Agenda and draft minutes

Cafwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorydd Andrew Thomas.

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Datganodd Paul Penlington gysylltiad personol ag eitem 10 ar y Rhaglen gan fod cyfeiriadau at gwynion hanesyddol wedi’u cynnwys.

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B (4) Deddf Llywodraeth Leol, 1972.

Nid oedd unrhyw fater brys.

Cael cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Safonau a gynhaliwyd ar 5 Mawrth 2021 (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Safonau a gynhaliwyd ar 05 Mawrth 2021.

Materion yn codi –

Tudalen 10 - Canllawiau diwygiedig drafft ar y Cod Ymddygiad – Cadarnhaodd y Swyddog Monitro ei fod wedi cysylltu â'r Ombwdsmon ynghylch y diwygiadau a awgrymwyd i'r canllawiau.

Tudalen 11 – Cylch Gorchwyl y Pwyllgor Safonau – Cadarnhaodd y Weinyddiaeth Amddiffyn ei fod yn cyflwyno adroddiad i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ynghylch y newidiadau yn y cylch gorchwyl.

Cadarnhaodd y Weinyddiaeth Amddiffyn ei fod wedi cysylltu â Mo Sir y Fflint ynghylch sesiynau briffio cyn y cyfarfod a gofynnodd a ellid rhannu gwybodaeth â'r DCC.

PENDERFYNWYD y dylid cadarnhau cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Safonau a gynhaliwyd ar 5 Mawrth 2021 fel cofnod cywir.

Nodi presenoldeb aelodau'r Pwyllgor Safonau yng nghyfarfodydd y Fforwm Pwyllgorau Safonau Gogledd Cymru a Chynghorau Sir, Tref a Chymuned a derbyn eu hadroddiadau.

Gwahoddodd y Cadeirydd yr aelodau i roi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r pwyllgor am unrhyw bresenoldeb mewn cyfarfodydd.

Dywedodd yr aelod annibynnol Julia Hughes wrth y pwyllgor ei bod wedi mynychu 2 gyfarfod.

Cynhaliwyd y cyfarfod cyntaf ar 23 Mawrth 2021 – Cyfarfod Cabinet Sir Ddinbych- Via Zoom.  Cadarnhaodd fod pob un o'r 8 aelod yn bresennol ar gyfer y cyfarfod. Roedd 22 o gyfranogwyr eraill ar y sgrin. Cadarnhawyd y gofynnwyd am ddatganiadau o ddiddordeb gan aelodau. Hysbyswyd yr Aelodau y gallent gyflwyno datganiad o ddiddordeb drwy ddulliau electronig.

Dywedodd Julia Hughes wrth yr aelodau iddi adael y cyfarfod yn yr eitem Rhan 2. O arsylwi'r pwyntiau canlynol nodwyd:

·         Roedd yn anodd nodi pwy oedd yn aelodau o'r pwyllgor, yn swyddogion neu'n arsylwyr.

·         Croesawyd yr aelod o'r pwyllgor Safonau

·         Cyflwynodd aelodau'r Cabinet yr eitemau agenda ac yna rhagor o fanylion gan swyddogion.

·         Ar gyfer pob eitem ar yr agenda, gwahoddodd yr Arweinydd aelodau'r Cabinet i ofyn unrhyw gwestiynau ac yna caniatáu i arsylwyr gyflwyno cwestiynau i swyddogion.

·         Rhoddodd y Weinyddiaeth Amddiffyn gyngor a chymorth drwy gydol y cyfarfod.

·         • Cynigiwyd, secondiwyd a phleidleisiwyd ar yr argymhellion ar gyfer yr holl eitemau ar yr agenda. Roedd yn anodd gweld pob llaw o gytundeb. Roedd rhagdybiaeth o gytundeb os nad oedd gwrthwynebiad.

·         Gofynnodd yr Arweinydd i unrhyw unigolyn nad oedd ganddo hawl i aros am adroddiadau Rhan 2 adael y cyfarfod.

