Agenda and draft minutes

Derbyniwyd ymddiheuriadau gan y Cynghorwyr Joan Butterfield (Cadeirydd) ac Elfed Williams am eu bod yn absennol.

Aelodau i ddatgan unrhyw fuddiant personol neu sy’n rhagfarnu mewn unrhyw fusnes a nodwyd i’w ystyried yn y cyfarfod hwn. 

Datganodd y Cynghorydd Brian Jones gysylltiad personol ag eitem 7, Canolfannau Ailgylchu Gwastraff o’r Cartref, gan mai ef oedd yr Aelod Arweiniol Gwastraff, Cludiant a’r Amgylchedd pan ddyfarnwyd y contract ar gyfer gweithredu’r Canolfannau i gwmni Bryson Recycling Limited.

Datganodd y Cynghorydd Merfyn Parry gysylltiad personol ag eitem 7, Canolfannau Ailgylchu Gwastraff o’r Cartref, gan fod ei gyflogwr yn gwmni a oedd yn delio â Gwasanaethau Gwastraff Bwyd Biogen yn y Waen, Llanelwy.

Penodi Is-Gadeirydd y Pwyllgor Craffu Partneriaethau ar gyfer blwyddyn ddinesig 2025/26 (copi o’r Disgrifiad Rôl yn atodedig).

10.05am – 10.10am

Gan fod y Cadeirydd yn absennol, y Cydlynydd Craffu a gynhaliodd y bleidlais i benodi Is-gadeirydd ac fe eglurodd y byddai disgwyl i’r sawl a benodid i’r swydd gadeirio’r cyfarfod hwn.

Enwebodd y Cynghorydd Jeanette Chamberlain-Jones y Cynghorydd Brian Jones yn Is-gadeirydd y Pwyllgor Craffu Cymunedau ar gyfer blwyddyn fwrdeistrefol 2025/26.  Eiliwyd enwebiad y Cynghorydd Jones gan y Cynghorydd Terry Mendies.  Ni chafwyd unrhyw enwebiadau eraill, felly:

Penderfynwyd: ethol y Cynghorydd Brian Jones yn Is-gadeirydd y Pwyllgor Craffu Partneriaethau ar gyfer blwyddyn fwrdeistrefol 2025/26.

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chyfeiriwyd unrhyw eitemau brys at y Cydlynydd Craffu er sylw’r Cadeirydd cyn dechrau’r cyfarfod.

Derbyn cofnodion:

(i)            y Cyd-Gyfarfod Anffurfiol i Graffu ar Wasanaeth Cyfiawnder Ieuenctid Conwy a Sir Ddinbych gynhaliwyd ar 18 Mawrth 2025 (copi yn atodedig).

(ii)          cyfarfod y Pwyllgor Craffu Partneriaethau a gynhaliwyd ar 3 Ebrill 2025 (copi yn atodedig).

10.10am – 10.15am

Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfodydd canlynol:

(i)   Cyd-gyfarfod Craffu Anffurfiol Gwasanaeth Cyfiawnder Ieuenctid Conwy a Sir Ddinbych a gynhaliwyd ar 18 Mawrth 2025.

Dywedodd y Cynghorydd Jeanette Chamberlain-Jones ei bod wedi anfon ymddiheuriad ffurfiol am fod yn absennol o’r cyfarfod hwn ac nad oedd hynny wedi’i gofnodi.  Ni chodwyd unrhyw faterion eraill ynghylch cywirdeb.  Felly:

Penderfynwyd: yn amodol ar gynnwys enw’r Cynghorydd Chamberlain-Jones dan yr Ymddiheuriadau, cymeradwyo cofnodion Cyd-gyfarfod Craffu Anffurfiol Gwasanaeth Cyfiawnder Ieuenctid Conwy a Sir Ddinbych a gynhaliwyd ar 18 Mawrth 2025 fel rhai cywir.

(ii)          Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Craffu Partneriaethau a gynhaliwyd ar 3 Ebrill 2025.

Ni chodwyd unrhyw faterion ynglŷn â chywirdeb y cofnodion.  Felly:

Penderfynwyd: cymeradwyo cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Craffu Perfformiad a gynhaliwyd ar 3 Ebrill 2025 fel rhai cywir.

Ni chodwyd unrhyw faterion ynglŷn â chynnwys y cofnodion yn y naill achos na’r llall.

