Agenda and draft minutes

Cynghorwyr Joan Butterfield a Bill Tasker

Dylai’r aelodau nodi unrhyw gysylltiad personol neu niweidiol yn unrhyw fusnes a nodwyd i’w ystyried yn y cyfarfod.

Ni ddatganwyd cysylltiad personol na rhagfarnllyd gan unrhyw un.

Rhybudd o eitemau, ym marn y Cadeirydd, y dylid eu hystyried yn y cyfarfod fel mater brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Dim mater brys wedi’i godi.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio Partneriaethau a gynhaliwyd 14 Mawrth 2013 (copi wedi’i amgáu).

Cyflwynwyd Cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio Partneriaethau a gynhaliwyd ar 14 Mawrth 2013.

Cywirdeb – Tudalen 7 – Eitem Rhif 5 Cynhwysedd y Gwasanaeth Diogelu Oedolion – Er eglurdeb cytunodd yr aelodau y dylid newid y cyfeiriad at ofalwyr cyflogedig er mwyn adlewyrchu bod 31% o gyhuddiadau camdriniaeth wedi’u gwneud yn erbyn gofalwyr cyflogedig.

Materion yn Codi – Tudalen 6 – Eitem Rhif 5 Cynhwysedd Gwasanaeth Diogelu Oedolion – mynegodd y Cynghorydd Ann Davies ei phryderon ein bod yn parhau i aros am gadarnhad a oedd taflen Diogelu Oedolion Diamddiffyn oedd yn nodi’r rhif ffôn anghywir wedi’i chynnwys ym Mhecyn Gofalwyr a ddarparwyd gan GOGDdC ac a oedd y taflenni hynny wedi’u galw’n ôl a’u newid.   Cynghorodd y Cydlynydd Archwilio eu bod wedi gwneud cais am ymateb brys a bod Cyfarwyddwr Corfforaethol Moderneiddio a Lles (CDMW) wedi cytuno delio â’r mater yn bersonol.   Cyfeiriodd y Cynghorydd Alice Jones at ei phryderon a fynegwyd am gyhuddiadau camdriniaeth a throthwyon y meini prawf a chadarnhaodd ei bod hithau a’r Cynghorydd Ann Davies wedi mynychu cyfarfod gyda’r Cyfarwyddwr Corfforaethol Moderneiddio a Lles a Phennaeth Gwasanaethau Oedolion mewn perthynas â monitro gofal.   Cynghorodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Moderneiddio a Lles y bydd y Gwasanaethau Oedolion yn archwilio’r posibilrwydd o wirio’r asiantaethau gofal.   Amlygodd y Cynghorydd Jones bod angen cyllid ychwanegol i fonitro asiantaethau gofal a chynigodd y Cadeirydd y dylid trafod y mater ymhellach yn eu cyfarfod ym mis Gorffennaf pan fydd materion gofal cymdeithasol yn cael eu hystyried.

PENDERFYNWYD – y dylid, yn amodol ar yr uchod, dderbyn a chymeradwyo Cofnodion cyfarfod 14 Mawrth 2013  fel cofnod cywir.  

Ystyried adroddiad gan y Cyfarwyddwr Corfforaethol Uchelgais Economaidd a Chymunedol (copi wedi’i amgáu) yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r aelodau am gynnydd gyda’r archwiliadau i’r llifogydd yn Sir Ddinbych ym mis Tachwedd 2012 a gofyn am farn yr aelodau ar yr argymhellion posibl sydd i ddod.

9.40 a.m.

Cyflwynodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Uchelgais Economaidd a Chymunedol (CDECA) adroddiad (a gafodd ei gylchredeg yn flaenorol) yn diweddaru’r aelodau am gynnydd yr archwiliadau i ddigwyddiadau llifogydd ledled Sir Ddinbych ym mis Tachwedd 2012 a gofynnodd am farn yr aelodau am yr argymhellion posibl.  Mae’r cylch gorchwyl a’r comisiwn ar gyfer yr archwiliad wedi’u hatodi gyda’r adroddiad.  Bydd adroddiad llawn yn cael ei gyflwyno i’r Cyngor pan fydd yr archwiliadau wedi’u cwblhau.

