Agenda and draft minutes

Yr Aelodau i ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Datganodd y Cynghorydd Gareth Sandilands fuddiant personol yn eitemau busnes 5 a 6, fel ymddiriedolwr Cyngor Gwasanaethau Gwirfoddol Sir Ddinbych (CGGSDd).

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chodwyd unrhyw faterion brys gyda'r Cadeirydd na'r Cydgysylltydd Craffu cyn dechrau'r cyfarfod.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Craffu Perfformiad a gynhaliwyd ar 29 Medi 2022 (copi ynghlwm).

10.05am – 10.10am

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio Perfformiad a gynhaliwyd ar 29 Medi 2022. Roedd yn:

Penderfynwyd: - derbyn a chymeradwyo cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 29 Medi 2022 fel cofnod gwir a chywir o’r trafodion.

Ni chodwyd unrhyw faterion mewn perthynas â chynnwys y cofnodion.

Ystyried yr adroddiad gan yr Arweinydd Tîm Perfformiad a Chynllunio Strategol (copi ynghlwm) sy’n darparu’r wybodaeth ddiweddaraf ynghylch perfformiad y Cyngor yn erbyn ei swyddogaethau ar ddiwedd chwarter 2, 2022/23 ac sy’n gofyn am sylwadau gan aelodau ar faterion sy’n ymwneud â pherfformiad.

10.10am – 10.40am

Cyflwynodd Aelod Arweiniol Cyllid, Perfformiad, ac Asedau Strategol, y Cynghorydd Gwyneth Ellis, yr adroddiad Chwarter 2 Diweddariad ar Hunanasesiad Perfformiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol).

Cyflwyno’r wybodaeth ddiweddaraf ynghylch perfformiad y Cyngor yn erbyn ei swyddogaethau ar ddiwedd chwarter 2, 2022 i 2023, gan gynnwys amcanion y Cynllun Corfforaethol a Chydraddoldeb Strategol, a’r saith maes llywodraethu allweddol.

Mae adroddiadau rheolaidd yn un o ofynion monitro hanfodol Fframwaith Rheoli Perfformiad y Cyngor. Caiff adroddiadau perfformiad chwarterol eu rhannu’n rheolaidd â’r Uwch Dîm Arweinyddiaeth, y Cabinet a Phwyllgor Craffu Perfformiad, er mwyn cefnogi trafodaeth adeiladol ynghylch ein perfformiad a nodi ymyraethau, lle bo angen.

Cyflwynwyd yr adroddiad mewn dau ran i geisio amlinellu cynnydd yn erbyn y meysydd allweddol canlynol -

·         Amcanion Perfformiad - yn cynnwys Amcanion y Cynllun Corfforaethol/ Cydraddoldeb Strategol.

·         Meysydd Llywodraethu – Saith maes llywodraethu sydd wedi’u pennu ymlaen llaw gan y Canllawiau Statudol ar berfformiad o dan Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021.

Roedd y gwerthusiad crynodeb wedi’i benderfynu gan statws o fesurau a phrosiectau i bob un o’r blaenoriaethau canlynol:

·         Tai: Cafodd pawb eu cefnogi i fyw mewn cartrefi a oedd yn diwallu eu hanghenion

·         Clymu Cymunedau: Roedd y Cymunedau wedi eu cysylltu, ac mae ganddynt fynediad at nwyddau a gwasanaethau yn lleol, ar-lein a thrwy gysylltiadau cludiant da

·         Cymunedau Cryf: Bu i’r Cyngor weithio gyda phobl a chymunedau i gynyddu annibyniaeth a chadernid

·         Yr Amgylchedd: Deniadol ac wedi’i ddiogelu, gan gefnogi lles a ffyniant economaidd

·         Pobl Ifanc: Man lle bydd pobl iau am fyw a gweithio ynddo, a bod ganddynt y sgiliau i wneud hynny

Iechyd Corfforaethol: Roedd y Cyngor yn effeithlon, wedi’i reoli’n dda ac yn amgylcheddol gynaliadwy

Cynghorwyd yr Aelodau mai’r adroddiad a gyflwynwyd iddynt oedd yr adroddiad terfynol ar y Cynllun Corfforaethol 2017-2022.  O hyn ymlaen bydd yr adroddiadau perfformiad yn ffocysu ar gyflwyniad a gweithrediad y Cynllun Corfforaethol newydd, rhwng 2022 - 2027.

Cafodd y pwyntiau canlynol eu crynhoi yn ystod y drafodaeth –

·         Nifer uchel o unedau tai wedi’u clustnodi ar gyfer datblygiad dan y Cynllun Corfforaethol 2017-22 bron â’u cwblhau tuag at ddiwedd hyd fywyd y Cynllun.

·         Nid oedd ffyrdd a phalmentydd wedi’u difrodi o fewn yr adroddiad gan mai’r mater oedd mynd i’r afael â’r gwasanaeth perthnasol.