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Craffu (copi yn atodedig) sy’n gofyn i’r Pwyllgor, yn unol â Rheolau Gweithdrefn Galw i Mewn y Cyngor, adolygu y penderfyniad wnaed gan y Cabinet ar 29 Ebrill 2025.

10.15am – 11.15am

Croesawodd y Cydlynydd Craffu’r Cynghorydd Barry Mellor, Aelod Arweiniol yr Amgylchedd a Chludiant, gan egluro ei fod wedi’i wahodd yn benodol i ateb cwestiynau’r aelodau ynglŷn â’r penderfyniad.  Cyflwynodd y Cydlynydd Craffu’r adroddiad (a ddosbarthwyd o flaen llaw) ac eglurodd i’r Pwyllgor y drefn a ddilynid wrth glywed y rhesymau pam y galwyd y penderfyniad i mewn i graffu arno, a barnu a oedd cyfiawnhad dros gyfeirio’r penderfyniad hwnnw’n ôl at y Cabinet i’w ailystyried.  Pe byddai’r Pwyllgor, wedi trafod y mater, yn penderfynu cyfeirio’r penderfyniad yn ôl at y Cabinet gan ofyn iddo adolygu ei benderfyniad gwreiddiol, byddai angen llunio argymhelliad pendant i’r Cabinet ei ystyried ac egluro’r sail resymegol ar ei gyfer.

Galwyd ar yr aelodau hynny a lofnododd y rhybudd o alw i mewn i ddatgan eu rhesymau dros arfer y weithdrefn galw i mewn er mwyn gofyn i’r Cabinet adolygu’r penderfyniad a wnaed ar 29 Ebrill 2025 ynglŷn â’r Cynnig Arbedion Toiledau Cyhoeddus – Asesiad o Anghenion Lleol a’r Strategaeth Toiledau Lleol Ddrafft.  Y llofnodwyr hynny oedd y Cynghorwyr Andrea Tomlin, David Williams, Karen Edwards, Hugh Evans, a Huw Hilditch-Roberts.  Cadarnhawyd fod enw’r Cynghorydd Christopher Evans wedi’i nodi fel y pumed llofnodwr yn wreiddiol, ond yn unol â’r e-bost a dderbyniwyd oddi wrtho ar 9 Mai 2025, cymerodd y Cynghorydd Hugh Hilditch-Roberts ei le fel y pumed llofnodwr.

Y Cynghorydd Andrea Tomlin oedd y Prif Lofnodwr, ac fe’i gwahoddwyd i gyflwyno’r rhesymau dros alw’r penderfyniad i mewn i graffu arno. Diolchodd i’r Cadeirydd am ganiatáu iddi siarad, a dywedodd y manylid ynghylch y rhesymau dros alw’r penderfyniad i mewn yn Atodiad A i’r adroddiad.  Eglurodd y rhesymau pam y dylid adolygu pob elfen o’r penderfyniad –

(a) ‘Bod y Cabinet yn cymeradwyo’r asesiad o anghenion lleol.’

Dylai’r Cabinet ailystyried y penderfyniad gan y credai’r llofnodwyr ei fod yn seiliedig ar adroddiad gwallus. Nodwyd yn yr asesiad nad oedd angen toiledau cyhoeddus o gwbl yn Nyserth. Roedd hi’n amlwg nad oedd hynny’n wir i unrhyw un a oedd yn gyfarwydd â’r pentref ac yn gwybod mor boblogaidd ydoedd.  Nid oedd Dyserth chwaith wedi cael ‘asesiad o anghenion yn ôl poblogaeth y gymuned ac ymwelwyr’, gan nad oedd y system a ddefnyddid i gasglu data twristiaeth yn cynnwys unrhyw wybodaeth ar gyfer Dyserth.  Ar sail hynny, felly, roedd Cyngor Sir Ddinbych wedi barnu ‘ei bod yn annhebygol y bydd angen dirfawr am doiledau cyhoeddus yn dymhorol’. Roedd y Cabinet presennol yn cynnwys chwech o aelodau o’r Rhyl a Phrestatyn a ddylai wybod yn iawn mor boblogaidd oedd Dyserth ag ymwelwyr gydag atyniadau fel y rhaeadr, llwybrau cerdded, tafarndai a bwytai a’r ras hwyaid flynyddol. Siawns na ddylai’r tri o aelodau eraill y Cabinet wybod hynny hefyd.