Roedd yr adroddiad yn rhoi manylion am y llifogydd sylweddol a ddigwyddodd mewn 12 lleoliad gwahanol gan effeithio ar tua 500 o adeiladau.   Roedd archwiliad y Cyngor yn cael ei gefnogi gan Gyfoeth Naturiol Cymru (NRW) gyda’u harbenigwyr annibynnol wedi’u comisiynu  i gynnal yr archwiliad yng Nglasdir, Rhuthun oherwydd cymhlethdodau yn ymwneud â’r lleoliad hwnnw.  Roedd y gwaith yn cael ei gydlynu gan Weithgor Archwilio Llifogydd a darparwyd dau Friffio Budd-ddeiliaid oedd yn cynnwys crynodebau o’r canfyddiadau diweddaraf a’r argymhellion o ganlyniad.  Mae manylion gweithrediadau sy’n cael eu gwneud yn y cyfamser i fynd i’r afael â risgiau penodol y llifogydd wedi’u darparu hefyd. 

Darparodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Uchelgais Economaidd a Chymunedol gyd-destun pellach i’r adroddiad gan roi cyngor ar y ddeddfwriaeth ddiweddar yn ymwneud â rheoli risg llifogydd a chyfrifoldebau’r Cyngor fel Awdurdod Arweiniol Llifogydd Lleol yn hyn o beth.   Roedd y canfyddiadau cychwynnol cyffredinol yn awgrymu -

·         mai digwyddiad tywydd eithriadol ydoedd (graddfa risg llifogydd yn agos at 1:200) gyda lefelau uwch o ddŵr yn yr afonydd, glaw di-baid a thir a oedd eisoes yn ddirlawn a’r canlyniad oedd dŵr yn llifo dros lan yr afon a dros amddiffynfeydd llifogydd.

·         Cadarnhaodd Dŵr Cymru/Welsh Water nad oedd dŵr wedi’i ryddhau o Gronfa Llyn Aled a Llyn Aled Isaf ac o ganlyniad nid oedd wedi cyfrannu at y llifogydd.

·         dengys cofnodion lefelau dŵr afonydd nad y llanw oedd achos y llifogydd yn Rhuddlan a Llanelwy.

Diweddarodd y pwyllgor ar lafar am gynnydd yr archwiliadau ym mhob un o’r 12 lleoliad gwahanol yn dilyn y llifogydd.   Gofynnodd yr aelodau gwestiynau am amryw agweddau’r broses archwilio er mwyn sicrhau bod pob llwybr yn cael ei archwilio a gofynnwyd am eglurhad am gyfrifoldebau’r rhai sy’n rhan o reoli a chynnal amddiffynfeydd llifogydd.  Darparodd Mr. Keith Ivens a Mr. Mark Pugh, Cyfoeth Naturiol Cymru, wybodaeth bellach am bwyntiau technegol a gynhwyswyd yn yr archwiliad a rôl Cyfoeth Naturiol Cymru fel rhan o’r broses a’u cyfrifoldebau o ran risg llifogydd mewn perthynas â pharatoi, cynnal a chadw ac ymateb i ddigwyddiadau.   Yn ystod y drafodaeth fanwl codwyd y camau gweithredu canlynol -

·         roedd aelodau yn y rhannau eraill yn Rhuthun hefyd wedi cael eu gwrthod ar gyfer yswiriant neu’n wynebu premiwm gryn dipyn yn uwch o ganlyniad i ddigwyddiadau llifogydd hanesyddol a nododd yr aelodau y dylid hysbysu’r diwydiant yswiriant am effeithiolrwydd Cynllun Lliniaru Llifogydd Rhuthun gyda’r bwriad o sicrhau bod risg llifogydd yn cael ei asesu’n briodol yn yr ardaloedd hynny.

·         oherwydd diffyg cynhwysedd a chyfyngiadau yn ymwneud â cheuffosydd yn ardal Llanbedr DC mynegodd yr aelodau ardal y dylid archwilio a dylid  sicrhau bod pob cais cynllunio sy’n cael ei gyflwyno yn y dyfodol ar gyfer ardaloedd sy’n cael eu heffeithio gan lifogydd dŵr arwyneb yn cynnwys ceuffosydd/ceunentydd o faint digonol yn y cynlluniau cyn rhoi caniatâd cynllunio.

