Agenda and draft minutes

Croesawodd y Cadeirydd yr holl Aelodau a Swyddogion i gyfarfod y Pwyllgor Archwilio Partneriaethau ac yn arbennig i Gyfarwyddwr y Gwasanaethau Cymdeithasol, Nicola Stubbins, a oedd yn mynychu ei chyfarfod Pwyllgor Archwilio Partneriaethau cyntaf.

Estynnodd y Cadeirydd hefyd groeso i ddau Aelod newydd, sef y Cynghorwyr Raymond Bartley a Richard Davies.

Hysbysodd y Cadeirydd y Pwyllgor am ymddiswyddiad y Cynghorydd Alice Jones o’r Pwyllgor Archwilio Partneriaethau .  Roedd llythyr wedi cael ei anfon at y Cynghorydd Jones, ar ran y Pwyllgor, i ddiolch iddi am ei holl waith caled ar y Pwyllgor.

Penodi Is-Gadeirydd y Pwyllgor ar gyfer blwyddyn  y cyngor 2014/15.

Yn unol â Chyfansoddiad y Cyngor, gofynnwyd am CVs/ Datganiadau gan rai oedd â diddordeb yn swydd yr Is-Gadeirydd.

Roedd y Cynghorydd Raymond Bartley wedi cyflwyno Datganiad a chafodd yr enwebiad ei gynnig a'i eilio ar gyfer swydd Is-gadeirydd y Pwyllgor Archwilio Partneriaethau.

PENDERFYNWYD y dylid penodi'r Cynghorydd Raymond Bartley yn Is-Gadeirydd am y flwyddyn i ddod.

Aelodau i ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Datganodd y Cynghorydd Raymond Bartley gysylltiad personol, fel Ymddiriedolwr Home Start, yn Eitem 9, Gwasanaeth Eiriolaeth Rhanbarthol Gogledd Cymru ar gyfer Plant a Phobl Ifanc.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel mater brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Dim.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio Partneriaethau a gynhaliwyd ar 10 Ebrill 2014 (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd Cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio Partneriaethau a gynhaliwyd ddydd Iau, 10 Ebrill, 2014.

PENDERFYNWYD derbyn a chymeradwyo cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 10 Ebrill 2014 fel cofnod cywir.

Ystyried  adroddiad  gan  Reolwr  Busnes,  Tîm  Diogelu  ac  Adolygu  (copi  ynghlwm)  i  fonitro  llwyddiant  a  pherfformiad  y  BLlDP o ran darparu ei flaenoriaethau allweddol  ar gyfer 2013/14  a  gwybodaeth  am  flaenoriaethau  allweddol  2014/15. 

9.40 a.m. – 10.20 a.m.

Cyflwynodd y Pennaeth Gwasanaethau Plant a Theuluoedd yr adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) i’r Aelodau Archwilio i fonitro cyflawniadau a pherfformiad y Bwrdd Lleol Diogelu Plant wrth gyflawni ei flaenoriaethau allweddol ar gyfer 2013/2014 a gwybodaeth ar ei flaenoriaethau allweddol ar gyfer 2014/2015.

Roedd Leighton Rees, Pennaeth Gwasanaethau Plant a Theuluoedd yn bresennol fel Cadeirydd y Bwrdd Lleol Diogelu Plant (BLlDP).

Nododd y Rheolwr Busnes bod adroddiad y BLlDP wedi cael ei gyflwyno’n flaenorol i’r Pwyllgor Archwilio Partneriaethau ym mis Tachwedd 2013, a gofynnwyd yn y cyfarfod hwnnw i ddiweddariad gael ei gyflwyno i’r Pwyllgor ar y blaenoriaethau allweddol ar gyfer 2013/14.

Rhoddodd Aelodau’r Pwyllgor ystyriaeth i’r adroddiad a'r cynnydd a wnaed yn ystod 2013/14 o ran darparu blaenoriaethau allweddol y BLlDP. 

Er y cydnabuwyd bod y gwaith o ddarparu rhai o'r blaenoriaethau wedi’i rwystro i raddau gan y gwaith sy’n digwydd i sefydlu Bwrdd Diogelu Plant Rhanbarthol ac i ddatblygu rhyngwynebau rhwng y Bwrdd Rhanbarthol a grwpiau darparu isranbarthol, roedd gan yr aelodau nifer o bryderon.  Roedd y pryderon hyn yn ymwneud â’r:

·        Grŵp Tasg a  Gorffen Cyflogaeth Diogel nad oedd wedi cyfarfod oherwydd anawsterau wrth ddod o hyd i ddyddiad ac amser oedd yn gyfleus i bawb i sicrhau presenoldeb mor uchel â phosibl neu oherwydd amodau tywydd gwael.  Awgrymodd yr Aelodau y gallai defnyddio cyfleusterau cynadledda fideo fod yn ffordd o oresgyn problemau o’r fath a sicrhau bod y Grŵp yn cyfarfod i ddatblygu ei waith a darparu’r canllawiau.  Gofynnodd y Pwyllgor i gael gwybod am gynnydd y Grŵp Tasg a Gorffen o ran cyflawni ei amcanion.

