Agenda and draft minutes

Dylai Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiadau personol neu rai sy’n rhagfarnu gydag unrhyw fater a nodwyd y dylid ei ystyried yn y cyfarfod hwn.

Dim.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Dim.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio Partneriaethau a gynhaliwyd ar 19  Rhagfyr 2014 (copy ynghlwm).

Cyflwynwyd Cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio Partneriaethau a gynhaliwyd ar 19 Rhagfyr 2013.

PENDERFYNWYD bod cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 19 Rhagfyr 2013 yn cael eu derbyn a'u cymeradwyo fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Addysg (copi ynghlwm) i roi manylion y cynnydd a waned yn dilyn sefydlu’r RSEIS.

Cyflwynodd y Pennaeth Addysg yr adroddiad (a gylchredwyd yn flaenorol) i’r Aelodau i roi'r wybodaeth ddiweddaraf iddynt ac i ofyn iddynt ystyried y cynnydd a wnaed yn dilyn sefydlu'r gwasanaeth newydd er mwyn:

·        Nodi'r manteision sydd wedi eu gwireddu hyd yn hyn yn dilyn sefydlu’r gwasanaeth er mwyn mesur effeithiolrwydd y ddarpariaeth.

·        Nodi problemau a gafwyd sydd eto i'w datrys er mwyn sicrhau bod y risg i gyflwyno gwasanaeth yn cael ei liniaru’n llwyddiannus.

·        Rhoi gwybod i'r Pwyllgor am unrhyw gynnig i ehangu'r gwasanaeth.

Estynnodd y Pennaeth Addysg groeso i Brif Swyddog GwE, Huw Foster-Evans. Ailadroddodd y Prif Swyddog bwysigrwydd datblygu partneriaeth effeithiol gyda chwe Awdurdod Gogledd Cymru trwy Gytundebau Lefel Gwasanaeth.

Yn dilyn trafodaeth gyffredinol codwyd y pwyntiau canlynol:

·        Eglurodd y Prif Swyddog mai cyfrifoldeb yr Awdurdod Lleol yw dal GwE yn gyfrifol am y gwaith partneriaeth.

·        Mae dau fath o addysg yn y cartref:

o   plant lle mae eu rhieni wedi eu tynnu o’r ysgol. Nid oes gofyn i rieni'r plant hynny ymgysylltu â’r Awdurdod Lleol. Mae'r Swyddog Cyswllt Addysg yn monitro’r plant hynny, a

o   plant sy'n cael eu haddysgu gartref am reswm penodol, e.e. plant ag anghenion meddygol. Ar gyfer y plant hynny, mae yna dîm o diwtoriaid cartref. Mae'r Swyddog Cyswllt Addysg hefyd yn gweithio gyda'r tîm yma.

·        Mae’r Prif Swyddog yn pryderu nad yw’r Dangosyddion Perfformiad allweddol yn canolbwyntio'n ddigonol ar lwyddiannau'r myfyrwyr mwyaf galluog.

·        Mae asesiadau athrawon yn cael eu cynnal ar ddiwedd y sector cynradd. Mae’n bwysig fod asesiadau athrawon yn gadarn ac yn gywir. Os yw athro yn tanberfformio, bydd y Pennaeth a Chadeirydd y Llywodraethwyr yn delio â'r mater.

Cytunodd Prif Swyddog GwE i ddychwelyd i'r Pwyllgor Archwilio Partneriaethau ymhen 12 mis gyda diweddariad pellach.

Cytunwyd y byddai’r Gwasanaeth Effeithiolrwydd a Gwella Ysgolion Rhanbarthol yn cael ei drafod yng nghyfarfod Grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion Archwilio er mwyn penderfynu pa Bwyllgor Archwilio ddylai drafod materion GwE.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor yn derbyn ac yn nodi’r cynnydd hyd yma yn dilyn sefydlu GwE mewn perthynas â'r canlynol:

·        Effeithiolrwydd GwE wrth gyflwyno arbedion a chefnogaeth arbenigol i ategu Gwasanaeth Addysg y Sir.

·        Nodi llithriadau, risgiau, bylchau yn y gwasanaeth neu bwysau yn y dyfodol o ran argymell camau gweithredu lliniarol.

Ar y pwynt hwn (10.30 a.m.) cafwyd egwyl o 10 munud.

Ailddechreuodd y cyfarfod am 10.40 a.m.