·         crybwyllwyd Cynllun Llifogydd Rhyl a Wardeniaid Llifogydd preswyl a chynigwyd y dylid darparu’r fenter arfer da hon i ardaloedd eraill y sir.

·         mynegodd yr aelodau y dylid gwneud ymholiadau gyda Llywodraeth Cymru fel Asiantaeth Cefnffyrdd a oedd y gwaith diweddar a wnaed ar yr A494 wedi effeithio ar sianeli draenio ar gyfer dŵr arwyneb.

·         cynigwyd y dylai  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Ystyried adroddiad gan yr Uwch Beiriannydd, Rheoli Risg Llifogydd (copi wedi’i amgáu) ar ffynonellau a difrifoldeb y risg llifogydd yn Sir Ddinbych a gofyn am gefnogaeth yr aelodau i ddatblygu’r Strategaeth Rheoli Risg Llifogydd Lleol.

11.30 a.m.

[Dygwyd yr eitem hon yn ei blaen o fewn trefn y rhaglen gyda chydsyniad y Cadeirydd]

Cyflwynodd yr Uwch Beiriannydd, Rheoli Risg Llifogydd (SE) adroddiad (a gafodd ei gylchredeg yn flaenorol) a gwnaeth gyflwyniad PowerPoint ar ffynonellau a maint risg llifogydd yn Sir Ddinbych, dyletswyddau a chyfrifoldebau’r Cyngor fel Awdurdod Arweiniol Llifogydd Lleol a gofynnodd am gefnogaeth yr aelodau i ddatblygu Strategaeth Rheoli Risg Llifogydd Lleol.

Cynghorwyd y pwyllgor bod rheoli risg llifogydd yn cael ei gefnogi gyda grant gan Lywodraeth Cymru.   Amlygwyd y lleihad a’r newid fydd i ddarpariaeth cyllid yn y dyfodol a’r angen am ddatrysiadau arloesol a blaenoriaethu buddsoddiad.   Cynghorodd yr Uwch Beiriannydd y bydd canfyddiadau archwiliadau llifogydd yn rhoi gwybodaeth ar gyfer datblygu Strategaeth Rheoli Risg Llifogydd Lleol.   Ymatebodd i gwestiynau’r aelodau fel a ganlyn -

• eglurodd y meini prawf sy’n cael eu defnyddio i ganfod ardaloedd sydd mewn perygl o lifogydd dŵr arwyneb gan ddangos nad oedd unrhyw ardaloedd mewn risg o lifogydd yn Sir Ddinbych
• manylodd ymhellach am Strategaeth Rheoli Risg Llifogydd Lleol gan amlygu’r amcanion cychwynnol a’r mesurau arfaethedig er mwyn cyflawni’r amcanion hynny, ynghyd â’r cyfle i leihau risg llifogydd i gymunedau, a
• chynghori ar nifer isel o safleoedd yn y Cynllun Datblygu Lleol mewn ardaloedd risg llifogydd a darparu sicrwydd bod y risgiau a ganfuwyd yn cael eu rheoli drwy’r broses gynllunio.

