Agenda and draft minutes

Derbyniwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorwyr Bob Murray a Pete Prendergast a’r Prif Weithredwr, Graham Boase.  Roedd Pennaeth Priffyrdd a Gwasanaethau Amgylcheddol yn bresennol i ddirprwyo ar gyfer y Prif Weithredwr yn ei absenoldeb.

Yr Aelodau i ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn

Ni ddatganwyd unrhyw gysylltiad personol sy’n rhagfarnu.

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chodwyd unrhyw faterion brys gyda'r Cadeirydd cyn y cyfarfod.

Dywedodd y Cadeirydd y byddai’n gorfod gadael y cyfarfod oddeutu 11am ac y byddai’r Is-gadeirydd yn cadeirio gweddill y cyfarfod.  Diolchodd i bawb am eu cefnogaeth ac ymroddiad i waith y Pwyllgor yn ystod tymor y Cyngor, ac iddo ef yn ystod ei ddeiliadaeth fel Cadeirydd.  Talodd deyrnged hefyd i’r diweddar Gynghorydd Huw Ll Jones am ei waith fel Cadeirydd y Pwyllgor o 2017 tan ei farwolaeth.  Estynnodd y Cadeirydd ei ddymuniadau gorau i’r aelodau hynny oedd yn sefyll yn yr etholiadau awdurdod lleol oedd ar y gweill.  Diolchodd hefyd i’r rhai oedd wedi penderfynu ymddeol o’i swyddi cyhoeddus, am eu gwasanaeth i’w cymunedau yn ystod eu tymhorau fel cynghorwyr sir, gan ddymuno iechyd a hapusrwydd ar gyfer y dyfodol.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Craffu Perfformiad a gynhaliwyd ar 27 Ionawr 2022 (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Craffu Perfformiad a gynhaliwyd ar 27 Ionawr 2022.  Felly:

Penderfynwyd: -y dylid derbyn a chymeradwyo cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 27 Ionawr 2022 fel cofnod cywir.

Ni chodwyd unrhyw faterion o ran cynnwys y cofnodion.

Ystyried Adroddiad Data Absenoldeb a Throsiant ynghyd â dogfennaeth gysylltiedig (copïau ynghlwm) a phenderfynu a oes angen monitro cyfraddau absenoldeb staff a throsiant.

Cyflwynodd Aelod Arweiniol Cyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol yr adroddiad ac atodiadau (eisoes wedi’u rhannu) a oedd yn darparu gwybodaeth a data ar absenoldebau staff a chyfraddau trosiant ar gyfer y blynyddoedd adrodd 2020/21 a 2021/22 (hyd at ddiwedd Chwarter 3 - Rhagfyr 2021).  Hefyd ynghlwm yr adroddiad oedd Cynllun Gweithlu’r Cyngor 2022 a’r Cynllun Gweithredu Darpariaeth cysylltiedig.

Wrth gyflwyno’r adroddiad eang a oedd yn darparu data absenoldeb staff a throsiant ynghyd â manylion o gynlluniau yn y dyfodol ar gyfer recriwtio, cadw a datblygu staff, dywedodd yr Aelod Arweiniol mai Sir Ddinbych, cyn Covid, oedd yr awdurdod oedd yn perfformio orau yng Nghymru o ran absenoldebau staff.  Yn ystod y cyfnod clo cyntaf, gyda mwyafrif y staff yn gweithio o gartref a chyfyngiadau llym mewn lle ar symudiadau a rhyngweithiadau pobl, fe wnaeth absenoldebau staff leihau ymhellach.  O ganlyniad, ac yn unol ag awdurdodau lleol eraill yng Nghymru, roedd absenoldebau staff yn ystod 2020/21 yn llawer is nac yn ystod blwyddyn ‘arferol’.  Wrth i’r cyfyngiadau lacio yn ystod 2021/22 fe wnaeth absenoldebau staff godi ychydig, gydag amcangyfrif o’r dyddiau a gollwyd i salwch fesul gweithiwr ar ddiwedd Mawrth 2022 yn 9 diwrnod, a fyddai ychydig yn uwch na’r ffigwr cyn y pandemig.  Yn ôl y disgwyl, roedd y cyfraddau uchaf o absenoldebau staff wedi digwydd yn y gwasanaethau rheng flaen, sef y gwasanaethau a oedd â mwy o gyswllt wyneb yn wyneb gyda’r cyhoedd.  Rhagwelwyd y byddai ffigyrau absenoldeb salwch yn aros ychydig uwch nac arfer ar gyfer y blynyddoedd nesaf yn sgil tynnu cyfyngiadau cadw pellter cymdeithasol, Covid yn parhau i fod o gwmpas yn y gymuned a phersonél bellach yn cael mynediad at driniaethau wedi’u cynllunio a gafodd eu canslo yn sgil y pandemig. 

