Agenda and draft minutes

Yr Aelodau i ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Dim.

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Dim.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Craffu Perfformiad a gynhaliwyd ar 14 Hydref 2021 (copi ynghlwm).

10.05am – 10.10am

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Craffu Perfformiad a gynhaliwyd ar 14 Hydref 2021.

PENDERFYNWYD y dylid derbyn a chymeradwyo cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 14 Hydref 2021 fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad gan yr Arweinydd Tîm Cynllunio Strategol a Pherfformiad (copi ynghlwm) i dderbyn diweddariad am gyflawniad y Cynllun Corfforaethol yn 2021 i 2022 fel yr oedd ar ddiwedd chwarter 2 (mis Gorffennaf i fis Medi 2021).

            10.10am – 10.40am

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol Cyllid Perfformiad ac Asedau Strategol, y Cynghorydd Julian Thompson-Hill adroddiad Diweddariad ar y Cynllun Corfforaethol. Chwarter 2, 2021-2022 (a ddosbarthwyd yn flaenorol).

Darparu gwybodaeth am gynnydd y Cyngor ar ddiwedd chwarter 2 (Gorffennaf i Medi 2021), 2021 i 2022 mewn perthynas â chyflawni canlyniadau’r Cynllun Corfforaethol. 

Roedd adrodd yn ôl yn rheolaidd yn un o ofynion monitro hanfodol y Cynllun Corfforaethol er mwyn sicrhau bod y Cyngor yn gweithredu ei ddyletswydd i wella. Roedd adroddiadau perfformiad chwarterol yn cael eu rhannu â’r Uwch Dîm Arweinyddiaeth (UDA), y Cabinet a'r Pwyllgor Craffu Perfformiad yn rheolaidd.

Ar ddiwedd cyfnod y Cynllun Corfforaethol, roedd disgwyl i’r mwyafrif helaeth o beth y gobeithiwyd y byddai’n cael ei ddarparu, gael ei wneud yn llwyddiannus. Rhedodd rhai o’r prosiectau drosodd oherwydd effaith covid, ond byddant yn cael eu darparu. Roedd yn gynllun uchelgeisiol.  Byddai gwersi’n cael eu dysgu, ac roedd aelodau arweiniol a swyddogion yn dechrau edrych ymlaen at sut beth fyddai cynllun corfforaethol newydd i gyngor newydd.

Roedd dau fesur, Cysylltu Cymunedau a Phobl Ifanc, yn parhau i fod yn flaenoriaeth ar gyfer eu gwella, oherwydd y bu dibyniaeth ar bartïon eraill.

Yn nhermau prosiectau eraill, roedd pob un o statws da neu uwch.  Roedd y Bwrdd Cynllun Corfforaethol yn parhau i fonitro darpariaeth y Cynllun wrth symud ymlaen, a’r trosglwyddiad i’r Cynllun Corfforaethol newydd.

Rhoddodd yr Arweinydd Tîm Cynllunio Strategol a Pherfformiad, Iolo McGregor, drosolwg cryno o’r Cynllun.  Cyflwynodd yr adroddiad perfformiad blynyddol diwethaf a ddaethpwyd gerbron y Pwyllgor Craffu elfennau newydd yn sgil Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021, a wnaeth yr adroddiad cyfredol llawer mwy cynhwysfawr.

Yn ystod trafodaethau codwyd y pwyntiau canlynol:

·         Cadarnhawyd bod cofrestr ULlMaD yn bryder a allai ei graffu. 

Roedd Addysg a Phobl Ifanc yn bryder hefyd gan fod Craffu eisoes wedi derbyn adroddiadau gan yr Adran Addysg.

·         Gofynnwyd am eglurhad o ran Dementia, ac a oedd staff wedi’u hyfforddi i arsylwi unrhyw broblemau sydd gan breswylwyr a sut byddant yn eu hadrodd. 

Cadarnhaodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol: Cymunedau, y byddai’n rhoi'r newyddion diweddaraf i aelodau.

·         Cadarnhawyd na fyddai 150 eiddo gwledig yn gallu cael mynediad i Fand Eang Cyflym Iawn, a bod gwaith yn parhau gyda’r Swyddog Digidol a BT Openreach i ddatrys y broblem. 

Mae cyllid wedi cael ei sicrhau ar y cyd rhwng Cadw a Llywodraeth Cymru (LlC) i gyflogi ail Swyddog Digidol.

·         Roedd Tai Fforddiadwy i’w gynnwys yn y Cynllun Corfforaethol newydd i asesu'r holl faterion ynghylch y gwahaniaeth mewn cyflogau ledled y sir.

