Agenda and draft minutes

Aelodau i ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu sy’n rhagfanu ynglŷn ag unrhyw fater a nodwyd i’w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Ni ddatganwyd unrhyw gysylltiad personol sy’n rhagfarnu.

Dywedodd y Cydlynydd Craffu, yn unol â gofynion Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011, roedd penodi cadeiryddion pwyllgorau craffu’r Cyngor yn benderfyniad ar gyfer y grwpiau gwleidyddol yn seiliedig ar gydbwysedd gwleidyddol y Cyngor.    Yn dilyn etholiadau awdurdod lleol 2022, roedd cydbwysedd gwleidyddol Sir Ddinbych wedi arwain at un cadeirydd craffu yn cael ei gynnwys yn y Grŵp Ceidwadwyr, un ar gyfer y Grŵp Annibynnol a’r trydydd yn cael ei ddyrannu ar gyfer y Grŵp Llafur/Plaid Cymru sydd mewn grym.  Roedd y Grŵp Ceidwadol wedi penodi’r Cynghorydd Hugh Irving i gadeirio’r Pwyllgor Craffu Perfformiad. 

Cyn symud i geisio enwebiadau ar gyfer rôl Is-Gadeirydd y Pwyllgor, roedd y Cynghorydd Irving, oedd wedi gwasanaethu fel Is-Gadeirydd y Pwyllgor yn ystod tymor y Cyngor diwethaf wedi talu teyrnged i’w ragflaenwyr, y diweddar Gynghorydd Huw Llewelyn Jones a’r Cynghorydd Arwel Roberts am eu gwaith yn cadeirio cyfarfodydd yn effeithiol ac yn cynnig arweinyddiaeth gref i’r pwyllgor yn ystod eu tymor mewn swydd.

Penodi Is-Gadeirydd ar gyfer y Pwyllgor Craffu Perfformiad ar gyfer blwyddyn ddinesig 2022/23 (copi o Swydd Ddisgrifiad Aelod Craffu, Cadeirydd/Is-Gadeirydd yn amgaeëdig).

11.15am – 11.20am

Gofynnodd y Cadeirydd am enwebiadau ar gyfer Is-Gadeirydd y Pwyllgor ar gyfer blwyddyn y Cyngor 2022/23.  Enwebodd y Cynghorydd Ellie Chard y Cynghorydd Gareth Sandilands ar gyfer rôl Is-Gadeirydd.  Roedd y Cynghorydd Carol Holliday yn eilio enwebiad y Cynghorydd Sandilands.   Ni dderbyniwyd enwebiadau eraill ac roedd y Pwyllgor yn unfrydol:

PENDERFYNWYD penodi’r Cynghorydd Gareth Sandilands yn Is-gadeirydd  blwyddyn y Cyngor ar gyfer 2022/23.

Diolchodd y Cynghorydd Sandilands i’r Pwyllgor am ei ethol i’r rôl. 

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel mater o frys yn unol ag Adran 100B(4) o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972.

Nid oedd unrhyw fater brys wedi’i godi gyda’r Cadeirydd na’r Cydlynydd Craffu cyn dechrau’r cyfarfod.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Craffu Perfformiad a gynhaliwyd ar 17 Mawrth 2022 (copi ynghlwm).

11.20am – 11.25am

Cyflwynwyd cofnodion y Pwyllgor Archwilio Perfformiad a gynhaliwyd ar 17 Mawrth 2022.  Felly:

PENDERFYNWYD derbyn a chymeradwyo cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 17 Mawrth 2022 fel cofnod cywir.

Ni chodwyd unrhyw fater mewn perthynas â chynnwys y cofnodion.

Ystyried adroddiad gan Arweinydd y Tîm Cynllunio a Pherfformiad Strategol (copi ynghlwm) sy’n ceisio sylwadau’r Pwyllgor ar hunanasesiad y Cyngor o’i berfformiad yn ystod 2021 i 2022.

11.25am – 11.55am

Cyflwynodd Aelod Arweiniol Cyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol, y Cynghorydd Gwyneth Ellis adroddiad Hunan-asesiad y Cyngor o’i berfformiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol).

Yn anffodus, nid oedd awdur yr adroddiad, Arweinydd Tîm Cynllunio Strategol a Pherfformiad wedi gallu bod yn bresennol oherwydd salwch.   Roedd y Cyd Bennaeth Gwella Busnes a Moderneiddio Dros Dro (Pennaeth Dros Dro) yn bresennol yn ei le. 

