Agenda and draft minutes

Derbyniwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan aelod annibynnol y Pwyllgor Safonau, Ian Trigger.

Yn ei absenoldeb, byddai’r Is-Gadeirydd Julia Hughes yn cadeirio’r cyfarfod. Dechreuodd Julia’r cyfarfod drwy hysbysu’r pwyllgor y byddai’r cyfarfod hwn wedi bod yr un olaf i’r cadeirydd dros dro; yr oedd wedi gwasanaethu ar y pwyllgor am ddeng mlynedd. Yr oedd y pwyllgor eisiau diolch i Ian Trigger am ei wasanaeth i’r pwyllgor.

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Ni ddatganwyd unrhyw gysylltiad.

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B (4) Deddf Llywodraeth Leol, 1972.

Nid oedd unrhyw faterion brys wedi eu codi gyda’r Is-Gadeirydd cyn y cyfarfod.

Cael cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Safonau a gynhaliwyd ar 3 Rhagfyr 2021 (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Safonau a gynhaliwyd ar 3 Rhagfyr 2021 i’w hystyried.

Materion yn Codi –

• Awgrymodd y pwyllgor y dylid ailenwi’r briffio ymlaen llaw i gynnwys /hyfforddiant er mwyn gwneud y rheswm dros gynnal y sesiynau yn fwy eglur.
• Datganodd y pwyllgor y dylid anfon e-bost atgoffa cyn cyfarfod nesaf y Pwyllgor Safonau er mwyn sicrhau bod cynifer ag sy’n bosibl o aelodau’r Pwyllgor Safonau yn gallu bod yn bresennol.
• Codwyd mater Cylch Gorchwyl y Pwyllgor Safonau, ac a oedd wedi ei drafod gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. Hysbysodd y Swyddog Monitro (SM) y pwyllgor nad oedd y mater wedi ei gyflwyno i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio; fodd bynnag, byddai’n cael ei drafod yng nghyfarfod mis Mawrth.

PENDERFYNWYD cadarnhau cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Safonau a gynhaliwyd ar 3 Rhagfyr 2021 fel cofnod cywir.

Nodi presenoldeb aelodau'r Pwyllgor Safonau yng nghyfarfodydd y Fforwm Pwyllgorau Safonau Gogledd Cymru a Chynghorau Sir, Tref a Chymuned a derbyn eu hadroddiadau.

Gwahoddodd yr Is-Gadeirydd yr aelodau i roi’r wybodaeth ddiweddaraf ynglŷn â phresenoldeb mewn cyfarfodydd.

Nid oedd gan yr aelodau Pwyllgor a oedd yn bresennol yn y cyfarfod unrhyw beth i’w rannu.

Yr oedd cytundeb ymhlith yr aelodau oherwydd yr agosrwydd at y cyfnod cyn yr etholiad eu bod yn gohirio presenoldeb mewn cyfarfodydd tan i’r cyngor newydd gael ei ethol.

PENDERFYNWYD nodi’r arsylwadau a’r trafodaethau uchod.

Derbyn adroddiad gan y Swyddog Monitro ynglŷn a trefniadau a fydd yn cael eu gwneud i hyfforddiant aelodau newydd ac sy’n dychwelyd ar ôl Etholiadau Llywodraeth Leol ym mis Mai 2022 (yr Etholiadau) mewn perthynas â’r Cod Ymddygiad (copi ynghlwm).

Cyflwynodd y Swyddog Monitro (SM) yr adroddiad Hyfforddiant Moeseg a Safonau (a ddosbarthwyd ymlaen llaw); yr oedd yr adroddiad yn manylu ar y trefniadau a wneir ar gyfer hyfforddi aelodau newydd ac aelodau a oedd yn dychwelyd ar ôl yr Etholiadau Llywodraeth Leol ym mis Mai 2022 (yr Etholiadau) ynglŷn â’r Cod Ymddygiad.

Dywedodd y SM mai un o swyddogaethau’r Pwyllgorau Safonau oedd cynghori a threfnu hyfforddiant i Gynghorwyr ac aelodau cyfetholedig ar y Cod Ymddygiad. Byddai’r Etholiadau’n digwydd ar 5 Mai 2022, a byddai raid i bob person a etholwyd arwyddo ymrwymiad i gydymffurfio â’r Cod Ymddygiad. Felly, yr oedd yn hanfodol bod yr aelodau etholedig yn derbyn hyfforddiant cyn gynted â phosibl yn dilyn yr Etholiad.