Ystyried adroddiad gan y Gwyddog Perfformiad a Cynllunio (copi ynghlwym) ar gyfer aelodau nodi perfformiad y Bwrdd Gwasanaethau Lleol ar y Cyd y (LSB) o ran cyflawni ei chynllun strategol integredig.

Cyflwynodd Rheolwr Tîm Partneriaeth a Chymunedau yr adroddiad (a gylchredwyd yn flaenorol) i roi'r wybodaeth ddiweddaraf i Aelodau’r Pwyllgor ar berfformiad y Bwrdd Gwasanaeth Lleol a’r partneriaid sy'n darparu’r Cynllun Mawr: Rhan 1, 2011-14. 

Yn gyntaf, dywedodd Rheolwr Tîm Partneriaeth a Chymunedau fod yr Arweinydd yn ymddiheuro nad oedd yn gallu mynychu’r cyfarfod heddiw.

Cynllun Mawr Sir Ddinbych: 2011-14 yw’r cynllun ar gyfer gwaith partneriaeth yn Sir Ddinbych. Mae’r Cynllun Mawr yn cael ei gyflawni ar y cyd rhwng asiantaethau sydd mewn partneriaeth â’i gilydd. Y Bwrdd Gwasanaeth Lleol sy’n atebol am y Cynllun Mawr, a’r bwrdd hwnnw sy’n dal yr asiantaethau sy’n ffurfio’r bartneriaeth (sy’n cynnwys Bwrdd Iechyd Prifysgol Betsi Cadwaladr, y Trydydd Sector, Heddlu Gogledd Cymru, Gwasanaeth Tân ac Achub Gogledd Cymru, Iechyd Cyhoeddus Cymru a Chyngor Sir Ddinbych) yn gyfrifol am roi camau gweithredu ar waith i gyflawni’r Cynllun Mawr a’r wyth canlyniad sydd iddo.

Roedd yr adroddiad yn cynnwys ‘Adroddiad Eithriadau Cryno’ wedi ei gefnogi gan benodau mwy manwl ar gyfer wyth canlyniad y Cynllun Mawr.

Mae'r adroddiad manwl yn darparu gwybodaeth ynglŷn ag eithriadau ar gyfer pob canlyniad, yn ogystal â gwybodaeth am yr hyn sy’n mynd yn dda. Mae hefyd yn amlygu bylchau gwybodaeth ac yn nodi lle gallai'r rhain gyfyngu ar werthusiad cyffredinol o'r canlyniadau. Bydd mwy o waith yn cael ei wneud drwy gydol yr haf er mwyn cyhoeddi'r adroddiad terfynol, gan gynnwys mwy o drafodaethau i ganfod pa wahaniaeth sydd wedi ei wneud drwy’r Cynllun Mawr.

Mae gwaith sylweddol ar y gweill ym mis Medi 2014 i ddatblygu Cynllun Mawr II. Mae’r heriau wrth adrodd ar Gynllun Mawr I wedi siapio’r meddylfryd gogyfer â datblygu Cynllun Mawr II a fydd yn cynnwys llai o themâu, gyda rheoli perfformiad yn rhoi mwy o bwyslais ar effaith y gweithgareddau partneriaeth ar y canlyniadau mewn cyfnod lle mae adnoddau yn fwyfwy prin.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor yn derbyn ac yn nodi'r adroddiad ond cydnabuwyd na fydd modd cyflawni pob rhan o’r Cynllun Mawr oherwydd adnoddau cyfyngedig.

Ystried adroddiad gan y Rheolwr Canolbwynt Comisiynu (copi ynghlwm) i roi manylion y cynnydd hyd yma â sefydlu a rhedeg y Ganolfan a’r manteision gwireddu hyd yma ers ei sefydlu.  Hefyd fanylion yr ymarfer cwmpasu ar leoliadau dementia cost uchel.

Cyflwynodd Aelod Arweiniol Gofal Cymdeithasol a Gwasanaethau Plant, y Cynghorydd Bobby Feeley, yr adroddiad (a gylchredwyd yn flaenorol) sy’n manylu ar y cynnydd hyd yma o ran sefydlu a rhedeg Canolfan Gomisiynu Gogledd Cymru a'r manteision o ganlyniad i’w sefydlu. Mae’r adroddiad hefyd yn manylu ar yr ymarfer cwmpasu a wnaethpwyd ar leoliadau dementia cost uchel.