Roedd yr adroddiad y ddogfen gyntaf statudol a ysgrifennwyd mewn ymateb i’r Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021, oedd angen i’r Cyngor lunio Hunanasesiad o’i berfformiad yn erbyn ei swyddogaethau.   Roedd hefyd yn ymateb i ddyletswydd y Cyngor o amgylch monitro cydraddoldeb (o dan y Ddeddf Cydraddoldeb 2010) a Mesur Cymru 2011, oedd yn cynnwys y Ddyletswydd Economaidd-gymdeithasol a’r cyfraniadau i Ddeddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) 2015.

Roedd adrodd yn rheolaidd yn ofyniad monitro yn fframwaith rheoli perfformiad y Cyngor a byddai adroddiad monitro perfformiad yn cael ei gyflwyno i’r Cabinet a’r Pwyllgor Craffu Perfformiad yn chwarterol.   Gofynnwyd am adborth gan y Pwyllgor Craffu Perfformiad cyn cymeradwyo’r dogfennau terfynol gan y Cyngor ym mis Gorffennaf 2022.

Rhoddwyd crynodeb o’r adroddiad a’r atodiadau i’r aelodau. 

Roedd y Cynghorydd Harland wedi cyflwyno nifer o gwestiynau cyn y cyfarfod i alluogi swyddogion i roi atebion cynhwysfawr i’r cyfarfod.  Yn eu hymateb i’r cwestiynau hynny, roedd y swyddogion yn cynghori fel a ganlyn - 

·         Roedd cynllun trafnidiaeth gynaliadwy yn cael ei ddatblygu a byddai’n cymryd darpariaeth i ystyriaeth ar gyfer teithio llesol.  Cadarnhaodd y Pennaeth Dros Dro BIM nad oedd ganddi’r wybodaeth i law ynglŷn â’r amserlen ar gyfer hyn ond byddai’n edrych i mewn i hyn ac yn rhoi’r wybodaeth i’r aelodau y tu allan i’r cyfarfod.

·         Roedd 15,000 o goed wedi eu plannu a chadarnhaodd swyddogion wrth symud ymlaen y byddai holl goed a blannwyd o dan y Strategaeth ar Newid Hinsawdd a Newid Ecolegol ar dir y Cyngor yn cael ei fonitro a’i gynnal am y 18 mis cyntaf. 

·         Roedd dileu plastig, nid ei leihau, o fewn ysgolion yn brif bryder i’r Cynghorydd Harland.  Cadarnhawyd bod Grŵp Tasg a Gorffen wedi’i sefydlu yn ystod y Cyngor blaenorol a chasgliadau’r Grŵp wedi eu cyflwyno i’r Cyngor Llawn.    Ar ddechrau 2022, roedd y Pwyllgor Craffu wedi cyflwyno argymhellion i’r Cabinet o ran lleihau’r defnydd o blastig untro yn y Gwasanaeth Prydau Ysgol.   Roedd y Cabinet wedi cefnogi’r egwyddor o leihau’r defnydd o blastig.   Fodd bynnag, roedd cyflawni’r uchelgais hwn yn lleol yn fater cymhleth gan y byddai yna ddiffyg sylweddol yn y gyllideb ar gyfer y Gwasanaeth Prydau Ysgol os nad oedd poteli dŵr plastig yn cael eu gwerthu mewn ysgolion mwyach.   Felly, byddai ystyried y gwrthwynebiad angen bod yn rhan o’r broses gosod cyllideb wrth symud ymlaen er mwyn nodi’r adnoddau i gyllido unrhyw ddiffyg.    Roedd y Cynghorydd Huw Hilditch-Roberts, cyn Aelod Arweiniol Gwasanaethau Addysg a Phlant oedd yn bresennol fel arsylwr, yn amlinellu’r cymhlethdodau wrth aelodau’r Pwyllgor.   Awgrymwyd bod y Cynghorydd Harland yn cyflwyno Rhybudd o Gynnig i’r Cyngor Llawn ynglŷn â’r mater hwn ond y dylai siarad gyda’r Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd i drafod hyn a’r ffordd ymlaen.  

·         Cadarnhaodd y Cynghorydd Harland yr ymatebwyd yn gadarnhaol i’r cwestiynau eraill.    Byddai’r cwestiynau a’r ymatebion yn cael eu dosbarthu i’r holl aelodau o’r Pwyllgor Perfformiad er gwybodaeth. 

