Agenda and draft minutes

Cafwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorydd Jeanette Chamberlain-Jones a’r Cynghorydd Rhys Thomas (Aelod Arweiniol a wahoddwyd ar gyfer eitem busnes 7).

Dywedodd y Cydlynydd Craffu wrth y Pwyllgor fod y Grŵp Annibynnol wedi gwneud newidiadau i’w aelodaeth ar y Pwyllgor ers cyhoeddi’r rhaglen a’r adroddiadau ar gyfer y cyfarfod – roedd y Cynghorwyr Hugh H Evans a Huw Hilditch-Roberts wedi cymryd lle’r Cynghorwyr Bobby Feeley a David Williams fel cynrychiolwyr ar y Pwyllgor.

Aelodau i ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu sy’n rhagfarnu mewn unrhyw fusnes a nodwyd i’w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Ni ddatganwyd unrhyw gysylltiad personol na chysylltiad oedd yn rhagfarnu.

Penodi Is-gadeirydd y Pwyllgor Craffu Partneriaethau ar gyfer blwyddyn 2023/24 y Cyngor (disgrifiad o’r rôl wedi’i atodi).

Gofynnwyd am enwebiadau ar gyfer swydd Is-Gadeirydd y Pwyllgor Craffu Partneriaethau ar gyfer blwyddyn gyngor 2023/24.  Enwebwyd y Cynghorydd Peter Scott gan y Cynghorydd Terry Mendies ac eiliwyd gan y Cynghorydd Hugh H Evans.  Ni chyflwynwyd unrhyw enwebiadau eraill.  

Felly:

Penderfynwyd: Ethol y Cynghorydd Peter Scott yn Is-Gadeirydd Pwyllgor Craffu Partneriaethau ar gyfer blwyddyn gyngor 2023/24.

Diolchodd y Cynghorydd Peter Scott i aelodau’r Pwyllgor am eu cefnogaeth ac am ymddiried tymor arall yn Is-Gadeirydd y Pwyllgor iddo.

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni thynnwyd sylw’r Cadeirydd na’r Cydlynydd Craffu at unrhyw faterion brys cyn dechrau’r cyfarfod.

Derbyn cofnodion y Pwyllgor Craffu Partneriaethau a gynhaliwyd ar 9 Chwefror, 2023 (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Craffu Partneriaethau a gynhaliwyd ar 9 Chwefror 2023.  Felly:

Penderfynwyd: y dylid derbyn a chymeradwyo cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 9 Chwefror 2023 fel cofnod gwir a chywir o’r gweithrediadau.

Ni chodwyd unrhyw fater mewn perthynas â chywirdeb na chynnwys y cofnodion.

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Craffu (copi ynghlwm - sy’n cynnwys atodiadau cyfrinachol) sy’n gofyn i’r Pwyllgor, yn unol â Rheolau Gweithdrefn Galw i Mewn y Cyngor, adolygu’r penderfyniad a wnaed gan y Cabinet ar 25 Ebrill 2023.

10.15am – 11.15am

Croesawodd y Cadeirydd Aelodau, Swyddogion a’r Arweinydd, y Cynghorydd Jason McLellan i’r cyfarfod. Cafodd yr Aelodau wybodaeth gefndir a’r rhesymeg y tu ôl i’r cais i alw i mewn. 

Cafodd yr Aelodau eu hatgoffa am y rhesymau dros alw i mewn fel y nodir yn yr arddodiad.

“Roedd dyraniad o £25.6 miliwn wedi ei wneud i Sir Ddinbych drwy Gronfa Ffyniant y DU. Mae’n rhaid cadw at broses agored a thryloyw ar gyfer dyrannu’r cyllid hwnnw.”

