Agenda and draft minutes

Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd / Swyddog Monitro (GW)

Aelodau i ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fusnes a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Ni ddatganwyd cysylltiad personol na chysylltiad sy’n rhagfarnu.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd eu hystyried yn y cyfarfod fel mater brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol, 1972.

Dim.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Safonau a gynhaliwyd ar 25 Hydref, 2013 (mae copi ynghlwm).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod diwethaf y Pwyllgor Safonau a gynhaliwyd ar 25 Hydref 2013 a bu i’r Cadeirydd ganmol ansawdd a chywirdeb y cofnodion a gynhyrchwyd.

PENDERFYNWYD bod cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 25 Hydref 2013 yn cael eu derbyn a'u cymeradwyo fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad gan y Swyddog Monitro (copi ynghlwm) ar y newidiadau deddfwriaethol sy'n ymwneud â Chofrestr Cysylltiadau Aelodau.

Cyflwynwyd adroddiad gan y Swyddog Monitro (a gylchredwyd yn flaenorol) yn hysbysu’r aelodau o newidiadau deddfwriaethol yn ymwneud â Chofrestr Cysylltiadau Aelodau a’r camau dilynol a gynigir er mwyn sicrhau fod y Cyngor Sir a Chynghorau Tref a Chymuned yn cydymffurfio â’r gofynion newydd.

Atgoffwyd yr Aelodau bod angen i gynghorwyr sir ddatgan eu cysylltiadau ariannol ac eraill a bod yn rhaid i’r Swyddog Monitro gadw Cofrestr Cysylltiadau Aelodau ar gyfer archwiliad cyhoeddus. Bydd newidiadau deddfwriaethol yn dod i rym yn fuan yn cyflwyno gofyniad i gyhoeddi’r gofrestr yn electronig a hysbysebu sut y ceir mynediad ato.   Roedd y Gwasanaethau Democrataidd mewn sefyllfa i gyhoeddi’r gofrestr ar wefan y Cyngor, gyda dolen at dudalen broffil pob cynghorydd.   Cyn cyhoeddi gofynnir i’r Cynghorwyr ac aelodau cyfetholedig i adolygu eu cofrestr gyfredol a’u diweddaru os oes angen.  Bydd nodyn atgoffa blynyddol yn cael ei anfon hefyd i wirio cywirdeb.

O ran Cynghorau Tref a Chymuned eglurwyd nad oedd gofyniad i’r aelodau hynny gofrestru. Ymddengys pan gedwir cofrestr byddai’r Clerc yn gyfrifol am sicrhau fod fersiwn electronig yn cael ei gyhoeddi.    Rhoddir cyngor ynglŷn â’r sefyllfa gyfreithiol pan ceir eglurhad cliriach.

Ystyriodd y pwyllgor yr ansicrwydd o ran gofynion ar gyfer y Cynghorau Tref/Cymuned a mynegwyd ychydig o bryder y byddai gorfod cofrestru eu cysylltiadau yn achosi i ymgeiswyr posibl beidio â sefyll yn yr etholiad lleol.   Eglurodd y Dirprwy Swyddog Monitro fod pob Cyngor Tref/Cymuned yn penderfynu a ydynt am gynnal cofrestr yn unigol ond nad oedd gofyniad i wneud hynny.   Cadarnhaodd fod gofyniad fod gan bob cyngor eu gwefan eu hunain yn y dyfodol ac eglurodd mai'r mater oedd, o ran tryloywder, y byddai gofyniad i gyhoeddi cofrestr electronig os oedd cofrestr yn cael ei gadw. Byddai’r ddeddfwriaeth newydd yn cael ei dehongli gan y Swyddogion Monitro a Grŵp Llywodraethu ac wedi hynny byddai nodyn briffio yn cael ei gyflwyno i Glercod Cynghorau Tref/Cymuned yn rhoi cyngor cyfreithiol. Cadarnhawyd i’r Aelodau na roddir unrhyw bwysau ar y cynghorau tref/cymuned i gydymffurfio gydag arferion penodol o ran dewis cofrestru cysylltiadau'r aelodau neu beidio.

Cafwyd trafodaeth gyffredinol ynglŷn â’r gofyniad ar gynghorau tref/cymuned i gyhoeddi gwybodaeth ar y we ac argaeledd cyllid grant i’r diben hwn. Adroddodd y Cynghorwyr lleol ynglŷn ag arferion cyfredol eu cynghorau unigol o ran hyn a chydnabu’r Aelodau bod manteision ac anfanteision cynnal a chyhoeddi cofrestr cysylltiadau aelodau.   O ran yr anawsterau posibl ar gyfer rhai Cynghorau Tref/Cymuned i gyhoeddi cofrestr electronig ystyriodd yr aelodau pa gefnogaeth y gallai’r Cyngor Sir ei gynnig o ran hynny.   Y cydsyniad cyffredinol oedd nad oedd yn briodol i’r Cyngor Sir gynnal cofrestr ganolog ar ran y cynghorau ond gellir ystyried ymhellach ynglŷn â darparu cymorth ar ôl cael penderfyniad penodol os oedd gofyniad i gyhoeddi fersiwn electronig.    Teimla’r pwyllgor y byddai’n ddefnyddiol gofyn am farn y Cynghorau Tref a Chymuned ynglŷn â chynnal cofrestr a newidiadau deddfwriaethol.