Er y nodwyd niferoedd ymwelwyr tymhorol ar gyfer Rhuddlan a Llanelwy, bernid nad oeddent hwythau’n cyrraedd y trothwy i fod angen toiledau cyhoeddus. Credai’r llofnodwyr ei bod yn annealladwy ac yn annerbyniol derbyn adroddiad asesu oedd yn argymell cael gwared â chyfleusterau mor hanfodol a phoblogaidd, a hwnnw’n adroddiad pen desg yn unig a oedd yn dangos cryn ddiffyg gwybodaeth am yr ardal.

(b) ‘Bod y Cabinet yn cymeradwyo’r strategaeth toiledau lleol ddrafft.’

Dylai’r Cabinet ailystyried cymeradwyo’r strategaeth hon gan y byddai’n ‘canolbwyntio ar anghenion a nodwyd yn unig’, a oedd yn awgrymu y derbynnid yr asesiad o anghenion lleol fel un cywir, yn groes i farn y llofnodwyr fel y’i mynegir ym mhwynt (a).  Byddai seilio’r Strategaeth ar yr asesiad ‘gwallus’ o anghenion lleol yn golygu bod Rhuddlan, Dyserth a Llanelwy heb doiledau cyhoeddus angenrheidiol.  Ym marn llofnodwyr y rhybudd o alw i mewn, ni ddylid eithrio unrhyw  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Ystyried adroddiad (sy’n cynnwys atodiad cyfrinachol) gan y Swyddog Perfformiad Contractau Gwastraff, Caffael a Strategaeth (copi yn atodedig) sy’n gofyn i’r Pwyllgor archwilio effeithiolrwydd y contract sydd yn ei le ar gyfer rheoli a gweithredu canolfannau ailgylchu gwastraff cartref y Cyngor.

11.30am – 12.15pm

Cyflwynodd Aelod Arweiniol yr Amgylchedd a Chludiant yr adroddiad ynghylch Canolfannau Ailgylchu Gwastraff y Cartref (a ddosbarthwyd o flaen llaw) ar y cyd â’r Cyfarwyddwr Corfforaethol:  yr Economi a’r Amgylchedd, Pennaeth Priffyrdd a Gwasanaethau Amgylcheddol a’r Swyddog Contractau Gwastraff, Caffael a Pherfformiad Strategol. Rhoes yr adroddiad wybodaeth ynglŷn â chynnydd y contract a ddyfarnodd y Cyngor yn 2022 ar gyfer rheoli a gweithredu Canolfannau Ailgylchu Gwastraff y Cartref. Caffaelwyd y Contract hwnnw ar y cyd â Chyngor Bwrdeistref Sirol Conwy ac fe’i dyfarnwyd i Bryson Recycling Limited.

Amlygwyd y gwahanol elfennau o’r adroddiad i’r Pwyllgor a soniwyd am y pethau allweddol y disgwylid i’r contract eu cyflawni, sef –

·         Arbed costau ariannol - rhagwelwyd y byddai’r Contract yn arbed costau sylweddol o gymharu â’r contract blaenorol a hynny oedd yn dod i ran. Darparwyd mwy o fanylion ynglŷn â’r union arbedion yn Atodiad A i’r adroddiad, a oedd yn gyfrinachol ac felly wedi’i eithrio rhag ei rannu a’r cyhoedd. 

·         Perfformiad Ailgylchu – er y bu cyfraddau ailgylchu Sir Ddinbych yn uchel cyn dechrau’r contract, roedd y gwelliant bach a gyflawnwyd yn arwyddocaol gan fod newidiadau yn y ddeddfwriaeth wedi lleihau’r amrywiaeth o ddefnyddiau y gallai Sir Ddinbych eu hailgylchu.  Roedd data ar gyfer 2024/25 yn dangos fod y gyfradd ailgylchu wedi gostwng tua 4%. Y rheswm pennaf am hynny oedd bod mwy o wastraff gweddilliol wedi cyrraedd Parciau Ailgylchu yn ystod Chwarter 1 a Chwarter 2 ar ôl lansio’r gwasanaeth casglu newydd, ar ymyl y palmant yn hytrach na bod perfformiad y Contractwr wedi dirywio. Ar sail hynny, roedd Sir Ddinbych yn dal yn yr ail chwartel yng Nghymru (9fed o 22) ar gyfer ailgylchu mewn Canolfannau Ailgylchu Gwastraff y Cartref.