Mae’r Canolfan Gomisiynu yn brosiect ar y cyd rhwng chwe Awdurdod Lleol Gogledd Cymru a Bwrdd Iechyd Prifysgol Betsi Cadwaladr. Mae'r prosiect yn unigryw yng Nghymru gan ei fod yn cwmpasu gwasanaethau plant ac oedolion mewn partneriaeth â'r GIG. Mae’n cael ei gynnal gan Gyngor Sir Ddinbych ac yn atebol i Fwrdd Rheoli sy’n cael ei gadeirio gan Gyfarwyddwr Corfforaethol Moderneiddio a Lles.

Mae Rheolwr y Canolfan Gomisiynu yn darparu adroddiadau diweddaru rheolaidd i Fwrdd y Rhaglen Iechyd a Chymdeithasol.

Mae gan y Ganolfan Gomisiynu bedair prif swyddogaeth:

·        Sicrhau gwerth am arian yn y lleoliadau cost uchel presennol

·        Dod o hyd i leoliadau newydd trwy broses agored a sicrhau gwerth am arian

·        Cydlynu ymagwedd ranbarthol a monitro ansawdd darpariaeth cartrefi gofal

·        Comisiynu strategol, gan weithio gyda phartneriaid i ddatblygu’r farchnad i sicrhau y gall gwasanaethau fodloni’r galw ar hyn o bryd ac yn y dyfodol

Mae’r Ganolfan Gomisiynu wedi derbyn arian i helpu pobl sy'n dioddef o ddementia. 

Cadarnhaodd Cyfarwyddwr Corfforaethol Moderneiddio a Lles y bydd yn gadael yr Awdurdod Lleol ar ddiwedd mis Chwefror ac y bydd Morwenna Edwards, Pennaeth Gwasanaethau Darparwyr Cyngor Gwynedd, yn cymryd ei lle ar y Bwrdd. 

Bydd Rheolwr y Ganolfan Gomisiynu hefyd yn gadael yng nghanol mis Ebrill gan ei bod wedi ei phenodi’n Rheolwr Rhanbarthol AGGCC.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor yn nodi ac yn derbyn Adroddiad Blynyddol Canolfan Gomisiynu Gogledd Cymru.

Ystried adroddiad gan y Rheolwr Prosiect (NE Hub) (copi ynghlwm) er mwyn I’r Aelodau nodi’r broses sy’n ymwneud â dyfarnu statws “ffafrio Cynigydd” a materion yn ymwneud cymeradwyo Cytundeb Rhyng Awdurdod 2.

Cyflwynodd Aelod Arweiniol y Parth Cyhoeddus, y Cynghorydd David Smith, yr adroddiad (a gylchredwyd yn flaenorol) er mwyn i'r Aelodau graffu ar y broses sy'n gysylltiedig â dyfarnu statws "Cynigydd o Ddewis" a materion yn ymwneud â chymeradwyo Ail Gytundeb Rhyng-Awdurdod.

Ym mis Chwefror 2008 rhoddodd y Cabinet ei gymeradwyaeth i Gyngor Sir Ddinbych fynd i bartneriaeth ffurfiol â phedwar Cyngor arall yng ngogledd Cymru, i gaffael contract 25 mlynedd ar y cyd ar gyfer darparu cyfleusterau gwaredu gwastraff gweddilliol.

Er mwyn hwyluso'r broses gaffael, llofnododd y cynghorau Gytundeb Rhyng-Awdurdod ffurfiol (IAA1). Dan y cytundeb hwn, rhoddwyd yr awdurdod i wneud penderfyniadau i Fwrdd y Prosiect a Phwyllgor y Prosiect (ond byddai’r awdurdodau yn dal yn gyfrifol am nifer o benderfyniadau allweddol). 

Roedd y prosiect wedi ei gyflwyno i Sesiwn Friffio'r Cyngor er mwyn ei drafod yn fanwl. 

Fodd bynnag, ar ôl y broses gaffael, tynnodd yr ail gynigydd ei gais yn ôl ym mis Ionawr 2013, gan adael y cynigydd presennol mewn sefyllfa monopoli. Mae'r ymgyrch gwerth am arian wedi arwain at nifer o newidiadau sylweddol i’r hyn a oedd yn cael ei gaffael. Roedd canlyniad cyffredinol y newidiadau hyn yn ffafriol i Sir Ddinbych.

