Agenda and draft minutes

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Roedd y Cynghorydd Gwyneth Kensler yn datgan cysylltiad personol yn Eitem 6, Cytundeb Partneriaeth Refeniw a Budd-daliadau.

Roedd y Cynghorydd Jason McLellan yn mynegi cysylltiad personol yn Eitem 7, Cymunedau yn Gyntaf yn Sir Ddinbych.

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chodwyd unrhyw fater brys.

Derbyn Cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio Partneriaethau a gynhaliwyd ar 24 Tachwedd, 2016 (copi ynghlwm).

9.35 a.m. – 9.40 a.m.

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio Partneriaethau a gynhaliwyd ar 24 Tachwedd 2016.

Hysbyswyd yr Aelodau y derbyniwyd cadarnhad na fyddai’r Grant Cefnogi Pobl i’r sir yn cael ei dorri ar gyfer y flwyddyn ariannol 2017/18. 

Ar y pwynt hwn, canmolodd y Cadeirydd y cofnodion manwl. 

PENDERFYNWYD – y dylid derbyn a chymeradwyo’r Cofnodion fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad gan y Prif Reolwr (copi ynghlwm) yn darparu gwybodaeth am drefniadau partneriaeth o fewn y gwasanaethau iechyd a gofal cymdeithasol cymunedol i fonitro a mynd i’r afael ag oedi wrth drefnu i drosglwyddo gofal, yn enwedig o’r ysbyty.

9.40 a.m. – 10.15 a.m.

Croesawodd y Cadeirydd yr Aelod Arweiniol Gofal Cymdeithasol, Gwasanaethau Oedolion a Phlant, y Cynghorydd Bobby Feeley, Phil Gilroy, Pennaeth Gwasanaethau Cymorth Cymunedol, Cathy Curtis-Nelson, Prif Reolwr, Gwasanaethau Gweithredol ac Alison Kemp, Cyfarwyddwr Cynorthwyol Ardal Gwasanaethau Cymunedol (Bwrdd Iechyd Prifysgol Betsi Cadwaladr) i’r cyfarfod.

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol Gofal Cymdeithasol, Gwasanaethau Oedolion a Phlant yr adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) i roi gwybodaeth i Aelodau ynglŷn â threfniadau partneriaeth o fewn gwasanaethau iechyd a gofal cymdeithasol cymunedol i fonitro a mynd i’r afael ag oedi mewn trefniadau trosglwyddo gofal, yn arbennig o’r ysbyty.

Dywedodd yr Aelod Arweiniol fod Oedi Wrth Drosglwyddo Gofal yn destun oedd wedi derbyn llawer o sylw yn y cyfryngau am beth amser ac roedd yn fater cymhleth, amlasiantaeth.  Mewn ymdrech i ddod o hyd i ateb cynaliadwy i un o’r ffactorau oedd yn cyfrannu at y broblem hon roedd cynrychiolwyr o Gyngor Sir Ddinbych a Bwrdd Iechyd Prifysgol Betsi Cadwaladr wedi cynnal uwchgynhadledd tridiau ym mis Rhagfyr, a gwahoddwyd darparwyr gofal annibynnol, i ystyried maint y problemau yr oedd gwasanaethau iechyd a gofal cymdeithasol yn debyg o’u hwynebu wrth symud ymlaen.    Byddai pob awdurdod unigol angen dyfeisio datrysiadau cynaliadwy ar gyfer rhai o’r pwysau a nodwyd, byddai datrysiadau eraill angen i ddau neu fwy o sefydliadau partner weithio gyda’i gilydd i’w datrys.    Dywedodd y Pennaeth Gwasanaethau Cymorth Cymunedol bod pwysau a nodwyd yn yr uwchgynhadledd yn cynnwys:

·       Prinder gwelyau mewn cartrefi gofal a gofalwyr cartref mewn rhai ardaloedd daearyddol;

·       Prinder darparwyr gofal a allai ddarparu pecynnau gofal cymhleth e.e.  gofal ‘ymdriniaeth ddwbl’, yn arbennig yn ne Sir Ddinbych; Diffyg nyrsys hyfforddedig i weithio mewn lleoliad gofal iechyd;

·       Prinder pobl oedd yn dymuno gweithio o fewn gwasanaethau gofal

Byddai deilliannau’r digwyddiad uchod yn cael eu cyflwyno i holl Brif Weithredwyr Gogledd Cymru maes o law.    Roedd yn amlwg y byddai angen dull amlweddog er mwyn cyflwyno datrysiadau cynaliadwy ac roedd Llywodraeth Cymru angen datrys y mater o rannu costau gwasanaethau iechyd a gofal cymdeithasol.    Roedd y Timau Ardal eisoes yn cynnwys timau clwstwr o fewn ysbytai a oedd yn gweithio gyda chleifion ag anghenion llai cymhleth, i'w helpu i wella a'u rhyddhau’n ddiogel o’r ysbyty. 