·         Roedd yr Aelodau a'r Swyddogion yn barchus iawn i bawb. Cafwyd trafodaeth dda a chodwyd pwyntiau.

Diolchodd y Cadeirydd i Julia am ei sylwadau. Cytunodd yr Aelodau ei bod yn aml yn anodd penderfynu pwy oedd yn cymryd rhan yn y cyfarfod a'r rhai a oedd yn arsylwi. Awgrymodd yr Aelodau y gallai fod yn fuddiol cynnwys ar enw'r sgrin rôl yr unigolyn yn y cyfarfod. 

Cadarnhaodd y Weinyddiaeth Amddiffyn fod aelodau o'r cyhoedd yn arsylwyr yn y cyfarfod ac nad oedd ganddynt hawl i annerch y pwyllgor. Mae cyfarfodydd cyhoeddus yn cael eu gweddarlledu i'r cyhoedd eu gwylio'n fyw neu'n ddiweddarach. Cadarnhaodd fod yr agenda a'r adroddiadau i gyd ar gael i aelodau a'r cyhoedd cyn y cyfarfod. Hysbyswyd yr Aelodau cyn sefydlu'r cyfleuster hybrid, gwahoddwyd y gohebydd Democratiaeth Leol i gyfarfodydd.  Nododd un o'r anawsterau gyda Zoom oedd cynllun y sgrin, roedd yn anodd gwahanu aelodau ac arsylwyr.

Cadarnhaodd y Weinyddiaeth Amddiffyn fod yr awdurdod wedi mabwysiadu'r arfer o gymryd materion drwy gydsyniad oni bai bod unrhyw aelod yn nodi eu bod yn anghytuno.  Roedd y cyfleuster i gynnal pleidlais Zoom ar gael pe bai angen. Cadarnhaodd fod pleidleisiau wedi'u recordio hefyd wedi digwydd.

Diolchodd y Cadeirydd i'r swyddogion am yr ymateb manwl. Gwahoddodd y Cadeirydd Julia i drafod yr ail gyfarfod yr oedd wedi'i fynychu.

Cadarnhaodd yr aelod annibynnol ei bod wedi gweld cyfarfod Cyngor Llawn Cyngor Sir Ddinbych drwy we-ddarllediad ar 13 Ebrill 2021. Cadarnhaodd fod nifer o ymddiheuriadau wedi dod i law. Dywedodd ei bod yn anodd gweld faint o swyddogion oedd yn y cyfarfod. Gwahoddodd y Weinyddiaeth Amddiffyn yr aelodau i ddatgan unrhyw ddatganiadau o fuddiant ar ddechrau'r cyfarfod. Roedd y gweddarllediad yn caniatáu i aelodau'r cyhoedd weld y cyfarfod, dilyn yr agenda a nodi pwy oedd yn siarad. Roedd dolenni i'r papurau a drafodwyd ar gael ac roeddent yn ddefnyddiol iawn. Roedd pob cynghorydd a swyddog drwy gydol y cyfarfod yn barchus iawn i'w gilydd ac i Gadeirydd y Cyngor. Sicrhaodd y Cadeirydd fod pawb a oedd am siarad yn cael cyfle i wneud hynny. Rhoddodd y Weinyddiaeth Amddiffyn gyngor ac esboniadau yn ystod y cyfarfod. Cynigiwyd ac ei secondiwyd yr argymhellion, roedd y Cadeirydd yn ofalus i sicrhau bod pob aelod yn cael cyfle  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Cael adroddiad gan y Swyddog Monitro ar y Protocol Cysylltiadau Aelodau/Swyddogion (y Protocol) sy’n llunio rhan o Gyfansoddiad y Cyngor (copi ynghlwm).

Roedd y Swyddog Monitro yn arwain aelodau drwy'r Protocol ar gysylltiadau Aelodau/Swyddogion (a ddosbarthwyd yn flaenorol).

