datryswyd y problemau hyn ac roedd busnes a thrafodaethau’r Pwyllgor o eitem rhif 5 ymlaen ar gael ar wefan y Cyngor.

Cafwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorwyr Chris Evans a Diane King.

Aelodau i ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu sy’n rhagfarnu mewn unrhyw fusnes a nodwyd i’w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Ni ddatganwyd unrhyw gysylltiad personol sy’n rhagfarnu.

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, gael eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chodwyd unrhyw faterion brys gyda’r Cadeirydd na’r Cydlynydd Craffu cyn dechrau’r cyfarfod.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Craffu Perfformiad a gynhaliwyd ar 16 Mawrth 2023 (copi ynghlwm).

10.05am – 10.10am

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Craffu Perfformiad a gynhaliwyd ar 16 Mawrth 2023. Felly:

Penderfynwyd: y dylid derbyn a chymeradwyo cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 16 Mawrth 2023 fel cofnod gwir a chywir o’r gweithrediadau.

Mewn ymateb i ymholiad a oedd yn codi o’r cofnodion ynghylch a oedd cynrychiolwyr wedi’u penodi i wasanaethu ar yr holl Grwpiau Herio Gwasanaeth, tynnodd y Cydlynydd Craffu sylw’r aelodau at eitem rhif 6 ar raglen y cyfarfod presennol, Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol Craffu.   Roedd yr adroddiad yn cynnwys cais i’r Pwyllgor lenwi pob swydd wag ar y Grwpiau Herio Gwasanaeth.

Ystyried adroddiad (copi ynghlwm) gan y Swyddog Cynllunio Strategol a Pherfformiad sy'n gofyn i'r Pwyllgor ystyried a darparu sylwadau ar y diwygiadau i'r Gofrestr Risg Gorfforaethol o ganlyniad i'r adolygiad diweddar o'r Gofrestr.

10.10am – 10.40am

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol Polisi, Cydraddoldeb a Strategaeth Gorfforaethol yr adroddiad a’r atodiadau (a ddosbarthwyd ymlaen llaw) a oedd yn cyflwyno Cofrestr Risgiau Gorfforaethol ddiwygiedig y Cyngor yn dilyn yr adolygiad chwe mis a gynhaliwyd ym mis Chwefror 2023.

Yn ystod ei chyflwyniad, dywedodd yr Aelod Arweiniol wrth y Pwyllgor, er bod nifer o ddiwygiadau wedi’u gwneud i’r gofrestr o ran perchnogion risg, teitlau, disgrifiadau a chamau gweithredu, na fu unrhyw newidiadau i’r sgoriau risg o ganlyniad i’r adolygiad diweddaraf. Erbyn yr adolygiad nesaf o’r Gofrestr Risg sydd wedi’i drefnu ym mis Medi, dylai’r ymarferion recriwtio ar gyfer swyddi gwag Penaethiaid Gwasanaeth fod wedi dod i ben. Mae’n debygol iawn y byddai hyn yn arwain at newid enwau ‘perchnogion risg’ eto, unwaith bydd y Penaethiaid Gwasanaeth newydd wedi ymgymryd â’u swyddi. 

Arweiniodd y Pennaeth Dros Dro Gwasanaeth Cymorth Corfforaethol: Perfformiad, Digidol ac Asedau, ynghyd â’r Swyddog Cynllunio Strategol a Pherfformiad yr aelodau trwy’r adroddiad, gan dynnu sylw at y newidiadau a wnaed i fformat yr adroddiad o ganlyniad i adborth gan y Pwyllgor a’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. Dywedwyd, yn ystod y 12 mis diwethaf, er bod difrifoldeb nifer o risgiau wedi cynyddu’r nifer o ddiwygiadau a wnaed yn ystod yr adolygiad presennol o ran ‘perchnogion risg’ a enwyd, roedd hyn ar gyfer adlewyrchu strwythur rheoli newydd y Cyngor. Pwysleisiwyd, er nad oedd y sgoriau risg wedi newid yn dilyn yr adolygiad hwn a bod y gofrestr risg yn ymddangos fymryn yn fwy sefydlog, nad oedd hynny’n golygu nad oedd y risgiau eu hunain mor ddifrifol. Nod y siart liwiau ar ddechrau’r Gofrestr (Atodiad 1) oedd dangos difrifoldeb pob risg yn glir i’r darllenydd, cyn ac ar ôl gweithredu mesurau lliniaru. Roedd hefyd yn dangos ‘tueddiad’ pob risg ers yr adolygiad diwethaf, ac yn nodi a oedd y risg, yn dilyn gweithredu mesurau lliniaru, bellach o fewn trothwy’r Cyngor o ran ‘parodrwydd i dderbyn risg’.   Er bod nifer o fesurau lliniaru wedi’u gweithredu gyda’r bwriad o reoli’r risgiau, ni fu newid o ran ‘tueddiad’ ar gyfer nifer ohonynt ers yr adolygiad diwethaf. Yn achos dros hanner y risgiau corfforaethol, roedd y ‘parodrwydd i dderbyn risg’ yn uwch na lefel goddefiant y Cyngor, roedd hyn oherwydd y cymhlethdodau oedd yn gysylltiedig â risgiau unigol. Fodd bynnag, nod y Cyngor oedd parhau i leihau’r risgiau.