Dywedodd y Cyfarwyddwr Cynorthwyol Ardal Gwasanaethau Cymunedol, Bwrdd Iechyd Prifysgol Betsi Cadwaladr (BIPBC):

·       Byddai datblygu cyfleusterau tai Gofal Ychwanegol yn helpu i leddfu’r pwysau;

·       roedd recriwtio ym mhob sector iechyd a gofal cymdeithasol wedi ac yn parhau i fod yn broblem;

·       Roedd angen rheoli disgwyliadau pobl yn well a gwella canlyniadau i unigolion o ganlyniad;

·       Gan fod pobl nawr yn byw’n hŷn roedd angen cefnogaeth ddigonol i’w helpu i fyw yn annibynnol yn hirach, gan fod hyn yn gwella ansawdd eu bywyd.  Er mwyn hwyluso hyn, roedd gwasanaethau iechyd a gofal cymdeithasol angen gweithio llawer gwell gyda’r sector annibynnol i gomisiynu gwasanaethau cefnogi ganddynt; O Ebrill 2018 byddai angen cyllidebau gofal cyfun ar gyfer gwasanaethau iechyd a gofal cymdeithasol.   Er mwyn i hyn weithio’n effeithiol ac yn effeithlon i wella canlyniadau i’r unigolyn, byddai’r awdurdod lleol a’r gwasanaeth iechyd angen mabwysiadu dull strategol cydlynol cadarn;  Bydda’r sgwrs ‘Beth sydd o Bwys’ yn allweddol ar gyfer darparu gwasanaethau iechyd a gofal cymdeithasol yn y dyfodol.    Roedd angen newid diwylliannol hefyd yn agwedd staff iechyd a gofal cymdeithasol i symud draw o ddarparu gwasanaethau ‘dibyniaeth’ i ddarparu gwasanaethau sy’n hybu ac yn cefnogi annibyniaeth yr unigolyn.    Cydnabuwyd bod hyn yn anodd gan fod gweithwyr iechyd a gofal cymdeithasol yn ‘ofalwyr’ wrth reddf ac felly’n dymuno gofalu am y defnyddiwr gwasanaeth. 

Gan ymateb i gwestiynau’r Aelodau, hysbysodd yr Aelod Arweiniol, swyddogion Awdurdod Lleol a’r Bwrdd Iechyd y Pwyllgor:

·       Bod nifer y lleoedd hyfforddi  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Ar y pwynt hwn (11.05 am) cafwyd egwyl o 15 munud.

Ailddechreuodd y cyfarfod am 11.20 a.m.

Ystyried adroddiad gan y Rheolwr Perfformiad a Chontractau (copi ynghlwm) yn adolygu partneriaeth yr Awdurdod â Civica i ddarparu gwasanaethau Refeniw a Budd-daliadau i drigolion Sir Ddinbych.

10.15 a.m. – 10.55 a.m.

Croesawodd y Cadeirydd yr Aelod Arweiniol Cyllid, Cynllun Corfforaethol a Pherfformiad, y Cynghorydd Julian Thompson-Hill, Richard Weigh, Pennaeth Cyllid, Paul Barnes, Rheolwr Contractau a Pherfformiad a Debbie Basham (Civica) i’r cyfarfod.  

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol Cyllid, Cynllun Corfforaethol a Pherfformiad yr adroddiad (dosbarthwyd yn flaenorol) i’r aelodau i adolygu partneriaeth yr Awdurdod gyda Civica wrth ddarparu’r gwasanaethau Refeniw a Budd-daliadau i drigolion Sir Ddinbych.