Cadarnhaodd y Weinyddiaeth Amddiffyn fod y protocol yn elfen bresennol o Gyfansoddiad y Cyngor ac wedi'i adolygu ar adegau. Dywedodd fod angen i awdurdodau weithio'n effeithiol ar berthynas iach a phroffesiynol rhwng swyddogion ac aelodau. Roedd angen elfen o ymddiriedaeth a pharch i'r ddwy ochr.

Rhoddodd y Weinyddiaeth Amddiffyn ragor o fanylion am bob pwynt o'r protocol. Rhoddodd y protocol arweiniad i aelodau a swyddogion ar yr hyn yr oedd gan bob un hawl i'w ddisgwyl gan y llall. Roedd y ddogfen yn cynnwys egwyddorion fel y nodir ym mhwynt 2 yr atodiad i'r adroddiad a oedd yn crynhoi sail y protocol. Cyfeiriodd y Weinyddiaeth Amddiffyn at bwynt 2.4, gan gyfeirio at y Cod Ymddygiad ar gyfer swyddogion a ymgorfforwyd yn eu hamodau cyflogaeth. Roedd cadarnhau parch rhwng cyflogeion ac aelodau yn hanfodol. Roedd y ddogfen yn nodi rolau a chyfrifoldebau swyddogion ac aelodau a'r hyn yr oedd gan bob un yr hawl i'w ddisgwyl. Tynnodd y Weinyddiaeth Amddiffyn sylw at bwysigrwydd 4.5 yn yr atodiad. Dywedodd nad oedd yn briodol i aelodau godi materion yn ymwneud ag ymddygiad neu allu swyddog yn gyhoeddus. Dylid codi pryderon neu faterion drwy'r gweithdrefnau priodol. Cadarnhaodd y Weinyddiaeth Amddiffyn fod hyn yr un fath i swyddogion â phryderon ynghylch aelodau. 

Dywedodd y Weinyddiaeth Amddiffyn fod pwynt 7 o'r protocol wedi'i ychwanegu'n fwy diweddar gan ddarparu gwybodaeth ac arweiniad ar gyfer presenoldeb swyddogion mewn cyfarfodydd nad oedd yn cael eu trefnu gan y Cyngor.

Tynnodd y Weinyddiaeth Amddiffyn sylw at bwynt 14 a oedd yn darparu gwybodaeth am dorri'r Protocol.

Diolchodd y Cadeirydd i'r Weinyddiaeth Amddiffyn am y disgrifiad manwl o'r protocol a diolchodd iddo am ymhelaethu ar rai o'r pwyntiau. Yn dilyn trafodaeth yr aelodau, ehangwyd y pwyntiau canlynol ar:

·         Cadarnhawyd bod y protocol ar gael i'r cyhoedd ei weld. Roedd yn rhan o gyfansoddiad y Cyngor.

·         Nododd y Weinyddiaeth Amddiffyn y byddai adroddiad ar y Cod Ymddygiad ar gyfer Cyflogeion yn cael ei gyflwyno mewn cyfarfod o'r Pwyllgor Safonau yn y dyfodol.

·         Dywedodd yr Aelodau y gallai teitl y protocol fod yn ddryslyd i'r cyhoedd. Cadarnhaodd y Weinyddiaeth Amddiffyn fod y protocol ar gyfer Aelodau a Swyddogion Cyngor Sir Ddinbych. Cadarnhaodd y Weinyddiaeth Amddiffyn y gellid cynnwys 'Cyngor Sir Ddinbych' ym mhwynt 1.1 i'w gwneud yn glir at bwy y gwnaeth y protocol gais.

·         Nododd Pwynt 7.1 y gellir disgwyl i swyddogion roi cyngor i gyfarfodydd ffurfiol y Cyngor i gyfarfodydd anffurfiol o aelodau neu i gyfarfodydd eraill a drefnir gan neu ar ran y cyngor.

·         Dylai pwynt 12.7 ddarllen 'Yn enw'r aelod'.