Mewn perthynas â chadw staff, roedd cyfraddau trosiant staff Sir Ddinbych yn is na chyfartaledd Cymru, roedd hyn yn duedd a oedd wedi parhau yn y 5 mlynedd ddiwethaf.  Fodd bynnag, roedd gan rai gwasanaethau gyfraddau trosiant staff uwch nac eraill, yn bennaf Priffyrdd a Gwasanaethau Amgylcheddol, Cynllunio, Gwarchod y Cyhoedd a Gwasanaethau Cefn Gwlad, a heb fod yn annisgwyl yn yr amseroedd diweddar, Gwasanaethau Gofal Cymdeithasol.  Yn ystod y Pandemig y grŵp mwyaf o adawyr oedd y rhai ym mhwyntiau cyflog Graddfa 4 ac is, gyda’r ail uchaf o adawyr yn y grwpiau cyflog Graddfa 10 ac uwch.  Y rhesymau pennaf dros adael yn y grŵp Graddfa 10 ac uwch oedd ymddeol neu ail-asesu cydbwysedd gwaith/bywyd, y rhesymau dros adael yng Ngraddfa 4 ac is yn gyffredinol oedd rhesymau personol.

Roedd Cynllun Gweithlu corfforaethol drafft, yn seiliedig ar gynllun gweithlu pob Gwasanaeth, wedi cael ei lunio gyda’r golwg o gefnogi gwytnwch, cadw a datblygu gyrfa o fewn y Cyngor tra’n darparu cymorth iechyd a lles i staff a mynediad at gyfleodd gweithio hyblyg.  Roedd copi o’r Cynllun drafft a’r Cynllun Gweithredu Darpariaeth wedi’u hatodi i’r adroddiad. 

Cafodd yr aelodau wybod gan yr Aelod Arweiniol fod holl sefydliadau’r sector cyhoeddus yn wynebu anawsterau o ran recriwtio i rai swyddi, yn arbennig swyddi technegol arbenigol.  Un o’r rhesymau dros hyn oedd fod y sector preifat yn talu cyflogau llawer uwch ac yn gallu cynnig pecynnau cyflogaeth mwy deniadol ar gyfer y mathau hyn o swyddi.  Fodd bynnag, roedd recriwtio i swyddi eraill, ar ochr isaf y raddfa gyflog, megis arlwyo a glanhau, yn profi’n anodd ar gyfer y sectorau cyhoeddus a phreifat fel ei gilydd.  Er gwaethaf yr heriau hyn, mae gweithlu’r Cyngor wedi bod yn hynod o wydn trwy gydol y pandemig, ac o ganlyniad, nid oes unrhyw effaith niweidiol sylweddol ar ddarpariaeth gwasanaeth trwy gydol y cyfnod o ddwy flynedd.  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Craffu (copi ynghlwm) yn gofyn am adolygiad o raglen gwaith i’r dyfodol y pwyllgor a rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r aelodau am faterion perthnasol

Cyflwynodd y Cydlynydd Craffu’r adroddiad (eisoes wedi’i rannu) yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i aelodau ar faterion yn ymwneud â chraffu a chael y Pwyllgor i adolygu ei raglen gwaith i’r dyfodol yn barod ar gyfer ei gyflwyno i’r Pwyllgor a fydd yn olynu, yn dilyn yr etholiadau awdurdod lleol ym Mai 2022.  Penderfyniad y Pwyllgor ‘newydd’ fydd parhau gyda’r rhaglen waith a etifeddir.