Dywedodd yr Aelod Arweiniol bod yr adroddiad yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor yn unol â dymuniad y Cabinet bod y Pwyllgor yn adolygu perfformiad y bartneriaeth 18 mis ar ôl ei sefydlu.    Yn ei gyflwyniad manylodd yr Aelod Arweiniol strwythur llywodraethu’r bartneriaeth a’r cynnydd a wnaed hyd yma o ran y meysydd canlynol:    busnes newydd/cyfleoedd masnachol, darparu gwasanaeth, disgwyliad ariannol a darpariaeth Cymraeg - y cyfan wedi eu manylu yn yr adroddiad.    Dywedodd bod y Gwasanaeth ers ei sefydlu:

·       wedi cynorthwyo rhai awdurdodau yn Lloegr trwy ymgymryd â gwaith ar eu rhan er mwyn lleihau’r pwysau arnynt; ac

·       roedd yr holl arbedion effeithlonrwydd wedi eu cyflawni.   Roedd rhywfaint o’r arbedion wedi’i ddefnyddio ar gyfer uwchraddio llety Civica yn Nhŷ Russell ar gyfer ‘Canolfan Elwy’.    Rhagwelir y byddai’r addasiadau hyn yn cefnogi uchelgais Civica i ddenu busnes newydd. 

Oherwydd ansicrwydd yng Nghymru ar ad-drefnu llywodraeth leol, roedd cynnydd o ran ehangu cyfleoedd masnachol gydag awdurdodau lleol eraill wedi bod yn arafach nag y rhagwelwyd yn wreiddiol.    Er hynny, y gobaith oedd y  byddai hwn yn faes lle gwelir twf yn y dyfodol, nawr bod ad-drefnu llywodraeth leol yn annhebygol o ddigwydd yn y tymor byr i ganolig.    Cafwyd trafodaethau pellach o ran y posibilrwydd o ddarparu Gwasanaethau Refeniw a Budd-daliadau ar gyfer un awdurdod lleol yng Ngogledd Cymru yn y dyfodol, ac roedd awdurdodau eraill wedi dangos diddordeb mewn gwasanaethau y gellir eu darparu o Ganolfan Elwy.

Wrth ymateb i gwestiynau'r Aelodau, cadarnhaodd yr Aelod Arweiniol, Pennaeth Cyllid, y Rheolwr Contractau a Pherfformiad a Chyfarwyddwr Partneriaeth Civica:

·       nad oedd y nifer o gwynion yn erbyn y Gwasanaeth Refeniw a Budd-daliadau wedi cynyddu ers i Civica dderbyn cyfrifoldeb am ddarparu’r Gwasanaeth.    Yn ystod 2013/14, roedd 39 o gwynion wedi eu cofnodi yn erbyn y Gwasanaeth, 17 yn 2014/15 ac 20 yn ystod 2015/16.  Roedd y tueddiad cyffredinol yn y nifer o gwynion yn mynd i lawr;

·bod darpariaeth gwasanaeth yn gyffredinol yn cael ei ystyried o ansawdd da;

·       hysbysodd y Pwyllgor na fu unrhyw newidiadau i brotocolau nac arferion rhannu gwybodaeth rhwng y Cyngor a Civica nac i’r gwrthwyneb;

·       cadarnhaodd mai rhan o’r rhesymeg dros sefydlu’r Bartneriaeth oedd symleiddio’r nifer o staff.    Er hynny, nid oedd unrhyw staff wedi cael eu gwneud  yn ddi-waith.  Roedd y cynllun agored newydd ar gyfer Canolfan Elwy wedi cynorthwyo rheolwyr yn eu rôl o reoli staff.    Roedd personél oedd wedi symud o’r Cyngor i Civica i gyd wedi gwneud hynny o dan drefniadau Trosglwyddo Ymgymeriadau Diogelu Cyflogaeth (TUPE);

·dywedodd fod y cytundeb rhwng y Cyngor a Civica wedi nodi bod Civica yn defnyddio’r gofod presennol yn Nhŷ Russell heb orfod talu rhent. Fodd bynnag, os oedd busnes Civica am ddatblygu yn ôl y disgwyl ac os byddai angen mwy o ofod llawr o fewn yr adeilad yna byddai’n rhaid talu rhent am y gofod ychwanegol;

·hysbysodd yr aelodau er yr ymddengys bod yna fwy o ddiddordeb gan awdurdodau lleol,  roedd hefyd yn archwilio opsiynau posibl a all godi drwy ddatganoli pwerau codi trethi i Lywodraeth Cymru (LlC);

·cadarnhaodd bod darparu gwasanaethau refeniw a budd-daliadau trwy gyfrwng y Gymraeg yn amod yn y cytundeb rhwng y Cyngor a Civica.    Roedd gwaith ar y gweill ar hyn o bryd i hybu'r safonau Cymraeg;  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Ystyried adroddiad ar y cyd gan Cymunedau’n Gyntaf a Rheolwr y Tîm Cynllunio Strategol (copi ynghlwm) yn rhoi’r newyddion diweddaraf am y posibilrwydd o gychwyn diddymu’r rhaglen Cymunedau’n Gyntaf yn raddol.