·         Darparwyd hyfforddiant ar y Cod Ymddygiad. Cyflwynwyd yr hyfforddiant a ddarparwyd gan CLlLC i'r aelodau. Er mwyn sicrhau dull gweithredu cyson ledled Cymru cynhyrchwyd set gyffredin o ddeunyddiau hyfforddi gan CLlLC

·         Byddai angen i unrhyw ddiwygiadau i'r ddogfen gael eu cymeradwyo gan y Cyngor

·         Roedd cyfarfodydd hybrid wedi bod ar waith am nifer o fisoedd yn llwyddiannus. Cadarnhaodd y Weinyddiaeth Amddiffyn nad oedd yn ymwybodol o unrhyw faterion sy'n cysylltu neu'n cyfathrebu â swyddogion neu aelodau.

·         Hysbyswyd yr Aelodau na fyddai unrhyw wasg ffurfiol a ryddhawyd gan y Cyngor yn cael ei rhyddhau gan y tîm Cyfathrebu yn cynnwys sylw gan Gynghorydd oni bai bod cymeradwyaeth i'r sylw hwnnw gael ei gynnwys wedi'i roi. Byddai cynnwys datganiad i'r wasg hefyd wedi'i awdurdodi gan y Swyddog Arweiniol i sicrhau cywirdeb.

·         Clywodd yr Aelodau nad oedd yr aelodau'n cael eu hannog i beidio â defnyddio'r swyddogaeth sgwrsio pan oeddent ar gyfarfod Zoom gweddarllediad gan fod y neges yn weladwy i wylwyr cyhoeddus ei darllen.

·         Roedd  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Ystyried adroddiad gan y Swyddog Monitro (copi ynghlwm) sy’n hysbysu’r aelodau am gyhoeddiad diweddaraf Llyfr Achosion Cod Ymddygiad yr Ombwdsmon.

Atgoffodd y Cadeirydd yr aelodau fod gan yr Ombwdsmon ddau benderfyniad i wneud y rheini'n rhai, 1- a dorrwyd y Cod Ymddygiad, a, 2 – a yw er budd y cyhoedd i fwrw ymlaen.  Dywedodd ei bod yn anodd iawn cael gwir deimlad o'r achosion hyn o'r crynodebau byr a ddarparwyd.

Dywedodd y Cadeirydd wrth y pwyllgor y dylid bod wedi adolygu'r achos a adroddwyd yng Nghyngor Tref Glyn-nedd yn ei farn ef. Cadarnhaodd y Cadeirydd ei fod wedi mynegi ei bryderon i'r Ombwdsmon.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro adroddiad ar Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru – Llyfr Achosion Cod Ymddygiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol). Dywedodd y Weinyddiaeth Amddiffyn wrth y Pwyllgor mai bwriad y Llyfr Achosion oedd helpu aelodau ac eraill i ystyried a oedd amgylchiadau yr oeddent yn eu profi yn gyfystyr â thorri'r Cod. Roedd hefyd yn darparu gwybodaeth am y ffordd yr ymdriniodd yr Ombwdsmon a phwyllgorau safonau eraill yng Nghymru ag achosion.

Cadarnhaodd y Weinyddiaeth Amddiffyn nad oedd nifer o achosion wedi arwain at gymryd unrhyw gamau pellach. Roedd y Weinyddiaeth Amddiffyn yn arwain aelodau drwy bob un o'r achosion ac yn darparu rhagor o wybodaeth.

Diolchodd yr Aelodau i'r Weinyddiaeth Amddiffyn am yr adroddiad. Gofynnodd yr Aelodau i'r Weinyddiaeth Amddiffyn a allai'r awdurdod, yn ei farn ef, wneud unrhyw beth i gryfhau gweithdrefnau i sicrhau nad yw materion tebyg yn amlwg yn y sir hon.

