Agenda and draft minutes

Cafwyd ymddiheuriadau am absenoldeb oddi wrth y Cynghorwyr Arwel Roberts a David Williams.

Aelodau i ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu sy’n rhagfarnu mewn unrhyw fusnes a nodwyd i’w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Ni ddatganwyd unrhyw gysylltiad personol na chysylltiad oedd yn rhagfarnu.

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni thynnwyd sylw’r Cadeirydd na’r Cydlynydd Craffu at unrhyw faterion brys cyn dechrau’r cyfarfod.

10.05 – 10.15 am

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Craffu Partneriaethau a gynhaliwyd ar 18 Mai 2023.  Felly:

Penderfynwyd: y dylid derbyn a chymeradwyo cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 18 Mai 2023 fel cofnod gwir a chywir o’r gweithrediadau.

Ni chodwyd unrhyw fater mewn perthynas â chywirdeb na chynnwys y cofnodion.

Ystyried adroddiad (copi ynghlwm) gan y Cyfarwyddwr Corfforaethol: Yr Amgylchedd a’r Economi, a oedd yn manylu ynghylch gwaith Bwrdd Uchelgais Economaidd Gogledd Cymru (“y Bwrdd”) yn ystod blwyddyn ariannol 2022/23.

10.15 – 10.55 am

Cyflwynodd Arweinydd y Cyngor ac Aelod Arweiniol Twf Economaidd a Threchu Amddifadedd, y Cynghorydd Jason McLellan yr adroddiad blynyddol (a ddosbarthwyd yn flaenorol) i'r Pwyllgor. Rhoddodd yr adroddiad gyfle i'r aelodau graffu ar waith Bwrdd Uchelgais Economaidd Gogledd Cymru (BUEGC) a'i gynnydd wrth gyflawni’r gwaith. Cadarnhaodd fod adroddiadau chwarter 1, 2 a 3 yn cael eu cyflwyno i'r aelodau er gwybodaeth gyda chwarter 4 a'r Adroddiad Blynyddol yn cael eu cyflwyno i'r Pwyllgor i'w trafod ymhellach.

Diolchodd i'r Pennaeth Gweithrediadau ar gyfer Swyddfa Rheoli Portffolio Uchelgais Gogledd Cymru a'r Rheolwr Rhaglen Ddigidol am ddod i gyfarfod y Pwyllgor i roi cyflwyniad i'r Pwyllgor.

Gwnaeth Hedd Vaughan Evans, Pennaeth Gweithrediadau ar gyfer Swyddfa Rheoli Portffolio Uchelgais Gogledd Cymru, gyflwyniad PowerPoint i’r aelodau. Cyflwynodd Stuart Whitfield, Rheolwr Rhaglen Ddigidol y Bwrdd, i’r Pwyllgor.

Darparwyd gwybodaeth gefndir i’r aelodau am y Bwrdd a dywedwyd wrthynt fod y Swyddfa Rhaglenni’n uniongyrchol atebol i’r Bwrdd, a oedd yn pennu cyfeiriad y gwaith ac yn gwneud unrhyw benderfyniadau angenrheidiol. Roedd BUEGC wedi bodoli ers 2016, yn gosod gweledigaeth ar gyfer Gogledd Cymru. Clywodd yr aelodau fod y Bwrdd wedi sicrhau buddsoddiad o £240m yng Ngogledd Cymru. Gyda chyfanswm targed buddsoddi o £1biliwn dros gyfnod o 15 mlynedd, gan greu 4200 o swyddi newydd.  Tywyswyd yr aelodau drwy amcanion y Bwrdd gan gynnwys datblygu economi mwy bywiog, cynaliadwy a gwydn yng Ngogledd Cymru. Adeiladu ar gryfderau i hybu cynhyrchiant wrth fynd i’r afael â heriau hirdymor. Y gobaith oedd y byddai hyn yn cael ei wneud mewn ffordd gynaliadwy a oedd yn unol â Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015.