·         Camdriniaeth Domestig - Bu gostyngiad o 34.3% yn nifer dioddefwyr eildro troseddau domestig yn Sir Ddinbych ym mis Gorffennaf, Awst a Medi 2022 o gymharu â’r un cyfnod y llynedd.  Gostyngodd y niferoedd o 405 i 266.  Ar y cyfan, mae Gogledd Cymru wedi gweld gostyngiad o 7.5% mewn trais domestig gyda dioddefwyr eildro ar gyfer mis Gorffennaf i fis Medi . Mae nifer y rhai sy’n aildroseddu gyda thrais domestig hefyd wedi gostwng yn Sir Ddinbych o 33 y llynedd i 28 y flwyddyn hon, gostyngiad o 15.2%. Mae hyn yn debyg i’r darlun cyffredinol ar gyfer Gogledd Cymru sydd â gostyngiad o 8.1% ar gyfer yr un cyfnod.  

·         Cynhaliwyd 100 o asesiadau gofalwyr rhwng mis Gorffennaf a mis Medi, gan ddod â chyfanswm y flwyddyn ariannol i 197 (cronnus ers mis Ebrill).  Mae’r ffigwr, fodd bynnag, yn ostyngiad o 11% ar gyfer yr un cyfnod y llynedd (221).   Dywedodd swyddogion efallai bod aelodau yn dymuno craffu’r maes penodol hwn yn fuan iawn.

·         Mae’r data ar gyfer y cyfnod cyfartalog mae oedolion (65 oed a throsodd) yn cael eu cefnogi mewn cartrefi gofal preswyl wedi gostwng o 1,059 (mis Ebrill i fis Mehefin) i 1,043 diwrnod ar gyfer y cyfnod rhwng mis Gorffennaf i fis Medi. Y ffigwr ar gyfer yr un cyfnod y llynedd oedd 1050 diwrnod. 

·         Roedd y data diweddaraf a gyhoeddwyd am  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Ystyried adroddiad ar y cyd gan yr Arweinydd Tîm Perfformiad a Chynllunio Strategol a Swyddog Perfformiad a Chynllunio Strategol (copi ynghlwm) sy’n gofyn i’r Pwyllgor drafod a rhoi sylwadau ar y risgiau, sgoriau a rheolaethau sydd wedi’u cynnwys yn y Gofrestr Risgiau Gorfforaethol a dull y Cyngor o ran rheoli risg.

10.40am – 11.10am

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol Polisi, Cydraddoldeb a Strategaeth Gorfforaethol, y Cynghorydd Julie Matthews yr adroddiad i roi diweddariad ar yr Adolygiad o’r Gofrestr Risg Gorfforaethol, mis Medi 2022.

Yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth a’r Cabinet sydd yn datblygu a pherchen ar y Gofrestr Risg Gorfforaethol. Caiff ei hadolygu ddwywaith y flwyddyn gan y Cabinet yn ystod sesiwn Friffio’r Cabinet.

Yn dilyn pob adolygiad, caiff y gofrestr ddiwygiedig ei chyflwyno i’r Pwyllgor Craffu Perfformiad ac unwaith bob blwyddyn, i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. Eglurodd swyddogion rôl a ffocws gwahanol pob Pwyllgor mewn perthynas â’r Gofrestr Risg.

Crynhodd y Swyddog Cynllunio Strategol a Pherfformiad, Emma Horan, y risgiau o fewn yr adroddiad fel a ganlyn -

·         Risg 01: Roedd y risg o wall diogelu neu ymarfer difrifol, ble roedd gan y Cyngor gyfrifoldeb, gan olygu niwed difrifol neu farwolaeth, wedi cynyddu yn ei sgôr cynhenid (A1 - Risg Critigol Bron yn Sicr / Effaith uchel iawn) a’i sgôr gweddilliol (A1 - Risg Critigol Bron yn Sicr / Effaith uchel iawn). Cafodd sgôr y risg ei gynyddu ar sail asesiad fod y siawns o hyn yn digwydd yn uwch ar hyn o bryd nag oedd yn flaenorol. Er nad yw’r Cyngor yn ystyried y tebygolrwydd fel “bron iawn yn sicr o ddigwydd yn y rhan fwyaf o amgylchiadau” (sef y diffiniad o Debygolrwydd Risg A yn methodoleg risg yr awdurdod), mae’r risg yn sicr wedi cynyddu. Felly teimlir ei bod yn briodol i gynyddu’r sgôr Tebygolrwydd Risg, ac roedd hynny’n golygu ei gynyddu o B i A. Mae cynyddu sgôr y risg yn galluogi i’r risg i gael ei flaenoriaethu a’i uwch gyfeirio ymhellach, sy’n teimlo’n briodol ac yn angenrheidiol ar hyn o bryd.

Nodwyd bod y Tîm Gweithredol Corfforaethol (CET) wedi cynnal adolygiad o Risg 01. Byddai Tîm Gweithredol Corfforaethol yn adolygu'r risg hwn yn fisol, a byddai'r Cabinet yn derbyn diweddariad ar lafar bob mis yng Nghyfarfod Briffio'r Cabinet.

·         Risg 12: Y risg o adroddiad(au) hynod o negyddol gan reoleiddwyr allanol. Roedd sgôr y risg wedi cynyddu i C3 - Risg Cymedrol: Effaith Posib / Canolig.