Cynigiwyd cynnal gweithdy Cod Ymddygiad ar gyfer Cynghorwyr Sir yn ystod yr wythnos gyntaf ar ôl yr Etholiadau. Darperir rhaglen o ddigwyddiadau ar gyfer aelodau’r Cynghorau Dinas, Tref a Chymuned.

Hysbysodd y SM y pwyllgor bod Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru (CLlLC) wedi llunio set safonol o ddeunyddiau hyfforddi i’w defnyddio gan bob cyngor yn dilyn yr etholiadau ym mis Mai 2017. Yr oedd bwriad i ddilyn proses debyg eleni, ac mae CLlLC ar hyn o bryd yn paratoi, mewn ymgynghoriad â Swyddogion Monitro, set safonol o ddeunyddiau hyfforddi i’w defnyddio yn dilyn yr Etholiad. Fodd bynnag, nid oedd y deunydd wedi ei gwblhau ar gyfer ei ryddhau.

Pwysleisiodd y SM fod y Prif Weithredwr, yn rhan o’i weledigaeth ar gyfer y Cyngor, wedi sefydlu pum egwyddor a fydd, ynghyd â gwerthoedd y Cyngor, yn sail i’r math o ddiwylliant sefydliadol y mae eisiau ei ddatblygu, sef –

• Parhau i ddatblygu ein diwylliant ein hunain, Dull Sir Ddinbych
• Bod yn Gyngor sy’n nes i’n cymunedau
• Bod â disgwyliadau clir o ran perfformiad
• Hybu cysylltiadau Swyddogion / Aelodau cryfion
• Cefnogi a datblygu ein staff

Byddai’r hyfforddiant a ddarperir i aelodau yn dilyn yr etholiadau hefyd yn ymdrin â’r egwyddorion a’r gwerthoedd hyn a byddai’n cynnwys cyfeiriad tuag at Brotocol y Cyngor ar Gysylltiadau Aelodau / Swyddogion.

Trafodwyd y pwyntiau canlynol ymhellach –

• Holodd Aelodau a fyddai goblygiadau cost i’r cynghorau tref a chymuned ar gyfer hyfforddi, a dywedodd y SM nad oedd cost erioed wedi ei godi’n flaenorol.
• Codwyd mater amserlen yr hyfforddi, ac a oedd y SM yn gwybod pa mor hir fyddai’r hyfforddi’n ei gymryd. Atebodd y SM nad oedd manylion yr amserlenni ar gael. Fodd bynnag, cynhelir yr hyfforddiant yn fuan wedi’r etholiad.
• Tynnwyd sylw at hyfforddiant y cyfryngau cymdeithasol ac a ddylid cynnal unrhyw hyfforddiant. Hysbysodd y SM y pwyllgor bod cwrs e-fodiwl ar y cyfryngau cymdeithasol ar gael, yn ogystal â deunydd hyfforddi CLlLC.

• Codwyd y mater o fonitro’r hyfforddiant, ac a oedd unrhyw gofnodion o bresenoldeb yn yr hyfforddiant wedi eu cadw er mwyn sicrhau bod aelodau’n derbyn yr hyfforddiant gofynnol. Eglurodd y SM y cedwir cofnodion presenoldeb ar gyfer hyfforddiant.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Safonau yn nodi’r adroddiad.

Bwriad yr adroddiad oedd rhoi gwybod i’r pwyllgor am gynnwys y Gynhadledd Safonau (CS), a gynhaliwyd ar 9 Chwefror 2022.

Eglurodd y SM i aelodau’r pwyllgor y cynhelir y CS yn flynyddol fel arfer; fodd bynnag, o ganlyniad i’r pandemig a’r cyfyngiadau, nid oedd wedi bod yn bosibl cynnal y CS. Er mwyn ailsefydlu’r gynhadledd, cytunwyd i gynnal cynhadledd o bell, wedi ei threfnu gan awdurdodau lleol gogledd Cymru. Cynhaliwyd y gynhadledd dros Zoom ar 9 Chwefror 2022. Thema’r gynhadledd oedd yr Adolygiad Annibynnol o’r Fframwaith Moesegol yng Nghymru, a gomisiynwyd gan Lywodraeth Cymru (LlC) a’i gynnal gan Richard Penn.

