Agenda and draft minutes

Ni ddatganodd aelodau unrhyw fuddiannau personol neu niweidiol mewn unrhyw fusnes sydd wedi ei nodi i’w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Ni chodwyd unrhyw eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel mater o frys yn unol ag Adran  100B(4) Deddf Llywodraeth Leol, 1972.

(i) Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod o’r Pwyllgor Craffu Partneriaethau a gynhaliwyd ar Ddydd Mawrth, 8 Tachwedd, 2012. 

PENDERFYNWYD y dylid derbyn a chymeradwyo’r Cofnodion fel cofnod cywir.

(ii)  Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod arbennig o’r Pwyllgor Craffu Partneriaethau a gynhaliwyd ar Ddydd Mawrth, 5 Rhagfyr 2012. 

PENDERFYNWYD y dylid derbyn a chymeradwyo’r Cofnodion fel cofnod cywir.

Roedd copi o adroddiad gan y Swyddog Perfformio a Chynllunio, a oedd yn rhoi diweddariad ar berfformiad y Bwrdd Gwasanaeth Lleol (BGLl) a Phartneriaethau o ran cynnal y Cynllun MAWR: Rhan 1, 2011-14, ac ‘Adroddiad Eithriadau Cryno’, gyda phenodau manwl i bob un o wyth deilliant y Cynllun Mawr, wedi’u dosbarthu gyda’r papurau i’r cyfarfod. 

Esboniwyd mai Cynllun MAWR Sir Ddinbych: 2011-14 (TBP), sy’n cael ei gynnal ar y cyd gydag asiantaethau partner, oedd y cynllun sy’n hyrwyddo gweithio Partneriaeth yn Sir Ddinbych.  Roedd y BGLl yn atebol am Y Cynllun MAWR  ac yn dal asiantaethau partner sy’n cynnwys Bwrdd Iechyd Prifysgol Betsi Cadwaladr (BIPBC), y trydydd sector, Heddlu Gogledd Cymru, Gwasanaeth Tân ac Achub Gogledd Cymru, Iechyd Cyhoeddus Cymru a Chyngor Sir Ddinbych, yn gyfrifol am weithredu cynlluniau gweithredu i gyflawni’r Cynllun MAWR a’i wyth deilliant. Byddai gwerth gweithio partneriaeth wrth gyflawni’r Cynllun MAWR yn cael ei archwilio’n fwy manwl mewn adroddiadau blynyddol ac adroddiadau cau. 

Roedd yr adroddiad yn darparu gwybodaeth eithriadau am bob deilliant a oedd yn galluogi Aelodau i ganolbwyntio ar fannau gwan. Roedd partneriaid hanner ffordd drwy’r amserlen ar gyfer cyflawni ac roedd angen canolbwyntio ar, a blaenoriaethu rhai elfennau er mwyn adnabod canlyniadau gwell i bobl yn Sir Ddinbych. Roedd meysydd yn cynnwys ymestyn cefnogaeth i bobl hŷn ar draws y Sir; ymdrin â’r sialensiau sy’n wynebu Canol Tref y Rhyl; gwella cefnogaeth i ofalwyr ifanc; rhwystro hunanladdiad a hunan-niweidio; amddiffyn pobl fregus rhag tân ac adolygu cyfraniad partneriaid i’r Strategaeth Uchelgais Economaidd a Chymunedol. Esboniwyd bod nifer fach iawn o weithredoedd wedi’u cynllunio i ddechrau yn 2013 mewn perthynas â Deilliant 8. Esboniodd y Pennaeth Busnes, Cynllunio a Pherfformiad (HBPP) bod yna faterion problemus, cymhleth a hirfaith a fyddai’n cymryd cryn amser i ymdrin â hwy. Fodd bynnag, roeddynt ar hyn o bryd yn asesu os oedd cynnydd wedi’i wneud o ran ymdrin â’r problemau.

Mewn ymateb i gwestiynau gan Aelodau, cadarnhaodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol: Moderneiddio a Lles (CD:MW) nad oedd y dangosyddion llwyddiant i ardaloedd gwledig ac iechyd meddwl a lles wedi bod yn ddigon cadarn.  Roedd hyn wedi arwain at ddealltwriaeth wannach o effaith y Cynllun MAWR a chadarnhawyd y byddai’r dangosyddion yn cael eu hadolygu. Nid oedd rhai deilliannau wedi’u mesur yn ddigonol o fewn mecanweithiau cyflenwi presennol ac er nad oedd hyn wedi effeithio ar y cyflenwi, roedd y broses adrodd ar berfformiad wedi dioddef mewn rhai achosion, yn enwedig mewn perthynas â Deilliant 1. Byddai’r mater hwn yn cael ei ddatrys wrth i strwythurau partneriaethau strategol lleol, gan gynnwys Iechyd, Gofal Cymdeithasol a Lles a Phartneriaeth Plant a Phobl ifanc, gael eu cadarnhau.