Fel pwynt i’w nodi eglurodd y Dirprwy Swyddog Monitro fod y pŵer i wneud penderfyniad wedi’i nodi’n anghywir fel Deddf 1972 ym mharagraff 10.1 yr adroddiad ac y dylai nodi Deddf Llywodraeth Leol 2000.

 PENDERFYNWYD -

(a)       Bod yr Aelodau'n nodi'r newidiadau deddfwriaethol sy'n ymwneud â Chofrestr Cysylltiadau’r Aelodau a chymeradwyo'r camau a gymerir i sicrhau bod y Cyngor yn cydymffurfio â'r newidiadau hynny.

(b)       Gofyn i’r Swyddog Monitro ysgrifennu at Glercod Cynghorau Tref a Chymuned yn nodi’r sefyllfa gyfreithiol a’r amwysedd o ran cyhoeddi fersiwn electronig o’r gofrestr ac yn gofyn am eu barn a safbwynt y cynghorwyr ynglŷn â chofrestr cysylltiadau aelodau, a

(c)       Adborth gan Gynghorau Tref a Chymuned yn cael ei gyflwyno  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Nodi presenoldeb Aelodau’r Pwyllgor Safonau yn y Cynghorau Sir, Tref a Chymuned a derbyn eu hadroddiadau.

Adroddodd Aelodau'r Pwyllgor Safonau am eu presenoldeb mewn cyfarfodydd y Cynghorau Sir, Tref a Chymuned fel a ganlyn -

Roedd y Cynghorydd Colin Hughes yn mynychu cyfarfodydd Cyngor Cymuned Henllan a Chyngor Tref Dinbych yn rheolaidd. Adroddodd nad oedd unrhyw fater sy’n achos pryder yng nghyfarfodydd Cyngor Cymuned Henllan.  O ran Cyngor Tref Dinbych, roedd cysylltiad oedd o bosib yn gwrthdaro wedi’i nodi, a gofynnwyd i’r Swyddog Monitro ddarparu hyfforddiant ac fe’i dderbyniwyd yn dda. Yn anffodus nid oedd y ddau gynghorydd oedd yn rhan o'r cysylltiad sy’n gwrthdaro wedi mynychu'r sesiwn hyfforddi.   Heblaw am hynny, roedd y cyfarfodydd yn dda ac yn cael eu cynnal heb unrhyw broblemau.

Adroddodd y Cynghorydd David Jones ei fod wedi mynychu cyfarfod Cyngor Tref Rhuthun ym mis Ionawr, ac roedd wedi'i drefnu'n dda gyda thrafodaeth berthnasol. Roedd yr adroddiadau’n gryno a’r trafodaethau'n ystyrlon.  Cymeradwyodd waith paratoi'r adroddiadau a wnaed gan y Clerc, yn enwedig ynglŷn â phraesept oedd wedi hwyluso llunio penderfyniadau effeithiol.

Roedd y Parchedig Wayne Roberts yn mynychu cyfarfodydd y Cyngor Sir yn rheolaidd fel Caplan y Cadeirydd ac adroddodd am y cyfarfod diwethaf lle y cafwyd cyflwyniad gan Dr Peter Higson, Cadeirydd Bwrdd Iechyd Prifysgol Betsi Cadwaladr. Adroddodd fod y cynghorwyr wedi gofyn cwestiynau da a bod yr atebion yn dda.

Nododd yr Aelodau eu bwriad i fynychu'r cyfarfodydd canlynol-

Cyngor Tref Rhuddlan – Y Cynghorydd Bill Cowie

Cyngor Tref Prestatyn – Mrs Paula White

Cynghorau Cymuned Trefnant a Chefn Meiriadog – Ms. Margaret Medley

Cyngor Cymuned Llanbedr DC – Y Cynghorydd David Jones

Holodd y Cadeirydd am gefndir gwleidyddol cynghorau tref/cymuned ac ymatebodd yr aelodau fod y mwyafrif o’r cynghorwyr yn rai annibynnol gyda nifer fechan yn gysylltiedig ag unrhyw blaid wleidyddol. Diolchodd y Cadeirydd i’r aelodau am eu presenoldeb a’u hadborth.

PENDERFYNWYD y dylid derbyn a chofnodi’r adroddiadau llafar oddi wrth aelodau a fu’n mynychu cyfarfodydd.

Cynhelir cyfarfod nesaf y Pwyllgor Safonau am 10.00am ar ddydd Gwener 14 Mawrth 2014 yn Ystafell Gynadledda 1B, Neuadd y Sir, Rhuthun.