Bu’r aelodau yn trafod gyda swyddogion a chynrychiolwyr Cyfoeth Naturiol Cymru'r canllawiau oedd yn cael eu cynnwys yng Nghynllun Polisi Cymru Nodyn Cyngor Technegol (TAN15) oedd yn berthnasol i ddatblygu a risg llifogydd a’i gymhwysiad wrth ei ddefnyddio.   Mynegodd y Cynghorydd Ann Davies bryderon nad oedd unrhyw risg o lifogydd wedi’u canfod yn ystod y broses gynllunio ar gyfer datblygiadau cynharach yn Marsh Road, Rhuddlan a oedd wedi arwain at lifogydd yn yr ardal ym mis Tachwedd 2012. Mynegodd y Cynghorydd Alice Jones bryderon am gadernid y canllawiau sy’n cael eu cynnwys yn TAN15 a chanfyddiadau Asesiad Strategol Canlyniadau’r Llifogydd a wnaed gan y Cyngor yn 2007 yn dilyn digwyddiadau llifogydd blaenorol.   Eglurodd yr Uwch Beiriannydd y dynesiad gofalus mewn perthynas â datblygiadau mewn ardaloedd sydd mewn risg o lifogydd gan grynhoi prosesau cynllunio a’r profion i sicrhau bod y datblygiadau arfaethedig yn addas a bod canlyniadau llifogydd yn dderbyniol.   Bydd canfyddiadau’r archwiliadau llifogydd yn darparu gwybodaeth bellach am ardaloedd penodol megis Rhuddlan a Glasdir all gael effaith ar geisiadau datblygu yn y dyfodol.   Ychwanegodd Mr. Keith Ivens bod mapiau risg llifogydd Cyfoeth Naturiol Cymru yn cael eu diweddaru bob chwarter a bod modelau yn cael eu hadolygu yn dilyn digwyddiadau o lifogydd.

Bu’r Cynghorydd Alice Jones yn dadlau yn erbyn canfyddiadau cychwynnol yr archwiliad llifogydd i’r digwyddiadau ym mis Tachwedd 2012 a oedd yn datgan nad oedd y llanw wedi cael effaith ar y llifogydd yn Rhuddlan a Llanelwy gan ddatgan bod ganddi dystiolaeth ddogfennol i’r gwrthwyneb.   Roedd Mr. Keith Ivens yn deall nad oedd y llanw wedi cael effaith cyn belled a Llanelwy ond cynghorodd y gellir cwblhau mwy o ymarferion pan fydd y gwaith modelu wedi’i gwblhau gan ddefnyddio gwir ddata’r llanw o’r cyfnod sydd o dan sylw i benderfynu ar yr effaith.   Bydd y mater yn cael ei drafod ymhellach gyda’r Cynghorydd Jones tu allan i’r cyfarfod.

Amlygodd y Cadeirydd y byddai amlder a maint digwyddiadau llifogydd yn debygol o gynyddu o ganlyniad i newid hinsawdd a byddai’n croesawu datblygu Strategaeth i reoli risg llifogydd yn y sir.   EEr mwyn cefnogi’r ddogfen teimla’r pwyllgor y dylid cylchredeg y Strategaeth yn ehangach gyda’r drafft terfynol yn cael ei gyflwyno i archwilio cyn ei gyflwyno i’r Cyngor llawn.

 PENDERFYNWYD -

(a)       y dylid cefnogi datblygu  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Ystyried adroddiad, sy’n cynnwys atodiad cyfrinachol, gan y Cyfarwyddwr Corfforaethol Moderneiddio a Lles (copi wedi’i amgáu) yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r pwyllgor ar gynnydd wrth adfer yn dilyn llifogydd Tachwedd 2012 a gofyn am farn yr aelodau ar ganfyddiadau adroddiad briffio dechreuol ar gam cyntaf y broses adfer.

10.30 a.m.

Cyflwynodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Moderneiddio a Lles (CDMW) adroddiad (a gafodd ei gylchredeg yn flaenorol) yn diweddaru’r pwyllgor ar gynnydd yr adferiad yn dilyn llifogydd Tachwedd 2012 a gofynnodd am farn yr aelodau am ganfyddiadau adroddiad ôl-drafodaeth gychwynnol ar y cam cyntaf hwn yn y broses adfer.

Darparwyd trosolwg o’r gwaith a wnaed i gefnogi’r cymunedau oedd wedi’u heffeithio gan y llifogydd gan gynnwys gwaith y Grŵp Adfer Corfforaethol a’r is-grwpiau i sicrhau cefnogaeth barhaus.   Roedd strwythur ar gyfer rheoli adferiad a diweddariad ar weithgareddau’r grwpiau wedi’u hatodi at yr adroddiad.   Roedd sefydliadau gwirfoddol wedi cadarnhau cyllid gan Gronfa Fawr y Loteri i’w ddefnyddio i gynnal amrywiaeth o wasanaethau lles ar gyfer y cymunedau a gafodd eu heffeithio gan y llifogydd.