Nododd y Pwyllgor bwysigrwydd casglu data yn gywir ac amserol ynghyd ag adrodd o ansawdd er mwyn galluogi rheoli perfformiad a gwneud penderfyniadau partneriaeth yn effeithiol. Roedd mecanweithiau yn eu lle ar gyfer casglu tystiolaeth o effaith yr ymyriadau ar fywydau bobl, ac roedd gwaith ar y gweill i fapio adnoddau’r Bartneriaeth.

Byddai manylion yn ymwneud â’r wybodaeth hon yn cael eu cynnwys yn yr adroddiad blynyddol a’r adroddiad diwedd cynllun. Cadarnhawyd na fu unrhyw rwystrau mawr o ran cyflenwi’r Cynllun MAWR ac roedd y Pwyllgor wedi derbyn sicrwydd bod swyddogion yn hyderus y byddai’r Cynllun Mawr yn cael ei gyflenwi.

Esboniodd Swyddogion bod y Cynllun Corfforaethol wedi’i alinio gyda’r Cynllun Mawr a bod synergedd rhwng saith Blaenoriaeth y Cynllun Corfforaethol ac wyth deilliant y Cynllun MAWR. Roedd BIPBC ar hyn o bryd yn cynnal ymgynghoriad dwys ar newidiadau i’r GIG a byddai’r rhain yn effeithio ar y Cynllun Mawr, yn enwedig o safbwynt modelau cyd-weithio, ffurfweddiad gwasanaeth a gofal iechyd yn lleol. Roedd  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Roedd copi o adroddiad gan Reolwr Canolfan Gomisiynu Gogledd Cymru, a oedd yn rhoi gwybodaeth ynghylch gweithrediad Canolfan Gomisiynu Gogledd Cymru, wedi’i ddosbarthu gyda’r papurau i’r cyfarfod. 

Cyflwynodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol: Moderneiddio a Lles yr adroddiad a oedd yn rhoi diweddariad ar ddatblygiad a gweithrediad Canolfan Gomisiynu Gogledd Cymru (NWCH) ar gyfer lleoliadau gofal cymdeithasol, a gofal iechyd ac addysg gartref.  Roedd trosolwg wedi’i gynnwys fel Atodiad 1 i’r adroddiad.  

Esboniodd Rheolwr Canolfan Gomisiynu Gogledd Cymru (NWCHM) bod y NWCH yn brosiect cydweithredol rhwng 6 Cyngor Gogledd Cymru a Bwrdd Iechyd PBC, a oedd wedi’i sefydlu ar sail Achos Busnes Llawn. Roedd y NWCH yn cwmpasu gwasanaethau plant ac oedolion, mewn partneriaeth gyda’r GIG, ac yn cael ei arwain gan Sir Ddinbych. Roedd yn atebol i Fwrdd Rheoli a gadeiriwyd gan y Cyfarwyddwr Corfforaethol: Moderneiddio a Lles. 

Rhoddodd y NWCHM grynodeb o bedair prif swyddogaeth y  NWCH sef:-

·      Sicrhau gwerth am arian gyda lleoliadau cost uchel sydd eisoes ar fod. 

· Chwilio am leoliadau newydd trwy broses dryloyw a sicrhau gwerth am arian.  

·      Monitro ansawdd gwasanaethau.

·      Gweithio gyda phartneriaid i ddatblygu’r farchnad mewn ymgais i sicrhau bod gwasanaethau yn gallu cyflenwi’r galwad sydd ar hyn o bryd ac unrhyw alwadau i’r dyfodol. 

Roedd y NWCH wedi datblygu systemau a phrosesau sylfaenol i’w galluogi i weithio’n effeithiol. Roedd amser wedi’i dreulio ar gyfarfod timau gweithredol yr holl bartneriaid i sicrhau bod rôl y NWCH yn cael ei ddeall a bod newidiadau mewnol yn digwydd i sicrhau hynny. Roedd copi o’r rhaglen waith wedi’i gynnwys fel Atodiad 2 i’r adroddiad. 