·        Rhyngweithiad Meddygon Teulu ag atgyfeiriadau amddiffyn plant, yn enwedig eu parodrwydd i dynnu sylw swyddogion diogelu’r Gwasanaethau Plant / Bwrdd Iechyd at achosion lle mae amheuaeth o gam-drin pant.  Gofynnodd yr Aelodau i gynnydd wrth ddatblygu cyfranogiad Meddygon Teulu yn y broses atgyfeirio gael ei adrodd iddynt maes o law.

Hefyd Cafwyd trafodaeth ar ymagwedd y BLlDP a’r Gwasanaethau Plant tuag at gam-drin emosiynol ac esgeulustod a'r ffordd y maent yn gweithio gyda sefydliadau ac asiantaethau eraill mewn perthynas ag ymdrin ag achosion o gam-drin emosiynol ac esgeulustod.  Dywedodd Swyddogion bod cam-drin emosiynol ac esgeulustod yn faes anodd gan fod materion sylweddol ynghylch beth yn union oedd cam-drin emosiynol ac esgeulustod a’r gwahanol safonau sydd gan bobl gysylltiedig. Roedd yr aelodau'n awyddus i wybod a oedd polisi ar waith yn ysgolion y Sir i helpu canfod cam-drin emosiynol a chorfforol neu esgeulustod.  Gwnaethant gais hefyd i wybod a yw brodyr a chwiorydd a ffrindiau plant anabl yn cael eu monitro i sicrhau nad ydynt yn cael eu heithrio'n anfwriadol o weithgareddau arferol yr ysgol oherwydd eu bod yn gweithredu fel gofalwr tra’u bod yn yr ysgol.

Yn dilyn trafodaeth fanwl:

PENDERFYNWYD:

(a)  Derbyn yr adroddiad a nodi'r cynnydd a wnaed o ran cyflawni Cynllun Busnes Bwrdd Diogelu Plant Conwy a Sir Ddinbych ar gyfer 2013/14;

(b)  Dylid gwneud pob ymdrech i hwyluso gwaith y Grŵp Tasg a Gorffen Cyflogaeth Ddiogel a chynnig Arweiniad;

(c)  Dylai’r Bwrdd barhau i weithio gyda Meddygon Teulu gyda’r bwriad o wella eu rhyngweithiad gyda'r broses atgyfeiriadau amddiffyn plant;

(d)  Dylid adrodd gwybodaeth ar y cynnydd a wnaed gyda phwyntiau (b) a (c) uchod yn ôl i'r Pwyllgor maes o law;

(e)  Bod gwybodaeth am aelodaeth Bwrdd Diogelu Plant newydd Gogledd Cymru a Grŵp Darparu Diogelu Conwy a Sir Ddinbych yn cael ei gylchredeg i aelodau cyn gynted â’u bod ar gael;

(f)    Dylid darparu gwybodaeth ar y nifer o blant sy’n derbyn addysg yn y cartref ar draws y Sir ac ar y mesurau sy'n cael eu cymryd yn ysgolion  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Archwilio (copi ynghlwm) yn gofyn am adolygiad o Raglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor a diweddaru'r Aelodau ar faterion perthnasol.

10.20 a.m. – 10.35 a.m.