Roedd Adroddiad ôl-drafodaeth Cyfnod Adfer 1 (wedi’i atodi fel atodiad cyfrinachol i’r prif adroddiad) yn cynnwys y cyfnod yn syth ar ôl y llifogydd hyd at ddiwedd mis Rhagfyr 2012. Cyfeiriodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Moderneiddio a Lles at broses yr ôl-drafodaeth a rhoddodd fwy o fanylion am y canfyddiadau a rhesymau pob un o’r chwe phrif argymhelliad o’r adroddiad oedd yn cynnwys yr elfennau canlynol -  

• A1 - Canllawiau Gweithredu
• A2 - Dysgu a datblygiad
• A3 - Sefydlu Canolfannau
• A4 - Rhestrau Cyswllt
• A5 - Rheoli Gwybodaeth
• A6 – Cyfathrebu

Diolchwyd i’r staff am y gwaith a wnaethant wrth ymateb i’r digwyddiadau llifogydd yn ystod y digwyddiad ac ar ôl iddo ddigwydd a gofynnwyd i’r neges o werthfawrogiad gael ei rannu â phawb oedd yn rhan o’r gwaith.    Cymeradwyodd yr aelodau'r ymagwedd o werthuso’r gwaith adfer a wnaed er mwyn dysgu gwersi a llunio dulliau gweithredu ar gyfer digwyddiadau mawr eraill yn y dyfodol.   Yn ystod y drafodaeth ymatebodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Moderneiddio a Lles i gwestiynau a sylwadau’r aelodau fel a ganlyn -

• cydnabod yr oedi a fu wrth ymateb i rai o’r digwyddiadau llifogydd oherwydd diffyg gwybodaeth a fydd yn cael ei ddatrys yn y dyfodol drwy welliannau i’r systemau rheoli gwybodaeth.
• cadarnhaodd bod dulliau gweithredu ar gyfer delio â nifer o agweddau o’r cyfnod adfer yn cael eu datblygu er mwyn gweithio ledled nifer o wahanol fathau o leoliadau
• adroddodd am ddatblygiad systemau gadael tai clir yn nhermau llety tai cysgodol wedi’u lleoli mewn ardaloedd risg llifogydd.
• manylodd ar yr anawsterau wrth rannu gwybodaeth rhwng yr asiantaethau er mwyn olrhain y rhai sy’n derbyn cymorth/cyngor.
• cytunodd bod angen cynyddu cynhwysedd System Reoli Perthynas Cwsmer (CRM) yn ystod  digwyddiadau o’r fath ac edrych ar bosibilrwydd trefniant wrth gefn ar gyfer galwadau CRM yn ystod cyfnodau prysur oherwydd argyfyngau annisgwyl.

Bu’r aelodau hefyd yn trafod gyda’r Cyfarwyddwr Corfforaethol Moderneiddio a Lles sut y mae’r Cyngor yn ymateb i ddigwyddiadau/argyfyngau mawr mewn ardaloedd gwledig mawr.   Cyfeiriodd y Cynghorwyr Merfyn Parry ac Alice Jones at yr eira a fu yn ddiweddar a’r effaith a gafodd ar y gymuned ffermio yn bennaf.   Amlygwyd arwahanrwydd rhai o’r rhai a gafodd eu heffeithio ac effaith emosiynol ac ariannol oedd yn parhau i fod ar waith.    O ganlyniad gofynnodd y pwyllgor a ellid cynnig cefnogaeth debyg i’r rhai a gafodd eu heffeithio gan yr eira yn nhermau delio â lles emosiynol ac anghenion ariannol drwy ddarparu gwybodaeth a chyngor penodol; sesiynau galw draw; cyfarfod cymuned gyda chefnogaeth benodol ar gyfer busnesau amaethyddol a gafodd eu heffeithio a’u gweithgareddau.