“Diffyg dealltwriaeth o’r broses ymgeisio a llunio rhestr fer. Nid oedd unrhyw dystiolaeth o fatrics sgorio, ac fe’i disgrifiwyd fel “Celf, nid Gwyddoniaeth”. Dim digon o dystiolaeth ynglŷn â sut y dyfarnwyd a chymeradwywyd prosiectau. Diffyg tystiolaeth yn alinio’r broses gyda chanllawiau Llywodraeth y DU. Dim tystiolaeth o hawl ymgeiswyr i apelio na chasglu gwybodaeth ychwanegol i ategu’r ceisiadau. Diffyg ymgynghori gyda’r holl Aelodau yn y broses.”

Rhoddodd y Cydlynydd Craffu ddisgrifiad manwl i Aelodau o’r drefn galw i mewn.

Rhoddodd y Cadeirydd gyfle i’r holl lofnodwyr oedd yn bresennol i fynegi eu rhesymau dros alw penderfyniad y Cabinet i mewn.

Eglurodd y Llofnodwyr i’r Pwyllgor mai’r rheswm dros Alw i Mewn oedd i ddeall y broses yn llawn ar gyfer ymgeisio, llunio rhestr fer a dyfarnu arian y Gronfa Ffyniant Gyffredin, nid er mwyn dal y broses yn ôl mewn unrhyw ffordd. Tynnodd y Llofnodwyr sylw at eu siom yn y diffyg cyfathrebu ag Aelodau am y broses ac felly na chafodd Aelodau lawer o gyfle i gyfrannu. 

Mynegodd y Llofnodwyr eu pryderon am y matrics a’r system sgorio ac y byddai o fudd cael eglurhad am hyn. Dywedwyd bod Aelodau’n teimlo nad oeddent yn rhan o’r broses a bod llawer o gyfleoedd wedi cael eu methu drwy gydol y broses i gynnwys yr Aelodau. Parhaodd y drafodaeth pan holodd y Llofnodwyr am allu’r prosiectau oedd wedi symud i gam nesaf y broses i gyflawni.

Parhaodd y Llofnodwyr i bwysleisio eu bod yn siomedig â diffyg eglurder y broses a’r diffyg cyfathrebu ag Aelodau. Roeddent wedi llofnodi’r cais am alw i mewn oherwydd nad oeddent yn sicr sut i ateb cwestiynau posibl gan breswylwyr ac ymgeiswyr yn eu wardiau oherwydd y diffyg gwybodaeth oedd ar gael iddynt.

Wrth ymateb i’r pwyntiau a godwyd gan y Llofnodwyr, dywedodd yr Arweinydd ei fod yn deall cymhellion y Llofnodwyr oherwydd dylai Aelodau allu ateb cwestiynau’n hyderus gan breswylwyr ac ymgeiswyr yn eu wardiau.

Eglurodd yr Arweinydd fod y broses wedi cadw at ganllawiau Llywodraeth y DU, oedd wedi eu nodi eisoes. Roedd yr amserlenni ar gyfer y Gronfa’n dynn ac ysgrifennwyd at Arweinwyr Grŵp a Chadeiryddion pob un o Grwpiau Ardal yr Aelodau a gofynnwyd iddynt ddosbarthu’r wybodaeth berthnasol i Aelodau (roedd copi o e-bost, dyddiedig 15 Chwefror 2023 ynghlwm yn Atodlen C yr adroddiad). Cysylltwyd â 48 o sefydliadau i fod yn rhan o’r Gronfa, ac ymatebodd 12 ohonynt. Ymatebodd 1 Aelod Etholedig i brosiect penodol ac ni chafwyd unrhyw ymateb gan Aelodau eraill. 

Eglurodd yr Arweinydd y cadwyd at yr holl ganllawiau. Roedd gwybodaeth am y Gronfa Ffyniant Gyffredin ar gael ar y cyfryngau cymdeithasol a gwefan Cyngor Sir Ddinbych, yn nodi fod y Gronfa yno i gymryd rhan ynddi. Ar ddiwedd y cam ymgeisio, cafwyd gormod o geisiadau, llawer mwy o geisiadau na’r arian oedd ar gael.