Yn sgil ei agosatrwydd at ddyddiad yr etholiadau awdurdod lleol sydd ar y gweill, mae cyfarfod nesaf y Pwyllgor, ar 28 Ebrill 2022, wedi cael ei ganslo.  Yn dilyn yr etholiadau, bydd cyfarfod y Pwyllgor ‘newydd’ yn cael ei gynnal ar 9 Mehefin 2022.  Yn syth ar ôl y cyfarfod hwnnw bydd hyfforddiant byr a digwyddiad ymgyfarwyddo yn cael ei gynnal ar gyfer aelodau’r Pwyllgor ar reoli risg a pherfformiad, gan gynnwys gofynion y Ddeddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) 2015.

Tynnwyd sylw’r Aelodau at y rhaglen waith i’r dyfodol drafft yn Atodiad 1, yn arbennig yr eitemau addysg a restrwyd ar gyfer eu hystyried yng nghyfarfod mis Gorffennaf y Pwyllgor.  Mae’r testunau hyn wedi cael eu nodi fel materion delfrydol i gynorthwyo aelodau newydd i ddeall y gofynion sydd ynghlwm y newidiadau diweddar mewn deddfwriaeth addysg a pholisi yng Nghymru.

Tynnwyd sylw aelodau hefyd at y dogfennau amrywiol a atodwyd fel atodiadau ychwanegol i’r adroddiad ac i’r ddogfen ‘Briff Gwybodaeth’ a rannwyd i aelodau’r Pwyllgor yn gynharach yn yr wythnos, a oedd yn cynnwys yr Adroddiad Perfformiad Cynllun Corfforaethol Chwarter 3.

Mewn perthynas â’r cwestiynau a godwyd gan aelodau o ran Gofal Iechyd Cefndy, cadarnhaodd y Cydlynydd Craffu fod yr adroddiad eisoes wedi ei restru ar raglen gwaith i’r dyfodol drafft y Pwyllgor ar gyfer ei gyflwyno yng nghyfarfod mis Tachwedd 2022.  Ar y pryd, gyda llacio pellach ar gyfyngiadau Covid, efallai byddai’r Pwyllgor yn ei gweld yn addas gwneud cais i ymweliad gael ei drefnu i’r cyfleuster i weld y gwaith cynhyrchu a’r cyfleoedd sydd ar gael yno.

Penderfynwyd: - mewn perthynas â’r uchod i gadarnhau rhaglen gwaith i’r dyfodol drafft y Pwyllgor ar gyfer ei gyflwyno i’r Pwyllgor newydd ar ôl etholiadau’r awdurdod lleol ym Mai 2022 ar gyfer ei ystyried.

Derbyn y wybodaeth ddiweddaraf gan gynrychiolwyr y Pwyllgor am wahanol

Fyrddau a Grwpiau’r Cyngor.

Hysbysodd y Cynghorydd Hugh Irving y Pwyllgor ei fod wedi mynychu cyfarfodydd Bwrdd Prosiect Adeilad y Frenhines yn rheolaidd, ac yn seiliedig ar waith y Bwrdd Prosiect, roedd y Cabinet wedi cymeradwyo cam nesaf y prosiect.

Dywedodd y Cynghorydd Peter Scott wrth y Pwyllgor fod y Grŵp Tasg a Gorffen Rheoli Perygl Llifogydd a Pherchnogaeth Tir Glannau Afon wedi gorffen ei waith ac wedi cyflwyno ei adroddiad terfynol i’r Pwyllgor Craffu Cymunedau yr wythnos flaenorol.  Roedd canfyddiadau, casgliadau ac argymhellion y Grŵp mewn perthynas â chryfhau perthnasau gwaith a sicrhau sianeli rhannu gwybodaeth a chyfathrebu cadarn rhwng holl awdurdodau rheoli perygl llifogydd, perchnogion tir glannau afon a’r cyhoedd, wedi cael eu croesawu.  Roedd y Pwyllgor hefyd wedi cefnogi argymhelliad y Grŵp Tasg a Gorffen y dylai Gweithgor o’r holl sefydliadau sy’n rhan o’r gwaith, barhau i gyfarfod yn flynyddol er mwyn amlygu unrhyw broblemau mawr a wynebwyd, ac i rannu gwybodaeth ar brosiectau mawr a oedd yn cael eu cynllunio.

Felly:

Penderfynwyd: derbyn a nodi’r adborth a dderbyniwyd gan gynrychiolwyr yn dilyn eu presenoldeb mewn cyfarfodydd amrywiol ar ran y Pwyllgor.

Daeth y cyfarfod i ben am 11:30am