Roedd y prosiect yn gyfforddus y tu mewn i'r "amlen fforddiadwyedd”. Ymddangosodd yr achos busnes terfynol i ddangos gwir werth am arian. Roedd y Cwmni hefyd yn bodloni gofynion yr arbenigwyr cyfreithiol, technegol ac ariannol y bartneriaeth. Dan yr amgylchiadau hynny, ni ymddengys bod rheswm pam na ddylai'r cynigydd sy'n weddill gael "statws cynigydd o ddewis".

Mae Cytundeb Rhyng-Awdurdod 1 yn "gytundeb i gaffael" sy’n cynnwys popeth hyd at ddyfarnu’r contract terfynol. Mae Cytundeb Rhyng-Awdurdod 2 yn cynnwys gweithrediad y contract h.y. o ddyfarnu'r contract ymlaen. Mae’r cytundeb yn ddogfen gyfreithiol cymhleth sy'n cwmpasu pob agwedd ar reoli’r contract.

Yn fyr, mae Cytundeb Rhyng-Awdurdod 2 yn cynnig sefyllfa well i’r Cyngor na Chytundeb Rhyng-Awdurdod 1. Mae’r Swyddogion Technegol yn fodlon gyda'r prif nodweddion, ac mae’r cymalau cyfreithiol wedi eu drafftio ac yn bodloni gofynion swyddogion cyfreithiol y Cyngor. Felly Mae’r swyddogion felly yn argymell bod y drafft yn cael ei gefnogi.

Mynegodd y Pwyllgor ei werthfawrogiad i'r swyddogion am eu holl waith caled ar y prosiect.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Craffu Partneriaethau yn:

(i)            Cadarnhau eu cefnogaeth i’r cynigydd o ddewis 

(ii)          Cadarnhau ei gefnogaeth i'r egwyddorion a

           amlinellir yng Nghytundeb Rhyng-Awdurdod 2.

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Archwilio (copi ynghlwm) yn gofyn am adolygiad o raglan gwaith I’r dyfodol y pwyllgor a diweddaru’r aelodau ynglŷn â materion perthnasol.

Cyflwynodd y Cydlynydd Archwilio adroddiad (a gylchredwyd yn flaenorol) yn gofyn i’r Aelodau adolygu Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor a darparu diweddariad ar faterion perthnasol. Mae fersiwn drafft o’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol (Atodiad 1); Ffurflen Gynigion ar gyfer eitemau rhaglen Pwyllgorau Archwilio (Atodiad 2); Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Cabinet (Atodiad 3) a Chynnydd Penderfyniadau’r Pwyllgor (Atodiad 4) wedi eu hatodi i’r adroddiad hwn.

Dywedodd y Cydlynydd Archwilio am newidiadau i'r rhaglen waith ac amryw o faterion sydd angen sylw -

·        Dywedodd y Cadeirydd nad yw’n gallu mynychu'r cyfarfod nesaf ar 13 Mawrth a chan nad oes Is-Gadeirydd cadarnhaodd y Cynghorwyr Ann Davies a Dewi Owens y byddent yn barod i gadeirio'r cyfarfod.

·        Gwahodd pob Aelod Arweiniol i fynychu'r Pwyllgor Archwilio Partneriaethau ar 13 Mawrth 2014.

·        Adroddiad gan y Swyddog Datblygu’r Bwrdd Gwasanaeth Lleol, Beverley Moore, i'w gyflwyno yng nghyfarfod y Pwyllgor Archwilio Partneriaethau ym mis Mehefin 2014. Byddai cais yn cael ei roi gerbron ar gyfer Aelodau Cyfetholedig. Bydd sesiwn hyfforddiant yn cael ei threfnu ar gyfer mis Gorffennaf 2014.

PENDERFYNWYD y dylid cymeradwyo’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol fel y manylir yn Atodiad 1.

Derbyn y wybodaeth ddiweddaraf gan gynrychiolwyr Pwyllgor sy’n aelodau o Fyrddau a Grwpiau’r Cyngor.

Rhoddodd y Cynghorydd Ann Davies ddiweddariad byr yn dilyn ymweliad i Awelon.

Yn dilyn y cyfarfod, cyflwynodd y Pwyllgor eu diolchiadau i’r Cyfarwyddwr Corfforaethol Moderneiddio a Lles, Sally Ellis, sy’n ymddeol ddiwedd mis Chwefror 2014.

Daeth y cyfarfod i ben am 12.15 p.m.