·         Risgiau'r Prosiect – y Gymraeg neu ddiwylliant Cymru, a yw’r rhain wedi cael eu hystyried fel risg oherwydd covid? 

Eglurodd y Tîm Cynllunio Strategol a Pherfformiad os y bu dirywiad i’r Gymraeg a diwylliant Cymru oherwydd covid, yna byddai hynny’n fater ar gyfer y Gofrestr Risgiau Cymunedol a fyddai’n cael ei fonitro gan Fwrdd y Gwasanaethau Cyhoeddus.  Eglurodd bod y gwaith wedi cael ei gynnal i ddiweddaru Asesiad Lles Conwy a Sir Ddinbych, ac roedd adrannau a oedd yn canolbwyntio’n benodol ar ddiwylliant a threftadaeth, ac y byddai’n ymgynghori gyda’i gydweithiwr i sicrhau a oedd effaith covid ar y Gymraeg wedi’i adlewyrchu yno.

·         Gofynnwyd a fyddai’r siwrnai at fod yn ddi-garbon yn risg. 

Cadarnhawyd ei fod yn risg i’r Cyngor gan ei bod yn raglen waith mawr a chostus iawn, roedd yn raglen waith hir iawn hefyd.  Roedd yn cael ei adlewyrchu ar y Gofrestr Risgiau Gorfforaethol, a fyddai’n cael ei chyflwyno i'r Pwyllgor fel yr eitem nesaf ar y Rhaglen.

Penderfynodd y Pwyllgor -

I dderbyn a chadarnhau cynnwys yr adroddiad, yn amodol ar yr arsylwadau uchod, ac ar ôl ystyried yr adroddiad, ac unrhyw  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Ystyried adroddiad gan yr Arweinydd Tîm Cynllunio Strategol a Pherfformiad a'r Swyddog Cynllunio Strategol a Pherfformiad (copi ynghlwm) i dderbyn diweddariad ar yr adolygiad o’r Gofrestr Risg Gorfforaethol a gynhaliwyd ym mis Medi. 

10.40am – 11.10am

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol Cyllid Perfformiad ac Asedau Strategol, y Cynghorydd Julian Thompson-Hill Adolygiad o’r Gofrestr Risg Gorfforaethol, Medi 2021 (a ddosbarthwyd yn flaenorol).

Yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth oedd yn datblygu a pherchen ar y Gofrestr Risg Gorfforaethol ochr yn ochr â’r Cabinet. Cafodd ei hadolygu'n ffurfiol ddwywaith y flwyddyn gan y Cabinet yn ystod sesiwn friffio’r Cabinet.  Cafodd ei chyflwyno i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio’r diwrnod blaenorol hefyd.

Nododd y Cynghorydd Thompson-Hill bod dwy risg newydd wedi’u huwchgyfeirio i’r Gofrestr Risg Gorfforaethol ac yn crynhoi'r Risgiau o fewn y Gofrestr. 

Roedd risgiau 18 a 35 yn mynd i gael eu cyfuno wrth symud ymlaen, a byddai'r sgôr yn debygol o gynyddu o D2 i C2.

Mynegodd yr Arweinydd Tîm Cynllunio Strategol a Pherfformiad ei ddiolch i Emma Horan, y Swyddog Cynllunio Strategol a Pherfformiad am ei gwaith wrth gwrdd â Pherchnogion Risg a'r Tîm Arwain Strategol i lunio diweddariad cynhwysfawr iawn.

Roedd adolygiad archwilio mewnol diweddar mewn perthynas â rheoli risg wedi cael ei gynnal, ac argymhellion o’r archwiliad wedi cael eu cyflwyno.  Un o’r argymhellion oedd cynnwys cyfeiriad ar gyfer siwrnai bob risg.  Roedd gwaith i’w wneud o hyd o ran hynny, a fyddai’n cael ei symud ymlaen i’r adolygiad nesaf.

Yn ystod trafodaethau codwyd y pwyntiau canlynol:

·         Recriwtio a chadw staff – Cadarnhawyd bod recriwtio a chadw staff wedi dod yn fater sylweddol, nid yn unig o fewn Cyngor Sir Ddinbych, ond ar hyd y wlad.   

