Agenda and draft minutes

Dylai Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiadau personol neu rai sy’n rhagfarnu mewn unrhyw fusnes a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Ni fu i unrhyw Aelod ddatgan cysylltiad personol na chysylltiad sy'n rhagfarnu ag unrhyw fusnes a oedd i’w ystyried yn y cyfarfod.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel mater o frys yn unol ag Adran 100B (4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chodwyd unrhyw eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel mater o frys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol, 1972.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio Partneriaethau a gynhaliwyd ar 26 Tachwedd, 2015 (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd Cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio Partneriaethau a gynhaliwyd ddydd Iau, 26 Tachwedd, 2015.

Cywirdeb:-

Esboniodd y Cynghorydd M.Ll. Davies parthed Eitem 5, Awdurdod Tân ac Achub Gogledd Cymru, ei fod wedi bod yn bresennol fel Cadeirydd Awdurdod Tân ac Achub Gogledd Cymru.

Materion yn codi:-

Eitem 5, Awdurdod Tân ac Achub Gogledd Cymru - Cadarnhaodd y Cydlynydd Archwilio bod copi o'r llythyr a anfonwyd at Awdurdod Tân ac Achub Gogledd Cymru, mewn ymateb i'r ymgynghoriad, wedi ei gynnwys yn y Brîff Gwybodaeth a ddosbarthwyd i’r Aelodau.

PENDERFYNWYD – yn amodol ar yr uchod, derbyn a chymeradwyo’r cofnodion fel cofnod cywir.

Roedd adroddiad gan y Pennaeth Gwella Busnes a Moderneiddio, ar drefniadau arfaethedig y Bwrdd Gwasanaethau Lleol ar gyfer Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus ar y cyd ar gyfer Conwy a Sir Ddinbych, wedi ei ddosbarthu gyda'r papurau ar gyfer y cyfarfod.

                                                                                                         9.35 a.m.

Dosbarthwyd copi o adroddiad gan y Swyddog Perfformiad a Chynllunio Strategol (SPPO), ar y trefniadau ar gyfer sefydlu'r Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus statudol, sydd hefyd yn cynnwys opsiynau posibl ar gyfer archwilio’r Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus newydd, yn unol â gofynion Deddf Lles Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru), gyda phapurau’r pwyllgor.

Cyflwynodd y Rheolwr Perfformiad a Chynllunio Strategol (SPPM) yr adroddiad ac eglurodd y bydd Deddf Lles Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) 2015, a fyddai'n dod i rym ar 1 Ebrill 2016, yn arwain at oblygiadau eang i'r Cyngor yn ogystal â sefydliadau cyhoeddus eraill yng Nghymru. 

Bydd y Pwyllgor Archwilio Cymunedau, yn ei gyfarfod nesaf ym mis Chwefror, yn edrych yn fanylach ar oblygiadau'r Ddeddf ar gyfer y Cyngor.  Un o ddarpariaethau'r Ddeddf oedd newid y Byrddau Gwasanaethau Lleol (BGLl) presennol yn Fyrddau Gwasanaethau Cyhoeddus (BGC) ac wrth wneud hynny, gosod y BGC newydd ar sail statudol.  O ganlyniad, mae'n rhaid i'r BGC fod yn destun gweithgarwch archwilio mwy dwys gan awdurdodau lleol.  Ar hyn o bryd, mae Sir Ddinbych yn gweithredu BGLl ar y cyd gyda Chyngor Bwrdeistref Sirol Conwy a sefydliadau partner eraill. 

Yn ei gyfarfod ym mis Medi, 2015 penderfynodd y BGLl ar y cyd mai’r dull a ddymunir o Ebrill 2016 fydd gweithredu fel BGC ar y Cyd, oni bai bod Llywodraeth Cymru (LlC) yn penderfynu y byddai'r strwythur llywodraeth leol newydd yn yr ardal yn wahanol yn y dyfodol.  Mynegodd y BGLl ar y cyd hefyd y bwriad i'r BGC ar y Cyd newydd fod â Chynllun Lles partneriaeth tymor hir sengl ar gyfer ardal Conwy a Sir Ddinbych o 2017 ymlaen. Ar hyn o bryd mae'r BGLl yn rheoli dau gynllun integredig sengl ar wahân (SIPs).  Pe byddai cynhyrchu Cynllun Lles Sengl yn dwyn ffrwyth, byddai wedyn yn fwy priodol i archwilio ar y cyd, er mwyn osgoi dyblygu ac i wneud gwell defnydd o adnoddau cyfyngedig. 