·         Risg 36: Y risg bod yr amgylchedd economaidd ac ariannol wedi gwaethygu y tu hwnt i ddisgwyliadau cyfredol, a chafodd effaith niweidiol ar fusnesau lleol a chaledi economaidd i’r gymuned leol. Roedd y sgoriau risg cynhenid a gweddilliol wedi cynyddu.

·         Risg 43: Y risg nad oedd gan y Cyngor y cronfeydd neu’r adnoddau i fodloni ei oblygiadau statudol o dan y Ddeddf Anghenion Dysgu Ychwanegol a’r Tribiwnlys Addysg (Cymru) 2018. Roedd y cynnig a amlygwyd yn adolygiad mis Medi 2022 i ddad-uwchgyfeirio’r risg hon i’w rheoli gan y Gwasanaethau Plant ac Addysg wedi’i gytuno gan y Cabinet mewn Cyfarfod Briffio Cabinet ar 14 Tachwedd, 2022.

·         Risg 44: Y risg o Glefyd Coed Ynn (ADB) yn Sir Ddinbych yn arwain at achosion iechyd a diogelwch sylweddol a oedd yn cynrychioli risg posib i fywyd. Perchennog y risg yn awr oedd Pennaeth Cynllunio, Gwarchod y Cyhoedd a Gwasanaethau Cefn Gwlad. Ar sail  gwybodaeth well, roedd y sgoriau risg cynhenid a gweddilliol wedi gostwng (ond yn parhau y tu hwnt i barodrwydd y cyngor i dderbyn risg).

·         Risg 47: Roedd y risg y byddai Cydbwyllgor Corfforedig Gogledd Cymru (CJC) newydd yn golygu bod gan y Cyngor llai o ddylanwad a rheolaeth ar lefel leol. Y cynnig oedd dad-uwchgyfeirio’r risg hwn er mwyn iddo gael ei reoli gan Wasanaeth(au). Roedd y cynnig a amlygwyd yn adolygiad mis Medi 2022 – i ddad-uwchgyfeirio’r risg hwn i’w rheoli gan y Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd – wedi’i gytuno gan y Cabinet yng nghyfarfod Briffio’r Cabinet ar 14 Tachwedd, 2022.

Yn ystod  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Craffu (copi ynghlwm) sy’n gofyn am adolygiad o raglen gwaith i’r dyfodol y Pwyllgor a rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r aelodau am faterion perthnasol.

11.10am – 11.25am

Cyflwynodd y Cydlynydd Craffu yr adroddiad (a gylchlythyrwyd yn flaenorol). Roedd tair eitem wedi’u rhestru ar gyfer cyfarfod nesaf y Pwyllgor Craffu Perfformiad ar 26 Ionawr 2023 –

(i) Crist y Gair – Ymateb i Arolwg Estyn

(ii) Gofal Iechyd Cefndy a Gwerthusiad Opsiynau ar gyfer cyflwyno busnes yn y dyfodol

(iii) Safonau Gwasanaeth Llyfrgell 2021/2022

Awgrymwyd, gan y byddai eitemau (i) a (ii) yn drafodaethau sylweddol, y dylid gohirio eitem (iii) Safonau Gwasanaeth Llyfrgell 2021/2022 tan y cyfarfod a gynhelir ar 16 Mawrth 2023. Cytunodd yr holl aelodau oedd yn bresennol i'r newid hwn i'r Fforwm. Rhaglen Waith.

Roedd cyfarfod nesaf y Grŵp Cadeiryddion ac Is-Gadeiryddion Craffu i’w gynnal ar 24 Tachwedd 2022.

Roedd Atodiad 2 yn cynnwys copi o'r ffurflen Cynnig Aelodau

Atodiad 3 i’r adroddiad oedd gwaith i’r dyfodol y Cabinet.

Atodiad 4 – hysbyswyd yr aelodau o'r argymhellion a wnaed yn y cyfarfod Craffu blaenorol.

Roedd yn:

Penderfynwyd: - yn amodol ar wneud ymholiadau gyda Gwasanaeth Llyfrgelloedd y Sir, i’r posibilrwydd o aildrefnu cyflwyniad ei adroddiad Safonau Gwasanaeth Blynyddol o fis Ionawr i fis Mawrth 2023, cadarnhau rhaglen waith i’r dyfodol y Pwyllgor, sydd ynghlwm fel Atodiad 1 i’r adroddiad.

Derbyn unrhyw ddiweddariadau gan gynrychiolwyr y Pwyllgor ar wahanol Fyrddau a Grwpiau’r Cyngor.

Dywedodd y Cadeirydd, fel cynrychiolydd y Pwyllgorau Craffu ar Fwrdd Prosiect Adeiladu’r Frenhines, fod gwaith adeiladu wedi dechrau’n ddiweddar ar y sylfeini ar gyfer y cyfleuster newydd.

Y Pwyllgor:

Penderfynwyd: - derbyn yr adborth a ddarparwyd.

Daeth y cyfarfod i ben am 12.05pm