Rhoddwyd gwybodaeth i'r aelodau am rai o'r heriau yr oedd y Bwrdd wedi'u hwynebu dros y 12 mis diwethaf. Pwysleisiwyd na fu'r cynnydd mewn rhai meysydd mor gyflym ag y gobeithiwyd yn gyntaf. Cafwyd nifer o oedi gyda phrosiectau ac roedd nifer o heriau yn ymwneud â chwyddiant costau wedi effeithio ar rai prosiectau.

Mewn achosion busnes pellach, cymeradwywyd achosion amlinellol cychwynnol gan y Bwrdd Uchelgais Economaidd. Roedd hyn yn galluogi i brosiectau gwblhau prosesau caffael a dychwelyd i'r Bwrdd am benderfyniad buddsoddi terfynol. Sef:

• Canolfan Peirianneg Menter ac Opteg
• Yr ychydig % sy’n weddill
• Ynni Lleol Clyfar

Clywodd yr aelodau fod cyllid wedi'i gaffael gan Lywodraeth Cymru i gyflawni Cynlluniau Ynni Lleol. Roedd y tîm yn cydlynu'r gwaith o gyflawni'r cynlluniau hynny.

Roedd arolwg cysylltedd symudol ar ansawdd cysylltedd 4G ar draws y rhanbarth wedi’i gynnal, byddai’r data a geir yn bwydo i mewn i raglen ddigidol yn y cynllun. Tywyswyd yr aelodau drwy'r uchafbwyntiau pellach y manylwyd arnynt yn y cyflwyniad.

Cytunwyd ar ailddyrannu cyllid i ailgyfeirio arian o brosiectau a dynnwyd yn ôl oherwydd newid ym mholisi isadeiledd ffyrdd Llywodraeth Cymru (LlC).  Roedd hyn wedi arwain at ddyrannu £7miliwn ychwanegol i rai prosiectau aeddfed, i'w cefnogi gyda chwyddiant cysylltiedig â chostau. Yna sicrhawyd bod gweddill yr arian a oedd ar gael i'w ailddyrannu ar gael i brosiectau wneud cais amdanynt. Daeth cyfanswm o 26 o geisiadau prosiect i law, ac roedd adolygiad parhaus o'r prosiectau hynny'n cael ei gynnal.

Rhoddodd Rheolwr y Rhaglen Ddigidol fwy o wybodaeth i’r aelodau am brosiectau’r fargen dwf o dan y ffrwd Cysylltedd Digidol. O fewn y Fargen Dwf, roedd 3 phrosiect isadeiledd a oedd i’w cyflwyno ar draws pob sir. Rhoddwyd manylion y prosiectau i'r aelodau. Y Ganolfan Prosesu Arwyddion Digidol oedd y prosiect cyntaf i symud ymlaen i'r cam cyflawni. Gwelwyd 12 mis llawn o ddarpariaeth gyda nifer o swyddi'n cael eu creu yn y ganolfan ac yn ehangach.

Diolchodd Cyfarwyddwr Corfforaethol yr Economi a'r Amgylchedd i'r cynrychiolwyr am y cyflwyniad manwl ac am ddod i'r Pwyllgor  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Ystyried adroddiad (copi ynghlwm) gan y Swyddog Arweiniol Datblygu Economaidd a Busnes ynglŷn â threfniadau arfaethedig ail bleidlais ar gyfer ail gyfnod Ardal Gwella Busnes y Rhyl.

10.55 – 11.35 am

Cyflwynodd Arweinydd y Cyngor ac Aelod Arweiniol Twf Economaidd a Threchu Amddifadedd, y Cynghorydd Jason McLellan adroddiad ail bleidlais Ardal Gwella Busnes (AGB) y Rhyl (a ddosbarthwyd yn flaenorol).