·         Eglurodd y Cydlynydd Craffu nad oedd Pwyllgorau Craffu yn gwneud penderfyniadau ond yn gallu gwneud argymhellion i’r Cabinet a’r Cyngor.     Byddai agweddau penodol o’r adroddiad yn cael eu nodi a ffurflen cynnig yn cael ei llenwi gan aelodau i’w chyflwyno i’r Grŵp Cadeiryddion ac Is-Gadeiryddion Craffu ar gyfer cymeradwyaeth i gyflwyno mewn cyfarfod Pwyllgor Craffu  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Ystyried adroddiad ar y cyd gan y Swyddog Cynllunio Strategol a Pherfformiad ac Arweinydd y Tîm Cynllunio Strategol a Pherfformiad (copi’n amgaeëdig) sy’n ceisio barn y Pwyllgor ar y diwygiadau a wnaed i’r Gofrestr Risg Gorfforaethol fel rhan o’r adolygiad diweddar o’r Gofrestr.

11.55am – 12.30pm

Cyflwynodd Aelod Arweiniol Cyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol, y Cynghorydd Gwyneth Ellis adroddiad Cofrestr Risg Gorfforaethol (Adolygiad Chwefror) (a ddosbarthwyd yn flaenorol). 

Roedd y Swyddog Cynllunio Strategol a Pherfformiad wedi crynhoi’r adroddiad a rhoi gwybodaeth ynglŷn â’r adolygiad diweddaraf o’r Gofrestr Risg Gorfforaethol a ddechreuodd ym mis Chwefror 2022. 

Yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth sydd yn datblygu ac yn berchen ar y Gofrestr Risg Gorfforaethol ochr yn ochr â’r Cabinet.  Caiff ei hadolygu ddwywaith y flwyddyn gan y Cabinet yn ystod sesiwn friffio’r Cabinet.

Yn dilyn pob adolygiad, caiff y gofrestr ddiwygiedig ei chyflwyno i’r Pwyllgor Craffu Perfformiad a’i rhannu gyda’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Oherwydd y newid mewn safonau mynediad, roedd y Gofrestr Risg (Atodiad1) yn defnyddio mwy o eiriau na siartiau gyda lliwiau.  

Roedd yr adolygiad a gynhaliwyd ym mis Chwefror yn nodi dwy risg newydd -

·         Risg Newydd 49 - (TRAC) - y risg na fyddai’r arfer ariannu ar gyfer y dyfodol yn caniatáu i’r Cyngor gefnogi’r dysgwyr mwyaf agored i niwed a phobl ifanc wedi ymddieithrio gan fod cyllid yn cael ei ddarparu gan yr Undeb Ewropeaidd (UE) o’r blaen.

·         Risg Newydd 50 - y risg y byddai ymrwymiad Llywodraeth Cymru i ddileu elw o ofal Plant sy'n Derbyn Gofal yn arwain at gyflenwad anaddas neu ansefydlog o leoliadau.

Roedd yna gyfanswm o 22 risg ar y gofrestr, gydag 14 yn anghyson gyda’r parodrwydd i dderbyn risg (64%) o’i gymharu ag adolygiad Medi 2021 oedd wedi cynnwys 21 risg gydag 13 ohonynt yn anghyson gyda’r parodrwydd i dderbyn risg (62%).

Roedd yr Aelodau yn derbyn bod yr adroddiad yn ddogfen lefel uchel.  Dywedwyd wrthynt fod gan bob gwasanaeth o’r Cyngor ei gofrestr risg ei hun oedd yn bwydo i’r Gofrestr Risg Gorfforaethol.   Fel rhan o’r adolygiadau rheolaidd, roedd risgiau yn gallu codi o’r Gofrestr Risg Gwasanaeth i’r Gofrestr Risg Gorfforaethol, yn yr un modd roedd risgiau yn gallu cael eu hisraddio o’r Gofrestr Risg Gorfforaethol i’r Gofrestr Risg Gwasanaeth perthnasol.    Roedd y Cynghorydd Ellie Chard yn cynnig derbyn yr Adolygiad o’r Gofrestr Risg Gorfforaethol, eiliwyd gan y cynghorydd Paul Keddie.  