Rhoddodd y Swyddog Cynllunio Strategol a Pherfformiad drosolwg i’r Pwyllgor o’r newidiadau mwyaf sylweddol a nodir yn yr adroddiad. Roedd y rhain yn cynnwys:

Risg 01 – Diogelu: roedd y drefn llywodraethu sy’n gysylltiedig â’r risg hon bellach yn dynn iawn, gydag adroddiadau’n cael eu darparu i’r Tîm Gweithredol Corfforaethol ac i gyfarfod Briffio’r Cabinet yn rheolaidd.   Yn ogystal â’r Pwyllgor Craffu, tynnodd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio sylw hefyd at ei bryderon ynghylch y risg hon, yn benodol o ran pwysau recriwtio a chadw staff ym maes gofal cymdeithasol. O ganlyniad, roedd adran Archwilio Mewnol y Cyngor yn cynnal adolygiad o faterion recriwtio a chadw.  

Risg 21 – datblygu partneriaethau a rhyngwynebau effeithiol rhwng Bwrdd Iechyd Prifysgol Betsi Cadwaladr (BIPBC) a’r Cyngor: cafodd yr adolygiad presennol o’r Gofrestr Risg ei gynnal cyn i’r Bwrdd Iechyd gael ei roi yn ôl mewn mesurau arbennig. Serch hynny, yn dilyn penderfyniad Llywodraeth Cymru (LlC) i roi BIPBC yn ôl mewn mesurau arbennig, trafododd swyddogion y sefyllfa gyda’r ‘perchennog risg’. O ganlyniad i’r trafodaethau hynny, penderfynwyd peidio â diwygio’r sgôr risg ar hyn o bryd, ond y byddai’r Tîm Gweithredol Corfforaethol yn monitro datblygiadau yn y Bwrdd Iechyd yn ofalus, gan ganolbwyntio’n benodol ar eu heffaith ar y risg hon.

Risg 36 – y risg sy’n gysylltiedig â’r amgylchedd economaidd  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Craffu (copi ynghlwm) yn gofyn am adolygiad o raglen gwaith i’r dyfodol y pwyllgor a rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r aelodau am faterion perthnasol.

10.40am – 10.55am

Cyflwynodd y Cydlynydd Craffu’r adroddiad a’r atodiadau (a ddosbarthwyd ymlaen llaw) er mwyn gofyn i’r Pwyllgor adolygu ei raglen gwaith i’r dyfodol.

Cafodd Aelodau eu harwain trwy’r rhaglen gwaith i’r dyfodol drafft yn Atodiad 1. Dywedwyd wrthynt fod y rhaglen waith ddrafft ar gyfer eu cyfarfod nesaf ar 8 Mehefin yn cynnwys adroddiad tra sylweddol ar ‘Recriwtio, Cadw a Chynllunio’r Gweithlu’, ynghyd ag Adroddiad Chwarter 4 ar Hunanasesiad y Cyngor o’i Berfformiad.   Roedd ymholiadau a wnaed yn ddiweddar mewn perthynas â’r eitem sydd wedi’i rhestru dros dro ar y ‘Mesur Teithio gan Ddysgwyr (Cymru)’ yn dangos na fyddai’r adroddiad hwn ar gael tan yr hydref o leiaf, gan fod Llywodraeth Cymru (LlC) wedi nodi’n ddiweddar y byddai’n ceisio rhagor o wybodaeth gan awdurdodau ynghylch cludiant i’r ysgol, cyn adrodd ar gasgliadau eu hadolygiad.   Fodd bynnag, hysbyswyd y Pwyllgor bod y Grŵp Cadeiryddion ac Is-Gadeiryddion Craffu (GCIGA), yn ei gyfarfod yn ddiweddarach y diwrnod hwnnw, yn debygol o ofyn i’r Pwyllgor ystyried adroddiad yr ‘Adolygiad o Strategaeth yr Hinsawdd ac Ecolegol’ yn ei gyfarfod ym mis Mehefin. 