Hysbysodd y SM y pwyllgor fod mwy na 100 o gynrychiolwyr ledled Cymru wedi bod yn bresennol yn y CS – a gadeiriwyd gan Julia Hughes yn rhinwedd ei swydd fel Cadeirydd Pwyllgor Safonau Cyngor Sir y Fflint.

Rhoddodd cynrychiolydd o LlC, Lisa James, Dirprwy Gyfarwyddwr Democratiaeth Llywodraeth Leol, gyflwyniad i’r gynhadledd yn ymwneud â’r newidiadau posibl i’r fframwaith moesegol y gellir eu hystyried o ganlyniad i adolygiad Richard Penn. Ochr yn ochr â’r cyflwyniad gan Lisa James, cafwyd cyflwyniadau gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru, Nick Bennett, Paul Egan o Un Llais Cymru, ac Einir Young, Cadeirydd Pwyllgor Safonau Cyngor Gwynedd. Cyflwynodd y cyfan eu myfyrdodau am yr adolygiad.

Dywedodd y SM mai casgliad cyffredinol y gynhadledd oedd bod adolygiad y fframwaith wedi ei groesawu, fel y canfyddiad nad oedd angen newid sylweddol i’r fframwaith. Mynegodd y cynrychiolwyr eu diolchgarwch bod y fframwaith wedi ei gynnal yng Nghymru a’u dymuniad y byddai’n parhau gyda rhai mân ddiwygiadau. Er bod cefnogaeth aruthrol i’r egwyddor o ddatrysiadau lleol, yn arbennig mewn ymateb i’r nifer fawr o gwynion a oedd yn deillio o gynghorau tref a chymuned, mynegwyd rhai pryderon ynglŷn â’r adnoddau angenrheidiol i swyddogion monitro allu ymdrin â’r nifer o gwynion pe bai disgwyl iddynt geisio datrys pob cwyn o’r fath.

Cytunodd y Cadeirydd Dros Dro, Julia Hughes, a gadeiriodd y CS, gyda’r SM fod y CS wedi bod yn fuddiol i bawb a oedd yn bresennol.

Trafododd y pwyllgor y canlynol yn fwy manwl –

·         Cododd y pwyllgor yr arferion da a rennir, ac a ellid rhannu arferion da rhwng pob Cyngor ledled Cymru. Eglurodd y SM bod cydsyniad ymysg cynrychiolwyr y dylid ymestyn yr arferion da presennol a nodwyd ar ffurf Fforwm Safonau Gogledd a Chanolbarth Cymru i fod yn Fforwm Safonau Cymru Gyfan.

·         Holodd y pwyllgor am y llawlyfr Democratiaeth, ac a ellid dod ag ef i gyfarfod yn y dyfodol er mwyn i’r pwyllgor ei drafod. Dywedodd y SM fod y llawlyfr ar ffurf drafft ar hyn o bryd ac y gellid dod ag ef i gyfarfod yn y dyfodol cyn gynted ag y byddai ar gael.

·         Holwyd am Adolygiad Penn, ac a ofynnwyd i aelodau etholedig gyfrannu ato. Atebodd y SM nad oeddynt wedi eu cynnwys yn yr adolygiad, a hynny drwy amryfusedd; fodd bynnag, yr oedd hyn yn cael ei ymchwilio.

·         Codwyd y mater o recordio cyfarfodydd, a holodd aelodau am ba hyd oedd yr hyn a recordiwyd (gweddarllediadau) ar gael. Dywedodd y SM fod recordiadau cyfarfodydd ar gael ar y wefan am chwe mis yn dilyn cyfarfod.

PENDERFYNWYD bod aelodau’n nodi’r adroddiad ynglŷn â’r Gynhadledd Safonau.

Derbyn adroddiad gan Swyddog Monitro ynglŷn â’r broses o recriwtio aelodau annibynnol Pwyllgorau Safonau (copi ynghlwm).

Cyflwynodd y Swyddog Monitro (SM) adroddiad y Broses ar gyfer Recriwtio Aelodau Annibynnol y Pwyllgorau Safonau (a ddosbarthwyd ymlaen llaw).  Nod yr adroddiad oedd rhoi gwybod i’r Pwyllgor am y gofyniad i recriwtio aelodau annibynnol y Pwyllgor Safonau a’r broses y dylid ei ddilyn wrth wneud hyn.