Dywedodd y Pennaeth Tai a Chymunedau wrth Aelodau fod y broses ymgeisio wedi ei chyhoeddi ar-lein a bod rhestr fer wedi ei llunio yn dibynnu ar y cyllid oedd ar gael ac yn unol â chanllawiau Llywodraeth y DU. Roedd ymgeiswyr yn gallu gweld ar wefan CSDd pa gyllid oedd ar gael ar gyfer  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Ystyried adroddiad (copi ynghlwm) gan y Swyddog Arweiniol – Tai Cymunedol, sy’n egluro graddau rôl a chyfrifoldebau’r Cyngor o ran llwydni, anwedd a materion adfeiliad mewn eiddo Landlordiaid Cymdeithasol Cofrestredig a’r sector rhentu preifat yn Sir Ddinbych.

11.30am – 12.15pm

Rhoddodd y Pennaeth Cynllunio, Gwarchod y Cyhoedd a Gwasanaethau Cefn Gwlad gefndir byr ar Lwydni ac Anwedd Mewn Eiddo yn y Sector Rhentu Preifat a Stoc Dai’r Gymdeithas Dai. Dechreuodd drwy egluro mai ymdrech tîm cyfan ydoedd, cydweithio agos rhwng llawer o wasanaethau.

Roedd yr adroddiad yn seiliedig ar reoli llwydni ac anwedd mewn eiddo yr oedd landlordiaid cymdeithasol cofrestredig yn berchen arnynt ac yn eu rheoli ac yn y sector rhentu preifat. Roedd yr adroddiad yn dilyn adroddiad diweddar am yr un mater yn stoc dai’r Cyngor.

Mae dwy brif agwedd i’r adroddiad fel a ganlyn:

1.    Rhoi diweddariad ar y sefyllfa yn y Sector Rhentu Preifat.

2.    Rhoi diweddariad ar y camau gweithredu positif a gymerwyd gan Landlordiaid Cymdeithasol Cofrestredig i ymdrin â’r sefyllfa gyfredol ac i ymateb iddi.

Eglurwyd bod y Landlordiaid Cymdeithasol Cofrestredig yn atebol i’w Byrddau eu hunain ac i Lywodraeth Cymru o ran rheoli safonau eu heiddo eu hunain. 

Arweiniodd y Rheolwr Gwarchod y Cyhoedd, Adfywio a Datblygu Economaidd yr Aelodau drwy elfennau’r adroddiad oedd yn ymwneud â’r Sector Rhentu Preifat a’r gwaith oedd ar y gweill drwy Dîm Gwarchod y Cyhoedd a Swyddogion Gorfodi Tai y Cyngor. Roedd y ddeddfwriaeth gorfodi tai wedi’i nodi yn Neddf Tai 2004. Roedd unrhyw orfodi a gymerwyd yn digwydd dan y System Mesur Iechyd a Diogelwch ar gyfer Tai. Roedd y broses a nodwyd yn y canllawiau yn rhoi amser i landlordiaid weithredu cyn i unrhyw orfodi ddigwydd.

Roedd ffigurau o ran camau gorfodi dros y 4 mlynedd diwethaf (dosbarthwyd ymlaen llaw) wedi gostwng yn raddol ac roedd y Safonau Gofynnol Effeithlonrwydd Ynni a Deddf Rhentu Cartrefi Cymru wedi cyfrannu at hynny o bosibl.