11.10 a.m. – 11.50 a.m.

Croesawodd y Cadeirydd yr Aelod Arweiniol Cwsmeriaid a Llyfrgelloedd, y Cynghorydd Hugh Irving, Heidi Gray, Swyddog Cynllunio a Pherfformiad Strategol, Rhys Burton, Rheolwr Rhaglen, Cymunedau yn Gyntaf a Gavin Roberts, Rheolwr Clwstwr, Cymunedau yn Gyntaf i’r cyfarfod. 

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol Cwsmeriaid a Llyfrgelloedd, a oedd hefyd yn Aelod Gwrthdlodi’r Cyngor adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) yn manylu’r cynnydd a wnaed yn ystod 2015/16 a dau chwarter cyntaf 2016/17 gyda’r rhaglen Cymunedau yn Gyntaf yn Sir Ddinbych.    Dywedodd fod y Grŵp  Cydweithredol wedi’i benodi gan Lywodraeth Cymru i weinyddu’r rhaglen Cymunedau yn Gyntaf ledled Cymru a bod Ysgrifennydd y Cabinet dros Gymunedau a Phlant Llywodraeth Cymru wedi cyhoeddi ym mis Hydref 2016 efallai y byddai’r rhaglen yn dod i ben ac yn cael ei disodli gyda ‘dull newydd’ i greu cymunedau gwydn.   Roedd ymgynghoriad ar ‘ddull newydd’ arfaethedig wedi dod i ben yn ddiweddar ac roedd disgwyl i Ysgrifennydd y Cabinet gyhoeddi’r dull a ffefrir ar 14 Chwefror 2017.  Hysbysodd yr Aelod Arweiniol yr Aelodau bod y Cyngor yn ymwybodol o’r peryglon cysylltiedig â thynnu’r gwasanaeth yn ôl o bosibl, ond hyd nes y byddai Ysgrifennydd y Cabinet yn cyhoeddi ei benderfyniad terfynol ar unrhyw drefniadau ar gyfer y dyfodol, byddai’r Awdurdod yn parhau i weithio mewn partneriaeth gyda’r rhaglen.    Roedd swyddogion y Cyngor wedi cwrdd â swyddogion Llywodraeth Cymru ar ddiwedd 2016 i drafod effeithiau posibl colli’r rhaglen ar gymunedau mwyaf difreintiedig Sir Ddinbych.   Yn ystod y cyfarfod hwnnw roedd yn amlwg y byddai cyllid ar gael ar gyfer tair swydd:    Mentor Oedolion, Mentor Pobl Ifanc a gweithiwr blaenoriaethu (rheng flaen) yn gysylltiedig â’r rhaglen Cymunedau Dros Waith.    Roedd Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy wedi mynegi diddordeb mewn gweithio mewn partneriaeth gyda Sir Ddinbych mewn perthynas â’r swydd ddiwethaf.   Roedd ymarferoldeb dull partneriaeth ar gyfer y rôl hon yn cael ei archwilio ar hyn o bryd.   Roedd Grŵp Trechu Tlodi'r Cyngor yn monitro datblygiadau’n agos ar hyn o bryd o ran cyllido cymunedau difreintiedig yn y dyfodol. 

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol ddau gynrychiolydd o’r Grŵp Cydweithredol i’r Pwyllgor, Mr Rhys Burton (Rheolwr Rhaglen Cymunedau yn Gyntaf) a Mr Gavin Roberts (Rheolwr Clwstwr Cymunedau yn Gyntaf) y ddau yn manylu cynnwys yr adroddiad Grŵp Cydweithredol, ynghlwm fel Atodiad 1 i’r adroddiad, gan gynnwys y dyddiad diwygiedig ar gyfer ail chwarter 2016/17.  Dywedwyd oherwydd salwch tymor hir yn y Tîm Data Iechyd roedd y data oedd yn ymwneud â gweithgareddau iechyd yn dal i gael ei ddiweddaru. 