Rhoddodd yr adroddiad gyfle i aelodau graffu ar y cynnig ar gyfer ail dymor yr AGB. Atgoffwyd yr aelodau y sefydlwyd AGB y Rhyl ym mis Tachwedd 2018, yn dilyn pleidlais lwyddiannus gyda mandad i weithredu am uchafswm o 5 mlynedd.  Er mwyn parhau i weithredu, roedd angen set newydd o gynigion er mwyn ei roi i bleidlais. Darparodd yr AGB fath o ddemocratiaeth leol, rhoddodd y pŵer i fusnesau lleol godi arian ar y cyd i gyflawni gwelliannau cytûn i'r ardal leol. Ariannwyd yr AGB gan fusnesau lleol a gyfrannodd gyfran fechan o ardoll busnes gwerth trethiannol. Dim ond ar ôl cynnal pleidlais lwyddiannus y gellid ffurfio AGB, a dim ond ar eitemau neu wasanaethau na ddarperir gan yr awdurdod lleol y gellid defnyddio unrhyw arian ychwanegol a godwyd.  Clywodd yr aelodau bod y cynllun busnes arfaethedig ynghlwm wrth bapurau’r rhaglen fel Atodiad 1.

Pwysleisiwyd bod yr AGB yn annibynnol ar y Cyngor. Roedd Cyngor Sir Ddinbych yn fudd-ddeiliad allweddol ac roedd ganddo ddyletswydd statudol i gynnal unrhyw bleidleisiau AGB ac i gasglu a gorfodi ardollau'r AGB. Roedd yr awdurdod yn dalwr ardoll sylweddol yn ardal yr AGB ac felly roedd ganddo nifer o bleidleisiau o fewn y broses bleidleisio.

Cynrychiolwyd y Cyngor ar Fwrdd AGB y Rhyl gan Gyfarwyddwr Corfforaethol yr Economi a'r Amgylchedd, Tony Ward.

Diolchodd Cyfarwyddwr Corfforaethol yr Economi a'r Amgylchedd i'r Arweinydd am y trosolwg o'r adroddiad. Cyflwynodd Abigail Pilling i’r Pwyllgor, a gyflogwyd gan AGB y Rhyl fel rheolwr AGB y Rhyl, a Nadeem Ahmed - perchennog Jean Emporium yng Nghanol Tref y Rhyl a Chadeirydd Bwrdd AGB y Rhyl.

Roedd tair rhan i’r adroddiad; yn gyntaf, i archwilio'r cynigion ar gyfer ail dymor pum mlynedd ar gyfer AGB y Rhyl, yn ail i hysbysu'r aelodau am y camau sydd ynghlwm wrth drefnu a chynnal pleidlais, ac yn olaf i alluogi i'r Pwyllgor godi a gofyn unrhyw gwestiynau ynghylch yr AGB neu broses y bleidlais. 

Cyfeiriodd yr aelodau at baragraffau 4.11 a 4.12 o'r adroddiad eglurhaol, a oedd yn hysbysu'r aelodau mai rhan o rôl y Cyngor oedd penderfynu a oedd unrhyw sail i roi feto ar gynigion yr AGB. Gallai'r Cyngor roi feto ar y cynigion pe baent yn gwrthdaro ag unrhyw bolisi corfforaethol y Cyngor neu os teimlai eu bod yn gosod baich ariannol sylweddol anghymesur ar unrhyw unigolyn neu ddosbarth o unigolion. Yn y pen draw, byddai'r Cabinet yn gofyn y cwestiynau hynny ym mis Medi 2023, cyn caniatáu i'r AGB fynd yn ei flaen. Clywodd yr aelodau mai barn swyddogion oedd nad oedd y cynigion yn dod o dan y naill faes na’r llall i roi feto ar y cynigion.

Anerchodd Abigail Pilling y Pwyllgor gan roi trosolwg byr o'r hyn yr oedd yr AGB wedi gallu ei hwyluso a'i gyflawni hyd yma. Dywedodd fod yr AGB gwreiddiol yn nodi 4 maes gweithredu - diogel a chroesawgar, glanhau a chynnal a chadw, marchnata a chefnogaeth busnes. Un o'r prosiectau mwyaf adnabyddus oedd y Prosiect Ceidwaid Tref a oedd yn cwmpasu pob un o'r 4 maes gweithredu. Hysbysodd yr aelodau o'r rhaglen ddigwyddiadau a oedd yn manylu ar ddigwyddiadau nodweddiadol y bwriedir eu cynnal. Ochr yn ochr â'r digwyddiadau hyn, roedd rhaglen hyfforddi wedi’i drefnu i gynnig hyfforddiant mewnol ar feysydd penodol i fusnesau.  Roedd yr AGB hefyd yn rhan o rai mentrau cymunedol ac wedi datblygu nifer o bartneriaethau.  Ychwanegodd Cadeirydd y Bwrdd AGB, Nadeem Ahmed, fod y cynllun busnes  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Ystyried adroddiad (copi ynghlwm) gan Reolwr y Tîm Diogelu sy’n cynnwys yr adroddiad perfformiad blynyddol ar gyfer Diogelu Oedolion yn unol â’r canllawiau statudol.