Tra bod gwaith eisoes yn mynd rhagddo mewn perthynas â chynllunio ar gyfer Cynllun Lles ar y cyd, yr oedd yn cael ei wneud yn y fath fodd, pe byddai LlC yn cytuno ar gyfluniad gwahanol ar gyfer llywodraeth leol yng Ngogledd Cymru, ni fyddai’r gwaith a wnaed hyd yma wedi bod yn ofer gan y gellid ei ddefnyddio ar gyfer Sir Ddinbych a Chonwy fel endidau ar wahân, neu ar gyfer unrhyw ffurfweddau posibl eraill. 

Amlinellodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd yr holl ddewisiadau craffu posibl ar gyfer y Cyd BGC arfaethedig fel y manylir yn atodiad 2 yr adroddiad, gan egluro mai Opsiwn 4 - trefniadau craffu anffurfiol ar y cyd – sy’n ymddangos fel y model mwyaf priodol i’w fabwysiadu ar hyn o bryd pan fydd y Cyd BGC yn weithredol.

Mewn ymateb i gwestiynau gan yr Aelodau, dywedodd y swyddogion:-

·                     O ran ffurfweddau ad-drefnu llywodraeth leol posibl eraill, nid yw'r rhain wedi cael eu harchwilio mewn perthynas â sefydlu BGC ar y cyd.  Y rheswm yw bod Conwy a Sir Ddinbych, ers peth amser, wedi gweithredu BGLl ar y cyd, ac hyd nes y dywedwyd wrth y naill awdurdod neu’r llall yn bendant nad dyma’r strwythur llywodraeth leol ar gyfer yr ardal yn y dyfodol, roedd yn ymddangos yn rhesymegol i fynd ymlaen i lawr y llwybr ar y cyd ar gyfer y BGC newydd;

·                     O gofio bod aelodau partner presennol y BGLl h.y. y Gwasanaeth Heddlu, Iechyd a Thân ac Achub, hefyd yn ffurfweddu eu strwythurau is-ranbarthol yn dair ardal yn seiliedig ar siroedd yr awdurdodau lleol yng ngogledd-orllewin, gogledd-ddwyrain a chanolbarth Gogledd Cymru, roedd yn rhesymegol ac yn rhesymol i sefydlu BGC ar y cyd ar gyfer Conwy a Sir Ddinbych;

·                      P'un ai oes BGC unigol neu  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Roedd adroddiad gan y Pennaeth Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd, ar y Gwasanaeth TCC presennol a chasgliad y gwaith a wnaed gan y Gweithgor Teledu Cylch Caeedig wedi ei ddosbarthu gyda'r papurau ar gyfer y cyfarfod.                                                                                                                   10.00 a.m.

Dosbarthwyd copi o adroddiad ar y cyd gan y Pennaeth Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd (HPPP) a'r Rheolwr Gwarchod y Cyhoedd (PPM), oedd yn rhoi diweddariad ar oblygiadau penderfyniad y Cyngor, fel rhan o'r ymarfer rhyddid a hyblygrwydd i dynnu arian o’r swyddogaeth TCC ar gyfer 2016/17, gyda'r papurau ar gyfer y cyfarfod.

Er nad oedd y Gwasanaeth TCC yn swyddogaeth statudol gan y Cyngor, bu peth pryder gan drigolion a rhanddeiliaid eraill mewn perthynas â phenderfyniad y Cyngor i beidio â pharhau gyda'r Gwasanaeth ac o ganlyniad sefydlwyd Gweithgor i edrych ar fodelau amgen ar gyfer darparu Gwasanaeth TCC. 