Gan ymateb i gwestiynau’r aelodau, dywedodd y cynrychiolydd Cydweithredol:

·       roedd tua 70% o gyllid Cymunedau yn Gyntaf o £660 mil ar gyfer clwstwr Gogledd Sir Ddinbych ar gyfer 2016/17 yn cael ei wario ar gostau staffio.    Roedd hyn yn ymddangos yn ormodol, fodd bynnag roedd y math o waith a wnaed yn llafurus iawn gan fod staff yn ceisio ymgysylltu â grwpiau anodd eu cyrraedd ac roedd llawer o’r unigolion yr oeddent yn gweithio gyda nhw angen llawer o gefnogaeth ddwys.    Roedd costau rhentu swyddfa ac ati yn isel.  Roedd rhywfaint o arian wedi’i dalu allan tuag at gostau’r prosiectau, ond roedd meini prawf Llywodraeth Cymru ar gyfer defnyddio’r arian yn rhagnodol iawn;

·roedd y rhaglen Cymunedau yn Gyntaf wedi’i thargedu at yr unigolion anodd eu cyrraedd gyda’r bwriad o ddatblygu eu hyder a’u sgiliau i’w cael yn barod ar gyfer y farchnad swyddi. Roedd ei waith yn wahanol iawn i waith yr asiantaethau eraill e.e. asiantaethau menter a oedd yn anelu mwy tuag at gefnogi entrepreneuriaid i sefydlu eu busnesau.   Felly roedd y niferoedd a gefnogwyd gan Cymunedau yn Gyntaf ar unrhyw adeg yn isel oherwydd faint o gefnogaeth barhaol  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Archwilio (copi ynghlwm) yn gofyn am adolygiad o raglen gwaith i’r dyfodol y pwyllgor a rhoi’r newyddion diweddaraf i’r aelodau am faterion perthnasol.

11.50 a.m. – 12.00 p.m.

Roedd copi o adroddiad gan y Cydlynydd Archwilio, a oedd yn gofyn i'r Pwyllgor adolygu a chytuno ar ei Raglen Gwaith i'r Dyfodol ac yn rhoi diweddariad ar faterion perthnasol, wedi ei ddosbarthu gyda'r papurau ar gyfer y cyfarfod.

Roedd copi o dempled ‘ffurflen cynnig Aelodau” wedi’i gynnwys yn Atodiad 2, roedd Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y  Cabinet wedi’i gynnwys fel Atodiad 3, ac roedd tabl yn crynhoi datrysiadau diweddar y Pwyllgor ac yn cynghori  am gynnydd wrth eu gweithredu wedi’i atodi yn Atodiad 4.

Ystyriodd y Pwyllgor ei Raglen Gwaith i'r Dyfodol drafft ar gyfer cyfarfodydd y dyfodol.

6 Ebrill 2017

Bwrdd Diogelu Gogledd Cymru wedi’i ohirio o fis Ionawr 2017.

Ychwanegu Cyllidebau Cyfun i’r Rhaglen.

22 Mehefin 2017

Cadarnhaodd y Cydlynydd Archwilio fod y Grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion Archwilio wedi cyfarfod yn ddiweddar a chytunwyd yn y cyfarfod i ofyn i'r Pwyllgor Archwilio Partneriaethau fonitro Cynllun Gweithredu Gofalwyr Sir Ddinbych 2017-19 ac felly dylai'r eitem gael ei hychwanegu at y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol ar gyfer 22 Mehefin 2017.

Byddai’r cyfarfod nesaf yn cael ei gynnal ar 2 Mawrth 2017 a gofynnir i’r holl Aelodau Arweiniol fynychu.

Gofynnwyd am ddiweddariad yng nghyfarfod y Pwyllgor Archwilio Partneriaethau blaenorol ar Tawelfan.  Ni ddisgwylir i’r adroddiadau terfynol fod ar gael tan ddechrau’r haf.     Cytunwyd i barhau i fonitro’r cynnydd trwy ddiweddariadau rheolaidd i gyfarfodydd BIPBC, a oedd ar gael yn gyhoeddus.

PENDERFYNWYD yn amodol ar yr uchod, y dylid cymeradwyo’r Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol.

Derbyn unrhyw ddiweddariadau gan gynrychiolwyr y Pwyllgor ar Fyrddau a Grwpiau amrywiol y Cyngor.

12.00 p.m. – 12.10 p.m.

Dim.

Daeth y cyfarfod i ben am 1.05pm.