Roedd gan Covid effaith sylweddol ar staffio.  Roedd darn o waith yn cael ei gynnal ar gyfer pob Gwasanaeth i gael Cynllun Gweithredu Cynllunio’r Gweithlu, a fyddai’n bwydo i mewn i Gynllun Gweithredu Sir Ddinbych.  Bu problemau o ran recriwtio mewn Gwasanaethau penodol, yn enwedig o fewn Gofal Cymdeithasol a Gofal Cartref.  Byddai’r Awdurdod yn edrych ar y gallu i greu swyddi graddfa gyrfa i ddatblygu talent mewnol.  Mewn rhai meysydd, gallai gymryd amser i hyfforddi gweithwyr, a allai achosi problemau yn y tymor byr.  Roedd adroddiad ar fin cael ei ddarparu yn y Flwyddyn Newydd.

·         Roedd Deddf Diwygio Anghenion Dysgu Ychwanegol (ADY) wedi gosod nifer o ofynion ychwanegol ar y Cyngor. 

Bu oedi wrth dderbyn canllawiau manwl, a oedd yn tanategu disgwyliadau newydd a ffyrdd o weithio, a fyddai angen polisïau a gweithdrefnau datblygol wrth symud ymlaen.  Yn anffodus. ni fyddai cyllid ychwanegol ar gael ar gyfer mynd i’r afael â’r gofynion newydd, ac o ganlyniad, roedd y sgôr y Risg yn gywir. 

·         Awgrymwyd y byddai trosedd seiber yn cael ei amlygu fel risg. 

Ar hyn o bryd, nid oedd yn cael ei rhestru ar wahân fel risg, ond roedd yn cael ei chynnwys o ran a oedd gan y Cyngor yn gallu i ymateb i ddigwyddiadau mawr, gan gynnwys amhariadau a achosir gan ddigwyddiadau o dywydd garw, ac ati. Cam Gweithredu: Bydd Iolo McGrgeor yn sicrhau bod Trosedd Seiber yn cael ei thrafod gyda pherchennog y risg yn ystod adolygiad mis Chwefror o’r gofrestr i roi mwy o bwyslais arni.

·         Risg 44 – Clefyd Coed Ynn – roedd y risg wedi sgorio’n uchel oherwydd peidio deall graddfa’r broblem. 

Ers i hyn ddod yn risg, gwnaed darn o waith i ddeall yn well beth oedd y cyngor yn ei wynebu.  Roedd wedi cael ei israddio oherwydd hyder a gwybodaeth swyddogion bod y risg yn ymddangos yn amlach.  Serch hynny, roedd risg B2 yn parhau i fod yn risg gritigol.

·         Roedd terfynu contract Civica gyda Chyngor Sir Ddinbych yn cael ei ystyried yn risg.   

Cadarnhawyd bod Civica wedi penderfynu tynnu nôl o'r math o gontract partneriaeth oedd ganddynt gyda Sir Ddinbych, a byddai ar y Gofrestr Risg Gwasanaeth Cyllid, ond roedd  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Ar yr adeg hon (11.10 am) cafwyd egwyl o 10 munud.

Ailddechreuodd y cyfarfod am 11.20 a.m.

I ystyried adroddiad gan y Rheolwr Gwella Gwasanaethau (copi ynghlwm) i roi trosolwg o weithrediad y system CRM C360.

11.20am – 11.50am

Cyflwynodd y Cyng. Huw Hilditch-Roberts, Aelod Arweiniol Addysg, Gwasanaethau Plant ac Ymgysylltu â’r Cyhoedd adroddiad gyda’r wybodaeth ddiweddaraf am System Rheoli Cyswllt Cwsmer C360 (a ddosbarthwyd yn flaenorol).

Darparodd y Cynghorydd Hilditch-Roberts drosolwg o weithrediad y system Rheoli Cyswllt Cwsmer C360, a’i berfformiad mewn perthynas â manyleb y cynnyrch.  Roedd yr adroddiad yn amlinellu defnydd gwasanaethau’r cyngor o C360 hefyd fel system Rheoli Cyswllt Cwsmer corfforaethol neu ddatrysiad cyswllt cwsmeriaid integredig, a’u galw parhaus ar gyfer ffurflenni ymholiadau cwsmer newydd.

Roedd hyfforddiant ar gyfer y system wedi cael ei gynnal, gyda 90% o staff a 14% o Gynghorwyr yn cymryd rhan. 

Yn ystod trafodaethau codwyd y pwyntiau canlynol:

·         Derbyniodd Aelodau adroddiad wythnosol, ond bu cwynion oherwydd roedd eitemau yn yr adroddiad a oedd wedi cael eu datrys am dros 12 mis. 