11.45 am - 12.25 pm

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol Iechyd a Gofal Cymdeithasol, y Cynghorydd Elen Heaton yr adroddiad blynyddol ar Ddiogelu Oedolion yn Sir Ddinbych 2022/23 (a ddosbarthwyd yn flaenorol).  Roedd yr adroddiad yn rhoi data i aelodau o 1 Ebrill 2022 i 31 Mawrth 2023. Amlygodd yr Aelod Arweiniol sawl cyflawniad a wnaed gan y tîm dros y cyfnod o 12 mis. Pwysleisiodd fod y tîm wedi cynnal lefelau perfformiad rhagorol gyda 99.1% o ymholiadau Adran 126 yn cael eu cwblhau o fewn y cyfnod targed o 7 diwrnod.   Dangosodd Atodiad 2 yr adroddiad gymhlethdod rhai o'r achosion y deliodd y tîm â nhw. Roedd hefyd yn tynnu sylw at natur heriol y gwaith.

Rhestrwyd yn yr adroddiad y risgiau a'r meysydd pryder a nodwyd gan swyddogion, pwysleisiwyd nad oedd y risgiau a restrwyd yn unigryw i Sir Ddinbych. Roeddent yn dueddiadau cenedlaethol a welwyd gan awdurdodau lleol eraill.

Rhoddodd y Rheolwr Gwasanaeth, y Gwasanaeth Gofal Cymdeithasol i Oedolion a Digartrefedd grynodeb pellach o gynnwys yr adroddiad. Gwelwyd cynnydd bychan yn nifer yr oedolion honedig mewn adroddiadau risg a adroddwyd yn y cyfnod o 12 mis. Bu cynnydd sylweddol yn nifer yr atgyfeiriadau a wnaed o dan Adran 5 o weithdrefnau Diogelu Cymru - Hawliadau/Pryderon am Ymarferwyr a'r rhai sydd mewn Swydd Ymddiriedolaeth.  Y flwyddyn flaenorol roedd 25 o atgyfeiriadau wedi'u gwneud o dan y broses hon, roedd hyn wedi cynyddu i 46 o atgyfeiriadau a wnaed y flwyddyn 2022/23. Roedd swyddogion o'r farn bod y cynnydd wedi bod oherwydd gwell dealltwriaeth a gwybodaeth o'r adran honno o'r canllawiau. Swyddogion wrth gwblhau atgyfeiriadau o dan adrannau eraill a ystyrir os dylid codi unrhyw bryderon eraill o dan adrannau gwahanol. 

Roedd Trefniadau Diogelu rhag Colli Rhyddid hefyd wedi gweld cynnydd o 11% yn nifer y ceisiadau a dderbyniwyd. Dim ond dau aelod o'r tîm allai awdurdodi atgyfeiriadau ar gyfer ymchwiliad pellach. Y gobaith oedd y byddai rhagor o hyfforddiant a recriwtio i rolau yn caniatáu i fwy o aelodau'r tîm awdurdodi ceisiadau maes o law.  Roedd 7 cais arall wedi'u cyflwyno i'r Llys mewn perthynas ag Amddifadedd mewn Lleoliadau Cartref. Roedd hwn yn waith parhaus a gafodd ei ymgorffori o fewn gwaith achos arferol yn nhîm Anabledd Cymhleth.

