Agenda and draft minutes

Dim.

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Ni chodwyd unrhyw ddatganiadau.

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod

fel materion brys yn unol ag Adran 100B (4) Deddf Llywodraeth Leol, 1972.

Nid oedd unrhyw fater brys.

Derbyn cofnodion cyfarfodydd y Pwyllgor Safonau a gynhaliwyd ar y 04 Medi 2020 (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Safonau a gynhaliwyd ar 04 Medi 2020.

Mater o gywirdeb -

·         Amlygwyd nad oedd enw'r cadeirydd wedi'i gynnwys yn gywir ar y cofnodion.

PENDERFYNWYD, yn amodol ar yr uchod, cymeradwyo cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Safonau a gynhaliwyd ar 4 Medi, 2020 yn cael eu derbyn a'u cadarnhau fel cofnod cywir

Nodi presenoldeb aelodau'r Pwyllgor Safonau yng nghyfarfodydd y Fforwm Pwyllgorau Safonau Gogledd Cymru a Chynghorau Sir, Tref a Chymuned a derbyn eu hadroddiadau.

Nodwyd, ers y cyfarfod diwethaf, oherwydd cyfyngiadau nad oedd aelodau wedi gallu mynychu unrhyw gyfarfodydd o gynghorau dinas, tref a chymuned.

Dywedodd y Swyddog Monitro (SM) os oedd aelodau'n dymuno mynychu unrhyw gyfarfodydd y dylent ei hysbysu. Yna byddai'n ymgynghori â'r clerc perthnasol i wneud trefniadau i fynychu'n bersonol neu o bell.

Cododd yr aelodau bryderon am y Cynghorau Cymuned ledled Sir Ddinbych a sut roeddent yn delio â'r pandemig. Gofynnwyd a oeddent yn cynnal cyfarfodydd trwy ddulliau rhithwir? Hysbysodd y SM'r pwyllgor fod rhai o'r Cynghorau Cymuned yn dal i gynnal cyfarfodydd. Tynnodd aelodau’r pwyllgor sylw at eu diddordeb mewn mynychu cyfarfodydd y Cyngor Cymuned unwaith eto ac awgrymodd y pwyllgor ailasesu’r rhestr o gyfarfodydd y Cyngor Cymuned, ac aildrefnu presenoldeb trwy rithwir.

Codwyd y gefnogaeth a roddwyd i glercod y cynghorau tref, dinas a chymuned, yn enwedig ers y pandemig. Sicrhaodd y SM'r pwyllgor bod cyswllt rheolaidd â'r clercod a bod canllawiau wedi'u dosbarthu o ran cynnal cyfarfodydd anghysbell.

Gofynnwyd am eglurder mewn perthynas â chyfarfodydd y Cyngor Sir a holodd yr aelodau a allent dderbyn rhestr o gyfarfodydd y cyngor. Arweiniodd y SM aelodau trwy wefan Sir Ddinbych i'r calendr gan ddangos pryd y cynhaliwyd yr holl gyfarfodydd. Holodd yr aelodau a allent fynychu eitemau rhan 2 o gyfarfodydd a nododd y SM fod aelodau'r Pwyllgor Safonol yn cael aros am eitemau cyfrinachol rhan 2 yng nghyfarfodydd y Cyngor Sir. Fodd bynnag, ni chaniatawyd iddynt arsylwi yn ystod trafodaeth Rhan 2 yng nghyfarfodydd y Cynghorau Tref, Cymuned a Dinas, oni bai eu bod yn cael eu gwahodd i wneud hynny.

PENDERFYNWYD y dylid nodi'r pwyntiau uchod.

Derbyn adroddiad llafar gan y Swyddog Monitro ar y gwersi a ddysgwyd yn dilyn Gwrandawiad y Pwyllgor Safonau Arbennig.

Adroddodd y Swyddog Monitro (SM) am y gwersi a ddysgwyd yn ystod y pwyllgor safonau arbennig.

Hysbysodd y SM'r pwyllgor mai hwn oedd y gwrandawiad safonau arbennig cyntaf a gynhaliwyd yn ystod ei amser fel y swyddog monitro.

Y pwynt cyntaf oedd ei fod yn teimlo bod y broses ar gyfer y gwrandawiad wedi cymryd amser hir. Amlygodd y SM hefyd y gallai fod wedi bod yn well cyswllt â'r ombwdsmon i wneud i'r broses gyfan lifo'n well.

Ar gyfer gwrandawiadau yn y dyfodol, dywedodd y SM y byddai'n rhaid i ni ganolbwyntio ar gefnogi'r rhai a wahoddir i gymryd rhan er mwyn eu paratoi ac annog presenoldeb.

Adroddodd y SM y gofynnwyd i'r ombwdsmon a'r swyddogion cyfreithiol gyflwyno'r dadleuon cyfreithiol ar ffurf papur cyn y gwrandawiad safonau. Byddai cyfarfod cyn gwrandawiad yn fuddiol i bawb a oedd yn bresennol, ac os gellid cytuno ar ddatganiadau tystion cyn y gwrandawiad byddai hyn yn lliniaru'r angen i dystion fod yn bresennol, pe na baent yn gallu gwneud hynny.

Cytunodd y cadeirydd y byddai'r cyfarfod cyn gwrandawiad yn symleiddio materion ar gyfer unrhyw wrandawiadau yn y dyfodol. Ychwanegodd y byddai'n gyfle da i adolygu'r datganiadau a'i bod yn bwysig sicrhau bod tystion yn deall yr hyn fyddai'n ofynnol ohonynt.