Yn unol â dechrau’r Ddeddf Rhentu Tai (Cymru) 2016 yn gynharach yn 2023, mae’r tîm Gorfodaeth Tai wedi newid y broses archwilio cwynion i sicrhau bod y landlord yn cael gwybod am unrhyw gwynion a wneir gan eu tenantiaid, er mwyn rhoi’r cyfle iddynt fynd i’r afael â’r materion o ddiffyg atgyweirio, cyn i Dîm Gorfodaeth Tai’r Cyngor gael eu cynnwys yn ffurfiol. Os byddai’r broblem yn parhau ar ôl 21 diwrnod, neu os na fyddai cynnydd sylweddol wedi’i wneud, byddai’r tîm Gorfodaeth Tai yn trefnu cynnal archwiliad. Mae’r broses newydd yn berthnasol i bob cwyn a dderbynnir, heblaw am argyfyngau a gaiff eu blaenoriaethu a’u harchwilio cyn gynted ag y bo hynny’n ymarferol.

Aeth y Rheolwr Gwarchod y Cyhoedd, Adfywio a Datblygu Economaidd ymlaen i egluro mai ychydig iawn o gwynion a dderbyniwyd o ran Landlordiaid Cymdeithasol Cofrestredig. Pe bai cwynion o’r fath yn cael eu derbyn, byddai’r tîm Gorfodaeth Tai yn cynghori’r tenant yn y lle cyntaf i gysylltu â’u darparwr tai fel bod cyfle gan eu landlord i fynd i’r afael â’u pryderon yn uniongyrchol.  Hyd yma, nid oedd unrhyw achosion gyda Landlordiaid Cymdeithasol Cofrestredig lle’r oedd angen uwchgyfeirio neu gyfranogiad pellach. 

Eglurodd y Rheolwr Strategol Cynllunio a Thai ail agwedd yr adroddiad yn ymwneud â’r camau positif a gymerwyd gan Landlordiaid Cymdeithasol Cofrestredig. Roedd dau o’r chwe Landlord Cymdeithasol Cofrestredig lleol wedi rhoi copi o’u hymateb i Lywodraeth Cymru i’r Cyngor i sicrhau’r Pwyllgor eu bod wedi ymateb i’r mater fel landlordiaid cyfrifol.  Rhoddwyd crynodeb byr o’u hymateb fel a ganlyn: -

·       Caiff pob adroddiad am damprwydd, llwydni ac anwedd eu cofnodi a’u harchwilio, a bydd y llwyth achosion yn cael ei fonitro gan uwch. swyddog gydag adroddiadau i’r uwch dimau arwain a’r byrddau rheoli. 

·       Roedd prosesau clir ar waith i reoli pob adroddiad gan aelwydydd, er mwyn sicrhau bod camau gweithredu’n digwydd yn ddi-oed.

·       Roedd yr aelwydydd a’r eiddo sydd â’r mwyaf o risg wedi’u targedu ar  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Craffu (copi ynghlwm) yn gofyn am adolygiad o raglen gwaith i’r dyfodol y pwyllgor a rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r aelodau am faterion perthnasol.

12.15pm – 12.30pm

 Cyflwynodd y Cydlynydd Craffu yr adroddiad a’r atodiadau (dosbarthwyd ymlaen llaw) yn gofyn i’r Aelodau adolygu rhaglen waith y Pwyllgor ac yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf ar faterion perthnasol.

Bydd cyfarfod nesaf y Pwyllgor Craffu Partneriaethau yn cael ei gynnal ar 6 Gorffennaf 2023. Roedd 3 eitem sylweddol wedi eu rhestru ar gyfer cyfarfod nesaf y Pwyllgor Craffu Partneriaethau ar 6 Gorffennaf 2023:

·       Adroddiad Blynyddol Bwrdd Uchelgais Economaidd Gogledd Cymru 

·       Adroddiad Blynyddol Diogelu Oedolion

·       Ail bleidlais ar gyfer Ardal Gwelliannau Busnes Posibl y Rhyl - Ail Dymor (gohiriwyd o raglen fusnes y cyfarfod presennol â chaniatâd y Cadeirydd)

Yng nghyfarfod mis Ebrill y Grŵp Cadeiryddion ac Is-Gadeiryddion Craffu, gofynnwyd am i adroddiad ar Osod Lefelau Rhent Fforddiadwy ddod gerbron y Pwyllgor Craffu Partneriaethau. Gofynnwyd hefyd am i gynrychiolydd o’r Sector Landlordiaid Preifat gael gwahoddiad i’r cyfarfod. Roedd y Cydlynydd Craffu wedi siarad â’r Rheolwr Strategol Cynllunio a Thai ac roeddent yn gobeithio gallu cyflwyno adroddiad yng nghyfarfod mis Hydref y Pwyllgor.

