Agenda and draft minutes

Cyflwynwyd ymddiheuriad am absenoldeb gan y Cynghorydd Paul Penlington.

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Atgoffodd yr aelod annibynnol Julia Hughes y pwyllgor fod ganddi gysylltiad cymdeithasol gyda’r cyfreithiwr a gynrychiolodd y Cynghorydd Peter Duffy yng ngwrandawiad y pwyllgor (mewn perthynas â chofnodion y gwrandawiad gan y pwyllgor a gynhaliwyd ar 24 Mehefin 2019 o dan eitem 4 ar y rhaglen).

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B (4) Deddf Llywodraeth Leol, 1972.

Nid oedd unrhyw fater brys.

Derbyn cofnodion cyfarfodydd y Pwyllgor Safonau a gynhaliwyd ar y 12 Ebrill 2019 (copi ynghlwm) a’r 24 Gorffennaf 2019 (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd cofnodion drafft cyfarfod y pwyllgor a gynhaliwyd ar 12 Ebrill a 24 Gorffennaf 2019 (a ddosbarthwyd ymlaen llaw).

Materion yn codi

Diolchodd Cadeirydd y Pwyllgor i swyddogion y pwyllgor a’r staff Uned Cymorth Busnes oedd wedi paratoi dogfennaeth y pwyllgor ar gyfer y gwrandawiad ar 24 Gorffennaf 2019.  Hefyd diolchodd i’r Swyddog Monitro am ei waith yn egluro pa ffeithiau nad sy'n destun dadl a meysydd yr oedd y pwyllgor angen canolbwyntio arnynt yn ystod y gwrandawiad.

Ar gyfer gwrandawiadau cod ymddygiad ffurfiol tebyg i’r gwrandawiad ym mis Gorffennaf roedd yr Aelodau yn awgrymu:

•           Llunio dogfen gyda’r camau a gwybodaeth allweddol, pwyllgor safonau a staff cefnogi angen gwybod am drefnu a chynnal gwrandawiad. 

•           Argymell defnyddio trefn ‘ystafell fwrdd’ ar gyfer gwrandawiadau gan fod y drefn cymharol anffurfiol hon wedi gweithio’n dda. 

•           Y Swyddog Monitro i ddod ag adroddiad i gyfarfod yn y dyfodol ar y gwersi a ddysgwyd o’r gwrandawiad.

Dywedodd y Swyddog Monitro nad oedd y Cynghorydd Duffy wedi apelio yn erbyn penderfyniad y pwyllgor. 

PENDERFYNWYD derbyn a chadarnhau cofnodion cyfarfodydd y Pwyllgor Safonau a gynhaliwyd ar 12 Ebrill 2019 a 24 Gorffennaf 2019 fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad gan y Swyddog Monitro (copi ynghlwm) yn hysbysu’r aelodau am gyhoeddiad diweddaraf Llyfr Achosion Cod Ymddygiad yr Ombwdsmon.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro adroddiad ar Lyfr Achosion Cod Ymddygiad Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru  (dosbarthwyd yn flaenorol). Hysbysodd y Swyddog Monitro mai bwriad y Llyfr Achosion oedd i gynorthwyo aelodau ac eraill i ystyried a yw’r amgylchiadau yr oeddent yn eu hwynebu yn arwain at dorri’r Cod. Roedd hefyd yn rhoi gwybodaeth am y modd yr oedd yr Ombwdsmon a phwyllgorau safonau eraill yng Nghymru yn delio gydag achosion. 

Gofynnodd y Cadeirydd sut oedd y crynodebau llyfr achosion wedi eu casglu a theimlwyd bod diffyg manylder mewn mannau yn eu gwneud yn llai defnyddiol nag y gallent fod.  Cadarnhaodd y Swyddog Monitro bod Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru wedi llunio’r llyfrau achosion ac nad oedd diffyg manylder yn debyg o fod o ganlyniad i ddiogelu data gan fod y materion yn debyg o fod yn hysbys yn lleol. Ni fyddai achosion na ddilynwyd wedi cynnwys gwybodaeth ychwanegol. 

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Safonau yn nodi’r wybodaeth sydd yn Llyfr Achos y Cod Ymddygiad.

Nodi presenoldeb aelodau'r Pwyllgor Safonau yng nghyfarfodydd y Fforwm Pwyllgorau Safonau Gogledd Cymru a Chynghorau Sir, Tref a Chymuned a derbyn eu hadroddiadau.

Dywedodd yr aelod annibynnol Anne Mellor ei bod wedi mynychu Fforwm Pwyllgorau Safonau Gogledd Cymru yn yr Wyddgrug ar 24 Mehefin 2019.  Hysbysodd y pwyllgor fod Nick Bennett, Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru wedi mynychu a rhoi cyflwyniad. 

Roedd cyflwyniad Mr Bennett yn cynnwys:

•           Pwerau deddfwriaethol newydd yr Ombwdsmon oedd yn ymwneud â:

o          Gweithredu ar ei fenter ei hun heb dderbyn cwyn

o          Pwerau i ystyried cwynion ar lafar

o          Ystyried cwynion iechyd preifat

o          Yr henoed, cartrefi gofal a phobl ddiamddiffyn.

•           Y gwahaniaeth rhwng trafod cyfeillgar a bwlio gydag arweiniad ar hyn i'w ddosbarthu yn ddiweddarach yn y flwyddyn. 

•           Pwysigrwydd arweinyddiaeth dda a chyfryngu.

•           Barn yr Ombwdsmon bod trefn y Safonau yn gwella.