Arweiniwyd yr aelodau drwy'r perfformiadau allweddol a nodwyd yn yr adroddiad gan gynnwys y lefel uchel o berfformiad a gwblhaodd 99.1% o ymholiadau Adran 126 o fewn 7 diwrnod gwaith. Clywodd yr aelodau bod archwiliadau chwarterol ar hap yn cael eu cynnal i sicrhau bod y gwaith yn parhau i fod o safon uchel. Roedd swyddi gwag o fewn y tîm wedi'u llenwi ac roedd y tîm ar hyn o bryd yn ei lawn allu.

Roedd proses Adran 5 yn dal i fod yn her mewn sawl maes, ond yn benodol mewn perthynas ag elfen weithredol y broses hon. Roedd Grŵp Gorchwyl a Gorffen Cenedlaethol Adran 5 wedi gorffen ei waith ac roedd y tîm yn aros i gael ymgynghoriad ar y canlyniad. Roedd yr adborth cychwynnol yn awgrymu efallai na fydd eglurder ychwanegol ar gael ac efallai y bydd angen ystyriaeth bellach gan y byrddau rhanbarthol cyn adolygu'r egwyddorion i gefnogi cydweithio ag asiantaethau partner.

Parhaodd achosion llys i gynyddu ac ni ellid tanbrisio effaith y gwaith hwn ar gapasiti timau gweithredol y Cyngor yn ogystal â chydweithwyr o fewn y tîm cyfreithiol. Yn aml, cafodd hyn ei effeithio ymhellach gan geisiadau gan y Llys i gyflwyno gwybodaeth wedi'i diweddaru. Gofynnwyd am wybodaeth wedi'i diweddaru  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

 12.25 – 12.40 pm

Cyflwynodd y Cydlynydd Craffu yr adroddiad a'r atodiadau (a ddosbarthwyd yn flaenorol) yn gofyn am adolygiad Aelodau o raglen waith y Pwyllgor ac a oedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am faterion perthnasol.

Roedd cyfarfod nesaf y Pwyllgor Craffu Partneriaethau i fod i gael ei gynnal ar 14 Medi 2023. Roedd 3 eitem sylweddol wedi'u rhestru ar gyfer y Pwyllgor Craffu Partneriaethau nesaf:

• Partneriaeth Diogelwch Cymunedol
• Adroddiad Blynyddol Bwrdd Partneriaeth Rhanbarthol Gogledd Cymru 2022/23
• Prosiect Ysbyty Cymunedol Gogledd Sir Ddinbych

Daeth cadarnhad gan y Bwrdd Iechyd y byddai cynrychiolydd yn bresennol i drafod yr eitem olaf.

Cytunodd yr aelodau fod y cyfarfod ym mis Medi yn llawn gallu.  Roedd disgwyl i'r Grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion Craffu gwrdd ag wythnos olaf Gorffennaf 2023. Anogwyd aelodau'r pwyllgor i lenwi ffurflen cynnig craffu (Atodiad 2) mewn perthynas ag unrhyw bwnc a oedd, yn eu barn hwy, yn haeddu archwiliad manwl gan Graffu.

Atodiad 3 oedd blaenraglen waith y Cabinet ar gyfer cyfeirio aelodau.

Roedd Atodiad 4 yn rhoi rhagor o wybodaeth i'r Pwyllgor ynghylch argymhellion y cyfarfod blaenorol.

Atodiad 5 i'r adroddiad oedd y tabl o aelodau a gynrychiolodd y Pwyllgor ar bob un o'r Grwpiau Heriau Gwasanaeth. Roedd y Cydlynydd Craffu yn chwilio am enwebiadau i eistedd ar y seddi gwag ar y Grwpiau Her Gwasanaeth mewn Tai a Chymunedau, y Gwasanaeth Cymorth Corfforaethol: Perfformiad, Digidol ac Asedau a'r Gwasanaeth Cymorth Corfforaethol: Pobl. Mae'r Grwpiau Her Gwasanaeth yn cyfarfod unwaith y flwyddyn ac mae'r cyfarfodydd yn cael eu cynnal o bell. Enwebodd y Cynghorydd Butterfield ei hun i wasanaethu ar Grŵp Her y Gwasanaeth Tai a Chymunedau. Cyflwynodd y Cynghorydd Peter Scott ei hun i fynychu'r Gwasanaeth Cefnogaeth Gorfforaethol: Grŵp Her y Gwasanaeth Pobl a chytunodd y Cynghorydd Pauline Edwards i fynychu Grŵp Her y Gwasanaeth Cymorth Corfforaethol: Perfformiad, Digidol ac Asedau.