Hysbyswyd y Pwyllgor hefyd y byddai’r GCIGC hefyd yn ystyried nifer o geisiadau i graffu ar bynciau cysylltiedig ag addysg yn ystod blwyddyn nesaf y Cyngor. Pe bai’r ceisiadau’n cael eu cymeradwyo ar gyfer craffu, byddant fwy na thebyg yn cael eu cynnwys yn rhaglen gwaith i’r dyfodol y Pwyllgor yn y dyfodol agos.

Anogwyd aelodau’r Pwyllgor i lenwi ffurflen cynnig craffu (Atodiad 2) mewn perthynas ag unrhyw bwnc a oedd yn eu barn nhw’n haeddu cael eu harchwilio’n fanwl gan y Pwyllgor Craffu.  

Cyn gofyn am enwebiadau am aelodau Pwyllgor i wasanaethu’r swyddi gwag presennol ar y Grwpiau Herio Gwasanaeth, rhoddodd y Cydlynydd Craffu amlinelliad o gynnwys Atodiadau 3 a 4 yn yr adroddiad.

Wrth ofyn am enwebiadau i wasanaethu’r swyddi gwag ar y Grwpiau Herio Gwasanaeth, gofynnwyd i’r Pwyllgor ystyried penodi aelodau nad oedd eisoes wedi’u penodi i wasanaethu ar unrhyw un o’r Grwpiau Herio Gwasanaeth eraill. Byddai mabwysiadu dull o’r fath yn sicrhau bod pob aelod o’r Pwyllgor yn cael cyfle i wasanaethu ar o leiaf un Grŵp, ac felly’n rhannu’r llwyth gwaith yn deg rhwng pob aelod.

Cofrestrodd y Cynghorydd Andrea Tomlin ei diddordeb i gynrychioli’r Pwyllgor ar y Grŵp Herio Gwasanaeth Tai a Chymunedau, a mynegodd y Cynghorydd Jon Harland ei ddiddordeb mewn cael ei benodi fel cynrychiolydd ar y Grŵp Herio Gwasanaeth   Pobl: Gwasanaeth Cymorth Corfforaethol. Gan fod nifer o aelodau’r Pwyllgor yn absennol ac na chafwyd unrhyw ddatganiadau o ddiddordeb ar gyfer gweddill y Grŵp Herio Gwasanaeth – Gwasanaeth Cymorth Corfforaethol: Perfformiad, Digidol ac Asedau:

Penderfynwyd:

(i)           yn amodol ar y newidiadau a’r cynnwys posibl a nodir uchod, cadarnhau Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor fel y nodir yn Atodiad 1; a

(ii)          phenodi’r aelodau canlynol i wasanaethu fel cynrychiolwyr y Pwyllgor ar y Grwpiau Her Gwasanaeth a enwyd:

Tai a Chymunedau-  Y Cynghorydd Andrea Tomlin  

Gwasanaethau Cymorth Corfforaethol: Pobl – Y Cynghorydd Jon Harland

Gwasanaethau Cymorth Corfforaethol:   Perfformiad, Digidol ac Asedau – i’w benodi yn y cyfarfod nesaf.  

Derbyn y wybodaeth ddiweddaraf gan gynrychiolwyr y Pwyllgor ar Fyrddau a Grwpiau amrywiol y Cyngor.

10.55am – 11am

Rhoddodd y Cynghorydd Gareth Sandilands, cynrychiolydd y Pwyllgor ar y Grŵp Craffu Cyfalaf newydd, drosolwg byr o’r trafodion yng nghyfarfod cyntaf y Grŵp.   Yn ystod y cyfarfod, roedd y Grŵp Craffu Cyfalaf wedi cymeradwyo ei gylch gorchwyl a thrafod ceisiadau cyfalaf gan y Gwasanaeth Tai a’r Gwasanaeth Treftadaeth.

Dywedodd y Cynghorydd Hugh Irving, fel cynrychiolydd ar Fwrdd Prosiect Adeiladu’r Frenhines, fod y Bwrdd mewn cyfarfod diweddar wedi trafod y broses ar gyfer penodi gweithredwr ar gyfer y cyfleuster. Roedd y Prosiect ar y trywydd cywir ar hyn o bryd i’w gyflawni ar amser ac o fewn y gyllideb.