Roedd arbedion ariannol blynyddol o £298,000 wedi’u gwneud a oedd yn cynnwys arbediad o £20,000 i Sir Ddinbych, ynghyd ag osgoi costau o £27,000 ar draws y rhanbarth. Ymhellach, cafwyd arbediad blynyddol £209,000 yn codi o drafodaethau ynghylch lleoliadau gofal cartref Anabledd Dysgu. Cadarnhawyd mai £12,615 oedd  cyfraniad y Cyngor at gost cynnal blynyddol NWCH. 

Hysbyswyd aelodau bod y NWCH wedi chwilio am 51 lleoliad rhwng Awst a Thachwedd 2012.  Roedd gwaith pellach ar y gweill gan gynnwys datblygu Fframwaith Darparwyr Cymeradwy rhanbarthol i leoliadau preswyl plant, a fframwaith monitro ansawdd i wasanaethau oedolion.  Yn dilyn datblygiad y Fframwaith, roedd gan y Swyddog Monitro Ansawdd nawr raglen o ymweliadau i’w cynnal ar ran Sir Ddinbych.   

Cadarnhaodd y NWCHM bod y NWCH wedi cyfrannu at wireddu Blaenoriaethau Corfforaethol Sir Ddinbych a byddai’n helpu i sicrhau bod y Cyngor yn sicrhau gwasanaethau o ansawdd da  a gwerth am arian.  Roedd Cynllun Ariannol Tymor Canolig y Cyngor yn rhagweld bod modd sicrhau arbedion ariannol o £25k eleni a £100k yn y flwyddyn nesaf. Mewn ymateb i gwestiynau ynghylch y ffaith nad oedd y matrics risg a baratowyd i’r Bwrdd Rheoli wedi’i gymeradwyo, esboniwyd bod y matrics risg yn gysylltiedig gyda’r achos busnes llawn a chadarnhawyd nad oedd unrhyw risgiau mawr ac mai mater o fân newidiadau yn unig ydoedd.  

Bu ymgynghoriad gyda’r holl bartneriaid ar y Busnes Achos Llawn ac roedd y NWCH ar hyn o bryd yn dechrau ymgynghori gyda Darparwyr ar ddatblygiadau arfaethedig.  Cytunodd Aelodau y dylai’r Pwyllgor Craffu Partneriaethau yn achlysurol fonitro a gwerthuso effeithiolrwydd y Ganolfan o ran comisiynu gwasanaethau o ansawdd a sicrhau gwerth am arian.   

Mewn ymateb i gwestiynau gan y Cynghorydd P.M. Jones, cadarnhaodd y NWCHM bod 30 o ddarparwyr ar hyn o bryd, a 9 ohonynt yng Ngogledd Cymru, a ddefnyddiwyd ar gyfer lleoliadau plant.   Esboniodd bod plant wedi’u lleoli mewn ardaloedd cyfagos i Ogledd Cymru, Gogledd Orllewin Lloegr a mannau eraill yn y DU. Fodd bynnag, roedd nifer y lleoliadau wedi gostwng yn sylweddol yn ystod y 2-3 mlynedd diwethaf. Rhoddodd swyddogion amcangyfrif o gostau sy’n gysylltiedig  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Roedd copi o adroddiad y Cydlynydd Craffu yn gofyn i’r Pwyllgor adolygu ei Flaen-raglen Waith Drafft ac a oedd yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf ar faterion perthnasol, wedi’i ddosbarthu gyda’r papurau i’r cyfarfod. Roedd Blaen-raglen Waith y Cabinet wedi’i chynnwys fel Atodiad 2 i’r adroddiad. Roedd tabl yn crynhoi penderfyniadau diweddar y Pwyllgor ynghyd â gwybodaeth i aelodau ar y cynnydd a wnaed wrth eu rhoi ar waith, ynghlwm fel Atodiad 3 i’r adroddiad.  

Hysbyswyd aelodau y byddai’r Pwyllgor Craffu Cymunedau, o fewn ei gylch gwaith, yn ystyried adroddiad ar Brosiect y Rhyl yn Symud Ymlaen ar 17 Ionawr 2013, a bod croeso i unrhyw rai nad oedd yn aelod o’r pwyllgor i fynychu.  