Mae Rheoliadau Pwyllgor Safonau (Cymru) 2001 yn nodi’r gofynion o ran maint a chyfansoddiad pwyllgorau safonau. Mae’n rhaid i bwyllgorau safonau gynnwys dim llai na phum aelod, a dim mwy na naw.

Yr oedd Cadeirydd y Pwyllgor, aelod annibynnol, yn dynesu at ddiwedd yr ail dymor yn ei swydd, a oedd i ddod i ben ym mis Mai 2022. Byddai raid, felly, i’r Cyngor ddechrau proses recriwtio ar gyfer aelod annibynnol. Yn ôl y Rheoliadau, mae’n rhaid hysbysebu’r swydd wag mewn o leiaf dau bapur newydd sy’n cylchredeg yn yr ardal. Mae’n rhaid i’r Cyngor sefydlu panel o ddim mwy na phump o bobl, yn cynnwys o leiaf un cynghorydd cymuned ac un aelod lleyg.

Dywedodd y SM y gofynnwyd i’r Cyngor enwebu tri chynghorydd sir i fod ar y panel, yn ychwanegol i’r aelod lleyg a’r cynghorydd sir, mewn ymarferion recriwtio yn y gorffennol. Byddai’r Panel yn cyf-weld ymgeiswyr ac yn gwneud argymhelliad i’r Cyngor. Gofynnir i’r Cyngor benodi’r ymgeisydd a argymhellir.

Penodwyd y cynrychiolydd Cyngor Cymuned ar y Pwyllgor am y cyfnod cyntaf ym mis Chwefror 2018. Mae’n rhaid i gyfnod cynrychiolydd Cyngor Cymuned yn y swydd ddod i ben adeg yr etholiad llywodraeth leol yn dilyn ei benodiad. Gall cynrychiolydd Cyngor Cymuned wasanaethu am ail dymor os yw’n parhau i fod yn gynghorydd dinas, tref neu gymuned. Cyn gallu ailbenodi cynrychiolydd Cyngor Cymuned, yr oedd yn ofynnol bod y Cyngor yn ymgynghori â chynghorau dinas, tref a chymuned yn ei ardal. Yr oedd hwn yn broses y gellid ei ystyried yn dilyn yr etholiadau llywodraeth leol.

Hysbyswyd y pwyllgor a’r SM gan y cynrychiolydd Cyngor Cymuned presennol, Gordon Hughes, y byddai’n dymuno parhau i fod yn aelod o’r pwyllgor pe bai’n cael ei ailethol yn gynghorydd tref.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Safonau yn nodi cynnwys yr adroddiad.

Ystyried Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor Safonau (copi ynghlwm).

Cyflwynodd y Swyddog Monitro (SM) Raglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor Safonau (a ddosbarthwyd ymlaen llaw).

·         Mehefin 2022 – Cod Ymddygiad cyflogeion.

·         Mehefin 2022 – Gellid dod â’r llawlyfr democratiaeth i’r cyfarfod ym mis Mehefin; fodd bynnag, dywedodd y SM y gellid gohirio hyn tan fis Medi 2022.

·         Medi 2022 – Adolygu’r hyfforddiant ar gyfer aelodau etholedig newydd, a’r nifer sy’n cymryd rhan.

PENDERFYNWYD, yn amodol ar yr uchod, y dylid cymeradwyo Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor Safonau.

Trefnwyd cyfarfod nesaf y Pwyllgor Safonau ar gyfer 17 Mehefin.

Cadarnhawyd y bydd cyfarfod nesaf y Pwyllgor Safonau ddydd Gwener, 17 Mehefin, am 10:00am.

Ystyried adroddiad cyfrinachol gan y Swyddog Monitro (copi ynghlwm) sy’n rhoi trosolwg o gwynion a wnaed yn erbyn aelodau i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro (SM) yr adroddiad cyfrinachol (a ddosbarthwyd ymlaen llaw) i roi trosolwg i’r Aelodau o’r cwynion a gyflwynwyd i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru ers 1 Ionawr 2018.

Siaradodd y SM am gwynion parhaus a gyflwynwyd, gan roi manylion amlinellol natur y cwynion a wnaed a’r camau a gymerwyd gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Safonau yn nodi cynnwys yr adroddiad