Atgoffwyd yr Aelodau am y Grwpiau Herio Gwasanaethau (dosbarthwyd gwybodaeth ymlaen llaw) ac oherwydd bod gwasanaethau wedi cael eu hailstrwythuro, roedd 3 grŵp arall oedd angen cynrychiolwyr o’r Pwyllgor sef:-

·       Tai a Chymunedau

·       Gwasanaeth Cymorth Corfforaethol: Perfformiad, Digidol ac Asedau

·       Gwasanaeth Cymorth Corfforaethol: Pobl

Enwebodd y Cynghorydd Martyn Hogg ei hun fel cynrychiolydd y Grŵp Gwasanaeth Cymorth Corfforaethol: Perfformiad, Digidol  ac Asedau ac roedd Aelodau o blaid hynny.

Ni chafwyd unrhyw ddatganiadau o ddiddordeb ar gyfer y Grwpiau Herio Gwasanaethau Tai a Chymunedau a Gwasanaeth Cymorth Corfforaethol: Pobl a chytunwyd y byddai’r Pwyllgor yn chwilio am gynrychiolwyr ar gyfer y grwpiau hyn yn ei gyfarfod nesaf.

Ar ddiwedd y drafodaeth:

Penderfynwyd:

(i)             yn amodol ar y newidiadau a’r cynnwys posibl a amlinellir uchod ac yn ystod y cyfarfod, cadarnhau Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor fel y nodir yn Atodiad 1; a

(ii)           phenodi’r Cynghorydd Martyn Hogg fel cynrychiolydd y Pwyllgor ar Grŵp Herio Gwasanaeth y Gwasanaeth Cymorth Corfforaethol:  Perfformiad, Digidol ac Asedau a gofyn am ddatganiadau o ddiddordeb ar gyfer cynrychiolwyr y Pwyllgor ar Grwpiau Herio Gwasanaethau Tai a Chymunedau a’r Gwasanaeth Cymorth Corfforaethol: Pobl yng nghyfarfod nesaf y Pwyllgor.   

Cael y wybodaeth ddiweddaraf gan gynrychiolwyr y Pwyllgor ar Fyrddau a Grwpiau amrywiol y Cyngor.

Cyfeiriodd y Cynghorydd Peter Scott at gyfarfod o’r Grŵp Craffu Cyfalaf yr oedd wedi ei fynychu’n ddiweddar fel cynrychiolydd y Pwyllgor. Gan mai dyma gyfarfod cychwynnol y Grŵp, roedd wedi cael trosolwg o’r broses gyfalaf newydd ac wedi cymeradwyo ei gylch gorchwyl yn ffurfiol. Cafodd Aelodau wybodaeth hefyd am y cyllid sydd ar gael ar gyfer y Strategaeth Gyfalaf Tymor Canolig ac ystyriwyd ceisiadau cyfalaf yn ymwneud â Nantclwyd y Dre a Chynllun Grant Cartrefi Gweigion Llywodraeth Cymru. Hefyd, cyflwynwyd gwybodaeth i’r Grŵp am gynlluniau ariannu posibl y byddai disgwyl iddo eu hystyried yn y dyfodol, a’r cynnydd a wnaed hyd yma o ran prosiectau Ffyniant Bro a’r Gronfa Ffyniant Gyffredin.

Diolchodd y Cadeirydd i’r Aelodau am eu cyfraniadau a’u sylwadau yn ystod y cyfarfod.

Daeth y cyfarfod i ben am 13.25pm