Diolchodd y Cadeirydd i'r holl aelodau am gytuno i fynychu cyfarfodydd y Grŵp Her Gwasanaeth a phwysleisiodd bwysigrwydd aelodau yn mynychu ac adrodd yn ôl i'r Pwyllgor.

Felly:

Penderfynwyd:

(i)           cadarnhau Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor, fel y nodir yn Atodiad 1; a  

(ii)          phenodi’r aelodau canlynol i wasanaethu  ar y Grwpiau Herio Gwasanaeth a enwyd:

·         Y Cynghorydd Joan Butterfield – Tai a Chymunedau

·         Y Cynghorydd Pauline Edwards – Gwasanaeth Cymorth Corfforaethol:  Perfformiad, Digidol ac Asedau

·         Y Cynghorydd Peter Scott – Gwasanaeth Cymorth Corfforaethol:  Pobl

 12.40 – 12.45 pm

Cafwyd yr adborth canlynol gan gynrychiolwyr Pwyllgor:

Cyfarfodydd Grŵp Herio Gwasanaeth:

Gwasanaethau Priffyrdd ac Amgylcheddol – Siaradodd y Cynghorydd Pauline Edwards am gyfarfod diweddar y Grŵp hwn lle trafodwyd ailgylchu, gorfodaeth amgylcheddol, caffis trwsio, arian a phrosiectau’r Gronfa Ffyniant Gyffredin.  O ganlyniad i’r cyfarfod hwn, roedd gwelliannau i lefel a math y wybodaeth a ddarperir i ymholiadau Cynghorwyr trwy system C360 wedi’u gwneud.  Roedd hyn yn hynod o ddefnyddiol i Gynghorwyr at ddibenion rhoi gwybod i breswylwyr am gynnydd ymholiadau sy’n ymwneud â gwasanaethau.

Cynllunio, Gwarchod y Cyhoedd a Gwasanaethau Cefn Gwlad – Siaradodd y Cynghorydd Peter Scott am gyfarfod diweddar o’r Grŵp hwn, gan ddweud wrth y pwyllgor mai un o bryderon mwyaf y Gwasanaeth, yn debyg i wasanaethau eraill ar hyn o bryd, oedd cadw staff.  Roedd pob ymdrech yn cael ei wneud i recriwtio staff, ond roedd rhaid defnyddio ymgynghorydd o bryd i’w gilydd yn enwedig mewn meysydd gwaith arbenigol iawn.

Uned Asesu Breswyl Is-ranbarthol ar gyfer Plant – Dywedodd y Cynghorydd Bobby Feeley, cynrychiolydd Craffu ar y Bwrdd Prosiect ar gyfer yr uned arbenigol hon wrth y Pwyllgor fod y cyllid ar gyfer y cynllun hwn wedi’i gadarnhau a’i ddiogelu bellach gan Lywodraeth Cymru.  Yn dilyn proses aildendro ar gyfer datblygu cyfleuster pwrpasol, mae’r contract adeiladu wedi’i ddyfarnu i Wynne Construction.  Roedd gwaith wedi dechrau ar y safle a rhagwelwyd y byddai’r cyfleuster wedi’i gwblhau erbyn mis Medi 2024.  Er gwaetha’r oedi a fu â’r gwaith adeiladu, roedd y Gwasanaeth ei hun yn weithredol, gyda staff yn gweithredu o leoliad dros dro yn ardal Bae Colwyn.  Roedd disgwyl i Arolygiaeth Gofal Cymru (AGC) ardystio’r ddarpariaeth gwasanaeth erbyn diwedd mis Gorffennaf 2023.

Daeth y cyfarfod i ben am 12:55pm.