Trafododd y Fforwm y posibilrwydd o Gydbwyllgor Safonau, gan weld hyn fel posibilrwydd ond y byddai angen manylion pellach. 

Byddai’r Fforwm ei hun yn cael ei ailenwi yn Fforwm Safonau Gogledd a Chanolbarth Cymru. 

O safbwynt cydbwyllgor safonau, dywedodd y Swyddog Monitro y gallai uno dau bwyllgor safonau fod yn ddewis hyfyw ond y byddai uno mwy na dau angen newidiadau i’r rheoliadau aelodaeth i’w gwneud yn dderbyniol.  Roedd yn meddwl y byddai yna werth mewn cydweithio rhwng pwyllgorau safonau hyd yn oed os nad oedd pwyllgorau yn cael eu huno’n ffurfiol.  Er enghraifft, atgyfeirio achos i bwyllgor safonau arall a oedd yn fwy addas i dderbyn yr achos. 

Cafodd adroddiad 2019 gan y Pwyllgor Safonau mewn Bywyd Cyhoeddus oedd yn adolygu safonau moesegol llywodraeth leol yng Nghymru ei godi, o safbwynt defnydd Sir y Fflint o’r adroddiad i wella safonau yno.  Cytunodd y Swyddog Monitro i edrych ar waith Sir y Fflint ar gyfer enghreifftiau a allai fod yn ddefnyddiol yn Sir Ddinbych.

Roedd aelodau’r Pwyllgor Anne Mellor a Julia Hughes wedi mynychu cyfarfod Cyngor Cymuned Llanelidan a gynhaliwyd ar 2 Mai 2019 a rhoddodd adroddiad ar lafar manwl i’r pwyllgor ar y trafodion.

Cyfeiriodd y Swyddog Monitro at wybodaeth ar ollyngiadau a ddosbarthwyd yn flaenorol i glercod cyngor dinas, tref a chymuned a byddai’n ailddosbarthu iddynt.

Dywedodd y Cadeirydd ei fod wedi ymweld â Chyngor Cymuned Llandegla ar 4 Chwefror 2019. 

Trafododd yr Aelodau rôl bwysig y clerc ac awgrym Llywodraeth Cymru y gall clercod gael eu cyflogi gan y prif gynghorau. Awgrymodd y Cadeirydd fod rhai cynghorau dinas, tref a chymuned yn ymddangos yn ei chael hi’n anodd o ganlyniad i wrthwynebiad gorbwerus gan unigolion lleol ar faterion unwaith yn unig.

Roedd y pwyllgor wedi penderfynu yn flaenorol i geisio ymweld â phob cyngor dinas, tref a chymuned yn Sir Ddinbych unwaith bob 3 neu 4 blynedd ac roedd yr aelodau wedi nodi’r cynghorau nesaf yr oeddent yn bwriadu ymweld â nhw. 

Cytunodd y Swyddog Monitro i holi (wrth ddosbarthu’r cyngor ar ollyngiadau) am y dewis iaith mewn cyfarfodydd i gynorthwyo aelodau'r pwyllgor wrth ddewis eu hymweliadau.

Dywedodd y Swyddog Monitro fod Cyngor Sir Ddinbych yn cynnal cyfarfod blynyddol gyda’r cynghorau dinas, tref a chymuned yn fuan a gallai roi cyflwyniad byr ar safonau allweddol.  Hefyd cytunodd y gall prif sylwadau’r pwyllgor yn dilyn ymweliad gael eu hanfon at y clerc perthnasol ac y byddai’n holi am argaeledd unrhyw gyfleoedd hyfforddiant a ddarperir gan Sir Ddinbych ar gyfer cynghorau dinas, tref a chymuned.

PENDERFYNIWYD bod y pwyntiau uchod yn cael eu nodi. 

Rhoddodd y Swyddog Monitro adroddiad ar raglen gwaith i’r dyfodol y pwyllgor (dosbarthwyd yn flaenorol).

PENDERFYNWYD: Nodi’r Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol.

Trefnwyd cyfarfod nesaf y Pwyllgor Safonau am 10.00 a.m. ar y 6 Rhagfyr 2019 yn ystafell bwllgor 1a, Neuadd y Sir, Rhuthun.

Cynhelir cyfarfod nesaf y Pwyllgor Safonau ar 6 Rhagfyr 2019 yn Ystafell Gynadledda 1a, Neuadd y Sir, Rhuthun.

PENDERFYNWYD - Yn unol ag Adran 100A (4) Deddf Llywodraeth Leol 1972, bod y Wasg a'r Cyhoedd yn cael eu gwahardd o'r cyfarfod tra bod yr eitem ganlynol o fusnes yn cael ei hystyried, oherwydd ei bod yn debygol y bydd gwybodaeth eithriedig yn cael ei datgelu (fel y'i diffinnir ym mharagraff 12 ac 13 o Ran 4, Atodlen 12A y Ddeddf).

Ystyried adroddiad cyfrinachol gan y Swyddog Monitro (copi ynghlwm) sy’n rhoi trosolwg o gwynion yn erbyn aelodau a gyflwynwyd gydag Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) i roi trosolwg o gwynion a gyflwynwyd i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.

Dywedodd y Swyddog Monitro am gwynion a gyflwynwyd oedd yn cynnwys cynghorau yn Sir Ddinbych, yn rhoi amlinelliad o natur y cwynion a wnaed a’r camau a gymerwyd gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.

Cadarnhaodd y Swyddog Monitro cyfryngau cymdeithasol bod cwynion oedd yn ymwneud â chyfryngau cymdeithasol yn brif ffynhonnell cwynion i’r Ombwdsmon.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Safonau yn nodi cynnwys yr adroddiad.