Roedd copi o adroddiad gan y Cydlynydd Archwilio, a oedd yn gofyn i'r Pwyllgor adolygu a chytuno ar ei Raglen Gwaith i'r Dyfodol a rhoi diweddariad ar faterion perthnasol, wedi ei ddosbarthu gyda'r papurau ar gyfer y cyfarfod.  Roedd Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Cabinet wedi’i chynnwys yn Atodiad 2 ac roedd tabl yn rhoi crynodeb o benderfyniadau diweddar y Pwyllgor ac a oedd yn hysbysu’r Aelodau ynglŷn â’r cynnydd gyda’u gweithrediad, wedi’i gynnwys yn Atodiad 3 yr adroddiad. Roedd rhestr o gynrychiolwyr Archwilio ar Grwpiau Herio Gwasanaeth 2013/2014 hefyd ynghlwm yn Atodiad 4.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried ei Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol ddrafft ar gyfer cyfarfodydd yn y dyfodol, fel y manylir yn Atodiad 1, a gofynnodd yr Aelodau i wahodd yr Aelodau Arweiniol y Cynghorwyr Huw Jones, Eryl Williams, Bob Feeley a David Smith i gyflwyno eu hadroddiadau yng nghyfarfod Gorffennaf, 2014 y Pwyllgor.  Byddai'r Arweinydd, y Cynghorydd Hugh Evans, yn cael ei wahodd i fod yn bresennol pe bai’r amserlen yn caniatáu.

O ran cynrychiolwyr Archwilio Partneriaethau ar Grwpiau Herio Gwasanaeth 2013/14, gwnaed dau newid i gynrychiolaeth:

·        Cynllunio Busnes a Pherfformiad - Y Cynghorydd Richard Davies

·        Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd - Y Cynghorydd Raymond Bartley

Roedd y Grŵp Monitro Safonau Ysgolion wedi gofyn i gynrychiolydd a dirprwy o’r Pwyllgor Archwilio Partneriaethau ddod i’r Grŵp.  Cytunodd y Cynghorydd Dewi Owens i barhau i fod yn gynrychiolydd a chytunodd y Cynghorydd Richard Davies i weithredu fel dirprwy gynrychiolydd.

Anogwyd yr Aelodau i fynd i’r Grwpiau Herio Gwasanaeth ond os nad ydynt yn gallu mynd, dylent wedyn geisio trefnu i’r dirprwy aelod fod yn bresennol yn eu lle.

Ar ôl derbyn cais gan Grŵp Cadeiryddion ac Is-Gadeiryddion Archwilio, gofynnwyd i aelodau a oes angen unrhyw hyfforddiant archwilio pellach arnynt.  Cadarnhaodd holl aelodau’r Pwyllgor Archwilio Partneriaethau y byddent yn elwa o sesiwn hyfforddiant gloywi archwilio.

PENDERFYNWYD - yn amodol ar yr uchod, dylid cymeradwyo’r Rhaglen Gwaith fel yr amlinellir yn Atodiad 1 yr adroddiad.

Derbyn unrhyw ddiweddariadau gan gynrychiolwyr y Pwyllgor ar amrywiol Fyrddau a Grwpiau'r Cyngor

10.35 a.m. – 10.40 a.m.

Yn ddiweddar, roedd y Cadeirydd wedi mynd i Fwrdd Iechyd a Gofal Cymdeithasol Sir Ddinbych.  Roedd y Cydlynydd Archwilio mewn cysylltiad â Bwrdd Iechyd Prifysgol Betsi Cadwaladr (PBC) ynghylch dyddiadau iddynt fod yn bresennol mewn cyfarfod o'r Pwyllgor yn y dyfodol.

Awgrymodd y Cadeirydd y dylid ychwanegu’r canlynol i gyfarfod o’r Pwyllgor Archwilio Partneriaethau gyda chynrychiolwyr BCU yn y dyfodol:

·        Pwynt mynediad sengl i oedolion

·        Cyfathrebu ar ôl cael eu rhyddhau o’r ysbyty

PENDERFYNWYD y dylid nodi’r adborth.

PENDERFYNWYD dan ddarpariaethau Adran 100A Deddf Llywodraeth Leol 1972, gwahardd y Wasg a’r Cyhoedd o’r cyfarfod ar gyfer yr eitemau canlynol ar y sail y byddai gwybodaeth eithriedig yn debygol o gael ei datgelu fel y’i diffinnir ym Mharagraffau 14 o Ran 4 o Atodlen 12A o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972.

RHAN 2  -  CYFRINACHOL 

Ystyried adroddiad gan Reolwr Gwasanaeth Strategaeth a Chymorth (copi ynghlwm) ynglŷn â buddiannau comisiynu gwasanaethau eirioli ar gyfer plant a phobl ifanc ar y cyd. 

10.50 a.m. – 11.20 a.m.

Cyflwynodd y Pennaeth Gwasanaethau Plant a Theuluoedd adroddiad cyfrinachol (a ddosbarthwyd yn flaenorol) i Aelodau Craffu ystyried cynigion i gomisiynu gwasanaeth eiriolaeth annibynnol ar gyfer plant a phobl ifanc ddiamddiffyn ledled Gogledd Cymru o fis Ebrill 2015 ymlaen.