Fel rhan o drefniadau craffu’r Cyngor, mae’r Grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion (SCVCG) yn gweithredu fel Pwyllgor cydlynu. Cyfarfu’r Grŵp ar 13 Rhagfyr 2013, gan ystyried cais i drefnu ymweliadau mewn perthynas â’r Cynllun Byw Cymunedol. Cytunodd y Grŵp y dylid ymgymryd â’r ymweliadau gan fabwysiadu fformat tebyg i’r ymweliadau rota a wneir â Sefydliadau Gofal Cymdeithasol ar hyn o bryd. Byddai gwahoddiadau yn cael eu hanfon i’r Aelod Arweiniol, yr Eiriolwr Gofal Cymdeithasol perthnasol ac Aelod(au) Lleol y Ward dan sylw.  

Ar ôl ystyried item yn ymwneud â’r Bartneriaeth Diogelwch Cymunedol gan y Pwyllgor Craffu Partneriaethau, ym Medi 2012, roedd y Pwyllgor  wedi gofyn i’r SCVCG benderfynu pa Bwyllgor ddylai archwilio’n fanwl y mater o broblemau gwrthgymdeithasol cysylltiedig ag alcohol yng nghanol trefi. Roedd y Grŵp wedi dod i’r farn bod yr eitem hon o fewn cylch gwaith y Pwyllgor Craffu Partneriaethau gan mai’r corff hwn yw Pwyllgor Craffu Trosedd ac Anrhefn ddynodedig y Cyngor.   Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd E.A. Jones, esboniwyd bod y mater hwn yn effeithio ar y Sir gyfan ac nid yn unig i Rhyl. Cytunodd Aelodau y dylai’r Cydlynydd Craffu, cyn ystyried y mater ymhellach, gysylltu gyda’r swyddogion perthnasol ynghylch graddfa’r broblem ac adrodd yn ôl i’r Pwyllgor ym mis Ionawr. 

Esboniodd y Cydlynydd Craffu bod y mater o Gamerâu Cylch Cyfyng wedi’i ystyried gan y SCVCG, a’u bod wedi ad-drefnu’r eitem hon i’r Pwyllgor Craffu Perfformiad ei thrafod ym Mawrth neu Ebrill 2013. 

Yn dilyn cais gan y Cynghorydd D. Owens, roedd y Cydlynydd Craffu wedi cysylltu gyda’r Uwch Beiriannydd: Rheoli Risg Llifogydd ynghylch yr adroddiad ar yr Ardaloedd mewn Perygl o Lifogydd o fewn Sir Ddinbych,  a oedd ym Mlaen-raglen Gwaith y Pwyllgor ar gyfer Ebrill 2013. Esboniodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol: Moderneiddio a Lles bod nifer o adroddiadau yn cael eu llunio ar hyn o bryd ar y llifogydd a ddigwyddodd yn Nhachwedd 2013 yn Llanelwy a Rhuthun, a bod ymchwiliad annibynnol yn cael ei gomisiynu. Yn ychwanegol at yr adroddiad ar yr Ardaloedd mewn Perygl o Lifogydd o fewn Sir Ddinbych sy’n amlinellu’r cyfrifoldeb statudol cyffredinol o ran rheoli risg llifogydd, cytunodd Aelodau y dylid cynnwys adroddiad mewn perthynas â’r digwyddiadau diweddar yn ymwneud â llifogydd yn y Blaen-raglen Waith ar gyfer cyfarfod Ebrill 2013. Cytunodd y Pwyllgor hefyd y dylid gwahodd Meic Davies, Rheolwr Risg Llifogydd Rhanbarthol ac arbenigwr Cynllunio o Asiantaeth yr Amgylchedd i fynychu’r cyfarfod.

Bu’r Aelodau yn ystyried Blaen-raglen Waith y Pwyllgor ar gyfer Ebrill 2013, a chytunwyd y dylid ad-drefnu’r eitemau busnes ynghylch “Lle yn yr Uned Gwarchod Oedolion Bregus” a “Potensial ar gyfer Cydweithredu i ddarparu Gofal yn y Cartref yn ardaloedd gwledig y Sir”  a’u cynnwys ar ddyddiad arall.

PENDERFYNWYD – yn amodol ar yr uchod, bod y Pwyllgor Craffu Partneriaethau yn cymeradwyo’r Blaen-raglen Waith fel y’i nodir yn Atodiad 1 i’r adroddiad.

Ni chafwyd unrhyw adroddiadau gan gynrychiolwyr y pwyllgor ar fyrddau a grwpiau amrywiol y Cyngor. 

Daeth y cyfarfod i ben am 12.35 y.p.