·         Boddhad Cwsmeriaid - rhoes y swyddogion grynodeb o sylwadau a dderbyniwyd gan gwsmeriaid a oedd yn pwysleisio a chadarnhau nad oedd modd cymharu’r contract presennol â’r un blaenorol yn uniongyrchol. Roedd arolwg o foddhad cwsmeriaid a gynhaliwyd ym mis Ebrill 2024, fodd bynnag, wedi nod bod 96% o ymwelwyr â’r safle naill ai’n fodlon neu’n fodlon iawn â’r gwasanaeth a ddarparwyd. Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy oedd yn gweinyddu’r system archebu ac roedd lefelau boddhad yn uchel ar gyfer honno hefyd (sgôr gyfartalog 4.7 allan o 5).

·         Cwynion - nid oedd unrhyw ddata rhifol ar gael ynglŷn â chwynion. Anaml y derbynnid cwynion, fodd bynnag.  Roedd a wnelo’r pryderon yn bennaf â’r angen i archebu er mwyn defnyddio parciau ailgylchu, anghysondeb yn y tâl a godid am wastraff annomestig ac agwedd/ymddygiad y staff ar y safleoedd hynny.

·         System Archebu - roedd y gofyniad i bobl archebu er mwyn defnyddio’r Parc Ailgylchu yn rhan allweddol o’r Contract hwn. Roedd y mwyafrif helaeth o bobl yn derbyn hynny ac roedd y drefn apwyntiadau’n cyfrannu at y buddion o ran arbed costau a pherfformiad ailgylchu. Roedd y system archebu’n un drawsffiniol; gallai pobl ddefnyddio’r safle oedd fwyaf cyfleus iddynt, ni waeth ym mha Sir roeddent yn byw. Fe wnaeth pobl Sir Ddinbych tua 275 o archebion i ddefnyddio safleoedd Conwy bob mis, a 200 arall ar gyfer Plas Madoc yn Wrecsam.

·         Siop Ailddefnyddio - nid oedd y siop ailddefnyddio ym Mharc Ailgylchu Marsh Road yn y Rhyl wedi cyrraedd y lefelau disgwyliedig o ran busnes eto. Roedd partneriaid trydydd sector wedi’i chael yn anodd recriwtio ac nid oeddent yn gallu cynnig gwasanaeth cyson.  Ers i Bryson ddechrau gweithredu’r siop ailddefnyddio ym mis Ebrill 2024, bu’r lefelau staffio’n fwy cyson a’r gwasanaeth yn fwy proffesiynol.

Yn ystod y drafodaeth, codwyd y pwyntiau canlynol –

• Nid oedd aelodau, na phobl leol chwaith yn ôl pob tebyg, yn gwybod bod y system  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Craffu (copi yn atodedig) sydd yn gofyn i’r Pwyllgor adolygu ei raglen waith ar gyfer y dyfodol, ac sydd hefyd yn darparu’r wybodaeth ddiweddaraf am faterion perthnasol.

12.15pm – 12.30pm

Cyflwynodd y Cydlynydd Craffu’r adroddiad a’r atodiadau (a ddosbarthwyd o flaen llaw) a fynnai bod y Pwyllgor yn adolygu ei raglen waith.

Hysbyswyd yr aelodau na fu unrhyw newidiadau ychwanegol yn rhaglen waith y Pwyllgor ac eithrio’r rhai hynny y manylwyd yn eu cylch yn yr adroddiad, fel y’u hychwanegwyd gan y Grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion Craffu.  Un eitem oedd wedi’i threfnu ar gyfer cyfarfod mis Gorffennaf, sef Adroddiad Blynyddol Diogelu Oedolion 2024/25.

Hysbyswyd yr aelodau y bwriedid cynnal cyfarfod nesaf y Grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion Craffu ar 30 Mehefin 2025. Tynnwyd eu sylw at Atodiad 2 a oedd yn cynnwys ffurflen Cynnig Craffu’r Aelodau. Roedd angen llenwi a dychwelyd y ffurflen hon os oedd gan aelodau unrhyw bynciau yr hoffent iddynt gael eu hystyried i’w cynnwys yn rhaglen waith pwyllgor craffu yn y dyfodol. 

Felly:

Penderfynwyd: yn amodol ar gynnwys y pynciau y manylwyd yn eu cylch yn yr adroddiad, cadarnhau’r rhaglen waith fel y’i nodwyd Atodiad 1 i’r adroddiad.

Derbyn y wybodaeth ddiweddaraf gan gynrychiolwyr y Pwyllgor ar amrywiol Fyrddau a Grwpiau y Cyngor.

Dim.

Daeth y cyfarfod i ben am 12.25pm.