Dywedodd y Weinyddiaeth Amddiffyn fod yn rhaid i'r awdurdod fod yn wyliadwrus, nododd fod y mwyafrif llethol o achosion a gynhwysir yn y llyfr achosion yn dod o Gynghorau Cymuned. Datrysodd nifer o'r achosion hynny faterion o barch ac ystyriaeth.

Clywodd yr Aelodau y byddai cynhadledd Safonau i drafod yr adolygiad ethnig yn cael ei threfnu yn ddiweddarach yn y flwyddyn. Gofynnodd y Cadeirydd a wahoddwyd pob aelod i fod yn bresennol. Dywedodd y Weinyddiaeth Amddiffyn y gallai nifer penodedig o unigolion fod yn bresennol. Dywedodd y byddai'n rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i aelodau pan oedd ganddo fwy o wybodaeth

PENDERFYNWYD – bod y Pwyllgor yn nodi'r wybodaeth a geir yn y Llyfr Achosion Cod Ymddygiad.

Ystyried Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor Safonau (copi ynghlwm).

Cyflwynodd y Swyddog Monitro Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor Safonau (a ddosbarthwyd yn flaenorol).

• Mehefin 2022 - Penodi Cadeirydd i'w gynnwys.

• Mawrth 2022 - Proses Recriwtio Aelodau Lleyg

• Deunydd Hyfforddi CLlLC ar ôl derbyn

• Adolygiad o'r Fforwm Ethnig ar ôl ei dderbyn

Awgrymodd y Weinyddiaeth Amddiffyn y dylid trefnu cyfarfod anffurfiol ar wahân rhwng Arweinwyr y Grŵp a'r Pwyllgor Safonau yn dilyn yr etholiadau a'r canllawiau nesaf gan Lywodraeth Cymru mewn perthynas â dyletswydd arweinwyr y grŵp.

Nododd y Cadeirydd ei fod am annog yr Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus i gyfeirio materion yn ehangach pan fo tystiolaeth anghyson, ac i'r mater hwnnw gael ei awgrymu fel eitem ar yr agenda yn Fforwm Safonau nesaf Gogledd Cymru.

PENDERFYNWYD, yn amodol ar yr uchod, y dylid cymeradwyo blaenraglen waith y Pwyllgor Safonau.

Trefnwyd cyfarfod nesaf y Pwyllgor Safonau ar gyfer 3 Rhagfyr 2021 am 10.00am.

Cadarnhawyd dyddiad cyfarfod nesaf y Pwyllgor Safonau ar gyfer dydd Gwener 3 Rhagfyr 2021 am 10.00 am.

PENDERFYNWYD dan Adran 100A Deddf Llywodraeth Leol 1972, gwahardd y Wasg a’r Cyhoedd o’r cyfarfod ar gyfer yr eitem ganlynol ar y sail y byddai gwybodaeth eithriedig yn debygol o gael ei datgelu fel y’i diffinnir ym Mharagraffau 12 ac 13 Rhan 4 Atodlen 12A y Ddeddf.

Ystyried adroddiad cyfrinachol gan y Swyddog Monitro (copi ynghlwm) sy’n rhoi trosolwg o gwynion a wnaed yn erbyn aelodau i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.

Datganodd y Cynghorydd Paul Penlington gysylltiad personol â’r eitem hon ar y rhaglen oherwydd cwynion hanesyddol.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro yr adroddiad cyfrinachol (a ddosbarthwyd yn flaenorol) i roi trosolwg i'r Aelodau o gwynion a gyflwynwyd gydag Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru ers 1 Ionawr 2018.

Adroddodd y Weinyddiaeth Amddiffyn ar y cwynion parhaus a gyflwynwyd, gan roi manylion amlinellol am natur y cwynion a wnaed a'r camau a gymerwyd gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Safonau yn nodi cynnwys yr adroddiad.

Cadarnhaodd y Weinyddiaeth Amddiffyn y byddai'n dosbarthu unrhyw fanylion am y Gynhadledd Safonau ar ôl ei derbyn.

Daeth y cyfarfod i ben am12.25 p.m.