Ar ôl ystyried y wybodaeth a gyflwynwyd, o fewn yr adroddiad a’i atodiadau, ynghyd â’r rhesymeg a ddarparwyd gan swyddogion ar y prif newidiadau i’r risgiau yn y Gofrestr yn deillio o’r adolygiad Chwefror 2022, roedd y Pwyllgor wedi:

PENDERFYNU derbyn y newidiadau i’r Gofrestr Risg Gorfforaethol (Atodiad 1), gan gynnwys statws pob risg yn erbyn Datganiad Parodrwydd am Risg y Cyngor (Atodiad 2) a’r ddogfen gryno ar gyfer Aelodau a Swyddogion i’w defnyddio fel rhestr wirio (Atodiad 3). 

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Craffu (copi'n amgaeëdig) sy'n gofyn i'r Pwyllgor adolygu ei raglen waith i'r dyfodol ac yn diweddaru'r aelodau ar faterion perthnasol.

12.30pm – 12.45pm

Cyflwynodd y Cydlynydd Craffu adroddiad (a gylchredwyd eisoes) yn gofyn i’r Aelodau adolygu rhaglen waith y Pwyllgor ac yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf ar faterion perthnasol.

Cafwyd trafodaeth ar y canlynol:-

·         Hysbysodd y Cydlynydd Craffu yr aelodau fod yr eitem hon ar y rhaglen yn eitem safonol ar y rhaglen ym mhob cyfarfod. 

·         Atodiad 1 oedd y rhaglen gwaith i’r dyfodol ar gyfer y cyfarfod nesaf a gynhelir ar 14 Gorffennaf.   Roedd yna 4 eitem wedi eu rhestru sef y nifer uchaf o eitemau i hwyluso trafodaeth ystyrlon.

·         Roedd yna 2 eitem addysg a byddai 3 aelod cyfetholedig addysg yn bresennol.  Roedd yna dal swyddi gwag ar gyfer aelodau cyfetholedig addysg yr oedd y Cyngor yn gobeithio eu llenwi yn y dyfodol.

·         Cyn Covid, roedd yn arferol cynnal rhag-gyfarfod.  Roedd hwn nawr yn gallu cael ei gynnal ar-lein ychydig ddyddiau cyn y cyfarfod os oedd aelodau’r Pwyllgor yn cytuno.   Roedd pawb oedd yn bresennol yn cytuno i’r rhag-gyfarfod gael ei gynnal.

·         Roedd yna broses ar waith yn Atodiad 2 oedd yn cynnwys ffurflen i’w llenwi os oedd aelodau yn dymuno i eitem gael ei hystyried ar gyfer ei chyflwyno i’r Pwyllgor Craffu.    Byddai’r ffurflen yn cael ei chyflwyno i’r Grŵp Cadeiryddion ac Is-Gadeiryddion Craffu i’w hystyried a byddent yn mynd drwy’r prawf oedd ar gefn y ffurflen, ac yna byddai penderfyniad yn cael ei wneud pa un a oedd yn addas ar gyfer Craffu a pha Bwyllgor y gofynnir iddo ei ystyried.

·         Atodiad 3 oedd Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Cabinet er gwybodaeth.

·         Roedd Atodiad 4 yn ddiweddariad ar argymhellion o’r cyfarfod diwethaf. 

·         Fel arfer, byddai yna eitem safonol pellach ar y rhaglen oedd wedi’i adborth gan aelodau oedd yn gwasanaethu fel cynrychiolwyr y Pwyllgor ar amrywiol fyrddau neu grwpiau.    Byddai’r eitem hon yn cael ei derbyn yn ôl unwaith yr oedd aelodau wedi eu dyrannu i’r grwpiau hynny.

Roedd yr holl aelodau oedd yn bresennol yn cytuno i’r eitemau a restrwyd ar y rhaglen gwaith i’r dyfodol.

Roedd y Cynghorydd Paul Keddie yn cynnig cymeradwyo’r rhaglen gwaith i’r dyfodol, eiliwyd gan y Cynghorydd Ellie Chard.

Ar ddiwedd y drafodaeth roedd yr Aelodau yn:

PENDERFYNU derbyn a chadarnhau, am y tro, rhaglen gwaith i’r dyfodol y Pwyllgor fel yr etifeddwyd gan ei ragflaenydd yn y Cyngor blaenorol.

THE MEETING CONCLUDED AT 12.20 P.M.