Adroddodd y Cadeirydd nad oedd yn gallu mynychu’r cyfarfod nesaf a drefnwyd ar gyfer 14 Mawrth 2014 oherwydd ymrwymiad oedd yn anochel a gofynnodd a oedd modd aildrefnu'r cyfarfod.   Awgrymodd y Dirprwy Swyddog Monitro nifer o ddyddiadau eraill a mynegodd yr aelodau eu dewis a ffefrir.   Nodwyd fod y cyfarfod olaf sydd wedi’i drefnu ar gyfer y pwyllgor ar 9 Mai 2014 a bod paratoadau ar waith ar gyfer cylch nesaf cyfarfodydd y Cyngor.   Gofynnodd y Cadeirydd fod manylion cyfarfodydd y dyfodol y Pwyllgor Safonau ar gyfer y flwyddyn sydd i ddod yn cael eu cylchredeg i aelodau’r pwyllgor ar ôl eu cymeradwyo.

PENDERFYNWYD bod cyfarfod nesaf y Pwyllgor Safonau yn cael ei aildrefnu i 10.00am ddydd Gwener 21 Mawrth 2014 yn Ystafell Gynadledda 1B, Neuadd y Sir, Rhuthun.

PENDERFYNWYD dan ddarpariaethau Adran 100A Deddf Llywodraeth Leol 1972, gwahardd y Wasg a’r Cyhoedd o’r cyfarfod ar gyfer yr eitemau canlynol ar y sail y byddai gwybodaeth eithriedig yn debygol o gael ei datgelu fel y’i diffinnir ym Mharagraffau 12 ac 13 Rhan 4 Atodlen 12A y Ddeddf.

Nodi nad oes, ers y cyfarfod diwethaf, unrhyw newid i'r adroddiad cyfrinachol ar gwynion yn erbyn aelodau a gofnodwyd gydag Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.

Adroddodd y Dirprwy Swyddog Monitro, ar lafar, nad oes, ers y cyfarfod diwethaf, unrhyw newid i'r adroddiad cyfrinachol ar gwynion yn erbyn aelodau a gofnodwyd gydag Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.

  Amlygodd o’r tri chwyn oedd yn weddill, roedd un wedi’i drafod gan y pwyllgor yn y cyfarfod diwethaf ac roedd y ddau arall yn aros am ganlyniadau'r Ombwdsmon.   Ni dderbyniwyd unrhyw gwynion newydd.

Yn ystod y drafodaeth cadarnhaodd y Dirprwy Swyddog Monitro, yn dilyn cyfarfod diwethaf y pwyllgor, roedd rhybudd o benderfyniad wedi’i anfon i'r cyn-Gynghorydd Sir Allan Pennington i'r cyfeiriad oedd yn wyddys yn unol â’r gofynion cyfreithiol.   Roedd y rhybudd wedi'i ddychwelyd i'r Cyngor gan nad yw bellach yn byw yn y cyfeiriad hwnnw.   Nododd yr aelodau fod y terfyn amser er mwyn herio penderfyniad y pwyllgor wedi dod i ben.

PENDERFYNWYD y dylid nodi’r sefyllfa.

 Ar ôl cwblhau'r uchod parhaodd y cyfarfod mewn sesiwn agored.

Cyn cloi’r cyfarfod darparodd y Cadeirydd gyfle i’r aelodau godi unrhyw fater arall. Cyfeiriodd Ms. Margaret Medley at yr etholiadau sydd i ddod ac roedd yn awyddus i ddarparu hyfforddiant cyn gynted â phosibl, yn enwedig ar gyfer cynghorwyr sydd newydd eu hethol, ac ar gyfer darparu hyfforddiant parhaus a hyfforddiant atgoffa.

 Adroddodd y Dirprwy Swyddog Monitro (DSM) fod hyfforddiant mewnol yn cael ei ddarparu am ddim a sesiynau gyda ffi o £30 pan ddefnyddir darparwyr allanol.   Trafododd yr Aelodau’r amrywiaeth a’r math o hyfforddiant mewnol a ffynonellau allanol a'u profiadau hwy ynghyd â chostau perthnasol. Canmolodd y pwyllgor ansawdd yr hyfforddiant a ddarperir yn fewnol ac amlygu’r angen i annog presenoldeb.   Adroddodd y DSM am yr ymdrechion a wnaed i gynyddu presenoldeb yn y sesiwn drwy eu cynnal mewn lleoliadau gwahanol ac amseroedd amrywiol gan hyrwyddo drwy Glercod Cynghorau Tref/Cymuned.    Yn dilyn cais y Cadeirydd, cytunodd i ddarparu rhestr o ddigwyddiadau hyfforddi a drefnir ar gyfer y flwyddyn a chroesawodd bresenoldeb aelodau’r pwyllgor yn y sesiynau hyn.

Pwysleisiodd y pwyllgor (1) bwysigrwydd yr hyfforddiant ar gyfer yr holl gynghorwyr, nid y cadeiryddion a'r is-gadeiryddion yn unig, yn enwedig ar gyfer aelodau newydd, a (2) canmol yr hyfforddiant mewnol sy’n cael ei ddarparu gan y Swyddog Monitro a’r Dirprwy Swyddog Monitro.

Diolchodd y Cadeirydd i’r Aelodau am eu presenoldeb a chyfraniad gwerthfawr i'r drafodaeth.

Daeth y cyfarfod i ben am 11.05 a.m.