Roedd rhai eitemau a adroddwyd nad oedd wedi cael eu cynnwys yn yr adroddiadau wythnosol y derbyniodd y cynghorwyr hefyd.  Roedd y materion a godwyd yn rhai o’r materion a amlygwyd ar gyfer mynd i’r afael â nhw wrth symud ymlaen, ac roedd rhai eitemau’n cynnwys contractwyr.  Eglurwyd y dylai’r system gael ei defnyddio yn lle cysylltu â’r Gwasanaeth perthnasol yn uniongyrchol. 

·         Cadarnhaodd rhai aelodau nad oeddent yn llythrennol yn dechnegol, ac fe wnaethant gyfaddef eu bod wedi cael hi’n anodd deall y system, ac y byddai hyfforddiant gloywi yn cael ei groesawu.

·         Os yw ymholiad wedi cau, nid yw’r system yn caniatáu mynediad pellach, a all achosi rhwystredigaeth, a gobeithio bydd y broblem honno’n cael ei diwygio yn y dyfodol.

·         Pan mae ymholiad wedi cau, nid oes rhagor o wybodaeth sydd wedi'i chynnwys ar yr adroddiad yn cael eu derbyn. 

Byddai esboniad i ganlyniad yr ymholiad yn ddefnyddiol.  Eto, cafodd hyn ei gytuno gan swyddogion, ac yn cael ei graffu wrth symud ymlaen.

Felly:

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad ar weithrediad a pherfformiad System Rheoli Cyswllt Cwsmer C360, yn amodol ar y sylwadau uchod a’r meysydd a nodwyd ar gyfer eu gwella a'u cryfhau.

Ystyried adroddiad (sy’n cynnwys atodiad cyfrinachol) gan y Rheolwr Traffig, Parcio a Diogelwch Ar Y Ffyrdd (copi ynghlwm) i roi diweddariad am ddatblygiad Cynllun Cludiant Cynaliadwy drafft y Cyngor a gweithgareddau gwaith cysylltiedig.

11.50am – 12.20pm

Cyflwynodd Aelod Arweiniol Gwastraff, Cludiant a'r Amgylchedd, y Cynghorydd Brian Jones Adroddiad y Cynllun Cludiant Cynaliadwy (a ddosbarthwyd yn flaenorol).

Yn 2019, pasiodd y Cyngor gynnig i ddatgan Argyfwng Newid Hinsawdd ac Ecolegol.

Yn y Cynllun Corfforaethol cyfredol, mae’r blaenoriaeth Cysylltu Cymunedau wedi’i chynnwys yn y prosiect “Galluogi pobl yn well i deithio i’r gwaith, addysg a gwasanaethau”. Roedd cwmpas y prosiect yn eang iawn, a wnaeth hi’n anodd i nodi ymyriadau penodol a fyddai’n gwneud gwahaniaeth, er y gwaith ymchwil pellach a wnaed.

Yn dilyn trafodaeth yn y Bwrdd Rhaglen Gorfforaethol ym mis Hydref 2020 a Gorffennaf 2021, cafodd ei benderfynu oherwydd materion gyda’r prosiect uchod a’r angen i wneud gostyngiad carbon sy’n ganolog i unrhyw brosiectau sy’n ymwneud â chludiant, yna dylai'r ffocws fod ar ddatblygu Cynllun Cludiant Cynaliadwy.

Yn ystod trafodaethau codwyd y pwyntiau canlynol:

·         Mae angen ystyried pobl ag anableddau yn y cynllun hwn.

·         Pwyntiau gwefru Cerbydau Trydanol - cam nesaf ym mis Mawrth/Ebrill 2022 oedd cam 1 ac fe'i gwelwyd fel cyfle i ddysgu, a byddai 30 pwynt gwefru ar gael mewn 8 lleoliad, a fyddai'n cynnydd sylweddol. 

Byddai swyddogion yn edrych ar ddefnydd data i gasglu gwybodaeth yn ymwneud â defnydd y pwyntiau.  Byddai'r dadansoddiad yn helpu i nodi’r cynllunio ar gyfer yr angen yn y dyfodol mewn perthynas â phwyntiau gwefru Cerbydau Trydan.   Roedd modelau darpariaeth gwahanol posib yn y dyfodol hefyd e.e.: os oes rhagor o ddiddordeb gan y sector preifat yn nhermau rhentu'r gofod yn rhywbeth a edrychwyd arno hefyd.  Dywedwyd wrth Aelodau bod Llywodraeth Cymru gyda Trafnidiaeth Cymru hefyd yn edrych ar y rhwydwaith ehangach, felly yn nhermau siwrneiau pell a’r rhwydwaith cefnffyrdd, roedd ganddynt brosiect lle fyddai pwyntiau gwefru wedi’u gosod yn gyson ar hyd y rhwydwaith cefnffyrdd.  O ran pwyntiau gwefru mewn eiddo datblygiadau newydd, byddai hynny’n rhywbeth i edrych arno yn y dyfodol, mewn partneriaeth gyda’r Gwasanaeth Cynllunio.