Darparwyd  gwybodaeth ar y cynnig ar gyfer comisiynu gwasanaeth eiriolaeth annibynnol ar gyfer plant a phobl ifanc ddiamddiffyn y mae Gwasanaethau Cymdeithasol Gogledd Cymru’n ymwybodol ohonynt.  Mae’r gwaith ar y cyd yn cynnwys chwe awdurdod lleol gogledd Cymru.   

Hysbyswyd yr Aelodau fod Comisiynydd Plant Cymru’n awyddus i bob plentyn a pherson ifanc yng Nghymru gael mynediad i wasanaeth eiriolaeth.  Fodd bynnag, y cynnig dan ystyriaeth oedd comisiynu gwasanaeth rhanbarthol annibynnol a fyddai'n agored i bob plentyn oedd y Gwasanaethau Cymdeithasol yn ymwybodol ohonynt ar draws Gogledd Cymru.

Byddai comisiynu'r gwasanaeth yn rhanbarthol yn helpu sicrhau y byddai gan blant a phobl ifanc ar draws y rhanbarth fynediad at wasanaeth teg a chyfiawn, gydag arbenigwyr mewn gwahanol feysydd a fyddai o fewn cyrraedd i bawb oedd yn gymwys i dderbyn y gwasanaeth.

Byddai’r gwasanaeth newydd hefyd yn adeiladu ar ffyrdd newydd a mwy rhagweithiol o ymgysylltu â’r plant a’r bobl ifanc dan sylw.  Roedd potensial i ymgysylltu â nhw’n gynharach ac, felly, rhoi sylw i faterion o bryder o ran eu gofal cyn iddynt waethygu i fod yn bryder neu’n gŵyn mwy difrifol. Gwasanaeth mwy rhagweithiol, a fyddai'n cael ei hyrwyddo'n eang i'r rhai a oedd yn gymwys i'w ddefnyddio, roedd hefyd y potensial iddo fod yn wasanaeth mwy cost effeithiol.

Roedd yr Aelodau'n cefnogi nodau ac amcanion y gwasanaeth rhanbarthol, ond mynegwyd pryder ynghylch a fyddai’r cyllid arfaethedig yn ddigonol, yn enwedig yng ngoleuni’r risgiau a amlinellir yn yr achos busnes o ran cyfaddawdu a gwanhau ansawdd y gwasanaeth, gan gyfyngu ar ddewisiadau proses dendro a dewis y defnyddwyr o eiriolwr.  Rhoddwyd sicrwydd bod darparwyr gwasanaethau posibl eisoes wedi mynegi diddordeb mewn darparu gwasanaeth er gwaethaf yr adnoddau ariannol cyfyngedig sydd ar gael.  Byddai gweithdrefnau dyfarnu contractau, rheoli a monitro yn ddigon cadarn i sicrhau bod y gwasanaeth a bennir yn cael ei ddarparu o fewn pris darparu’r contract.  Byddai gweithdrefnau rheoli contractau chwarterol yn cael eu sefydlu a byddai cyfarfodydd rheolaidd yn cael eu cynnal gyda darparwr y gwasanaeth i drafod pob agwedd ar reoli a chyflwyno contract.

Gofynnodd yr Aelodau i sesiwn Friffio'r Cyngor gael ei threfnu ar gyfer swyddogion i amlygu pwysigrwydd rhianta corfforaethol, gwasanaethau eiriolaeth a materion eraill yn ymwneud â phlant sy'n derbyn gofal i'r holl gynghorwyr eraill.

Yn dilyn trafodaeth fanwl:

PENDERFYNWYD:

(i)   Yn amodol ar y sylwadau uchod a bod y sicrwydd a gafwyd o ran y gyllideb a ddyrannwyd yn ddigonol i ddarparu'r gwasanaeth, y dylid cefnogi'r cynnig i gomisiynu gwasanaeth eiriolaeth rhanbarthol ar gyfer plant a phobl ifanc sy'n agored i niwed; a

(ii) Argymell i’r Cabinet y dylai gefnogi'r cynnig i gomisiynu Gwasanaeth Eiriolaeth Gogledd Cymru ar gyfer Plant a Phobl Ifanc yn amodol ar y sicrwydd o ystyried bod y gyllideb yn ddigonol i ddarparu'r gwasanaeth ac i gyflawni dyletswydd y Cyngor i gefnogi plant a phobl ifanc i wneud sylwadau neu gwynion am eu gofal yn y gwasanaethau.

DAETH Y CYFARFOD I BEN AM 12.00 P.M.