Rhoddodd aelodau eraill a oedd yn bresennol yn y gwrandawiad eu barn am y gwrandawiad a sut y cafodd ei gynnal, roedd Anne Mellor (Aelod Annibynnol), yn credu ei fod wedi mynd yn dda a chytunodd â chynnal cyn-gyfarfodydd i ystyried trefniadau ac unrhyw faterion fel diddordebau personol yn yr achos.

Cytunodd Peter Lamb (Aelod Annibynnol) â sylwadau Mrs Mellor ond ychwanegodd ei fod yn teimlo bod gormod o dystion yn bresennol yn y gwrandawiad.

Cytunodd y pwyllgor y byddai angen ystyried y trefniadau eistedd cyn y gwrandawiad mewn unrhyw wrandawiadau yn y dyfodol, er mwyn sicrhau bod yr holl bartïon a oedd yn bresennol yn gyffyrddus.

PENDERFYNWYD - bod y pwyllgor yn nodi'r gwersi a ddysgwyd o wrandawiad y pwyllgor safonau arbennig

Derbyn adroddiad llafar gan y Swyddog Monitro ar adroddiad blynyddol y pwyllgor safonau.

Gwnaeth y Swyddog Monitro (SM) y pwyllgor yn ymwybodol na chafwyd cyfle i lunio adroddiad ar gyfer 2020 oherwydd y pandemig. Hysbyswyd y pwyllgor y byddai adroddiad blynyddol nesaf y pwyllgor safonau yn cwmpasu'r holl waith a wnaed yn ystod 2019 a 2020, ac y byddai'n cael ei gyflwyno yn 2021.

Ni fyddai Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Safonau yn barod tan Ionawr 2021 ar y cynharaf. Byddai'r SM yn cyflwyno adroddiad ym mis Mai 2021 gyda'r holl waith a oedd wedi'i wneud cyn cyflwyno'r adroddiad.

PENDERFYNWYD y dylid nodi'r pwyntiau uchod.

Ystyried Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor Safonau (copi ynghlwm).

Cyflwynodd y Swyddog Monitro (SM), Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor Safonau (a ddosbarthwyd yn flaenorol).

Nid oedd y llyfr achos cod ymddygiad wedi’i gyhoeddi ar adeg y dyddiad cau ar gyfer cyfarfod heddiw. Fodd bynnag, nododd y SM y dylai'r adroddiad fod ar gael ar gyfer cyfarfod mis Mawrth.

Gellid dod â Chylch Gorchwyl y pwyllgor Safonau i'r pwyllgor yng nghyfarfod mis Mawrth.

PENDERFYNWYD, yn ddarostyngedig i'r uchod, y dylid cymeradwyo rhaglen waith ymlaen llaw y Pwyllgor Safonau.

Trefnwyd cyfarfod nesaf y Pwyllgor Safona. ar y 5 Mawrth 2021.

Trefnwyd cyfarfodydd nesaf y Pwyllgor Safonau ddydd Gwener 5 Mawrth 2021.

PENDERFYNWYD dan ddarpariaethau Adran 100A Deddf Llywodraeth Leol 1972, gwahardd y Wasg a’r Cyhoedd o’r cyfarfod ar gyfer yr eitemau canlynol ar y sail y byddai gwybodaeth eithriedig yn debygol o gael ei datgelu fel y’i diffinnir ym Mharagraffau 12 ac 13 Rhan 4 Atodlen 12A y Ddeddf.

Ystyried adroddiad cyfrinachol gan y Swyddog Monitro (copi ynghlwm) sy’n rhoi trosolwg o gwynion yn erbyn aelodau a gyflwynwyd gydag Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro (SM) yr adroddiad cyfrinachol (a ddosbarthwyd ymlaen llaw) i roi trosolwg i'r Aelodau o’r cwynion a gyflwynwyd i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru ers 1 Ionawr 2018.

Hysbyswyd yr aelodau nad oedd unrhyw gwynion eraill yn weddill i'r Ombwdsmon, heblaw cyfeirnod cwynion 304, a oedd yn ymwneud â'r Cyngor. Adroddodd y MO ar gwynion a gyflwynwyd yn ymwneud â chynghorau cymunedol yn Sir Ddinbych, gan roi manylion amlinellol o natur y cwynion a wnaed a'r camau a gymerwyd gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.

Cadarnhawyd bod yr Ombwdsmon wedi parhau i ddefnyddio'r un weithdrefn i ddarganfod a oedd angen ymchwilio i gŵyn ac roedd prosesau datrys lleol yn dal i gael eu hannog.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Safonau yn nodi cynnwys yr adroddiad.

Ystyried adroddiad cyfrinachol o dan Reoliadau Pwyllgorau Safonau Cymru 2001 gan y Swyddog Monitro (copi ddim ynghlwm) ynghylch ymchwiliad gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru

Cyflwynodd y Swyddog Monitro (SM) yr adroddiad cyfrinachol (a gylchredwyd yn flaenorol) mewn perthynas ag Adroddiad Ymchwilio Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.

Cytunodd y pwyllgor y byddai angen ymchwilio ymhellach i'r mater.

Hysbysodd y SM y pwyllgor y byddai'n cysylltu â'r partïon dan sylw.

PENDERFYNWYD - bod y Pwyllgor Safonau yn cytuno y dylid ymchwilio ymhellach i'r mater.