·         A oedd unrhyw ffigurau i ddangos bod newid i gerbydau trydan yn arbed arian, ac yn well o lawer i'r amgylchedd? 

Cadarnhaodd swyddogion nad oeddent yn ymwybodol o’r ffigurau, gan y byddai’n debygol o fod yn rhy gynnar yn y cynllun i gael y ffigurau.

·         Pan roedd mesurau teithio llesol yn mynd i effeithio ar gymuned, a fyddai sicrwydd gan swyddogion y byddai ymgynghoriad â chymunedau a'u bod yn derbyn gwybodaeth, a byddai gwybodaeth yn cael ei darparu i Grwpiau Ardal yr Aelodau er trafodaeth.   

Byddai swyddogion yn cadarnhau y byddai Aelodau lleol a Grwpiau Ardal yr Aelodau yn ael eu cynnwys o gamau cynnar.

·         Gellir cychwyn trafodaethau gyda Gwasanaethau Cefn Gwlad yn y dyfodol mewn perthynas ag archwilio’r posibilrwydd o gael pwyntiau gwefru mewn meysydd parcio sy’n cael eu rheoli ganddynt. 

Serch hynny, gallai natur wledig y lleoliadau hyn fod yn rhwystr i gael argaeledd pŵer digonol ar gyfer pwyntiau gwefru Cerbydau Trydan.

·         Cafodd ei bwysleisio bod Teithio Llesol a Chynaliadwy yn ymgorffori pob dull cludiant, nid ceir yn unig, ac yn ceisio datrysiadau teithio integredig h.y. cerdded, beicio, bysus, trenau a cheir.

·         Roedd cynllunio ar gyfer datrysiadau teithio cynaliadwy yn parhau i fod yn ei gamau dechreuol. 

Roedd yn bwysig bod cynlluniau teithio cynaliadwy lleol, yn cysylltu gyda chynlluniau rhanbarthol a chenedlaethol.  Roedd cludiant yn swyddogaeth ar gyfer sefydlu Cyd-Bwyllgor Corfforedig er mwyn sicrhau datrysiadau y gellir eu cyflawni. Byddai datrysiadau posib yn cael eu harchwilio yn ystod y blynyddoedd i ddod.

Penderfynodd y Pwyllgor -

PENDERFYNWYD:

(i)   Cefnogi nodau ac amcanion y Cynllun Cludiant Cynaliadwy yn amodol ar y sylwadau ac arsylwadau uchod ar gynnwys y Cynllun drafft Cludiant Cynaliadwy; a

(ii)  wrth gefnogi’r Cynllun, cadarnhau ei fod wedi darllen, deall a chymryd yr Asesiad  ...  view the full Cofnodion text for item 8.

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Craffu (copi ynghlwm) yn gofyn am adolygiad o raglen gwaith i’r dyfodol y pwyllgor ac yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i aelodau ar faterion perthnasol.

12.20pm – 12.30pm

Cyflwynodd y Cydlynydd Craffu adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) yn gofyn i’r aelodau adolygu Rhaglen Gwaith y Pwyllgor a rhoi diweddariad ar faterion perthnasol. 

Cafwyd trafodaeth yn ymwneud â'r materion canlynol:-

·         Adroddiad ar y Cynllun Corfforaethol – efallai bydd ULlMaD yn ffurfio rhan o’r adroddiad ar y rhaglen waith ar gyfer 27 Ionawr 2022 ar Strategaeth Dai ehangach y Cyngor

·         Cododd y Cynghorydd Martyn Holland faterion ynghylch BT yn ystod y cyfarfod, os yw’r eitem yn cael ei hychwanegu i gyfarfod yn y dyfodol, yna byddai angen cwblhau ffurflen a gellir ei drafod yng nghyfarfod Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion Craffu a oedd yn cael ei gynnal yn ddiweddarach y diwrnod hwnnw.

PENDERFYNWYD cymeradwyo’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol fel yr amlinellir yn Atodiad 1 i’r adroddiad.

Derbyn unrhyw ddiweddariadau gan gynrychiolwyr y Pwyllgor ar wahanol Fyrddau a Grwpiau’r Cyngor.

Dim.

Daeth y cyfarfod i ben am 1.00pm.