Ar y cyd â Heddlu Gogledd Cymru, Cynghorau Tref Prestatyn, Rhuddlan a’r Rhyl, a'r Grwpiau Ardal Aelodau (MAG) perthnasol, lluniwyd a chytunwyd ar fodel lle byddai pob camera teledu cylch cyfyng yn dal yn weithredol ac yn cofnodi ar sail pedwar awr ar hugain trwy gydol y flwyddyn.  Yr unig wahaniaeth fyddai na fyddent yn cael eu monitro ar sail 24 awr.  Fel hyn, byddai ffilm ar gael i'r rhai sydd angen hynny ar gais.

Byddai'r Cydlynydd TCC yn cael ei gontractio i gynnal y gwasanaeth a bod yn bwynt cyswllt a chydlynydd rhwng yr holl sefydliadau partner.  Cafwyd cytundeb mewn egwyddor gan yr holl gynghorau tref sy'n rhan o'r prosiect ar eu cyfraniadau ariannol tuag at y gwasanaeth a gan y partïon eraill sy'n rhan o'r prosiect. 

Roedd amcangyfrif cost y Gwasanaeth yn £62K ac yma cafwyd sicrwydd mewn perthynas â £61k.  Mewn ymateb i gwestiynau gan yr Aelodau, dywedodd y swyddogion:-

·                     Byddai'r gwasanaeth unigol yn wasanaeth prawf o 12 mis i ddechrau i sefydlu ei hyfywdra i barhau ar gyfer y dyfodol;

·                    Bydd y Gweithgor yn cyfarfod eto ar 25 Ionawr i archwilio cytundeb cyfreithiol y Gwasanaeth a materion cyfreithiol eraill, yn ogystal â'r trefniadau llywodraethu arfaethedig ar gyfer y Bwrdd;

·                     O 1 Ebrill 2016, y dyddiad y byddai'r gwasanaeth unigol yn dod i fodolaeth, byddai’r Gweithgor presennol yn dod yn Fwrdd Gwasanaethau TCC a byddai'n gyfrifol am lywodraethu’r Gwasanaeth a threfniadau gweithredol;

·                     Roedd y tabl ym mharagraff 4.11 yr adroddiad yn rhoi manylion ynglŷn â pha unigolyn/cwmnïau oedd yn gyfrifol am y gwasanaeth a'i offer a chostau cysylltiedig pob elfen o'r gwaith;

·                     Pan fydd y Bwrdd wedi’i sefydlu, gall archwilio'r ffynonellau cyllid, fel arian grant Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu a ffrydiau cyllid diogelwch cymunedol ymddygiad gwrth-gymdeithasol eraill (ASB), gyda golwg ar wneud y gorau o'r incwm i'r Gwasanaeth.  Mae rhywfaint o waith ymchwil eisoes wedi ei wneud gan y gweithgor i ffynonellau cyllid.  Efallai y byddant hefyd yn dymuno ymweld â Bermo a Llangefni, fel yr awgrymwyd gan aelodau, i weld y systemau TCC a osodwyd yno yn ddiweddar drostynt eu hunain;

·                     Roeddent yn obeithiol y gallai'r diffyg presennol o £1K rhwng costau gwasanaethau a gwariant gael eu talu drwy drafod contractau a/neu taliadau a godir ar y Cyngor neu ddefnyddwyr allanol.

Cyn cloi'r drafodaeth, diolchodd y Pwyllgor i’r Gweithgor a'r swyddogion am eu hymdrechion o ran sicrhau bod dull arall ar gyfer darparu Gwasanaethau TCC wedi'i gynllunio, er bod hynny ar sail prawf o 12 mis i ddechrau, ac maent yn dymuno yn dda i bawb dan sylw gyda'r fenter.  Gofynnwyd hefyd bod adroddiadau ar y Gwasanaeth yn y dyfodol yn defnyddio llai o derminoleg jargon er budd y cyhoedd. 