 PENDERFYNWYD -

(a)       derbyn a chymeradwyo’r adroddiad cynnydd am adfer yn dilyn llifogydd Tachwedd 2012;

(b)       gofynnwyd i’r Cyfarwyddwr Corfforaethol Moderneiddio a Lles  archwilio’r posibilrwydd o gael trefniant wrth gefn ar gyfer galwadau CRM yn ystod cyfnodau hynod o brysur yn dilyn argyfwng annisgwyl, a

(c)       gofynnwyd i’r Cyfarwyddwr Corfforaethol Moderneiddio a Lles ystyried darparu  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Archwilio (copi wedi’i amgáu) yn gofyn am adolygiad o raglen gwaith i’r dyfodol y pwyllgor a rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r aelodau ar faterion perthnasol.

12.00 hanner dydd

Cyflwynodd y Cydlynydd Archwilio adroddiad (a gafodd ei gylchredeg yn flaenorol) i’w adolygu gan yr aelodau o raglen waith i’r dyfodol y pwyllgor a darparu diweddariad am faterion perthnasol.   Mae fersiwn drafft o’r rhaglen waith i’r dyfodol (Atodiad 1); cynigion ar gyfer eitemau rhaglen y dyfodol (Atodiadau 2a a 2b); rhaglen waith i’r dyfodol y Cabinet (Atodiad 3) a Chynnydd Penderfyniadau’r Pwyllgor (Atodiad 4) wedi’u hatodi i’r adroddiad hwn.

Adroddodd y Cydlynydd Archwilio am newidiadau i’r rhaglen waith ers ei baratoad a gofynnodd am farn y pwyllgor ar reoli eu llwyth gwaith i’r dyfodol ac amryw faterion eraill sydd angen eu sylw.   Yn ystod y drafodaeth, bu’r pwyllgor -

·          yn nodi y byddai Cadeirydd y pwyllgor yn cael ei benodi gan y Grŵp Llafur ac y dylid cael datganiadau cysylltiad ar gyfer Is-Gadeirydd cyn yr etholiad ffurfiol yn y cyfarfod nesaf.

·         yn cytuno i gynnal briffio cyn y cyfarfod ym mis Mehefin gyda Bwrdd Iechyd Prifysgol Betsi Cadwaladr (BIPBC) ac i gyflwyno unrhyw gwestiynau i’r Cydlynydd Archwilio erbyn 22 Mai.

·         cytuno y dylai’r Cadeirydd, y Cyfarwyddwr Corfforaethol Moderneiddio a Lles a Chydlynydd Archwilio drafod blaenoriaethu eitemau ar gyfer y cyfarfod gyda BIPBC ym mis Mehefin ac i ystyried cynnal cyfarfod ychwanegol ym mis Hydref er mwyn delio â phwysau’r rhaglen waith i’r dyfodol.

·         cytuno bod yr adroddiad am Asedau Etifeddiaeth a’r Celfyddydau yn cael ei symud o gyfarfod mis Rhagfyr i gyfarfod mis Tachwedd.

·         cymeradwyo cynrychiolwyr y pwyllgor ar gyfer Ymweliadau Darparwyr Mewnol

 PENDERFYNWYD -

(a)       y dylid cymeradwyo’r rhaglen waith i’r dyfodol fel y manylir yn Atodiad 1 yr adroddiad yn amodol ar yr uchod, a

(b)       penodi’r aelodau canlynol fel cynrychiolwyr y pwyllgor ar gyfer Ymweliadau Darparwyr Mewnol fel a ganlyn -

            Awelon, Rhuthun a Dolwen, Dinbych –Y Cynghorydd Ann Davies

            Cysgod y Gaer, Corwen – Y Cynghorydd  Dewi Owens

            Tŷ Môr, Y Rhyl –Y Cynghorydd Pat Jones

            Hafan Deg, Y Rhyl – Y Cynghorydd  Margaret McCarroll

[RE i weithredu’r uchod]

Cael unrhyw wybodaeth ddiweddaraf gan gynrychiolwyr Pwyllgor ar wahanol Fyrddau a Grwpiau’r Cyngor

Ni dderbyniwyd unrhyw adroddiadau gan gynrychiolwyr y pwyllgor.

Daeth y cyfarfod i ben am 1.40 pm.