Ar ôl ystyried yr wybodaeth a’r eglurhad a ddarparwyd ar y derminoleg:

PENDERFYNWYD –yn amodol ar y sylwadau uchod :-

(a)          Derbyn yr adroddiad a chefnogi’r gwaith a wneir gan swyddogion wrth ddarparu ac adnabod arbedion a datblygu model partneriaeth newydd ar gyfer darpariaeth TCC i ddechrau ar 1 Ebrill 2016; a

(b)          gofyn  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Archwilio (copi ynghlwm) yn gofyn am adolygiad o raglen gwaith i’r dyfodol y pwyllgor a diweddaru'r aelodau ar faterion perthnasol.

                                                                                                          10.55 a.m.

Roedd copi o adroddiad gan y Cydlynydd Archwilio, a oedd yn gofyn i'r Pwyllgor adolygu a chytuno ar ei Raglen Gwaith i'r Dyfodol ac yn rhoi diweddariad ar faterion perthnasol, wedi ei ddosbarthu gyda'r papurau ar gyfer y cyfarfod. 

Roedd copi o ‘ffurflen ar gyfer cynigion Aelodau’ wedi ei chynnwys yn Atodiad 2, roedd Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Cabinet wedi’i chynnwys yn Atodiad 3 ac roedd tabl yn rhoi crynodeb o benderfyniadau diweddar y Pwyllgor a’r cynnydd a wnaed o ran eu gweithredu wedi ei gynnwys yn Atodiad 4. 

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i ddrafft o’i Raglen Gwaith i'r Dyfodol ar gyfer cyfarfodydd y dyfodol, Atodiad 1, a chytunwyd ar y newidiadau a’r ychwanegiadau canlynol:-

25 Chwefror 2016:-

Cytunodd y Pwyllgor i gynnwys y ddwy eitem busnes a restrir yn y rhaglen gwaith i’r dyfodol ar gyfer cyfarfod mis Chwefror, 2016.  Gofynnodd yr Aelodau am gael rhoi’r eitem yn ymwneud â Datblygu Ysbyty Cymunedol yn y Rhyl yn y dyfodol yn gyntaf ar y rhaglen.  Mewn ymateb i bryderon a godwyd gan yr Aelodau, hysbysodd y SC y Pwyllgor fod BIPBC wedi rhoi sicrwydd y byddent yn bresennol yn y cyfarfod ym mis Chwefror i drafod y mater.  Cytunodd yr Aelodau y dylid gwahodd yr Aelod Arweiniol, y Cynghorydd R.L. Feeley, i fynychu'r cyfarfod, a bod rhag-gyfarfod yn cael ei gynnal ar gyfer Aelodau'r Pwyllgor am 9.00am.  Trafododd yr Aelodau yn anffurfiol y materion a allai gael eu hystyried yn y cyfarfod.

14 Ebrill 2016:-

Annibyniaeth Pobl Hŷn - Ar gais y Pwyllgor, cytunodd y SC i geisio argaeledd ystafell gyfarfod yn Swyddfeydd Ffordd Brighton, y Rhyl, i gyd-fynd ag ymweliad SPOA. 

Cytunodd yr aelodau y dylid estyn gwahoddiad i’r Cynghorwyr S.A. Davies a T.R. Hughes, gyda’r bwriad o ymweld â safleoedd o ddiddordeb yn ardal y Rhyl.  Cytunodd y Cadeirydd i wneud trefniadau ar gyfer darparu cinio.

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd M.Ll. Davies ynghylch cau’r caffi yng Nghanolfan Grefft Rhuthun, eglurodd y SC bod y mater wedi cael ei drafod yn Grŵp Ardal Aelodau Rhuthun.  Cytunodd y SC i fynd ar ôl canlyniad y trafodaethau.

Yn dilyn trafodaeth bellach:-

PENDERFYNWYD - yn amodol ar yr uchod, y dylid cymeradwyo’r Rhaglen Gwaith fel y caiff ei hamlinellu yn Atodiad 1 yr adroddiad.

Derbyn unrhyw ddiweddariadau gan gynrychiolwyr y Pwyllgor ar wahanol Fyrddau a Grwpiau'r Cyngor

                                                                                                          11.05 a.m.

Ni chafwyd unrhyw adroddiadau oddi wrth gynrychiolwyr y Pwyllgor.

Daeth y cyfarfod i ben am 11.35a.m.